Nævnsmøde referat Fordeles per Til: Nævnsmedlemmer og Ejendomskontoret AUG 2007 Lb. Nr

Transkript

1 Vridsløselille Andelsboligforening Afd. 12 Gadekæret Side 1 af 6 0 Fremmøde Dagsorden 1 2 Indledning 3 Teit Svanholm () Til stede: Flemming Dynt () Torben Riedel (TR) Tommy Pedersen (TP) Jesper Wildenrath (JW) Annette Jørgensen (AJ) Pierre Andersen (JPA) Henning Pedersen (HP) kun den 8. Annitta Berggreen (AB) Michael Rud Pedersen () kun den 8. Torben Clausen (TCL) kun den 8. Fraværende: Fabian Petersen (FP) -afbud Ordstyrer: JW Referent: Fremlæggelse dagsorden Formalia Budgetlægning og klubaktiviteter Dagsorden: 1. Velkomst, praktiske bemærkninger, habilitet, næste møde 2. Formalia, valg af ordstyrer og referent 3. Økonomidir. Teit Svanholm vedr. økonomi og klub aktiviteter 4. Ole Thorbæk vedr. ansøgninger social pulje og soc. Vicevært 5. PAUSE, afslutning besøg fra Bo-Vest Status udvalg/sagsområder 8. Eventuelt Ingen bemærkninger. bød Teit og Ole fra administrationen velkommen. Orienterede om mulige habilitetsproblemer Dagsordenens omfang vil kræve ekstra mødedag JW valgt som ordstyrer referent orienterede om processen i budgetlægningen der nu forsøges gjort uniformeret (fælles skabelon) for hele Bo-Vest. GK er en af de største afd. og har muligvis specielle ønsker og krav til information fra administrationen. udtrykte tilfredshed med den lokale support der var givet indtil nu. orienterede om, at verserende sager omkring klubaktiviteter havde ligget stille for ikke at påvirke situationen omkring nyvalg til Senest udskrevet den Side 1 af 6

2 Vridsløselille Andelsboligforening Afd. 12 Gadekæret Side 2 af 6 nævnet. Sagerne vil omgående blive taget op igen. Udestående beslutning om hævelse af indskud færdiggøres og fremlægges på beboermøde. fremsender oversigt over differentieret husleje i GK. Sol & Sauna, regelsæt fra administrationen vil snarest blive fremsendt. Henvendelse om etablering af en dialog med billardklubben blev drøftet og enstemmigt tiltrådt. Dialogen etableres mellem administrationen () og klubben med 2 bestyrelsesmedlemmer som bisiddere. Disse vælges under et senere punkt på dagsordenen. 4 Ole Thorbæk (OT) Ansøgninger for del i LBF puljer OT orienterede om tidligere ansøgninger fremsendt til LBF om del i sociale puljer. OT gjorde ligeledes opmærksom på den sidste skrivelse fra LBF af 23. April. Det kunne heraf udledes, at en fornyet ansøgning nok ville blive positivt behandlet. OT anbefalede at der fremsendes fornyet ansøgning. Bo-Vest har i tidligere skrivelse meddelt, at omkostningen hertil vil andrage kr for afdelingen. Bestyrelsen behandler anbefalingen senere på dagsordenen. 5 PAUSE Afsked med +OT takkede for fremmødet og gav tilsagn om snarest at besvare forespørgslerne om udpegning af repræsentanter og ansøgning til LBF. 6 Informationsformidling redegjorde for de informationskanaler som bestyrelsen p.t. har rådighed over: Beboerbladet KÆRET Internetsider Informationkanalen på TV Senest udskrevet den Side 2 af 6

3 Vridsløselille Andelsboligforening Afd. 12 Gadekæret Side 3 af 6 Husstandsomdeling Informationsudvalg og redaktion var ikke på valg til beboermødet som det normalt er tilfældet. Der er lovet nyvalg til disse poster på kommende beboermøde (også til aktivitetsudvalget). Omlægningen af Internetsiderne til nyt system og anden server blev gennemgået. Informationskanalen og Internet vedligeholdes p.t. af formanden. Der forventes nye og flere kræfter tilført i efteråret til aflastning. Der var ingen bemærkninger til redegørelsen. Billardklubben Drøftelsen gennemført tidligere under pkt. 3. Bestyrelsen udpeger: Tommy Pedersen Torben Riedel som bisiddere ved kontakt og dialog med billardklubben. TP TR Nedsættelse af synsudvalg Indsigelse mod den tekniske mellemløsning for hjemmeside (TP + HP) underretter adm. skriftligt. Driftsudvalget havde drøftet det betimelige i at deltage i synsforretningerne. Der er foreslået nedsættelse af et synsudvalg. Bestyrelsen kunne tiltræde dette og følgende blev valgt.: Tommy Pedersen Torben Riedel HP havde ønsket dette punkt på dagsordenen. HP udtrykte sin utilfredshed med at formanden egenhændigt kunne/havde flyttet rundt på internetsider, herunder benyttet egen server til mellemlagring af sider under den tekniske omlægning. TP TR orienterede om, at alt arbejdet var udført i overensstemmelse med tidligere best. møde beslutninger og lå indenfor det gældende kommissorium for informationsudvalget. Bestyrelsen tilsluttede sig dette. Senest udskrevet den Side 3 af 6

4 Vridsløselille Andelsboligforening Afd. 12 Gadekæret Side 4 af 6 Forvaltning af husorden ved købmanden (A J + TP) Konkret sag om forurening ved købmandens udenfor placerede varer fra øldrikkerne blev drøftet. Tages op igen hvis der forekommer gentagelser. 7 Status udvalg/ sagsområder Afdelingsleder redegør for grundlaget ved leverandørvalg, Forslag til ændrede regler for parkeringsordningen Indkaldelse til beboer budgetmøde (18. September). Formanden - 30 års jubilæum - Sammenlægning lejemål Formanden havde ønsket dette punkt på dagsordenen for at imødegå begyndende rygter om kammerateri. orienterede om baggrunden for valg af leverandører. Herunder at der er skiftet elektriker, bl.a. med den begrundelse at priserne er ca. 10% billigere end hos hidtidige leverandør. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og ser frem til en fremtidig besparelse i budgetterne på elektriker ydelserne. Parkeringsudvalget stiller forslag om ændringer i ordningen. Bedre skiltning P-skive tid inden gæstekort skal anvendes Opstramning af regler omkring utilsigtet (omgåelse) brug af gæstekort. Bestyrelsen tiltræder forslaget således: Der indføres P-skive parkering i 3 timer Forbedret skiltning Der udarbejdes ny vejledning i samarbejde med ParkZone, administrationen og os. fremlagde udkast til indkaldelse. Justeres løbende Bestyrelsen tiltræder. Udsendes af formanden og husstandsomdeles af ejendomskontoret senest tirsdag den 21. August. har modtaget udkast til en jubilæumsbog fra Henning Bjerre og foreslog at tankerne omkring afholdelse af en jubilæumsfest videreføres. Uindløst gavekort fra 2003 på kr til Vallensbæk Havecenter videregives til ejd. kontoret for anvendelse i forbindelse med lokalerokering. Både nævn og adm tilgodeses. Bestyrelsen tilkendegav at arbejdet med bogen kan færdiggøres og at der planlægges og budgetteres med markering af jubilæet. ØKO- UDVALG P-UDVALG / /TR Senest udskrevet den Side 4 af 6

5 Vridsløselille Andelsboligforening Afd. 12 Gadekæret Side 5 af 6 Status udvalg/ sagsområder Sammenlægning boliger Driftsudvalget - Lokalebytning Oasen/Murergården - Legepladser Der afventes fortsat udspil fra administrationen vedrørende sammenlægninger. Herunder såvel supplements rum som akvarier. Syltetiden er helt uacceptabel. følger op med byggesektionen. Der afventes svar på ansøgning til kommunen da ændring af indretningen kræver en byggetilladelse. Beslutning om nedlæggelse af legepladser fastholdes, dog skal der forinden iværksættes en hasteundersøgelse af pladserne endnu en gang med henblik på at vurdere om nogle er bevaringsværdige for fremtiden med en mindre investering. UDE- UDVALG Status udvalg/ sagsområde Økonomiudvalget - Forretningsgang - Driftsregnskab Budget2008 Farlige pladser lukkes dog for brug omgående. Forretningsgang for kassererens arbejde samt nævnets anvendelse af kontante midler blev fremlagt. Bestyrelsen godkendte med mindre tilpasning. Forretningsgangen vedhæftes dette referat og lægges på nettet. udleverede status over driftskonti for Best. gennemlæser og giver bemærkninger på næste møde. ALLE Øko udvalget arbejder intens med adm. Udvalget indstiller til bestyrelsen på EO best. møde den 28. August. ALLE Økonomiudvalget - Ansøgning aktivitetsudvalg om materiel - Bærbare/USB-Harddiske for best. til lagring Akt. Udvalg ønsker borde og teltpavillon. Anslået kr Godkendt. Der var hos nogle medlemmer af bestyrelsen et behov for at kunne lagre dokumenter og korrespondance på et separat medie, således at dette materiale ved evt. udtræden af bestyrelsen blot kunne videregives elektronisk. Enkelte havde kun mulighed for IT på arbejdspladsen og ville have behov for en bærbar eller tilsvarende i udlån. Det besluttedes at indkøbe og udlåne fornødent materiel. TR TR// Senest udskrevet den Side 5 af 6

6 Vridsløselille Andelsboligforening Afd. 12 Gadekæret Side 6 af 6 Økonomiudvalget - Stole i Hallen - Indsigelse regnskab 2006 Byggeudvalg 8 Eventuelt - Driftsregnskab - Budget Bevilling af kr til genfremsendelse af ansøgning om puljemidler til LBF Stolene i Hallen bærer tydeligt præg af tidens tand, og trænger alvorligt til udskiftning. undersøger priser, evt. brugt. Regnskab 2006 blev ikke godkendt af beboerne. Økonomiudvalget mener at have konstateret ukorrekte tal. Dette undersøges p.t. er i møde med Jesper Rasmussen (JRA) blevet opdateret på status og forretningsgange. Der er planlagt møder den 29. August og 5. September med hele udvalget, hvor en detaljeret status gennemgås og en plan for det videre forløb fastlægges. Det er der fremlægger status på driftskonti og dette punkt flyttes derfor ud som hovedpunkt i dagsordenen. Bestyrelsen afholder ekstrordinært møde den 27. August med henblik på gennemgang af budget Det ordinære møde den 12. September vil da have den fornødne tid til at behandle indkomne forslag. Bestyrelsen tiltrådte, at der genfremsendes ansøgning til LBF. bekræfter skriftligt til Bo-Vest. ØKO- UDVALG Senest udskrevet den Side 6 af 6