Konkrete eksempler på procedureretningslinje for større rationaliserings- og omstillingsprojekter

Transkript

1 Konkrete eksempler på procedureretningslinje for større rationaliserings- og omstillingsprojekter Procedureretningslinje om inddragelse af MED-organisationen i forbindelse med udbud af opgaver i Gentofte Kommune Formål med retningslinjen Formålet med denne procedureretningslinje er at inddrage og informere MED-organisationen og inddrage erfaringerne fra den daglige praksis i beslutningsprocessen, når det besluttes, at opgaver som Gentofte Kommune selv udfører, skal i udbud. Inddragelsen skal sikre medarbejderne mulighed for at påvirke og få indflydelse på de konsekvenser, som et udbud har for arbejdsopgaverne og for de ansatte. Inddragelsen skal også sikre, at det politiske niveau i kommunen får medarbejdernes synspunkter og forslag, så de kan indgå i politikernes og i administrationens beslutningsgrundlag, når udbud overvejes. Denne retningslinje udgør minimumskrav til inddragelse af MED-organisationen i forbindelse med udbud og kan udbygges i de enkelte tilfælde. Proces Information til og inddragelse af MED-organisationen i udbudsprocessen er opdelt i fem faser: 1. Idefasen - ideen til at udbyde en bestemt opgave, som Gentofte Kommune selv udfører, opstår i det politiske niveau eller i administrationen 2. Udformning af udbud indholdet af udbudet udformes 3. Udbudsforløbet udbudet er i udbud, og tilbudene modtages i Gentofte Kommune 4. Beslutning, iværksættelse og konsekvenser der træffes beslutning om tildeling af den udbudte opgave, udbudet gennemføres og konsekvenserne heraf håndteres for de enkelte medarbejdere 5. Evaluering af processen i MED. Neden for beskrives, hvordan der informeres og sker inddragelse af MED-organisationen i faserne. 1. Idefasen Ideen om udbud drøftes i det relevante MED-udvalg på et så tidligt tidspunkt som muligt. Det sikres, at de medarbejdere, der vil blive berørt af udbudet hvis det gennemføres er repræsenteret ved deres tillidsrepræsentanter i MED-udvalget. Drejer udbudet sig om en tværgående opgaveløsning, kan udbudet drøftes i Hovedudvalget og skal drøftes i de relevante MED-udvalg.

2 Hvis der sker en stillingtagen til udbudet på dette tidspunkt i processen, informeres medarbejderne om beslutningen. MED-udvalget drøfter udbudet og de konditioner, MED-udvalget finder udbudet skal være omfattet af og indstiller dette til direktøren på det relevante fagområde/de relevante fagområder. Konditioner kan være: Om der skal gennemføres kontrolbud Om virksomhedsoverdragelsesloven (VOL) skal tages i anvendelse Hvilke eventuelle dele fra det sociale kapitel, der skal være knyttet til udbudet Hvilke særlige forhold i arbejdsmiljøet, udbudet eventuelt skal tage højde for Hvilke eventuelle sammenhænge, der skal være mellem pris og kvalitet Om der eventuelt skal ydes løngaranti Eventuelt andre forhold, MED-udvalget finder det væsentligt, at udbudet er omfattet af. MED-udvalget får mulighed for at udtale sig om, hvilken betydning et udbud kan have for kerneopgaverne på det berørte område. MED- udvalget får endvidere mulighed for at udtale sig om omfanget af eksisterende uddannelsespladser (praktikanter, lærlinge og elever) på området, og om hvilke evt. fremtidige planer, der er for uddannelsespladser. MED-udvalget drøfter og beslutter samtidig en køreplan for MED-udvalgets drøftelse af udbudet i hele udbudsprocessen. Medarbejderne informeres om MED-udvalgets drøftelse og beslutninger. Der tages politisk og administrativt stilling til indhold og konditioner i udformningen af udbudet. Medarbejderne informeres om beslutningen og de mulige konsekvenser for deres arbejdsplads/arbejdsområde. 2. Udformning af udbudet MED-udvalget stiller forslag om, hvordan MED kan indgå i den arbejdsgruppe/styregruppe, der udformer udbudet. Fagområdet udformer udbudsmaterialet ud fra de rammer, der er besluttet. MED-udvalget drøfter de konsekvenser, udbudet kan tænkes at få for det/de arbejdsområder, udbudet dækker. Medarbejderne orienteres om hvilken udformning, udbudet har fået. Hvis det er besluttet, at der gennemføres kontrolbud, skal repræsentanterne i MED-udvalget være opmærksom på eventuelle habilitetsproblemer, hvis de repræsenterer den eller de arbejdspladser/områder, der sendes i udbud. 3. Udbudsfasen I denne fase er offentliggøres udbudet, og det relevante opgaveområde besvarer de spørgsmål, som tilbudsgiverne løbende stiller på kommunes hjemmeside. Fasen er i MED-sammenhæng en venteperiode, hvor MED-udvalget ikke har en aktiv rolle eller inddrages. 4. Beslutning, iværksættelse og håndtering af konsekvenser Budene modtages fra tilbudsgiverne, og der tages beslutning om tildeling af opgaven, herunder om opgaven fortsat skal løses af kommunen selv.

3 MED-udvalget og evt. de tillidsrepræsentanter fra de berørte arbejdspladser, der ikke er repræsenteret i MED-udvalget, mødes og drøfter beslutningen og dens konsekvenser for arbejdspladsen/arbejdsområderne. Medarbejderne orienteres i umiddelbar forlængelse af MED-udvalgets møde (De to møder lægges samme dag og på en måde, så der ikke er et tids slip mellem de to møder). På mødet med medarbejderne kan tilbudsgiver eventuelt deltage, hvis der finder virksomhedsoverdragelse sted. Hovedudvalget vedtog i 2010, at MED-udvalgene eller MED-grupperne i forbindelse med personaletilpasninger, skal drøfte de kriterier og rammer, der lægges til grund for udvælgelsen af, hvem der skal omplaceres i organisationen eller som skal afskediges. De samme principper anvendes, når medarbejdere i forbindelse med et udbud skal omplaceres i organisationen eller afskediges. MED-organisationen drøfter derfor, afhængig af de lokale forhold, de kriterier man mener, skal gælde, når der skal tages stilling til, hvem der skal afskediges, når en omplacering ikke er mulig. Kriterier kan eksempelvis være kompetencer, kvalitet i opgaveløsningen, fleksibilitet, samarbejdsevne og stabilitet. Kriterierne kan være mere eller mindre specifikke. MED-organisationen drøfter endvidere, hvordan der tages hånd om de medarbejdere, der ikke skal forlade organisationen og drøfter de øvrige forhold af praktisk og organisatorisk karakter, der følger af udbudet. De individuelle konsekvenser og aftaler samt den individuelle støtte til de berørte medarbejdere og ledere indledes, og der gøres her brug af de muligheder, støttesystemer og procedurer, Gentofte Kommune har etableret for medarbejdere, der er i en situation, hvor deres stilling nedlægges, eller hvor medarbejderne skal omplaceres eller flytte til ny arbejdsgiver. Der henvises til Gentofte Kommunes personalepolitik på området (Delpolitik om afsked og forebyggelse af afsked og Delpolitik om støtteforanstaltninger i krisesituationer). Samt til Hovedudvalgets aftale om proces i forbindelse med personaletilpasninger, marts 2010, og de støtte- og procespapirer, aftalen er udmøntet i. 5. Evaluering Udbudsprocessen drøftes i MED-udvalget for at evaluere processen i MED-organisationen samt håndteringen af de individuelle konsekvenser for de berørte medarbejdere. Henvisninger: Gentofte Kommunes delpolitik om afsked og forebyggelse af afsked Gentofte Kommunes delpolitik om støtteforanstaltninger i krisesituationer

4 KL har i 2011 udgivet et vejledningsmateriale om udbud til hhv. medarbejderne, personaleafdelingen samt til kommunalpolitikere og direktion. Vejledningsmaterialet findes på Hovedudvalgets aftale om proces i forbindelse med personaletilpasninger, marts 2010 med tilhørende støtte- og procespapirer Hovedudvalget, Gentofte Kommune, den 25. oktober 2011 Jan Nielsen, formand / Mogens Vestergaard, fungerende næstformand

5 GREVE KOMMUNE

6

7 HELSINGØR KOMMUNE

8

9 RUDERSDAL KOMMUNE