Evalueringsrapport Digital pladsanvisning ABT-fonds projektnummer 193

Transkript

1 Evalueringsrapport Digital pladsanvisning ABT-fonds projektnummer december 2011

2 Indholdsfortegnelse: 1. Sammenfatning Anbefalinger til implementering af en lignende løsning Indledning Projekt ide og formål Projekts forudsætninger Formål med evaluering Hovedspørgsmål Formål og afgræsning Dataindsamling Metodeovervejelser Undersøgelsesdesign Analysemetode Valg af respondenter Evalueringsanalyse Rationaliseringsgevinster Brugertilfredshedsundersøgelser Øvrige effekter Genberegning af det arbejdskraftbesparende potentiale landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Projektøkonomi Projektomkostninger Økonomiske balance efter projektet Konklusion Appendix Referencer...42 Sagsnr.: Borgerservice Side 2 af 42

3 1. Sammenfatning Gentofte Kommune har i samarbejde med to leverandører udviklet en 100 % selvbetjeningsløsning til børnefamiliernes pasningsbehov (dagpleje, vuggestue eller børnehave). Forældrene kan nu via Genvej på selv booke pasning til deres barn, så snart barnet er født og har fået tildelt personnummer. Der kan vælges blandt ledige pladser i kommunens 74 dagtilbud, helt frem til skolestart. Familien skal altså ikke gå i uvished i mange måneder, indtil de skal starte arbejde efter barselsorlov. Det unikke og innovative ved løsningen er: Man skal ikke som tidligere skrives på venteliste. Ventelisten i pladsanvisningen er afskaffet Forældre kan booke plads til vuggestue og børnehave så snart barnet er født altså helt frem til skolestart. Det er forældrene, der blandt kommunens ledige pasningstilbud, selv bestemmer hvor deres barn skal passes. Der kan vælges efter kriterier som forældrene selv fastsætter som f.eks. behovsdato, afstand til hjem eller arbejde, institutionens pædagogiske politik eller værdigrundlag m.v. Løsningen er transparent dvs. at forældrene kan se og overskue alle ledige pasningstilbud i kommunen, på et hvilket som helst ønsket tidspunkt. Digital pladsanvisning giver herved forældrene mulighed for 24/7/365 -dage om året - at booke plads til sit barn i et dagtilbud, der matcher deres behov. Digital pladsanvisning har medført, at en række arbejdsgange i Borgerservice helt er forsvundet. Pladsanvisningen vil derfor kunne halveres og på sigt helt nedlægges, efterhånden som borgerne vender sig til at anvende selvbetjeningsløsningen. Den digitale løsning forventes, sammen med den strukturelle sammenlægning af Gentofte Kommunes distrikter til ét distrikt at medføre en højere kapacitetsudnyttelse i kommunens dagtilbud. At forældrene langt tidligere træffer valg om plads i dagtilbud, sammen med at pladserne fordeles over hele kommunen, giver mulighed for at kapacitetsstyre i langt højere grad end i dag. Ved at mindske tomgang i kommunens dagtilbud, kan behovet for hjemmedagpleje reduceres, idet de ordinære dagtilbud kan benyttes, hvilket medfører store rationaliseringsgevinster på dagtilbudsområdet. Sagsnr.: Borgerservice Side 3 af 42

4 Oversigt over den samlede arbejdskraft besparelse Arbejdskraftbesparende potentiale for direkte berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug 2009 Forventet samlet årligt forbrug 2011 Årlig besparelse Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Hjemmedagpleje 29, , , Medarbejdere i pladsanvisningen Total, direkte berørt målgruppe: 3, , , , , , Evt. merarbejde for de berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug 2010 Forventet samlet årligt forbrug 2011 Årligt merforbrug Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Dagtilbudsområdet 879, , , Total, merarbejde: 879, , , Samlet arbejdskraftbesparende potentiale Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total 911, , , Evalueringsresultaterne Digital pladsanvisning blev lanceret overfor borgerne den 14. juni Indsamlingen af både kvalitativ og kvantitativt data er foretaget i forskellige perioder herefter. Samtidig er vi fortsat i gang med at implementere arbejdsgange mv., som skal understøtte den digitale løsning, hvorfor det først er muligt at lave en reel og evident evaluering efter et år i drift. Vi er i en situation, hvor vi radikalt har omlagt fra én praksis til en anden, og det tager tid for medarbejderne at vænne sig til, samt for borgerne at opbygge tillid til løsningen, hvilket påvirker resultaterne af evalueringen. Dertil kommer at mange af de opgaver, som løsningen erstatter, bl.a. fordelingen af størsteparten af dagtilbudspladser, typisk blev foretaget en gang om året mellem marts og juni, hvorved det først er muligt at dokumentere de langsigtede effekter ved digital pladsanvisning efter et år i drift. Besparelse i administrationen Siden løsningen åbnede den 14. juni 2011 og frem til den 14. august 2011 har der været 2058 transaktioner 1 i digital pladsanvisning, heraf har borgerne selv foretaget de 1649 transaktioner. En transaktion kan enten være en ind- og udmeldelse eller en sletning, som borgerne selv har foretaget. Der er på nuværende tidspunkt booket pladser helt frem til Den forventede arbejdskraftbesparelse på 1 ½ årsværk i pladsanvisningen, svarende til kr. i 2011 lønniveau, kan på kort sigt realiseres givet vores nuværende erfaringer med digital pladsanvisning. En besparelse, som allerede er indarbejdet i budgettet. 1 Fra den 14. juni og frem til den 31. oktober 2011 har der været 3379 transaktioner i digital pladsanvisning. Sagsnr.: Borgerservice Side 4 af 42

5 Besparelse i hjemmedagplejen En forbedret kapacitetsudnyttelse af dagtilbuddene samt en sammenlægning af distrikterne har betydet en realiseret økonomisk besparelse på 5,8 mio. kr. svarende til 22,5 årsværk i hjemmedagplejen. Hjemmedagplejeordningen er, hvor en person ansat af Gentofte Kommune passer 1 eller 2 børn i et af børnenes hjem 37 timer om ugen. Besparelsen på hjemmedagplejeområdet er ikke direkte skalerbart, da det afhænger af, hvordan hver kommune har valgt at organisere dagtilbudsområdet ved for eksempelvis at gøre brug af en hjemmedagplejeordning, som i Gentofte Kommunes tilfælde. Det vurderes, at 1/3 del af besparelsen i gennemsnit kan hjemtages af andre kommuner, som implementerer digital pladsanvisning, ved den øget kapacitetsudnyttelse. Nedlæggelsen af hjemmedagplejen har medført en merudgift til de ordinære dagtilbud, som skal optage de børn, der ikke længere passes i hjemmedagplejen. Fra 2011 vil der blive tilført 4 mio. kr. årligt til driften af de ordinære dagtilbud. Ændringer på dagtilbudsområdet På baggrund af interviews med lederne af dagtilbuddene og det øvrige datamateriale, er det for tidligt at konkludere, at digital pladsanvisning medvirker til en nemmere indkøring af børn og mere jævn fordeling af børn. De årlige visitationsmøder mellem pladsanvisningen og dagtilbudslederne er med indførelsen af digital pladsanvisning afskaffet, hvormed der frigøres tid til andre opgaver. Det drejer sig omkring 2-3 timer årligt per dagtilbud. Forbedret planlægning og økonomi Digital pladsanvisning opdateres hver dag, således at nyfødte børn bliver opfanget med det samme. Tidligere fik administrationen en månedlig oversigt over nyfødte børn. Løsningen synliggør herved ændringer i efterspørgslen med det samme, hvis børnetallet stiger eller falder hurtigere end vores befolkningsprognose tilsiger. På den baggrund bliver det også muligt at reagere tidligere, hvis der er behov for at ekstra institutionspladser eller omvendt, som samtidig bliver styrket af at digital pladsanvisning gør administrationen i stand til se fordelene af pladser langt ud i fremtiden. Administrationen i Børn, Unge og Fritid har dermed fået et mere kvalificeret beslutningsgrundlag for den økonomiske planlægning, hvorved tomgang på dagtilbuddene mindskes. Borgertilfredshed I forhold til brugernes oplevelse forventes det at der opnås en øget gennemsigtighed, troværdighed og bedre borgerservice. Vi har gennemført en mindre brugertilfredshedsundersøgelse, hvor der er sat fokus på forældrenes oplevelse af digital pladsanvisning. Gennemsigtighed 40 % af de adspurgte borgere er enig i, at digital pladsanvisning gør valget af ledige institutionspladser gennemsigtigt. Troværdighed Den digitale løsning gør det muligt at følge processen ved indmeldelse i en institution, hvilket skaber troværdighed, idet alle oplysninger klart og tydeligt er fremstillet om hvilke plad- Sagsnr.: Borgerservice Side 5 af 42

6 ser der er ledige på behovstidspunkt. 65 % af borgerne udtrykker også, at teksterne i digital pladsanvisning er skrevet i et klart og letforståeligt sprog. 67 % af de adspurgte borgere er endvidere enige i, at digital pladsanvisning giver svar med det samme om mit barn har fået en institutionsplads. Dog er der stadig en del borger, der sikkerhedstjekker om de nu har fået pladsen ved at ringe til borgerservice, hvilket kan tyde på at tiltroen til så radikal en ny IT-løsning tager tid. Bedre service 40 % af borgerne svarer ja til, at digital pladsanvisning er nem at bruge og 40 % svarer at de er enige i at digital pladsanvisning gør det enkelt og nemt at booke en plads i et dagtilbud. Hertil kommer, at 80 %, af de adspurgte borgere, som har henvendt sig i Borgerservice, siger at digital pladsanvisning overordnet er nemt at bruge, samt at 60 % af de samme borgere mener, at digital pladsanvisning gør det nemt at booke en plads i dagtilbud. Tendensen understøttes desuden af udsagn fra sundhedsplejersker, der fortæller at forældrene oplever en ro i maven, da de ikke længere skal stå på en venteliste og nu ved lang tid i forvejen, hvornår barnet skal begynde i dagtilbud. Øvrig merværdi Hvordan påvirker digitalpladsanvisning ønsket om mere selvbetjening? Der er siden 14. juni 2011 og frem til den 1. oktober 2011 kommet 1768 nye genvejsbrugere til, således er mere end 50 % af Gentofte Kommunens husstande på Genvej. Et øget kendskab hos borgerne til de digitale selvbetjeningsløsninger vil føre til en større udnyttelsesgrad af de eksisterende digitale løsninger i Genvej, og på sigt medvirke til et fald i personlige henvendelser i Borgerservice. Hertil kommer, at de mange digitale løsninger er med til at drive udbredelsen af selvbetjening i positiv retning, hvilket understøtter Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi. Proceserfaringer og forankring Digital pladsanvisning er udviklet i samarbejde med to leverandører, Assemble og KMD. Internt i kommunen er projektet organiseret i en tværfaglig projektgruppe, hvor alle interne interessenter deltager lige fra chefer, medarbejdere i Børn, Unge og Fritid, Borgerservice, medarbejdere i pladsanvisningen, ledere af dagtilbud og sundhedsplejersker. Den interne projektlederrolle er varetaget af en medarbejder fra kommunens egen enhed Strategi, It og Udvikling. I udviklingsforløbet har projektlederen været i dialog med mødregrupper, og der har været borgere, som har afprøvet løsningen. Projektet er organiseret ud fra prince2 principper, hvor der har været nedsat en styregruppe bestående af direktører, chefer og de to eksterne projektledere, en tværfaglig projektgruppe og en referencegruppe. Sideløbende med udviklingen af projektet har der været en tæt dialog med det politiske niveau, som har skabt forudsætningerne for at løsningen kunne realiseres. Det har nemlig Sagsnr.: Borgerservice Side 6 af 42

7 været nødvendigt at ændre og tilpasse en række af kommunens politikker, procedurer og regler. Største gevinst ved denne arbejdsform er, at: Den har sikret politisk opbakning Der er sikret viden og ejerskab til løsningen i forløbet hos alle interessenter Der er taget højde for alle fagvinkler, og dermed givet mulighed for at tænke helt nyt og ikke bare sat strøm til eksisterende arbejdsgange. Største læring er, at Et projekt af denne størrelse og med så mange interessenter kræver en stærk projektleder, der kan sikre dialog og facilitere, at alle de forskellige aspekter kommer i spil, således at den bedste løsning bliver designet. Få et partnerskab mellem to leverandører og kommunen til at fungere, så alle parter har leveret uden hensyntagen til den fremtidige mulige konkurrencesituation. Fortsat forankring af projektet internt Der arbejdes i øjeblikket med en forsat driftsmæssig forankring af projektet i organisationen, idet flere arbejdsgange endnu ikke er blevet beskrevet og arbejdsfordelingen ikke er klarlagt. Projektgruppen har af den grund ikke sluppet taget med projektet, men arbejder forsat sammen i implementeringsperioden. Sideløbende hermed er der igangsat udvikling af en række forbedringstiltag og test af nye funktioner, hvorfor en fuld forankring i driftsorganisationen endnu ikke er tilendebragt. Forankringen af løsningen hos de decentrale dele af organisationen er ligeledes i gang. Særligt har lederne af dagtilbuddene behov for at forstå hvordan de skal anvende de informationer, som de kan læse i løsningen omkring kapacitet og indskrevne børn i deres dagtilbud. 1.1 Anbefalinger til implementering af en lignende løsning På baggrund af erfaringer med at udvikle og implementere digital pladsanvisning har vi nedenfor udvalgt en række opmærksomhedspunkter til andre kommuner, som ønsker at indføre digital pladsanvisning. Politisk involvering styrker Digital pladsanvisning er mere end blot en it-løsning, der gør selvbetjening muligt for borgerne. Digital pladsanvisning er i ligeså høj grad et styringsværktøj til dagtilbudsområdet og en ændret måde at visitere på. Forinden og undervejs i projektet har det derfor været nødvendigt med en politisk proces, som har banet vejen for udviklingen af den samlet løsning, som krævede ændringer af procedurer og regler, f.eks. ved at nedlæggelse distrikterne. Sagsnr.: Borgerservice Side 7 af 42

8 Den tætte politiske dialog har endvidere bidraget til, at det politiske niveau har taget ejerskab til projektet. Kend din kapacitet Digital pladsanvisning består af en borgervendt del, hvor forældrene booker en plads til deres barn, og en administrationsdel rettet mod administrationen og institutionslederne, som omhandler kapacitet. Begge dele er nødvendige for at kunne realisere det fulde udbytte af løsningen. Dertil kommer at kapacitetsdelen forudsætter, at organisationen har et overblik over behovet for pladser langt ud i fremtiden, hvilket stiller skærpede krav til kapacitet og demografi data, som skal lægges ind i systemet. Klare regler I forlængelse af ovenstående er det tillige vigtigt, at visitationsreglerne er beskrevet, idet løsningen programmeres efter de gældende regler. I Gentofte Kommunens tilfælde har det været nødvendigt, at ændre enkelte af reglerne. Dertil kommer, at regler skal formidles til borgerne på en brugervenlig og klar måde, således at borgerne oplever at løsningen er transparent og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Fastholdelse af projektorganisation Implementering af et så komplekst projekt, hvor selve it-delen kun fylder 50 % kræver en lang implementerings tid. Af den grund anbefaler vi, også at projektorganisationen fastholdes selv efter 3-5 måneder i drift, idet det er svært at forudse de udfordringer en ny itløsning og nye arbejdsprocesser giver. En opretholdelse af styregruppe og projektgruppe gør det muligt efter igangsætning at fastholde beslutningskompetence, hvorved projektet kommer helt i mål. Nye og gamle kompetencer Pladsanviserne har været en del af projektgruppen, hvilket har betydet, at de har oparbejdet en stor viden om projektet og logikkerne bagved, hvorfor det ikke har været nødvendigt med uddannelse. Det er samtidig blevet specialister på området og fungerer i dag som rådgiver for den øvrige administration i forhold til kapacitetsstyring. Der er dog forsat behov for deres tidligere kompetencer i forhold til visitering af sårbare børn. Sagsnr.: Borgerservice Side 8 af 42

9 2. Indledning Gentofte Kommune har i samarbejde med to leverandører Assemble og KMD udviklet en 100% digital pladsanvisningsløsning, der sætter borgerne i centrum, ved at give dem et kvalificeret grundlag at træffe valg om plads i dagtilbud på. Digital pladsanvisning gør det både nemt og lettere for forældrene at finde og booke en plads i en af kommunens vuggestuer, børnehaver eller øvrige dagtilbud. Projektet er udviklet med støtte fra ABT-fonden, og som i den forbindelse skal der ved afslutning af projektet udarbejdes en evalueringsrapport. Evalueringsrapporten har til formål at dokumentere de opnåede effekter ved implementering af digital pladsanvisning samt videregive erfaringer fra både projektet og fra implementeringen. 2.1 Projekt ide og formål Projektets mål er, at gøre selvbetjening 100% mulig for borgerne og optimere kapacitetsudnyttelsen i Gentofte Kommunes dagtilbud. Forældrene vil opleve en øget gennemsigtighed og større effektivitet i bookingprocessen, som samlet set skal give dem en bedre oplevet service. Digital pladsanvisning tilbyder borgerne at ind- og udmelde, eller overflytte deres børn, direkte i det valgte dagtilbud på det ønskede tidspunkt, via Gentofte Kommunes personaliserede digitale borgerportal Genvej. Digital pladsanvisning giver herved forældrene mulighed for 24/7/365 dage om året, at indmelde sit barn i et dagtilbud, der netop matcher deres behov, som f.eks. afstand fra hjem eller arbejde, søskende, køns- og alderssammensætning, pædagogisk linje mv. Det betyder, at forældrene ikke længere er afhængige af ventelister og med det samme ved, hvornår barnet skal starte i dagtilbud. Løsningen er udviklet på baggrund af kommunens regler om optagelse i dagtilbud og opfylder reglerne i dagtilbudsloven. Selvbetjeningsløsningen flytter i stort omfang arbejdsopgaver vedrørende ind og udmeldelse samt overflytning, fra Gentofte Kommunes Borgerservice til borgerne selv. Digital pladsanvisning er som sagt en 100 % selvbetjeningsløsning, hvor forældrene kan booke en plads helt uden fysisk involvering fra personalet i Pladsanvisningen. Det betyder, at en række arbejdsgange i Borgerservice helt forsvinder eller i mindre - omfang afløses af nye arbejdsgange. Den valgte digitale løsning er netop en nytænkning i forhold til den tidligere løsning, da forældrene nu via Genvej selv kan booke pasning til deres barn, så snart barnet er født og har fået tildelt personnummer. Der kan vælges blandt ledige pladser i kommunens 74 dagtilbud - helt frem til skolestart. Hermed afskaffes ventelisterne, da forældrene tager en af de ledige pladser, som matcher deres behov. Pladsanvisningen vil derfor kunne halveres og på sigt reduceres yderligere. Selve visitationsretten er hermed flyttet ud til lederne af dagtilbud, som er dem, der har samtale med de kommende børns forældre inden opstart i et dagtilbud. Sagsnr.: Borgerservice Side 9 af 42

10 Den digitale løsning forventes, sammen med den strukturelle sammenlægning af Gentofte Kommunes distrikter til ét distrikt, at medføre en højere kapacitetsudnyttelse i kommunens dagtilbud. At forældrene langt tidligere træffer valg om plads i dagtilbud, sammen med at pladserne fordeles over hele kommunen, giver mulighed for at kapacitetsstyrere i langt højere grad end i dag. Derudover viser digital pladsanvisning kun de ledige pladser, som lige præcis matcher borgernes behov for derigennem at udnytte kapaciteten fuldt ud i kommunens dagtilbud. Begge dele forventes at medføre rationaliseringsgevinster, således at behovet for hjemmedagpleje reduceres samtidig med at der ikke opstår tomgang i kommunens øvrige dagtilbud. Digital pladsanvisning vil ligeledes fungere som løftestang for udbredelsen af kendskabet til de øvrige digitale selvbetjeningsløsninger, som findes i Genvej (Gentofte kommunes personaliserede digitale borgerløsning). Et øget kendskab hos borgerne til de digitale selvbetjeningsløsninger vil føre til en større udnyttelsesgrad af de eksisterende digitale løsninger og på sigt medvirke til et fald i personlige henvendelser i Borgerservice. Hertil kommer at de mange digitale løsninger er med til at drive udbredelsen af selvbetjening i positiv retning, hvilket understøtter Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi. 2.2 Projekts forudsætninger I forbindelse med implementeringen af digital pladsanvisning har det været nødvendigt at ændre og tilpasse en række af kommunens procedurer og regler. I henhold til Dagtilbudsloven er det kommunalbestyrelsen i den enkelte kommune, der fastlægger retningslinjerne for optagelse i dagtilbud. Kommunalbestyrelsen i Gentofte Kommune har med indførelse af digital pladsanvisning besluttet at ændre visitationsreglerne, således at børn ikke længere kan skrives op til og/eller har mulighed for at vente på, at kunne overflyttes til en plads i et bestemt dagtilbud. Ændring af visitationsreglerne har også betydning for fordeling af pladser i kommunens dagtilbud. Pladserne fordeles ikke længere efter alder, men efter opskrivningstidspunkt (svarende til den dato, forældrene logger på Genvej). Børn og Skoleudvalget har endvidere besluttet at sammenlægge distrikterne til ét distrikt. Gentofte Kommunes begrænsede geografiske størrelse har muliggjort nedlæggelsen, idet der i de fleste tilfælde ikke er længere end 5 kilometer mellem hjem og det fjerneste beliggende dagtilbud. Digital pladsanvisning opererer derfor kun med ét distrikt, det vil dog være muligt for andre kommuner, at benytte løsningen selvom de har flere distrikter. 3. Formål med evaluering 3.1 Hovedspørgsmål I ansøgningen under afsnittet evaluering, har vi anført, at evalueringen vil rette sig mod rationalisering, brugertilfredshed, og øvrige effekter. Der er indenfor de tre hovedoverskrifter Sagsnr.: Borgerservice Side 10 af 42

11 opstillet en række underspørgsmål, som tilsammen vil belyse og dokumentere påstandene i ansøgningen. Spørgsmålene er blevet udbygget i forhold til dem, der var opstillet i ansøgningen, dette er gjort for at få et mere nuanceret billede af de korte- og langsigtede effekter, som digital pladsanvisning medvirker til. Rationaliseringsgevinster Hvilke rationaliseringsgevinster medfører indførelsen af digital pladsanvisning i forhold til: o Pladsanvisningen o Hjemmedagplejen o Kapacitetsstyringen o Dagtilbudsområdet Borgertilfredshed Hvordan oplever borgerne, at digital pladsanvisning øger gennemsigtigheden og troværdigheden og giver en bedre borgerservice? Øvrige effekter Hvordan påvirker digitalpladsanvisning ønsket om mere selvbetjening? 3.2 Formål og afgræsning Formålet med evalueringsrapporten er at analysere de påstande om rationaliseringsgevinster, brugertilfreds og øvrige effekter, som fremsættes i ansøgningen samt dokumentere resultaterne. Rammerne for evalueringen er udstukket af ABT-fonden, der tilsiger, at evalueringen skal være færdig 1. december Den udstukne tidsramme påvirker valg af undersøgelsesdesign og dermed resultatet af evalueringen. Netop tidspunktet for evaluering er afgørende. Digital pladsanvisning blev lanceret overfor borgerne den 14. juni 2011, hvorfor indsamling af data er fortaget herefter og frem til midten af oktober. Gentofte Kommune har vurderet, at det på baggrund af den korte tidshorisont for indsamling af data ikke giver mening at foretage flere målinger, hvorfor der kun er fortaget en slutmåling for hvert af de enkelte målepunkter. Det er lavet en måling af de kortsigtede effekter, som kan aflæses her og nu. Flere af de mellem- og langsigtede effekter af digital pladsanvisning vil først være målbare efter et år i drift, idet sammenligningsgrundlaget bl.a. er at fordeling af dagtilbud tidligere blev foretaget en gang om året i forbindelse med skolestart, og effekten heraf kan først ses om et år. Målingen i rapporten vil dog kunne give en pejling af, om det fulde potentiale kan realiseres, og om der for at realisere gevinsterne skal foretages korrigerende handling. Skabelonen for indholdet i evalueringen blev udleveret til projektet 1. juni 2011, hvorfor de fremsatte krav til udformning og indhold ikke kunne indgå i projektet, da kravene ikke var Sagsnr.: Borgerservice Side 11 af 42

12 kendt ved igangsættelsestidspunktet. Derfor er der flere af de fremsatte krav, som evalueringen ikke vil imødekomme, da det qua forudsætninger ikke har været muligt. 4. Dataindsamling 4.1 Metodeovervejelser Den korte tidsramme for udarbejdelse og indsamling af data, begrænser antallet af anvendelige metoder og undersøgelsesdesign til dokumentation af projektets effekter. Tidsrækkeanalyse er således ikke mulig på nuværende tidspunkt, men vil være en relevant metode i fremtidige evalueringer af projektet. Gentofte Kommune har valgt at bruge en kvalitative metoder til opsamling af erfaring med løsningen, og vil i nærværende evaluering fokusere på, hvordan en mindre gruppe af brugere har oplevet den nye digitale løsning. Af samme grund indeholder rapporten ikke en egentlig analyse, hvor nu-situationen måles op mod før-situationen, da det statistiske materiale på nuværende tidspunkt er for lille til at drage håndfaste konklusioner. 4.2 Undersøgelsesdesign Vores undersøgelsesdesign er designet qua forudsætningen omkring tidshorisonten til at forsøge at dokumentere, om de forventede effekter ved digital pladsanvisning er opnået. Som nævnt i metodeovervejelser kan vi på nuværende tidspunkt ikke foretage valide kvantitative målinger, da erfaringsgrundlaget er for lille. Vores primære metode til indsamling af data vil derfor være en kvalitativ tilgang, da vi ønsker at opnå en dybere forståelse og indsigt i de erfaringer, som brugerne og andre relevante målgrupper har med digital pladsanvisning. Vi går derfor mere i dybden frem for i bredden, hvorved vi også frasiger os det repræsentative. Valg af indsamlingsmetode afhænger også af hvilken effekt (målepunkt), vi ønsker at spore jf. vores hovedspørgsmål. Derfor vil de anvendte metoder blive beskrevet nedenfor i forhold til de tre hovedspørgsmål: Rationaliseringsgevinster Spørgsmålene, der søges at besvare under overskriften rationalisering, har størst fokus på de økonomiske og arbejdskraftbesparende effekter, men givet det korte tidsrum for indsamling af data, har det ikke været muligt, at indsamle validt kvantitativt data i form af tidsmålinger. Vi har på baggrund heraf valgt at bruge kvalitative interviews (Steiner Kvale, 1997), hvor vi forsøger at spore tendenser på de forskellige rationaliseringsgevinster, når tidsmålinger ikke er mulige. Sagsnr.: Borgerservice Side 12 af 42

13 De semi-strukturerede interviews er udformet således at de forsøger at spore tendenser for at gevinsterne realiseres. De er derfor inddelt i temaer med åbne og lukkede spørgsmål samt spørgsmål til før og efter digital pladsanvisning. Der er også indsat spørgsmål til målgruppernes forventninger til fremtiden, i forhold til digital pladsanvisning, da vi er bundet af tidshorisonten. Af bilag 4 fremgår det hvilke metoder, der er valgt i forhold til målgrupperne, samt hvornår dataindsamlingen har fundet sted. Brugertilfredshedsundersøgelse I forhold til at besvare spørgsmål omkring borgernes oplevelse af digital pladsanvisning, så anvendes spørgeskemaer, som den primære kilde. Spørgeskemaet er udformet til at afdække om borgerne oplever en større troværdighed, øget gennemsigtighed og bedre service. De tre begreber og deres definition, fungerer som byggesten for spørgeskemaet, se bilag 3. Spørgeskemaet fokuserer på borgernes oplevelse her og nu, da vi har vurderet, at ikke alle brugerne har en tidligere reference, hvis de er førstegangsfødende. For at underbygge den primær indsamlingskilde har vi valgt at interviewe de personer, som forældrene kommer i kontakt med i forbindelse med at deres barn skal have et dagtilbud. Herved bliver det muligt at forfølge brugernes oplevelse og gå i dybden med enkelte områder i spørgeskemaet. Til indsamling af data fra de sekundære kilder, har vi valgt semistrukturerede interviews (Steiner Kvale, 1997), der ved at bruge åbne og lukkede spørgsmål sikrer svar på de spørgsmål som ønskes besvaret qua målepunkterne samt udfolder oplevelse ved de åbne spørgsmål. I udformningen af de afholdte interviews er der fokuseret på at høre om brugerens oplevelse, inden digital pladsanvisning blev taget i brug, hvordan det er nu, og hvad der forventes af fremtiden, når løsningen har været i drift i en længere periode. Det er nemlig her, tendenserne af de mellem- og langsigtede effekter kan udledes. Derudover har pladsanviserne stillet nogle af spørgsmålene fra spørgeskemaundersøgelsen til et antal borgere, som kontaktede dem telefoniske eller personligt i forbindelse med digital pladsanvisning. Formålet er at få viden om, hvorfor borgerne henvender sig til pladsanvisningen efter at have anvendt digital pladsanvisning. Disse data indgår sammen med alle interviews, som sekundær kilde i besvarelsen af brugernes oplevelser. De sekundære spørgeskemaer og interviews gør det muligt at lokalisere flere sammenfaldende tendenser med spørgeskemaerne, hvorved det gøres muligt på baggrund af det sparsomme datagrundlag, at udpege tendenser. Øvrige effekter Her er spørgsmålet Hvordan påvirker digitalpladsanvisning ønsket om mere selvbetjening? styrende for valg af metode, hvilket betyder, at vi har valgt at indsamle statistisk materiale på antallet af nye Genvejsbrugere i perioden 14. juni 2011 til 1. oktober 2011 og i Sagsnr.: Borgerservice Side 13 af 42

14 samme periode i Som sekundær kilde referer vi til opgørelse over henvendelserne i Borgerservice og på Genvej. 4.3 Analysemetode Som analysemetode tager vi udgangspunkt i meningskategorisering, som er en af Kvales 5 analysemetoder, som ligeledes indskriver sig i det kvalitative paradigme. (Steiner Kvale, 1997). Der er i ansøgningen opstillet en række målepunkter (parametre), som evalueringen tager udgangspunkt i og som vil fungere som vores meningskategorisering, når data materialet skal analyses. Meningskategorisering muliggør kvantificering og registrering af, hvorvidt de valgte parametre eksisterer og med hvilken vægt. Ved at anvende analyseværktøjet Display (Dahler Larsen) kan det store datamateriale inddeles i kategorier, som har et identisk meningsindhold qua vores begrebsdefinition. (Bilag 1)Analyseværktøjet Display er desuden valgt på baggrund af sin åbne og inkluderende tilgang til datamaterialet, hvilket bringer nuancerne og fællestræk frem i lyset. Hvorved validiteten af analysen forstærkes. Interviewene er ikke blevet transskriberet, da vi har valgt at tage udgangspunkt i meningskategorisering, hvor vi undervejs i interviewet har kodet de forskellige udsagn. De mest betydningsfulde citater transskriberes, hvorved materialet efterfølgende kan placeres i displaymodellen. Der er ikke fundet anledning til øvrige usikkerhedsmomenter i forbindelse med undersøgelsen, hvorfor materialet betragtes som værende adækvat for de foreliggende analyser. 4.4 Valg af respondenter Nedenfor er valg af responder begrundet i forhold til hovedspørgsmålene. Rationaliseringsgevinster Respondenterne er udvalgt i forhold til deres berøring og involvering med digital pladsanvisning. Følgende respondenter er udvalgt: Medarbejdere og ledere i pladsanvisningen Administrative ledere i Børn, Unge og Fritid Økonomileder i Økonomi for Børn og Kultur Projektledere af digital pladsanvisning Ledere af dagtilbud Borgerservicechefen Sundhedsplejersker Brugertilfredshedsundersøgelser Da formålet med spørgeskemaundersøgelser alene er at spore tendenser, er der kun udvalgt et mindre antal borgere. Analysen er dermed ikke er repræsentativ. Sagsnr.: Borgerservice Side 14 af 42

15 Som primær kilde er 50 borgere med børn udvalgt vilkårligt fra registreringerne i digital pladsanvisning. De 50 personer har modtaget spørgeskemaet online via deres Nempost i Genvej. 17 borgere har svaret. Som sekundær kilde er der udvalgt personer, som i deres dagligdag møder borgerne på forskellig vis, og derfor besidder en vigtig viden i forsøget på at spore tendenser i borgernes oplevelse. De udvalgte er; medarbejdere i pladsanvisningen sundhedsplejersker dagtilbudsledere projektledere for digital pladsanvisning I forhold til sundhedsplejerskerne, så er de ikke tilfældigt udvalgt, da vi har et ønske om at undersøge forskellige typer familier i kommunen. Vi har derfor valgt tre sundhedsplejersker, som hvert især har deres speciale. Ligeledes er de involverede dagtilbudsledere også særligt udvalgt, da de sammen sidder i en støttegruppe for projektet i forhold til at implementere digital pladsanvisning på dagtilbudsområdet. Derudover har vi ved stikprøve udvalgt 15 tilfældige borgere, der på en uge henvendte sig telefonisk til pladsanvisningen. I alt er der foretaget interview med 22 personer på tværs af hovedspørgsmålene; rationaliseringsgevinster, brugertilfredshedsundersøgelse og øvrige effekter.. Øvrige effekter På dette område er der ikke valgt egentlige respondenter, men alene fokuseret på data i forbindelse med udviklingen i antal Genvejs bruger. 5. Evalueringsanalyse Resultaterne udledt af vores analyse på baggrund af det indsamlede materiale er opdelt i de tre hovedoverskrifter; rationaliseringsgevinster, brugertilfredshedsundersøgelser og øvrige effekter. Qua afsnittet under metode formål og afgræsning vil analysen ikke følge ABT-fondens skabelon konsekvent. Særligt omkring målinger vil der være diskrepans mellem skabelon og vores evalueringsrapport. Derudover er proceserfaringerne ikke medtaget i analysen, men nævnes i sammenfatningen. 5.1 Rationaliseringsgevinster Evaluering af rationaliseringsgevinster fokusere på de økonomiske og arbejdskraftbesparende effekter digital pladsanvisning har haft og vil få på sigt i forhold til de berørte mål- Sagsnr.: Borgerservice Side 15 af 42

16 grupper. Det er resultaterne gjort på baggrund af analysen af det indsamlede materiale, som her præsenteres Pladsanvisningen Digital pladsanvisning gør det muligt for borgerne at betjene sig selv online. Forældrene kan selv indmelde deres barn/børn i det dagtilbud, som matcher deres behov. Selvbetjeningsløsningen flytter i stort omfang arbejdsopgaverne vedrørende ind- og udmeldelse og overflytning fra pladsanvisningen i Borgerservice til borgerne selv. Det betyder, at en lang række opgaver helt forsvinder fra pladsanvisningen, hvilket påvirker arbejdsmængden, arbejdsfordelingen, kompetencer og arbejdsmiljøet. Hvordan disse påvirkes af digital pladsanvisning er beskrevet i detaljer nedenfor. Ind- og udmeldelse og overflytning Ifølge nulpunktsmålingen, som angivet i ansøgningen, anviste pladsanvisningen ca pladser om året. Fordelt således at ca pladser blev anvist ved sommervisitationen mellem marts og juni, og resten af de resterende pladser anvises jævnt hen over resten af året. Antallet af færdigt visiterede pladser sidste år (2010) var ifølge lederen af pladsanvisningen pladser. Erfaringerne viser dog, at den samme plads typisk bliver visiteret flere gange, fordi forældrene takker nej til det første tilbud. Det drejer sig om ca. 1/3 af de visiterede pladser, som bliver visiteret mere end én gang. Det betyder, at den samlede visitation er på ca pladser om året, hvor størsteparten på ca pladser visiteres ved sommer visitationen, og ikke som anført i ansøgningen pladser. Siden den 14. juni, hvor digital pladsanvisning blev åbnet for borgerne og frem til den 14. august har der været 2058 transaktioner i digital pladsanvisning. En transaktion kan enten være en ind- og udmeldelse eller sletning. Forældrene har selv foretaget 1649 af transaktionerne, mens medarbejderne i pladsanvisningen har fortaget de resterende på 409 transaktioner. Antallet af visiteret pladser og transaktioner kan begrebsmæssigt ikke sammenlignes, hvorfor antallet at transaktioner ikke kan sammenlignes direkte med den ovenfor beskrevet gamle visitationsmetode. Det kan dog med forsigtighed konkluderes, at mange flere forældre end forventet efter lanceringen af løsningen har været inde i løsningen og ind eller udmelde eller flytte deres barn til andet dagtilbud. Det tyder på, at en bookning af dagtilbud sker langt tidligere nu, end før hvor forældrene var nødsaget til at stå på venteliste. Det skal endvidere bemærkes, at inden lancering den 14. juni 2011 havde pladsanviserne afviklet den gamle venteliste ved at visitere alle børn, der har behov for en plads i et dagtilbud frem til den 1. januar De forældre, der så efterfølgende har været inden i løsningen er enten fordi de har behov for plads efter den 1. januar 2012, eller fordi forældrene ønsker en anden plads, end den de er blevet tildelt af pladsaviserne. Medarbejderne i pladsanvisningen har fortaget ca. 400 registreringer i digital pladsanvisning, hvilket skyldes, dels at der er enkelte børn med særlige behov, som skal håndteres Sagsnr.: Borgerservice Side 16 af 42

17 manuelt af pladsanviserne, og dels at der i begyndelsen har været et ekstra behov for at hjælpe borgerne. På sigt forventes det kun at være håndteringen af børn med særlige behov, som pladsanviserne manuelt skal anvise plads til i digital pladsanvisning. Det drejer sig om børn på årsbasis. I forhold til den forventede arbejdskraftbesparelse på 1 ½ årsværk i pladsanvisningen svarende til kr. i 2011 lønniveau 2, så forventes den til fulde at kunne realiseres på baggrund af de nuværende erfaringer. I skrivende stund den 28. november 2011 er der ved at blive foretaget en omrokering i Borgerservice, der betyder, at der er flyttet et årsværk fra pladsanvisningen til de øvrige opgaveområder i Borgerservice. Når løsningen har været i drift i en længere periode, vil der blive foretaget en vurdering af om rationalet er større end 1 ½ årsværk. Budget og ressourcer Besparelsen på 1 ½ årsværk i pladsanvisningen svarende til kr. i 2011 lønniveau er taget upfront i budgettet. Som nævnt ovenfor er der efter endt dataindsamling ved at ske en omrokering i pladsanvisningen, således at bemandingen i pladsanvisningen i skrivende stund er ved at blive reduceret fra 3 til 2 årsværk. Hvornår det resterende potentiale på ½ årsværk reduceres afhænger af den fortsatte implementering af digital pladsanvisning, som har været forbundet med et stort ressourcetræk, jf. afsnit om borgerhenvendelser, samt den forsatte udvikling af løsningen. Medarbejderne i pladsanvisningen er endvidere blevet givet jobgaranti, og vil derfor blive flyttet til andre opgaver, hvorfor medarbejdere reduceringen vil ske inden for den samlede medarbejderstab i Borgerservice. Håndtering af børn med særlige behov I Gentofte Kommune er der ca. mellem børn om året, som er særlige sårbare og hvis behov, der skal tages ekstra hensyn til. Gentofte Kommune har et antal specielle pladser på 8 dagtilbud, hvor personalet er uddannet til at håndtere disse børn. Disse pladser indgår ikke i den del af digital pladsanvisning, som borgerne har adgang til. Indmeldelsen af disse børn sker efter en indstilling fra Børn, Unge og Fritid som i dialog med forældrene finder en egnet plads. Herefter vil indmeldelsen blive manuelt registeret i digital pladsanvisning af pladsanviserne. I forhold til tidligere håndtering af sårbare børn, så består forskellen i, at der bookes en plads til barnet i digital pladsanvisning af pladsanviserne. Det kan ikke på baggrund af de nuværende erfaringer fra pladsanviserne udledes, at den lille ændring i arbejdsgangen i væsentligt grad påvirker tidsforbruget. Idet vi ikke tidligere har foretaget en tidsmåling af håndteringen af de sårbare børn, kan vi ikke vurdere, hvor meget opgaven vil fylde i fremtiden. 2 I ansøgningen fra 2009 har vi skønnet 1, 5 årsværk til at svare til kr. På baggrund af regnskabstallet fra 2009 har vi justeret tallet til, således at 1,5 årsværk i 2009 lønniveau er kr., som med den normale lønudvikling er steget til i 2011 lønniveau. Sagsnr.: Borgerservice Side 17 af 42

18 Borgerhenvendelser (vejledning og klager) Der er ikke lavet en nulpunktsmåling på, hvor mange borgerhenvendelser, der er til pladsanvisningen. Pladsanvisningen er i 2010 blevet en del af et større team, Børne- og ældreteamet, hvorfor særskilte henvendelser til pladsanvisningen ikke kan registreres af vores telefonsystem, hvorfor en samlet opgørelse over henvendelser på tværs af kanaler ikke kan fremskaffes. Vi har dog for at få en pejling af antallet af henvendelser bedt pladsanviserne registrerer henvendelser i henholdsvis uge 37 og uge 40 efter indførelse af digital pladsanvisning. Registreringen er behæftet med fejl, hvorfor resultatet kun er vejledende. I uge 37 modtog pladsanvisningen ca. 139 og i uge 40 ca. 74 henvendelser fra borgerne. Nedenfor fremgår det hvilke spørgsmål, som borgerne henvendte sig med. Henvendelsestyper på tværs af kanaler uge 37 uge 40 i alt løsningen driller / spørgsmål til løsningen hjælp til at booke en plads hjælp til NemId ønsker en anden plads end den der er ledig i løsningen klage over løsningen Generel henvendelse om pasningstilbud Andet I alt Sammenholdt med spørgeskemaerne, hvor pladsanviserne har spurgt et antal borgere omkring deres henvendelse, så fremstår der en klar tendens til, at borgerne i relation til digital pladsanvisning primært henvender sig til pladsanvisningen grundet tekniske vanskeligheder og hjælp til at booke en plads, eller at de ikke kunne finde en ledig plads. Særligt de tekniske vanskeligheder skyldes i starten serverkapacitet, da løsningen i perioder har mange besøgende på samme tid. Særligt efter åbningen af digital pladsanvisning havde pladsanvisningen mange henvendelser fra forældre, som tidligere havde stået på venteliste, da de ønsker at flytte deres barn til et andet dagtilbud i kommunen. Som tidligere nævnt blev ventelisten afviklet den dag digital pladsanvisning gik i luften, hvilket fik flere forældre til at kontakte pladsanvisningen herom. Forældrene havde forinden fået brev om, at ventelisten ville blive afviklet med digital pladsanvisning. På baggrund af henvendelsesmønsteret og gennem interview med pladsanviserne kan det udledes, at det, der i særlig grad er anderledes i forhold til før digital pladsanvisning, er, at det er en anden type borgerhenvendelse, f.eks. spørg forældrene nu om hvordan løsningen virker, og ikke hvad nummer de er på ventelisten, og hvornår de kan forvente at få svar. Udfordringen for medarbejdere i pladsanvisningen er, at de ikke længere skal finde og booke en plads til borgerne, men blot vejlede dem i at bruge løsningen udtaler Borgerservicechefen. Sagsnr.: Borgerservice Side 18 af 42

19 I forhold til de mange henvendelser i begyndelsen, så udtrykker medarbejderne i pladsanvisningen, at det er et nyt tankesæt, som forældrene skal vænne sig til, samt det at der ikke længere er en venteliste. Der vil på sigt betyde færre henvendelser. De to målinger indikerer et fald i henvendelserne, men om det er generelt kan ikke på nuværende tidspunkt konkluderes på baggrund af det indsamlede materiale, da digital pladsanvisning kun har været i brug i 4 måneder, og der som ovenstående også beskriver, er en forventning om mange henvendelse i den første tid, når man indfører en så radikal ændring i arbejdsprocessen. Derudover vil der altid være forældre henvendelser til pladsanvisningen om andre forhold end digital pladsanvisning, hvilket også kan aflæses af registreringerne, der viser at 30 % af henvendelser ikke er direkte relateret til digital pladsanvisning. Klagemønster Lederen af pladsanvisningen har siden åbningen af digital pladsanvisning modtaget 15 klager. Der er ikke registreret klager i samme periode sidste år, hvorfor det ikke er muligt at sammenligne antallet. Indholdet i klagerne lader sig heller ikke umiddelbart sammenligne. I 2010 blev der klaget over forhold, som ikke havde noget med digital pladsanvisning at gøre, men som alene handlede om, at der ikke var opnået plads i det ønskede dagtilbud eller på det givne tidspunkt, eller at man følte sig sprunget over på ventelisten. De klager vi har modtaget i forbindelse med lancering af digital pladsanvisning indeholdte nogle af de samme klagepunkter, dog har der i starten været nogle tekniske begynder vanskeligheder, som også fremgår af klagerne. Det kan på baggrund af det nuværende datagrundlag, efter blot 4 måneder i drift, ikke udledes, om indførelsen af digital pladsanvisning har ført til en generel stigning eller fald i klager. Arbejdsfordelingen, kompetencer og arbejdsmiljøet Hovedopgaven i pladsanvisningen forsvinder med digital pladsanvisning, hvilket påvirker arbejdsmængden, arbejdsfordelingen, kompetencer og arbejdsmiljøet Perioder med spidsbelastning Anvisningen af pladser skete hovedsageligt ved Sommervisitationen, som går fra marts til juni. Det drejer sig ca. om 1500 pladser, der anvises i den periode, hvilket betegnes som en spidsbelastningsperiode for pladsanviserne. Resten af året fordeles de øvrige pladser. Derudover er der en række andre opgaver i pladsanvisningen, som ikke vedrør digital pladsanvisning, f.eks. mellemkommunal afregning og takster mv. som løses løbende. Dertil kommer borgerbetjening. Sagsnr.: Borgerservice Side 19 af 42

20 Med indførelsen af digital pladsanvisning har forældrene booket pladser flere år ud i fremtiden, hvilket betyder, at fordelingen af pladser nu er spredt ud over hele året, og det vil utvivlsomt betyde, at den hidtidige spidsbelastning omkring sommervisitationen er væk. Det vil dog først være muligt at konkludere, når der foreligger validt datamateriale efter digital pladsanvisning har været i brug i mindst et år. Men allerede nu mærker medarbejderne i pladsanvisningen en forskel, for som en af pladsanviserne udtaler; Der ligger ikke bunker af accepter eller ansøgninger, så allerede nu kan jeg mærke en forskel. Færre fejl At forældrene selv booker en dagtilbudsplads til deres barn omlægger ikke kun arbejdsgange, det vil også betyde færre fejl i indtastninger og valgene. Alle data hentes nu automatisk af løsningen, således at cpr. nummer, nummer på dagtilbud, navne osv. er korrekte fra starten af bookningen. Ifølge medarbejderne i pladsanvisningen var der tidligere flere personer involveret i en bookning, hvormed der kunne ske en indtastningsfejl af f.eks. dagtilbudsnummer, således at det ønskede dagtilbudsnummer ikke blev noteret korrekt. At de manuelle indtastning er væk, burde alt andet lige betyde mindre fejl. Men det er svært at udlede på nuværende datagrundlag. Pladsanviserne havde dog svært ved at genkende at fejl tidligere har været en udfordring, men der hvor de for alvor ser, at digital pladsanvisning gør en forskel er, at det er mere det du sparer på at indmelde. Nu hentes oplysninger selv i diverse it-systemer og forældrene indtaster selv oplysninger i løsningen. Og dermed en del besparelse for pladsanviserne., udtaler en af pladsanviserne. Ændret krav til kompetencer Omlægningen af arbejdsgange, opgaver der falder bort og nye it-systemer påvirker alt sammen kravene til medarbejdernes kompetencer. Ifølge lederen af pladsanvisningen stiller, det andre krav til medarbejderne. Den nye løsning er mere kompleks og svære at gennemskue, før lå viden om visitation i medarbejdernes hoveder, som tavs viden, nu er den med digital pladsanvisning blevet eksplicit. Samtidig hermed er det en ny it-løsning, som stiller skærpet krav til medarbejdernes it-kompetencer. At medarbejderne har været med i udviklingen af løsningen har hjulpet på forståelse for logikken og opbygningen af løsningen, og givet de tre medarbejder en erfaring med selve it-delen, som er en forudsætning for at kunne hjælpe borgerne og vedligeholde løsningen. Henvendelserne fra borgerne er som tidligere nævnt af en anden type, hvor det mere handler om at forklare løsningen og vejlede borgerne i selv at book en plads. Det stiller nye krav til medarbejdernes evne til at formidle og være i dialog med borgerne, om hvordan de anvender løsningen. Sagsnr.: Borgerservice Side 20 af 42

21 De medarbejdere, der skal vejledere borgerne om løsningen skal samtidige agere som digitale ambassadører og være stærke i forhold til NemID, udtaler borgerservicechefen. Pladsanvisernes faglighed er der stadigvæk brug i forhold til at håndtere de særlig sårbare børn, hvor pladsanviserne faglighed kommer i spil, da disse børn skal håndteres manuelt og i dialog med fagpersoner og forældre. Arbejdsmiljø - sygefravær, trivsel En så radikal ny tilgang til løsning af opgaven må forventes, at påvirke arbejdsmiljøet og trivsel, for som en medarbejdere udtaler; så har det kunne påvirke i negativ retning, men det har det ikke gjort. Og det med, at der er 1 ½ job tilbage til tre personer, det kunne godt lure lidt i kulissen, vi har dog været åbne og klaret det af. Projektlederne for projektet fortæller, at der har som en del af projektet været udstedt jobgarantien til de medarbejdere, der sidder i pladsanvisningen. Det har været med til at skabe en tryg ramme, der samtidig har, kunne aflaste den ellers stressende situation". Deltagelsen i projektet har desuden styrket sammenholdet mellem de tre pladsanviserne fremgår det af interviews med pladsanviserne. Desuden udtrykket de øvrige projektdeltagere, at pladsanviserne igennem hele projektet har udvist stort engagementet, og at de har, kunne trives i den store forandring. Ifølge lederen af pladsanvisningen har det dog være en ledelsesmæssig udfordring, at de øvrige medarbejdere i teamet har følt sig udenfor, hvilket har påvirket sammenholdet generelt i teamet. For eksempel har de tre pladsanvisninger i lange perioder ikke været en del af den daglige vagtplanen, og det har godt kunne give lidt Dem og os. Hvordan trivslen på sigt påvirkes, og udglatningen af periode med spidsbelastning f.eks. ved sommervisitationen vil give mindre stress må tiden vise. På nuværende tidspunkt er der ikke belæg for at sige, at trivselen er blevet påvirket i negativ retning. Heller ikke sygefraværet har givet anledning til at kunne spore en påvirkning af arbejdsmiljøet. I kommunens ledelsesinformationssystem (LIS) kan aflæses, at sygefraværet i august og september 2010 er på niveau med sygefraværet i august og september 2011, dog med en lille afvigelse, idet sygefraværet i 2011 var mindre end i Opsamling På baggrund af de nuværende erfaringer, hvor digital pladsanvisning har været i drift i 4 måneder, kan det konkluderes, at digital pladsanvisning har givet helt nye arbejdsgang og dermed også nye arbejdsvilkår for det at betjene borgerne. Siden den 14. juni 2011, hvor digital pladsanvisning blev åbnet for borgerne og frem til den 14. august har der været 2058 transaktioner i digital pladsanvisning. Borgerne har stået for størsteparten, hvor de selv har booket en plads til deres barn, både vuggestue og børnehaveplads. Der er på nuværende tidspunkt booket pladser helt frem til En opgørelse over henvendelser indikerer et fald i henvendelserne, men om det er generelt kan ikke på Sagsnr.: Borgerservice Side 21 af 42