undlade årsrulning fra 1998 af merforbruget vedr. systemudgifter til Kommunedata og Teleudgifter i 1998 på kr.

Transkript

1 Pkt.nr: 7 Merudgifter vedr. systemudgifter til Kommunedata i m.v Indstilling: Det indstilles til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen at at undlade årsrulning fra 1998 af merforbruget vedr. systemudgifter til Kommunedata og Teleudgifter i 1998 på kr. ændre årsrulningen på ITdriften, så den med virkning fra 1999 omfatter hele ITdriften på konto 6 (gruppering 46) Formål med indstilling: At sikre at sidste års bevillingsefterslæb vedr. systemudgifterne til Kommunedata opstået p.g.a. af nyt aftalegrundlag fremover undgås. Beslutningsgrundlag: Pkt. 1 Systemudgifter til Kommunedata. Kommunens udgifter til Kommunedata fastlægges via en årlig prisaftale med Kommunedata. Denne aftale indgås hvert efterår for det kommende år. Den første prisaftale for alle Kommunedata's EDBsystemer blev indgået i efteråret 1993 og omfattede systemudgifterne for kalenderåret Frem til og 1997 var der tale om en fastprisaftale med indbygget bonus, hvor kommunens udgift blev aftalt på forhånd for det kommende år. Da Kommunedata mistede for mange penge på denne aftaleform ændre de med virkning fra 1998 ensidigt aftalesystemet for de kommuner de havde indgået fastprisaftaler med. Dette medførte af kommunen blev tvunget til at overgå til a'conto prisaftaler fra Den nye aftaleform medførte at der skete en slutafregning når året var omme. Samtidig bortfaldt den indbyggede bonus. Disse ændringer medførte at kommunen tabte de tidligere indhøstede forhandlingsfordele. Dette medførte merudgifter til Kommunedata i størrelsesordenen på knap en million kroner årligt fra Aftalebeløbet for 1998 var 12,8 mio. kr. svarende til det prisfremskrevne bevilling for Efter sommerferien 1998 blev 1. halvårs forbrug opgjort. På baggrund af dette forbrug skønnede ITAfdelingen at udgiften mindst ville andrage kr. hvorfor der ved efterårets økonomirapportering blev givet en tillægsbevilling på kr. (spec. på : Kommunedatas prisaftale med kr., FKLøn med kr. og Hjælpemiddelsystemet med kr.). Ultimo januar 1999 forelå slutopgørelsen fra Kommunedata over den samlede udgift vedr. prisaftalen. Den viste en samlet udgift vedr. de systemer der er omfattet af prisaftalen på kr. Da den korrigerede budgetsum udgjorde kr., gav dette et merforbrug på kr. vedr. prisaftalen for Hertil kommer en merudgift på kr. vedr. systemudgifter til Kommunedata, som i h.t. det nye aftalegrundlag skal betales ved siden af prisaftalen. Disse udgifter omfatter typisk forbrug

2 af blanketter og kuverter samt kuverteringsopgaver, hotlineudgift og ændrede systemer som opstår efter indgåelse betalingsaftalen p.g.a. lovændringer. Disse udgifter er ikke budgetlagt. Dette medfører at ITAfdelingens bevilling i 1998 har afholdt systemudgifter til Kommunedata på i alt kr. svarende til godt 0,9 mio. kr. mere end oprindeligt budgettet. Det kan oplyses af systemudgifterne til Kommunedata gennem årene har udviklet sig således: ,2 mio. kr ,0 mio. kr ,5 mio. kr ,6 mio. kr ,7 mio. kr. De store udgiftsspring i 1995 og 1996 skyldtes hovedsagelig ibrugtagningen flere systemer. Der er ikke taget nye systemer i brug i Som det ses kostede det nye aftalegrundlag kommunen ca. en mio. kr. i merudgifter i Prisaftalen for 1999 er indgået med en nettoudgift på 13,0 mio. kr. svarende til den prisfremskrevne bevilling. Baseret på de nuværende erfaringer anslås de totale systemudgifter til Kommunedata for 1999 at ville andrage mindst 14 mio. kr. Sagen tages op når der foreligger et mere præsist udgiftsskøn for Pkt. 2 EUudbud vedr. Kommunedata's systemer. Næste års prisaftale for år 2000 bør forsøges reduceret. Det bedste middel vil være at gennemføre et EUudbud, som omfatter alle Kommunedata's EDBsystemer. Før en sådan udbudsforretning kan gennemføres skal de systemansvarlige forvaltninger udarbejde kravspecifikationer for de enkelte systemer. Denne arbejdsopgave vil variere alt efter om der et tale et system hvor der ikke findes andre leverandører end Kommunedata eller ved systemer med flere alternative leverandører. Inden for områderne : skat, social og skole har Kommmunedata i dag en monopollignende stilling, hvorfor arbejdet med at udarbejde kravspecifikationer hurtigt vil kunne overstås. Inden for områderne : økonomi, opkrævning, løn og personale findes der reelle alternativer til Kommunedata. På disse områder vil forvaltningernes arbejde med at udarbejde kravspecifikationer være af meget stort omfang, da de nye løsninger gerne skulle have en levetid på 510 år. Når kravspecifikationerne er udarbejdet vil der kunne gennemføres et EUudbud og efterfølgende indgås nye aftaler med Kommunedata og andre leverandører. Det skønnes at forvaltningernes arbejde med kravspecifikationerne vil kunne gennemføres på max. 6 måneder. Baseret på erfaringerne fra andre kommuner der netop har overstået deres EUudbud vedr. Kommunedatas systemer skal der bruges 9 måneder til udbudsforretningen og de efterfølgende undersøgelser, samt kontraktforhandlinger. Over 90% af dette arbejde vil kunne gennemføres af de systemansvarlige forvaltninger i samarbejde med ITChefen. Dog bliver nødvendigt at benytte ekstern konsulentbistand til en

3 del af udbudsforretningen og enkeltdele af de nye kontrakter der skal indgås med de fremtidige leverandører. Udgiften til konsulentbistand anslås til kr. Erfaringerne fra de andre kommuner viser at enkelte systemer (13 stk.) med økonomisk fordel kan drives som lokale EDBløsninger i samarbejde med andre leverandører, mens de øvrige knap 40 systemer fortsat vil ske i et samarbejde med Kommunedata, men til en noget lavere pris end i dag. Da det ikke er muligt at nå en udbudsrunde til prisaftalen for år 2000, forslår ITChefen at spørgsmålet om gennemførelsen af EUudbuddet afventer behandlingen af forslag til ITPlan , som vil blive udsendt i juli 1999 og behandlet efter sommerferien. Vedtages dette vil der være mulighed for at opnå en billigere aftale fra år Udover de økonomisk fordele der påregnes indhøstet via udbudsforretningen er der i år etableret et Nye Veje Projekt omkring nytteværdien af kommunens edbsystemer. Analysegruppen skal både undersøge om det er muligt at reducere driftsomkostningerne og undersøge om kommunen kan udnytte de eksisterende edbsystemer bedre. Resultatet af dette arbejde vil foreligge til sommer. Pkt. 3 Teleudgifter. Nettoudgiften til driften af Rådhusgrundens telefonanlæg og de fire hjemmepleje distriktskontorer, samt overfaldsalarmer og mobiltelefoner beløb sig i 1998 til ,78 kr. mod budgettet kr. Da der blev årsrullet et merforbrug fra 1997 til 1998 på kr. udgør den korrigerede nettobudgetsum i 1998 kun kr. Derfor opstår der i 1998 et nettomerforbrug på ,78 kr. På trods af, at ITAfdelingen løbende genforhandler rabataftaler vedr. kommunens teleforbrug er det ikke lykkedes at indhente tidligere års "underbudgettering" på teleområdet. De seneste års udvikling viser stigende telefontrafik som følge af den generelle udvikling på området. Samtidig sker stadig flere opkald fra kommunen til mobiltelefoner. Da samtaleprisen til mobiltelefoner er væsentligt højere end til fastnettelefoner medfører denne ændring en kraftig stigning i udgiften. Den eneste grund til at der ikke forekommer større merudgifter skyldes de indgåede rabataftaler, som i 1998 gav op til 2530 % rabat på samtaleprisen. Opmærksomheden henledes også på, at der gennem de seneste år har været stigende udgifter til overfaldsalarmer og radiokommunikation til rådhusbetjentene vedr. kommunens ansatte i "truede områder". Denne udgift har tidligere ligget i størrelsesordenen kr. årligt. I 1998 blev der anvendt ,75 kr. på trods af ITAfdelingens restriktive holdning i Pkt. 4 Årsruling på hele ITDriften (Gruppering 46). Kommunalbestyrelsen godkendte på sit møde den 18. december 1990 pkt. 28, at der blev indført rullende budget på kontoen for indkøb og drift af ITudstyr, således at der frit kunne disponeres indenfor et merforbrug på 5% og et mindreforbrug på 10% med tilsvarende regulering af budgettet det efterfølgende år. Kommunalbestyrelsen har efterfølgende den 23. januar 1996 pkt. 17 godkendt, at der indføres rullende budget på ITAfdelingens konti under gruppering 46.

4 De samlede driftsudgifter for 1998 vedr. ITDriften på konto 6, gruppering 46 androg kr. mod korrigeret budget på kr., svarende til et nettomerforbrug på kr. eller 3,4% af budgetsummen. Gruppering 46 er den del af budgettet på konto 06området, som omfatter alle driftsudgifter vedrørende ITdrift. Da der kun årsrulles på ITAfdelingens del af gruppering 46, omfattes forvaltningernes systemudgifter ikke af årsrulningen. For den del der er omfattet af den nuværende årsrulningen andrager driftsudgifterne i kr. mod korrigeret budget på kr., svarende til et nettomerforbrug på kr. eller 4,8% af budgetsummen. Merforbruget på fordeler sig på tre områder : 1) Systemudgifter til Kommunedata med kr. 2) Teleudgifter med kr. 3) ITDrift med kr. ITChefen foreslår at der med henvisning til ovenstående bemærkninger i pkt. 1 og 3 kun finder årsrulning sted vedr. merforbruget på ITDriften med kr. Merudgifterne i 1998 vedr. systemudgifter til Kommunedata og teleudgifterne, i alt regnskabsforklares. Økonomiske konsekvenser: Økonomisk Forvaltnings bemærkninger: Merforbruget udgør i alt kr , heraf udgør merforbruget vedrørende systemafgifter til Kommunedata og Teleudgifter i alt kr Merforbruget på Kommunedataudgifter kan hovedsagelig forklares med reduceret prisfremskrivning af budgettet for 1997 og Merforbruget vedrørende Teleudgifter kan hovedsagelig forklares ved stigende telefontrafik samt øget brug af mobiltelefoner. Da merforbruget skyldes et budgetmæssigt efterslæb, som er varigt skal Økonomisk Forvaltning anbefale, at merforbruget vedrørende Kommunedataudgifter og Teleudgifter ikke overføres til Det indstilles, at merforbruget på øvrige ITudgifter med overførselsadgang på kr overføres til Økonomisk Forvaltning anbefaler, at hele gruppering 46 omfattes af rullereglen med nettobeløbet. Personalemæssige konsekvenser: Miljømæssige konsekvenser: Andre konsekvenser: Bilag:

5 Gældende ITBudget for Politisk beslutning: Økonomiudvalgsmøde , pkt. 7: Anbefales godkendt af Kommunalbestyrelsen. EUudbudet ønskes fremskyndet hurtigst muligt.