FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

Transkript

1 Tlf: BDO Kommunernes Revision Fælledvej 1 DK-5000 Odense C FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Beretning nr. 16 (side ) Delberetning for regnskabsåret 2014 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger KASSE- OG REGNSKABSREGULATIVET Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Decentralt besøg LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision LØBENDE FORVALTNINGSREVISION PÅ BESKÆFTIGELSESOMRÅDET REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Forretningsgange Personsager

3 Til Faaborg-Midtfyn Kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende regnskabsår 2014 udført indtil februar Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2014 (beretning nr. 14). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2014 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 418

4 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af kommunalbestyrelsen og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. 419

5 3 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Konklusion Det er fortsat vores opfattelse, at kasse- og regnskabsregulativet med tilhørende bilag i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af kasse- og regnskabsregulativet fungerer i praksis. 3.1 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i Kasse- og regnskabsregulativet. Regulativet indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Den ledelsesmæssige kontrol af regnskabsbilag er integreret i de budgetansvarliges almindelige ledelsestilsyn ud fra en afvejning af risiko og væsentlighed. Det fremgår af bilag til kasse- og regnskabsregulativet, at de budgetansvarlige har pligt til at tilrettelægge, udføre og dokumentere et økonomisk ledelsestilsyn. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Eksempelvis skal den enkelte budgetansvarlige fastlægge og udføre økonomiske ledelsestilsyn i henhold til retningslinjer for økonomisk ledelsestilsyn som udarbejdes af Økonomiafdelingen. Endvidere foretager Økonomiafdelingen jævnligt kontrol af, at der ikke henstår regnskabsbilag i økonomisystemet, der ikke er behandlet. På baggrund af ovennævnte har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder. 420

6 Kommentar omkring interne kontroller I den systemansvarliges kontrol fremgår, at der løbende skal foretages stikprøvekontrol bilagskontrol af hele organisationen. I forbindelse med revisionsbesøget i november måned 2014 omkring det løbende eftersyn blev det konstateret, at denne kontrol endnu ikke var udført i Vi skal henstille til, at det sikres, at kontrollen udføres løbende, eksempelvis kvartalsvis. Vi vil ved revisionen af årsregnskabet for 2014 følge op om kontrollen for år 2014 er udført. Opfølgning på nye implementerede kontroller Som nævnt i seneste beretning har kommunen har fra 1. januar 2014 indført kontrol af superbrugernes ændringer i betalingsstrømmen for elektroniske faktura. Vi har som en del af den løbende revision kontrolleret og konstateret, at kontrollen er blevet udført. Vores gennemgang har ikke givet anledning til kommentarer. Konklusion Det er herudover vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at økonomiafdelingen har etableret et tæt tilsyn med bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder. Herigennem opsamler økonomiafdelingen løbende viden om kvaliteten i bilagsbehandlingen, som gør det muligt at reagere hurtigt, hvis enkelte bogføringsenheder er bagud med bilagsbehandlingen. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. 3.2 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget uanmeldt beholdningseftersyn den 6. oktober 2014, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. 421

7 Økonomiafdelingen har på baggrund af kasse- og regnskabsregulativet fastlagt kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomiafdelingen har etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 422

8 3.3 Decentralt besøg Vi har i oktober måned 2014 foretaget uanmeldt eftersyn ved følgende afdelinger Ringe bibliotek Nordagerskolen Palleshave Lunden Besøgene har omfattet stikprøvevise kontroller af afdelingernes forretningsgange og håndtering af udvalgte områder, ligesom vi har vurderet implementeringen af kommunens kasse- og regnskabsregulativ med underliggende bilag. Ved besøget har vi blandt andet undersøgt følgende områder: Forskudskasser Forretningsgange for indtægter Bilagsbehandling og decentral bogføring Procedure for ledelsestilsyn Decentral indberetning af løn Anvendelse af købekort Kommentar omkring de budgetsansvarliges egen beskrivelse af det fastlagte ledelsestilsyn Ved besøg på Nordagerskolen blev det konstateret, at skolelederen ikke var bekendt med og havde ajourført sin egen beskrivelse af det fastlagte ledelsestilsyn indenfor de sidste par år. Vi har anbefalet skolelederen snarest, at få udarbejdet sin egen beskrivelse af det fastlagte økonomiske ledelsestilsyn. Det er en generel konstatering ved gennemgangen af de budgetsansvarliges egne beskrivelser af det fastlagte ledelsestilsyn, at der mangler at blive taget stilling til risici omkring muligheden for at indberette på eget cpr. nr. i kommunens lønsystem SD. Ved besøg på Lunden og Palleshave blev det konstateret, at man har organiseret sig, så enkelte medarbejdere skal indberette særydelser i SD tjenestetid på eget cpr. nr. Ved Lunden kunne der ikke konstateres, at der er foretaget kontroller af de indberetninger der foretages på eget cpr. nr. Ved besøget på Palleshave blev oplyst, at leder stikprøvevis kontrollerede indberetningerne, der var dog ingen dokumentation for denne kontrol. Det er vores anbefaling, at afdelingerne organiseres, så medarbejdere ikke skal foretage indberetninger af særydelser på egen cpr. nr. Er dette ikke en mulighed, bør der som minimum foretages dokumenteret kontrol af de indberetninger, der foretages på eget cpr. nr. Vi har efterfølgende fået oplyst at HR&I er under afklaring, om der fra centralt hold kan udføres kontrol af indberetninger på eget cpr. nr. i SD tjenestetid. Vi følger op på forholdet ved den afsluttende revision. 423

9 Kommentar omkring det elektroniske ledelsestilsyn Kommunen har fra den 31. maj 2013 implementeret elektroniske ledelsestilsyn, som den budgetansvarlige skal anvise. Vi har i forbindelse med det decentrale besøg kontrolleret, om de elektroniske ledelsestilsyn er udført indtil oktober Gennemgangen har givet anledning til følgende kommentar. Palleshave: Det er konstateret via udtræk i Prisme, at der mangler ledelsestilsyn for 4 ud af årets første 9 måneder. Lunden: Det er konstateret via udtræk i Prisme, at der mangler ledelsestilsyn for 1 ud af årets første 9 måneder Vi skal gentage vores anbefaling fra den løbende beretning 2013 om, at der skal være fokus på, at de budgetsansvarlige får udført deres ledelsestilsyn. Konklusion På baggrund af vores besøg ved Lunden, Nordagerskolen, Ringe Bibliotek og Palleshave er det vores vurdering, at de i alt væsentlighed drives i overensstemmelse med kommunens rammer og regler, som beskrevet i kommunens kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. 424

10 4 Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2014 til august Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 51 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Seniorjob Job med løntilskud Det administrative område. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 425

11 5 Løbende forvaltningsrevision på beskæftigelsesområdet Formål Vi har foretaget forvaltningsrevision af beskæftigelsesområdet. Formålet med undersøgelsen er at vurdere produktiviteten og beskæftigelseseffekten i Jobcenter Faaborg-Midtfyn. Produktivitet opgøres både på overordnet jobcenterniveau, for de enkelte målgrupper og for virksomhedskonsulenterne. Beskæftigelseseffekten opgøres både på overordnet jobcenterniveauet, for de enkelte målgrupper og for virksomhedskonsulenterne. Revisionen er foretaget i forbindelse med den løbende forvaltningsrevision, der udføres i henhold til god offentlig revisionsskik og bestemmelserne for revision af kommunernes regnskab. Metodegrundlag og data Forvaltningsrevision er foretaget med udgangspunkt i data som BDO har indsamlet i foråret 2014 i forbindelse med den landsdækkende analyse af det administrative ressourceforbrug i jobcentrene for KL, Beskæftigelsesministeriet og Finansministeriet. Konklusion På baggrund af den foretagne forvaltningsrevision er det vores generelle opfattelse, at Faaborg-Midtfyn Kommune har et veldrevet jobcenter. I forhold til produktiviteten ligger jobcenteret en smule (3%) over klyngegennemsnittet. Effekten er ligeledes en anelse større end klyngegennemsnittet. Forvaltningsrevisionen indikerer dog, at produktiviteten er relativt lav på områderne A-dagpenge og Ledighedsydelse og fleksjob. I den forbindelse er det værd at bemærke, at den relativt lave produktivt ikke er modsvaret af høje beskæftigelseseffekter på de to området. Det er på den baggrund vores opfattelse, at der er et udviklingspotentiale på de to områder, hvorfor vi vil anbefale, at overvejer muligheden for yderligere analyser af området med henblik på for eksempel at forbedre: Organiseringen af området Kompetenceudviklingen af medarbejdere Arbejdstilrettelæggelsen mv. Det forhold, at produktiviteten er relativt lav på a-dagpengeområdet, kan dog være en fordel i lyset af den kommende beskæftigelsesreform, da det betyder, at Jobcenter Faaborg-Midtfyn rent ressourcemæssigt er markant bedre rustet til at imødegå de ændringer beskæftigelsesreformen forventes at medføre i forhold til for eksempel en tredobling af antallet af borgersamtaler under det første halve års ledighed. Der er udarbejdet uddybende rapport omhandlende gennemgangen og resultatet heraf. Rapporten er gennemgået med jobcentrets ledelse i december

12 6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 13. december 2013 og nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, 427

13 herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.2 Forretningsgange m.v Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser (bl.a. kontanthjælp, sygedagpenge og særlig uddannelsesydelse) Revalidering (herunder ressourceforløb og ledighedsydelse) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (forsikrede ledige) Vi har foretaget test af kontroller af 51 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Konklusion Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. For Jobcentret og Ydelseskontoret har kommunen etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres løbende og i overensstemmelse med kommunens retningslinjer. Der er ved udvælgelsen af emner til kvalitetskontrollen fokus på risikoområder, som følge af væsentlige lovændringer, ændringer i forretningsgange, ændringer i personale, tidligere konstaterede fejl og IT-systemer mv. Som supplement til kvalitetskontrollen har kommunen indført en række kontroller, der skal være med til at sikre korrekt kontering i sagerne og dermed korrekt statsrefusion. Kommunens systematiske kvalitetskontrol og supplerende kontroller har medført, at kommunen generelt har en god dokumentation og journalføring i sagerne, samt at konteringen generelt sker i overensstemmelse med gældende regler. 428

14 6.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser (bl.a. kontanthjælp, sygedagpenge og særlig uddannelsesydelse) Revalidering (herunder ressourceforløb og ledighedsydelse) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (forsikrede ledige) Kommentar omkring ressourceforløb Ved revisionen af 3 personsager vedr. ressourceforløb kunne det konstateres, at der i alle 3 sager ikke var taget stilling til, hvorledes og hvor ofte opfølgningssamtaler skal afholdes, inden ressourceforløbet blev påbegyndt. Forholdet er et krav jf. 8, stk. 3 nr. 3 i Bekendtgørelse om rehabiliteringsplan og rehabiliteringsteamets indstilling om ressourceforløb. Det skal anføres, at der i sagerne er registreret opfølgning, men det har ikke været muligt at vurdere om omfanget og hyppigheden er overholdt. Der mangler afklaring af, om der er tale om en systematisk fejl. Det er aftalt med jobcentret, at der foretages opfølgning ved den afsluttende revision af regnskab 2014 og at resultatet heraf rapporteres i den tilhørende revisionsberetning. Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne Jf. dog ovenstående vedr. ressourceforløb - generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har dog ved gennemgangen konstateret følgende enkeltstående fejl/mangler: Sygedagpenge Revisionen har omfattet 3 sager. o I en sag var der ikke sket rettidig opfølgning herunder matchkategorisering i perioden til jf. SDPL 13, stk. 3 og 5. Kontante ydelser Revisionen har omfattet 9 sager. o I en sag var efterfølgende tilbud med virkning fra ikke etableret rettidigt senest efter 6 mdr., jf. LAB kap

15 Revalidering Revisionen har omfattet 9 sager. o I en sag var der ved individuelt kontaktforløb ikke dokumenteret/registreret kontrol af CV oplysninger, jf. LAB 73 d og e samt Bek. nr. 676 af 17. juni Fejlen har ikke udbetalingsmæssig betydning for ledighedsydelse. o I en sag var der ikke foretaget opfølgning på det individuelle kontaktforløb herunder registrering af match i perioden til , jf. LAB 16, stk. 4 og Bek. nr af samt Bek. nr af Forsikrede ledige Revisionen har omfattet 6 sager o I en sag var der ikke efterfølgende givet rettidigt tilbud hver gang A-dagpenge var modtaget i 6 mdr. Borger er efterfølgende blevet henvist til aktivt tilbud. Det er i øvrigt oplyst, at sagsbehandlerne fremover vil foretage en systematisk gennemgang af rettidighedsdata, hver gang der afholdes samtaler i forbindelse med det individuelle kontaktforløb i lignende sager, for at sikre overholdelse af ret og pligt til tilbud. I bilag til den afsluttende revisionsberetning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. Odense, den 26. februar 2015 BDO Kommunernes Revisionsafdeling Per B. Berg Registreret revisor 430