KLARMELD ET KONTRAKTARBEJDE

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 17. december 2015 Version 1.2 JobManager supporten KLARMELD ET KONTRAKTARBEJDE ENTREPRENØR Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 på INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 OPRET EN NY KLARMELDING PÅ ET KONTRAKTARBEJDE... 4 Vælg delentreprise... 4 Indtast oplysninger... 5 Opdatér klarmeldt... 6 OPRET FLERE KLARMELDINGER PÅ KONTRAKTARBEJDER SAMTIDIGT... 7 Søg delentreprise... 7 Klarmeld fra tilbudsliste... 7 Vælg post-niveau... 8 Indtast oplysninger... 8 Opdatér siden... 9 REDIGÉR KLARMELDT KONTRAKTARBEJDE Søg delentreprise Vælg klarmeldt Redigér oplysninger Opdatér klarmelding TILKNYT DOKUMENTER Søg delentreprise Vælg klarmelding Vælg dokument Gem dokument Opdatér klarmelding Annullér et klarmeldt Søg delentreprise Vælg klarmeldt Skift status til annullér Opdatér klarmelding OVERSIGT PÅ ALLE KLARMELDTE KONTRAKTARBEJDER Indtast søgekriterier Vælg rapport Klarmeldingsresumé Samlet mængde af 24

3 på INTRODUKTION Denne instruktion er udarbejdet til det formål at beskrive de processer, man skal igennem for at lave klarmeldinger på mv. i JobManager. De seks overordnede faser, er illustreret i nedenstående figur. Opret klarmelding på Oversigt på alle klarmeldte Øverst på alle sider, er ovenstående figur vist i vandret form. Den illustrerer, hvilken fase siden beskriver ved, at den pågældende fase er markeret med den blå baggrundsfarve som i ovenstående figur. De resterende faser som ikke bliver beskrevet, er alle i en grå tone. I hver fase, er der endnu en opdeling. Man kan kalde det en underfase opdeling, der beskriver de trin, man skal igennem for at udføre den enkelte fase. Dette er igen for at give dig et overblik over de trin, du skal igennem, for at udføre den pågældende fase. 3 af 24

4 på OPRET EN NY KLARMELDING PÅ ET KONTRAKTARBEJDE Som entreprenør er den første fase, der skal gennemføres, den der indeholder oprettelse af klarmeldinger på. Trinene der indgår i denne fase, er illustreret på nedenstående figur. Vælg entreprise Indtast oplysninger Opdatér det klarmeldte For at klarmelde et enkelt, skal du have forberedt følgende data. Entreprisen dvs. delentreprisen, som altid starter med D Postnummeret Mængden Kun den mængde, der er forbrugt i indeværende acontoperiode Bemærkninger VÆLG DELENTREPRISE En klarmelding af et oprettes via menupunkterne Kontrakt- og Ekstraarbejder Kontraktarbejde, opret nyt. Fra dette menupunkt kommer du til skærmbilledet Nyt som vist herunder. 4 af 24

5 på Vælg den korrekte delentreprise, som vist med pilen på ovenstående skærmbillede. Benyt evt. luppen til at fremsøge entreprisen. INDTAST OPLYSNINGER Der er på delentreprisen D99.01 på nedenstående figur, angivet en klarmelding på 0,025 på posten 1.1.2, Indretning, drift og rømning, som henholdsvis pil 1 og 2 indikerer. Posten kan enten skrives direkte, eller findes via opslag på knappen med forstørrelsesglasset. Se nederst på siden. Bemærk, at felter markeret med rød stjerne skal være angivet, før der trykkes på knappen, som bevirker, at værdierne gemmes. Da du er logget på som entreprenør, vil feltet Entreprenørens bemærkninger være åbent for redigering. Det anbefales, at kommentere arbejdet så udførligt som muligt. Entreprisestyrerens felt er låst og dette er vist med en grå baggrundsfarve. Alle felter med grå baggrund, er låste for redigering. Klarmeldingen er sat til status Mængder udført, der er det første statustrin på vejen til afregning af t, jvf. pil 3 på ovenstående skærmbillede. Ved valg af post kan forstørrelsesglasset anvendes. Nedenstående billede fremkommer og du kan vælge enten at skrive en konkret post, som pil 1 indikerer eller vælge et postniveau, som pil 2 indikerer. Postniveau 1 refererer til hovedpost-niveau (HP), postniveau refererer til post-niveau (PO) og postniveau refererer til postniveau 3 (UP). Søgningen aktiveres ved at trykke på knappen (tastatur genvej: ALT+H), som pil 3 indikerer. 5 af 24

6 på Herefter vælges den ønskede post og der opdateres via knappen. OPDATÉR KLARMELDT KONTRAKTARBEJDE Efter tryk på knappen udfylder systemet automatisk felterne Klarmeldingsid, Klarmeldt dato, Pris, TBL mængde og Klarmeldt mængde, som vist herunder. Ønsker du, at opdatere siden og lukke denne, vælges knappen bl.a. genfindes ved søgning via Kontraktarbejder, liste.. Klarmeldingen kan 6 af 24

7 på AC OPRET FLERE KLARMELDINGER PÅ KONTRAKTARBEJDER SAMTIDIGT Er du i en situation, hvor der er behov, for at klarmelde flere samtidigt, er dette understøttet af JobManager. Proceduren for dette kan ses herunder. Søg delentreprise Klarmeld fra tilbudsliste Vælg post-niveau Indtast oplysninger Opdatér siden SØG DELENTREPRISE For at oprette flere klarmeldinger på samtidigt, skal delentreprisen søges frem i JobManager, via menupunktet Kontrakt- og Ekstraarbejder Kontraktarbejder, liste, som vist nedenstående. Søgningen aktiveres ved at trykke på knappen. KLARMELD KONTRAKTARBEJDE FRA TILBUDSLISTE Vælg ikonet Opret et nyt via TBL, som pilen indikerer herunder. 7 af 24

8 på AC VÆLG POST-NIVEAU Vælg evt. et specifikt postnummer, eller vælg hvilket post-niveau du ønsker at se. I nedenstående tilfælde, er det post niveau 1 der er valgt, hvilket betyder, at alle hovedposterne vil være listet under hinanden. Efter de ønskede data er valgt, vælges knappen. INDTAST OPLYSNINGER Listen med alle hovedposter, vises nu i nederste del af skærmen. Da det er Post-niveau 1, der er valgt i ovenstående tilfælde, skal man selv folde de poster ud, man ønsker at oprette på. Tast antal og en bemærkning ind ved oprettelse af klarmeldingerne af ne. 8 af 24

9 på AC Ønsker du at oprette flere klarmeldinger på det samme postnummer, skal du klikke Opdater efter indtastningen, herefter klikkes ind på siden igen via ikonet Opret et nyt via TBL. OPDATÉR N Afslut med at vælge knappen. En dialog fortæller, hvilke der er blevet oprettet. I nedenstående tilfælde, er der genereret to samtidigt. De to kan nu ses i listen, når man søger på på den pågældende entreprise på acontonummer 0. 9 af 24

10 på REDIGÉR KLARMELDT KONTRAKTARBEJDE Indenfor en aconto periode kan det blive nødvendigt at foretage ændringer til allerede klarmeldte dette kan lade sig gøre, så længe entreprisestyreren ikke har godkendt eller afvist det klarmeldte. For at redigere et klarmeldt, skal du igennem de fire følgende trin. Søg delentreprise Vælg klarmeldt Redigér oplysninger Opdatér klarmeldt De fire trin, er beskrevet herunder. SØG DELENTREPRISE For at ændre på det klarmeldte skal denne først findes frem igen i JobManager, hvilket kan opnås via menupunktet Kontrakt- og Ekstraarbejder Kontraktarbejder, liste, som vist nedenstående. Skriv navnet på delentreprisen eller søg den via luppen, som pil 1 indikerer. Man kan også vælge at søge på kontraktniveauet og sætte hak i Medtag delentrepriser som pil 2 indikerer. Søgningen aktiveres ved at trykke på knappen (tastatur genvej: ALT+H), som pil 3 indikerer. 10 af 24

11 på VÆLG KLARMELDT KONTRAKTARBEJDE Efter søgningen er foretaget, kan det klarmeldte vælges. I nedenstående tilfælde er der søgt direkte på klarmeldinger, der ligger i aconto 0 og der findes her to klarmeldte, der opfylder søgekriterierne. Jo mere specifik man laver søgningen, des færre resultater vil der blive vist i resultatlisten. Klikkes der på ajourfør ikonet til venstre, åbnes vinduet, hvori de ønskede ændringer kan foretages på det enkelte. REDIGÉR OPLYSNINGER De ønskede ændringer, foretages i nedenstående vindue. 11 af 24

12 på Hvis du bare skal ændre på din bemærkning, kan du redigere den fra Kontraktarbejder liste via ajourfør ikonet til højre, se forrige skærm billede. Der kommer en dialog frem, hvori du kan skrive/redigere din bemærkning. Når du er færdig, klikker du på OPDATÉR KLARMELDING Ændringer til det klarmeldte, gemmes ved at trykke på eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. 12 af 24

13 på TILKNYT DOKUMENTER Når en klarmelding er oprettet, kan det være nyttigt at vedhæfte et dokument til den, hvis der fx er et dertilhørende billede eller et dokument, der dokumenterer/forklarer arbejdet nærmere. Dette kunne eksempelvis være en vejeseddel, da vejesedler kan være et punkt, hvor der kun udbetales en delsum af det samlede beløb, indtil entreprenøren har afleveret elektroniske kopier af deres vejesedler. Dokumenter, der registreres på det klarmeldte, kan ske samtidig med, at klarmeldingen oprettes. Nedenstående er processen beskrevet for et dokument, der gemmes på et senere tidspunkt, hvor man så først skal søge det klarmeldte og dernæst uploade dokumentet. Søg delentreprise Vælg Vælg dokument Tilføj dokument Gem dokument Opdatér klarmeldt SØG DELENTREPRISE Gå til Kontrakt- og Ekstraarbejder Kontraktarbejder, liste. Vælg en entreprise og tryk herefter på knappen. VÆLG KLARMELDING Nu er listen ud fra de valgte kriterier hentet frem. Der er to måder at vedhæfte et billede på. Den ene metode (pil 1) er at gøre det direkte fra Kontraktarbejder liste. På det, du ønsker at vedhæfte dokumentet på, trykkes på ajourfør ikonet. Den anden metode (pil 2) er at klikke på ajourfør ikonet ud for det, du ønsker at vedhæfte dokumentet på. Opdatér billedet fremkommer hernæst. 13 af 24

14 på VÆLG DOKUMENT Vælg knappen for at tilknytte et dokument som pilen på ovenstående skærmbillede indikerer. Bemærk, at der står (0) efter Dokumenter, dette betyder, at der indtil videre ikke er tilknyttet dokumenter på det klarmeldte. Uanset om du vælger den ene eller den anden metode, kommer du ind på nedenstående skærmbillede. I ovenstående skærmbillede vælges først det lille plus i sektionen Gem dokumenter, hvilket medfører, at det bliver til et minus som vist ved pil 1. Da menuen nu er foldet ud, bliver yderligere to knapper tilgængelige og, hhv. pil 2 og pil 3. For at tilføje et dokument vælges knappen. 14 af 24

15 på For at fremsøge et dokument, skal du klikke på knappen og naviger derefter frem til det dokument, du ønsker at vedhæfte. Når dokumentet er valgt, vises dokumentnavnet i den efterfølgende boks. Dette navn kan redigeres, hvis det ønskes, direkte på skærmen. Under bemærkninger er det en god ide eventuelt at tilføje lidt beskrivende tekst vedrørende dokumentet. GEM DOKUMENT Vælg dernæst knappen og de tilføjede dokumenter/billeder bliver vist. Er der vedhæftet billeder ses disse øverst, hvor dokumenter ses nederst i skærmbilledet. Det er muligt at slette et vedhæftet dokument. For at slette et dokument vælges ikonet (pil 1) og du bliver herefter spurgt om, hvor vidt du er sikker på, at dokumentet skal slettes. Tryk Ja, hvis du stadig ønsker at slette dokumentet. Det er også muligt at redigere i dokumentoplysningerne ved at vælge ikonet (pil 2). 15 af 24

16 på Der er nu mulighed for at ændre navnet på dokumentet samt de bemærkninger, der måtte være tilkommet. Tryk på knappen for at opdatere de eventuelle ændringer eller knappen, hvis du ønsker at annullere ændringerne. OPDATÉR KLARMELDING Det klarmeldte gemmes herefter ved at trykke på eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. Når du herefter er inde på siderne Kontraktarbejderliste eller Opdatér klarmelding, vil du se, at der på listebilledet vil være et 2-tal på ikonet og på knappen på klarmeldingen ser nu således ud, hvilket indikerer, at der nu er to dokumenter tilknyttet til det klarmeldte. For at se, om der er dokumenter tilknyttet et klarmeldt, gå da til Kontraktarbejder, listen, vælg entreprisen og tryk på knappen. Alle klarmeldte bliver nu vist i listen på ikonet, hvis der er vedhæftet dokumenter og hvor mange. Hvis du ønsker at åbne dokumenterne, klikkes på ikonet ud for det klarmeldte. Derefter vil du komme ind på siden, hvor dokumenterne ligger. 16 af 24

17 på ANNULLÉR ET KLARMELDT KONTRAKTARBEJDE Hvis et klarmeldt er oprettet ved en fejl, kan det annulleres som udgangspunkt er det entreprenøren, der annullerer klarmeldte, mens entreprisestyreren kan afvise dem. På denne måde bevares historikken, idet klarmeldte, som udgangspunkt, ikke må/kan slettes fra systemet. Proceduren for at annullere et klarmeldt, ses herunder. Søg delentreprise Vælg klarmeldt Skift status til annullér Opdatér klarmeldt SØG DELENTREPRISE Forud for annulleringen skal det klarmeldte søges frem i JobManager, hvilket kan opnås via menupunktet Kontrakt- og Ekstraarbejder Kontraktarbejder, liste, som vist nedenstående. Søgningen aktiveres ved at trykke på knappen. VÆLG KLARMELDT KONTRAKTARBEJDE Efter søgningen er foretaget, kan det klarmeldte vælges. I nedenstående tilfælde er der søgt direkte på klarmeldte, der ligger i aconto 0 og der findes her et, der opfylder søgekriterierne. 17 af 24

18 på Jo mere specifik man laver søgningen, des færre resultater vil der blive vist i resultatlisten. Ved tryk på ajourfør ikonet, åbnes vinduet, hvorefter det klarmeldte kan annulleres. SKIFT STATUS TIL ANNULLÉR Du kan nu annullere det klarmeldte via siden Opdatér som vist herunder. Vælg Annulleret i status, som pilen indikerer. 18 af 24

19 på Den nye status gemmes ved tryk på eller. Ønsker du at gå tilbage til en tidligere status, i tilfælde af, at en annullering er sket ved en fejl, gå da til siden Opdatér. Vælg herefter knappen. 19 af 24

20 på 1. Marker status Mængder udført 2. Notér en bemærkning til ændringen. 3. Tryk på eller. Den sidste knap lukker vinduet og anvendes denne mulighed, returneres til skærmbilledet Opdater. Det er altid kun de mulige statustrin, der er valgbare i ovenstående dialog. OPDATÉR KLARMELDING I skærmbilledet Opdater, opdateres status feltet via knappen via knappen, der samtidigt lukker vinduet., eller Hvis der endnu ikke har været skiftet status på det klarmeldte, kan klarmeldingen slettes vha. knappen øverst/nederst i højre side af billedet Opdater. 20 af 24

21 på AC OVERSIGT OVER ALLE KLARMELDTE KONTRAKTARBEJDER Indtast søgekriterier Vælg rapport INDTAST SØGEKRITERIER Det er muligt at vise data for alt udført arbejde på forskellige måder. Enten kan det ses via en rapport eller direkte på skærmen. Dette imødekommer både den situation, hvor entreprenøren skal have et hurtigt overblik og den situation, hvor entreprenøren eventuelt skal viderebringe oversigten. For at få en oversigt over alt udført arbejde, skal du gå via menupunktet Kontrakt- og Ekstraarbejder, Kontraktarbejder, liste. Herfra vælger du først den entreprise, du ønsker at se det udførte arbejde for (eventuelt via ). I nedenstående eksempel søges kun på delentreprisen D Sørg for, at feltet Type er blankt, (pil 1) da du hermed kan se alt klarmeldt arbejde - og ekstraarbejder. I feltet Acontobegæringsnummer (pil 2) kan du indtaste 0, hvis du f.eks. vil se de klarmeldte arbejder, der er klarmeldt i AC(0) (den igangværende periode). Se nedenstående skærmbillede. VÆLG RAPPORT Ønsker du at se oversigten i form af en rapport, kan der vælges 2 forskellige rapporter. 21 af 24

22 på AC Klarmeldingsresumé Vælges knappen som er indikeret med pil 3 i ovenstående skærmbillede, vil en rapport i følgende form blive udformet. Denne rapport kan både printes ud eller gemmes på PC en som et pdf dokument. For at printe rapporten ud, vælges knappen som findes i menuen til venstre. Du vil herefter blive spurgt, hvilken printer, der skal printes fra. For at gemme rapporten i pdf, vælges knappen som dialog vil fremkomme. Vælg her, hvor du ønsker at gemme rapporten. og en gem Bemærk, at der på to linjer i rapporten er et #-tegn helt ude i højre side. Dette tegn markerer, at tidligere godkendte arbejder plus indeværende arbejder er større end den mængde, der er fastsat i TBL'en, hvilket kan/bør give anledning til at undersøge klarmeldingen nærmere, da der her er tale om en mængdeoverskridelse. Bemærk, at både de godkendte og ikke godkendte arbejder vises i rapporten. Ønskes kun den ene eller anden slags, skal dette også vælges i udvælgelseskriterierne (Jobliniestatus). Samlet mængde Rapporten er en rapport, der indeholder økonomi. Den viser beløbet for alle klarmeldingerne. Den findes ved siden af rapporten Klarmeldingsresumé. På siden Kontraktarbejder, liste vælges i nedenstående eksempel kontraktniveauet i søgningen. Derfor krydses af i Medtag delentrepriser, sørg for at typen er sat til Kontraktarbejder. Vælg herefter knappen, for at generere rapporten. Se skærmbillede herunder. 22 af 24

23 på AC Nedenstående rapport bliver genereret. Bemærk, at det kun er den sidste side, der er vist herunder. Som før nævnt, er det også muligt at se oversigten direkte på skærmen. For at opnå denne visning direkte på skærmen, følges beskrivelsen for at udforme en rapport. Dog skal man i stedet for vælge knappen, som pilen indikerer på ovenstående skærmbillede. Her kan du få et hurtigt overblik over alt det udførte arbejde i aconto perioden 0, som altid er den aktive periode både de godkendte og ikke godkendte arbejder. Man kan også vælge at få det hele vist i Excel ved at vælge ikonet og matricen vil fremkomme.. Herefter vil Excel åbne op Som en sidste mulighed, kan man se den enkelte klarmeldingsrapport for hver klarmelding via Masse-ret og rapporter sektionen nederst i skærmbilledet. Her er det muligt at vælge de specifikke klarmeldinger, man ønsker at få et detaljeret overblik over. I nedenstående eksempel er der krydset af i de to øverste klarmeldinger. Klik på det lille plus i Masse-ret og rapporter sektionen, som pil 1 indikerer i nedenstående skærmbillede. Seks knapper fremkommer herefter. Vælg knappen som pil nummer 2 indikerer. Se eventuelt nedenstående skærmbillede. 23 af 24

24 på AC Efter knappen er valgt (se pil 2), fremkommer i dette tilfælde to rapporter, en for hver af de markerede klarmeldte. Herunder er rapporten for post vist: Det er nu muligt enten at printe rapporten ud eller gemme den som pdf dokument. Proceduren for dette er beskrevet tidligere i dette afsnit. 24 af 24