dagsorden B: Godkendelse af HB Forretningsorden

Transkript

1 Dagsorden for CISV Danmarks HB møde Morgenmad Formalia del 1 Tid: 22. november 2014 kl DUF Scherfigsvej 5, 2100 København Ø Fra kl. 9 er det muligt at komme og få morgenmad inden mødet formelle start Valg af referent og godkendelse af dagsorden B: Godkendelse af HB Forretningsorden Min Start Stop Udvalg D&B: IPP og Mosaic forslag D&B: NJR: Brugerbetalte JB aktiviteter D&B Brev fra CFA Nationalt O: 18 midler Kaffepause Økonomi D&B: Budget og principielle beslutninger om økonomi Frokost CISV's fremtid Workshop med udgangspunkt i sidste mødes Kommunikation B: Hjemmeside Lokalforeningerne O: Status LF Internationalt O: Global Conference Formalia del 2 Valg af mødeleder Evt

2 Til stede: Josefine Magnussen, Karin Kjær Madsen, Anders Wulff Kristiansen, Mia Engel, Frederikke Blemings, Anne Marie Marckmann, Lili Schwencke Westermann, Linda Nymann Christensen, Poul-Erik Skou Larsen, Jacob Thue Løland, Victoria Esmeralda Ernland, Zandra Wamberg, Lisbeth Bendixen, Alex Hendriksen Fra kontoret: Sara Rønning-Bæk

3 Referat HB-møde d. 21. November kl Formalia 1 Valg af referent og godkendelse af dagsorden Sara Rønning-Bæk vælges til referent. Karin Kjær Madsen vælges som mødeleder Dagsorden godkendes uden kommentarer. B: Godkendelse af HB Forretningsorden B: HB godkender forretningsordenen Udvalg D&B: IPP og Mosaic forslag Josefine redegør kort for, at IPP gerne vil stå for deres ansøgninger selv for at skabe overblik. Derudover ønsker de en kontaktperson i LFerne, som har interesse i udvalgenes arbejde. B: HB bakker op om forslaget, der lader IPP stå for egne ansøgninger og finder en kontaktperson i hver LF, som ikke behøver sidde i bestyrelsen. D&B: NJR: Brugerbetalte JB aktiviteter Frederikke fortæller om hvordan det er gået med betaling på ÅJBM og ÅJBT i år. Det er JBs indstilling ikke at have betaling længere, da det har resulteret i, at meget få har tilmeldt sig og et ÅJBT blev aflyst. HB vender mulighederne. Flere LF har betalt for dem, der ønskede af komme afsted. Prioriteringen om at indføre brugerbetaling udsprang af en økonomi, der så anderledes ud end nu. B: HB beslutter at vedtage forslaget om at afskaffe brugerbetaling på JB weekender D&B Brev fra CFA Anders fremlægger brevet fra CFA deltagerne omkring deltagerbetaling. De foreslår, at CFA i fremtiden ikke skal have deltagergebyr for ledere. HB vender for og imod samt deltagerbetaling fra børnene på CFA. B: HB beslutter at vedtage forslaget og fjerne brugerbetaling på CFA for ledere. Brugerbetaling for deltagere fortsætter uændret. Nationalt O: 18 midler Sara informerer om muligheden for at søge ekstra midler hos kommunen til aktiviteter lokalt.

4 Når de nye retningslinjer og ansøgningsskemaer kommer frem sender Sara det til alle relevante fra LF og udvalg. Hun undersøger også hvad skellet mellem kommunegrænser kan betyde for ansøgninger, da flere LF arbejder på tværs af kommuner. Sara er ressourceperson, som LF kan rette henvendelse til for at få hjælp i forbindelse med 18 midler. Økonomi D&B: Budget og principielle beslutninger om økonomi Anders gennemgår de væsentlige indtægter og udgifter samt balancen. Balancen: Vi står til et overskud, som DL gerne vil have mandat til at fordele til LF og Doris Allen fonden. Det vil som udgangspunkt ske med den fordelingsnøgle, der allerede bruges til fordeling af midler. DL efterspørger principper fra HB for fordeling af pengene. Vil HB reducere overskuddet i rammen for 2014 ved omfordeling til LF og Doris Allen Fonden eller lade beløbet stå som overskud for regnskab 2014? B: HB beslutter at høre revisor om det er problematisk at lade overskuddet stå som resultat for året. Er det ikke, så bliver det beløb, der rækker over underskuddet fra sidste års regnskab, stående som resultat. Er det et problem udbetales en del af overskuddet for 2014 til LF er og Doris Allen Fonden efter et flat-rate princip, hvor alle får en tiendedel. Budget 2015: Anders gennemgår overvejelser ifm. budgetudkastet for Nøgletal: Anders gennemgår de tre grene, der danner rammen for budgetlægningen: HB, Programudvalg og Nationale udvalg. Under disse tre hører alle de resterende posteringer, som fremgår af budgettet i bilaget. Anders gennemgår disse. Vi vil i 2015 ansøge om at få Fyn LF godkendt som aktiv igen, hvilket vil betyde en forøgelse af vores DUF-tilskud på kr, hvis det lykkes. Denne mulige ekstra-indtægt er ikke indregnet i det fremlagte budget. Mål: Budget i balance! Budgetopfølgninger ændres til 3: Jan-Apr, Maj-Aug og Sep-Dec Posteringer til drøftelse: Generelt: HB taler om mulighederne for at give tilskud til nye initiativer til gavn for CISV. B: Der prioriteres at indkøbe reklamestande til et maks. på kr. fra 2014 regnskabet. DL følger til dørs med inddragelse af relevante parter. HB beslutter derudover at etablere idepulje: kr. Idepuljen etableres nu og strækker gennem 2015, med skal ikke være fast postering på budgettet. Den ændres ud fra, hvor meget luft, der er i økonomien. DL laver følgetekst for rammer ansøgning til og udmøntning af idepuljen.

5 Aktivitetstilskud til LF: Forslag om at hæve nationale tilskud til 90 kr. pr. deltagerdøgn og 95 kr. pr. international deltagerdøgn. Det forslås i stedet at fastholde de nuværende 85 kr. nationalt og 87,5 kr. internationalt og så etablere en pulje til eventuelle ekstra udgifter. Stemmer HB ja til at hæve beløbet, betyder det, at posteringen med uforudsete udgifter bruges på dette. Det vil eksempelvis være dækning af øget udgifter til lokaleleje eller lignende. B: HB beslutter at hæve aktivitetstilskuddet til LFere til 90 og 95 kr, og afskaffer derved posten til dækning af uforudsete udgifter. Udvalgsdrift: Lige nu er der stor forskel på måde, udvalgene indretter deres bugetter. HB vender, om det er et problem eller ej, og hvor høj grad detaljeniveauet skal vendes i HB. B: HB ser ikke behov for at lave procedurer for procedurens skyld. Hvis det virker for udvalgene, og der ikke ødsles penge væk, hvad der ikke gør, så er det fint, at udvalgene arbejder på deres egen facon. Telefonpenge - a conto eller reelt beløb?: reelle beløb Gaver har vi brug for retningslinjer?: Ingen retningslinjer. Der henvises til de generelle principper for sparsommelighed. Fremtidigt detaljeniveau: Revisor er tilfreds nu, så er HB også. Bogholder: Lige nu har vi en væsentlig udgift til bogholder, der sidder eksternt. En løsning kan være at få en bogholder tilbage nogle timer på kontoret. DL anmoder om mandat til at finde en løsning, der giver mening ift. kontoret andre ansatte, generelle dimensionering, og Landskassererrollen inden for den nuværende budgetramme. B: HB bakker op om, at DL kan finde en anden bogholderløsning, hvor personen foretrukket har mulighed for at sidde på kontoret. Transportstøtte: Politikken er lige nu, at vi ikke dækker de første 100kr af transport, men det er ikke blevet overholdt. Derfor lyder forslaget, at den skal afskaffes. B: HB støtter at politikken afskaffes. Fees: B: HB beslutter at fastholde fees, som de blev præsenteret på HB mødet i september.

6 Budgetgodkendelse: Kan budgettet for 2015 godkendes? B: Budgettet for 2015 godkendes Stor tak til Annelise for hjælp til udarbejdelse af budgettet. CISV's fremtid Workshop med udgangspunkt i sidste mødes Karin introducerer øvelsen, der skal danne ramme for besvarelse af Growth spørgeskema fra CISV International. HB deles i 5 grupper og den næste time går med øvelsen. Kommunikation B: Hjemmeside Anders fortæller kort om et oplæg til processen og tidsplan med en ny hjemmeside. Se bilag. HB efterspørger en kortere proces hvis muligt. B: HB beslutter at arbejdsgruppen har mandat til at fortsætte arbejdet. Lokalforeningerne O: Status LF Det kunne være dejligt, om CFA ikke er på den internationale aktivitetsplan men den nationale. Der skal tjekkes om de to planer hænger sammen ift. LFernes ressourcer. Alle LFere orienterer kort om LFens dagligdag og udfordringer i øjeblikket. B: DL følger op på LF ers udfordringer med stab Internationalt O: Global Conference Anders informerer om programmet for konferencen. Der skal tilmeldes LF repræsentanter, en fra hver, til Anders snarest. Det skal meldes til CISV International senest d. 1. december Formalia del 2 B: Valg af mødeleder LFere opfordres til at vende eventuelle bud med deres forening, som de kan sende til DL snarest. Evt. Risk Managers: Der skal findes lokale risk managers. Anders og Linda vil gerne have navn og kontakt på mail, når det er sket. Revision starter nu: Roskilde og Aalborg er udvalgt til check i revisionsprocessen. Alle LF og udvalg med internationale aktiviteter skal huske at indsende deres bilag og regnskaber for disse.

7 Børneattest: Link til vejledning sendes med ud i næste Update igen. Merchandise: Det er nu Charlotte Fussing, der har overtaget ansvaret for merchandise i CISV NB! HB møder 2015: 15. marts, 9. maj, 19. september og 21. november Generalforsamling afholdes d. 14. marts.