Tlf.:

Transkript

1 Regionshuset Viborg Fenrishus Fenrisvej Aarhus V Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel kontakt@rm.dk Uanmeldt tilsyn på Fenrishus Udført den 11. august 2011 Dato Trine Kjærgaard Birkemose Tel Trine.Birkemose@stab.rm.dk Side 1 Fenrishus Fenrisvej Aarhus V Målgruppe Tlf.: fenrishus@ps.rm.dk Forstander: Carsten Neergaard Fenrishus er en specialpædagogisk døgninstitution for børn og unge med omfattende og varig nedsat fysisk og psykisk funktionsevne. Personalegruppen på døgnafdelingerne består af pædagoger, sygeplejersker, socialog sundhedsassistenter og fysioterapeuter. Der er 14 døgnpladser, hvoraf nogle enkelte af pladserne anvendes til aflastning. Herudover er der 6 døgnpladser til rådighed i Dusines Hus, der er beliggende i Horsens. Der findes også en lille specialbørnehave på Fenrishus for hjemmeboende børn der er under skolealderen, og som tilhører samme målgruppe som børn og unge der bor på institutionen. Afdelinger Driftscenter Fenrishus, Blå og Rød afdeling, 14 døgn og aflastningspladser Lov om Social Service 67, stk. 1-3 Børnehaven, 7 pladser Lov om Social Service 32 Dusines Hus, 6 pladser Lov om Social Service 67, stk. 1-3 Center for Børn, Unge og Specialrådgivning Tingvej 15, 3. sal 8800 Viborg cbus@ps.rm.dk Afdelingsleder: Anette Baden Afdelingsleder: Carsten Neergaard Afdelingsleder: Kim Kobberøe

2 Tidligere tilsyn Listen omfatter tilsyn fra 2009 og senere. Alle tilsynsrapporter kan ses på Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Aktuelt tilsyn Uanmeldt tilsyn på Fenrishus den 11. august Grundlag for tilsynet Fokusområder for tilsynet Deltagere i tilsynet Program for tilsynet Tilsynsteamet havde forberedt sig ved at læse tidligere tilsynsrapporter, søge informationer i ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) og på hjemmesiden. Seneste tilsynsrapport ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter. Aktuel status: belægning/økonomi og opstart af Dusines Hus Den Danske Kvalitetsmodel (DKM)på socialområdet: Ydelsesspecifikke standarder: individuelle planer, kommunikation og brugerinddragelse Organisatoriske standarder: ledelse, kompetenceudvikling og arbejdsmiljø Magtanvendelse Medicin Ledelse: Carsten Neergaard, forstander Medarbejdere: Alle medarbejdere var orienterede om tilsynet, og deltagerne var udvalgt AMR er arbejdsmiljørepræsentant, TR er tillidsrepræsentant. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten pædagog, arbejdsmiljørepræsentant Brugere/beboere/pårørende Der deltog ikke børn eller forældre i dette uanmeldte tilsyn. Tilsynet ankom kl og forlod tilbuddet igen kl Tilsynet blev modtaget af forstanderen, som udleverede tilbuddets lokale tilføjelser til de regionale retningslinier, jf de seks standarder under DKM og forestod en rundvisning i tilbuddets tilbygning. Forstander og en medarbejder blev interviewet, der blev gennemgået dokumenter på Bosted og udleveret diverse kopier. Tilsynsbesøget sluttede med en kort tilbagemelding til forstanderen. Tilsynet er udført af Camilla Rebekka Rask Tilsynskonsulent Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Tlf.: camilla.rask@stab.rm.dk Tlf.: trine.birkemose@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering Målgruppen på Fenrishus er børn med omfattende og varigt nedsat fysisk og psykisk funktionsevne. Der opleves en tendens imod flere efterspørgsler på aflastningspladser til børn, der er hjemmeboende med Side 2

3 massiv støtte, samt skiftende efterspørgsel og belægning. Fenrishus åbnede en ny afdeling, Dusines Hus, beliggende i Horsens, i februar Der er 6 døgnpladser i Dusines Hus. Ved etableringen er der lagt vægt på grundig introduktion af de nye medarbejdere gennem information om bl.a. regionen, virksomhedsgrundlaget samt undervisning på Fenrishus. Samarbejdet mellem afdelingerne understøttes, især gennem personalemæssig fleksibilitet med mulighed for at trække på hinandens ressourcer. Dusines Hus har aktuelt to ledige pladser. Arbejdet med Dansk Kvalitetsmodel på socialområdet varetages af to ressourcepersoner og forstanderen, som deltager i uddannelse osv., og orienterer det øvrige personale på LMU møder og personalemøder. Forstanderen formulerer generelt, at en forudsætning for at prioritere kvalitetsarbejde er, at det giver mening i det daglige arbejde omkring børnene. Derfor er fx Resultatdokumentation, der gennemføres årligt, ikke relevant, da børnene på Fenrishus i nogle tilfælde mere afvikler end udvikler sig. Arbejdet med DKM har udmøntet sig i, at den gældende praksis er omsat til lokale tilføjelser til de fælles regionale retningslinjer, med de nødvendige rettelser og tilføjelser for at leve op til retningslinjerne. På det ydelsesspecifikke område, er det tilsynets vurdering, at Fenrishus opfylder de gældende retningslinjer om end de lokale tilføjelser er mere anvendte end kendte blandt personalet, som ikke relaterer indsatsen til DKM. Børnene på Fenrishus kan ikke selv udtrykke ønsker og mål for deres individuelle plan/icf-plan eller deres ønsker til inddragelse generelt, hvorfor forældrene træder i deres sted som vigtige samarbejdspartnere. Tilsynet anbefaler at Fenrishus tydeliggør forældrenes ønsker og mål samt afdækker deres behov for inddragelse på individuelt, fælles og organisatorisk niveau i hvert enkelt tilfælde. På det organisatoriske område er Fenrishus især udfordret af en længere periode med underbelægning som, sammen med generelle besparelser, har nødvendiggjort tilpasning af de personalemæssige ressourcer. Besparelser og tilpasninger er gennemført ved naturlig afgang og uden afskedigelser. Belægningen er igen på vej op, og det er en udfordring at foretage løbende ressourcetilpasninger, og samtidig bevare nok hænder og den fagligt specialiserede viden, børnene i målgruppen kræver. For Fenrishus har de lokale tilføjelser til de fælles regionale retningslinjer på det organisatoriske område udmøntet sig i hhv. Virksomhedsgrundlag, en foreløbig Kompetenceudviklingsplan samt Arbejdsmiljøaftale. Aktuelt arbejdes med MUS samtaler og et nyt koncept for afholdelsen af disse. Der pågår for nuværende en afdækning af medarbejdernes individuelle kompetencer, som led i en overordnet kompetenceudviklingsplan. Tilsynet anbefaler at tilbuddets værdier drøftes eksplicit ved MUS-samtalerne. Generelt er det tilsynets vurdering, at arbejdet med implementering af Dansk kvalitetsmodel på socialområdet ikke har sat tydelige spor på Fenrishus. Medarbejderne ser ikke deres indsats i lyset af DKM, eller at de tiltag der sættes i værk, som for eksempel at afdækning af individuelle kompetencer, er grundlaget for en overordnet strategisk kompe- Side 3

4 tenceudviklingsplan. Tilsynet anbefaler at Fenrishus er undersøgende på, om og på hvilken måde DKM kan bidrage til en yderligere kvalificering af de praksisformer, der udfolder sig på tilbuddet. Der forekommer ikke magtanvendelser på Fenrishus. Fenrishus har en fyldestgørende skriftlig vejledning for håndtering af medicin, og tilsynet har ikke yderligere bemærkninger til dette. Opmærksomhedspunkter Tilsynet blev ikke præsenteret for forhold, der giver anledning til opmærksomhedspunkter. Kvalitetsarbejdet Organisering af kvalitetsarbejdet Der er udpeget to medarbejdere, som deltager i ressourcepersonuddannelsen sammen med forstanderen og udgør den lokale kvalitetsorganisation. Implementeringen af DKM giver opgaver til personalet; fx udfyldelse af skema til afdækning af individuelle kompetencer. Der gives orienteringer på LMU. Arbejdet med DKM har ikke umiddelbart medført ændringer i organisering og udførelse af det daglige arbejde. Ledelsen vurderer at alle medarbejdere er bekendt med DKM, men at det ikke fylder så meget i det daglige arbejde. Den daglige praksis opfylder dog kravene. Generelt er ledelse og medarbejdere på Fenrishus optaget af kerneydelsen at passe børnene og kvalitetsarbejdet skal være meningsfyldt i den daglige praksis for at blive prioriteret. Forstanderen nævner Resultatdokumentation som et eksempel på kvalitetsarbejde, der ikke er meningsfyldt i arbejdet med Fenrishus målgruppe, som i mange tilfælde mere afvikler end udvikler sig. Lokale tilføjelser Der er lavet lokale tilføjelser til DKM på såvel de ydelsesspecifikke som på de organisatoriske standarder. Standarderne udleveres til tilsynet ved starten af tilsynet. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Normering og belægning Målgruppe og udviklings- Fenrishus har udvidet med 6 pladser ved overtagelsen af Dusines Hus i Horsens, og der er yderligere bygget til på Fenrishus. Normeringen er herefter 20 døgnpladser samt 7 børnehavepladser. Aktuelt er der 4 børn på Dusines Hus og dermed to ledige pladser samt 11 døgnbørn og 5 aflastningspladser svarende til 15 døgnpladser på Fenrishus. Målgruppen er den samme som hidtil og omfatter også børn, der skal døgnovervåges, hvilket der aktuelt er henvendelser om. Der kan spores Side 4

5 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold tendenser en tendens til, at der gennem de senere år er mere efterspørgsel på aflastningspladser til børn, der bor hjemme med udvidet hjælp og støtte. På Fenrishus har det givet anledning til overvejelser om at oprette en særlig aflastningsafdeling, hvilket ikke er praktisk muligt. Der er dog flest aflastningsbørn på Rød afdeling. Der er periodevis ledige pladser, hvilket giver udfordringer i forhold til tilpasning af økonomi og personaleressourcer på den ene side og på den anden side bevarelse af nok hænder og af den faglige ekspertise, som målgruppen fordrer. Hidtil er besparelser og tilpasninger klaret ved naturlig afgang, og derudover er der varslet at aften- og nattevagter kan komme i dagvagt. Fenrishus arbejder tillige med at profilere sig. Organisatorisk er Rød og Blå afdeling slået sammen og ledelsen består af forstanderen, som har personaleansvar for Børnehaven, samt to afdelingsledere for hhv. Fenrishus og Dusines Hus. Udover at have det personalemæssige ansvar for de respektive afdelinger har ledelsen fordelt administrative og faglige opgaver på tværs af organisationen, og mødevirksomhed- og hyppighed er tilpasset ressourcer og struktur. Der er planlagt en omlægning fra kontaktpersonsystem til tværfagligt sammensatte teams med henblik på øget videndeling, faglighed og fleksibilitet. Dusines Hus Individuel plan/ dokumentation ICF = International Klassifikation af funktion, funktionsnedsættelse og helbredstilstand Det har været ressourcekrævende at starte den nye afdeling Dusines Hus i Horsens. Ledelsen vurderede at det var nødvendigt at afsætte god tid til forberedelse og introduktion af medarbejderne. Afdelingslederen samt 3 medarbejdere er tidligere ansatte på Fenrishus, og der er i alt 10 medarbejdere. Der var 14 dages introduktionsforløb med introduktion til regionen, virksomhedsplan, kultur og med undervisning på Fenrishus. Der lægges vægt på at understøtte samarbejdet mellem afdelingerne og især styrke fleksibiliteten personalemæssigt. Således er rådighedsvagten(sygeplejerske) på Fenrishus også til rådighed for Dusines Hus. Den individuelle plan, som på Fenrishus udgøres af ICF-planen, påbegyndes i realiteten allerede ved indskrivningsmødet, hvor de første drøftelser af indsatsen finder sted. Der er kun kommunale handleplaner jf. 140 i Serviceloven i få sager som oftest er kommunerne famlende overfor at formulere mål for de meget syge og plejekrævende børn. Der er procedurer for indhentelse af sagsakter fra andre myndigheder, fx tidligere institutioner, og planen udformes i et tværfagligt samarbejde mellem pædagoger, sygeplejersker, ergo- og fysioterapeuter. Der fastsættes to mål ad gangen, formuleret som Målbeskrivelser, eksempelvis at barnet skal kunne lide at få børstet tænder. Ergoterapeuten er ansvarlig for at udforme et mundstimulationsprogram, mens det fx er pædagogerne, der udfører den daglige træning. ICF-planen revideres to gange årligt: om foråret holdes et mindre statusmøde, hvor der udarbejdes referat, og om efteråret revideres hele planen. Forældre, sagsbehandler, skole mv. indkaldes til møderne. Børnene på Fenrishus kan ikke formulere egne ønsker og mål, hvorfor mål og delmål udarbejdes og følges op i samarbejde med forældrene. Side 5

6 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Der dokumenteres gennem daglige notater i Bosted System for hvert mål og således, at manglende notater skal begrundes. ICF-planerne hænger sammen med forflytningsplaner mv. på børnenes værelser, så de er let tilgængelige for medarbejderne, herunder vikarer. Dette understøtter at planerne er styrende i forhold til den daglige indsats for børnene. Brugerinddragelse Kommunikation Marte Meo betyder 'ved egen kraft'. Metoden er en videobaseret metode, der bygger på principperne for udviklingsstøttende kommunikation. Dokumentgennemgang Tilbuddet har udarbejdet en lokal tilføjelse, som beskriver hvorledes brugerinddragelse udmøntes gennem inddragelse af børnenes forældre da børnene ikke kan inddrages på hverken individuelt, fælles eller organisatorisk niveau. Forældrene inddrages individuelt efter ønske i den daglige omsorg og behandling gennem deltagelse i de ½ årlige møder, adgang til Bosted, ringekontakt, besøg osv. Der er årlige traditioner i form af fx sommerfest, julefest og fejring af børnenes fødselsdage. Der er et forældreråd som mødes ca. 4 gange årligt med ledelsen. Her drøftes forskellige generelle forhold, fx pasning af børnene under personalets pauser. Personalet holder deres pauser sammen med børnene, som opholder sig indenfor en observationsradius og enkelte på værelset med hyppige tilsyn. Tilbuddet har udarbejdet en lokal tilføjelse, som angiver at afdækning af kommunikative ressourcer og barrierer skal ske via ICF. Arbejdet er begyndt i efteråret 2010 og skal være gældende for alle børn i forbindelse med ICF møder fra foråret Derudover afdækkes barnets kommunikation gennem daglige observationer og via Marte Meo-projekter sidstnævnte er dog stillet i bero aktuelt pga. tidspres. Den lokale tilføjelse udgøres af et dokument, som struktureret og detaljeret beskriver arbejdsgange vedr. udfyldelse af ICF-skemaer, målbeskrivelser, inddragelse af andre parter, samarbejde med forældre, mødevirksomhed og opfølgning samt ansvarsfordelingen for de enkelte dele. Under tilsynsbesøget får tilsynet en delvis Bosteds gennemgang af udvalgte børns planer og dokumentationsrutinerne. De aktuelle mål fremgår af åbningsbilledet på barnet tillige med konkrete aftaler med forældrene om, fx hvordan der skal handles i forhold til genoplivning. Dagbogsnotaterne føres under hvert delmål, ICF1 og ICF2, og derudover under typer; eksempelvis Ernæring, Aktiviteter, Søvn og hvile, Medicin. mv. Såvel brugerinddragelse som kommunikation fremgår af den udleverede ICF-plan i et tilføjet afsnit vedr. DKM og tillige fremgår afdækning af kommunikative ressourcer af planen. Magtanvendelser Der er arbejdet med magtanvendelser på baggrund af en tidligere usik- Side 6

7 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold kerhed vedr. bespændinger og et barn, der var fysisk udadreagerende. Fysioterapeuterne vurderer bespændingerne på alle børn. Tilbuddet indhentede konsulentbistand samt kontaktede den aktuelle handicaporganisation vedr. det udadreagerende barn, og de kan nu aflæse ham og der forekommer ikke udadreagerende adfærd. Ledelsen opfordrer til at personalet beskriver alle tvivlssituationer, men der er ikke aktuelt indkommet indberetninger. Fysiske rammer Bygninger og udenomsarealer Forstanderen viste rundt i Fenrishus nye tilbygning, som ligger i tilknytning til Blå afdeling. Tilbygningen består af to store børneværelser, et stort badeværelse samt en forældrelejlighed, hvor forældre på besøg kan opholde sig og overnatte. På første sal er der personalekøkken og møderum samt toilet og badefaciliteter. Tilbygningen er endnu ikke taget i brug, fordi der opstod problemer omkring den valgte gulvbelægning. Færdiggørelse og ibrugtagning afventer finansiering og lægning af linoleumsgulve. Tilbygningen giver mulighed for at flere børn har eget værelse, og det giver mere plads til badning af børnene på fællesbadeværelserne, hvor flere børn kan være i bad på samme tid. Der er foretaget flere bygningsmæssige ændringer, som tilbygningen har givet mulighed for. Der er lavet en ny indgang til børnehaven, så forældre og taxachauffører kan gå lige ind i børnehaven og ikke, som tidligere, gå igennem hele institutionen. Dertil er der blevet plads til et større køkken samt et depotrum til hjælpemidler. Sundhedsfaglige forhold Medicinadministration Fenrishus har udarbejdet skriftlige retningslinjer for medicinhåndtering, som er fyldestgørende i henhold til gældende vejledning. Instruksen er tydelig, og relevant information omkring medicin er til stede. Medicinen opbevares forsvarligt, og fejl dokumenteres skriftligt. Der er skiftet til dosispakket medicin fra apoteket og alle ordinationer af fast medicin og pn medicin er indført i Bosted og ajourføres af medicinansvarlig sygeplejerske. Der kvitteres ikke for udleveringen på Bosted, men der er overvejelser om at besøge et andet regionalt tilbud og høre om deres erfaringer med dette. På Bosted er der oprettet et forum vedr. medicin, hvor aktuelle sygdomsforløb hos børnene er beskrevet udover i børnenes egne dagbøger. Dette er for at sikre, at alle medarbejdere er obs på de særlige forhold og hur- Side 7

8 Sundhedsfaglige forhold tigt kan ajourføre sig fx ved starten af en vagt. Organisatoriske forhold Ledelse Virksomhedsplanen på Fenrishus er udarbejdet af ledelsen og har været i høring i LMU. Der lægges vægt på værdierne god kommunikation, defineret som åben, ærlig og positiv dialog, samt respekt, høj faglighed, åbenhed og godt arbejdsmiljø. Nye medarbejdere mødes med et fastlagt introduktionsprogram og knyttes til en medarbejder, og det er intentionen at nye medarbejdere skal føle sig velkomne. Respekt udmønter sig bl.a. i anerkendelse af faggruppernes forskellige uddannelser, opgaver og ansvarsområder i et samarbejde om fælles mål. Jf. beskrivelse i tidligere tilsynsrapport kan det være svært at være nysgerrig og anerkendende overfor kollegers måder at være og arbejde på. Det blev ikke klart for tilsynet om og hvordan, der er arbejdet med dette, men ledelsen vurderer, at der er en god omgangstone på Fenrishus. Der var MedarbejderUdviklingssamtaler (MUS) for 1½ år siden, og en ny runde skal gennemføres i efteråret. Der er nedsat en arbejdsgruppe som skal udforme nyt koncept for MUS, hvor kompetenceudvikling og værdier skal indgå. Arbejdsgruppen begynder på arbejdet med et nyt MUS-skema i starten af september, og MUS afholdes løbende med start i november Kompetenceudvikling Fenrishus har udarbejdet en kompetenceudviklingsplan, som tager udgangspunkt i virksomhedsplanens beskrivelse af opgaver og de deraf nødvendige faglige kompetencer. Aktuelt er alle medarbejdere bedt om at udfylde et individuelt kompetenceskema, og ledelsen vil derefter udarbejde en overordnet plan. Fenrishus køber supervision som en pakkeløsning af Institut for Kommunikation og Handicap. Supervisionen udmøntes i både individuel- og gruppesupervision, og afholdes efter behov. Temaerne kan fx være forældresamarbejde. Ledelsesteamet, bestående af forstanderen og to afdelingsledere, har brugt mange ressourcer på at opbygge et virksomt samarbejde omkring organisering og fordeling af opgaver. Det er nødvendigt at kende hinandens opgaver for at kunne dække ind under ferier osv. Arbejdsmiljø Fenrishus har en arbejdsmiljøaftale, som lever op til gældende lovgivning og opfylder den regionale retningslinje i henhold til standarden Arbejdsmiljø under DKM. Det er besluttet at lave en fælles temadag for alle medarbejdere, når efterårets APV og TULE skal udarbejdes. Side 8