Der vælges hvert år hhv. 3 og 4 bestyrelsesmedlemmer for en 2 årig periode, samt 2 suppleanter for en 1 årig periode i henhold til vedtægter.

Transkript

1 Forretningsorden Hoven Friskole 1. Indkaldelse af generalforsamling: Generalforsamling afholdes hvert år mellem d.15. marts og d.30.april. Indkaldelse sker som nævnt i 7 stk. 2 til forældre- og skolekredsen minimum 14 dage før afholdelsen. Forslag, som ønskes behandlet, skal være formanden i hænde senest 3 uger før. Dette sendes som en reminder i nyhedsbrev samt skrives på hjemmesiden. 2. Afholdelse af generalforsamling: Formanden udarbejder beretning. Udkast gennemgås med skolelederen. Kasserer forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med revisor og skoleleder. Skolens tilsynsførende gennemgår sin tilsynsrapport. Der vælges hvert år hhv. 3 og 4 bestyrelsesmedlemmer for en 2 årig periode, samt 2 suppleanter for en 1 årig periode i henhold til vedtægter. Dirigenten leder generalforsamling og fastsætter bl.a. afstemningsprocedurer samt sikrer sig, at betingelser for indkaldelse af generalforsamling er overholdt. 3. Konstituerende bestyrelsesmøde: Den hidtidige formand indkalder til møde snarest efter generalforsamlingen og udarbejder dagsorden. Bestyrelsen konstitueres, og der sker en orientering af nye medlemmer, underskrivelse af tavshedspligt, samt en overlapning med afgående medlemmer, der deltager i dette møde. 4. Årets bestyrelsesmøder: Som udgangspunkt afholdes der bestyrelsesmøder hver 14. dag med deltagelse af en lærerrepræsentant hver anden gang samt skolelederen hver gang. Afbud gives til formanden. Dagsorden udarbejdes af formanden, og forslag hertil skal være formanden i hænde senest 4 dage forinden mødet. Formanden leder bestyrelsesmøderne, ved dennes fravær næstformanden. Hvert møde startes med godkendelse af referat fra forrige møde. Dette varetages af sekretæren, der også rundsender referat til samtlige medlemmer. Der føres beslutningsprotokol, hvor hver mødedeltager har ret til at få protokolleret sin afvigende mening. På det første bestyrelsesmøde i hver måned gennemgås budgettet under gennemgang af skoleleder og kassereren, der forinden mødet har gennemarbejdet budgettet. 5. Godkendelse af skolekredsens medlemmer: Bestyrelsen godkender 1 gang årligt nye medlemmer til skolekredsen ud fra medlemsliste udfærdiget af støtteforeningen på baggrund af solgte medlemskort, jf. Hoven Friskoles vedtægter 4, stk. 3. 1

2 6. Indskrivningsprocedure: Der foretages løbende indskrivning hele året til alle klasser, men særskilt indskrivning til kommende 0. klasse den sidste onsdag i november året før skolestart i august. Optagelse af elever med særlige behov skal altid godkendes af bestyrelsen, og der indhentes altid papirer fra tidligere skoler, efter samtykke fra forældre/værgen. 7. Procedure ved ansættelser af fastansat personale: Denne procedure gælder ved ansættelse af skoleleder, lærere, pædagoger og teknisk/administrativt personale. Der nedsættes et indstillingsudvalg, der er et underudvalg af bestyrelse. Indstillingsudvalget afgiver sin indstilling til bestyrelsen og udfører sit hverv ud fra følgende princip: Indstillingsudvalget består af: Ved lederansættelse: - Bestyrelsen. - 2 medarbejder repræsentanter Ved andre personaleansættelser: - 3 medlemmer af bestyrelsen. - 2 medarbejder repræsentanter. - skolelederen. Udvalget udpeger en formand blandt ovenstående. Det kan besluttes, at yderligere personer deltager i udvalget. Tidsplan: Følgende punkter overvejes/arbejdes der ud fra i forbindelse med ansættelse - dato for udarbejdelse og indlevering for stillingsopslag - hvilke medier, der skal annonceres i. - Tidsfrist for svarfrister samt udvælgelse af ansøgere. - Indkaldelse af ansøgere til samtale. I indkaldelses brevet påføres navne på de, der vil være til stede ved samtalen til orientering. - Dato for udsendelse af alle ansøgninger til indstillingsudvalget samt dato for det første møde i indstillingsudvalget. - En tidsperiode (f. eks en uge) indenfor hvilken samtaler med ansøgere og udvælgelsen skal ske. - Udvalget orienteres skriftligt om hvilke ansøgere, der er indkaldt, og hvornår Det videre forløb/ selve samtalerne: - Ansøgningerne fordeles til alle i indstillingsudvalget, alternativt lægges til gennemlæsning på skolen. - Der udvælges ansøgere, som udvalget ønsker indkaldt til samtaler, samt det aftales hvem der evt. indhenter referencer (husk samtykke) - Forinden samtalerne aftales: - Hvem modtager ansøgeren til samtalen - Hvem leder samtalen (andre medlemmer kan stille supplerende spørgsmål) - Hvem tager notat - Hvem forbereder samtalerum (papir - kaffe - te vand m.m.) Efter samtaler: - Efter den sidste samtale vurderer udvalget, hvem der skal indstilles til stillingen, eller foretages en anden samtalerunde, eller om stillingen skal genopslås. - Efter indstilling træffer skolebestyrelsen det endelig valg af kommende medarbejder. I øvrigt: - Der føres referat af udvalgets arbejder/møder - Alt udleveret materiale vedrørende ansøgere afleveres til skolelederen efterfølgende til destruktion / henlæggelse i personalemappe. 2

3 - Skriftlig orientering om nyansættelser foregår ved brug af hjemmeside og nyhedsbreve til forældrekredsen. - Alle medlemmer er underlagt regler om tavshedspligt samt inhabilitet, se hhv. punkt 8 og 9 i forretningsordenen. Skolelederen ansætter tidsbegrænset medhjælp og vikarer. Forinden skal bestyrelsen orienteres om vedkommendes kvalifikationer og andre relevante oplysninger, jf. 17 stk Tavshedspligt: Tavshedspligten vedr. fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesarbejdet kan i givet fald efterprøves efter den borgerlige straffelov. Følgende forhold skal især iagttages: - Tavshedspligt vedr. enkeltpersoner, private selskaber eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller økonomiske forhold. - Tavshedspligt vedr. ansattes arbejdsforhold eller oplysninger opnået i relation hertil. - Tavshedspligt vedr. skolens økonomiske interesser, f. eks. Indhentede pristilbud m.v. - Tavshedspligten vedr. nuværende og tidligere elever samt deres elever. - Tavshedspligten gælder ALLE ansatte samt bestyrelses medlemmer, og disse skal underskrive tavshedspligt erklæring umiddelbart efter deres tiltræden. 9. Inhabilitet: Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde: - såfremt man har en økonomisk eller personlig interesse i sagens udfald, repræsenterer en part eller er nært beslægtet med nogle, der har sådan en interesse. - Såfremt man deltager i firmaledelse, foreningsdannelse eller på vegne af en anden juridisk person, har en særlig interesse i sagen - Såfremt der i øvrigt foreligger omstændigheder, der er egnede til at vække tvivl om ens upartiskhed. I tvivlstilfælde træffes afgørelse efter forvaltningslovens kapitel 2. Ved inhabilitet kan man hverken deltage i behandling eller afgørelse af den pågældende sag. 10. Udtrædelse af bestyrelsen i utide: Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde i den siddende periode, indtræder 1. suppleanten i stedet. Denne vil være på valg efter tur, som det medlem, der blev erstattet. Da vedtægterne kræver forældreflertal i bestyrelsen, kan det i særlige tilfælde være 2. suppleanten, der skal indtræde i bestyrelsen. Ansættes et bestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen, kan denne ikke beholde disse tillidshverv. Ansattes ægtefæller kan vælges til bestyrelsen, men vil være at betragt som inhabile i alle sager vedr. de ansatte samt i øvrige sager, hvor blot et enkelt bestyrelsesmedlem anser vedkommende for inhabil. 11. Bestyrelsessamarbejde med de ansatte: Bestyrelsen indkalder årligt til mindst et fællesmøde mellem bestyrelse og lærere. De ansatte kan gennem lærerrepræsentanten udtale sig om alt på bestyrelsesmøder. Lærerrepræsentanten har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøder, men kan dog af bestyrelsen blive pålagt tavshedspligt i konkrete sager. 12. Samarbejde med forældrene: Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af pædagogiske problemstillinger i skolehverdagen, skal henvise til skolelederen. Lederen har pligt til at underrette bestyrelsen om pædagogiske problemer. Hvis lederen/lærerne ikke kan magte et pædagogisk problem, kan bestyrelsen træde ind i sagen og træffe nødvendige beslutninger. Midlertidig bortvisning af elever kan foretages af skolelederen i samarbejde med lærerne. Permanent bortvisning skal godkendes af bestyrelsen. 3

4 Skolen vægter et højt informations niveau. Dette gøres ved jævnlig opdatering af hjemmeside, udsendelse af nyhedsbrev fra lærerne samt skoleleder og bestyrelse. Endvidere afholdes der et fast antal fælles forældremøder, eller når behovet byder det. 13. Skolelederens og formandens stående bemyndigelser: Skoleleder og formand er tillagt følgende standardbemyndigelser: - Bemyndigelse til fremsendelse af breve m.v. på skolens vegne - Bemyndigelse til at udtale sig til pressen på skolens vegne - Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, inden for vedtægternes rammer, idet alle tilfælde efterfølgende skal forelægges bestyrelsen. - Formanden kan underskrive ansættelsesbreve vedr. alle fastansatte. Skolelederen kan underskrive ansættelsesbreve for alle med tidsbegrænset ansættelse i begge tilfælde forudsættes det, at vedtægterne ved ansættelse er fulgt, og at dette er sket indenfor det godkendte budget eller med refusion fra Vikarkassen. 14. Bestyrelsens forpligtigelser: Bestyrelsen varetager den overordnede drift af skolen jf. vedtægterne, herunder: - Indkaldelse og afholdelse af generalforsamlinger - Ansættelse og afskedigelse af fastansat personale efter indstilling fra skolelederen - Udarbejdelse af mål og værdigrundlag i samarbejde med skoleleder og lærer-team - Fastlæggelse af overordnede rammer for drift og investeringer samt godkendelse af budgetter. - Kontakt til Dansk Friskoleforening, Ringkøbing-Skjern Kommune, skolens revisor og bank. - Deltagelse i Åbent hus arrangementer og årlig indskrivningsdag - MUS - samtaler med skoleleder - Lønforhandling med skoleleder samt udarbejdelse af karriere-plan. - Udarbejdelse af flerårig udviklingsplan. 15. Bestyrelsens forventninger til skoleleder: Skolelederen varetager den daglige og den pædagogiske drift af skolen. Ud over et nærmere fastsat undervisningstimer varetager skolelederen den overordnede administration af skolen, herunder: - Udarbejdelse af budgetter for skolen - Udfærdigelse af årsplaner, aktivitetskalender samt skemaer. - Orientering og opdatering om information fra Undervisningsministeriet, Dansk Friskoleforening og andre myndigheder, der vil få direkte effekt på skolens daglige drift. - Kontakt og netværk til andre friskoler - Kontakt til Dansk Friskoleforening, Ringkøbing-Skjern Kommune, skolens revisor og bank. - Udleje af skolens lokaler - Medarbejdersamtaler med lærere - Godkendelse af bilag - Opdatering af hjemmeside i samarbejde med bestyrelsens hjemmesideansvarlige. - APV i samarbejde med skolens sikkerhedsrepræsentant - Indsendelse af og registrering hos diverse myndigheder - Orientering til bestyrelsen om uregelmæssigheder blandt elever eller lærere. - Skolelederen kan disponere over investeringer op til kr. Beløb herover skal indstilles og godkendes af skolebestyrelsen. 16. Bestyrelsesmedlemmers udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet: Bestyrelsesmedlemmer kan ikke modtage honorar af skolens midler. Efter beslutning i bestyrelsen eller i henhold til budget kan skolen betale uddannelseskurser, instruktionsmøder m.v. for bestyrelsesmedlemmer. Nødvendige udlæg attesteres af skolens sekretær og refunderes. 4

5 17. Intern revision: Før revisor fremsender det revideret regnskab til bestyrelsen, deltager kasserer og skoleleder i et møde med revisor. På mødet skal skolens økonomi analyseres overordnet. Den samlede bestyrelse orienteres på et efterfølgende møde. Det reviderede regnskab fremlægges på ordinær generalforsamling af skolens revisor. 18. Skolens ordensregler: Efter indstilling fra skoleleder og lærere skal ordensregler godkendes af bestyrelsen. Der henvises i øvrigt til skolens principper. (Se særskilt bilag) 19. Fripladstilskud: Fordelingen sker i henhold til friskolelov og tilskudsbekendtgørelse. Dette sker på baggrund af ansøgningsoplysninger og varetages af skolelederen 20. Forældrekredsens tilsynsforpligtelse: Forældrene har til enhver tid mulighed for at følge undervisningen. Forældre vælger ekstern tilsynsførende i henhold til vedtægterne. 21. Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden: Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen som tillæg til skolens vedtægter 12, stk. 1. Enhver ændring eller tilføjelse skal behandles og godkendes på to efter hinanden følgende ordinære bestyrelsesmøder. Forretningsordenen kan ikke stride mod gældende lovgivning samt gældende vedtægter, da den juridisk er en udvidelse af vedtægternes bestemmelser. Ved vedtægtsændring skal forretningsordenen om nødvendigt justeres, og dette foretages senest ved ministeriets godkendelse af nye vedtægter. Forretningsorden er vedtaget på bestyrelsesmøde d Underskrevet af bestyrelse samt skoleleder Lone Nybro Jens Dalager Sørensen Gitte Povlsen Betina Jepsen Mogens Sørensen Kjeld Mogensen Lene Christensen John Sørensen 5