BOLIGFORENINGEN FREDENSBO PERSONALEPOLITIK

Transkript

1 BOLIGFORENINGEN FREDENSBO PERSONALEPOLITIK

2 PERSONALEPOLITIK SIDE 1 INDHOLDSFORTEGNELSE: Side 1. Personalepolitikkens baggrund 2 2. Kulturen 2 3. Krav til medarbejdere 2 4. Ansættelse 3 5. Personaleudvikling 4 6. Arbejdsforhold 5 7. Ansættelsesforholdets ophør 8 8. Seniorer 9 9. Pressen 10. Sociale aktiviteter Revision af personalehåndbog Bilag

3 PERSONALEPOLITIK SIDE 2 1. Personalepolitikkens baggrund Personalepolitikken er et redskab, der skal give ledelse og medarbejdere klare regler og forudsætninger for det at være ansat i Boligforeningen Fredensbo. Beboerne forventer, at vi leverer kvalitet og service til enhver tid. Boligforeningens ledelse og ansatte skal være i stand til at honorere disse krav. Disse forudsætninger er væsentlige i forbindelse med fastsættelse af denne personalepolitik. Boligforeningen Fredensbo skal være en attraktiv arbejdsplads, med ordnede løn og personaleforhold, et godt arbejdsmiljø og mulighed for faglig og personlig udvikling. Vi tager udgangspunkt i, at alle medarbejdere er indstillet på at udføre jobbet optimalt. Det er vigtigt at opbygge en form for korpsånd i positiv forstand. Det er ikke tilstrækkeligt, at hver enkelt medarbejder løser sine egne snævre opgaver optimalt. Der skal koordineres og samarbejdes med relevante parter, så det samlede resultat optimeres. Boligforeningen Fredensbo skal organiseres med størst mulig uddelegering af ansvaret, da det giver den bedste opgaveløsning og største arbejdsglæde. Målet er, at vore beboere skal være tilfreds med medarbejderne og det arbejde der udføres, også når der tages hensyn til beboernes betaling herfor. Medarbejdere skal være forandringsparate. Der vil løbende være behov for tilpasninger, som vil berøre den enkelte medarbejder, det skal såvel boligforeningen som medarbejdere kunne håndtere. 2. Kulturen Boligforeningen Fredensbo skal være kendetegnet ved at have en stab af engagerede medarbejdere. Vi er en lille virksomhed, hvor hver medarbejder skal være klar til at træde til, hvor der er behov for at der gøres en indsats. Arbejdsklimaet bør være sådan, at mest muligt (også konflikter) løses af de berørte medarbejdere. Ledelsen kan inddrages, hvis der er behov for prioritering og ressourcefordeling på tværs eller hvor der ikke kan opnås enighed, efter det er forsøgt at finde en løsning. 3. Krav til medarbejdere Afsnittet oplister en række krav til alle medarbejdere i Boligforeningen Fredensbo. Det er mange krav, der skal opfyldes, hvis vores boligforening fortsat skal kunne udføre den nødvendige service for beboerne til den rigtige pris. Det er vigtigt, at det arbejde der udføres, bliver udført effektivt. Opgaverne der udføres, skal være i overensstemmelse med de forventninger og prioriteringer, som er fastsat at boligforeningens ledelse, herunder bestyrelse. Udviklingen i samfundet er, at der stilles større og større krav til service og fleksibilitet. Det er vigtigt med faglige kvalifikationer og viden, og man skal kunne indgå i et samarbejde med andre, man skal kunne lære nyt og omstille sig m.v.. Derfor er de personlige kvalifikationer

4 PERSONALEPOLITIK SIDE 3 meget vigtige. De overordnede krav til medarbejderne er professionalisme, fleksibilitet og ansvarlighed. Professionalisme: Medarbejderne skal være i stand til at løse opgaverne med høj kvalitet og effektivitet. Den enkelte medarbejder skal til enhver tid have de kvalitetsmål for øje, der er opstillet af boligforeningens ledelse. Professionalisme forudsætter et højt kompetenceniveau. Det forudsættes derfor at alle medarbejdere er indstillet på at deltage i relevant efteruddannelse, når det er nødvendigt af hensyn til arbejdets udførelse. Ved de årlige MUS-samtaler skal der drøftes deltagelse i evt. efteruddannelse. Fleksibilitet og ansvarlighed: Boligforeningen og dermed også medarbejderne skal være i stand til hurtigt at omstille sig til nye krav og tilpasse ressourcer til de aktuelle forhold. Dette skal sikres ved god kommunikation mellem medarbejdere og ledelse om ønsker og krav fra begge parter. Andre egenskaber hos medarbejdere, som prioriteres højt: - serviceorienteret indstilling. Det er væsentligt, at beboerne oplever en serviceorienteret indstilling fra alle medarbejdere. Dette sker ikke ved altid at sige ja eller udføre alle mulige/umulige opgaver for vore beboere, men ved at kommunikationen sker forståeligt og afslag begrundes i lovgivningens/boligforeningens regler eller sund fornuft i øvrigt. Alle beboere skal have den samme service. - ansvarsfornemmelse. Medarbejderne skal udvise ansvarlighed og kunne stå til ansvar både internt og eksternt også for situationer ud over det rent rutinemæssige. Ledelsen skal sikre, at der er klare retningslinjer omkring kompetence og ansvar. - engagement. Opgaveløsningen bliver bedre via engagement. Medarbejderne skal kunne se udfordringer i at gøre alting bedst muligt, også selvom det kræver ændrede arbejdsmetoder. - Informationsteknologi. Hvor der anvendes informationsteknologi stilles der store krav om forandringsparathed. Alle medarbejdere skal man være parat til at anvende relevante itværktøjer. 3.2 Adfærd og omgangstone på arbejdspladsen: Det er Fredensbo s mål at sikre, at der på arbejdspladsen er en god adfærd og omgangstone, der medvirker til at sikre bl.a., at der ikke opstår situationer, hvor medarbejdere mobbes eller bliver udsat for chikane. For at nå dette mål er det vigtigt at forstå, at god adfærd og omgangstone opnås, hvis o adfærden og tonen er ønsket, rimelig og ikke stødende for modparten o adfærden og tonen ikke bruges til at true eller belønne ansatte o adfærden og tonen ikke skaber et skræmmende, fjendtligt eller ydmygende arbejdsklima for modparten. Dårlig eller ubehagelig adfærd og omgangstone skaber et dårligt arbejdsklima og er belastende for den, det går ud over. Dårlig eller ubehagelig adfærd og omgangstone er uprofessionelt og kan være ulovligt, hvilket ingen behøver at finde sig i, og hvilket ikke vil blive tolereret i virksomheden.

5 PERSONALEPOLITIK SIDE 4 Konsekvens: advarsel - afsked 4. Ansættelse Ved alle ansættelser skal der lægges vægt på ansøgerens evne til at leve op til de krav stillingen indebærer, herunder de krav personalepolitikken stiller til medarbejdere ved Boligforeningen Fredensbo. Medarbejderen har pligt til at meddele navneændringer, adresseændringer samt ændring af bankoplysninger (Nemkonto) til den personaleansvarlige. Nyansatte medarbejdere skal aflevere underskreven tro- og love-erklæring på optjent og afholdt ferie, feriefritimer, omsorgsdage og seniordage. Endvidere afgives erklæring vedr. pensionsordning. 4.1 Procedure Alle ledige stillinger skal annonceres. Dette sikrer, at alle interesserede får mulighed for at søge. 4.2 Straffeattest/børneattest/kørekort Forinden ansættelse i Boligforeningen skal der kunne fremvises en privat straffeattest uden belastende bemærkninger i forhold til jobbet - afsnit udgår og erstattes af nedenstående Medarbejderen skal forinden ansættelse i Boligforeningen og til enhver tid kunne fremvises en privat straffeattest uden belastende bemærkninger i forhold til jobbet. Endvidere skal medarbejderen ved ansættelsesforholdets begyndelse og til enhver tid kunne fremvise en negativ børneattest jf. børneattestloven. Medarbejderen skal forinden ansættelse og til enhver tid kunne fremvise gyldigt kørekort, såfremt dette er påkrævet at hensyn til den pågældendes arbejdsopgaver. Konsekvens: Afskedigelse 4.3 Stillingsbeskrivelser og funktionsbeskrivelser For alle stillinger udarbejdes stillingsbeskrivelser, som skal indeholde oplysning om stillingens organisatoriske placering og arbejdets art. Der skal ligeledes udarbejdes funktionsbeskrivelser, der beskriver medarbejderens arbejdsfunktioner. Det er forretningsførerens ansvar, at der findes stillingsbeskrivelser og funktionsbeskrivelser for alle stillinger. Funktionsbeskrivelser evalueres og justeres i forbindelse med de årlige medarbejderudviklingssamtaler. 4.4 Introduktion Den nye medarbejder skal gives en god introduktion til virksomheden. Denne skal omfatte orientering om afdelinger, administration, beboerdemokrati og de mere praktiske ting i forbindelse med arbejdets udførelse. Det er vigtigt, at introduktionen sker straks ved ansættelsen. - afsnit udgår og erstattes af nedenstående

6 PERSONALEPOLITIK SIDE 5 Den nye medarbejder modtaget på 1. arbejdsdag af nærmeste overordnede, der viser medarbejderen til rette i personalelokaler samt rundt i afdelingerne. Der gives en kort introduktion til arbejdsrutiner mm. Den nærmeste overordnede har ansvaret for at vise den nye medarbejder godt tilrette samt anvise arbejdsrutiner, betjening af maskiner mm i opstartsperioden. Administrationen udleverer nøgler, mobil, oversigter mm. På 1. arbejdsdag præsenteres medarbejderen på et personalemøde for alle medarbejdere i boligforeningen. 4.5 Samtale ved prøvetids ophør Inden udløbet af prøvetiden indkalder forretningsføreren medarbejderen til en samtale. Målet med samtalen er at gøre status over medarbejderens første ansættelsesperiode og få afstemt fremtidige forventninger mellem de to parter. 5. Personaleudvikling Med personaleudvikling menes foranstaltninger, som har til formål såvel fagligt som personligt at udvikle medarbejderen. Den enkelte medarbejder skal udvikle sig til at udføre nuværende og fremtidige arbejdsopgaver. Udviklingen skal desuden medvirke til at skabe en positiv indstilling til Boligforeningen Fredensbo, øge medarbejderens engagement og skabe trivsel og samtidig give forståelse for organisationens udvikling og tilpasning til skiftende behov og vilkår. Efter- og videreuddannelse (pkt. 5.1.) og kompetenceudvikling (pkt. 5.2.) er redskaber, der skal medvirke til medarbejdernes faglige og personlige udvikling. 5.1 Efter- og videreuddannelse Ledelsen er inden for de til enhver tid givne økonomiske og arbejdsmæssige rammer positivt indstillet over for medarbejdernes ønsker om relevante efter- og videreuddannelser, ligesom det forudsættes, at medarbejderne er parate til at gennemgå sådanne uddannelser. I det omfang kurser, som afvikles i fritiden, er relevante for medarbejderens arbejdsområde, kan der betales undervisningsgebyr og/eller -materialer samt gives tjenestefrihed i forbindelse med eksamener. Tilmelding til efter- og videreuddannelse foretages af administrationen efter forudgående godkendelse af forretningsføreren. Forplejning i forbindelse med uddannelse betales af boligforeningen, såfremt der afleveres kvittering for udlæg. Udlæg til offentlig transport afregnes ved fremvisning af kvitteringer. Der udbetales kørselsgodtgørelse efter statens takster for brug af privat bil, såfremt det ikke er muligt at benytte firmabil. Elevers transportudgifter refunderes i henhold til godtgørelse fra uddannelsesstedet. 5.2 Kompetenceudvikling

7 PERSONALEPOLITIK SIDE 6 Kompetenceudvikling er vigtig og nødvendig for at organisationen og medarbejderne til enhver tid kan håndtere både nuværende og fremtidige krav. Viden skal løbende vedligeholdes og videreudvikles. Og forældet eller unødvendig viden skal aflæres. Medarbejdernes kompetencer skal udvikles, så de matcher mål og arbejdsopgaver både på kort og langt sigt. Kravene vil naturligvis være forskellige alt efter stillingsindhold for den enkelte medarbejder. Efter/videreuddannelse kan både ske som interne og eksterne kurser. Det kan også være kursus på job, altså som en opkvalificering samtidig med, at arbejdsopgaver udføres. 5.3 Omplacering Alle medarbejdere skal være indstillet på, at der kan ske en ændring af arbejdsopgaverne. F.eks. omplacering til andre end hidtidige arbejdsopgaver. Der kan forekomme ved sygdom, fravær, variation i arbejdsbelastningen, organisatoriske ændringer eller forskelle mellem krav og formåen. 5.4 Medarbejderudviklingssamtaler Alle medarbejdere deltager i årlige medarbejderudviklingssamtaler (MUS). MUS føres mellem medarbejderen og forretningsføreren på grundlag af et forberedelsesmateriale, som anvendes af både medarbejder og forretningsfører. MUSmaterialet evalueres med jævne mellemrum og udvikles så det hele tiden er tilpasset organisationen. MUS indeholder to hovedelementer: - Mål, opgaver, tilbageblik og kompetencer - Kompetenceudvikling 6. Arbejdsforhold Nedenfor er oplistet en række forhold af betydning for ansættelsesforhold ved Boligforeningen Fredensbo. Der er tale om generelle bestemmelser for alle medarbejdergrupper. Det er naturligvis sådan, at de enkelte overenskomster går forud for denne personalepolitik. 6.1 Arbejdstilrettelæggelse Generelle principper for placering af den daglige arbejdstid, arbejdstidstilrettelæggelse, fast arbejdstid m.v., fastsættes af forretningsfører i samråd med de ansatte. Hvis det er nødvendigt for arbejdets udførelse, kan ledelsen pålægge den enkelte medarbejder andre arbejdstider end de generelt fastsatte, naturligvis altid i overensstemmelse med overenskomstens bestemmelser. Arbejdet bør tilrettelægges således, at overarbejde/merarbejde så vidt muligt undgås. I det omfang overarbejde ikke kan undgås, opgøres det sammen med afspadsering på særlige arbejdstidsblanketter, som hver måned afleveres til den nærmeste leder. Overarbejde aftales altid med nærmeste foresatte leder, medmindre der er tale om uopsættelige opgaver. - afsnit udgår og erstattes af nedenstående

8 PERSONALEPOLITIK SIDE 7 Arbejdet bør tilrettelægges således, at overarbejde/merarbejde så vidt muligt undgås. Overarbejde aftales altid med nærmeste foresatte leder, medmindre der er tale om uopsættelige opgaver. I det omfang overarbejde ikke kan undgås, opgøres det sammen med afspadsering på særlige arbejdstidsblanketter, som hver måned afleveres til den nærmeste leder. 6.2 Arbejdsbeklædning I det omfang boligforeningen stiller arbejdsbeklædning til rådighed, skal den ansatte bære denne beklædning ved arbejde i boligforeningen. Der er lavet en lokalaftale mht. til arbejdsbeklædning for ejendomsfunktionærer jfr. bilag A. 6.3 Placering af den daglige arbejdstid hele afsnit flyttet til punkt 6.1 Generelle principper for placering af den daglige arbejdstid, arbejdstidstilrettelæggelse, fast arbejdstid m.v., fastsættes af forretningsfører i samråd med de ansatte. Hvis det er nødvendigt for arbejdets udførelse, kan ledelsen pålægge den enkelte medarbejder andre arbejdstider end de generelt fastsatte, naturligvis altid i overensstemmelse med overenskomstens bestemmelser. 6.3 Medarbejderrapport Medarbejderen udfylder hver måned en medarbejderrapport med angivelse af feriedage, feriefritimer, tjenestefri, sygdom, udkald overarbejde mm. se bilag A Der angives dato, tidsrum, årsag og andre relevante oplysninger. Medarbejderrapporten afleveres senest den 22. i hver måned til nærmeste overordnede, der sørger for, at den afleveres til den løn-ansvarlige i administrationen. 6.4 Tjenestefrihed/orlov Der er gives frihed i henhold til lokalaftale mellem ledelse og medarbejdere jfr. bilag B. Der gives ikke frihed med løn, såfremt medarbejderen er forhindret i at møde på arbejde pga. sne eller øvrige transportforhindringer. Tjenestefri anføres på medarbejderrapporten med angivelse af art og tidspunkt. Tjenestefri angives med klokkeslæt, såfremt der ikke er tale om en hel arbejdsdag. 6.5 Ferieafvikling/feriefritimer og afspadsering (ny) Afvikling af feriefridage og ferie for ejendomsfunktionærer sker i samråd mellem forretningsfører og den områdeansvarlige ejendomsfunktionær og efter de retningslinjer som fremgår af bilag C. Afspadsering afvikles efter aftale med nærmeste foresatte. Ferie og feriefritimer anføres på medarbejderrapporten med angivelse af art og tidspunkt. Feriefritimer angives med klokkeslæt, såfremt der ikke er tale om en hel arbejdsdag.

9 PERSONALEPOLITIK SIDE 8 Nyansatte medarbejdere, der endnu ikke har optjent fuld ferie med løn ved boligforeningen skal afholde ferie uden løn i henhold til ferielovens bestemmelser. Der afgives erklæring om tidligere optjent og afholdt ferie, feriefritimer, omsorgsdage og seniordage. Ved fratrædelse afholdes al ferie optjent til afholdelse i indeværende ferieår Arbejdsbeklædning (ny) Medarbejderne skal i deres påklædning og ydre altid fremstå velsoigneret og professionelt. I det omfang boligforeningen stiller arbejdsbeklædning til rådighed, skal den ansatte bære denne beklædning ved arbejde i boligforeningen. Til ejendomsfunktionærer udleveres den nødvendige arbejdsbeklædning og det nødven-dige sikkerhedsudstyr under hensyn til årstiden. Arbejdsbeklædning og sikkerhedsudstyr skal, hvis ikke der skriftligt er aftalt andet, afleveres ved fratræden. Der er lavet lokalaftale mht. til arbejdsbeklædning for ejendomsfunktionærer Mobiltelefoner og nøgler (ny) Boligforeningen udleverer ved ansættelsesforholdets begyndelse mobiltelefon med lader og de nødvendige nøgler. Ved fratrædelse afleveres mobil med lader samt nøgler ved arbejdstidsophør den sidste arbejdsdag Transport/kørselsgodtgørelse (ny) Der udbetales kørselsgodtgørelse efter statens takster for brug af privat bil, såfremt det ikke er muligt at benytte firmabil. Udbetaling kan kun finde sted, såfremt der afleveres korrekt udfyldt kørselsregnskab jf. bilag D. Kørselsregnskab afleveres senest den 22. i hver måned til nærmeste overordnede, der sørger for, at den afleveres til den løn-ansvarlige i administrationen. 6.9 Bibeskæftigelse (tidligere afsnit 6.5) Der stilles ikke noget specifikt krav med hensyn til medarbejderes bibeskæftigelse. Det skal dog til enhver tid være sådan, at den enkelte medarbejder ikke bør påtage sig bibeskæftigelse, der vil gå ud over den indsats, der ydes af medarbejderen ved dennes beskæftigelse i Boligforeningen Fredensbo. Medarbejdere bør heller ikke tage bibeskæftigelse, der kan medføre interessekonflikter. Ved tvivlstilfælde bør der rådføres med forretningsfører Lønpolitik/lokalaftaler (ny) Eventuelle lokalaftaler for ejendomsfunktionærer forhandles af forretningsføreren samt medarbejder-gruppens tillidsrepræsentant og yderligere en medarbejdervalgt repræsentant. Lokalaftalen godkendes af foreningens bestyrelse. Eventuelle lokalaftaler for øvrige medarbejdere forhandles af medarbejderen / medarbejderne og forretningsføreren eventuelt med deltagelse af repræsentant for de pågældendes faglige organisation, og godkendes af foreningens bestyrelse Forhold til leverandører (tidligere afsnit 6.6)

10 PERSONALEPOLITIK SIDE 9 Det forventes, at den enkelte medarbejder ikke kommer i et afhængighedsforhold til boligforeningens leverandører ved at sammenblande private forhold med ansættelsesforholdet i boligforeningen. En leverandør må ikke på nogen måde blive presset til at give særligt favorable vilkår til ansatte i boligforeningen i forbindelse med private arbejder. Det er selvfølgelig i orden, at ansatte i boligforeningen kan opnå de samme vilkår som kunder i øvrigt kan opnå. Ligesom en eventuel rabatordning til boligforeningen må udnyttes af medarbejdere, hvis det sker på leverandørens eget initiativ. Af hensyn til boligforeningens omdømme er det vigtigt, at iagttage dette. Der må under ingen omstændigheder ske sammenblanding af arbejde udført for boligforeningens regning og for medarbejderens regning. Materialer der er købt til boligforeningen må ikke hjemtages til medarbejderens private brug medmindre, der er lavet en klar aftale herom med nærmeste foresatte og at der er tale om overskydende materialer i begrænset omfang, der i øvrigt ikke forventes, at kunne anvendes senere. Medarbejdere må låne alle håndværktøjer, mindre maskiner, trailer og lignende, når det er til eget private brug. Eventuelle forbrugsstoffer til værktøjet skal betales af den ansatte, når det skønnes at der er tale om et væsentligt forbrug. Det tilrådes, at spørge den nærmeste foresatte, hvis der er tvivl om dette forhold Forhold til beboerne (tidligere afsnit 6.7) I kraft af boligforeningens stilling på boligmarkedet og de særlige lovkrav, der gælder for den almene boligsektor, vil der i afdelingerne være en bred sammensætning af beboere, som alle har en forskellig baggrund og forudsætning for at bo hos os. Alle ansatte skal være indstillet på at agere under denne forskellighed og i være indstillet på at gøre en særlig indsats i kommunikationen med svage beboere. Det kan f.eks. være psykisk syge, indvandrere. sidste sætning udgår. Al kommunikation med beboere skal ske med respekt for den enkelte beboers forudsætninger og ske på en sådan måde, at beboeren oplever kommunikationen ligeværdig og imødekommende uanset årsagen til henvendelsen. Beboeres klager over andre beboere skal rettes til administrationen og gerne skriftligt. Ved skriftlighed sikres, at der er det rigtige grundlag for en senere behandling af sagen i beboerklagenævnet, og at klagen er begrundet. Nogle beboere har dog svært ved at formulere skriftlige klager, og vi bør ikke afvise også at behandle mundtlige klager. Ejendomsfunktionærer skal udelukkende tage sig af problemer og klager omkring udearealer og bygninger. Her kan beboerne vejledes, hvis det er åbenlyst forkert, det der sker, og samtidig er til gene for andre beboere. Det kan f.eks. være uhensigtsmæssig placering af cykler eller biler. Påtale skal altid gives som en venlig henstilling. Hvis der er tale om overtrædelse af husordenen vedr. støj eller lignende skal ejendomsfunktionærerne kun påtale dette, hvis der er tale om så kraftige gener, at der bør skrides ind straks. Alle andre klager fra beboere i afdelingen skal rettes til kontoret, som så tager sig af sagen. Dette sker for at beskytte ejendomsfunktionærerne, der ikke skal komme i klemme ved en konflikt mellem beboerne Arbejdsmiljø/APV (tidligere afsnit 6.8) Med fysisk arbejdsmiljø menes arbejdspladsens udformning med tekniske hjælpemidler. Med psykisk arbejdsmiljø menes arbejdsorganisation, arbejdsformer, kontaktmuligheder, socialt

11 PERSONALEPOLITIK SIDE 10 samvær m.v. Begge forhold er væsentlige for boligforeningen og ledelsen har ansvaret for disse områder fungerer godt. Udformning af et sikkert og sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø skal ske i samarbejde med medarbejderne og stimulere medarbejderne i deres arbejde, fremme deres sikkerhed, arbejdsglæde og trivsel. På den årlige MUS-samtale skal såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø indgå som et væsentligt element, herunder, at APV- skemaer revurderes. Der vælges en sikkerhedsrepræsentant blandt medarbejderne. Sikkerhedsrepræsentanten skal varetage funktionen for alle medarbejderne i boligforeningen. Valgperioden er 2 år. Sikkerhedsrepræsentant og forretningsføreren udgør tilsammen boligforeningens sikkerhedsgruppe/arbejdsmiljøorganisation, og har ansvaret for afvikling af den årlige arbejdsmiljødrøftelse samt APV i øvrigt. Referater fra APV-møder opbevares i mapper, der findes i frokoststuerne, i malerværksted samt på kontoret Vaccinationer (ny) Ejendomsfunktionærer er pligtige til umiddelbart efter ansættelse at lade sig vaccinere mod Hepatitis A og B samt difteri og stivkrampe. Endvidere er ejendomsfunktionærer pligtigt til løbende at lade sig revaccinere mod ovennævnte sygdomme samt øvrige påbudte vaccinationer, der er nødvendige for at bestride jobfunktionen. Nødvendige vaccinationer betales af boligforeningen. Såfremt medarbejderen allerede er vaccineret mod de pågældende sygdomme skal denne aflevere kopi af vaccinationskort/attest fra lægen. Konsekvens: afskedigelse 6.15 Særlige ansættelsesordninger (tidligere afsnit 6.9) Medarbejdere, som enten for en periode eller permanent er ude af stand til at varetage deres arbejde på normal måde, bør støttes. Hvis problemet er forbigående kan det ske ved f.eks. midlertidig nedsættelse af arbejdstiden, overgang til andet arbejde eller lignende. Boligforeningen er åben over for at anvende ordninger for ansættelse på særlige vilkår f.eks. flexjob, skånejob, puljejob, delpension både til at knytte nye ansatte til boligforeningen og til at fastholde allerede ansatte i en ansættelse Sygdom / sygt barn (tidligere afsnit 6.10) Sygdom skal anmeldes senest kl på 1. fraværsdag. Anmeldelsen kan ske enten til ejendomsfunktionærernes kontor eller til administrationen. udgår og erstattes af nedenstående. Sygdom skal anmeldes senest kl på 1. fraværsdag. Anmeldelsen skal ske til administrationen og den områdeansvarlige. Såfremt medarbejderen bliver syg under ferie, gives der sygemelding til forretningsføreren, eller dennes stedfortræder pr. telefon; i nødstilfælde ved ophold i udlandet anmeldes sygdom under ferie pr. mail til info@frbo.dk.

12 PERSONALEPOLITIK SIDE 11 Sygdom kan ikke anmeldes via sms. Medarbejderen er forpligtet til at dokumentere fraværets berettigelse ved afgivelse en tro- og love-erklæring eller ved lægeattest på foranledning af boligforeningens ledelse på 4. sygedag efter påkrav herom. Afgives erklæringen ikke, betragtes medarbejderens fravær som ulovligt fravær. I det omfang, at der i overenskomsten er aftalt frihed ved barns sygdom skal der gives anmeldelse, som ved sygdom. Ledelsen kan bede medarbejderen om en lægeerklæring vedr. sygefravær. Efter 14 dages sygefravær kan der forlanges en attest fra den ansattes læge om sygdommens forventede varighed. Hvis antallet og/eller karakteren af forudgående sygemeldinger taler for det, kan der kræves lægeattest tidligere, dog normalt tidligst fra 4. sygedag. udgår og erstattes af ovenstående. Boligforeningen er berettiget til refusion svarende til de dagpenge, som den ansatte ellers ville have ret til efter dagpengeloven. Refusionen hentes via en blanket, som sendes til den ansatte, og som den ansatte har pligt til at returnere i underskrevet stand. Ansatte med kroniske og/ eller livstruende sygdomme kan fortsætte i ansættelsesforholdet og i deres normale arbejdsaktiviteter, så længe helbredet tillader det. Skønner en medarbejder, at sygdom eller personlig krise nedsætter evnen til at passe jobbet permanent eller i en afgrænset periode, kan medarbejderen i fortrolighed henvende sig til ledelsen, således at arbejdsforholdene - så vidt det er muligt - kan tilpasses den enkeltes arbejdsevne. Ledelsen kan også tage initiativ til en samtale, hvis en medarbejder fungerer utilfredsstillende på arbejdspladsen, for derved at få afdækket problemet og aftale en handlingsplan. Ved MUS drøftes medarbejderens sygefravær i det forløbne år. Ved et uforholdsmæssigt stort antal sygedage søges årsagerne til sygdommen afdækket, således at der evt. kan aftales en handlingsplan, der kan forebygge fortsættelse af et stort sygefravær. Forudsat, der er hjemmel hertil i den overenskomst, der er gældende for medarbejderen kan der ske opsigelse som følge af sygefravær, hvis opsigelsen er rimeligt begrundet i den ansattes eller boligforeningens forhold. Ved vurderingen kan der bl.a. lægges vægt på, hvor belastende sygefraværet er for boligforeningens drift, om sygdommen er foranlediget af arbejdet, længden af fraværet sammenholdt med den ansattes anciennitet. Af betydning kan også være sygdomsmønstret (f.eks.) usædvanlig mange korte sygeperioder, mulighederne for snarlig genoptagelse af arbejdet, risiko for tilbagefald osv Arbejdsskade/ulykke (ny) Anmeldelse af arbejdsskader/ulykker skal ske til forretningsføreren eller dennes stedfortræder samt sikkerhedsrepræsentanten. Administrationen anmelder skaden i henhold til lovgivning. Forretningsføreren, fuldmægtig eller sikkerhedsrepræsentanten kan rekvirere psykolog-hjælp hos Falck Healthcare Alkohol- og rusmidler, medicin (tidligere afsnit 6.11) Alkoholindtagelse Indtagelse

13 PERSONALEPOLITIK SIDE 12 Af hensyn til arbejdets kvalitet, betjening af maskiner m.m. og boligforeningens image over for beboere og eksterne samarbejdspartnere, må medarbejdere normalt ikke indtage alkohol i arbejdstiden. Undtaget fra denne hovedregel er dog receptioner, personalefester eller andre fælles festlige lejligheder, når disse er arrangeret af boligforeningen eller samarbejdspartnere. Der må dog drikkes maksimalt én almindelig øl i forbindelse med middagspausen. Det forudsættes til enhver tid, at boligforeningens medarbejdere ikke indtager alkohol i et omfang, der medfører uegnethed til at føre motorkøretøj iht. færdselslovens almindelige bestemmelser herom, samt til betjening af motorredskaber m.m., der skal anvendes til udførelsen af medarbejderens opgaver for boligforeningen. udgår og erstattes af nedenstående. Af hensyn til arbejdets kvalitet, betjening af maskiner m.m. og boligforeningens image over for beboere og eksterne samarbejdspartnere, accepteres det ikke at medarbejdere indtager rusmidler af nogen art i arbejdstiden. Ledelsen kan med kort varsel forlange, at der foretages alkohol- og rusmiddeltest, såfremt ledelsen har mistanke om, at medarbejderen er til fare for sig selv eller andre under udførelse af arbejdet. Der indtages alkohol i arbejdstiden i forbindelse med receptioner, personalefester eller andre fælles festlige lejligheder, når disse er arrangeret af boligforeningen eller samarbejdspartnere. Der må maksimalt indtages én almindelig øl i forbindelse med middagspausen. Det forudsættes til enhver tid, at boligforeningens medarbejdere ikke indtager alkohol eller andre rusmidler i et omfang, der medfører uegnethed til at føre motorkøretøj iht. færdselslovens almindelige bestemmelser herom, samt til betjening af motorredskaber m.m., der skal anvendes til udførelsen af medarbejderens opgaver for boligforeningen. Ligeledes forudsættes det til enhver tid, at boligforeningens medarbejdere ikke indtager medicin i et omfang, der medfører uegnethed til at føre motorkøretøj iht. færdselslovens almindelige bestemmelser herom, samt til betjening af motorredskaber m.m., der skal anvendes til udførelsen af medarbejderens opgaver for boligforeningen. Alkohol- og rusmiddelproblemer Misbrugsproblemer En medarbejder, som erkender at være på vej ind i et alkoholproblem (udgår) misbrug, kan gennem sin faglige organisation eller gennem ledelsen søge hjælp og vejledning. Kollegaer, der opdager eller vurderer, at en medarbejder har et alkoholproblem misbrug, bør tilskynde denne til at søge hjælp. Det er en kollegial pligt at gribe ind i tide ved at gå direkte til medarbejderen. Hvis ledelsen vurderer, at en medarbejder har et alkoholproblem (udgår) misbrug, forelægges denne vurdering for medarbejderen med henblik på at afdække problemet og fastlægge en handlingsplan. Ledelsen og/eller den faglige organisation kan bistå med at undersøge hjælpemuligheder hos den faglige organisation, forsikringsordninger, pensionskasse eller -ordning eller i det offentlige system. Ledelsen udarbejder sammen med den pågældende medarbejder og en evt. bisidder, hvis medarbejderen ønsker det, en handlingsplan, som indebærer vejledning og eventuel behandling. En aftale om en sådan handlingsplan er bindende for begge parter. Alle henvendelser, forhandlinger og undersøgelser vedr. alkoholproblemer (udgår) misbrug og medicin behandles med diskretion Rygepolitik (tidligere 6.12)

14 PERSONALEPOLITIK SIDE 13 Nedenstående regler gælder for såvel almindelige tobaksvarer som E-cigaretter Rygning i Boligforeningens lokaler Det er ikke tilladt at ryge indendørs i boligforeningens lokaler. Det gælder både kontorer, møderum, toiletter, kantiner, lagerrum, værksteder, opgange og kældre samt andre indendørs opholdssteder. Virksomhedens lokaler omfatter også alle lukkede køretøjer, der anvendes i det daglige arbejde samt alle lejligheder såvel beboede som ubeboede. Rygning i afdelingernes fælleslokaler Det er ikke tilladt for hverken lejere, disses gæster eller boligforeningens personale, at ryge i afdelingernes selskabslokaler, gæstelejligheder, vaskerier og øvrige fællesrum. Overtrædelse af reglerne Overtrædelse af rygereglerne vil medføre en advarsel til medarbejderen. Gentagende overtrædelse kan medføre opsigelse og i grovere tilfælde bortvisning af medarbejderen Informationsteknologi/telefoni (tidligere 6.13) Boligforeningen har rettigheden til alle formularer, programmer og lignende medarbejderne udvikler i deres arbejde for boligforeningen, hvis ikke der er lavet anden skriftlig aftale herom. Der skal udvises ansvarlighed ved anvendelsen af internet og . Privat brug, i arbejdstiden, må kun ske i begrænset omfang, når det er praktisk af hensyn til den enkeltes private forhold. Medarbejderne skal altid udvise loyalitet overfor boligforeningen, dens beboere og medlemmer samt leverandører, og må ikke offentligt udtrykke illoyalitet via sociale medier, mails, sms er, omtale eller lign. Mails og lign. information, der er modtaget i boligforeningens regi, må ikke slettes, hvis der er tale om mails, som har betydning for????? Anvendelse af og Internet til spredning af virus eller meddelelser med anstødelig eller racistisk indhold accepteres ikke og kan medføre bortvisning/afskedigelse under hensyn til forseelsens karakter. Virksomhedens telefoner må benyttes til private beskeder, når der er tale om korte og vigtige samtaler, der er nødvendige at føre i arbejdstiden. Det kan være af hensyn til familie, børn, læge m.m.. Anvendelse af egne mobiltelefoner i arbejdstiden skal begrænses til uopsættelige samtaler af samme karakter som nævnt under virksomhedens telefoner Personalemøder (ny) Der afholdes personalemøde hver den 2. torsdag i måneden eller efter behov. Der afholdes ikke møde i juli måned. Referater fra personalemøder opbevares i mapper, der findes i frokoststuerne, hos maler samt på kontoret Jubilæum (ny)

15 PERSONALEPOLITIK SIDE 14 Der afholdes et arrangement, hvor personale, bestyrelse, samt jubilarens nærmeste familie deltager. Deltagerkredsen kan ikke udvides, og jubilaren kan ikke selv bidrage til arrangementet, der afholdes i egne lokaler og aftales nærmere med jubilaren. Boligforeningen er arrangør og udsender indbydelser m.m.. Boligforeningens bestyrelse sørger for det praktiske i samarbejde med kontoret Førstehjælp Ansatte i Fredensbo kan på arbejdspladsen komme ud for situationer, hvor øjeblikkelig førstehjælp kan begrænse følgerne af en ulykke/sygdom. Derfor skal alle ansatte gennemgå grundkursus i førstehjælp samt deltage i efterfølgende opfølgningskurser efter ledelsens anvisninger. 7. Ansættelsesforholdets ophør Uansøgt afskedigelse bør så vidt muligt undgås, men kan blive nødvendig på grund af medarbejderens forhold eller udefra kommende omstændigheder, besparelser eller lignende. Afskedigelser skal i givet fald ske efter nøje overvejelser og i overensstemmelse med gældende bestemmelser og overenskomster, herunder vedrørende begrundelse, opsigelsesvarsel og inddragelse af tillidsrepræsentanter eller medarbejderens faglige organisation. Det er vigtigt, at påkrævede reduktioner i antallet af medarbejdere gennemføres på en måde, der sikrer at boligforeningen ved at fastholde kvalificerede medarbejdere kan løse sine opgaver i overensstemmelser med de fastlagte strategier og planer. 7.1 Uansøgt afsked, der er begrundet i medarbejderens forhold Afskedigelser, som er begrundet i medarbejderens forhold, vil normalt kun ske efter forudgående advarsel, medmindre der er tale om forhold af en sådan karakter, at det kan medføre bortvisning eller suspension. Ved tildeling af en advarsel skal den pågældende medarbejder skriftligt gøres bekendt med begrundelsen for advarslen og med, at forholdet vil kunne medføre afskedigelse, hvis det ikke ændres. Beslutning om tildeling af advarsel eller afskedigelse træffes af forretningsføreren i samarbejde med boligforeningens formand. Boligforeningens bestyrelse skal efterfølgende orienteres om forholdet. I begge tilfælde skal medarbejderens tillidsrepræsentant eller faglige organisation inddrages forinden, som minimum med en orientering. I øvrigt følges gældende regler og god kutyme. 7.2 Uansøgt afsked, der er begrundet i besparelser eller andre forhold Afskedigelse bør så vidt muligt søges undgået ved afværgeforanstaltninger som for eksempel muligheder gennem naturlig afgang og muligheder for intern omplacering. Disse muligheder drøftes så tidligt som muligt i processen med en eventuel tillidsrepræsentant. Såfremt afskedigelser alligevel bliver nødvendige, bør de gennemføres på en sådan måde, at de ikke vanskeliggør den enkeltes mulighed for genbeskæftigelse, og den afskedigede medarbejder har ret til at få en skriftlig udtalelse om, at afskedigelsen er begrundet i besparelser.

16 PERSONALEPOLITIK SIDE 15 I forbindelse med afskedigelse bør følgende hensyn indgå i ledelsens overvejelser: - Generelle/særlige kvalifikationer, som boligforeningen ønsker at fastholde. - Arbejdsområder/arbejdsopgaver. Nødvendige afskedigelser bør primært ske inden for de aktiviteter, der bortfalder eller beskæres, eller hvor rationaliserings- og effektiviseringsforanstaltninger skal gennemføres, men med en afvejning af medarbejdernes kvalifikationer set i forhold til de tilbageværende aktiviteter. Gældende regler for området skal naturligvis først og fremmest respekteres. 7.3 Fratrædelsessamtale I forbindelse med en medarbejders fratræden skal den pågældende tilbydes, at der afholdes en fratrædelsessamtale med forretningsføreren eller, hvis medarbejderen ønsker det, med bestyrelsesformanden. Formålet med en fratrædelsessamtale er at give medarbejderen mulighed for at fortælle om sin opfattelse af ansættelsesforholdet. I forbindelse med en fratrædelsessamtale vil det endvidere være muligt at få drøftet, om det er forhold i virksomheden, som har medvirket til medarbejderens beslutning om at fratræde sin stilling. Samtalen er tænkt som en åben og uformel dialog, og deltagelse i en fratrædelsessamtale er frivillig. 8. Seniorer Boligforeningen Fredensbo ønsker at beskæftige medarbejdere i alle aldersgrupper. Når en medarbejder er fyldt 58, skal der på de årlige MUS-samtaler indgå drøftelser om seniortilværelsen i boligforeningen. Her drøftes medarbejderens egne overvejelser og lederens bud på, hvordan medarbejderens ressourcer bedst kan udnyttes i de resterende år på arbejdspladsen. Samtalen har endvidere det formål at fremme motivationen og forståelsen for, at det er vigtigt at tilrettelægge sin fratræden fra arbejdspladsen i god tid. Det er op til den enkelte medarbejder hvilket omfang drøftelsen skal have, idet den enkelte medarbejder kun er forpligtet i henhold til overenskomstens bestemmelser om opsigelsesvarsel m.m. 9. Håndtering af pressen (ny) Det er formanden for boligforeningens bestyrelse og forretningsføreren, der udtaler sig til pressen om generelle forhold. Hvis det er nødvendigt, kan en fuldmægtig stedfortræder for forretningsføreren i dennes fravær udtale sig med efterfølgende orientering til denne. Medarbejdere må kun udtale sig til pressen om forhold i boligforeningen efter aftale med forretningsføreren. Medarbejdere kan herudover udtale sig på egne vegne, men det er vigtigt at huske på, at personlige meninger ikke nødvendigvis deles af organisationen, men at de ofte alligevel vil blive tillagt boligforeningen. Er du i tvivl, så kontakt forretningsføreren 10. Sociale aktiviteter (tidligere 9) (revideres)

17 PERSONALEPOLITIK SIDE 16 Den særlige organisationsform, som boligforeningen har, gør det ekstra påkrævet, at der laves aktiviteter, der sikrer samvær dels mellem medarbejdergrupperne på tværs og dels mellem medarbejderne og bestyrelsen. Derfor, vil der være afsat et beløb til disse aktiviteter i de årlige budgetter. Beløbet kan evt. gives som tilskud til aktiviteter i en eventuel personaleforening. Der skal tilstræbes mindst 2 årlige arrangementer, hvor medarbejdere med ledsager samt bestyrelse med ledsager deltager. Herudover kan der arrangeres aktiviteter, der kun retter sig mod personalet. For at få så mange som muligt til at deltage, er det vigtigt, at det er arrangementer, som er af bred interesse. Disse arrangementer er et vigtigt element, der er med til at skabe en god korpsånd og sammenhold i organisationen. Det er et mål, at få oprettet en personaleforening, der kan tage sig af aktiviteter på dette område. Der kan evt. suppleres med bestyrelsesmedlemmer til de aktiviteter, der skal afholdes sammen med bestyrelsen. Der er i virksomheden oprettet en fælles gavekasse, hvortil ansatte og bestyrelsesmedlemmer indbetaler kr. 20,- pr. md. Der er ikke pligt til at være medlem af denne ordning, men medlemskab betragtes som en af de aktiviteter, der er medvirkende til at fremme fællesskabet. 11. Revision af personalehåndbog (ny) Personalehåndbogen revideres, når der er behov herfor; dog tages den op til revision hvert andet år. Personalehåndbogen udarbejdes af boligforeningens ledelse og oplæg til revisioner fremlægges for medarbejderne, som har mulighed for at fremkomme med ønsker til ændringer/tilføjelser og andre input. Seneste reviderede udgave udleveres ved henvendelse til administrationen. Ændringer til personalehåndbogen udleveres, når ændringen er vedtaget og træder i kraft med det lovpligtige varsel.