Forventninger til rul 2. Afdelinger i rul 2 Børneafdelingen Neurologisk Afdeling Urinvejskirurgisk Afdeling Øjenafdelingen

Transkript

1 Nr april 2011 Åbningstider i påsken på EPJ-kontoret: Kontoret holder åbent som sædvanligt mandag, tirsdag og onsdag op til helligdagene. Afdelinger i rul 2 Børneafdelingen Neurologisk Afdeling Urinvejskirurgisk Afdeling Øjenafdelingen Forventninger til rul 2 1. maj trykker Vest på EPJ-knappen endnu en gang, og flere af afdelingerne som er med i næste rul, fortæller her i EPJ-nyhedsbrevet om deres forventninger til MidtEPJ. I denne uge har nyhedsbrevet desuden stillet spørgsmål til EPJ-kontoret om den kommende udrulning læs svarene på side 2. 5 EPJ-spørgsmål til EPJ-kontoret Forventninger til rul 2 Nødprocedurer, fejlindmeldinger og spørgsmål/svar på EPJ-siden side 2 side 4 side 5 Hospitalsenheden Vest

2 5 EPJ-spørgsmål til EPJ-kontoret EPJ-koordinator Jeanette Dent fra EPJ-kontoret svarer denne uge på 5 spørgsmål om udrulningen af MidtEPJ bl.a. hvorfor det er nødvendigt at sætte alle supportere ind på opgaven igen til næste udrulning, og hvordan supporten kommer til at adskille sig fra den første udrulning. Hvor mange brugere kan logge sig på MidtEPJ efter 1. maj? Der kommer ca. 500 flere, der skal bruge den fulde MidtEPJ. Mange er brugere allerede i dag, dog kun til MEM (Medicinmodulet), RSM (Rekvisition/Svar-modulet) og BOM (Bookingmodulet). Er der taget højde for en øget systembelastning ved, at der kommer flere brugere? Ja, IT-drift og leverandørerne (Systematic og Capgemini) holder hele tiden øje med systemet og særlig op til og efter, at der er flere afdelinger, som tager MidtEPJ i brug. Programgruppen holdes løbende orienteret på dette, og projektledelserne på de forskellige hospitaler er også løbende orienteret om, hvordan systemet reagerer på, at der kommer flere brugere på systemet. De enkelte funktioner overvåges, og der måles svartider på f.eks. log on, eller oprettelse af et resultat m.v. Der er fastsat acceptable svartider, og der kigges på problemområder løbende, hvis der opstår nogle problemer. Side 2

3 Hvorfor er det nødvendigt at bruge samtlige knap 150 supportere igen til rul 2? Brugere af MidtEPJ skal lære rigtig mange nye arbejdsgange og et nyt dokumentationssystem at kende. Der gives to timers introduktion til alle, men dette er jo ikke tilstrækkelig undervisning. Selv om implementeringsperioden ikke havde været så presset, vil undervisning, som foregår mere eller mindre frarevet fra den kliniske hverdag ikke give den samme læring, som sidemands-oplæring i de kliniske situationer vil gøre. Derfor skal man se på hele supportperioden som en undervisningssituation. Læring foregår ofte bedst, når man sidder med konkrete patientrelaterede opgaver. Derfor vil vi gerne sikre, at der er supportere nok til afdelingerne, når de ruller, så denne undervisning kan foregå på alle tider af døgnet. Der er beregnet en mødeprofil på supportere, som skal kunne dække det behov, der er i de enkelte afdelinger for support. Det, at vi bruger alle i dette rul, selv om det ikke er det største rul, hænger sammen med, at udrulningen også er en læringsproces for supporterne, og at de alle skal i ilden, så de er klar til tredje rul, hvor der for alvor bliver trukket på hele supportholdet i alle 14 dage. Bliver supporten som ved 1. rul? Ved udrulningen 1. maj og 1. juni lægges mere vægt på, at supporterne går i deres egne afdelinger, så længe planen kan hænge sammen. Fra EPJ-kontorets side øger vi supporten på baggrund af erfaringer fra første rul 1. marts. Således vil der, ud over den daglige bemanding af en person fra EPJ-kontoret 24-7, også være en PAS-supporter fra EPJ-kontoret i dag- og aftentimerne i Holstebro og Herning. De to supportvagter vil være på de første ca. 7 dage, og de vil også kunne svare pr. telefon til Lemvig og Ringkøbing, hvor dette kan være aktuelt. Derudover vil de EPJ-ansvarlige for Børneafdelingen, Urinvejskirurgisk Afdeling, Neurologisk Afdeling og Øjenafdelingen være i meget tæt kontakt med deres respektive afdelinger - især de første dage. Alle supportere har høstet rigtig mange erfaringer fra første rul, og derfor mener vi også, at supportniveauet har fået et klart ryk opad. Vi forventer endnu flere erfaringer fra den næste udrulning. Disse erfaringer vil trimme organisationen endnu en gang, så den er klar til tredje og sidste rul. Efter de første 14 dages obligatoriske support efter 1. maj - hvordan kan man så få hjælp til MidtEPJ? Supporterne er tilbage i egen afdeling efter de første 14 dage, men de er fortsat nogen af de personer i afdelingen, som ved mest om MidtEPJ. Derfor har det hele tiden være påpeget overfor afdelingerne, at supporterne ville kunne opleve, at deres kollegaer henvender sig for at bede om hjælp. Det er dog internt i de enkelte afdelinger, det skal aftales, hvordan denne opgave skal løses i tiden efter de første 14 dage. På baggrund af de tilbagemeldinger der har været fra supporterne, er der fortsat meget brug for deres hjælp. Så vi kan kun anbefale, at man i afdelingerne ser på dette, og laver aftaler om, hvordan man vil løfte denne opgave i afdelingen. Side 3

4 Forventninger til rul 2 Er afdelingerne positive eller skeptiske og har de sommerfugle i maven? 1. maj trykkes der på EPJ-knappen endnu en gang, og flere af afdelingerne som er med i næste rul, fortæller her om deres forventninger til MidtEPJ. Ledende overlæge Nana Thrane og ledende oversygeplejerske Dagny Kloster, Børneafdelingen Vores forventning er først og fremmest, at vi får et hurtigere og bedre overblik over et patientforløb, f.eks. når der bliver gået stuegang, fordi vi vil kunne læse journalen på PC-skærm samtidig med, at vi vil kunne se sygeplejerskernes notater. I det hele taget tror vi på, at tilgængeligheden til journalen bliver øget, og vi tror, det bliver lettere at læse i journalen og lave hurtige opfølgninger på patientforløb. Vi regner også med, at der kan spares tid ved, at personalet ikke længere skal lede efter papirjournaler, og at vi i tilgift får mindsket journalbunkerne, når journalen kommer på strøm. Det er afdelingens ambition, at vi på sigt kan blive uafhængige af papir, og at vi kan være med til at udvikle MidtEPJ som et godt tværfagligt system for alle personalegrupper. Der er så i øjeblikket nogle irriterende mangler. F.eks. mangler MidtEPJ en vækstkurve, en opgaveliste, et korrespondancemodul til patientbreve og observationsskemaer. Vækstkurven er essentiel for en børnejournal, fordi man skal kunne anføre højde og vægt på patienten. Så vi skal desværre stadig have visse dele af journalen på papir ved siden af MidtEPJ. Vi glæder os til at få den elektroniske journal, og vi er forberedt på, at det bliver en udfordring at skulle indarbejde nye arbejdsgange. Bl.a. i forhold til ting, der tidligere blev lagt i print i lægernes dueslag. Desuden skal vi alle lige vænne os til at bladre i journalen på en skærm. Sidst, men absolut ikke mindst, er det vigtigt, vi får det nye itudstyr og det trådløse netværk helt på plads inden udrulningen. Ledende overlæge Karin Geisler og ledende oversygeplejerske Gitte Kjær Nielsen, Neurologisk Afdeling Vi har en forventning om, at det bliver en fordel, at vi ikke længere skal ind i nær så mange systemer. Det er en god ting, at de mange faggrupper i en neurologisk afdeling har mulighed for at trække tematiserede overblik ud i forhold til patientens forskellige funktionsområder. Lægerne får nu adgang til sygeplejenotaterne elektronisk i et og samme system. Forventningerne er dog krydret med skepsis. Når det så er sagt, så er vi i tvivl om, hvorvidt systemet kan levere det fornødne overblik og være hurtigt nok til helt at holde trit med tempoet i de travle vagter og i ambulatorierne. F.eks. tager det lang tid at bestille blodprøver og at komme ind i Side 4

5 røntgensystemet. Set med lægefaglige briller havde afdelingen nok også forventet en anden form for sundhedsfagligt indhold i journalen - specielt hvad angår diagnose, udredning og behandling. I MidtEPJ kan man f.eks. lave et link til et udredningsprogram, men her kan vi lige så godt bruge vores instrukser direkte. Vi er derimod ikke i tvivl om, at MidtEPJ bliver et plus på samarbejdskontoen: medarbejderne får et godt overblik, journalen er altid tilgængelig, og samarbejdet på tværs, med alle fra læger og sygeplejersker over logopæder (diætister) og terapeuter, kan kun blive styrket af, at vi får samlet journalen et fælles sted. Ledende overlæge Palle Nielsen og ledende oversygeplejerske Bente Møller Pedersen, Urinvejskirurgisk Afdeling Generelt har vi positive forventninger til MidtEPJ på vores afdeling - bl.a. forventer vi, at arbejdsgangene på sigt bliver lettere, og at samarbejdet på tværs af afdelingerne i Hospitalsenheden Vest bliver smidigere. Desuden vil det øge patientsikkerheden, at vi altid har en tilgængelig journal ved hånden. Vi regner med, at der kommer nogle udfordringer i implementeringsfasen, som vil kunne medføre en vis nedgang i aktiviteten det har vi hørt andre steder fra, at man må forvente. Og så vil der givetvis være en periode, hvor vi skal køre både med MidtEPJ og en papirjournal pga. tekniske udfordringer. Implementeringen af MidtEPJ vil sikkert også påvirke vores arbejdsgange. F. eks vil lægerne i ambulatoriet sandsynligvis være mere knyttet til et rum og en PC for ikke at skulle logge ind og ud af journalen hele tiden. I en overgangsperiode vil nogen desuden nok finde det svært at bevare det samme overblik, man er vant til at have med en traditionel papirjournal. Vi har drøftet, at der kan opstå trængsel i vagtstuen i forbindelse med stuegang, og vi vil prøve at løse det ved i højere omfang at anvende bærbare computere rundt på afdelingen. Nødprocedurer, fejlindmeldinger og spørgsmål/svar på EPJ-siden Nu kan du både finde nødprocedurer, læse, hvordan du indmelder fejl og få svar på de mest hyppige spørgsmål om hjælp på vores EPJ-side. Skal du varsle akutte problemstillinger, finde nødprocedurer og supporthjælp? Hvis EPJ er lukket eller går ned uventet, hvordan får man så adgang til journaldata, og hvordan kan man lave dokumentation? Svaret finder du i retningslinjerne for nødprocedurer. Hent alle retningslinjer vedrørende nødprocedurer på EPJ-siden under Nødprocedurer. Side 5

6 Fejlindmelding hvordan? Bliv klog på, hvordan du bl.a. indmelder fejl i MidtEPJ, og indberetter ændringsønsker på EPJ-siden under Superbrugerinfo. Spørgsmål-svar På vores nye spørgsmål-svar-side kan du få svar på nogle af de hyppigst stillede spørgsmål det er alt lige fra log on problemer til hjælp med standardplaner. Klik her for mere info. Yderligere info EPJ-koordinator Jeanette Dent / Problemer med MidtEPJ - hvor starter jeg? Hvis der er problemer med MidtEPJ, kan du først og fremmest hente hjælp i følgende dokument: Hvor får man hjælp Tekniske problemer med log on, adgangskode eller brugeroprettelse? Ved tekniske problemer eller problemer med log on, adgangskode, eller brugeroprettelser skal du kontakte HelpDesk via ikonet på skrivebordet eller på tlf (lokalnr.12345). EPJ-spørgsmål. ændringer til SFI eller ændringsønsker til MidtEPJ? Ved EPJ-spørgsmål, spørgsmål om ændringer til SFI, ændringsønsker til funktionaliteter i MidtEPJ, eller ønsker til nye funktioner, skal du enten via superbruger, EPJ-ansvarlig i afdelingen, eller læringstavlerne. Side 6

7 Følg med i MidtEPJ driftstatus Nyhedsbrevet udgives af EPJ-kontoret og Kommunikation i Hospitalsenheden Vest. Spørgsmål om indhold til nyhedsbrevet, udgivelser og abonnement kan rettes til kommunikation@vest.rm.dk Fotos: Kommunikation. EPJ-kontoret Overgade 22 DK 7400 Herning Side 7