Referat. Gruppeformænd. 21. oktober 2014, Kl Hotel Scandic, Hadsundvej 200, 9220 Aalborg Øst

Transkript

1 Referat Gruppeformænd 21. oktober 2014, Kl Hotel Scandic, Hadsundvej 200, 9220 Aalborg Øst

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 LUKKET PUNKT: Drøftelse af kursusadministration, befordring og vederlagsspørgsmål

3 J.nr LUKKET PUNKT: Drøftelse af kursusadministration, befordring og vederlagsspørgsmål Resumé Gruppeformændene anmodes om at drøfte de spørgsmål vedrørende kursusadministration, befordring og vederlag som opregnes i sagsfremstillingen. Sagsfremstilling I Udgifter til kurser og konferencer Som baggrund for drøftelserne er som bilag vedlagt en oversigt over hovedudgifterne til kurser og konferencer de seneste 3 år. I oversigtsform ser forbruget således ud (afrundede tal i kroner): Kursusgebyrer Hoteludgifter Fly Store arrangementer 2012: ("Store arrangementer" er en samlebetegnelse for DR's generalforsamling, deltagelse i Folkemødet, budgetseminar og venskabsregionsbesøg). I alle tilfælde kommer kørselsgodtgørelse oven i. For personer omfattet af ordningen om tabt arbejdsfortjeneste kommer udgifter hertil ligeledes oven i. II Kursusadministration (link til Kurusregulativet se pdf fil ude til højre i billedet) 1) Flyve eller køre til København? Der er stor interesse blandt nogle politikere for at køre i egen bil til København i forbindelse med møder, kurser og konferencer. Det vil dog ofte være dyrere for regionen, end hvis man benytter fly. Eksempel Brønderslev (som ligger midt i regionen) København i bil (via Aarhus og Odense): Høj takst 2 x 450 km á 3,73 kr = 3357 kr. 2 x normal enkeltbillet á 235 kr. Storebælt = 470 kr. I alt 3827 kr. Lav takst 2 x 450 km á 2,10 kr = 1890 kr. 2 x normal enkeltbillet á 235 kr. Storebælt = 470 kr. I alt 2360 kr. Samme rute (Brønderslev København) via Aarhus og færge: Høj takst 2 x 262 km á 3,73 kr = 1.954,52 kr. Retur færgebillet mellem kr = 900 kr. I alt 2.824,52 kr. Side 1

4 Lav takst 2 x 262 km á 2,10 kr = 1.100,40 kr. Retur færgebillet mellem ( ) = 900,00 kr. I alt 2000,40 kr. Med fly og bil til lufthavn. En økonomibillet med fly typisk koster mellem kr. og op til kr. afhængigt af i hvor god tid den bestilles. En flex-billet koster typisk mellem kr. og kr. ligeledes afhængigt af, hvornår den bestilles. Dertil vil der altid komme kørepenge afhængig af ens bopæl. Forslag: Hvis man ikke vil eller kan flyve, så kan man vælge at køre til København til lav takst enten via Storebælt eller via færge fra Aarhus. 2) Overnatning før et endagskursus eller overnatning mellem 2 endagskurser Der kommer jævnligt forespørgsler på tilladelse til at overnatte på hotel natten før et kursus eller en konference begynder, typisk i København, men også andre steder. I administrationen er praksis for ansatte, at man må rejse, hvornår man vil, men at det ikke kan medføre ekstra udgifter for den fælles kasse, at man selv ønsker at rejse tidligere, når man dog praktisk kan nå at rejse til København samme dag. Forslag: Hvis man ønsker at tage af sted dagen før et kursus begynder, er det ens eget valg, og der udløses derfor ikke timedagpenge og tabt arbejdsfortjeneste af denne grund. Rejsen skal i rejseafregningssystemet angives til at begynde på det tidspunkt, hvor man skulle have været af sted, hvis der var tale om afrejse samme dag, som endagsarrangementet begynder. Den altovervejende hovedregel er, at endagsarrangementer ikke udløser hotelovernatning. Hvis der er særlig god grund til at tage af sted dagen før, kan der udbetales logigodtgørelse (på 195 kr. skattefrit, forudsætter reelt, at man indkvarterer sig hos familie eller venner). Der er allerede hjemmel til dette i Vederlagsregulativet for Region Nordjylland i dag, men det bruges ikke. Eller (her skal der vælges, de 2 forslag udelukker hinanden): Alternativt, at man sjældent får lov til at tage af sted dagen før, men når man gør, så får man hotellet med (men ikke timedagpenge og tabt arbejdsfortjeneste udløst af denne grund). Særligt vedr. overnatning mellem 2 endagsarrangementer. Det kan forekomme, at man skal til to endagsarrangementer 2 dage i træk, fx den ene dag i København og den anden i Aalborg. Afhængig af hvor man bor i regionen, kan der være god grund til at tillade, at man i sådanne tilfælde får en overnatning i Aalborg. Følgende eksempel illustrerer dette: Tirsdag udrejse til København med fly, samme dag retur til Aalborg. Møde næste dag i Aalborg. Hvis man fx bor på Mors, vil det udløse kørepenge på omkring 800 kr. at skulle køre hjem tirsdag aften og retur onsdag morgen. For ca samme pris man kan få et hotel i Aalborg. Rent afregningsmæssigt bør det dog ikke udløse ekstra tabt arbejdsfortjeneste og timedagpenge. Man skal angive rejsen, som om der var tale om 2 endagsarrangementer, for man vælger i det eksempel at sove i Aalborg, hvor man dog trods alt kunne køre hjem på ca. 1,5 timer. 3) Målrettet udsendelse af kursusog konferenceinvitationer Administrationen har justeret praksis således, at man nu i højere grad målretter diverse invitationer til ét eller evt. flere udvalg. Gruppeformændene anmodes om at drøfte denne praksis, der er med til at holde kursusudgifterne i ave. 4) Region Nordjyllands egne møder og temadage mv. har forrang frem for eksterne arrangementer Det foreslås, at det i Kursusregulativet præciseres, at såfremt der sammenfald mellem møder i Region Nordjylland og eksterne kurser og konferencer bliver der ikke sendt tilbud ud om deltagelse i de eksterne arrangementer. III Vederlag (linkt til Vederlagsregulativet ) Side 2

5 1) Tabt arbejdsfortjeneste. Det foreslås, at Regionsrådet godkender dokumentationen for tabt arbejdsfortjeneste, der skal vælge fra år til år. Det er der også lagt op til efter reglerne, (men i dag godkendes sagerne administrativt undtagen, hvor der er særlige forhold). Rent praktisk foreslås det, at der i et dagsordenspunkt anføres, hvem der har valgt tabt arbejdsfortjeneste for det kommende år, og at dokumentationen herfor kan gennemses på et kontor i administrationen ved henvendelse til chefen for Politisk Sekretariat. Regionsrådet skal med forslaget godkende dokumentationen én gang om året (i sidste valgperiode skete det 2 gange i alt). Oplysningerne om tabt arbejdsfortjeneste - og oplysninger i øvrigt om godtgørelser mv. - foreslås fremadrettet afgivet på tro og love. Det betyder, at afgivelse af urigtige oplysninger bringer sagen ind under straffeloven. Der skal dog være tale om, at man har forsæt ( til hensigt ) at afgive urigtige oplysninger ikke blot at man skriver forkert. Det foreslås at alle, der vælger ordningen med tabt arbejdsfortjeneste, skal oplyse den normale ugentlige arbejdstid. Hvor man har skiftende arbejdstider (fx vagtplan) kan administrationen bede om en kopi, hvis det skønnes nødvendigt. 2) Kørsel For ansatte i Region Nordjylland er kørselsreglerne således: Ved kørsel til deltagelse i møder afregnes til den høje sats (forudsat under km årligt). Ved kørsel til kurser og konferencer afregnes til lav takst. Det kan overvejes at sidestille politikere og ansatte på dette punkt. Dvs. høj takst for møder i Regionsrådet, Forretningsudvalget og møder i de 6 udvalg plus temadage og hverv, som man er udpeget til af Regionsrådet, samt andre arrangementer, som man er anmodet om at deltage i af Regionsrådet eller administrationen. Lav takst for resten, dvs. kurser og konferencer. 3) Mindre justeringer Feriegodtgørelse. Det fremgår af vederlagsregulativet i dag, at alle politikere kan få feriegodtgørelse. Det er ikke korrekt, efter reglerne er det kun formanden, 1. og 2. næstformænd, samt udvalgsformænd. Det fremgik også af det tidligere Vederlagsregulativ, men formuleringen er ændret ved en fejl ved gennemskrivningen i af regulativet efter seneste valg. Det er dog altid lov og bekendtgørelse, der går forud for den konkrete tekst, se punkt 8 i Vederlagsregulativet. Der foreslås rettet op på dette i teksten i Vederlagsregulativet. Indberetning mindst hvert kvartal. Det foreslås, at det tilføjes i Vederlagsregulativet, at man skal indberette sin udgifter til kørsel, møder mv. gerne hver måned og mindst hvert kvartal. Der kan i nogle tilfælde gå halve og hele år, før en indberetning foreligger. Det gør det vanskeligt og besværligt at efterprøve oplysningerne. 4) Generel forståelse om fortolkning af reglerne Der er flere eksempler på, at der i Vederlagsregulativet og Kursusregulativet står, efter anmodning fra Regionsrådet, eller Regionsrådet godkender (se fx Kursusregulativet 3, stk. 4: Herudover afgør Regionsrådet i hver enkelt sag, om andre kurser m.v. anses for at have betydning for regionsrådsmedlemmets varetagelse af det regionale hverv ). I praksis er det ofte administration, der afgør og godkender, om deltagelse i et arrangement er relevant og acceptabelt og om det dermed kan udløse rejser, godtgørelser, tabt arbejdsfortjeneste. Gruppeformændene bedes drøfte, om det fortsat er en acceptabel måde at gøre det på. Gruppeformændene og hvert enkelt regionsrådsmedlem afskærer sig ikke med en accept af dette fra at tage enhver konkret afgørelse eller ethvert generelt forhold omkring reglerne og administrationen heraf op i Regionsrådet. Ændringer i praksis bør formaliseres ved, at Regionsrådet godkender konsekvensændringer i Vederlagsregulativet og Kursusregulativet. Side 3

6 IV Konkrete sager 1) Deltagelse i Folkemødet på Bornholm Administrationen har forhåndsreserveret indkvartering til Folkemødet Betalingen herfor forfalder til januar Region Midt har spurgt, om Region Nordjylland vil dele et direkte fly til Bornholm (med afgang fra Aalborg). Af disse grunde er det nødvendigt med en snarlig politisk afklaring af, om Region Nordjylland i 2015 skal deltage i Folkemødet. Udgifterne til Folkemødet i 2014 androg cirka kr. Det er af Regionsrådet vedtaget, at der i 2015 skal afholdes 4 studieture tilsammen for de 6 udvalg og Forretningsudvalget. Der planlægges ikke yderligere studieture i valgperioden. 2) Personlig Medicin. Konference arrangeret af blandt andet Danske Regioner. Invitationen er sendt direkte fra Danske Regioner til de enkelte regionsrådsmedlemmer. Efter den sædvanlige procedure ville administrationen have vurderet, om det var en konference, der var relevant for alle. Drøftelse af dette dilemma. Indstilling Det indstilles at gruppeformændene drøfter og tilkendegiver en holdning til de oplistede spørgsmål. Referat Hovedpointerne af gruppeformændenes drøftelse den 21. oktober 2014 af administrationen af kursusområdet samt vederlag mv. kan sammenfattes således: Kørselsrefusion: Der ydes statens høje takst (indtil km årligt) til de møder, hvor der i princippet er mødepligt efter lovgivningen. Det gælder regionsrådsmøder, forrretningsudvalgsmøder, møder i de 6 politiske udvalg, SKU, Kontaktudvalget, temadage arrangeret af Region Nordjylland (ikke mødepligt efter loven, men omfattet af høj takst alligevel, fordi de vedrører regionens drift og udvikling og dermed i vigtighed kan sidestilles med mødepligtige møder) og kørsel til hverv, hvor man er udpeget af Regionsrådet dvs alt, hvad der er nævnt i Hvervsfortegnelsen, (og hvor man ikke får kørselspenge fra anden side). Der ydes kørselsrefusion til lav takst for kørsel til kurser og konferencer samt receptioner, indvielser, festforelæsninger mv., idet deltagelse heri i anses for frivillig, (i den forstand, at der ikke er mødepligt). Hvis man vælger at køre til København, uanset om det er til møder eller kurser, så sker det lav takst, idet omkostningerne derved svarer til det typiske udgiftsniveau for kørepenge til lufthavn plus flybillet. Det kan ikke udløse yderligere ydelser som fx timedagpenge og tabt arbejdsfortjeneste, hvis man vælger at rejse en dag tidligere end et møde eller en konference mv. begynder. Overnatning i forbindelse med endagsarrangementer: Den altovervejende hovedregel er fortsat, at der ikke finder overnatning sted forud eller efterfølgende i forbindelse med endagskurser og -konferencer. Hvis man er til 2 endagskurser eller konferencer 2 dage i træk, så kan administrationen se på omkostningerne ved at betale et hotel contra at betale kørepenge for at køre frem og tilbage. Hvis der ikke er væsentlig forskel på udgifterne kan administrationen dispensere og tillade overnatning. En overnatning i forbindelse med 2 endagsarrangementer udløser dog ikke timedagpenge, men skal indberettes som 2 endagsture. Man får tabt arbejdsfortjeneste i det omfang kursusog rejsetid ligger inden for ens normale arbejdstid. Det skal overvejes, om der evt. skal være en særaftale vedr. arrangementer i Nyborg, fordi de ofte begynder tidligt, og man kun kan nå Nyborg ved at køre selv i ofte tæt morgentrafik ned gennem Jylland eller med offentlig transport, der tager forholdsvis Side 4

7 lang tid. Afregning. Der skal indberettes til politikerafregningssystemet mindst hvert kvartal. Deltagelse i Folkemødet på Bornholm: Blandt hovedparten af gruppeformændene var der opbakning til, at hvert regionsrådsmedlem kan deltage i Folkemødet 2 gange inden for en valgperiode. Man vælger selv hvilke 2 år. Deltagere i Folkemødet 2013 har således én gang tilbage i indeværende valgperiode. Administrationens målretning af udsendelse af kursusog konferencetilbud. Flere modeller blev overvejet, men der var størst opbakning til at fortsætte med, at administrationen vurderer, om et tilbud om deltagelse skal gives til hele Regionsrådet, eller til et eller flere udvalg. Opfordring fra nogle af gruppeformændene til, at administrationen er opmærksom på, at Forretningsudvalget også er et udvalg, og at de mindre partier ikke er repræsenteret i så mange udvalg som de større. Vederlag. Godkendelse af dokumentation for tabt arbejdsfortjeneste. Administrationen udarbejder forslag til, hvordan man leve op til bestemmelsen om, at det er Regionsrådet, der afgør, om der er tilstrækkelig dokumentation for tabt arbejdsfortjeneste samtidigt med, at private oplysninger ikke spredes i unødvendigt stort omfang. En mulig løsning er et tilbud til regionsrådsmedlemmer, der måtte ønske det, om at komme og gennemse revisorerklæreringer mv. på et kontor i administrationen. Administrationen skal udarbejde et forslag til justering af Vederlagsregulativet samt Kursusregulativet, der tager hensyn til de drøftede forslag til ændringer. Forslaget skal forelægges for Forretningsudvalget og Regionsrådet til godkendelse. Bilag 1. Kurser og konferencer Udgifter konferencer og kurser Udgifter konferencer og kurser 2012 Side 5