Spørgsmål og svar i forbindelse med udbud af personlig pleje og praktisk hjælp, 17. oktober 2013

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Center for Omsorg NOTAT Spørgsmål og svar i forbindelse med udbud af personlig pleje og praktisk hjælp, 17. oktober 2013 Følgende spørgsmål er stillet: Spørgsmål 5: Af udbudsmaterialet fremgår det at Københavns Kommune vil tildele en leverandør til de borgere, som ikke er i stand til selv at vælge en ny leverandør indenfor gældende tidsfrist. Vi har brug for en udbydende beskrivelse af hvordan kommunen vil håndterer dette konkret Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Helle Kruse Wichmann Borgere hvis nuværende leverandør ophører som leverandør i Københavns Kommune, skal vælge en ny leverandør. Borgerne vil i den forbindelse få tilsendt et brev, hvor de vil blive informeret om deres muligheder for nyvalg. I de tilfælde hvor borger ikke selv foretager et valg, vil borger ved lodtrækning blive tildelt enten den kommunale eller en af de to private leverandører i lokalområdet. Der henvises til Bilag O Implementeringsplan for nye leverandører af praktisk og personlig hjælp for en nærmere beskrivelse af tidsplan herfor. Spørgsmål 6: Af udbudsmaterialet fremgår det at der vil indgå samarbejde om implementering af IT systemer. Vi har brug for en uddybende forklaring på hvad dette konkret indebærer. Er det eksisterende obligatoriske kurser i administrativt personale, som ny oprettelser i KOS2 og CSC? Eller omhandler dette oplæring af den enkelte medarbejder i evt. PDA løsninger el. lign., som kunne blive et krav til leverandøren om at investerer i disse? Københavns Kommunens svar: Krav til IT systemer er beskrevet i kontraktens afsnit 8.3 og leverandørkravenes afsnit 10. Leverandører skal kobles på henholdsvis Sundheds- og Omsorgsforvaltningens samt Socialforvaltningens omsorgssystemer. Derudover skal leverandørerne som beskrevet i kravspecifikationens krav 10.4 anvende online bestillinger hos leverandørerne af indkøbsordning. Omsorgssystemer: Der forventes at være følgende omkostninger ved implementering og brug af de to omsorgssystemer. Leverandøren skal stille egnet IT materiel til rådighed. Det kan være en eller flere PCere hvorfra leverandørens brugere kan logge på kommunens omsorgsystem via en sikker adgang. Hjemmepleje og aktivitet Sjællandsgade København N Telefon BP6J@suf.kk.dk EAN nummer

2 Hver bruger skal have et individuelt login og password til de to forvaltningernes systemer og der skal betales for denne adgang. Omkostningerne vil det første år udgøre ca kr. for de to systemer, derefter ventes de årlige driftsomkostninger at være ca. det 3000 kr. Priserne for oprettelse og drift af IT-systemer vil løbende blive reguleret i henhold til de takster som Københavns kommune fastsætter. Hverken Socialforvaltningen eller Sundheds- og Omsorgsforvaltningen stiller krav om at tilbudsgivere skal anskaffe og anvende PDAértil online registreringer i omsorgssystemerne i borgers hjem. Dog skal leverandøren sikre at kravspecifikationskrav 9.3 er opfyldt. Uddannelse af nye brugere af omsorgssystemerne i kommunes dokumentationspraksis og systemer forventes at varer 1 arbejdsdag pr. omsorgsystem pr. bruger. Der skal endvidere påregnes interne omkostninger, hos leverandøren til implementering af forvaltningens omsorgsystem. Omkostninger til implementering af systemerne internt i virksomheden vil primært vedrører den tid, der må påregnes til at håndtere oprettelse af medarbejdere, som brugere af systemet mv. Efteruddannelse af brugerne af omsorgssystemet vurderes at udgøre en halv dag årligt pr. bruger pr. omsorgsystem. Sundheds- og Omsorgsforvaltningens krav til faglig brug af omsortssystemet er endvidere uddybet på hjemmesiden: Retningslinjer for brug af Socialforvaltningens omsorgssystem vil blive udleveret til leverandørerne efter kontraktunderskrivelse. I forhold til onlinebestilling af varer i indkøbsordningen, forventes følgende omkostninger. Leverandøren skal stilles egnet IT materiel til rådighed til at bestille varer via en webløsning. Bestilling af vare kan både foretages på PC på leverandørens kontor eller mobile devises i borgernes hjem. Oplæring i anvendelse af bestillingsmodulet skønnes at varer få timer pr. medarbejder. Spørgsmål 7 Kan det accepteres, at et konsortium baserer sig på forbundne holdingselskabers økonomiske formåen - herunder egenkapital - såfremt en erklæring herom vedlægges tilbuddet i overensstemmelse med kravet i udbudsbetingelsernes punkt 7.2.4? Side 2 af 10

3 En tilbudsgiver, herunder et konsortium, kan godt basere sig på flere økonomiske aktørers formåen, såfremt kravene vedrørende dette i udbudsbetingelserne er opfyldt. Hvis tilbudsgiver, herunder et konsortium baserer sig på flere økonomiske aktørers formåen, således at disse økonomiske aktører er forbundne for at opnå tilstrækkelig kapacitet, skal disse meddele deres garanti i form af et konsortium med udfyldelse af bilag E med samme krav hertil, jf. udbudsbetingelserne om konsortier, som, hvis en tilbudsgiver er et konsortium. En garanti vedrørende økonomisk / finansiel formåen er tilstrækkelig, hvis den korrekt udfyldt indeholder følgende tekst: Såfremt der indgås kontrakt mellem Københavns Kommune og [Tilbudsgivers Navn], [CVR nummer] om levering af personlig og praktisk hjælp til borgere i eget hjem efter servicelovens 83 og 91 vil undertegnede, [Garantistillers Navn], [CVR nummer], yde al nødvendig finansiel støtte i hele kontraktens løbetid for at sikre, at [Tilbudsgivers Navn], [CVR nummer], fortsat kan handle og opfylde deres forpligtelser i henhold til kontrakten efterhånden som de forfalder. Som dokumentation for finansiel formåen i henhold til nærværende forpligtigelse, vedlægges kopi af undertegnede virksomheds seneste 3 år, herunder opgørelse over aktiver og passiver (balancen). Dato Underskrift En garanti vedrørende teknisk og faglig formåen er tilstrækkelig, hvis den korrekt udfyldt indeholder følgende tekst: Såfremt der indgås kontrakt mellem Københavns Kommune og [Tilbudsgivers Navn], [CVR nummer] om levering af personlig og praktisk hjælp til borgere i eget hjem efter servicelovens 83 og 91 vil undertegnede, [Garantistillers Navn], [CVR nummer], yde al nødvendig teknisk og faglig bistand vedrørende [fagområde] for at sikre, at [Tilbudsgivers Navn], [CVR nummer], fortsat kan handle og opfylde deres forpligtelser i henhold til kontrakten efterhånden som de forfalder. Vedlagte garanti kan opsiges med et års varsel til udgangen af en måned. Dato Underskrift Side 3 af 10

4 Spørgsmål 8 Kan kommunen præcisere, hvad der menes med "autoriseret sundhedspersonale"? Autoriseret Sundhedspersonale er en betegnelse for medarbejdere der er autoriseret af Sundhedsstyrelsen. Sundhedspersonale kan anmode Sundhedsstyrelsen om autorisation. Minimumskrav for at kunne få en autorisation er en SOSU-assistent uddannelse. Sundhedspersoners autorisationsstatus kan tjekkes i Sundhedsstyrelsens autorisationsregister, der er offentligt tilgængeligt på hjemmesiden: ation%20dansk%20uddannet.aspx Spørgsmål 9 Det fremgår af Bilag A Kravspecifikation, nr. 4.2 Rengøringsmidler, at leverandøren skal anvende miljøvenlige rengøringsmidler til arbejdets udførelse. Samtidig fremgår det, at det er borgeren, som er ansvarlig for at anskaffe rengøringsmidlerne, som leverandøren anvender i borgerens hjem. Ordregiver bedes afklare, hvorledes leverandøren skal forholde sig hertil. Kan leverandøren eksempelvis kræve, at borgeren har miljøvenlige rengøringsmidler, og hvorledes skal leverandøren reagere i de tilfælde, hvor der ikke er miljøvenlige Rengøringsmidler til rådighed? Leverandøren kan kræve at borgeren anskaffer miljøvenlige rengøringsmidler. Er borgeren ikke selv i stand til at fremskaffe rengøringsmidler kontaktes visitationen, der vurdere om borgere skal tildeles hjælp til anskaffelse af rengøringsmidler. Spørgsmål 10 Det fremgår af Bilag B Rammeaftale, pkt Bank- eller bestyrelseserklæring, at leverandøren på kommunens anmodning skal foranledige en årlig bank- eller bestyrelseserklæring. Endvidere fremgår det, at kommunen er berettiget til at anvende misligholdelsesbeføjelserne, såfremt det på baggrund af overnævnte erklæring må konstateres, at leverandøren helt eller delvist ikke lever op til sine forpligtigelser i henhold til kontrakten. Ordregiver bedes afklare, hvad indholdet af en sådan erklæring skal være, altså hvad der skal erklære omkring. Endvidere bedes ordregiver Side 4 af 10

5 præcisere, hvilke forpligtelser i henhold til kontrakten, der er tale om, da det umiddelbart er svært at se, hvorledes en bank skulle kunne forholde sig til levering af kontraktens ydelser. Ordregiver kan ikke på forhånd udtømmende afklare, hvad indholdet af erklæringen skal være. Erklæring vil typisk søges indhentet for, at sikre at, og vurdere om, leverandøren lever op til sine forpligtigelser i henhold til kontrakten. Spørgsmål 11 Det fremgå af Bilag B Rammeaftale, pkt Priser og betalingsbetingelser, at prisen reguleres på baggrund af udviklingen i nettoprisindekset. Ordregiver bedes overveje, hvorvidt prisreguleringen i stedet bør ske på baggrund af udviklingen i lønindekset, da den udbudte ydelse er løntung og dermed mere påvirket af udviklingen i lønninger frem for udvikling i priserne på varerne i nettoprisindekset. Forvaltningen vælger at lade afregningen følge lønudviklingen. Bilag B udkast til kontrakt personlig og praktisk hjælp, afsnit 12.1 udgår og erstattes af følgende tekst Priser og betalingsbetingelser Priserne for de af Kontrakten omfattede ydelser fremgår af bilag 2. Alle priser er i danske kroner eksklusiv moms. De i bilag 2 nævnte priser reguleres årligt på grundlag af den forholdsmæssige ændring i medfør Danmarks statistiks Lønindeks for kommuner og regioner (1. kvartal 2005=100), efter branchen, QA Sundhedsvæsen, fastsatte lønindeks for første kvartal med virkning fra maj måned. Indekset kan findes på statistikbakken.dk Prisreguleringen beregnes således: Lønindeks for andet kvartal 2014.(basiskvartal) Lønindeks for første kvartal aktuelt år (første kvartal hvert år igennem hele Kontraktperioden) Procentvis ændring beregnes med 2 decimaler, som følger. = (indeks første kvartal aktuelt år indeks andet kvartal 2014)/indeks andet kvartal 2014 = X,XX pct. Ændring i kr. = bilag 2 priser * X,XX% = XX kr. Reguleret beløb = bilag 2 priser + XX kr. = XX kr. Side 5 af 10

6 Regulering kan tidligst ske første gang den 1. maj 2015, baseret på perioden fra andet kvartal 2014 til første kvartal De efterfølgende år foretages beregningen fra pågældende års første kvartals indeks sat i forhold til indeks for andet kvartal Reguleringen sker med ikrafttrædelse primo maj pågældende år. Gældende priser vil blive meddelt leverandøren senest en måned før ikrafttrædelse. Afregning finder sted månedligt. I øvrigt gælder kommunens standard betalingsbetingelser og betingelser for elektronisk fakturering og betaling. Spørgsmål 12 Det fremgår af Bilag B Rammeaftale, pkt Sikkerhedsstillelse, at leverandøren skal stille en anfordringsgaranti på kr. Endvidere fremgår det, at sikkerhedsstillelsen skal forhøjes til kr., såfremt der ydes praktisk og personlig hjælp til over 400 borgere. Ordregiver bedes afklare, hvorvidt sikkerhedsstillelsen er pr. delaftale således, at der skal stilles garanti på 5 x kr. såfremt leverandøren tildeles alle 5 delaftaler. Endvidere bedes ordregiver afklare, hvorvidt beregningen af antal borgere, sker på hver enkelt delaftale således, at hvis der på delaftale 1 er 300 borgere, men på delaftale 2 er 500 borgere, så skal leverandøren stille garant på henholdsvis kr. og kr. Endelig bedes ordregiver afklare, hvorledes betalingen af garantistillelsen skal indgå i den tilbudte timepris, særligt henset til at leverandøren ikke har indflydelse på, hvorvidt sikkerhedsstillelsen bliver kr. eller kr., og garantiprovisionen således variere med 100 %. Sikkerhedsstillelsen er pr. delaftale, og der skal således stilles en garanti pr. delaftale. Beregningen af antal borgere, vil ske på hver enkelt delaftale. I forhold til sidste del af spørgsmålet om betaling for garantistillelse henvises ordregiver til Bilag K side 3, hvoraf svaret fremgår. Spørgsmål 13 Det fremgår af Bilag B rammeaftale, pkt. 16 Misligholdelse, at den misligholdende part skal erstatte modparten dennes dokumenterede og direkte tab. Samtidig fremgår det af pkt. 17 erstatningspligt og ansvarsfraskrivelser, at parterne ikke er ansvarlige for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Side 6 af 10

7 Ordregiver bedes præcisere, hvorledes direkte tab skal forstås. Endvidere bedes ordregiver afklare, hvorvidt en part er afskåret fra at få positiv opfyldelsesinteresse i tilfælde af den anden parts misligholdelse, eksempelvis i tilfælde, hvor kommunen måtte misligholde kontrakten ved uberettiget at ophæve kontrakten. Ordregiver ønsker ikke på forhånd præcisere eller afklare ovenstående, men må henvise til at der vil skulle foretages en konkret vurdering i eventuelle tvister herom i forhold til den efter dansk rets almindelige regler vedrørende erstatning i kontraktforhold. Spørgsmål 14 Blot for en sikkerheds skyld, skal jeg spørge dig om antallet af tilbuds ex. ved fx tilbud på 4 distrikter, og tilbudspris fx varierer med een pris på det ene distrikt og en anden pris på 3 distrikter. A: Er det ok, at man fortsat sender tilbud i 1 originalex. + 4 kopier (i alt 5 ex.) + 1 stk USB nøgle med kopi af tilbud, men hvor prissiden er vedlagt i 2 ex., hver angivende prisen på det(de) respektive distrikter? B: Man skal vel ikke sende komplet tilbud frem, med alle underbilag i 2 x 5 ex. af tilbud (i alt 10 ex.)?? I situationer hvor tilbudsgiver byder på mere end et distrikt, har tilbudsgiver mulighed for at byde med forskellige tilbudslister. Hvis tilbudsgiver eksempelvis byder på 2 distrikter, kan tilbudsgiver vælge at byde med enslydende tilbudslister vedr. kvalitet og samarbejde men med forskellige tilbudsliste vedr. pris. I dette tilfælde skal tilbudsgiver fremsende tilbudsliste vedr. kvalitet og samarbejde i 1 original, 4 kopier og 1 stk. USB nøgle, mens tilbudsliste vedr. pris skal fremsende i 2 x 1 originaler, 2 x 4 kopier og 2 USB nøgler. Spørgsmå1 15: Reference: Tilbudsliste pkt. 1.6 og 2.2. Opgaveteksten er den samme i begge spørgsmål. Er det kun anden del af spg. 2.2, der skal besvares i spg. 2.2, idet første del er besvaret i spg. 1.6? Ja, det er kun anden del af spørgsmål 2.2, der skal besvares i forhold til de 3 cases. Spørgsmål 16: Reference: Kravspec Det er anført, at leverandøren skal deltage i forskellige mødefora. Hvor mange timer skal en leverandør påregne, Side 7 af 10

8 at sådan, ikke fakturerbar tid, vil andrage i forbindelse med samarbejdet med Københavns Kommune? I henhold til krav 8.5 skal der indgås særskilt aftale om leverandørernes deltagelse i udviklingsprojekter. Det er Københavns kommunes erfaring at private leverandører ofte ser deltagelse i udviklingsprojekter som en Win/Win situation, hvor de får indflydelse på udviklingen og ny viden. Derfor har leverandører normalt tilbudt gratis deltagelse. Med til billedet høre også at de kommunale hjemmeplejer er den dominerende spiller på markedet og derfor i mange sammenhænge vil være den naturlige samarbejdspartner om udviklingsprojekter. I praksis har private leverandører, kun være involveret i få udviklingsprojekter med års mellemrum. Private leverandører har derimod skulle bruge tid på implementering jf. krav 8.4. Behovet for møder med centralforvaltning, lokalområdekontorer samt bruger og ældreråd, er behovsbestemt men vil særligt i implementeringsfasen være betydeligt. I en stabil driftssituation må leverandøren påtænke månedlige møder med alle lokalområdekontorer i de områder hvor der er tegnet kontrakt, samt med Socialforvaltningens hjemmeplejevisitation. Møder med Centralforvaltingerne, brugerråd og ældreråd vil typisk finde sted kvartalsvist eller sjældnere. I forbindelse med nye indsatser eller i forbindelse med problemer med eks. ydelsesleveringen. Kan der være relevant at holde møder langt hyppigere mellem Centralforvaltning og leverandører. Spørgsmål 17: Reference Udbudsmaterialet pkt Der er angivet et trinvis krav til leverandørens egenkapital afhængig af hvor mange delaftaler man byder på. De øvrige anførte minimumskrav, gælder de uanset hvor mange distrikter man byder på.? Ja, de øvrige anførte minimumskrav, gælder uanset hvor mange distrikter man byder på. Spørgsmål 18: Reference: Udbudsmateriale pkt Tilbudslister Pris og Kvalitet. I situationen, hvor man byder på alle fem distrikter men til forskellig pris. Er det korrekt forstået, at leverandøren skal aflevere tilbudsliste - pris i fem forskellige versioner, men kan nøjes med at sende en Side 8 af 10

9 version af tilbudsliste - kvalitet og samarbejde, forudsat leverandøren tilbyder ens kvalitet i alle fem delaftaler. Ja det er korrekt forstået. Spørgsmål 19: Reference: Bilag L Tilbudsliste. Det er anført at tilbudsgivers andel af besvarelsen maksimalt må fylde 6000 ord. Det er meget få ord at have til rådighed, specielt da evt. bilag medregnes i de 6000 ord. Indgår besvarelsen af cases i pkt. 1.6 og 2.2 i denne samlede optælling? Spørgsmålet er ikke korrekt. Det er alene angivet i Bilag L, at den samlede besvarelse maksimalt ønskes at udgøre 6000 ord og ikke at de 6000 ord ikke må overskrides. Ordregiver henviser i øvrigt til tidligere stille spørgsmål om dette. - se spørgsmål 1 i Spørgsmål og svar af 9. oktober Spørgsmål 20: Reference: Bilag L Tilbudsliste. Bilag L skal bruges som skabelon i udarbejdelse af tilbuddet. Hvilken frihedsgrad har leverandøren til at ændre layout af bilag L. Må man for eksempel besvare skemaet "liggende" fremfor "stående" eller evt. sætte KK spørgsmål ovenover besvarelsen, fremfor i kolonne til venstre for besvarelsen? Der skal gives besvarelse på hvert enkelt af spørgsmålene i Bilag L tilbudsliste. Tilbudsgiver har frihed til at ændre i layout, som beskrevet i spørgsmålet, så længe der sikres en tydelig kobling mellem det enkelte spørgsmål og tilbudsgiver besvarelse heraf. Spørgsmål 21: Bilag 10: Spørgsmålet går ud på, om den private leverandør skal disponere alle ydelser i det enkelte omsorgssystem? Nej, private leverandører af praktisk og personlig hjælp er ikke forpligtiget til at bruge disponeringsmodulet i de to forvaltningens omsorgsystemer. Spørgsmål 22: Bilag 11.3 og 11.4 Vedr. fakturering, skal det være på samme fremgangsmåde som vi fakturerer nu angående Excel ark? Side 9 af 10

10 Ja, udgangspunktet vil være den nuværende skabelon for afregning. Spørgsmål 23: Hvordan vægtes de tre priser? 1) Personlig Pleje 2) Øvrig tid 3) Praktisk bistand Der henvises til Udbudsbetingelsernes afsnit for en besvarelse heraf. Spørgsmål 24: Spørgsmål til Tilbudsliste vedr. Kvalitet og samarbejde hvilke opgaver forventer Kbh.s Kommune at Fysio- og Ergoterapeuter skal varetage? I kravspecifikationens pkt. 3.7 stilles der krav til omfanget af sundhedsfagligt uddannet personale. Uddannelse som Fysio- eller Ergoterapeut vil være omfattet af dette krav. Fysio- og Ergoterapeuter vil fx kunne indgå i leveringen af hverdagsrehabilitering til borgerne jf. kravspecifikationens pkt Side 10 af 10