Informationsmøde om Social Pension til Udbetaling Danmark

Transkript

1 Informationsmøde om Social Pension til Udbetaling Danmark

2 Intro til Markedsdialog Udbetaling Danmark casen KUP- Konkurrence udsættelses programmet Pensionssystemet, overordnet arkitektur og udbudsplan Afrunding Agenda Torben Lyng Madsen, Sourcing 2

3 Intro til dagen - Formål med markedsdialogen Sikre bevågenhed i markedet omkring udbuddet af Social Pension gennem information og dialog Skabe viden hos Konkurrence udsættelses programmet omkring standard produkter på markedet, viden om de tekniske muligheder og udfordringer i splittet mellem kanaler, støttesystemer, fagsystemer og SAPA / DKC Hvad skal der til for at sikre åben konkurrence og gode løsnings forslag baseret på standardsystemer? Hvilke råd har leverandørerne til Konkurrence udsættelses programmet? 3

4 Intro til Markedsdialog Udbetaling Danmark casen KUP- Konkurrence udsættelses programmet Pensionssystemet, overordnet arkitektur og udbudsplan Afrunding Udbetaling Danmark Casen Carsten Bodal -Vicedirektør Udbetaling Danmark 4

5 Udbetaling Danmarks succeskriterier Udbetaling Danmark og kommunalbestyrelserne skal i fællesskab sikre et smidigt og effektivt samarbejde om varetagelse af opgaver. ( 1 stk. 2 i Lov om Udbetaling Danmark) Opfyldelse af servicemål 300 mio. kr. Business casen er baseret på STORDRIFT (opgjort ud fra de mest effektive kommuner) Mindst samme kvalitets- og serviceniveau Sagsområder: Familieydelse, barselsdagpenge, boligstøtte, folkepension samt udbetaling og indtægtsregulering af førtidspension (inkl. opkrævning og helhedsorienteret kontrol) 5

6 Opgavesplitdokumenter, procestegninger og instrukser er fundamentet Kommunen Motorveje Landeveje Bjergveje 6

7 Folke- og førtidspension opgaverne - Almindelige folkepensionsansøgninger - Almindelig kontrol af retten til pension: bopælsår, samlivsforhold - Almindelige advis er: flytninger, samlivs- og indtægtsændringer etc. - Start af nye førtidspensioner - Selvstændige med komplekse indkomstforhold - Opsat pension vejledning, stop og genstart - Ældrecheck indhentning af formueoplysninger - Ansøgninger om varmetillæg herunder gamle regler - Pensioner under administration overføre til kommunen - Tilbagebetalingssager, modregningssager 7

8 Organisering af Udbetaling Danmark Alle sagsområder løses i alle centre og filialer men ikke alle arbejdsopgaver løses alle steder Bemanding i centre og filialer er forskellig Front og back etableres i alle centre Arbejdsopgaver flyder mellem centre og filialer Filialerne (lukker ) løser udvalgte arbejdsopgaver Håndtering af indgående post outsources 8

9 Centerorganisering Pension: 380 kunderådgivere Boligstøtte: 360 kunderådgivere Familieydelse: 200 kunderådgivere Barseldagpenge: 160 kunderådgivere Opkrævning: 40 kunderådgivere Helhedsorienteret kontrol: 40 kunderådgivere Lokal stab Økonomi, HR og Koordinator Centerdirektør Afdelingschef, Opkrævning og helhedsorienteret kontrol Afdelingschef, Pension (Folkepension og Førtidspension) Afdelingschef Barselsdagpenge og familieydelser Afdelingschef Boligstøtte Sektionschef Front Sektionschef Front Barselsdagpenge Sektionschef Front Back Sektionschef Back Sektionschef Front Sektionschef Back Familieydelser Sektionschef Front Back Sektionschef Back Sektionschef Back Opkrævning og helhedsorienteret kontrol etableres udelukkende i Hillerød

10 Kundeservice i Udbetaling Danmark Principper for Kundeservice i Udbetaling Danmark: 1) Central visitering, scanning og journalisering af indgående post 2) Papirløs sagsbehandling 3) Ensartede og standardiserede processer med et effektivt kanalvalg 4) Veldokumenterede arbejdsgangsbeskrivelser og guidelines 5) Sted- og kunderådgiveruafhængighed i opgaveløsningen 6) God kundeservice er digital 7) Kommunikation i øjenhøjde med aktiv styring af kundeadfærd 8) Enkle styringsmodeller med ambitiøse ekspeditionstidsfrister 9) Selvstyrende enheder med fokus på vidensdeling og erfaringsudveksling 10

11 Arbejdspakker advis er 11

12 Intro til Markedsdialog Udbetaling Danmark casen KUP- Konkurrence udsættelses programmet Pensionssystemet, overordnet arkitektur og udbudsplan Afrunding KUP: Strategi, udbudsplan og overordnet løsning Peter Glargaard, Underdirektør Nye forretningsløsninger 12

13 Strategi Driftsikre, omkostningseffektive og fremtidssikrede forretningsløsninger gennem konkurrence udsættelse Reduktion af omkostningerne Fokus på gevinstpotentiale drevet af forretningsmæssige behov Reel konkurrence mellem et bredt felt af relevante leverandører Identifikation og reduktion af risici i både udvikling og drift Hjemtagelse af produktudviklingen - regelforenkling og optimering af arbejdsprocesser Digitalisering og borgeren i centrum Design af it-løsningerne baseret på den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Anvendelse af fællesoffentlige komponenter og løsninger Indarbejdelse af principper og elementer fra den kommunale rammearkitektur Tæt samarbejde med KL, KOMBIT, Social og Integrationsministeriet, Digitaliseringsstyrelsen og andre relevante domænestyrelser 13

14 Udbudsplan der sigter på at skabe konkurrence Vidensopbygning Opbygning af de nødvendige forretningskompetencer udvikling af ydelsesområderne specifikation af krav procesoptimering Samarbejde Samarbejde med offentlige aktører for at fremme den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi regelforenklinger standardisere grænseflader udvikle fælleskomponenter. Dialog Dialog med markedet (markedsafdækning/inspiration) om hvad der skal til for at skabe attraktiv konkurrence hvad markedet kan byde ind med af løsninger hvordan det samlede systemlandskab kan designes Før udbud Før it-løsningerne udbydes, skal ATP specificere beregningsregler og forretningsmæssige krav aftale åbning af nødvendige midlertidige grænseflader til AS-IS løsningerne hos KMD

15 5 centrale mantraer Effektiv udvikling og drift på en omkostningseffektiv it-platform der kan rumme løbende omstillinger og ændringer samarbejde med lovgiverne om regeltilpasninger Forenkling af ordningerne Automatisering af sagsbehandlingen fuld fokus på automatisering af de store mængder (motorveje) proaktiv kommunikation i øjenhøjde; vi spørger ikke om det, vi ved i forvejen Let tilgængelig selvbetjening Kundeservice efter behov kundeservice for borgere med særlige behov og sagsområder med få sager

16 Tidsplan

17 Løsning og udvalgte designprincipper Borgeren i centrum Genbrug af data Fællesoffentlige løsninger og branchestandarder Standardløsninger Kontrol over forretnings- og beregningsregler, forretningsdata og procesunderstøttelse Optimeringsmuligheder indenfor de enkelte ydelsesområder Mulighed for løbende ændringer ift. lovændringer og regelforenklinger

18 Intro til dagen Udbetaling Danmark casen KUP- Konkurrence udsættelses programmet Pensionssystemet, overordnet arkitektur og udbudsplan Afrunding Pensions systemet Julie Guldmann Lund, Produktchef Social Pension 18

19 Pension kort fortalt Pension er forsørgelsesgrundlag for omkring 1,2 mio pensionister Hvad er pension Folkepension er den offentlige alderdomsforsørgelse og består af et grundbeløb og et indtægtsreguleret pensionstillæg Førtidspensionen er den offentlige forsørgelse af personer med nedsat erhvervsevne. Udbetaling af dansk pension til borgere, der bor i udlandet. Tillæg Ældrecheck (folkepension) Varmetillæg (folke- og førtidspension efter gammel ordning) Personlige tillæg (folke- og førtidspension efter gammel ordning) - opgavesplit Helbredstillæg (folke- og førtidspension efter gammel ordning) opgavesplit Hvem kan få pension Er fyldt 65 år (reguleres) (folkepension) Har en varigt nedsat erhvervsevne - og derfor ikke kan forsørge sig selv (førtidspension) Statsborger i EU/EØS (hovedregel) 40 års bopæl i Danmark for at få fuld pension (brøkpension) 19

20 Pension - volumen Udbetaling Danmarks opgave Sikrer, at ca folkepensionister og ca førtidspensionister hver måned får udbetalt deres pension Udbetaler årligt ca. 95 mia. kr. i folkepension og ca. 40 mia. i førtidspension Udbetaler årligt cirka 2,3 mia. kr. til cirka pensionister i udlandet. Og udbetaler varmetillæg og den årlig ældrecheck Administrationen i tal Udbetaling Danmark har ca. 465 kunderådgivere, herunder sidder ca. 85 i International Pension. Modtager hver måned ansøgninger fra ca nye folkepensionister (national) - 83% af ansøgningerne indsendes elektronisk (dec. 2013). Behandler hver måned i alt ca dokumenter (ansøgninger/blanketter) og ca advis. På en normal dag modtager Udbetaling Danmark mellem og opkald fra borgerne og ca. 300 opkald fra kommuner og andre samarbejdspartnere. 20

21 Input Indberetning vedr. tilkendelse af førtidspension Indberetning vedr. personer, der er berettiget til folkepension Indberetning af ansøgninger om tillæg Indberetning af ansøgning om opsat pension Ændring vedr. formue, indkomst og samliv og Dødsfald To-be IGOE for Pension Guidelines Lov om Social pension Forvaltningsloven Retssikkerhedsloven Persondataloven Lov om højeste, mellemste, forhøjet Lov om Udbetaling almindelig og almindelig førtidspension Danmark EF-forordning om koordinering af Sociale sikringsordninger nr. 883/2004 Pensionsaftale mellem nordiske lande Vi håndterer tilkendelse, administration og udbetaling af folke- og førtidspension for borgere, der bor i Danmark og udlandet, dog tilkender vi ikke førtidspension af personer der er berettiget i Danmark. (Kontraktuelle Enablers Person HOK medarbejder Kunderådgiver Output Beriget grunddata SKAT Kommune Udenlandsk myndighed Pensionsystem Regler for beregninger og tilkendelse DKC Brevkommunikation (Modtagelse/afsendel se af digital/fysisk post Debitor Udbetaling Snyd komponent Rapportering 3. part Eksterne systemer Selvbetjenings løsning

22 Automatisering i Pensionsløsningen EKSTERNE FÆLLES REGISTRE EKSTERNE FÆLLES REGISTRE BESKED- FORDELER RAPPORTE- RING PENSIONSFAGSYSTEM SCREENING FOR SNYD EKSTERNE HÆNDELSER KUNDERÅDGIVER SELVBETJENINGS- LØSNING DATA WAREHOUSE Pensionsselvbetjening VALIDERING DRIFTSAFVIKLING BESKED/BREV -UDSENDELSE borger.dk Simulering eller Ansøgning/Ændring VURDERING AF KONTROLBEHOV SYSTEMADMINISTRATION UDBETALING KOMMUNALE SYSTEMER Håndtering af de kommunale dele af opgavesplittet BEREGNING SYNKRONISERING - DKC KOMMUNAL MED- FINANSIERING OPKRÆVNING Pensionssystem ATP systemer/registre Interne tværgående systemer/registre KMD Interim Fælleskommunale systemer/registre Eksterne fællesoff. systemer/registre Eksterne systemer/registre MANUEL BEHANDLING v/ kunderådgivere Manglende dokumentation/alm. kontrol Hel eller delvis manuel proces Manuel kontrol DKC SAPA Sagsindeks Ydelsesindeks Udbetaling Danmark 2013

23 Systemlandskab to-be

24 Tidsplaner for Udbud Milepæle for udbudsproces Social Pension Prækvalifikationsfase Udvælgelsesfase Tilbudsfase Evaluering Stand still Oktober 2014 Udbud starter November 2014 Anmodning om prækval modtaget December 2014 Fem leverandører udvalgt Marts 2015 Tilbud modtaget April 2015 Leverandør udvalgt Maj 2015 Kontrakt indgås 24

25 Intro til Markedsdialog Udbetaling Danmark casen KUP- Konkurrence udsættelses programmet Pensionssystemet, overordnet arkitektur og udbudsplan Afrunding Afrunding 25

26 Afrunding De individuelle møder. Sikre bevågenhed i markedet omkring udbuddet af Social Pension gennem information og dialog Skabe viden hos Konkurrence udsættelses programmet omkring standard produkter på markedet, viden om de tekniske muligheder og udfordringer i splittet mellem kanaler, støttesystemer, fagsystemer og SAPA / DKC Hvad skal der til for at sikre åben konkurrence og gode løsnings forslag baseret på standardsystemer? Hvilke råd har leverandørerne til Konkurrence udsætteleses programmet? 26

27 Afrunding De individuelle møder Afholdes i perioden fra den 31/1 hos ATP. Hvert møde varer 2 timer og afholdes i tidrummet 9-11 eller Deltagerne fra ATP vil være fra projektgruppen. Tilmelding til de individuelle møder sker via consultancy@atp.dk. Oplys firmanavn, antal deltagere inkl. navn og rolle. Mødeoplæg og dagsorden fremsendes til alle tilmeldte. Opfølgning på dagens møde samt de individuelle møder lægges på ATP s udbuds portal i anonymiseret form. 27

28 Spørgsmål 28