1. Onlinehjælp til WorkZone Client Nyheder Kom godt i gang med WorkZone Client Brugergrænsefladen 12

Transkript

1 2017 Onlinehjælp

2 WorkZone Client2017 Indhold 1. Onlinehjælp til WorkZone Client Nyheder 5 3. Kom godt i gang med WorkZone Client Brugergrænsefladen Naviger i brugergrænsefladen Bånd Dashboard og navigationsrude Faner, kolonner og paneler Tastaturnavigation Sager Om sager og sagstyper Om felter på sagsdetaljesiden Administrer sager Rediger oplysninger på en sag Dokumenter Om dokumenter og dokumenttyper Om felter på en dokumentdetaljeside Administrer dokumenter Rediger oplysninger på et dokument Handlinger på dokumenter Kontakter Om kontakter Om felter på kontaktdetaljesiden Administrer kontakter Rediger oplysninger på en kontakt Lister 90 2

3 Onlinehjælp 8.1 Listehandlinger Favoritter Fulgte elementer Læselister Adgangsrettigheder Søgninger Foretag søgning Anvend søgeoperatorer Gem og genbrug søgelister Notater Processer Møder Administrer møder Om felter på mødedetaljesiden Rapporter Konfiguration af WorkZone Client Om WorkZone Client-konfiguration Handlinger på konfiguration Vilkår og betingelser 130 3

4 WorkZone Client Onlinehjælp til WorkZone Client 2017 AVANCERET HJÆLP Tilpas dashboard, faner, kolonner og paneler Arbejde med lister Gem og genbrug søgelister Anvend adgangsrettigheder Arbejde med notater Arbejde med favoritter Arbejde med fulgte elementer Arbejde med processer Arbejde med WorkZone-møder Arbejde med WorkZone Client-konfigurationer RELATERET PRODUKTDOKUMENTATION WorkZone Client Administrator's Guide WorkZone Client Developer's Guide WorkZone for Office Onlinehjælp WorkZone Process Onlinehjælp WorkZone Meeting Onlinehjælp WORKZONE-LINKS WorkZone-websted WorkZone-support WorkZone på 4

5 Onlinehjælp 2. Nyheder WORKZONE CLIENT 2017 Arbejde med lister Du kan markere alle sager, dokumenter eller kontakter som ulæste for at se dem senere i en Læseliste. Når du har set et element, fjernes det fra læselisten. I sagslister kan du udvide en oversag for at se dens undersager. På den måde kan du se forbindelser mellem sager på samme fane. Dobbeltklik på en undersags navn for at åbne dens detaljeside i en ny fane. I dokumentlister kan du udvide et hoveddokument for at se dets bilag. På den måde kan du se forbindelser mellem relaterede dokumenter på samme fane. Dobbeltklik på et bilags navn for at åbne dets detaljeside i en ny fane. Du kan eksportere de lister, der indeholder tilpassede felter, til Microsoft Excel. Arbejde med PDF Du kan generere PDF-rapporter for at se eller udskrive oplysninger om sager og dokumenter. Se Arbejde med rapporter. Nogle gange oprettes PDF-versioner af dokumenter ikke på grund af tekniske problemer. For at se en liste over sådanne dokumenter skal du føje listerne Alle mislykkede PDFdokumenter og Mine mislykkede PDF-dokumenter til navigationsruden. Du kan udskrive hoveddokumenter og bilag på en sag til et PDF-dokument og gemme PDFdokumentet på sagen eller på en lokal disk. Forbedret brugervenlighed i Onlinehjælp Du kan finde yderligere oplysninger om hver knap i afsnittet Bånd. Brugergrænsefladen er blevet omstruktureret og simplificeret. Afsnittet om WorkZone Client-konfiguration indeholder nu kun beskrivelser og handlinger, der er relevante for almindelig brugere. Oplysning til administratorer er flyttet til WorkZone Client. Anden funktionalitet Du kan starte en proces fra en dokumentdetaljeside. Den nye proces er forbundet en sag på et givent dokument og inkluderer automatisk dette dokument. Funktionaliteten kopier sag er blevet udvidet. Du kan nu kopiere en lukket sag eller en sag med kontakter, der ikke længere eksisterer i databasen. Se Kopier en eksisterende sag. Du kan oprette notater til kontakter. Denne funktionalitet virker på samme måde som notater til sager og dokumenter. Se Notater. Feltet Godkendt af arkiv er blevet tilføjet. Oplyser om, om Rigsarkivet accepterer en dokumenttype. Dette felt kan ikke redigeres. DET VAR NY T I WORKZONE CLIENT 2016 R2 5

6 WorkZone Client2017 Ny funktionalitet i WorkZone Client2017 Generel brugervenlighed Skruenøgleikonet, som benyttes under konfiguration, er ændret til et tandhjul. Det er nu altid synligt i brugergrænsefladen. Nye eller ændrede sager, dokumenter og kontakter på din læseliste er nu formateret med fed. Formatteringen med fed forsvinder, når du åbner dem. Når du søger efter en sag, et dokument eller en kontakt i en liste, sorteres resultatet efter den senest viste. Dette betyder, at det element, du har set sidst, vises øverst på listen over søgeresultater. Se for eksempel Tilføj eller fjern sagsparter. Når du tilføjer en part til et dokument, kan du søge efter parter, der findes på den sag, som dokumentet tilhører. Se Tilføj eller fjern dokumentparter. Du kan nu rulle for at se alle elementer på lister, for eksempel i widgets eller i søgeresultater fra henvisningsvælgere. Tidligere viste en liste højst 20 elementer. Rediger fra lister Du kan redigere henvisningstypen fra lister, som viser dokumenthenvisninger og sagshenvisninger. Du kan redigere afslutningsdatoen fra sagslister og dermed afslutte eller genåbne en eller flere sager fra listen. Du kan redigere læseadgang (indblik) fra dokument- og sagslister og dermed ændre læseadgang for et eller flere elementer på listen. Se Rediger flere elementer på en liste. Administrer dokumenter Funktionen Flyt dokument er udvidet med følgende funktioner: Flyt til sag, Flyt til nyt hoveddokument, Gør til hoveddokument og Gør til bilag. Se Flyt dokument. Et nyt felt, Postdato, er tilgængeligt for dokumenter. For at tilføje dette felt skal du konfigurere dokumentdetaljesiden; se Forbered til distribution. Dette felt er også tilgængeligt på dokumentlister. Når du gemmer en mail fra Outlook, viser feltet Postdato afsendelsesdatoen for udgående post eller modtagelsesdatoen for indgående post. Ny Del-knap En ny knap, Del, er tilføjet på båndene. Knappen Del indeholder de tidligere mailfunktioner Link, Vedhæftning og Vedhæft PDF. Se Del dokument. En ny funktion, Kopiér til udklipsholder, som du kan bruge til at kopiere links til sager, dokumenter og kontakter i WorkZone. Se Kopiér et dokument til udklipsholderen, Kopiér en sag til udklipsholderen og Kopiér en kontakt til udklipsholderen. 6

7 Onlinehjælp Optimeret søgning Du kan tilføje flere kriterier, når du definerer en søgning, ved hjælp af kriterier fra en liste. Dermed kan du for eksempel søge efter dokumenter med dokumenttypen "I, Indgående" eller "U, Udgående". Hvis du tilføjer flere kriterier, foretager du som standard en Eller-søgning, som vises med dokumenthenvisninger.. Se Opret en ny søgning og Tilføj eller fjern På felter, som kan indeholde flere værdier, for eksempel Emneord og Facetter, kan du udføre en Og-søgning, som vises med. Se Sagssøgning med flere oplysninger eller datokriterier. Du kan tilføje søgefiltre til alle lister og dermed søge i listerne. Du kan endda filtrere en dokumentliste, så den kun viser hoveddokumenter, bilag eller hoveddokumenter uden bilag. Der er blevet tilføjet et filterikon. Se Filtrer en liste. Alle brugere kan dele gemte søgninger med andre brugere - inklusive brugere uden Konfiguration CONFIGADM-adgangsrettigheder. Se Del en gemt søgeliste. Du kan konfigurere hvilke knapper, der vises på båndet. Klik på pilen i gruppen til højre på båndet for at skjule eller vise knapper. Dine valg gemmes i brugerkonfigurationen. Vigtigt: Du skal foretage denne konfiguration på alle bånd, for eksempel sagsbåndet, dokumentbåndet og dokumentlistebåndet. Se Bånd. Når du tilføjer nye parter på en sag eller et dokument, skal du konfigurere, hvilke kolonner der skal vises på søgeresultatlisten for henvisningsvælgeren. Se Tilføj eller fjern sagsparter og Tilføj eller fjern dokumentparter. Navigationsrudens konfigurationsmuligheder er udvidet, således at du kan tilføje nye ruder, ændre rækkefølgen, omdøbe ruder og fjerne ruder. Integration til WorkZone Process Du kan tilføje to nye lister, Mine åbne opgaver og Mine afventende opgaver, til navigationsruden som widgets. Listerne vil vise dine opgaver fra WorkZone Process. Du kan åbne og løse opgaver fra listerne. DET VAR NY T I WORKZONE CLIENT 2016 Modulet WorkZone Meeting er føjet til WorkZone Client. Du kan se WorkZone-møder, herunder dagsordenspunkter og dokumenter, der er oprettet for dine aftaler eller møder i Outlook. Du kan også tilføje, redigere eller fjerne punkter på en dagsorden for et møde og de dokumenter, der er gemt sammen med dagsordnen. Se Arbejde med WorkZonemøder, Administrer møder og Om felter på mødedetaljesiden. Forudsætning: For at kunne arbejde med WorkZone-møder skal du have installeret modulet WorkZone Meeting. Hvis du har administrative rettigheder, kan du konfigurere og distribuere sagsdetaljesider og kontaktdetaljesider. Det vil sige, at du kan tilføje, konfigurere, fjerne, tilpasse størrelsen på eller ændre rækkefølgen af felter på detaljesiderne for kontakter, dokumenter eller møder. For en kontaktdetaljeside kan du også sætte standardværdier for et felt og ændre de påkrævede indstillinger for et felt. Senere kan du dele din 7

8 WorkZone Client2017 konfiguration af detaljesiderne med valgte brugere, enheder eller med hele organisationen. Se Konfigurer og distribuer sags-, dokument- eller kontaktdetaljeside. På dokumentdetaljesiden er nye felter, Udførende enhed og Arkiveringsform, blevet føjet til de eksisterende felter. Du kan konfigurere kontaktsøgesiden, dokumentsøgesiden eller mødesøgesiden. Det vil sige, at du kan tilføje, fjerne, konfigurere, tilpasse størrelsen på eller ændre rækkefølgen af felter på kontakt- eller dokumentsøgesiden. Se Konfigurer søgesiden for sager, dokumenter, kontakter eller møder. Du kan kopiere flere valgte dokumenter til en sag. Se Kopiér flere valgte dokumenter til en sag. Du kan se PDF-dokumenter uden at have Adobe Reader installeret. Forudsætning: For at se PDF-dokumenter uden at have Adobe Reader installeret, skal du benytte Internet Explorer 11. Ændringer af brugergrænsefladen og forbedret brugeroplevelse De nye felter, Udførende enhed og Arkiveringsform, er føjet til dokumentdetaljesiden. Når du vælger flere sager eller dokumenter og redigerer dem fra en liste, er de stadig valgt, efter at du har afsluttet redigeringen. Dette betyder, at du kan fortsætte med at redigere elementerne uden at vælge dem igen. DET VAR NY T I WORKZONE CLIENT 2014 R2 (3. 1) Ny funktionalitet Funktionaliteten Aktørsekvenser er tilføjet. Når du arbejder med processer kan du oprette en aktørsekvens, altså en sekvens af aktører, der skal udfører handlinger på en opgave. Du kan tilføje kontakter som aktører i en sekvens, angive rækkefølgen af aktører og frist for, hvornår hver enkel aktør skal udføre en handling. Se Arbejde med aktørsekvenser, Opret en ny aktørsekvens, og Tilføj, rediger eller fjern aktører i en sekvens. Du kan se alle eksisterende aktørsekevenser på en liste. Se Vis eksisterende aktørsekvenser. Forudsætning: For at kunne arbejde med aktørsekvenser skal du have installeret modulet Proces under installationen af WorkZone Client. Detaljefanerne Stedfortrædere og Stedfortræder for er tilføjet på kontaktdetaljesiden. Du kan vælge andre brugere eller enheder, som skal være dine stedfortrædere og arbejde med procesopgaver på dine vegne. Du kan se lister over stedfortrædere og redigere deres rolle på kontaktdetaljesiden samt se, hvem den valgte kontakt er stedfortræder for. Se Tilføj, rediger eller fjern stedfortrædere for en kontakt og Vis hvem en kontakt er stedfortræder for. Forudsætning: For at kunne arbejde med stedfortrædere skal du have installeret modulet Proces under installationen af WorkZone Client. Du kan oprette nye sager med andre egenskaber, der er baseret på skabelonerne for forskellige sagstyper, der er defineret i WorkZone Content Server. Se Opret en ny sag ud fra en skabelon. 8

9 Onlinehjælp Forudsætning: For at kunne oprette sager ud fra skabeloner skal du have en eller flere sagsskabeloner sat op på serveren. Se Opret sagsskabeloner i WorkZone Client Developer's Guide. Du kan konfigurere sagssøgesiden, så den passer til dine behov. Det vil sige, at du kan tilføje, fjerne, konfigurere, tilpasse størrelsen på eller ændre rækkefølgen af felter på sagssøgesiden. Se Konfigurer en sagssøgeside. Når du søger efter sager, kan du nu angive flere oplysninger eller flere datoer som søgekriterier. For eksempel kan du vælge søge på en oplysningstype eller en datotype og oplysninger eller en dato. Se Sagssøgning med flere oplysninger eller datokriterier. Funktionaliteten Distribuer konfiguration er opdateret. Nu kan brugere med administrative rettigheder distribuere konfigurationen til andre brugere, enheder eller til hele organisationen og nulstille en distribueret konfiguration. Se Distribuer WorkZone Client-konfigurationen og Hvad kan du gøre med WorkZone Client-konfigurationen? Hvis du har administrative rettigheder, kan du eksportere eller importere WorkZone Client-konfigurationen som en fil. Det vil sige, at du kan gemme en konfiguration af WorkZone Client som en fil i filsystemet, og du kan hente en konfiguration, der tidligere var gemt som en fil. Se Eksporter og importer en konfiguration som en fil. Hvis du har administrative rettigheder, kan du konfigurere og distribuere sagsdetaljesider. Det vil sige, at du kan tilføje, fjerne, konfigurere, tilpasse størrelsen på eller ændre rækkefølgen af felter på sagssøgesiden, samt angive standardværdier for felterne. Senere kan du dele denne konfiguration med bestemte brugere eller enheder, eller med hele organisationen. Se Konfigurer og distribuer en sagsdetaljeside. Du kan desuden konfigurere partrolle og type for feltet Part. Se Konfigurer partrolle og -type. Ændringer af brugergrænsefladen og forbedret brugeroplevelse De nye felter Part og Assistent er tilføjet på sagsdetaljesiden. Et nyt emne beskriver, hvem og hvordan man arbejder med en WorkZone Clientkonfiguration. Se Om konfiguration af WorkZone Client. 9

10 WorkZone Client Kom godt i gang med WorkZone Client Nedenfor finder du links til grundlæggende funktionalitet i WorkZone Client. LÆR BRUGERGRÆNSEFLADEN AT KENDE Naviger i brugergrænsefladen Om detaljesider Om knapper på båndet Tilpas dashboardet og navigationsruden Tilpas faner, kolonner og paneler Brug tastaturnavigation SØG OG BRUG SØGELISTER Lær, hvordan man søger effektivt SAGER, DOKUMENTER OG ADRESSATER Om sager og sagstyper Om dokumenter og dokumenttyper Om kontakter ARBEJDE MED LISTER Åbn lister i en ny fane Åbn detaljesiden for en sag, et dokument eller en kontakt fra en liste Arbejde med flere listeelementer Rediger et element fra en liste Vis listeelementet i indholdsruden Del en søgeliste Abonner på en søgeliste Eksporter en liste til Excel AVANCERET HJÆLP Gem og genbrug søgelister Administrer abonnementer Arbejde med favoritter Arbejde med fulgte elementer Arbejde med læselister Flyt dokument til en anden sag 10

11 Onlinehjælp Opret en påmindelse på en sag Om adgangsrettigheder Arbejde med WorkZone Client-konfigurationer Konfigurer en søgeside for sager, dokumenter, kontakter eller møder 11

12 WorkZone Client Brugergrænsefladen 4.1 Naviger i brugergrænsefladen Bånd Dashboard og navigationsrude Faner, kolonner og paneler Tastaturnavigation Naviger i brugergrænsefladen Her beskrives, hvordan du navigerer i brugergrænsefladen i WorkZone Client. OM BRUGERGRÆNSEFLADEN Når du åbner WorkZone Client, vises fanen Hjem med dashboardet. Her kan du se, hvad de forskellige dele af brugergrænsefladen kaldes (klik på billedet for at forstørre det): Uanset hvor du er i WorkZone Client, ser du altid fanen Hjem øverst i skærmbilledet. Fanen Hjem viser navigationsruden. Når du åbner WorkZone Client, er dashboardet åbent som standard. NAVIGATIONSRUDE Fra navigationsruden kan du nemt navigere rundt i WorkZone Client. Navigationspanelet er synligt som standard, men du kan skjule det. 12

13 Onlinehjælp De paneler, der vises i navigationsruden, indeholder nogle af de mest anvendte lister og dine egne gemte søgninger. Listerne er defineret og konfigureret i WorkZone Content Server. Som standard viser navigationsruden følgende ruder: Dashboard Sager Dokumenter Kontakter Andre Foruddefinerede søgelister i navigationsruden Hvert panel i navigationsruden indeholder yderligere standardlister. For eksempel viser panelet Sager følgende lister som standard: Åbne sager Sager med påmindelser Enhedens åbne sager Enhedens sager uden sagsbehandler Sager uden sagsbehandler og enhed Favoritsager Når du klikker på en af disse lister, udføres en søgning efter den valgte liste automatisk, og resultatet vises på dit dashboard. Du kan anvende knapperne på båndet til at udføre forskellige handlinger på søgeresultaterne. Tips: o o Du kan nemt åbne en liste fra navigationsruden på en ny fane ved at klikke på listens titel. Du kan tilføje flere lister eller ændre rækkefølgen på paneler ved at tilpasse navigationsruden. Du kan for eksempel føje en liste med Fulgte sager, Læseliste sager og Ændrede dokumenter til navigationsruden. DASHBOARD Dashboardet er startsiden i WorkZone Client. Det giver dig et overblik og nem adgang til lister. Listerne vises i paneler på dashboardet i form af widgets. Hvis du vil tilføje andre widgets eller ændre deres placering, kan du placere widgets på dashboardet. DETALJESIDER Når du for eksempel åbner en sag, et dokument, en kontakt eller en gemt søgning, åbnes deres detaljesider i en ny fane. Du kan have flere faner med detaljesider åbne samtidigt, og du kan arbejde på flere elementer på én gang. 13

14 WorkZone Client2017 Metadatapanel Metadatapanelet på detaljesiden viser metadatafelterne, der er tilknyttet sagen, dokumentet eller kontakten. Brug delelinjen til at se flere eller færre felter på metadatapanelet. Hvis du har administrative rettigheder, kan du konfigurere sagsdetaljesiden, dvs. tilføje, fjerne, tilpasse størrelsen på eller ændre rækkefølgen af de viste metadatafelter. Se Konfigurer og distribuer en sagsdetaljeside. Detaljefaner på detaljesiderne Nederst på hver detaljeside for en sag, et dokument eller en kontakt, er der detaljefaner, som hver har et lille bånd med relevante funktioner. Hvis du for eksempel har en sagsdetaljeside åben, viser detaljefanerne lister med dokumenter og kontakter, der er knyttet til denne sag. For søgninger vises listen over søgeresultater. Du kan bestemme hvilke detaljesider, du vil se. INDHOLDSRUDE Når en sag, et dokument eller en kontakt vises på en liste, kan du hurtigt se en del af indholdet og dets henvisninger i indholdsruden. Indholdsruden indeholder forskellige oplysninger, alt efter om du åbner en sag, et dokument eller en kontakt. Tip: Se også Tilpas indholdsruden og Vis listeelementet i indholdsruden. 4.2 Bånd OM BÅND Bånd er et sæt af knapper, der er relevante for den liste eller side, som du ser i den aktuelle situation. Du kan se nogle af knapperne på alle båndene, og andre knapper er kun tilgængelige på en bestemt liste eller side. 14

15 Onlinehjælp Der findes to typer bånd i WorkZone Client: Hovedbåndet findes altid i toppen af skærmen. Det indeholder knapper, der er relaterede til de følgende elementer: o o o Dashboard Lister Detaljesider Detaljebånd findes under metadata på detaljesider. Det indeholder knapper, der relaterer til detaljelisterne. Du kan minimere hovedbåndet, så du kun ser ikonerne. Dobbeltklik på fanens titel for at minimere den. Dobbeltklik på titlen igen for at maksimere hovedbåndet. Når du vælger mere end et element på en liste, har nogle af knapperne en rød markering. Tallet i markeringen refererer til antallet af valgte elementer, som du kan anvende knappens funktion på. Se Arbejde med flere listeelementer, hvis du vil have flere oplysninger. På denne side får du en kort beskrivelse af hver knap. Udvid tabellerne for at læse beskrivelserne. Bemærk:Nogle af knapperne er kun tilgængelige for bestemte lister SAGSBÅND Sagsbånd gælder for: Lister under panelet SAGER. Sagsdetaljesider. UDVID FOR AT LÆSE OM KNAPPER PÅ SAGSBÅND 15

16 WorkZone Client2017 Ikon Navn Handling Sag Opret en ny sag. En sag kan indeholde dokumenter, involverede personer (parter), møder, notater og andre relaterede oplysninger. Bemærk:Virksomheder kan oprette foruddefinerede skabeloner for sager. Skabeloner for sager er tilgængelige i listen under knappen Sag. Kontakt din administrator for at lære om formålet med hver skabelon. Kontakt Tilføj en ny kontakt til systemet. Når du opretter en ny kontakt, kan du angive oplysninger som for eksempel navn og adresse. Kontakter kan bruges som parter på sager, mødedeltagere og så videre. Word Opret et nyt Word-dokument med metadata. Dokument Nye oplysninger Importer dokument Excel PowerPoint Ny søgning Sag Dokument Kontakt Møde Opret et nyt dokument. Et nyt dokument tilknyttes som standard din skrivebordssag. Hvis du opretter et nyt dokument fra en sagsdetaljeside, bliver det nye dokument tilknyttet denne sag. Opret et dokument, der kun indeholder metadata såsom titel og sagsbehandler. Dette dokument indeholder ikke en faktisk fil, og det kan kun åbnes i WorkZone Client. Opret et dokument ved at overføre en fil fra din lokale disk. Det nye dokument vil indeholde metadata og en faktisk fil. Opret et nyt Excel-dokument med metadata. Opret et nyt PowerPoint-dokument med metadata. Start en ny søgning. Når du vælger et element i listen, åbner en ny søgeside i en ny fane. Denne side viser alle de metadataparametre, der er relevante for en avanceret søgning. Søg efter en sag. Søg efter et dokument. Søg efter en kontakt. Søg efter et møde. 16

17 Onlinehjælp Ikon Navn Handling Opdater Genindlæs oplysningerne på den nuværende side. Gem Bemærk:Knappen Opdater på detaljefanen genindlæser kun detaljelisten. Gem dine ændringer på en sag. Annuller Annuller dine ændringer, der ikke er gemte, på en sag. Notater Rediger Eksporter til Excel Åbn i ny fane Tilføj oplysninger om en sag. Se Arbejde med notater. Rediger et bestemt felt på en valgt sag. Vælg feltet i listen under knappen. Åbn Excel-dokumentet, der indeholder den valgte liste. Åbn den valgte liste i en ny fane. Visning Administrer Føj til favoritter Åbn en indholdsrude med oplysninger, såsom dokumenter og parter, for den valgte sag. Tip: Klik på for at tilføje eller fjerne ruder, som du gerne vil se i indholdsruden. Åbn en liste med de følgende valgmuligheder: Få hurtig adgang til den valgte sag i listen Favoritsager. Fjern fra favoritter Markér som ulæst Markér som læst Følg Følg ikke Del Fjern den valgte sag fra listen Favoritsager. Tilføj den valgte sag til Læselistesager for at se den senere. Når du føjer et element til en læseliste, fremgår det med fed på alle de lister, hvor det indgår. Fjern den valgte sag fra Læselistesager. Føj den valgte sag til listen Fulgte sager. Hvis andre medarbejdere foretager ændringer på en sag, som du følger, vil denne sag blive vist på listen Ændrede sager. Se Arbejde med fulgte elementer. Stop følgende ændringer på et valgt dokument. Åbn en liste med de følgende valgmuligheder: 17

18 WorkZone Client2017 Ikon Navn Handling På mail Send valgte sager på mail. o Link Føj links til dokumenterne. Kopiér til udklipsholderen Kopiér titlen på og linket til de valgte sager til udklipsholderen. Du kan så indsætte oplysningerne der, hvor du vil have dem. Proces Aktiviteter - Start en ny proces på baggrund af en valgt sag. Læs mere om procesfunktioner og procestyper i Arbejde med processer. Kopiér Opret en kopi a en valgt sag. Udskriv Luk Genåbn Opret en PDF-fil, der indeholder oplysninger om den nuværende sag. I dialogboksen kan du vælge oplysninger, der skal inkluderes i PDF-filen. Luk sagen. Når sagen er lukket, kan den ikke redigeres. For at finde den lukkede sag, skal du klikke Ny søgning > Sag og indtaste søgekriterier. Den lukkede sag kan genåbnes. Genåbn sagen. En genåbnet sag fungerer på samme måde som en almindelig sag. Bemærk:Denne knap er kun tilgængelig for lukkede sager. Rapport Generelt Åbn en liste med de følgende valgmuligheder: Generér en PDF-fil, der indeholder en journalplan for de eksisterende sagsgrupper. o Journalplan En sagsliste med parter og dokumenter Indstillinger Generér en PDF-fil, der indeholder metadata, parter og dokumenter på den valgte sag. Administrer konfigurationer og aktørsekvenser. Med en konfiguration kan du tilpasse webgrænsefladen på WorkZone Client efter brugerens behov. Aktørsekvenser bruges til at gøre oprettelsen af processer nemmere. Nulstil konfiguration Annuller din brugerdefinerede konfiguration og anvend standardkonfigurationen igen. 18

19 Onlinehjælp Ikon Navn Handling Importer konfiguration Benyt som standardklient Fordeling Anvend en anden brugers konfiguration til WorkZone Client. Vælg i feltet Importer fra en bruger eller en enhed, hvis konfiguration du gerne vil anvende. Benyt WorkZone Client som standardklienten ved arbejde med WorkZone-produkterne. Administrer konfigurationen for andre brugere, enheder eller for hele organisationen. Se Distribuer WorkZone Client-konfigurationen. o o Forbered til distribution Afslut distribution Bemærk:Denne knap er kun tilgængelig for brugere med administrative rettigheder. Definer konfigurationen, som du vil distribuere. Når du klikker på denne knap, genstarter WorkZone Client med en standardkonfiguration. Du kan tilpasse konfigurationen eller importere en eksisterende konfiguration. Afslut tilstanden Forbered til distribution og gendan din oprindelige konfiguration. o Distribuer konfiguration Anvend en konfiguration på bestemte brugere, enheder eller hele organisationen. o Ryd distribueret konfigurati on Hvis du tidligere har anvendt en brugerdefineret konfiguration på brugere, enheder eller en organisation, kan du vælge denne indstilling for at fjerne den fra deres instans af WorkZone Client. Importer/Ekspor ter Gem konfigurationer på alle brugere, enheder og en organisation på en enkelt JSON-fil.WorkZone Client Denne funktionalitet øger systemets pålidelighed og tillader administratorer at anvende konfigurationer på flere brugere med et enkelt museklik. o Importer fra fil Bemærk:Denne knap er kun tilgængelig for brugere med administrative rettigheder. Anvend konfigurationer, der er gemt på en JSON-fil, på brugere, enheder og en organisation. o Eksporter til fil Gem konfigurationer på alle brugere, enheder og en organisation på en JSON-fil. Aktørsekvenser Definer i hvilken rækkefølge, kontakter skal deltage i en proces. I dette afsnit kan du administrere aktørsekvenser. Se Arbejde med aktørsekvenser. 19

20 WorkZone Client2017 Ikon Navn Handling o Vis eksisterende aktørsekvense r Se en liste over tilgængelige aktørsekvenser. o Opret en ny sekvens Opret en ny aktørsekvens. Hjælp Tilføj Tilføj Fjern Åbn onlinehjælpen til den nuværende version af WorkZone Client. Opret en ny henvisning. Henvisningen afhænger af den aktive fane. Opret nye oplysninger, en adresse, dato eller påmindelse. Typen af oplysninger afhænger af den aktive fane. Fjern de valgte elementer fra listen. DOKUMENTBÅND Dokumentbånd gælder for: Lister under panelet DOKUMENTER. Dokumentdetaljesider. UDVID FOR AT LÆSE OM KNAPPER PÅ DOKUMENT BÅND Ikon Navn Beskrivelse Sag Opret en ny sag. En sag kan indeholde dokumenter, involverede personer (parter), møder, notater og andre relaterede oplysninger. Bemærk:Virksomheder kan oprette foruddefinerede skabeloner for sager. Skabeloner for sager er tilgængelige i listen under knappen Sag. Kontakt din administrator for at lære om formålet med hver skabelon. Kontakt Tilføj en ny kontakt til systemet. Når du opretter en ny kontakt, kan du angive oplysninger som for eksempel navn og adresse. Kontakter kan bruges som parter på sager, mødedeltagere og så videre. 20

21 Onlinehjælp Ikon Navn Beskrivelse Word Opret et nyt Word-dokument med metadata. Dokument Nye oplysninger Importér dokument Excel PowerPoint Ny søgning Sag Dokument Kontakt Møde Opdater Opret et nyt dokument. Et nyt dokument tilknyttes som standard din skrivebordssag. Hvis du opretter et nyt dokument fra en sagsdetaljeside, bliver det nye dokument tilknyttet denne sag. Opret et dokument, der kun indeholder metadata såsom titel og sag. Dette dokument indeholder ikke en faktisk fil, og det kan kun åbnes i WorkZone Client. Opret et dokument ved at overføre en fil fra din lokale disk. Det nye dokument vil indeholde metadata og en faktisk fil. Opret et nyt Excel-dokument med metadata. Opret et nyt PowerPoint-dokument med metadata. Start en ny søgning. Når du vælger et element i listen, åbner en ny søgeside i en ny fane. Denne side viser alle de metadataparametre, der er relevante for en avanceret søgning. Søg efter en sag. Søg efter et dokument. Søg efter en kontakt. Søg efter et møde. Genindlæs oplysningerne på den nuværende side. Bemærk:Knappen Opdater på detaljebåndet genindlæser kun detaljelisten. Gem Gem dine ændringer på et dokument. Annuller Rediger Åbn i ny fane Annuller dine ændringer, der ikke er gemte, på et dokument. Rediger et bestemt felt på et valgt dokument. Vælg et felt i listen under knappen. Åbn den valgte liste i en ny fane. 21

22 WorkZone Client2017 Ikon Navn Beskrivelse Arkivér Skift Tildel det nuværende dokument tilstanden Arkiveret. Find en uddybende beskrivelse af tilstanden Arkiveret i Rediger dokumenttilstand. Åbn listen med de følgende valgmuligheder: Frigiv personligt udkast Lås Visning Tillad andre medarbejdere at se, redigere og slette dit personlige udkast. Tildel det nuværende dokument tilstanden Låst. Find en uddybende beskrivelse af tilstanden Låst i Rediger dokumenttilstand. Åbn en indholdsrude med oplysninger, såsom parter og bilag, for det valgte dokument. Tip: Klik på for at tilføje eller fjerne ruder, som du gerne vil se i indholdsruden. Vis PDF Notater Åbn Administrer Åbn PDF-versionen af det nuværende dokument i en indholdsrude. Tilføj medfølgende oplysninger om et dokument. Se Arbejde med notater. Åbn et valgt dokument i applikationen, der svarer til formatet på dokumentet. Åbn en liste med de følgende valgmuligheder: Føj til favoritter Fjern fra favoritter Markér som ulæst Markér som læst Følg Følg ikke Få hurtig adgang til det valgte dokument i listen Favoritdokumenter. Fjern det valgte dokument fra listen Favoritdokumenter. Føj det valgte dokument til Læselistedokumenter for at se det senere. Når du føjer et dokument til en læseliste, fremgår det med fed på alle de lister, hvor det indgår. Fjern det valgte dokument fra Læselistedokumenter. Føj dokumenter til listen Fulgte dokumenter. Hvis andre medarbejdere ændrer et dokument, som du følger, vil du se dette i listen Ændrede dokumenter. Se Arbejde med fulgte elementer. Stop følgende ændringer på et valgt dokument. 22

23 Onlinehjælp Ikon Navn Beskrivelse Del Åbn en liste med de følgende valgmuligheder: På mail Send valgte dokumenter på mail på en af følgende måder: o Link Føj links til dokumenterne. o Vedhæft dokument Tilføj dokument som vedhæftning. o Vedhæft som PDF Tilføj en PDF-version af dokumentet som en vedhæftning. Denne valgmulighed er kun tilgængelig, hvis en PDF-version er blevet genereret. Kopiér til udklipsholderen Proces Til sag Kopiér titlen, den relaterede sag og linket på det valgte dokument til udklipsholderen. Du kan så indsætte disse oplysninger der, hvor du vil have dem. Start en ny proces fra det nuværende dokument. Processen vil blive baseret på den sag, som dokumentet tilhører. Læs mere om WorkZone Process i Arbejde med processor. Åbn sagen på det valgte dokument i en ny fane. Til hoveddokument Åbn hoveddokumentet på det nuværende dokument i en ny fane. Bemærk:Den knap er kun tilgængelig for bilag. Flyt Åbn en liste med de følgende valgmuligheder: Flyt til sag Flyt til nyt hoveddokument. Gør til hoveddokument Gør til bilag Kopiér Overfør et valgt dokument til en anden sag. Overfør et valgt bilag til et andet hoveddokument. Vælg et bilag og klik på denne mulighed for at gøre det til et hoveddokument. Vælg et hoveddokument og klik på denne mulighed for at gøre det til et bilag. En dialogboks, hvor du kan vælge et hoveddokument for dette dokument, åbner. Kopiér et valgt dokument. I dialogboksen Kopiér dokument kan du vælge en anden sag for det dokument, som du kopierer. 23

24 WorkZone Client2017 Ikon Navn Beskrivelse Opret PDF Opret en PDF-version af det valgte dokument. Eksporter til Excel Åbn Excel-dokumentet, der indeholder den valgte liste. Slet Klik på denne knap for at slette det nuværende dokument. Bemærk:Du kan ikke slette dokumentet, hvis det har bilag. Rapport Åbn en liste med de følgende valgmuligheder: Bemærk:Rapporter er kun tilgængelige for hoveddokumenterne. Generel Generér en PDF-fil, der indeholder en journalplan for de eksisterende sagsgrupper. o Journalplan En dokumentliste med parter og bilag Indstillinger Generér en PDF-fil, der indeholder en journalplan for de eksisterende sagsgrupper. Brug Indstillinger til at administrere konfigurationer og aktørsekvenser. Konfiguration hjælper med at tilpasse webgrænsefladen på WorkZone Client efter brugerens behov. Aktørsekvenser bruges til at gøre oprettelsen af processer nemmere. Nulstil konfiguration Importer konfiguration Benyt som standardklient Fordeling Administrer konfigurationer og aktørsekvenser. Med en konfiguration kan du tilpasse webgrænsefladen på WorkZone Client efter brugerens behov. Aktørsekvenser bruges til at gøre oprettelsen af processer nemmere. Annuller din brugerdefinerede konfiguration og anvend standardkonfigurationen. Anvend en anden brugers konfiguration til WorkZone Client. Vælg i feltet Importer fra en bruger eller en enhed, hvis konfiguration du gerne vil anvende. Administrer konfigurationen for andre brugere, enheder eller en organisation. Se Distribuer WorkZone Clientkonfigurationen. 24

25 Onlinehjælp Ikon Navn Beskrivelse Bemærk:Denne knap er kun tilgængelig for brugere med administrative rettigheder. o Forbered til distributio n Definer konfigurationen, som du vil distribuere. Når du klikker på denne knap, genstarter WorkZone Client med en standardkonfiguration. Du kan tilpasse konfigurationen eller importere en eksisterende konfiguration. o Afslut distributio n Afslut tilstanden Forbered til distribution og gendan din oprindelige konfiguration. o Distribuer konfiguration Anvend en konfiguration på bestemte brugere, enheder eller hele organisationen. o Ryd distribuere t konfigurati on Hvis du tidligere har anvendt en brugerdefineret konfiguration på brugere, enheder eller en organisation, kan du vælge denne indstilling for at fjerne den fra deres instans af WorkZone Client. Importer/Ekspor ter Gem konfigurationer på alle brugere, enheder og en organisation på en enkelt JSON-fil. Denne funktionalitet øger systemets pålidelighed og tillader administratorer at anvende konfigurationer på flere brugere med et enkelt museklik. o Importer fra fil Bemærk:Denne knap er tilgængelig for brugere med administrative rettigheder. Anvend konfigurationer, der er gemt på en JSON-fil, på brugere, enheder og en organisation. o Eksporter til fil Gem konfigurationer på alle brugere, enheder og en organisation på en JSON-fil. Aktørsekvenser Definer i hvilken rækkefølge, kontakter skal deltage i en proces. I dette afsnit kan du administrere aktørsekvenser. Se Arbejde med aktørsekvenser. o Vis eksisterende aktørsekvense r Se en liste over tilgængelige aktørsekvenser. 25

26 WorkZone Client2017 Ikon Navn Beskrivelse o Opret en ny sekvens Opret en ny aktørsekvens. Besvar Hjælp Tilføj Tilføj Fjern Opret et nyt dokument som et svar til det valgte dokument. Afsenderen af det oprindelige dokument bliver modtageren, og sagsoplysningerne indsættes automatisk. Det nye dokument får typen Udgående. Åbn onlinehjælpen til den nuværende version af WorkZone Client. Opret en ny henvisning. Henvisningen afhænger af den aktive fane. Opret nye oplysninger, en adresse, dato eller påmindelse. Typen af oplysninger afhænger af den aktive fane. Fjern de valgte elementer fra listen. KONTAKTBÅND Kontaktbånd gælder for: Lister under panelet KONTAKTER. Kontaktdetaljesider. UDVID FOR AT LÆSE OM KNAPPER PÅ KONT AKT BÅND Ikon Navn Beskrivelse Sag Opret en ny sag. En sag kan indeholde dokumenter, involverede personer (parter), møder, notater og andre relaterede oplysninger. Bemærk:Virksomheder kan oprette foruddefinerede skabeloner for sager. Skabeloner for sager er tilgængelige i listen under knappen Sag. Kontakt din administrator for at lære om formålet med hver skabelon. Kontakt Tilføj en ny kontakt til systemet. Når du opretter en ny kontakt, kan du angive oplysninger som for eksempel navn og adresse. Kontakter kan bruges som parter på sager, mødedeltagere og så videre. 26

27 Onlinehjælp Ikon Navn Beskrivelse Word Opret et nyt Word-dokument med metadata. Dokument Nye oplysninger Importér dokument Excel PowerPoint Ny søgning Sag Dokument Kontakt Møde Gem Opret et nyt dokument. Et nyt dokument tilknyttes som standard din skrivebordssag. Hvis du opretter et nyt dokument fra en sagsdetaljeside, bliver det nye dokument tilknyttet denne sag. Opret et dokument, der kun indeholder metadata såsom titel og sagsbehandler. Dette dokument indeholder ikke en faktisk fil, og det kan kun åbnes i WorkZone Client. Opret et dokument ved at overføre en fil fra din lokale disk. Det nye dokument vil indeholde metadata og en faktisk fil. Opret et nyt Excel-dokument med metadata. Opret et nyt PowerPoint-dokument med metadata. Start en ny søgning. Når du vælger et element i listen, åbner en ny søgeside i en ny fane. Denne side viser alle de metadataparametre, der er relevante for en avanceret søgning. Søg efter en sag. Søg efter et dokument. Søg efter en kontakt. Søg efter et møde. Gem dine ændringer på en kontakt. Annuller Opdater Annuller dine ændringer, der ikke er gemte, på en kontakt. Genindlæs oplysningerne på den nuværende side. Bemærk:Knappen Opdater på detaljebåndet genindlæser kun detaljelisten. Eksporter til Excel Åbn Excel-dokumentet, der indeholder den valgte liste. Rediger Notater Rediger et bestemt felt på en valgt kontakt. Vælg et felt i listen under knappen. Tilføj medfølgende oplysninger om en kontakt. Se Arbejde med notater. 27

28 WorkZone Client2017 Ikon Navn Beskrivelse Åbn i ny fane Åbn den valgte liste i en ny fane. Visning Åbn en indholdsrude med oplysninger, såsom adresser og kontakthenvisninger, for det valgte dokument. Tip: Klik på for at tilføje eller fjerne ruder, som du gerne vil se i indholdsruden. Administrer Åbn en liste med de følgende valgmuligheder: Føj til favoritter Fjern fra favoritter Markér som ulæst Markér som læst Følg Følg ikke Del Få hurtig adgang til den valgte kontakt i listen Favoritkontakter. Fjern den valgte kontakt fra listen Favoritkontakter. Føj den valgte kontakt til Læselistekontakter for at se den senere. Når du føjer en kontakt til en læseliste, fremgår den med fed på alle de lister, hvor den indgår. Fjern den valgte kontakt fra Læselistekontakter. Tilføj kontakter til listen Fulgte kontakter. Hvis andre medarbejdere ændrer en kontakt, som du følger, vil du se dette i listen Ændrede kontakter. Se Arbejde med fulgte elementer. Stop følgende ændringer på en valgt kontakt. Åbn en liste med de følgende valgmuligheder: Kopiér til Indstillinger udklipsholderen Kopiér navnet på og linket til de valgte kontakter til udklipsholderen. Du kan så indsætte oplysningerne der, hvor du vil have dem. Administrer konfigurationer og aktørsekvenser. Med en konfiguration kan du tilpasse webgrænsefladen på WorkZone Client efter brugerens behov. Aktørsekvenser bruges til at gøre oprettelsen af processer nemmere. Nulstil konfiguration Importer konfiguration Annuller din brugerdefinerede konfiguration og anvend standardkonfigurationen. Anvend en anden brugers konfiguration til WorkZone Client. Vælg i feltet Importer fra en bruger eller en enhed, hvis konfiguration du gerne vil anvende. 28

29 Onlinehjælp Ikon Navn Beskrivelse Benyt som standardklient Fordeling Benyt WorkZone Client som standardklienten ved arbejde med WorkZone-produkterne. Administrer konfigurationen for andre brugere, enheder eller for hele organisationen. Se Distribuer WorkZone Client-konfigurationen. o Forbered til distributio n Bemærk:Denne knap er kun tilgængelig for brugere med administrative rettigheder. Definer konfigurationen, som du vil distribuere. Når du klikker på denne knap, genstarter WorkZone Client med en standardkonfiguration. Du kan tilpasse konfigurationen eller importere en eksisterende konfiguration. o Afslut distributio n Afslut tilstanden Forbered til distribution og gendan din oprindelige konfiguration. o Distribuer konfiguration Anvend en konfiguration på bestemte brugere, enheder eller hele organisationen. o Ryd distribuere t konfigurati on Hvis du tidligere har anvendt en brugerdefineret konfiguration på brugere, enheder eller en organisation, kan du vælge denne indstilling for at fjerne den fra deres instans af WorkZone Client. Importer/Ekspor ter Gem konfigurationer på alle brugere, enheder og en organisation på en enkelt JSON-fil. Denne funktionalitet øger systemets pålidelighed og tillader administratorer at anvende konfigurationer på flere brugere med et enkelt museklik. o Importer fra fil Bemærk:Denne knap er tilgængelig for brugere med administrative rettigheder. Anvend konfigurationer, der er gemt på en JSON-fil, på brugere, enheder og en organisation. o Eksporter til fil Gem konfigurationer på alle brugere, enheder og en organisation på en JSON-fil. Aktørsekvenser Definer i hvilken rækkefølge, kontakter skal deltage i en proces. I dette afsnit kan du administrere aktørsekvenser. Se Arbejde med aktørsekvenser. 29

30 WorkZone Client2017 Ikon Navn Beskrivelse o Vis eksisterende aktørsekven ser Se en liste over tilgængelige aktørsekvenser. o Opret en ny sekvens Opret en ny aktørsekvens. Hjælp Tilføj Tilføj Tilføj relaterede parter Benyt som standardadresse Fjern Åbn onlinehjælpen til den nuværende version af WorkZone Client. Opret en ny henvisning. Henvisningen afhænger af den aktive fane. Opret nye oplysninger, en adresse, dato eller påmindelse. Typen af oplysninger afhænger af den aktive fane. Føj relationer til en eksisterende part. Så kan du se alle partsrelationer og deres roller fra alle partslister. Angiv den valgte adresse som standardadressen for en kontakt. Fjern de valgte elementer fra listen. DASHBOARD OG ANDRE BÅND Disse bånd gælder for: Dashboard. Lister under panelet ANDET. Siden Min liste. UDVID FOR AT LÆSE OM KNAPPER PÅ ANDRE BÅND Ikon Navn Beskrivelse Sag Opret en ny sag. En sag kan indeholde dokumenter, involverede personer (parter), møder, notater og andre relaterede oplysninger. Bemærk:Virksomheder kan oprette foruddefinerede skabeloner for sager. Skabeloner for sager er tilgængelige i listen under knappen Sag. Kontakt din administrator for at lære om formålet med hver skabelon. 30

31 Onlinehjælp Kontakt Tilføj en ny kontakt til systemet. Når du opretter en ny kontakt, kan du angive oplysninger som for eksempel navn og adresse. Kontakter kan bruges som parter på sager, mødedeltagere og så videre. Word Opret et nyt Word-dokument med metadata. Dokument Nye oplysninger Importér dokument Excel Ny søgning Tilpas Opdater PowerPoint Sag Dokument Kontakt Møde Opret et nyt dokument. Et nyt dokument tilknyttes som standard din skrivebordssag. Hvis du opretter et nyt dokument fra en sagsdetaljeside, bliver det nye dokument tilknyttet denne sag. Opret et dokument, der kun indeholder metadata såsom titel og sagsbehandler. Dette dokument indeholder ikke en faktisk fil, og det kan kun åbnes i WorkZone Client. Opret et dokument ved at overføre en fil fra din lokale disk. Det nye dokument vil indeholde metadata og en faktisk fil. Opret et nyt Excel-dokument med metadata. Opret et nyt PowerPoint-dokument med metadata. Start en ny søgning. Når du vælger et element i listen, åbner en ny søgeside i en ny fane. Denne side viser alle de metadataparametre, der er relevante for en avanceret søgning. Søg efter en sag. Søg efter et dokument. Søg efter en kontakt. Søg efter et møde. Dialogboksen Tilpas dashboard åbner. Genindlæs oplysningerne på den nuværende side. Bemærk:Knappen Opdater på detaljefanen genindlæser kun detaljelisten. Åbn i ny fane Åbn den valgte liste i en ny fane. 31

32 WorkZone Client2017 Rediger Eksporter til Excel Slet Rediger et bestemt felt på et valgt element. Vælg feltet i listen under knappen. Åbn Excel-dokumentet, der indeholder den valgte liste. Slet den valgte liste. Rapport Generel Åbn en liste med de følgende valgmuligheder: Generér en PDF-fil, der indeholder en journalplan for de eksisterende sagsgrupper. o Journalplan Abonner Begynd at modtage meddelelser om ændringer i en valgt liste på mail. Vælg hyppigheden for mails i en liste. Bemærk:Du modtager kun mails, hvis en valgt liste er blevet opdateret. Dagligt En gang per 4. time Ugentligt Ophæv abonnement Del Kopiér til udklipsholderen Indstillinger Modtag mails en gang om dagen. Modtag mails to gange om dagen. Modtag mails en gang om ugen. Ophæv abonnementet på en valgt liste. Del en gemt søgeresultatliste med andre enheder og enkelte kollegaer. Du kan vælge enhederne og kollegaerne i feltet Adgangskode i dialogboksen Del søgning. Kopiér titlen på og linket til de valgte elementer til udklipsholderen. Du kan så indsætte oplysningerne der, hvor du vil have dem. Administrer konfigurationer og aktørsekvenser. Med en konfiguration kan du tilpasse webgrænsefladen på WorkZone Client efter brugerens behov. Aktørsekvenser bruges til at gøre oprettelsen af processer nemmere. Nulstil konfiguration Importer Annuller din brugerdefinerede konfiguration og anvend standardkonfigurationen igen. Anvend en anden brugers konfiguration til WorkZone Client. Vælg i feltet Importer fra en 32

33 Onlinehjælp konfiguration Benyt som standardklient Fordeling bruger eller en enhed, hvis konfiguration du gerne vil anvende. Benyt WorkZone Client som standardklienten ved arbejde med WorkZone-produkterne. Administrer konfigurationen for andre brugere, enheder eller for hele organisationen. Se Distribuer WorkZone Client-konfigurationen. Bemærk:Denne knap er kun tilgængelig for brugere med administrative rettigheder. o o o Forbered til distributio n Afslut distributio n Distribuer konfiguration o Ryd distribuere t konfigurati on Importer/Ekspor ter s Definer konfigurationen, som du vil distribuere. Når du klikker på denne knap, genstarter WorkZone Client med en standardkonfiguration. Du kan tilpasse konfigurationen eller importere en eksisterende konfiguration. Afslut tilstanden Forbered til distribution og gendan din oprindelige konfiguration. Anvend en konfiguration på bestemte brugere, enheder eller hele organisationen. Hvis du tidligere har anvendt en brugerdefineret konfiguration på brugere, enheder eller en organisation, kan du vælge denne indstilling for at fjerne den fra deres instans af WorkZone Client. Gem konfigurationer på alle brugere, enheder og en organisation på en enkelt JSON-fil.WorkZone Client Denne funktionalitet øger systemets pålidelighed og tillader administratorer at anvende konfigurationer på flere brugere med et enkelt museklik. Bemærk:Denne knap er kun tilgængelig for brugere med administrative rettigheder. o o Importer fra fil Eksporter til fil Aktørsekvenser Anvend konfigurationer, der er gemt på en JSON-fil, på brugere, enheder og en organisation. Gem konfigurationer på alle brugere, enheder og en organisation på en JSON-fil. Definer i hvilken rækkefølge, kontakter skal deltage i en proces. I dette afsnit kan du administrere aktørsekvenser. Se Arbejde med 33

34 WorkZone Client2017 aktørsekvenser. o Vis eksisterende aktørsekven ser o Opret en ny sekvens Se en liste over tilgængelige aktørsekvenser. Opret en ny aktørsekvens. Hjælp Tilføj Tilføj Omroker aktører Fjern Åbn onlinehjælpen til den nuværende version af WorkZone Client. Opret en ny henvisning. Henvisningen afhænger af den aktive fane. Opret nye oplysninger, en adresse, dato eller påmindelse. Typen af oplysninger afhænger af den aktive fane. Åbn en dialogboks, hvor du kan omrokere aktører i en aktørsekvens. For at gøre dette skal du trække og slippe elementerne. Fjern de valgte elementer fra listen. VIS FLERE ELLER FÆRRE FELTER PÅ BÅNDENE Du kan konfigurere hvilke knapper, der skal vises på båndet. Klik på pilen i gruppen Hjælp for at skjule eller vise knapper. Dialogboksen Konfigurer bånd, hvor du kan vælge eller fravælge knapperne, vises. Dine valg gemmes i brugerkonfigurationen, hvilket betyder, at systemet husker dine indstillinger. Vigtigt: En konfiguration gælder kun for det specifikke bånd, som du konfigurerer. Hvis du vil bruge samme konfiguration for andre bånd, skal du konfigurere dem separat. 4.3 Dashboard og navigationsrude Du kan tilpasse brugergrænsefladen i WorkZone Client, så den passer til dine daglige behov. PLACER LISTER PÅ DASHBOARDET Du kan se de mest benyttede, gemte eller delte lister i widgets, der vises på dashboardet. Du kan vælge, hvilke widgets der skal vises, og placere dem, som du vil. Bemærk:De lister, du kan tilføje som widgets, er defineret og konfigureret på WorkZone Content Server. 34

35 Onlinehjælp 1. Klik på i gruppen Dashboard under fanen Hjem. Dialogboksen Tilpas dashboard vises. Ruden Tilgængelige widgets viser de tilgængelige widgets (indrammet med rød). Du kan føje widgets til dashboardet for at se listerne. Den næste kolonne viser de widgets (indrammet med grøn), der vises på dit dashboard i den aktuelle situation. 2. Træk og slip widgets fra ruden Tilgængelige widgets der, hvor du vil have dem, for at tilføje nye widgets til dashboardet. Tip: Dobbeltklik på den widget, du vil fjerne fra dashboardet. 3. Klik Gem. Tip: Klik Nulstil, hvis du ikke vil gemme dine ændringer og i stedet vil gå tilbage til standardkonfigurationen af dashboardet. EKSEMPEL Du vil se en liste over dine sager, oprettet inden for den sidste uge, på dashboardet. 1. Foretag en søgning efter sager, der har dig som sagsbehandler, og som er blevet oprettet inden for den sidste uge (skriv -7 i feltet Oprettelsesdato fra) 2. Gem søgningen. 3. Klik på i gruppen Dashboard under fanen Hjem. Dialogboksen Tilpas dashboard vises. 4. Åbn Mine lister, og træk dine gemte søgninger fra trin 2 til dashboardet. 35

36 WorkZone Client Klik Gem. På Dashboardet kan du nu se søgningen, der viser de sager, du har oprettet inden for den sidste uge. DEFINER WIDGET-STØRRELSE Du kan tilpasse antallet af synlige rækker i en liste. For at gøre dette skal du klikke på i højre hjørne af en widget og vælge et antal rækker. Rul ned i listen for at se andre rækker. Klik på Klik på for at skjule hele listen. for at udvide den igen. ADMINISTRER RUDER Ruderne i navigationsruden indeholder nogle af de mest anvendte lister og dine egne gemte søgninger. Listerne er defineret og konfigureret i WorkZone Content Server. Du kan tilføje flere lister eller konfigurere paneler ved at tilpasse navigationsruden. 1. Klik på fanen Hjem, og klik så på i navigationsruden. 2. De følgende handlinger er nu tilgængelige: Tilføj en ny rude: Klik Tilføj ny rude i toppen af navigationsruden. Indtast et navn, og klik Gem i dialogboksen Tilføj rude. Omdøb rude: Klik på på den rude, som du vil fjerne. Indtast et nyt navn, og klik Gem i dialogboksen Omdøb rude. Omroker ruder: Træk og slip den rude, som du vil flytte. Fjern rude: Klik på på den rude, som du vil fjerne. Klik Fjern rude og derefter Ja. Bemærk:Du kan kun fjerne de ruder, der er blevet tilføjet af dig. 36

37 Onlinehjælp TILFØJ LISTER TIL NAVIGATIONSRUDEN 1. Klik på fanen Hjem, og klik så på i navigationsruden. Ruden Tilgængelige lister vises. Kolonnen på venstre side viser listerne (indrammet med grøn), der er tilgængelige fra din navigationsrude. Ruden Tilgængelige lister viser de lister (indrammet med rød), som du kan tilføje for at få hurtig adgang. 2. Træk og slip de tilgængelige lister der, hvor du vil have dem, i navigationsruden, eller dobbeltklik blot på dem. 3. Klik Anvend for at gemme sagen. Tip: Klik Nulstil, hvis du ikke vil gemme dine ændringer og i stedet vil gå tilbage til standardkonfigurationen af navigationsruden. SKJUL NAVIGATIONSRUDEN Du kan skjule navigationsruden ved at klikke på navigationsruden. -pilen i øverste højre hjørne af CHANGE THE DISPLAY LANGUAGE OF WORKZONE CLIENT Du kan ændre sproget i brugergrænsefladen i WorkZone Client. 1. Klik på sprogikonet i nederste højre hjørne af dashboardet. Sprogmenuen med tilgængelige sprog vises. 37

38 WorkZone Client Vælg det sprog, du vil se i brugergrænsefladen. WorkZone Client genindlæses. Indstillinger og tekster i brugergrænsefladen vises nu på det valgte sprog. 4.4 Faner, kolonner og paneler Du kan tilpasse brugergrænsefladen, så den passer til dine daglige behov. VIS FLERE ELLER FÆRRE FELTER PÅ DETALJESIDERNE Du kan bestemme, hvor mange felter du vil se på en fane. Som standard vises de mest anvendte felter. Du kan trække i rullepanelet for at se de andre felter. Du kan bruge delelinjen på denne måde: Træk delelinjen op eller ned, og placer den der, hvor du vil have den. Peg med musen på delelinjen, og klik på pil op eller ned for at se flere eller færre felter. Bemærk:WorkZone Client husker delelinjens placering, indtil du logger af. Dette betyder, at hvis du ændrer delelinjens placering, huskes placeringen indtil du åbner WorkZone Client næste gang. VIS ELLER SKJUL KOLONNER PÅ LISTER Du kan bestemme, hvilke kolonner du vil se på lister, og ændre rækkefølgen. Du kan for eksempel flytte de kolonner, du anvender oftest, længst til venstre og fjerne de kolonner, du ikke behøver. Tilføj eller fjern viste kolonner 1. Åbn listen. 2. Højreklik på linjen med kolonnenavne, og klik så Mere Dialogboksen Vælg kolonner vises. Tilføj kolonner ved at markere afkrydsningsfelterne. -Eller- Fjern kolonner ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne. 4. Klik Gem. Tips: 38

39 Onlinehjælp Træk og slip kolonnerne der, hvor du vil have. Skift størrelsen på kolonnerne ved at trække i pilen langs kolonnens højre kant. - Eller - Angiv en bestemt værdi i feltet Bredde på den valgte kolonne (i pixels). Klik Nulstil kolonner for at gendanne standardkonfigurationen af kolonner i en liste. REDIGER RÆKKEFØLGEN PÅ DETALJEFANER 1. Åben en detaljeside, for eksempel sagsdetaljesiden. 2. Peg med musen på detaljefanerne, og klik på. Fanevælgeren vises. Tilgængelige faner vises til venstre med rødt. Det valgte faner vises til højre med grønt. 3. Træk og slip fanerne til den ønskede position. 4. Klik Gem. TILPAS INDHOLDSRUDEN Indholdsruden giver mulighed for at vise et element fra en liste. Når du har valgt en sag på en liste, for eksempel, og klikker på, vises sagen i indholdsruden. Du kan bestemme, hvilke paneler du vil se i indholdsruden og den rækkefølge, de vises i. 1. Åbn en liste, for eksempel Mine åbne sager. 2. Klik på en sag 3. Klik på på båndet. Sagen vises i indholdsruden. 4. Peg med musen i øverste højre hjørne af indholdsruden. 5. Klik på. I et nyt vindue vises tilgængelige ruder til venstre med rødt og anvendte ruder til højre med grønt. 6. Træk og slip ruderne til de ønskede positioner. 7. Klik Anvend for at gemme tilpasningen. Tip: Nogle gange skifter du mellem detaljefanerne og får vist forskellige objekter (for eksempel dokumenter og parter). En rød linje over en detaljefane indikerer, hvilket objekt der vises i indholdsruden. Hvis du vil have et andet objekt vist, skal du gå til den relevante detaljefane, vælge det element, du vil have vist, og klikke på. Bemærk, at den røde linje kun er synlig på detaljesiderne, og du kan ikke se den på fanen Hjem. 39

40 WorkZone Client Tastaturnavigation Du kan bruge dit tastatur og mange effektive tastaturgenveje til at navigere i WorkZone Client. BRUG GLOBALE GENVEJSTASTER Følgende globale tastaturgenveje gælder i WorkZone Client: Genvej Handling Hovedbånd Detaljebåndet Ctrl+S Ctrl+Shift +S Gem Ctrl+R Ctrl+Shift+R Opdater - Ctrl+Shift+N Tilføj element til liste Esc Annuller (kun i dialogbokse) Ctrl+Shift+F Opret en ny søgning Ctrl+Shift+D Opret en ny dokumentsøgning Ctrl+Shift+C Opret en ny kontaktsøgning Ctrl+Enter Foretag søgning Højre piletast, Enter Udvid liste for det valgte element Venstre piletast Skjul listed for det valgte element NAVIGER MELLEM OMRÅDER Du kan navigere mellem elementer i forskellige områder i brugergrænsefladen. 1. Tryk Alt+Q for at aktivere valg af område for tastaturnavigation. Tal og bogstaver vises på de forskellige dele af brugergrænsefladen og viser det område du kan navigere i med tastaturet. Bemærk:Klik med musen eller tryk Esc for at fjerne valg af område for tastaturgenveje. 2. Tryk på et tal eller bogstav i det område, du vil navigere i med tastaturet. EKSEMPEL: 40

41 Onlinehjælp Tryk 3 for at navigere i navigationsruden på fanen Hjem. En farvemarkering indikerer, at det valgte område er aktiveret for tastaturnavigation. Du kan også navigere mellem forskellige områder ved at anvende følgende tastaturgenveje: Genvej Fane Shift+Tab Ctrl+Højre pil Ctrl+Venstre pil Handling Flyt frem mellem felter i det valgte område. Flyt tilbage mellem felter i det valgte område. Vælg det næste område på siden. Hvis du ikke har valgt et område endnu, vælges det første område på siden. Vælg det forrige område på siden. Hvis du ikke har valgt et område endnu, vælges det sidste område på siden. NAVIGER I ET OMRÅDE Brug følgende genvejstaster til at navigere mellem elementer i det valgte område: Genvej Pil op/pil ned taster Højre pil/venstre pil Enter Handling Skifter mellem lodret justerede elementer i det valgte område. Udvid/skjul hierarky. Aktiverer den valgte knap eller det valgte element. NAVIGER I LISTER Du kan anvende følgende genvejstaster til at navigere i lister: 41

42 WorkZone Client2017 Genvej Pil ned tast Pil op tast Page Down Page Up Enter P Ctrl+A Hjem End Ctrl+Pil ned Ctrl+Pil op Ctrl+Mellemrum Ctrl+Home Ctrl+End Shift+Pil ned Shift+Pil op Handling Vælg næste element i en liste. Vælg forrige element i en liste. Vis næste side af listen. Vis forrige siden af listen. Åbn det valgte element fra listen på en ny fane. Vis/skjul indholdsruden for det valgte element. Vælg/fravælg alle elementer i en liste på den aktuelle side; Vælg det første element på den aktuelle side. Vælg det sidste element på den aktuelle side. Markér det næste element i en liste. Allerede valgte listeelementer forbliver valgte. Fremhæv det forrige element i en liste. Allerede valgte listeelementer forbliver valgte. Vælg fremhævede elementer i en liste. Gå til første side. Gå til sidste side. Vælg næste element i en liste. Allerede valgte listeelementer forbliver valgte. Vælg forrige element i en liste. Allerede valgte listeelementer forbliver valgte. Tip: Du kan også navigere i de lister, der er vist i indholdsruden, eller i detaljelisterne på en detaljeside. NAVIGER I DIALOGBOKSE Du kan anvende følgende genvejstaster til at navigere i dialogbokse: Genvej Alt+Q Fane Shift+Tab Ctrl+Højre pil Ctrl+Venstreøj pil Ctrl+S Handling Aktiverer valg af område for tastaturnavigation. Flytter frem mellem felter eller knapper i det valgte område i dialogboksen. Flytter tilbage mellem felter eller knapper i det valgte område i dialogboksen. Vælg det næste område på siden. Hvis du ikke har valgt et område endnu, vælges det første område i dialogboksen. Vælg det forrige område på siden. Hvis du ikke har valgt et område endnu, vælges det sidste område på siden. Gemmer ændringer og lukker dialogboksen (det samme som at klikke på eller Gem). Esc Når fokus er på søgeelementerne luk 42

43 Onlinehjælp Genvej Handling dialogboksen. Når fokus er på en liste luk dialogboksen. Når fokus er på et element i en liste flytter fokus til listen. Pil op/pil ned (i felter med valgbare elementer) Åbner en rulleliste i det aktuelle felt. I dialogboksene Tilføj sags-/dokument-/kontakthenvisninger kan du også bruge følgende tastaturgenveje: Genvej Ctrl+Shift+Pil ned Ctrl+Shift+Pil op Ctrl+Enter Enter Handling Vis felterne under Avanceret søgning. Skjul felterne under Avanceret søgning. Når fokus er på søgeelementerne udfør en søgning. Når fokus er på en liste fremhæver det første element i en liste. Når fokus er på et element i en liste tilføjer dette element til en anden liste. Pil op/ned (i lister) Når fokus er på en liste ruller op/ned i en liste. Når fokus er på et element i en liste flytter til næste/forrige element i en liste. 43

44 WorkZone Client Sager 5.1 Om sager og sagstyper Om felter på sagsdetaljesiden Administrer sager Rediger oplysninger på en sag Om sager og sagstyper En sag i WorkZone Client svarer til en fysisk sag eller til en sagsmappe. Formålet med en sag er at samle alle oplysninger vedrørende en sag på ét sted. En sag er unik og har et unikt sagsnummer. En sag kan henvise til de andre sager, hvor sagshenvisningerne så udgør links til de andre sager. En sag kan for eksempel henvise til andre sager med de samme projekter. Sager kan have et hierarki med en overordnet sag og en eller flere underordnede sager. En sag kan for eksempel have underordnede sager, hvor de underordnede sager indeholder oplysninger med en tæt sammenhæng med den oprindelige sag. Lukkede sager er inaktive. De kan dog genåbnes. Se Genåbn en lukket sag. SKRIVEBORDSSAG Hver bruger har en såkaldt skrivebordssag. Hvis du opretter dokumenter uden med det samme at tilknytte dem til en sag, knyttes de automatisk til skrivebordssagen. Du kan arkivere dokumenter direkte på skrivebordssagen. De får ikke et "rigtigt" aktnummer, men får aktnummer 0.0 Når du flytter disse dokumenter til en rigtig sag, får de et rigtigt aktnummer. Skrivebordssagens sagsnummer har følgende format: "SJ-STD-<USERNAME>". For en bruger, "LOF" vil sagsnummeret for en skrivebordssag for eksempel være "SJ-STD-LOF". Skrivebordssagens titel er "Desktop - <USERNAME>". For eksempel "Skrivebord - LOF". Skrivebordsagen har den restriktion, at du ikke kan lukke den. 44

45 Onlinehjælp 5.2 Om felter på sagsdetaljesiden Du kan se følgende felter på en sagsdetaljeside: Felt Titel Sagsgruppe Undersagsgruppe Sagsbehandler Ansvarlig enhed Sagstype Tilstand Sagstekst Oprettelsesdato Planlagt afslutningsdato Afsluttet dato Oprettet af Tidligere sagsnummer Beskrivelse En sagstitel Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Navnet på den bruger, som oprettede sagen, indsættes som standard. Du kan tilknytte en anden sagsbehandler. Den aktuelle brugers organisatoriske enhed indsættes automatisk. Du kan ændre enheden ved at vælge en anden enhed fra listen. Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Din organisation har defineret tilgængelige sagstilstande. Du kan for eksempel, skrive en beskrivelse af sagen eller kommentarer til sagens forløb. Oprettelsesdato for sagen indsættes automatisk. Feltet kan ikke redigeres. Den dato sagen forventes at afsluttes. Angiv den dato, hvor sagen afsluttes. Navnet på den bruger, der har oprettet sagen, indsættes automatisk. Hvis du arbejder med sager, der løber over 45

46 WorkZone Client2017 flere periodeskift, skal du oprette hver enkelt sag i en ny periode. Indtast sagsnummeret fra den forrige periode i dette felt. Emneord Læseadgang Du kan skrive emneord fra din organisations ordbog på sager, dokumenter og kontakter. Her kan du beskrive, hvem der kan se sagen. Tip: Læseadgang blev kaldt "Indblik" i Captia Web Client. Skriveadgang Her kan du beskrive, hvem der kan se sagen. Tip: Skriveadgang blev kaldt "Redigeringsindblik" i Captia Web Client. Udførende enhed Den udførende enhed er den organisatoriske enhed, der er ansvarlig for udføre sagsbehandlingen (i modsætning til den ansvarlige enhed, som er ansvarlig for sagsbehandlingen). Bemærk: Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, vises facetter på sagsdetaljesiden. Se Opret en ny sag, trin 2. Hvis du har administrative rettigheder, kan du konfigurere de felter, der er vist på sagsdetaljesiderne. Se Konfigurer en detaljeside. 5.3 Administrer sager OPRET EN NY SAG 1. Klik på i gruppen Opret ny. En ny sagsdetaljeside åbner i en ny fane. 2. Udfyld obligatoriske felter. Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, vises facetfelter. Vælg facetterne på en af følgende måder: Klik på feltet facet, og vælg så en værdi fra listen. Klik på ikonet i højre hjørne af et facetfelt for at åbne dialogboksen Vælg <navn på facet>, og vælg så facetter. 3. Klik på. 46

47 Onlinehjælp OPRET EN NY SAG UD FRA EN SKABELON Du kan oprette sagsskabeloner med forskellige sagstyper og egenskaber. Forudsætning: For at kunne oprette sager ud fra en skabelon skal en eller flere sagsskabeloner være defineret på serveren.. Se Opret sagsskabeloner i WorkZone Client Developer's Guide. 1. Klik på i gruppen Opret ny. Hvis der kun findes standardsagskabeloner på serveren, åbner en ny sagsdetaljeside, der er baseret på en standardskabelon. -Eller- Hvis mere end en sagskabelon er oprettet på serveren, vises en liste med tilgængelige sagsskabeloner. Vælg en sagsskabelon fra en liste. En ny sagsdetaljeside åbner basert på den valgte skabelon. 2. Udfyld obligatoriske felter. 3. Klik på. REDIGER EN SAG Du kan redigere oplysninger på en sag, indtil sagen afsluttes. Hvis du har behov for at redigere en afsluttet sag, må du genåbne sagen. 1. Åbn den sag, du vil redigere. 2. Klik i feltet, du vil redigere. 3. Foretag dine ændringer. Se også Om felter på sagsdetaljesiden. 4. Klik på. Tip: Du kan også redigere nogle felter, når sagen er vist i en liste med andre sager. Se også Rediger element fra en liste. AFSLUT EN SAG 1. Åbn den sag, du vil afslutte. 2. Klik på i gruppen Administrer. Sagen afsluttes fra i dag og dags dato indsættes automatisk i feltet Afsluttet dato. Vigtigt: 47

48 WorkZone Client2017 Du kan ikke føje nye dokumenter eller parter til en afsluttet sag. Med undtagelse af Påmindelser kan du ikke redigere oplysninger på en afsluttet sag. Du må genåbne sagen først. GENÅBN EN AFSLUTTET SAG 1. Åbn den sag, du vil genåbne. 2. Klik på i gruppen Administrer. Sagen er nu genåbnet, og feltet Afsluttet dato er tomt. KOPIÉR EN EKSISTERENDE SAG Du kan kopiere en eksisterende sag og genbruge dens data til en ny sag. For at kopiere en sag skal du udføre følgende trin: 1. Åbn den sag, du vil kopiere. 2. Klik på i gruppen Administrer. Dialogboksen Kopier sag åbner. 3. Vælg henvisninger, som du vil kopiere fra den oprindelige sag, og skift eventuelt sagsgruppen eller undersagsgruppen. Bemærk:Når den nye sag er oprettet, gemmes den automatisk og sagsgruppen eller undersagsgruppen kan ikke ændres. 4. Klik Kopiér for at oprette en ny sag, der indeholder data fra den oprindelige sag. Den nye sag åbner i en ny fane. Vigtigt: Hvis en kontakt fra en oprindelig sag ikke længere findes i databasen, kopieres denne kontakt ikke til den nye sag. Hvis du kopierer en sag, der indeholder datoer tilbage i tiden, for eksempel en slut dato, der er passeret, vil disse datoer ikke blive kopieret til datofelterne på den nye sag. Hvis du kopierer en afsluttet sag, vil felterne Afsluttet dato og Planlagt afslutningsdato på den nye sag være tomme. 5. Foretag eventuelt ændringer på den nye sag, og klik på. SE EN SAGS LIVSCYKLUS Livscyklus viser sagens fremdrift siden den blev oprettet. Du kan se: 48

49 Onlinehjælp Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret. Hvornår der er ændret sagsbehandler. Hvornår sagen blev afsluttet. Hvornår sagen blev genåbnet. 1. Åbn den sag, som du vil se livscyklus for. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus. REDIGER SAGSTILSTAND Sagstilstanden viser for eksempel om en sag er ny, afventende eller arkiveret. 1. Åbn den sag, som du vil redigere sagstilstanden for. 2. Klik i feltet Tilstand, og vælg en tilstand fra listen, for eksempel Uafsluttet. 3. Klik på. SEND EN SAG I EN MAIL Du kan sende et link til en sag i en mail. Forudsætninger: Du skal have installeret WorkZone for Office. Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se sagen. 1. Åbn den sag, som du vil sende et link til. 2. Klik på i gruppen Mail. En ny mail åbner i Microsoft Outlook med et link til sagen i WorkZone Client. 3. Tilføj en modtager og klik Send. KOPIÉR EN SAG TIL UDKLIPSHOLDEREN Du kan kopiere linket til en sag i WorkZone Client og, for eksempel, indsætte det i et dokument. 1. Åbn detaljesiden for en sag, du vil kopiere til din udklipsholder, eller vælg den fra en liste. 2. Klik Del > Kopiér til udklipsholder på båndet. 3. Indsæt linket, for eksempel i et dokument. 49

50 WorkZone Client2017 ÅBN EN SAG MED WINDOWS STIFINDER Du kan åbne en sag som en mappe i Windows Stifinder, og se dens indhold. Se WorkZone Explorer Brugervejledning. Forudsætning: Du skal have installeret og konfigureret WorkZone Explorer. 1. Åbn den sag, som du vil åbne med Windows Stifinder, eller vælg sagen fra en liste. 2. Klik på i gruppen Vis. Den valgte sag åbner som en mappe i Windows Explorer. UDSKRIV SAGSDOKUMENTER Du kan udskrive sagsdokumenterne til en PDF-fil og gemme den på en sag og på din lokale disk. PDf-filen vil indeholde de valgte dokumenter og eventuelt metadata. Forudsætning: For at oprette en PDF-fil skal WorkZone PDF Engine installeres. 1. Åbn sagsdetaljesiden. 2. Klik på i gruppen Administrer. Dialogboksen Udskriv sag åbner. 3. Vælg de dokumenter, som du gerne vil inkludere i en PDF-fil, fra listen i venstre side. Brug Avanceret søgning for at finde bestemte dokumenter. Bemærk, at dokumenter uden et tilknyttet dokument ikke kan inkluderes i en PDF-fil, og de vises ikke. 4. Klik på for at flytte de valgte dokumenter til listen i højre side. Kun dokumenter fra listen i højre side inkluderes i PDF-filen. Træk og slip dokumenter for at placere dem i den rækkefølge, som du vil have, at de vises i, i PDF-filen. Tip: Klik på knappen Tilføj arkiveret for at flytte alle dokumenter med tilstanden Arkiveret til listen i højre side. 5. Klik eventuelt på fanen Avanceret og juster indstillinger for PDF-filen: Skabelon - Vælg en skabelon til en PDF-fil. Forsiden indeholder metadata på sagen, parterne og dokumenterne. o En sag med parter og dokumenter - Indeholder sag, dokumenter, metadata på parter og sagsdokumenterne. o Rapport uden en forside - Indeholder kun sagsdokumenter. Titel - Angiv et navn på en ny PDF-fil. Dokumenttype - Hvis du gemmer en PDF-fil på en sag som et dokument, kan du ændre dens type i dette felt. 50

51 Onlinehjælp 6. Klik Udskriv og gem for at oprette en PDF-fil, som vil blive gemt på sagen, eller klik Udskriv for at gemme den på din lokale disk. PDF-dokumentet, der er gemt på en sag, har statussen Låst. 5.4 Rediger oplysninger på en sag TILFØJ ELLER FJERN SAGSPARTER Du kan tilføje en eller flere kontakter på en sag, dvs. sagsparter. Tilføj part på en sag 1. På sagsdetaljesiden, åbn fanen Parter fra detailfanerne. 2. Klik på. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisninger åbner. 3. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg område du vil søge indenfor i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Bemærk: 4. Klik Søg. Hvis du indtaster flere søgekriterier, udføres som standard en Eller-søgning. Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning, slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet automatisk. Den kontakt, du har vist sidst, vises øverst på listen over søgeresultater. 5. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. 6. Vælg en rolle i feltet Rolle. 7. Klik Gem. Tip: Du kan konfigurere hvilke kolonner, der vises på søgeresultatlisten. Højreklik på en kolonne for at vælge kolonner. Fjern en part fra en sag 1. På sagsdetaljesiden, åbn fanen Parter fra detailfanerne. 2. Marker afkrydsningsfeltet ved ud for den eller de kontakter, du vil fjerne. 3. Klik på. 51

52 WorkZone Client2017 TILFØJ PRIMÆR PART Forudsætning: En bruger med administrative rettigheder skal føje feltet Part til sagsdetaljesiden. Brugeren skal konfigurere felterne ved at vælge Partrolle og eventuelt Type i dialogboksen Angiv standardværdi for partrolle. Den primære part er den hovedkontakt, der er tilknyttet sagen. Du kan tilføje en primær part under oprettelsen af sagen. Du kan ikke tilføje eller fjerne senere. Vælg en kontakt i feltet Part for at tilføje en primær part. REDIGER ROLLE PÅ SAGSPART 1. På sagsdetaljesiden, åbn fanen Parter fra detailfanerne. 2. Vælg en eller flere parter, hvis roller du vil ændre, og klik på. Dialogboksen Rediger partrolle åbner. 3. Vælg en anden partrolle i feltet Partrolle. 4. Klik Gem. TILFØJ ELLER FJERN SAGSDOKUMENTER Et sagsdokument er et dokument, der er gemt direkte på sagen. Du kan arkivere forskellige typer dokumenter med en sag og fjerne dem senere. Tilføj et nyt sagsdokument Når du opretter et nyt dokument fra en sagsdetaljeside, bliver dokumentete automatisk sagsdokumenter på den sag, du har åben. 1. Åbn detaljesiden for en sag, hvor du vil tilføje et nyt sagsdokument. 2. Opret et nyt dokument. Tip: Du kan oprette adskillige typer dokumenter. F OR Y DERLIGERE OPLY SNINGER, SE: Opret et nyt Word-dokument Opret et ny Excel-dokument Opret et nyt PowerPoint-dokument Opret dokumentoplysninger Importer dokument 3. Klik på. Tip: Klik på, hvis dokumentet ikke vises med det samme. 52

53 Onlinehjælp Fjern et sagsdokument fra sag 1. På sagsdetaljesiden, åbn fanen Sokumenter fra detailfanerne. 2. Åbn et sagsdokument, som du vil fjerne fra sagen, og klik Flyt. TILFØJ ELLER FJERN OVER- ELLER UNDERSAGER Tilføj over- eller undersag 1. Åbn detaljesiden for en sag, hvor du vil tilføje en over- eller undersag. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Undersager eller fanen Oversager. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj henvisninger til undersager åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg område du vil søge indenfor i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. 6. Dobbeltklik på de sager, du vil tilføje. 7. Klik Gem. Fjern en over- eller undersag: 1. Åbn detaljesiden for en sag, hvor du vil fjerne en over- eller undersag. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Undersager eller Oversager. 3. Vælg de sager, du vil fjerne. 4. Klik på. TILFØJ ELLER FJERN SAGSHENVISNINGER En sagshenvisning er et link til en anden sag, som kan være relevant for sagsbehandlingen af den aktuelle sag. Det kan være sager, der har dannet præcedens eller principielle beslutninger. Tilføj en sagshenvisning 1. Åbn detaljesiden for en sag, som du vil tilføje en henvisning til. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj sagshenvisninger åbner. 53

54 WorkZone Client Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg område du vil søge indenfor i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. 6. Dobbeltklik på de sager, du vil tilføje. 7. Klik Gem. Fjern en sagshenvisning 1. Åbn detaljesiden for en sag, som du vil fjerne en sagshenvisning fra. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 3. Vælg de sagshenvisninger, du vil fjerne. 4. Klik på. TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Emneord kan bruges til for eksempel gruppering og søgning efter sager. 1. Åbn detaljesiden for en sag, du vil tilføje eller fjerne et emneord fra. 2. Gør et af følgende: For at tilføje et emneord: indtast et emneord i feltet Emneord. -Eller- For at fjerne et emneord: slet et emneord i feltet Emneord. 3. Klik på. Bemærk: Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra ordbogen. Hvis du indtaster ord, der ikke findes i ordbogen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme. Hvis din organisation ikke bruger en ordbog, kan du oprette dine egne emneord. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER En dokumenthenvisning er et link til et andet dokument, som kan være relevant for den aktuelle sagsbehandling. 54

55 Onlinehjælp Tilføj en dokumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje en dokumenthenvisning til. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dokumenthenvisninger. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj dokumenthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg område du vil søge indenfor i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. Det dokument, du har vist sidst, vises øverst på listen over søgeresultater. 6. Dobbeltklik på de dokumenter, du vil tilføje. 7. Klik Gem. Fjern en dokumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne en dokumenthenvisning fra. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dokumenthenvisninger. 3. Vælg de dokumenthenvisninger, du vil fjerne. 4. Klik på. TILFØJE, REDIGER ELLER FJERN OPLYSNINGER De oplysninger, du kan tilføje på sagen, bestemmes af din organisation. En oplysning består af to dele: Et Oplysningstype felt - oplysningens navn eller type for eksempel Fejl. Et Oplysningsfelt, der kan bruges til for eksempel at registrere forskellige typer fejl. Tilføj oplysninger 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje oplysninger til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj oplysninger vises. 4. Vælg Oplysningstype og udfyld feltet Oplysninger. 5. Klik Gem. 55

56 WorkZone Client2017 Rediger oplysninger 1. Åbn deltaljesiden for en sag, hvorpå du vil redigere oplysninger. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. 3. Dobbeltklik på den oplysning, du vil redigere. Dialogboksen Rediger oplysninger vises. 4. Foretag ændringer, og klik Gem. Fjern oplysninger 1. Åbn deltaljesiden for en sag, hvorpå du vil fjerne oplysninger. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. 3. Vælg de oplysninger, du vil fjerne. 4. Klik på. 5. Klik Ja i bekræftelsesdialogboksen. TILFØJE, REDIGER ELLER FJERN DATOER De datoer, du kan tilføje på sagen, bestemmes af din organisation. En dato består af to dele: En Datotype - datoens navn eller type. For eksempel hvornår en fejl er opstået. Et Dato-felt. Tilføj en dato 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje en dato til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj dato vises. 4. Vælg type dato i feltet Datotype og udfyld feltet Dato. 5. Klik Gem. Rediger dato 1. Åbn deltaljesiden for en sag, hvorpå du vil redigere en dato. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Dobbeltklik på den dato, du vil redigere. Dialogboksen Rediger dato vises. 4. Foretag ændringer, og klik Gem. 56

57 Onlinehjælp Fjern dato 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne en dato fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Vælg de datoer, du vil fjerne. 4. Klik på. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJE, REDIGER ELLER FJERN PÅMINDELSER De påmindelser, du kan tilføje til en sag, bestemmes af din organisation. En påmindelse består af følgende: Feltet Dato - den dato, som påmindelsen gælder fra. Feltet Påmindelse til - modtageren af en påmindelse. A Reminder type field - the text to be displayed on the reminder. Feltet Afslut påmindelse - du kan afslutte en påmindelse for eksempel når du begynder at arbejde på en sag, du er blevet påmindet om. Bemærk:Afsluttede påmindelser (dvs. med tilstanden P, Afslut) vises ikke i dine søgeresultater, når du søger på påmindelser. Feltet Påmindelsestekst - teksten, der vises i påmindelsen. Tilføj påmindelse 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje en påmindelse til. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Påmindelser. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj påmindelse vises. 4. Udfyld felterne: Dato - skriv eller vælg datoen fra kalenderen. Påmindelse til - vælg en modtager af påmindelsen. Påmindelsestype - vælg en påmindelsestype. Afsluttet påmindelse - vælg P, Afsluttet for at afslutte påmindelsen. Påmindelsestekst - skriv en påmindelsestekst (valgfri). 5. Klik Gem. 57

58 WorkZone Client2017 Rediger påmindelse 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil redigere en påmindelse. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Påmindelser. 3. Dobbeltklik på den påmindelse, du vil redigere. Dialogboksen Rediger påmindelse vises. 4. Foretag ændringer, og klik Gem. Fjern påmindelse 1. Åbn detaljesiden for den sag, hvorfra du vil fjerne en påmindelse. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Påmindelser. 3. Vælg de påmindelser, du vil fjerne. 4. Klik på. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL SAG Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til sager for medarbejdere og grupper. Når du sætter adgangsbegrænsninger på en sag, gælder begrænsningen som standard for alle sagens dokumenter. Dette betyder at kun brugere, som er medlem af en grupperne med læseadgang, har adgang til sagen, dokumentet, eller kontakten og til dens dokumenter eller kontakter. Se også Tilføj eller fjern læseadgang til sager, dokumenter og kontakter TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG TIL SAG Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til sager for medarbejdere og grupper. Når du sætter adgangsbegrænsninger på en sag, gælder begrænsningen som standard for alle sagens dokumenter. Bemærk:Du bør altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. Se også Tilføj eller fjern skriveadgang til sager, dokumenter og kontakter. 58

59 Onlinehjælp 6. Dokumenter 6.1 Om dokumenter og dokumenttyper Om felter på en dokumentdetaljeside Administrer dokumenter Rediger oplysninger på et dokument Handlinger på dokumenter Om dokumenter og dokumenttyper WorkZone Client skelner mellem forskellige typer af dokumenter. Et dokument kan være knyttet til én sag som hoveddokument. Et hoveddokument kan have flere bilag. Bilag er dokumenter, der indgår i sagsbehandlingen, og som kan uddybe aspekter af hoveddokumentet. Samtidig kan mange sager godt henvise til samme dokument. Relationen mellem sag og dokument kaldes en dokumenthenvisning. HOVEDDOKUMENTER Et hoveddokument er et dokumentet, der har et eller flere bilag tilknyttet. Et dokument bliver et hoveddokument, når feltet Hoveddokument er tomt. BILAG Bilag indeholder oplysninger, som er væsentlige for en sags forløb, og som kan illustrere forskellige aspekter af hoveddokumentet. Et dokument kan kun være bilag til ét andet dokument, nemlig dets hoveddokument. ID-nummeret og titlen på hoveddokumentet vises i feltet Hoveddokument på bilagets detaljeside. Mange andre dokumenter kan henvise til et dokument, der fungerer som bilag. Opret et bilag Når du opretter et Word-, Excel- eller PowerPoint- dokument, angiver du, at dokumentet er et bilag ved at vælge nummeret på hoveddokumentet i feltet Hoveddokument i panelet Dokumentregistrering i Microsoft Office-programmet. Når du opretter et dokument ved at importere det eller oprette dokumentoplysninger, angiver du at det er et bilag ved at angive nummeret på hoveddokumentet i feltet Hoveddokument på dokumentets detaljeside. Se også Opret et ny dokument. 59

60 WorkZone Client2017 Bemærk:Du kan ikke gøre et eksisterende dokument til et bilag, og du kan ikke flytte ét bilag fra et hoveddokument til et andet. DOKUMENTHENVISNINGER Dokumenthenvisningerne er relateret til en sag og kan bidrage med yderligere oplysninger i forhold til sagen, men de indgår ikke i selve sagsbehandlingen. Se også Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger. 6.2 Om felter på en dokumentdetaljeside Dokumentdetaljesiden indeholder følgende felter: Felt Titel Sag Hoveddokument Sagsbehandler Ansvarlig enhed Dokumenttype Dokumentgrupp e Tilstand Beskrivelse Skriv en kort titel til dokumentet. Her kan du se de sager, som dokumentet hører til. Hvis dokumentet er et bilag, er det tilknyttet et hoveddokument. Feltet viser ID-nummeret for hoveddokumentet. Navnet på den bruger, som oprettede dokumentet, indsættes som standard. Du kan tilknytte en anden sagsbehandler. Når du gemmer et dokument, tilføjes den ansvarlige enhed (ansvarlige afdeling) automatisk. Du kan ændre det senere. Dokumenttypen angiver, om dokumentet for eksempel er indgående, udgående eller internt. Viser den gruppe, dokumentet hører til. For eksempel Beslutning, Bekræftelse eller Rådgivning. Din organisation har defineret tilgængelige tilstande. 60

61 Onlinehjælp Se også Rediger dokumenttilstand. Postliste Der er to postlister: Åben postliste for i dag - Alle indgående breve, som har oprettelsesdato i dag, og som er sat til åben postliste. Lukket postliste for i dag - Alle indgående breve, som har oprettelsesdato i dag, og som er sat til lukket postliste. Alle brugere kan se både den åbne og den interne postliste. Brevdato Svardato Tekst Emneord Angiv dags dato eller datoen angivet på det indgående brev. Her kan du angive den dato, hvor dokumentet skal være besvaret. Skriv en beskrivelse af dokumentets indhold i dette felt. Du kan redigere nøgleord direkte i feltet. Se også Tilføj eller fjern emneord. Oprettet af Oprettelsesdato Versionsnumme r Postdato Læseadgang Navnet på den bruger, der har oprettet dokumentet, indsættes automatisk. Oprettelsesdatoen for dokumentet indsættes som standard. Feltet kan ikke redigeres. Dokumentet har som standard versionsnummer 1. Når du anvender versionering første gang, får den nye version af dokumentet versionsnummer 2. Viser afsendelsesdatoen for udgående post eller modtagelsesdatoen for indgående post. Definerer, hvem der har tilladelse til at vise dokumentet. Se også Tilføj eller fjern læseadgang til et dokument. Skriveadgang Definerer, hvem der har adgang til at redigere dokumentet. Se også Tilføj eller fjern skriveadgang til et dokument. Type Godkendt af arkiv Viser hvilket program, du skal bruge til at åbne dokumentet. Oplyser om, om Rigsarkivet accepterer den nuværende dokumenttype. Feltet er tilgængeligt i skrivebeskyttet tilstand. 6.3 Administrer dokumenter OPRET ET NYT DOKUMENT Du kan oprette forskellige typer dokumenter i gruppen Opret ny på båndet. Hvis du opretter et dokument fra en sagsdetaljeside bliver dokumentet automatisk gemt på sagen. Hvis du ikke har en sag åben, men for eksempel står på fanen Hjem, oprettes dokumentet automatisk på din skrivebordssag, med mindre du vælger en anden sag. 61

62 WorkZone Client2017 Opret et Word-dokument 1. Klik på i gruppen Opret ny. Microsoft Word åbner og vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabelon. 3. Klik OK. Et nyt Microsoft Word-dokument åbnes. 4. Skriv dit dokument. 5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. Tip: For hjælp til dokumentregistrering, se Registrer dokumentoplysninger i onlinehjælpen til WorkZone for Office. 6. Klik Gem på sag. Opet et Excel-dokument 1. Klik på i gruppen Opret ny og vælg Excel. Microsoft Excel åbner og vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabelon. 3. Klik OK. Et nyt Microsoft Excel-regneark åbnes. 4. Skriv i dit dokument. 5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. Tip: For hjælp til dokumentregistrering, se Registrer dokumentoplysninger i onlinehjælpen til WorkZone for Office. 6. Klik Gem på sag. Opret et PowerPoint-dokument 1. Klik på i gruppen Opret ny og vælg PowerPoint. Microsoft PowerPoint åbner og vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabelon. 3. Klik OK. En ny Microsoft PowerPoint-præsentation åbnes. 4. Skriv dit dokument. 5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. Tip: For hjælp til dokumentregistrering, se Registrer dokumentoplysninger i onlinehjælpen til WorkZone for Office. 6. Klik Gem på sag. OPRET DOKUMENTOPLYSNINGER (NYE OPLYSNINGER) Du kan oprette dokumentoplysninger uden et relateret dokument (det vil sige, en dokumentdetaljeside uden, for eksempel et relateret.txt,.doc eller.xls-dokument). 62

63 Onlinehjælp 1. Klik på i gruppen Opret ny og vælg Nye oplysninger. Det nye dokument åbner på en ny fane. 2. Udfyld obligatoriske felter. 3. Klik på i grupppen Rediger. Det nyoprettede dokument vises nu under Dokumenter > I dag i navigationsruden. IMPORTER ET DOKUMENT Du kan tilføje et dokument uden for WorkZone Client til din sag. For eksempel et indskannet dokument. 1. Klik på i gruppen Opret ny og vælg Importer dokument. Fanen Importer dokument åbnes. 2. Klik Gennemse under Importer dokument og vælg dokumentet. 3. Udfyld felterne. 4. Klik på i grupppen Rediger. REDIGER ET DOKUMENT Du kan redigere et dokument indtil dokumentet låses eller arkiveres. Forudsætninger: Du kan kun redigere dokumenter af typerne Word, Excel og PowerPoint. Dokumenterne skal have tilstanden Personligt udkast eller Udkast. Rediger et dokument 1. Åbn dokumentdetaljesiden eller vælg dokumentet fra en liste. 2. Klik på i gruppen Vis. Dokumentet åbnes i det program, det blev skrevet i, eksempelvis Microsoft Word. 3. Foretag dine ændringer. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. 4. Klik Gem på sag. REDIGER DOKUMENTTILSTAND Dokumenttilstanden viser hvad du kan gøre med dokumentet - hvem der kan se og redigere det og hvad der kan redigeres. Dokumenttilstanden afspejles i dokumentes livscyklus. Et dokument kan have følgende tilstande: 63

64 WorkZone Client2017 Personlig udkast - UP. Kan kun vises, redigeres og slettes af den, der har oprettet dokumentet. For at tillade at andre medarbejdere skal kunne se, redigere eller slette dit personlige udkast, skal du frigive det (Skift > Frigiv personligt udkast). Udkast - UÅ. Kan vises, redigeres og slettes af alle. Låst dokument - UL. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger. Arkiveret - ARK. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger. Bemærk: Scannede dokumenter og indgående mails registreres med tilstanden Arkiveret. Låste dokumenter kan slettes, medmindre de har relationer/tilknytninger til andre dokumenter, sager, opgaver eller kontakter. Når du arkiverer et dokument skal det være tilknyttet en sag. Hvis du har arkiverer et dokument på en skrivebordssag, har dokumentet ikke noget aktnummer, og du kan flytte det til en anden sag. Rediger dokumenttilstand 1. Åben detaljesiden for det dokument, hvis tilstand du vil ændre. 2. Klik Skift i gruppen Tilstand. 3. Vælg en ny tilstand, eller klik Arkivér. SE ET DOKUMENTS LIVSCYKLUS Livscyklus viser de handlinger, der er udført på dokumentet siden dets oprettelse. For eksempel: Hvilken Sagsbehandler har udført handlingen. Hvilken handling er udført på dokumentet. Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret. Se et dokuments livscyklus 1. Åbn detaljesiden for et dokument. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus. BESVAR ET DOKUMENT Du kan nu besvare et dokument enten fra en liste eller fra dokumentdetaljesiden og få sagsoplysninger indsat automatisk i dit svardokument. 64

65 Onlinehjælp 1. Find det dokument, du vil besvare. 2. Klik på. Et nyt Microsoft Word-dokument åbnes. Relevante oplysninger fra dit oprindelige dokument indsættes automatisk (og kan ses i ruden Dokumentregistrering): Svardokumentet sættes til Udgående. Titlen på det oprindelige dokument med præfikset Re:. Dokumentparter med rollen Afsender i det oprindelige dokument bruges som Modtagere. Der oprettes en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument. Tip: Se onlinehjælpen til WorkZone for Office for yderligere oplysninger, om hvordan besvarelse af dokumenter fungerer. 3. Udfør ændringer i svardokumentet. 4. Klik Gem på sag. KOPIÉR ET DOKUMENT Du kan kopiere et eksisterende dokument. På den måde kan du genbruge oplysninger og indhold fra det oprindelige dokument. Det kopierede dokument gemmes automatisk på din skrivebordssag. Du kan efterfølgende flytte det til en anden sag. Det nye dokument beholder det oprindelige dokuments henvisninger til: Dokumenter Bilag Kontakter Sager Det får desuden tilføjet en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument. Kopiér et enkelt dokument 1. Åbn det dokument, du vil kopiere. 2. Klik på i gruppen Administrer. En kopi af det oprindelige dokument åbnes på en ny fane Rediger eventuelt informationer på det nye dokument. 4. Klik på i grupppen Rediger. Tip: Hvis du vil redigere dokumentindholdet, se også Rediger dokument. Kopiér flere valgte dokumenter Du kan vælge en række dokumenter fra en liste og kopiere dem til en sag. 65

66 WorkZone Client Åbn en liste. For eksempel Dokumenter. 2. Vælg det dokument, som du vil kopiere til en sag. 3. Klik på. Dialogboksen Kopiér dokumenter vises. 4. I feltet Kopiér til sag skal du skrive titlen på den sag, som dokumenterne skal kopieres til. 5. Klik Kopiér. 6. Den valgte sag åbner med de kopierede dokumenter tilføjet på detaljefanen Dokumenter. ARKIVÉR ET DOKUMENT Når du arkiverer et dokument, sker følgende: Dokumentet får et løbenummer (aktnummer) på den sag, det er tilknyttet. Dokumentet får tilstanden Arkiveret. Dokumentet låses og kan ikke længere slettes. Du kan enten arkivere et dokument fra dokumentdetaljesiden eller fra en dokumentliste. Arkivér fra dokumentdetaljesiden 1. Find det dokument, du vil arkivere, og åbn det. 2. Klik på i gruppen Tilstand. Arkivér fra en dokumentliste 1. Åbn en dokumentliste med dokumentet du vil arkivere. Eksempel: På fanen Hjem, åbn listen Dokumenter. 2. Vælg dokumentet, du vil arkivere. 3. Klik på på detaljebåndet. SLET ET DOKUMENT Du kan slette et dokument, når følgende forudsætninger er opfyldt: Du skal have de nødvendige rettigheder til at slette dokumenter. Dokumentet skal have tilstanden Personlig udkast, Udkast eller Låst dokument (ikke Arkiveret). Dokumentet må ikke have henvisninger til andre dokumenter. 66

67 Onlinehjælp Slet et dokument 1. Find det dokument, du vil slette og åbn det. 2. Klik på i gruppen Administrer. Dokumentet er slettet. 6.4 Rediger oplysninger på et dokument TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER Du kan tilføje en eller flere kontakter, dvs. parter på et dokument. Dette gøres på dokumentdetaljesiden på fanen Parter. Tilføj part på et dokument 1. Åbn detaljesiden for det dokument du vil redigere. 2. Åbn fanen Parter fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg område du vil søge indenfor i feltet Søg i. Eksempel: Du kan vælge sagsparter, favoritkontakter eller seneste kontakter. Klik Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. Den kontakt, du har vist sidst, vises øverst på listen over søgeresultater. 6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne. 7. Vælg en rolle for kontakten i feltet Rolle. 8. Klik Gem. Tip: Du kan konfigurere hvilke kolonner, der vises på søgeresultatlisten. Højreklik på en kolonne for at vælge kolonner. Fjern part fra et dokument 1. Åbn detaljesiden for det dokument du vil redigere. 2. Åbn fanen Parter fra detaljefanerne. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den kontakt, du vil fjerne. 4. Klik på. 67

68 WorkZone Client2017 REDIGER ROLLE PÅ DOKUMENTPART 1. Åbn fanen Parter fra detaljefanerne på dokumentdetaljesiden. 2. Vælg en eller flere parter, hvis roller du vil ændre, og klik på. Dialogboksen Rediger partrolle åbner. 3. Vælg en anden partrolle i feltet Partrolle. 4. Klik Gem. TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Emneord kan bruges til for eksempel gruppering og søgning efter dokumenter. 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil tilføje emneord til eller fjerne emneord fra. 2. Gør et af følgende: For at tilføje et emneord: indtast et emneord i feltet Emneord. -Eller- For at fjerne et emneord: slet et emneord i feltet Emneord. 3. Klik på. Bemærk: Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra ordbogen. Hvis du indtaster ord, der ikke findes i ordbogen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme. Hvis din organisation ikke bruger en ordbog, kan du oprette dine egne emneord. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER En dokumenthenvisning er et link til et andet dokument, som kan være relevant for den aktuelle sagsbehandling. Tilføj en dokumenthenvisning 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil tilføje en henvisning til. 2. Åbn fanen Dokumenthenvisninger fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj dokumenthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg område du vil søge indenfor i feltet Søg i. 68

69 Onlinehjælp Klik Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Bemærk:Hvis du indtaster flere søgekriterier, udføres som standard en Eller-søgning. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. Det dokument, du har vist sidst, vises øverst på listen over søgeresultater. 6. Dobbeltklik på dokumentet eller dokumenterne, du vil tilføje. De valgte dokumenter vises i højre kolonne. 7. Klik Gem. Det tilføjede dokument vises nu i listen Dokumenthenvisninger. Fjern en dokumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne en dokumenthenvisning fra. 2. Åbn fanen Dokumenthenvisninger fra detaljefanerne. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af de dokumenthenvisninger, du vil fjerne. 4. Klik på. TILFØJE, REDIGER ELLER FJERN OPLYSNINGER De oplysninger, du kan tilføje på dokumentet, bestemmes af din organisation. En oplysning består af to dele: Et Oplysningstype felt - oplysningens navn eller type for eksempel Fejl. Et Oplysningsfelt, der kan bruges til for eksempel at registrere forskellige typer fejl. Inputfeltet kan indeholde en liste af faste værdier eller et felt til fri indtastning. Tilføj oplysninger 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil tilføje oplysninger til. 2. Åbn fanen Oplysninger fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj oplysninger vises. 4. Vælg Oplysningstype og udfyld feltet Oplysninger. 5. Klik Gem. Rediger oplysninger 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, hvorpå du vil redigere oplysninger. 2. Åbn fanen Oplysninger fra detaljefanerne. 3. Dobbeltklik på den oplysning, du vil redigere. Dialogboksen Rediger oplysninger 69

70 WorkZone Client2017 vises. 4. Foretag ændringer, og klik Gem. Fjern oplysninger 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, som du vil fjerne oplysninger fra. 2. Åbn fanen Oplysninger fra detaljefanerne. 3. Vælg de oplysninger, du vil fjerne. 4. Klik på. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJE, REDIGER ELLER FJERN DATOER De datoer, du kan tilføje på et dokument, bestemmes af din organisation. En dato består af to dele: En Datotype - datoens navn eller type. For eksempel hvornår en fejl er opstået. Et Dato-felt. Tilføj dato 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil tilføje en dato til. 2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj dato vises. 4. Vælg type dato i feltet Datotype og udfyld feltet Dato. 5. Klik Gem. Rediger dato 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil redigere en dato på. 2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne. 3. Dobbeltklik på den dato, du vil redigere. Dialogboksen Rediger dato vises. 4. Foretag ændringer, og klik Gem. Fjern dato 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil fjerne en dato fra. 2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne. 3. Vælg de datoer, du vil fjerne. 4. Klik på. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. 70

71 Onlinehjælp TILFØJE, REDIGER ELLER FJERN PÅMINDELSER De påmindelser, du kan tilføje til dokumentet, bestemmes af din organisation. En påmindelse består af følgende: Dato - den dato, som påmindelsen gælder fra. Påmindelse til - modtageren af en påmindelse. Påmindelsestype - teksten, der vises i påmindelsen. Afslut påmindelse - du kan afslutte en påmindelse for eksempel når du begynder at arbejde på en sag, du er blevet påmindet om. Bemærk:Afsluttede påmindelser (dvs. med tilstanden P, Afslut) vises ikke i dine søgeresultater, når du søger på påmindelser. Påmindelsestelst - teksten, der vises i påmindelsen. Tilføj påmindelse 1. Åbn detaljesiden for et dokument, du vil tilføje en påmindelse til. 2. Åbn fanen Påmindelser fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj påmindelse vises. 4. Udfyld felterne: Dato - skriv eller vælg datoen fra kalenderen. Påmindelse til - vælg en modtager af påmindelsen. Påmindelsestype - vælg en påmindelsestype. Afsluttet påmindelse - vælg P, Afsluttet for at afslutte påmindelsen. Påmindelsestekst - skriv en påmindelsestekst (valgfri). 5. Klik Gem. Rediger påmindelse 1. Åbn detaljesiden for et dokument, hvorpå du vil redigere en påmindelse. 2. Åbn fanen Påmindelser fra detaljefanerne. 3. Dobbeltklik på den påmindelse, du vil redigere. Dialogboksen Rediger påmindelse vises. 4. Foretag ændringer, og klik Gem. Fjern påmindelse 1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil fjerne en påmindelse fra. 2. Åbn fanen Påmindelser fra detaljefanerne. 3. Vælg de påmindelser, du vil fjerne. 71

72 WorkZone Client Klik på. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL ET DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til dokumenter for medarbejdere eller grupper. Et dokument nedarver som standard samme læserettigheder som den sag den hører til. Et bilag nedarver som standard samme læserettigheder som dets hoveddokument. Bemærk:Hvis der ikke er defineret læseadgang til et dokument, kan det læses af alle. Se også Tilføj eller fjern læseadgang til sager, dokumenter og kontakter TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG TIL ET DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til dokumenter for medarbejder eller grupper. Kun de medarbejdere og grupper, du har givet skriveadgang, kan redigere dokumentet. Et dokument nedarver som standard samme skriverettigheder som den sag, den hører til. Et bilag nedarver som standard samme skriverettigheder som dets hoveddokument. Bemærk: Bemærk: Hvis der ikke er defineret skriveadgang til et dokument, kan det læses af alle. Du bør altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. Se også Tilføj eller fjern skriveadgang til sager, dokumenter og kontakter. 6.5 Handlinger på dokumenter Her beskrives de grundlæggende handlinger, du kan foretage på dokumenter. ÅBN ET DOKUMENT I ET TILSVARENDE PROGRAM. Man kan åbne et dokument fra listen eller fra detaljeoversigten i det program, der blev brugt til at oprettet dokumentet. 1. Vælg det dokument, du vil åbne enten fra en liste eller fra detaljesiden. 2. Klik på. Dokumentet åbner i det program, der blev brugt til at oprette dokumentet (for eksempel Microsoft Word, Excel, Outlook eller PowerPoint). Bemærk: 72

73 Onlinehjælp Hvis du åbner et Microsoft Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument og har installeret WorkZone for Office, vises dokumenter med ruden Dokumentregistrering. Du kan redigere dokumentets metadata og gemme ændringerne. Dokumenterne åbnes med de tilknyttede programmer på samme måde som i Microsoft Windows. Hvis filtypen ikke er knyttet til Microsoft Word, Excel, Outlook eller PowerPoint, eller hvis de ikke er installeret, vil du blive foreslået enten at hente dokumentet til din harddisk eller at åbne dokumentet med et andet program. DEL DOKUMENT Du kan dele et dokument på flere måder. Send dokument som et link Du kan sende et link til en detaljeside for et dokument i en mail. Forudsætninger: For at aktivere denne funktion skal WorkZone for Office være installeret. Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se dokumentet. 1. Find dokumenterne, du vil sende et link til og enten: Åbn dokumentdetailsiden. -Eller- Vælg dokumentet fra en liste, for eksempel fra Mine Dokumenter i navigationsruden. 2. Klik Del > Link på båndet. En ny mail åbner i Microsoft Outlook. To links bliver tilføjet: Et link til detaljesiden for dokumentet i WorkZone Client. Et direkte link til at downloade dokumentet. Bemærk:Et link føjes til detaljesiden for dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client med dokumentoplysninger (dokumentoplysninger uden et relateret dokument). Se Opret dokumentoplysninger (nye oplysninger). 3. Tilføj en modtager og klik Send. Send dokument som en vedhæftet fil Forudsætning: Du skal have installeret WorkZone for Office for at kunne anvende denne funktionalitet. 1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil vedhæfte til en mail, eller vælg dokumentet fra en liste. 2. Klik Del > Vedhæftning på båndet. En ny mail åbner i Microsoft Outlook. Dokumentet er vedhæftet til en mail. 73

74 WorkZone Client2017 Send dokument som en vedhæftet PDF Forudsætninger: Der skal findes en PDF-version af dokumentet. Se Opret PDF-version. Du skal have installeret WorkZone for Office for at kunne anvende denne funktionalitet. 1. Åbn detaljesiden for et dokument med en PDF-version, som du vil vedhæfte, eller vælg PDF dokumentet fra en liste. 2. Klik Del > Vedhæftet PDF på båndet. En ny mail åbner i Microsoft Outlook. PDFdokumentet er vedhæftet til mailen. Kopiér et dokument til udklipsholderen Du kan kopiere et link ti let dokument i WorkZone og, for eksempel, indsætte det i et andet dokument. 1. Åbn detaljesiden for et dokument du vil kopiere til din udklipsholder, eller vælg dokumentet fra en liste. 2. Klik Del > Kopiér til udklipsholder på båndet. 3. Indsæt linket, for eksempel i et dokument. FLYT DOKUMENT Du kan ændre relationen mellem dokumenter på forskellige måder. Det vil sige, at du kan vælge, om et dokument skal være et hoveddokument eller et bilag, og hvilken sag et hoveddokument tilhører. Flyt dokument til en anden sag Du kan flytte et hoveddokument fra en sag til en anden. Bemærk:Hvis dokumentet har bilag, bliver de også flyttet. 1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil flytte til en anden sag, eller vælg det på en liste. 2. Klik Flyt > Flyt til sag på båndet. 3. Vinduet Flyt dokument åbner. 4. Indtast en del af navnet på sagen, du vil flytte et dokument til. For eksempel titlen, sagsnummeret eller sagsbehandleren. 5. Vælg en sag fra listen. 6. Marker afkrydsningsfeltet Arkiver dokument på ny sag, hvis du vil arkivere dokumentet. 7. Klik Flyt til sag. Dokumentet er nu flyttet til den valgte sag. Tip: Du kan også flytte flere dokumenter fra en liste til en ny sag. Se Udfør handlinger for flere valgte listeelementer. 74

75 Onlinehjælp Vælg et andet hoveddokument Hvis dit dokument er et bilag, kan du vælge et andet dokument som hoveddokument. 1. Åbn detaljesiden for bilaget, eller vælg det på en liste. 2. Klik Flyt > Flyt til nyt hoveddokument på båndet. 3. Dialogen Skift hoveddokumentet åbner. 4. Vælg det dokument, der skal være hoveddokument, fra listen. 5. Klik Gem. 6. På dokumentdetaljesiden er det nye dokument tilføjet til feltet Hoveddokument. Gør til hoveddokument Du kan ændre et bilag til et hoveddokument. 1. Åbn detaljesiden for bilaget, eller vælg det på en liste. 2. Klik Flyt > Gør til hoveddokument på båndet. 3. Dialogen Skift hoveddokumentet åbner. Vælg det dokument, der skal være hoveddokument, fra listen. 4. Klik Gem. Gør til bilag På dokumentdetaljesiden er det nye dokument tilføjet til feltet Hoveddokument. Du kan ændre et hoveddokument til et bilag. 1. Åbn detaljesiden for hoveddokumentet, eller vælg det på en liste. 2. Klik Flyt > Gør til bilag på båndet. 3. På dokumentdetaljesiden er det tidligere hoveddokument fjernet fra feltet Hoveddokument. OPRET PDF-VERSION Du kan oprette PDF-versioner af dokumenter. 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil oprette en PDF-version af. 2. Klik på. PDF-versionen af dokumentet oprettes. VIS PDF-VERSION 1. Åbn detaljesiden for et dokument med PDF-version. 2. Klik på. PDF-versionen vises i indholdsruden. 75

76 WorkZone Client2017 VIS EN LISTE OVER MISLYKKEDE PDF-VERSIONER Af en eller anden grund oprettes PDF-versioner af dine dokumenter ikke. Du kan se de dokumenter, hvor konverteringen til PDF er fejlet, i de følgende lister. Mine mislykkede PDF-dokumenter - Se kun dokumenter, hvor konverteringen til PDF er mislykket. Alle mislykkede PDF-dokumenter - Se alle dokumenter, hvor konverteringen til PDF er mislykket, og som du har adgang til at se. Se Føj lister til navigationsruden. Listerne giver også oplysninger om fejlårsagerne i de følgende felter: PDF-status: o o o Review, Handling påkrævet - Dokumentet er ikke blevet konverteret grundet problemer, som du eller en administrator kan afhjælpe. For eksempel kan dokumentet være beskyttet med adgangskode, eller indholdet kan overstige dokumentets sidebegrænsning. Skipped, Sprunget over - Dokumentet blev sprunget over under konverteringen, da filtypen ikke er understøttet, for eksempel video- eller lydfiler. Failed, Fejl - Dokumentet er ikke blevet konverteret grundet andre ikkespecifikke fejl. Dokumentet blev måske ikke konverteret, fordi filen er beskadiget. Prøv at åbne dokumentet i et tilsvarende program. Hvis det åbner som forventet, er det ikke beskadiget, men PDF-versionen er ikke oprettet. Kontakt venligst en WorkZone-administrator for at få hjælp. Fejlbeskrivelse - Giver mere detaljerede oplysninger om fejlårsagen. 76

77 Onlinehjælp 7. Kontakter 7.1 Om kontakter Om felter på kontaktdetaljesiden Administrer kontakter Rediger oplysninger på en kontakt Om kontakter Følgende beskriver termerne kontakt, navn og part. OM KONTAKTER En kontakt er en betegnelse for de navne, som anvendes inden for sagsbehandling. En kontakt kan eksempelvis være en person, medarbejder, kommune, institution eller en organisation. En kontakt identificeres i WorkZone Client ved hjælp af både en kontakttype og et ID. Kontakttyper er for eksempel Personer (med CPR), Personer (uden CPR), Bygninger og Institutioner. Kontakt-ID kan være CPR-nummer og CVR-nummer. Om kontaktnavne Enhver kontakt har et eller flere navne, som indtastes på kontaktdetaljesiden. Felterne Navn 1 og Navn 2 kan bruges til henholdsvis for- og efternavn. OM PARTER Part er et andet ord for kontakt og bruges i en speciel sammenhæng. En part kan for eksempel være en person, der har kontaktet en organisation med en klage, der kræver sagsbehandling. Personen og virksomheden er begge parter i sagen. På dokumenter kan parterne tildeles roller, for eksempel Afsender, Modtager eller Forfatter. 77

78 WorkZone Client Om felter på kontaktdetaljesiden Kontaktdetaljesiden indeholder følgende felter: Felt Type Beskrivelse Feltet Kontakttype er obligatorisk. ID Kontaktstartdato Feltet ID afhænger af dit valgt i feltet Type. Eksempel: Hvis du vælger Personer (med CPR), dvs. personnummer, i feltet Type, skal du indtaste et CPR nummer i feltet ID. Startdato for kontakten. Når du opretter en kontakt, indsættes den aktuelle dato som startdato. Kontaktslutdato Navn 1 og 2 Du kan ændre datoen. Eksempel: Du kan indsætte en senere dato, hvis kontakten ikke skal bruges før denne dato. I dette tilfælde vises adressen som Lukket, indtil startdatoen nås. Slutdato for kontakten. Du kan lukke en kontakt ved at tilføje en slutdato og derved undgå, at kontakten bliver brugt for eksempel i forbindelse med nye sager og dokumenter. Se også Luk en kontakt. I feltet Navn 1 kan du skrive kontaktens navn. Hvis der ikke er plads, kan du skrive den 78

79 Onlinehjælp resterende del af navnet i feltet Navn 2. Til personnavne kan du bruge feltet Navn 1 til fornavne og feltet Navn 2 til efternavnet. Adresse 1, 2 og 3 Postnummer og land Telefon Der er plads til 60 tegn i hvert felt. Der er tre adressefelter. Der er plads til 60 tegn i hvert felt. Som standard er Danmark indsat i feltet Land. Hvis du ikke ændrer landet, antager systemet, at det postnummer, du indtaster i det første felt, er et dansk postnummer eller postdistrikt. Kontaktens telefonnummer. Mobil Kontaktens mobiltelefonnummer. Mail Kontaktens mailadresse. Webside Kontaktens webside. Fax Kontaktens faxnummer. Adressetype Gruppe Stilling Den adresse, du indtaster i adressefelterne, bliver automatisk til Hovedadresse i feltet Adressetype. Du kan ændre indholdet af feltet til for eksempel Filialadresse. Din organisation har defineret tilgængelige grupper. Kontaktens jobtitel. Læseadgang Tilstand Oprettelsesdato Oprettet af Sidst opdateret Definerer, hvem der har tilladelse til at vise kontakten. Du kan redigere læseadgang på samme måde som for eksempelvis dokumenter. Se også Tilføj/fjern læseadgang til et dokument. Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Valgmulighederne i feltet er defineret i WorkZone Configuration Management. Oprettelsesdatoen for kontakten indsættes som standard. Feltet kan ikke redigeres. Navnet på den bruger, der har oprettet kontakten, indsættes som standard. Opdateringsdatoen for kontakten indsættes som standard. Feltet kan ikke redigeres. 79

80 WorkZone Client2017 Opdateret af Beskyttelse Adressestartdato Navnet på den bruger, der har opdateret kontakten, indsættes som standard. Du kan angive adressebeskyttelse på en adresse. Datoen viser, hvornår beskyttelsen træder i kraft. Startdato for adressen. Når du opretter en adresse, indsættes den aktuelle dato som startdato. Adresseslutdato Emneord Du kan ændre datoen. For eksempel, kan du indsætte en senere dato hvis adressen ikke skal bruges før en senere dato. I dette tilfælde vises adressen som Lukket, indtil startdatoen nås. Slutdato for adressen. Du kan lukke en adresse ved at tilføje en slutdato og derved undgå at adressen bliver brugt for eksempel i forbindelse med nye sager og dokumenter. Du kan redigere nøgleord direkte i feltet. Se også Tilføj eller fjern emneord. 7.3 Administrer kontakter Nedenfor beskrives grundlæggende opgaver forbundet med kontakter. Se også Om kontakter. OPRET EN NY KONTAKT 1. Klik på i gruppen Opret ny. Den nye kontaktdetaljeside åbner på en ny fane. 2. Udfyld obligatoriske felter. Læs om felterne i Felter på kontaktdetaljesiden. 3. Klik på i grupppen Rediger. REDIGER EN KONTAKT Du kan ændre oplysninger på en eksisterende kontakt. For eksempel kan du tilføje og fjerne adresser eller redigere sagshenvisninger. 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, du vil fjerne. 2. Klik i det metadatafelt, du vil redigere. -Eller- Åbn en relevant detaljefane, for eksempel Sagsreferencer, og foretag dine 80

81 Onlinehjælp ændringer. 3. Klik på. REDIGER KONTAKTTILSTAND 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, hvor du vil ændre tilstanden. 2. Vælg en tilstand fra listen i feltet Tilstand. 3. Klik på for at gemme kontakten. Kontaktens livscyklus er opdateret med den nye tilstand. VIS EN KONTAKTS LIVSCYKLUS Livscyklus viser en kontakts forløb siden dens oprettelse; det vil sige: Hvornår feltet Tilstand er blevet ændret. Til hvilken tilstand feltet Tilstand er blevet ændret. Hvem har udført ændringen (kolonnen Udført af). Hvornår kontakten blev oprettet, lukket eller genåbnet (kolonnen Aktion). Følg disse trin for at se en kontakts livscyklus: 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, hvis livscyklus du vil se. 2. Åbn fanen Livscyklus fra detaljefanerne. Tip: Du kan tilføje flere kolonner for at se flere oplysninger. LUK EN KONTAKT Normalt lukker man en kontakt, hvis kontakten er en organisation, der ikke eksisterer længere. En lukket kontakt bevares som part de steder, den er tilføjet som part. 1. Åbn detaljesiden for den kontakt du vil lukke. 2. Indsæt en dato i feltet Kontakt slutdato. 3. Klik på. Kontakten lukkes fra og med denne dato. KOPIÉR EN KONTAKT TIL UDKLIPSHOLDEREN Du kan kopiere et link til en kontakt i WorkZone og, for eksempel, indsætte det i et dokument. 81

82 WorkZone Client Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil kopiere til din udklipsholder, eller vælg den fra en liste. 2. Klik Del > Kopiér til udklipsholder på båndet. 3. Indsæt linket, for eksempel i et dokument. 7.4 Rediger oplysninger på en kontakt TILFØJ ELLER FJERN KONTAKTHENVISNINGER Du kan tilføje en eller flere kontakthenvisninger på et dokument. Tilføj en kontakthenvisning 1. Åbn detaljesiden for en kontakt, hvor du vil tilføje kontakthenvisning. 2. Åbn fanen Kontakthenvisninger fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterier på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg, hvilket område du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Bemærk: Hvis du indsætter flere søgekriterier i feltet Land, kan du vælge postnumre tilhørende disse lande. Hvis du indsætter flere søgekriterier i feltet Postnummer, udføres en Eller-søgning. Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne. Du kan vælge en anden rolle for kontakten i listen Rolle. For eksempel Formand eller Udvalg. 7. Klik Gem. De tilføjede kontakter vises nu i listen Kontakthenvisninger. Fjern en kontakthenvisning 1. Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil redigere. 2. Åbn fanen Kontakthenvisninger fra detaljefanerne. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af kontakthenvisningen, du vil fjerne. 4. Klik på. 82

83 Onlinehjælp TILLFØJ ELLER FJERN EN PARTSRELATION Du kan tilføje en eller flere af relationerne til en part, det vil sige, kontakter, der er relateret til parten. Så kan du se alle partsrelationer og deres roller fra alle partslister. Forudsætning: Før du kan tilføje en kontakt som en partsrelation, skal du tilføje denne kontakt som en kontaktreference. Tilføj en partsrelation 1. På detaljesiden for en kontakt, som du vil føje en relation til, åbn detaljefanen Kontakthenvisninger. 2. Vælg den part, som du vil tilføje en relation til. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj partsrelation åbner. Partens kontakthenvisninger vises. 4. Søg efter den relaterede part, du vil tilføje, på en af følgende måder: Vælg, hvilket område du vil søge indenfor, i feltet Partrolle. Angiv parts-id i feltet ID. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje som relationer for denne part. De valgte kontakter vises i højre kolonne. Du kan vælge en anden partrolle for den relation, der er tilføjet i feltet Rolle. 7. Klik Gem. De tilføjede kontakter vises nu på listen Kontaktreferencer for parten, der blev tilføjet i trin Gentag trin 3-7, indtil du har tilføjet alle relaterede parter. Fjern en partsrelation Du kan fjerne en partsrelation på samme måde, som du kan fjerne enhver anden kontakthenvisning. 1. Åbn detaljefanen Kontakthenvisninger på detaljesiden for en kontakt, som du vil fjerne en partsrelation fra. 2. Vælg en eller flere partsrelationer, som du vil fjerne. 3. Klik på. Bekræftelsesdialogboksen vises. 4. Klik OK. REDIGER PARTROLLE FOR EN KONTAKT 1. Åbn fanen Kontakthenvisninger fra detaljefanerne på kontaktdetaljesiden. 2. Vælg en eller flere parter, hvis roller du vil ændre, og klik på. Dialogboksen Rediger partrolle åbner. 83

84 WorkZone Client Vælg en anden partrolle i feltet Partrolle. 4. Klik Gem. TILFØJ ELLER FJERN SAGSHENVISNINGER Du kan tilføje en eller flere sagshenvisninger. Tilføj en sagshenvisning til en kontakt 1. Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil føje en sagshenvisning til. 2. Åbn fanen Sagshenvisninger fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj sagshenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterier på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg, hvilket område du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet. 5. Klik Søg. 6. Dobbeltklik på de sager, du vil tilføje. De valgte sager vises i højre kolonne. Du kan vælge en anden rolle for kontakten i listen Rolle. For eksempel Sagspart eller Rådgivningspart. 7. Klik Gem. Fjern en sagshenvisning fra en kontakt 1. Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil fjerne en sagshenvisninger fra. 2. Åbn fanen Sagshenvisninger fra detaljefanerne. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den kontakthenvisning du vil fjerne. 4. Klik på. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN STEDFORTRÆDERE FOR EN KONTAKT Forudsætning: For at kunne arbejde med stedfortrædere, skal du have modulet Process installeret under installationen af WorkZone Client. Du kan vælge andre brugere eller organisatoriske enheder til at være dine stedfortrædere og handle på dine vegne på procesopgaver. Du kan tilføje, redigere og fjerne stedfortrædere på fanen Stedfortrædere på din kontaktdetaljeside. Du kan også se listen over kontakter, der har valgt dig som deres stedfortræder, på fanen Stedfortræder for. Tip: Fanerne Stedfortrædere og Stedfortræder for vises ikke som standard. Du skal selv tilføje dem. 84

85 Onlinehjælp Stedfortrædere kan have to typer roller: NORMAL eller ADMIN. Rollen NORMAL bevirker, at en stedfortræder kan arbejde med procesopgaver på vegne af den bruger, som tilknyttede en stedfortræder. Rollen ADMN giver lov til at arbejde med procesopgaver og vælge andre brugere som stedfortrædere for den oprindelige kontakt. EKSEMPEL: Hvis Bruger1 er stedfortræder for Bruger2 med rollen NORMAL, kan Bruger1 arbejde med procesopgaver på vegne af Bruger2. Hvis Bruger2 er stedfortræder for Bruger3 med rollen ADMIN, kan Bruger2 arbejde med procesopgaver på vegne af Bruger3 og desuden vælge, at Bruger4 og Bruger5 skal være stedfortrædere for Bruger3 og handle på vegne af Bruger3. Tilføj en kontakt som stedfortræder 1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil tilføje en stedfortræder for. -Eller- Hvis du tilføjer en stedfortræder for dig selv, skal du dobbeltklikke på dit brugernavn i øverste højre hjørne af WorkZone Client for at åbne din kontaktdetaljeside. 2. Åbn fanen Stedfortrædere fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj stedfortrædere åbner. 4. Søg på den part, du vil tilføje som stedfortræder, på en af følgende måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg, hvilket område du vil søge indenfor, i feltet Partrolle. Angiv parts-id i feltet ID. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne. 7. Vælg en rolle for stedfortræderen. 8. Klik Gem. Rediger en stedfortræders rolle 1. Åbn detaljefanen Stedfortrædere på kontaktdetaljesiden. Listen med stedfortrædere vises. 2. Vælg en eller flere stedfortrædere, som du vil redigere rollen for, og klik på. Dialogboksen Rediger stedfortræderrolle åbner. 3. Vælg en anden rolle i feltet Rolle. 4. Klik Gem. Fjern en stedfortræder 1. Åbn detaljefanen Stedfortrædere på kontaktdetaljesiden. Listen med stedfortrædere for denne kontakt vises. 2. Vælg en eller flere stedfortrædere, som du vil fjerne. 85

86 WorkZone Client Klik på. Bekræftelsesdialogboksen vises. 4. Klik OK. VIS, HVEM EN KONTAKT ER STEDFORTRÆDER FOR På en kontaktdetaljeside kan du se, hvem denne kontakt er stedfortræder for. Åbn detaljefanen Stedfortræder for på kontaktdetaljesiden. Listen med kontakter, som denne kontakt er stedfortræder for, vises. TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Emneord kan bruges til for eksempel gruppering og søgning efter kontakter. 1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil føje et emneord til eller fjerne et emneord fra. 2. Foretag en af følgende handlinger: For at tilføje et emneord: indtast et emneord i feltet Emneord. -Eller- For at fjerne et emneord: slet et emneord i feltet Emneord. 3. Klik på. Bemærk: Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra ordbogen. Hvis du indtaster ord, der ikke findes i ordbogen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme. Hvis din organisation ikke bruger en ordbog, kan du oprette dine egne emneord. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN ADRESSER Du kan tilføje, redigere eller fjerne adresser på en aktiv (dvs. ikke lukket) kontakt. Tilføj en adresse 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at tilføje en adresse. 2. Åbn fanen Adresser fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj adresse vises. 4. Indtast adressen. 5. Klik Gem. Angiv en kontakts standardadresse Hvis du har flere adresser for en kontakt, kan du angive standardadressen for denne kontakt. 86

87 Onlinehjælp Vælg en adresse, og klik på for at gøre denne adresse til standardadressen for denne kontakt. Rediger en adresse 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at redigere en adresse. 2. Klik på fanen Adresser fra detaljefanerne. 3. Dobbeltklik på den adressse, du vil redigere. Dialogboksen Rediger adresse vises. 4. Foretag ændringer, og klik Gem. Fjern en adresse Bemærk: Du kan ikke slette en kontakts hovedadresse. Du kan ikke slette en adresse, som er brugt af en anden henvisning. 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at fjerne en adresse. 2. Klik på fanen Adresser fra detaljefanerne. 3. Vælg den adresse, du vil fjerne. 4. Klik på. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN OPLYSNINGER De oplysninger, du kan tilføje på kontakten, bestemmes af din organisation. En oplysning består af to dele: En Oplysningstype - oplysningsnavn eller -type, for eksempel Fejl. Et Oplysningsfelt, der kan bruges til for eksempel at registrere forskellige typer fejl. Feltet Oplysninger kan indeholde en liste med mulighed for at vælge faste værdier eller et felt til fri indtastning. Tilføj oplysninger 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at tilføje oplysninger. 2. Klik på fanen Oplysninger fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj oplysninger vises. 4. Vælg Oplysningstype, og udfyld feltet Oplysninger. 5. Klik Gem. 87

88 WorkZone Client2017 Rediger oplysninger 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at redigere oplysninger. 2. Klik på fanen Oplysninger fra detaljefanerne. 3. Dobbeltklik på den oplysning, du vil redigere. Dialogboksen Rediger oplysninger vises. 4. Foretag ændringer, og klik Gem. Fjern oplysninger 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at fjerne oplysninger. 2. Klik på fanen Oplysninger fra detaljefanerne. 3. Vælg de oplysninger, du vil fjerne. 4. Klik på. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN DATOER De datoer, du kan tilføje til en kontakt, bestemmes af din organisation. En dato består af to dele: En Datotype - datoens navn eller type. For eksempel hvornår en fejl er opstået. Et Dato-felt. Tilføj dato 1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil føje en dato til. 2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne. 3. Klik på. Dialogboksen Tilføj dato vises. 4. Vælg Datotype, og udfyld feltet Dato. 5. Klik Gem. Rediger dato 1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil redigere en dato på. 2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne. 3. Dobbeltklik på den dato, du vil redigere. Dialogboksen Rediger dato vises. 4. Foretag ændringer, og klik Gem. Fjern dato 1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil fjerne en dato fra. 2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne. 88

89 Onlinehjælp 3. Vælg de datoer, du vil fjerne. 4. Klik på. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL EN KONTAKT Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til en kontakt for medarbejdere og grupper. Se Tilføj eller fjern læseadgang til sager, dokumenter og kontakter. 89

90 WorkZone Client Lister 8.1 Listehandlinger Her beskrives de grundlæggende opgaver i forbindelse med lister. Se også Gem og genbrug søgelister. ÅBN EN LISTE PÅ EN NY FANE 1. Vælg den liste, du vil åbne i en ny fane. 2. Klik på, eller klik på musens rulleknap. ÅBN ET ELEMENTS DETALJESIDE FRA EN LISTE Hvis du åbner mere end ét element fra listen, vil detaljesiden for hvert element (for eksempel sag, dokument eller kontakt) åbne i en ny fane. Dette gør navigationen lettere og giver dig et hurtigt overblik over hvert åbent element. 1. Åbn en liste med det element, hvis detaljeside du vil åbne. 2. Dobbeltklik på elementet. Elementets detaljeside åbner i en ny fane. ARBEJDE MED FLERE LISTEELEMENTER Når du arbejder med lister, kan du udføre nogle af funktionerne på båndet på flere valgte elementer på en liste. Yderligere oplysninger finder du i Om knapper på båndet. Arbejde med flere listeelementer 1. Vælg det element fra listen, som du vil arbejde med. Den røde markering på knapperne på båndet viser hvor mange af de valgte elementer, som en specifik knaps funktion kan udføres på. 2. Klik på en knap på båndet for at udføre denne funktion på de valgte elementer. 90

91 Onlinehjælp REDIGER ET ELLER FLERE ELEMENTER FRA EN LISTE Du kan for eksempel redigere metadata på et element, der er vist i en liste. Eksempel: Du kan ændre en sags sagsbehandler direkte i listen Åbne sager i navigationsruden. Rediger et enkelt element på en liste 1. Vælg det element fra listen, som du vil redigere. 2. Klik på. 3. Foretag dine ændringer ved at indtaste eller vælge en ny værdi. 4. Klik Gem. Rediger flere elementer på en liste Når du arbejder med sags- og dokumentlister, kan du redigere noget af deres metadata direkte fra listen. Du kan redigere sagsbehandler, ansvarlig enhed, tilstand, sagstype, afslutningsdato og planlagt afslutningsdato på flere valgte sager. Du kan redigere dokumenttype, dokumentgruppe, sagsbehandler, ansvarlig enhed og svardato på flere valgte dokumenter. Du kan redigere henvisningstype fra lister, som viser dokumenthenvisninger og sagshenvisninger. Du kan redigere læseadgang på sags- og dokumentlister. Tip: Når du vælger flere sager eller dokumenter og redigerer dem fra en liste, er de stadig valgt, efter at du har afsluttet redigeringen. Dette betyder, at du kan fortsætte med at redigere elementerne uden at vælge dem igen. 1. Åbn en liste med flere elementer, som du vil redigere. 2. Vælg de elementer, du vil redigere, og klik på. 3. Klik Gem. VIS LISTEELEMENTET I INDHOLDSRUDEN Du kan se yderligere oplysninger på et listeelement i indholdsruden. Eksempel: Du kan få vist et dokument fra listen Dokumenter på sagsdetaljesiden i indholdsruden. Vigtigt: PDF-dokumenter kan kun vises i indholdsruden fra detaljesiden. 1. Åbn en liste. For eksempel Dokumenter. 2. Vælg et dokument. 3. Klik på. Listerne med parter og bilag vises i indholdsruden. 91

92 WorkZone Client2017 VIS BILAG Du kan udvide et hoveddokument for at se dets bilag i dokumentlisten. For at gøre dette skal du klikke på den lille sorte trekant på venstre side af dokumentet. Du kan se følgende oplysninger om hvert bilag: Filtype vist ud fra ikonet. Dokumentnummer. Dokumentnavn. Dobbeltklik på et specifikts bilags navn for at se alle oplysningerne om det. Dokumentdetaljesiden åbner i en ny fane. VIS UNDERSAGER Du kan udvide en oversag for at se dens undersager i sagslisten. For at gøre dette skal du klikke på den lille sorte trekant på venstre side af sagen. Du kan se følgende oplysninger om hver undersag: Sagsnavn Sagsnummer Dobbeltklik på en specifik undersags navn for at se alle oplysningerne om den. Sagsdetaljesiden åbner i en ny fane. En undersags undersager vises ikke i denne liste. EKSPORTER EN LISTE TIL EXCEL Forudsætning: For at kunne eksportere til Excel skal du installere WorkZone for Excel som del af WorkZone for Office-installationen. Du kan eksportere enhver liste fra WorkZone Client til Excel og få alle oplysninger om listeelementerne indsat automatisk i Excel-arket i samme rækkefølge og med samme kolonnenavne som i WorkZone Client. Bemærk: 92

93 Onlinehjælp Du kan redigere et eksporteret Excel-ark (for eksempel for at danne en rapport) på samme måde som du ville redigere ethvert andet Excel-ark. De ændringer, du foretager i Excel-dokumentet, gemmes dog IKKE i WorkZone Client. Du kan til enhver tid få seneste version af en eksporteret liste og dens elementer i WorkZone Client ved at eksportere listen igen. Eksporter en liste til Excel 1. Vælg en liste, som du vil eksportere til Excel. 2. Klik på i gruppen Liste. Det nye Excel-ark åbner med alle oplysninger om de valgte listeelementer, der er eksporteret i samme rækkefølge og med samme kolonnenavne som i WorkZone Client. Opdater en eksporteret liste fra Excel Du kan opdatere en eksporteret liste i Excel og få den seneste version af denne liste i WorkZone Client. 1. Åbn Excel-dokumentet med en eksporteret liste. 2. Klik Opdater i gruppen Eksterne tabeldata i fanen Design. FILTRER EN LISTE Du kan filtrere enhver liste for, for eksempel, at få vist en delmængde af dens indhold eller finde et særligt element. Du kan tilføje et filter til en eller flere kolonner på en liste. Anvend et filter 1. Åbn en liste. 2. Peg på navnet på den kolonne, du vil filtrere. Kolonnens filterikon vises. 3. Klik på filterikonet. En filtreringsdialog vises. 4. Klik på det tomme felt i filtreringsdialogen, og vælg en værdi, eller begynd at skrive. Klik på feltet igen, og gentag dette trin for at tilføje flere værdier. Eksempel: Afhængig af kolonnetypen kan du vælge værdier såsom datointerval, fritekst eller en in. 5. Klik Anvend. Fjern et filter Du kan nemt nulstille ethvert filter, du har anvendt på en liste, det vil sige, fjerne dit filter. 1. Åbn den liste, som du vil fjerne et link fra. 2. Klik på kolonnefilterikonet, og klik Nulstil Alle Filtre. Skift et filter Hvis du vil fjerne enkelte værdier fra dit filter, følg disse trin. 93

94 WorkZone Client Åbn den liste, som du vil ændre et filter på. 2. Klik på kolonnefilterikonet, og klik X foran de værdier, du vil fjerne. 8.2 Favoritter OM FAVORITTER Du kan markere sager, dokumenter og kontakter som favoritter og få dem vist på en liste. Du kan hurtigt føje elementer til dine favoritter og fjerne dem senere. En liste med dine favoritelementer giver nem adgang til dine favoritsager, dokumenter eller kontakter fra navigationsruden. Tip: Oplysninger, om hvordan Favotitsager, Favoritdokumenter og Favoritkontakter føjes til navigationsruden, kan findes i Arranger lister på dashboardet. På detaljesider og i lister viser et stjerneikon, om et element allerede er en favorit. Ikon Beskrivelse Elementet er allerede føjet til favoritter. Elementet er ikke føjet til favoritter. FØJ ET ELEMENT TIL FAVORITTER Du kan føje enkelte eller flere sager, dokumenter eller kontakter til dine favoritter. Du kan enten gøre det fra en liste eller fra en detaljeside. Føj et element til favoritter fra en liste 1. Åbn en liste der indeholder sagen, dokumentet eller kontakten, som du vil føje til favoritter. 2. Vælg det element, du vil føje til favoritter. 3. Klik på > Føj til favoritter i gruppen Bogmærker. Føj et element til favoritter fra en detaljeside 1. Åbn detaljesiden for sagen, dokumentet eller kontakten, som du vil føje til favoritter. 2. Klik på > Føj til favoritter. FJERN ET ELEMENT FRA FAVORITTER Du kan fjerne en eller flere sager, dokumenter eller kontakter fra dine favoritter. Du kan enten gøre det fra en liste eller fra en detaljeside. 94

95 Onlinehjælp Fjern et element fra favoritter fra en liste 1. Åbn en liste, der indeholder sagen, dokumentet eller kontakten, du vil fjerne fra favoritter. 2. Vælg det element, du vil fjerne fra favoritter. 3. Klik på > Fjern fra favoritter i gruppen Bogmærker. Fjern et element fra favoritter fra en detaljeside 1. Åbn detaljesiden for sagen, dokumentet eller kontakten, som du vil fjerne fra favoritter. 2. Klik på > Fjern fra favoritter. 8.3 Fulgte elementer OM FULGTE ELEMENTER Du kan markere sager, dokumenter og kontakter som dine fulgte elementer og få dem vist på listerne Fulgte sager, Fulgte dokumenter og Fulgte kontakter. Listen giver dig nem adgang til dine fulgte sager, dokumenter eller kontakter fra navigationsruden. Når du følger en sag eller et dokument, vil du kunne se andre brugeres ændringer. Når andre brugere ændrer sager, dokumenter eller kontakter, som du følger, for eksempel ændrer metadata, tilføjer eller fjerner henvisninger osv., vises sager, dokumenter og kontakter på listerne Ændrede sager, Ændrede dokumenter eller Ændrede kontakter. Oplysninger, om hvordan en liste føjes til navigationsruden, kan findes i Arranger lister på dashboardet. Du kan se at du følger en sag, dokument eller kontakt, når detaljesider og lister viser ikonet. Tip: Føj kolonnen Er fulgt til dine lister for at se det særlige ikon for elementer, du følger. Se Vis eller skjul kolonner på lister. Ikon Beskrivelse Du følger allerede dette element. Intet ikon Du følger ikke dette element. FØLG ET ELEMENT Du kan følge enkelte eller flere sager, dokumenter eller kontakter. Du kan følge et element enten fra en liste eller fra en detaljeside. 95

96 WorkZone Client2017 Følg et element fra en liste 1. Åbn en liste, der indeholder sagen, dokumentet eller kontakten, du vil følge. 2. Vælg det element, du vil følge. 3. Klik på > Følg i gruppen Bogmærker. Følg et element fra en detaljeside 1. Åbn detaljesiden for den sag, dokument eller kontakt, du vil følge. 2. Klik på > Følg i gruppen Bogmærker. STOP MED AT FØLGE ET ELEMENT Du kan stoppe med at følge et element; det vil sige, at det fjernes fra dine fulgte elementer. Du kan enten gøre det fra en liste eller fra en detaljeside. Følg ikke et element fra en liste 1. Åbn en liste, der indeholder sagen, dokumentet eller kontakten, du vil stoppe med at følge. 2. Vælg det element, du vil fjerne fra fulgte. 3. Klik på > Følg ikke i gruppen Bogmærker. Stop med at følge et element fra en detaljeside 1. Åbn detaljesiden for sagen, dokumentet eller kontakten, som du vil fjerne fra fulgte. 2. Klik på > Følg ikke i gruppen Bogmærker. 8.4 Læselister OM LÆSELISTER Du kan nemt føje sager, dokumenter og kontakter til din læseliste og fjerne dem senere. Læselisten er et nyttigt værktøj til at hente sager, dokumenter og kontakter, som du vil se på senere. Når du tilføjer en sag, et dokument eller en kontakt til en læseliste, fremgår elementet med fed på alle de lister, hvor det indgår. Når du får vist et element, forsvinder det automatisk fra læselisten. Tip: Oplysninger, om hvordan en læseliste føjes til navigationsruden, kan findes i Arranger lister på dashboardet. 96

97 Onlinehjælp TILFØJ ET ELEMENT TIL EN LÆSELISTE Du kan tilføje en eller flere sager, dokumenter eller kontakter til Læseliste-sagerne, Læseliste-dokumenterne eller Læseliste-kontakterne. For at gøre dette skal du udføre følgende trin: 1. Åben en liste, der indeholder de sager, dokumenter eller kontakter, som du vil tilføje til læselisten. 2. Vælg et eller flere elementer fra listen. 3. Klik på i gruppen Bogmærker, og klik så Markér som ulæst. FJERN ET ELEMENT FRA EN LÆSELISTE Du kan fjerne sager, dokumenter eller kontakter fra dine læselister. For at gøre dette skal du se elementet eller udføre følgende trin: 1. Åben en liste, der indeholder den sag, det dokument eller den kontakter, som du vil fjerne fra læselisten. 2. Vælg et eller flere elementer fra listen. 3. Klik på i gruppen Bogmærker, og klik så Markér som ulæst. 97

98 WorkZone Client Adgangsrettigheder Ved at benytte adgangsrettighederne i WorkZone Client kan du definere, hvem der må se og redigere sager, dokumenter og kontakter. Læseadgang - giver dig rettigheder til at kunne se en sag, et dokument eller en kontakt. Skriveadgang - giver dig rettigheder til at kunne redigere en sag eller et dokument. Du kan give læse- og skriveadgang til en sag, et dokument eller en kontakt til udvalgte brugere eller grupper af brugere. En gruppe af brugere kan bestå af en eller flere medarbejdere og konfigureres i WorkZone Configuration Management. Vigtigt: Hvis du begrænser læse- og skriverettighederne på en sag, gælder begrænsningen som standard for alle sagens dokumenter. Dette betyder, at hvis du har begrænset læseadgangen på en sag, er det kun de brugere, der har læseadgang til sagen, der har adgang til alle sagens dokumenter. Når du begrænser læse- eller skriverettighederne på et dokument, gælder begrænsningen som standard for alle sagens bilag. Når du begrænser læseadgangen på en kontakt, gælder begrænsningen kun på den pågældende kontakt. OM LÆSEADGANG Som standard har alle læseadgang til nyoprettede sager, dokumenter og kontakter. Du kan begrænse læseadgangen på et element ved at ændre læserettighederne på eksempelvis sagen. Vigtigt: Du skal altid have læseadgang til de sager, dokumenter og kontakter, som du vil definere læseadgang på. Det er kun dig, der kan læse og redigere dine egne dokumenter med tilstanden Personligt udkast. Hvis du vil give andre adgang til dine personlige udkast, skal du frigive dem (Skift > Frigiv personligt udkast). Se Skift dokumenttilstand. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL EN SAG, ET DOKUMENT ELLER EN KONTAKT Du kan tilføje eller fjerne læseadgang på sager, dokumenter og kontakter for enkelte brugere og grupper af brugere. Tilføj læseadgang 1. Åben detaljesiden for en sag, et dokument eller en kontakt, du vil give læseadgang til. 2. Klik på i feltet Læseadgang. Dialogboksen Rediger læseadgang åbner. 98

99 Onlinehjælp 3. Vælg, afhængig af din installationen af WorkZone Content Server, enkelte brugere eller grupper af brugere, som har brug for læseadgang til sagen, dokumentet eller kontakten: Hvis du har WorkZone Content Server med koncernindblik: Vælg de grupper, der skal have læseadgang, i feltet Emneindblik. Vælg de brugere, der skal have læseadgang, i feltet Koncernindblik. -Eller- Hvis du har en standardudgave af WorkZone Content Server, skal du vælge de brugere eller grupper, der skal have læseadgang, i feltet Indblik. Tip: Du kan oprette nye indblik fra denne dialogboks. Klik Opret ny adgangsgruppe, og gentag trin Gentag denne procedure, indtil du har valgt alle de brugere eller grupper, der skal have læseadgang til sagen, dokumentet eller kontakten. 5. Klik Anvend. Fjern læseadgang 1. Åbn detaljesiden for en sag, et dokument eller en kontakt, som du vil fjerne læseadgang på. 2. Klik på i feltet Læseadgang. Dialogboksen Rediger læseadgang åbner. 3. Klik på X ud for den bruger eller gruppe, som du vil fjerne læseadgang fra. 4. Klik Anvend. Bemærk:Hvis du fjerner alle brugere og grupper, fjerner du begrænsningen på læseadgang. Dette betyder, at alle brugere har læseadgang. OM SKRIVEADGANG Som standard har alle skriveadgang til nyoprettede sager og dokumenter. Du kan begrænse skriveadgangen på en sag eller et dokument ved at ændre skriverettigheder. Vigtigt: Du skal altid have skriveadgang til de sager og dokumenter, som du vil definere skriveadgang til. TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG PÅ EN SAG ELLER ET DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang på sager eller dokumenter for enkelte brugere og grupper. Vigtigt: Du skal altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør dette, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. 99

100 WorkZone Client2017 Det er kun dig, der kan læse og redigere dine egne dokumenter med tilstanden Personligt udkast. Hvis du vil give andre adgang til dine personlige udkast, skal du frigive dem (Skift > Frigiv personligt udkast). Se Skift dokumenttilstand. Tilføj skriveadgang 1. Åbn detaljesiden for den sag eller det dokument, du vil give nogen skriveadgang til. 2. Klik på i feltet Skriveadgang. Dialogboksen Rediger skriveadgang åbner. 3. Vælg, afhængig af din installationen af WorkZone Content Server, enkelte brugere eller grupper af brugere, som har brug for skriveadgang til sagen eller dokumentet: Hvis du har WorkZone Content Server med koncernindblik: Vælg de grupper, der skal have skriveadgang, i feltet Emneindblik. Vælg de brugere, der skal have skriveadgang, i feltet Koncernindblik. -Eller- Hvis du har en standardudgave af WorkZone Content Server, skal du vælge de brugere eller grupper, der skal have læseadgang, i feltet Indblik. Tip: Du kan oprette nye indblik fra denne dialogboks. Klik Opret ny adgangsgruppe, og gentag trin Gentag denne procedure, indtil du har valgt alle de brugere eller grupper, der skal have skriveadgang til sagen eller dokumentet. 5. Klik Anvend. Fjern skriveadgang 1. Åbn detaljesiden for den sag eller det dokument, du vil fjerne skriveadgang fra. 2. Klik på i feltet Skriveadgang. Dialogboksen Rediger skriveadgang åbner. 3. Klik på X ud for de brugere eller den gruppe, som du vil fjerne skriveadgang fra. 4. Klik Anvend. Bemærk:Hvis du fjerner alle brugere og grupper, fjerner du begrænsningen af skriveadgang. Dette betyder, at alle brugere har skriveadgang. NEDARVNING AF ADGANGSRETTIGHEDER Ved at begrænse læseadgangen på en sag, et dokument eller en kontakt, kan du begrænse hvem der kan se sagen, dokumentet eller kontakten og disses undersager eller sagsdokumenter. Som standard nedarver alle underelementer, for eksempel undersager eller sagsdokumenter, til en sag eller et dokument læseadgangen fra sagen eller dokumentet. 100

101 Onlinehjælp Tips: Sager kan arve læseadgang fra deres sagsgruppe, hvis din organisation anvender denne funktionalitet. Tilføj kolonnen Effektivt indblik til dine dokumentlister for at få et overblik over den aktuelle læseadgang. Effektivt indblik kan forklares således: [Sagens læseadgang] & [Hoveddokumentets/dokumentets læseadgang] & [Underelementets læseadgang] For eksempel, den aktuelle læseadgang på dokumentdetaljesiden [ ] & [ ] & [ ]: [dokumentets egen læseadgang] & [hoveddokumentets læseadgang] & [sagens læseadgang] Som standard nedarver alle bilag sagens læseadgang, medmindre læseadgang specifikt er fjernet på nogle af dokumenterne. EKS EMPEL PÅ NEDARVNING Et sagsdokument er dækket af den læseadgang, der er defineret for sagen OG sagsdokumentet. Et underelement kan være dækket af den læseadgang, der er defineret på sagen OG hoveddokumentet OG underelementet selv. Hvis der er givet læseadgang til gruppen "PERS" på et dokument, der er oprettet på en sag, men der ikke er defineret læserettigheder for dokumentet selv, har dokument den effektive læseadgang: [ ] & [ ] & [PERS] Du kan begrænse læseadgangen på selve dokumentet. For eksempel kan du definere, at medarbejderne BB og AA kun skal have læseadgang til dokumentet, hvis de også er medlemmer af gruppen "PERS". Dette gør du ved at tilføje følgende til dokumentets læseadgang: [BB AA] & [ ] & [PERS] Hvis nedarvningen af sagens læseadgang er fjernet fra dokumentet, vil den gældende læseadgang være [BB AA]. 101

102 WorkZone Client2017 Fjern nedarvning Du kan for eksempel fjerne nedarvning fra sagen til dokumentet. Dette gøres på dokumentdetaljesiden ved at klikke på i felterne Læseadgang eller Skriveadgang. 102

103 Onlinehjælp 10. Søgninger 10.1 Foretag søgning Anvend søgeoperatorer Gem og genbrug søgelister Foretag søgning Du kan enten anvende standardsøgninger for at finde de oplysninger, du søger, eller udføre dine egne søgninger på søgesiden. Se Foruddefinerede søgninger i navigationsruden for yderligere oplysninger om standardsøgninger. OPRET EN NY SØGNING Du kan udføre søgning på sager, dokumenter, kontakter eller møder på de relevante søgesider. Forudsætning: For at kunne søge efter møder skal du have installeret modulet WorkZone Meeting. 1. Klik Ny søgning. 2. Vælg Sag, Dokument, Kontakt eller Møde fra listen. En søgeside (enten en side for Sagssøgning, Dokumentsøgning, Kontaktsøgning eller Mødesøgning) åbner på en ny fane. 3. Udfyld de relevante felter. Bemærk:Hvis du indtaster flere søgekriterier i felter, der kan indeholde flere værdier, for eksempel Dokumenttype, udføres en Eller-søgning som standard. 4. Klik på i gruppen Søg. Listen med søgeresultater vises nederst på siden. Se også Gem og genbrug søgning. 103

104 WorkZone Client2017 KONFIGURER EN SØGESIDE FOR SAGER, DOKUMENTER, KONTAKTER ELLER MØDER Du kan konfigurere en søgeside for sager, dokumenter, kontakter eller møder. Det vil sige, at du kan tilføje, fjerne, tilpasse størrelsen på eller ændre rækkefølgen på de viste felter på sagssøgesiden svarende til dit behov. Denne handling kræver ikke administrative rettigheder. Forudsætning: For at kunne arbejde med detaljesider til søgning skal du have installeret modulet WorkZone Meeting. Fremgangsmåden herunder beskriver, hvordan du kan konfigurere en sagsdetaljeside. Hvis du i stedet vil konfigurere en søgeside for dokumenter, kontakter eller møder, skal du foretage ændringer på de respektive søgesider. 1. Klik Ny søgning > Sag. En ny sagssøgeside vises. 2. Peg med musen i øverste hjørne af feltet Sagssøgning, og klik på. Ruden Tilgængelige felter åbner til højre, og den halvgennemsigtige skillelinje vises for eksisterende felter. 3. Foretag ændringer af felterne: Træk og slip felterne for at omrokere dem. Dobbeltklik på de eksisterende felter for at flytte dem fra søgesiden, og træk og slip dem på ruden Tilgængelige felter. Dobbeltklik på felterne i ruden Tilgængelige felter for at føje dem til søgesiden, eller træk og slip dem på søgesiden. Tilpas felternes størrelse ved at trække i højre hjørne. 4. Klik Anvend for at gemme sagen. Søgesiden genindlæses. Tip: Klik Nulstil for at gendanne søgesidens standardkonfiguration. Vis alle tilgængelige felter Hvis du arbejder med en konfigureret søgeside for sager, dokumenter eller kontakter, hvor du for eksempel har fjernet felter, eller som er tilpasset af en anden bruger, kan du vælge at vise alle tilgængelige felter på søgesiden. På en konfigureret sagsøgeside skal du klikke på i gruppen Søg. Søgesiden genindlæses og viser alle tilgængelige felter. SØG I TEKSTFELTER I tekstfelter skelnes der mellem store og små bogstaver. Eksempel: Hvis du søger efter petersen, finder du ikke Petersen. I tekstfelter kan du bruge søgeoperatorer. Tekstfelter findes på søgesider for: Sager: Sagsnr., Titel, Tekst, Emneord og Tidligere sagsnummer. Dokumenter: Dokumentnr., Titel, Tekst, Emneord og Oplysninger. 104

105 Onlinehjælp Kontakter: Navn 1, Navn 2, Adresse 1, Adresse 2, Adresse 3, Telefonnr., mail, Web, Faxnr, Stilling, Oplysninger, Emneord og ID. Sagssøgning med flere oplysninger eller datokriterier Når du søger på sager, kan du angive flere oplysninger eller flere datoer i de respektive felter Oplysninger eller Datoer. Det vil sige, at du kan angive oplysningstyper og indtaste oplysninger, der skal søges på. På samme måde kan du angive datotype og kriterier for dato fra og dato til, som du vil søges på. Hvis du for eksempel vil søge på sager med flere oplysningskriterier, skal du gøre følgende: 1. Åbn en sagssøgeside. 2. Klik på i feltet Oplysning. Dialogboksen Vælg oplysninger åbner. 3. Vælg en oplysningstype i feltet Oplysningstype, og angiv en eller flere værdier i feltet Oplysning. 4. Klik eventuelt på Avancerede indstillinger under feltet Oplysninger for at vælge yderligere kriterier: Eksisterer - Søger kun på sager med en specifik oplysningstype og/eller værdi. Eksisterer ikke - Vælg denne indstilling, hvis kun feltet Oplysningstype er udfyldt, og feltet Oplysningsværdi er tomt. Du søger nu kun på sager uden valgt oplysningstype i feltet Oplysningstype og uden valgt oplysningsværdi i feltet Oplysningsværdi. Tom - Vælg kun denne indstilling, hvis feltet Oplysning er tomt. Du søger nu kun på sager uden oplysningsværdi. 5. Klik Tilføj. 6. De indstillinger, du har valgt i trin 3-4, vises i feltet Oplysninger. 7. Klik eventuelt på Avancerede indstillinger under feltet Oplysninger for at vælge, hvilken søgeoperator der skal bruges: Og - Standardværdien. Når denne er valgt, udføres søgningen for alle angivne indstillinger. Eller - Vælg kun at søge efter værdier af samme type. 8. Klik Anvend. Dialogboksen Vælg oplysninger lukker, og de valgte oplysningskriterier vises i feltet Oplysninger på sagssøgesiden. Tip: På felter, som kan indeholde flere værdier, for eksempel Emneord og Facetter, bruges søgeoperatoren Eller som standard. Klik for at ændre til Og. Den vil så ændres til. SØG I FRITEKSTFELTER Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver i fritekstsøgefelter. 105

106 WorkZone Client2017 Operatorerne kan skrives med store bogstaver, små bogstaver eller en blanding. Søgningen er den samme. Eksempel: Hvis du søger efter petersen, finder du også Petersen. I fritekstfelter kan du benytte søgeoperatorer. Du kan indtaste ét eller flere ord i søgefeltet. Skriver du ét ord findes elementer, for eksempel dokumenter, hvor dette ord forekommer. Skriver du en streng af ord, dvs. en sætning uden operatorer, for eksempel Solpletters betydning for klimavariationer, findes for eksempel dokumenter, hvor nøjagtig disse ord forekommer i denne rækkefølge. Tip: Hvis du ikke kender den nøjagtige ordlyd, anbefales det at søge efter enkelte ord kombineret med søgeoperatorer. Fritekstsøgning søger i al indekseret tekst (fastlagt af din organisation i WorkZone Configuration Management), for eksempel titler på sager eller dokumenter, sagstekst og indholdet af dokumenter. Felter til fritekstsøgning findes på søgesiderne. Bemærk:Hvis du for eksempel søger efter et nyt dokument, du lige har oprettet, og ikke finder det, kan dette skyldes, at dokumentet endnu ikke er indekseret. Prøv enten igen senere, eller benyt struktureret søgning ved hjælp af tekstfelter, som opdateres med det samme. ANVEND STOPORD Stopord er almindelige ord, der bruges så ofte, at de er uegnede som søgeord. For eksempel, af, er, efter, eller. Ved fritekstsøgning i WorkZone Client ses der bort fra disse ord. Hvis du for eksempel søger på ordet godkendelse af, ignoreres ordet af i søgningen, og der bliver derfor kun søgt på godkendelse. Hvis du ønsker at kunne benytte stopord ved fritekstsøgninger, skal disse ord fjernes fra listen over stopord. Du kan fjerne og/eller tilføje egnede/uegnede stopord i WorkZone Configuration Management Anvend søgeoperatorer Du kan anvende søgeoperatorer i din søgning. En søgeoperator er et tegn eller et ord, som udvider dine søgemuligheder. Søgeoperatorerne skal du skrive sammen med dine søgekriterier. Bemærk:Bemærk: Søgning fungerer forskelligt i tekstfelter og i fritekstfelter. 106

107 Onlinehjælp SØG I TEKSTFELTER Det er ikke alle søgeoperatorer, der kan bruges på alle søgesider og felter. Se nedenfor, hvor du kan benytte hvilke operatorer. Operato r Navn Beskrivelse * Jokertegn Erstatter ét eller flere tegn. ^ Hat (Circumfle x) EKSEMPEL Søg i feltet Titel på søgesiden til sager. Hvis du skriver: sol* - finder du sager, hvor feltet Titel starter med sol, for eksempel solvogn. *sol* - finder du sager, hvor feltet Titel indholdeholder sol, for eksempel isolering, aftensol og solvogn. *sol - finder du sager, hvor feltet Titel slutter på sol, for eksempel aftensol. Fjerner skelnen mellem store og små bogstaver. EKSEMPEL Hvis du skriver ^*sol* i feltet Titel, finder du sager, hvor feltet Titel indholder ordet sol, uanset om det står med store eller små bogstaver, for eksempel Jensens isolering A/S. Eller Søger efter elementer, hvor et eller flere af de indtastede ord forekommer. EKSEMPEL Ved at skrive markedsanalyse valuta i fritekstfeltet finder du alle dokumenter, hvor mindst et af ordene markedsanalyse eller valuta forekommer. & Og Søger efter elementer, hvor alle indtastede ord forekommer. For at søge efter tegnet &, ikke som en operator, men for eksempel som en del af navnet på en kontakt, skal du indsætte en omvendt skråstreg før tegnet, dvs. \&. EKSEMPEL For at finde Liebestraum, Immergut & Co, skal du skrive Liebestraum, Immergut \& Co. SØG I FRITEKSTFELTER Det er ikke alle søgeoperatorer, der kan bruges på alle søgesider og felter. Se nedenfor, hvor du kan benytte hvilke operatorer. 107

108 WorkZone Client2017 Operato r Navn Beskrivelse * Jokertegn Erstatter ét eller flere tegn. EKSEMPEL Hvis du søger på sager og skriver: sol* - finder du sager, der indeholder ord, der starter med sol, for eksempel solvogn. *sol* - finder du sager, der indeholder ordet sol, for eksempel isolering, aftensol og solvogn. *sol - finder du sager, der indeholder ord, der slutter på sol, for eksempel aftensol. I fritekstsøgning anbefales det ikke at søge på foranstillede tegn, for eksempel *sol og *sol*. Denne type søgning kan give mange resultater, og det kan tage lang tid, før de bliver vist.? Spørgsmålsteg n Erstatter netop ét tegn. EKSEMPEL, ELLER Eller Hvis du skriver Pe?ersen og klikker Kontakter i menuen, finder du alle kontakter med navnet Petersen eller Pedersen. Men ikke Pettersen. Eksempel Ved fritekstsøgning efter dokumenter søges der både i metadatafelter og i selve dokumentet. &, OG Og EKSEMPEL Ved at skrive markedsanalyse valuta i fritekstfeltet finder du alle dokumenter, hvor mindst et af ordene markedsanalyse eller valuta forekommer. Søger efter elementer, hvor alle indtastede ord forekommer. EKSEMPEL For at finde alle dokumenter, hvor ordene markedsanalyse OG valuta forekommer (for eksempel kan ordene findes som dokumentmetadata eller som indekseret fritekst), skal du indtaste markedsanalyse OG valuta i fritekstsøgefeltet på dokumentdetaljesiden. For at søge efter tegnet &, ikke som en operator, men for eksempel som del af navnet på en kontakt skal du indsætte en backslash foran tegnet, dvs. \&. EKSEMPEL For at finde Liebestraum, Immergut & Co, skal du skrive 108

109 Onlinehjælp ~, IKKE Ikke Liebestraum, Immergut \& Co. Søger efter elementer, hvor de ord, du indtaster efter operatoren, ikke forekommer. EKSEMPEL Find alle dokumenter, hvor ingen af ordene efter IKKE forekommer. Hvis du skriver rente IKKE indlån, finder du alle dokumenter, hvor ordet rente men ikke indlån forekommer. Du bør altid søge efter et element, der indeholder "<dette> IKKE <ikke dette>". Det vil sige, at søge efter IKKE indlån ikke giver resultat Gem og genbrug søgelister Du kan gemme og genbruge de søgelister, du opretter. GEM EN SØGELISTE 1. Åbn en søgeside som beskrevet i Opret din søgning trin Udfyld de relevante søgefelter, og klik Søg. Tip: For at opdatere dine søgeresultater skal du redigere søgekriterierne og klikke Søg. 3. Klik på i gruppen Søg. Dialogboksen Gem søgning vises. 4. Indtast et navn og eventuelt en beskrivelse af søgelisten. 5. Klik Gem. Du kan nu finde din gemte søgeliste i navigationsruden under Mine lister. Tip: Oplysninger, om hvordan en liste føjes til navigationsruden, kan findes i Arranger lister på dashboardet. REDIGER EN GEMT SØGELISTE Du kan: Redigere din gemte søgning, dvs. rette i søgekriterierne. Omdøbe en gemt søgning. Oprette en ny søgning baseret på en gemt søgning. 109

110 WorkZone Client2017 Rediger en gemt søgning 1. Åbn en liste over dine gemte søgningerk, og vælg den gemte søgning, du vil redigere. 2. Klik på i gruppen Søg. Søgningen åbner i en ny fane. 3. Rediger dine søgekriterier. 4. Klik på. Dialogboksen Gem søgning vises. Hvis det er nødvendigt, kan du: omdøbe din søgning. markere afkrydsningsfeltet Overskriv, hvis du vil overskrive din oprindelige søgning. 5. Klik Gem. SLET EN GEMT SØGELISTE 1. Åbn en liste over dine gemte søgninger, og vælg den søgning, du vil slette. 2. Klik på i gruppen Søg. DEL EN GEMT SØGELISTE Efter du har gemt en søgning kan du dele (dvs. distribuere) den med hele organisationen eller med udvalgte brugere, inklusive grupper af brugere. 1. Åbn en liste over dine gemte søgninger og vælg den søgning, du vil dele. 2. Klik på i gruppen Søg. Dialogboksen Gem søgning vises. 3. I feltet Indblik skal du indtaste indblik på de brugere, grupper af brugere eller den organisation, du vil dele din søgning med. 4. Klik Anvend. ABONNER PÅ DIN GEMTE SØGELISTE Du kan oprette abonnementer på dine gemte eller delte søgelister og modtage meddelelser via mail om nye elementer på disse lister. 1. Åbn en liste over dine gemte søgninger, og vælg den søgning, du vil abonnere på. 2. Klik på i gruppen Søg. En liste med følgende frekvenser vises: Dagligt En gang hver 4. time Ugentligt 110

111 Onlinehjælp 3. Vælg, hvor tit du vil modtage meddelelser via mail for den valgte liste. Ophæv abonnementet på din gemte søgeliste Du kan til enhver tid ophæve abonnementet på en gemt søgeliste: 1. Åbn en liste over dine gemte søgninger, og vælg den søgning, du abonnere på. 2. Klik på i gruppen Liste. En bekræftelsesdialogboks vises. 3. Klik Ja i bekræftelsesdialogboksen. Tip: Du kan også ophæve abonnementet på et eller flere af de eksisterende abonnementer på listen Abonnementer. ADMINISTRER DINE ABONNEMENTER Efter du har oprettet et abonnement på din gemte eller delte søgeliste, kan du få vist alle dine abonnementer på listen Abonnementer på dashboardet. På denne liste kan du se detaljerne på dine abonnementer, redigere næste forekomst af det valgte abonnement eller ophæve abonnementet på et eller flere abonnementer. Forudsætning: For at administrere dine abonnementer skal du føje listen Abonnementer til navigationsruden eller føje den til dashboardet som en widget. Rediger næste forekomst af et abonnement. Du kan redigere startdato og -tidspunkt for næste forekomst af det valgte abonnement. 1. Klik på listen Abonnementer i navigationsruden. Alle dine abonnementer og deres detaljer vises. 2. Vælg det abonnement, du vil redigere, og klik på > Næste forekomst. Dialogboksen Rediger næste forekomst vises. 3. Rediger de nødvendige værdier i felterne Startdato og Starttidspunkt. 4. Klik Gem. Ophæv et eller flere af dine abonnementer. 1. Klik på listen Abonnementer i navigationsruden. Alle dine abonnementer og deres detaljer vises. 2. Vælg et eller flere abonnementer, som du vil ophæve, og klik på i gruppen Liste. En bekræftelsesdialogboks vises. 3. Klik Ja i bekræftelsesdialogboksen. 111

112 WorkZone Client Notater Du kan oprette notater på sager, kontakter og dokumenter for at notere fremdrift i sagsbehandlingen og for at dele oplysningerne med kolleger. Du kan hurtigt se, oprette, redigere, låse og slette notater på den valgte sag, kontakt eller dokument. Notater er beskyttet af det indblik, der er defineret på den sag, den kontakt eller det dokument, hvorpå notatet er blevet oprettet. Forudsætning: For at kunne arbejde med notater skal du have installeret modulet Notater. Bemærk:Du kan ikke føje notater til de kontakter, der har typen Enhed. OM PANELET NOTATER Du kan se, redigere, låse og slette notater fra panelet NOTATER. Panelet NOTATER viser alle notater på den valgte sag eller kontakt eller på det valgte dokument og viser yderligere oplysninger på hvert notat, for eksempel: Hvem har oprettet notatet, og hvornår er det oprettet. Hvem har opdateret notatet, og hvornår er det opdateret. Notattype. Bemærk:Tilgængelige notattyper konfigureres i WorkZone Configuration Management. Se Developer's Guide for WorkZone Client for yderligere oplysninger. Notattekst. For at give et bedre overblik er tekst, der overskrider 200 tegn, delvist skjult. Du kan klikke på Mere eller Mindre for at udvide eller skjule hele notatteksten. 112

113 Onlinehjælp Tip: For at få nem adgang til panelet NOTATER kan du fastgøre det til detaljesiden og frigøre det senere. Klik på for at fastgøre panelet NOTATER, og klik på for at frigøre det. SE ALLE NOTATER PÅ EN SAG, EN KONTAKT ELLER ET DOKUMENT. Du kan se alle notater, der er oprettet på en sag, en kontakt eller et dokument. 1. Åbn en sag, en kontakt eller et dokument, som du gerne vil se notater på. 2. Klik i gruppen Vis for at åbne panelet NOTATER. Du kan se, om der er notater på den valgte sag eller kontakt eller på det valgte dokument uden at åbne panelet NOTATER. Antallet af notater på det valgte element vises som en rød markering på knappen Notater. Som standard vises alle notater på den valgte sag eller kontakt eller på det valgte dokument, men du kan vælge kun at se notater af en bestemt notattype. Klik Alle i panelet NOTATER ved siden af Vis, og vælg så den notattype, som du vil have vist. 113

114 WorkZone Client2017 Bemærk:Tilgængelige notattyper konfigureres i WorkZone Configuration Management. Se Developer's Guide for WorkZone Client for yderligere oplysninger. Som standard er alle viste notater sorteret efter Oprettelsesdato. Hvis du vil sortere dem på en anden måde, kan du klikke på Oprettelsesdato ved siden af Sorteret efter i panelet NOTATER og derefter vælge en anden sorteringsmulighed: Notattype Oprettelsesdato Opdateret dato Oprettet af Opdateret af Hvis der er mange notater på den valgte sag eller kontakt eller på det valgte dokument, kan du rulle mellem de viste notater. OPRET ET NYT NOTAT 1. Åbn en sag, en kontakt eller et dokument, som du gerne vil oprette et notat på. 2. Klik på i gruppen Vis for at åbne panelet NOTATER. 3. Klik i feltet Tilføj nyt notat. Feltet Notattekst åbner. 4. Skriv notatteksten. 5. Skift eventuelt notattypen. 6. Klik Tilføj notat. Et nyt notat oprettes. REDIGER ET EKSISTERENDE NOTAT Du kan redigere dine egne eller dine kollegers notater. Forudsætning: Du kan kun redigere notater, der ikke er låste. 1. Åbn det notat, du vil redigere, i panelet NOTATER. 2. Klik på. Dialogboksen Rediger notat åbner, og feltet Notattekst er aktivt. 3. Foretag dine ændringer. 4. Klik Gem. LÅS ET NOTAT Du kan låse dine egne eller dine kollegers notater. Når notatet er låst, kan det ikke redigeres eller slettes. 1. Åbn det notat, du vil slette, i panelet NOTATER. 2. Klik på. Dialogboksen Bekræft åbner. 114

115 Onlinehjælp 3. Klik Ja. SLET ET NOTAT Du kan slette dine egne eller dine kollegers notater. Forudsætning: Du kan kun slette notater, der ikke er låste. 1. Åbn det notat, du vil slette, i panelet NOTATER. 2. Klik på. Dialogboksen Bekræft åbner. 3. Klik Ja. 115

116 WorkZone Client Processer Forudsætning: For at kunne arbejde med processer, skal du have installeret modulet Proces under installationen af WorkZone Client. WorkZone Process anvender en overordnet fasebaseret procesmodel og gør det muligt at automatisere processer og dermed understøtte automatisering af forretningsprocesser. Den fasebaserede procesmodel indholder kontrol af tidsfrist og varighed og viser forfaldne og overskredne faser. Dette giver et bedre overblik over den aktuelle tilstand i sagshåndteringsforløbet. Flere oplysninger om processer kan findes i Onlinehjælp til WorkZone Process; se for eksempel Om WorkZone Process og Brug oversigten Processer. START EN PROCES Fra WorkZone Client kan du starte en proces fra en sag eller en dokumentdetaljeside. Bemærk, at alle processer er baseret på en sag, selv hvis du starter processen fra en dokumentdetaljeside. Forudsætning: Før du starter en proces, skal du vælge en sag, der endnu ikke er en del af en igangværende proces, eller oprette en ny sag. Processer adskiller sig fra hinanden med hensyn til sekvensen af handlinger, der skal udføres af involverede aktører. For eksempel kan aktører bidrage til en proces en efter en eller arbejde på samtidigt processen. LÆS MERE OM T ILGÆNGELIGE VALGMULIGHEDER. Forelæggelse er en proces, der er baseret på en sekventiel arbejdsgang, hvor en eller flere aktører godkender et dokument i en bestemt rækkefølge. Høring er en proces, der er baseret på en parallel arbejdsgang. Det betyder, at de aktører, du vælger til at svare, kan svare i vilkårlig rækkefølge. De kan altså arbejde parallelt. Formålet med en distributionsproces er at tildele en ansvarlig kontakt ejerskab over en sag og, måske, at finde bidragydere. Når den ansvarlige kontakt har accepteret ejerskab af sagen, kan bidragyderne, hvis de accepterer deres rolle som bidragydere, påbegynde arbejdet på sagen. Find flere oplysninger om dette emne i afsnittene Basispakke og Udvidet pakke i WorkZone Process Onlinehjælp. Start en process fra en sag 1. Åbn en sagsdetaljeside for at starte en proces. 2. Klik på, og vælg en sekvens af involverede aktører blandt de tilgængelige muligheder i gruppen Administrer. Dialogboksen åbner. 116

117 Onlinehjælp 3. Klik på, og angiv dato og tid for at definere procesfristen. 4. Indtast eventuelt en procesbeskrivelse. 5. Vælg dokumenter, der skal indgå i denne proces. 6. Knyt aktører til processen. Der er to måder at gøre dette på: Tilføj aktører fra listen Vælg parter. -Og / Eller- Vælg en aktørsekvens fra listen over tilgængelige sekvenser. Forudsætning: For at benytte denne valgmulighed skal du oprette en aktørsekvens. Find en detaljeret beskrivelse af, hvordan du opretter en aktørsekvens her. 7. Klik Start. Start en proces fra et dokument 1. Åbn en dokumentdetaljeside for at starte en proces. 2. Klik på, og vælg en sekvens af involverede aktører blandt de tilgængelige muligheder i gruppen Administrer. Dialogboksen åbner. 117

118 WorkZone Client Klik på, og angiv dato og tid for at definere procesfristen. 4. Indtast eventuelt en procesbeskrivelse. 5. Hvis du starter en proces fra en dokumentdetaljeside, føjes dette dokument automatisk til processen. Du kan føje flere dokumenter til processen i afsnittet Dokumenter. 6. Knyt aktører til processen. Der er to måder at gøre dette på: Tilføj aktører en efter en fra listen Vælg parter. -Og / Eller- Vælg en aktørsekvens fra listen over tilgængelige sekvenser. Forudsætning: For at benytte denne valgmulighed skal du oprette en aktørsekvens. Se en detaljeret beskrivelse af, hvordan du opretter en aktørsekvens her. 7. Klik Start. ARBEJDE MED AKTØRSEKVENSER Du kan involvere bestemte kontakter i en proces. For at gøre dette skal du oprette en aktørsekvens og knytte denne til en proces. Senere kan du benytte denne aktørsekvens til andre processer. Fra WorkZone Client kan du oprette, redigere og se aktørsekvenser for dine processer. Opret en ny aktørsekvens 1. Klik på > Aktørsekvenser > Opret ny aktørsekvens i gruppen Indstillinger. Den nye aktørsekvens åbner i en ny fane. 118

119 Onlinehjælp 2. Udfyld de obligatoriske felter. Tip: Som standard har ingen andre brugere adgang til de aktørsekvenser, som du har oprettet. Du kan ændre læseadgang i feltet Læseadgang. 3. Klik Gem. Vis eksisterende aktørsekvenser Du kan se alle eksisterende aktørsekevenser på en liste. Klik på > Aktørsekvenser > Vis eksisterende sekvenser i gruppen Indstillinger. En liste med alle dine aktørsekvenser åbner i en ny fane. Tips: Vælg en sekvens, og klik på for at se detaljerne i en indholdsrude. Dobbeltklik på en sekvens for at åbne (og eventuelt redigere) den på en ny fane. ADMINISTRER AKTØRER I EN SEKVENS Du kan administrere aktører i fanen Aktører i en sekvens. Åbn en liste med eksisterende aktørsekvenser, og dobbeltklik på den sekvens, du vil arbejde med, for at åbne denne fane. Føj parter til en aktørsekvens 1. Klik på på fanen Aktører i en sekvens. Dialogboksen Tilføj kontakter til en aktørsekvens åbner. 119

120 WorkZone Client Søg på den part, som du ønsker at tilføje til en sekvens som aktør, på en af følgende måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Begræns området for din søgning under Type. Angiv parts-id i feltet ID. Angiv et navn i felterne Navn 1 og Navn 2. Tip: Klik Avanceret søgning for at se navnefelterne. 3. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i listen til venstre. 4. For at tilføje en part fra listen til venstre som aktør skal du gøre følgende: Dobbeltklik på den part, som du gerne vil tilføje. -Eller- Markér afkrydsningsfelterne ved de parter, du vil arbejde med, og klik på. De valgte parter vises i listen til højre. 5. Du kan eventuelt angive en relativ opgavefrist for hver aktør; det vil sige en tidsperiode, som en aktør skal reagere på den tildelte opgave indenfor. 6. Klik Gem. Tip: Når du er blevet tilknyttet en proces som en part, oprettes en ny opgave til dig. Du kan få nem adgang til alle dine opgaver ved at føje listerne Mine åbne opgaver og Mine afventende opgaver til navigationsruden som widgets. Oplysninger, om hvordan en læseliste føjes til navigationsruden, kan findes i Arranger lister på dashboardet. Rediger relativ opgavefrist for en aktør 1. Vælg en eller flere aktører, som du vil ændre den relative opgavefrist for, på detaljefanen Aktører i sekvens. 120