Haderslev Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 30. maj 2016, kl på SC Haderslev, Naffet 2, kld., 6100 Haderslev.

Transkript

1 Haderslev Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 30. maj 2016, kl på SC Haderslev, Naffet 2, kld., 6100 Haderslev. Dagsorden: 1 Referat fra mødet d. 11. april 2016 inkl. div. opfølgninger Nyt fra formanden Nyt fra Domea.dk Bestyrelsesdrøftelse forventninger til hinanden(internt i bestyrelsen samt bestyrelsen/den daglige ledelse) Drøftelse omkring nye mulige lokaler til SC Haderslev Undersøgelse vedr. murbindere Status på omlægninger i forb. med Domea 2015 herunder den pt. kendte økonomi Afstemningsprocedure ved afdelings- og repræsentantskabsmøder Løngodtgørelse som følge af beboerdemokraters deltagelse ved møder i arbejdstiden Kommunal godkendelse af årsregnskab 2014/ Personaleforhold Status på ansøgning om fælles social helhedsplan Mødeplanlægning Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Lars Kruse, næstformand Kurt Blohm Erik Knutzen Kim Andersen - afbud Lone Birch Uffe Steiner Jensen Finn Wohlert - afbud Kirsten Grauholm Øvrige deltagere: Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev Allan Bak Christensen, Servicecenter Haderslev Udsendt den 17. juni 2016

2 1 Referat fra mødet d. 11. april 2016 inkl. div. opfølgninger Der er ikke modtaget bemærkninger til udsendte referat udover fremsendelsestidspunktet, hvor fristen på 4 uger for fremsendelse/ offentliggørelse var overskredet. Endvidere mangler der svar/opfølgning på fremsatte spørgsmål vedr. moms på fælles dispositionsfond for Domea.dk - hvornår og til hvem er der givet meddelelse om, at ordningen pr. 1. juli 2014 er blevet momspålagt samt hvem er tilmeldt ordningen og hvem har modtaget tilskud (såfremt tilskud er givet). Referatet blev herefter godkendt og underskrevet af formanden. 2 Nyt fra formanden Org. formand Kaj Ringsted oplyste om følgende: Aftale med Domea.dk BYG om udsættelse af møde vedr. godkendelse af projektmateriale for Skovvænget/Brombærvej. 3 Nyt fra Domea.dk Uffe Steiner Jensen oplyste om følgende: Kort orientering om Domea.dks nye byggepolitik som præsenteret på Landskonferencen bør/skal implementeres i igangværende sag på Skovvænget/Brombærvej samt kommende sager. 4 Bestyrelsesdrøftelse forventninger til hinanden(internt i bestyrelsen samt bestyrelsen/den daglige ledelse) Ikke offentligt punkt. 5 Drøftelse omkring nye mulige lokaler til SC Haderslev Ikke offentligt punkt. Side 2 af 6

3 6 Undersøgelse vedr. murbindere Jan Bojsen orienterede kort om resultatet af undersøgelse vedr. korroderende murbindere som besluttet undersøgt på mødet den 26. januar Der var i bestyrelsen enighed om, at hvor der er konstateret risiko for murkollaps skal der indhentes tilbudspris for udbedring, hvorefter bestyrelsen drøfter afholdelse af udgifterne. Fsv. Olaf Ryesvej samt Braineparken indgår undersøgelserne i materialet, der skal udfærdiges i forbindelse med LBF-sagerne, hvorfor der for nuværende IKKE indhentes udbedringspriser her. Rapporter fra Nordsjællands Bygningsrådgivning vedlagt. 7 Status på omlægninger i forb. med Domea 2015 herunder den pt. kendte økonomi Allan Bak Christensen orienterede kort om foretagne driftsændringer siden opstart af SC Haderslev. Aktuelt kan noteres en reduktion af 4 årsværker i driften svarende til en besparelse på ca. t.kr inkl. sociale omkostninger. Derudover kan sandsynliggøres en reduktion på ca. t.kr. 300 ved kto. 115 og kto. 116 udgifter i 2015 som følge af fællesudbud samt eget arbejde. Mht. opfølgning på Servicecenterøkonomi afventes der model fra Domea.dk til dokumentation herpå. Derudover orienterede Allan Bak Christensen om netop modtaget materiale fra Sweco A/S vedr. opmåling af organisationens udearealer, og foreslog her opmåling i 1 2 afdelinger for klarlæggelse af, hvad vi reelt har af gøremål i udearealerne. Efter opmåling vil der blive fortaget bygherreoverslag for klarlæggelse af, hvad pasningen må koste, hvorefter dette sammenholdes med, hvad vi aktuelt betaler i dag med udgangspunkt i registreret timeforbrug for seneste 12 måneder. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning samt godkendte opmåling af valgfri afdeling(er) udgiften jf. vedhæftet tilbudsliste afholdes via dispositionsfonden med et beløb på op til t.kr. 100 ex. moms. 8 Afstemningsprocedure ved afdelings- og repræsentantskabsmøder Side 3 af 6

4 Med henvisning til Håndbog om almene boliger, hvori der står følgende: Ved personvalg dvs. ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, suppleanter til afdelingsbestyrelsen og medlemmer af boligorganisationens repræsentantskab er der flere forskellige metoder, der kan vælges. Oftest er det bestemt i afdelingsmødets forretningsorden, ellers er det op til dirigenten at tilrettelægge valget. Ofte er valget mellem 2 metoder. Den ene metode består i, at alle skal stemme på det antal, der skal vælges. Det betyder med andre ord, at for at en stemme kan gælde som gyldig, skal der altid stemmes på hele antal personer, som der skal vælges. Skal der vælges 5 personer, skal der afgives 5 krydser eller skrives 5 navne, for at stemmesedlen kan gælde som gyldig. Den anden metode består, i at alle skal stemme på mindst en over halvdelen af det antal, der skal vælges, og højest det antal der skal vælges. Hvis der f.eks. skal vælges 4 medlemmer af en afdelingsbestyrelse, skal der således mindst stemmes på 3 navne og højest 4 navne. Andet kan dog også være foreskrevet, f.eks. at alle navne på stemmesedlen tæller med, med mindre antallet af navne overstiger antallet af personer, der skal vælges. Bestyrelsen besluttede, at ovenstående valgprocedure vil være gældende ved kommende repræsentantskabsmøde fsv. valg af metode vil dette være dirigentens beslutning. 9 Løngodtgørelse som følge af beboerdemokraters deltagelse ved møder i arbejdstiden Med henvisning til Håndbog om almene boliger, hvori der står følgende: En boligorganisations bestyrelse kan beslutte, at bestyrelsesmedlemmer kan opnå kompensation for tab arbejdsfortjeneste efter statens regler på området. Det kan ske i forbindelse med deltagelse i særlige arrangementer og kurser, når et bestyrelsesmedlem kan godtgøre, at han eller hun rent faktisk trækkes i løn af sin arbejdsgiver. Den tabte arbejdsfortjeneste skal være dokumenteret ved et brev fra arbejdsgiveren om, at der er foretaget løntræk, og med oplysning om hvor stort løntrækket har været. Udbetalingen skal attesteres af formand og næstformand. Udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste bør altid ske via administrationens lønbogholderi, så man er helt sikker på at der sker efter reglerne. Besluttede bestyrelsen, at formand og næstformand i henhold til gældende regler kan godkende løngodtgørelse for deltagere i byggeudvalget for Skovvænget/Brombærvej, som kan dokumentere løntræk. 10 Kommunal godkendelse af årsregnskab 2014/2015 Side 4 af 6

5 Jan Bojsen orienterede om Haderslev Kommunes godkendelse af årsregnskabet for 2014/2015 samt referat fra styringsdialogmødet d. 26. januar Personaleforhold Ikke offentligt punkt. 12 Status på ansøgning om fælles social helhedsplan Jan Bojsen kunne fortælle, at den fælles sociale helhedsplan nu er prækvalificeret til tilskud for boligsocial indsats. Derudover henvises til referat (vedlagt) fra møde afholdt den 27. maj 2016 med deltagelse af Bo Andersen, Landsbyggefonden, Allan Emiliussen, Boligsocial chef samt styregruppen for den sociale helhedsplan. 13 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 28. juni 2016, kl Hotel Harmonien, 6100 Haderslev. Bestyrelsesudviklingsdag, lørdag d. 3. september 2016, kl ca sted er endnu ikke planlagt. Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 6. september 2016, kl sted er endnu ikke planlagt. Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 21. november 2016, kl sted er endnu ikke planlagt (standardpunkter undtagen regnskab og budget). Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 28. november 2016, kl sted er endnu ikke planlagt (regnskab og budget). Ordinært repræsentantskabsmøde mandag den 28. november 2016, kl sted er endnu ikke planlagt (startende med spisning). Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning herunder ny mødedato den 6. september 2016 som erstatning for den 5. september Side 5 af 6

6 14 Eventuelt Der var intet at behandle under dette punkt. For referatets godkendelse: den Kaj Ringsted, formand Side 6 af 6