Københavns Kommune. Sprogpolitik og Skriveguide

Transkript

1 Københavns Kommune Sprogpolitik og Skriveguide

2 Indhold Sprogpolitik og Skriveguide derfor!... 4 Sådan bruger du Skriveguiden... 4 Sprogpolitik: Fem vigtige skriveregler... 5 Grammatik og sprog... 6 Tiltaleformer... 6 Undgå handlingsnavneord (verbalsubstantiver)... 7 Papirord... 7 Sådan skriver vi forkortelser... 8 Store eller små bogstaver Sammensatte ord Kommuneord/fagudtryk Tal og talord Åbningstider og klokkeslæt Lixtal Typografi Tone Links Tegnsætning Punktum Stort bogstav efter tegnsætning Udråbstegn og spørgsmålstegn Bindestreg Parenteser Punktopstilling Artikler på kk.dk Overskrifter

3 Manchetter Mellemoverskrifter Brødtekst Selvbetjeningsbannere Pris eller gratis SEO Lovhenvisninger Skift læge Tjekliste Ordbog

4 Sprogpolitik og Skriveguide derfor Vi taber ikke nogen ved at skrive enkelt og letforståeligt. Men vi taber nogen ved ikke at gøre det. Borgerne skal kunne forstå, hvad Københavns Kommune kommunikerer. Derfor er det afgørende, at vi skriver i et letforståeligt sprog med korte sætninger og uden en masse papirord og fagtermer. Ensartet sprogbrug i teksterne på hele kk.dk giver genkendelse hos læseren og signalerer tryghed. Med klart sprog undgår vi fejl og misforståelser. Derfor skal vi skrive ensartet, forståeligt og korrekt. Jura er ofte kompliceret. Men det sprog, vi bruger, skal ikke gøre juraen mere kompliceret. Korrekthed og klarhed udelukker ikke hinanden. Omkring halvdelen af brugerne går på kk.dk fra en smartphone eller en tablet. Forståelse af en tekst bliver nedsat, jo mindre skærmen er. Derfor er sætningslængde og valg af ord ekstra vigtig i dag, hvor vi skriver til forskellige digitale medier. Sådan bruger du Skriveguiden Denne skriveguide følger reglerne for dansk retstavning og er opdateret efter den nyeste Retskrivningsordbog (2012). Skriveguiden tager stilling til dobbeltformer og forkortelser, så vi altid bruger dem på samme måde og hjælper os med at tilpasse teksterne til den digitale tidsalder, vi er i. Med Skriveguiden i hånden omformulerer vi svære ord og forklarer fagsprog, så sproget bliver lige så forståeligt som daglig tale. Sprogpolitikken består af fem vigtige skriveregler. Skriveguiden hjælper dig til at bruge de fem regler optimalt. Hvis du bliver i tvivl om noget eller synes, at der mangler noget, må du endelig skrive til ac3g@kff.kk.dk Skriveguiden vil én gang om året blive revideret, så den bedst muligt opfylder behovet. 21. januar 4

5 Sprogpolitik: Fem vigtige skriveregle iveregler 1. Brug korte ord. Undgå så vidt muligt sammensatte ord 2. Skriv korte sætninger. Prøv at bryde sætningen op i stedet for at have indskudte sætninger (ét budskab pr. sætning). Bestræb dig på maks. to kommaer pr. sætning 3. Skriv korrekt, forståeligt og aktivt 4. Tag altid udgangspunkt i borgeren. Ikke i kommunen. 5. Skriv det vigtigste budskab for borgeren først. 5

6 Grammatik og sprog Direkte og aktivt sprog Brug aktive udsagnsord (verber), og undgå de passive. Brug så vidt muligt altid udsagnsordets aktive form. Det hjælper dig at finde ud af, hvem der udfører den handling, som udsagnsordet dækker over. Dermed bliver handlingen mere personlig. Det giver en bedre forståelse af informationen. Med aktive verber skriver vi direkte til borgerne. Passivt: Afgørelsen træffes den 4. marts Passiv: Afgørelsen bliver truffet den 4. marts Aktivt: Du får brev fra Folkeregisteret med afgørelsen efter den 4. marts Tag udgangspunkt i borgeren, ikke i kommunen. Opmærksomheden samler sig om det forreste i sætningen og det bærende udsagnsord. Prøv derfor at skrive det vigtigste i sætningen først. Når barnet er tre år gammelt, bliver det automatisk indkaldt til undersøgelse. Du får brev fra børnetandplejen, når dit barn skal til undersøgelse. Tiltaleformer Vi skriver du/dig i stedet for man og du i stedet for De, og vi skriver han/hun eller hans/hendes i stedet for dennes Vi skriver altid Københavns Kommune første gang, ikke vi, os eller kommunen (men ok med kommunen senere i samme tekst, hvor kun Københavns Kommune er nævnt) I s skriver vi du/dig og jeg. Vi skriver med udgangspunkt i borgeren, ikke i os selv/kommunen. 6

7 På næste side kan du se et eksempel på, hvordan du kan skrive den samme sætning med udgangspunkt i kommunen og med udgangspunkt i borgeren. Vi skal se dit pas eller original dåbs-/navneattest, for at vi kan udstede et nyt Du skal huske dit pas eller din dåbs-/navneattest, når du skal have nyt Undgå handlingsnavneord (verbalsubstantiver) Handlingsnavneord er navneord, der er lavet af udsagnsord. De gør teksten passiv og øger afstanden til læseren, fordi de gør sætningen mere abstrakt og svær at forstå. Som regel ender de på ing, -else, - el og ion. Brug så vidt muligt udsagnsordet i stedet for handlingsnavneordet eller et bedre udsagnsord, eller omformuler sætningen. Handlingsnavneord Du skal rette telefonisk henvendelse til Til bekræftelse af Fristforlængelse Aflevering af blanketter Afhentning af storskrald sker Udsagnsord Du skal ringe til (i stedet for henvende) For at bekræfte Forlænge fristen Aflevér din blanket Vi henter dit storskrald Papirord Papirord er ord, som ingen af os ville bruge i daglig tale. De dukker ofte op i breve og tekster fra myndigheder. Men man kan sagtens skrive uden dem, og dermed skrive mere forståeligt. På næste side kan du se eksempler på papirord og på, hvad du kan skrive i stedet. 7

8 Papirord Angående Anmeld at Ansøg om Benytte Berettiget Bopæl Forespørgsel Forskudsvis Fremsende Henvendelse Hvorledes Indeværende år Modtage Påbegynde Refundere/refusion Samtlige Skrivelse Således Vederlagsfrit Forståeligt dansk Om Meld at Søg om Bruge Giver ret til/opfylder reglerne Hvor du bor Spørge/henvende På forhånd/i forvejen/ Sende Ringe til/kontakte Hvordan I år Få Begynde Betale tilbage/få tilbage Alle Brev Derfor/på den måde Gratis Sådan skriver vi forkortelser Det er kun de allermest almindelige forkortelser, som du kan gå ud fra, at alle forstår. Flere forkortelser er ikke umiddelbart gennemskuelige for mange. Især ikke for dem, der har andet modersmål end dansk. Det er forkortelser som d.d., dvs., pt., mhp. Undgå disse. Skriv ordene ud i stedet. For at skabe et ensartet udtryk, har vi taget stilling til, hvilke forkortelser vi bruger. Se listen på næste side. Det er kun disse ord, vi forkorter. 8

9 Forkortelser vi bruger Vi forkorter aldrig bl.a. (blandt andet) København (Kbh.) ca. (cirka) det vil sige (dvs.) fx (ikke f.eks.) måned (md.) inkl. (inklusive) på grund af (pga.) ekskl. (eksklusive, ikke excl.) timer (t.) maks. (maksimum, ikke max.) ved hjælp af (vha.) m.m. (med mere) dagligt (dgl.) km (kilometer) procent (pct. Vi skriver heller ikke %) min. (minimum) kroner (kr.) pr. (per) klokken (kl.) tlf. (telefon) den (d.) Dobbeltformer Dobbeltformer er ord, som man ifølge Dansk Sprognævn kan skrive korrekt på to måder. Men for at undgå forvirring med uens tekster og for at skabe genkendelighed, har vi taget stilling til, hvordan vi skriver dobbeltformer i Københavns Kommune. Listen er lavet efter ændringerne i den seneste udgave af retskrivningsordbogen, der udkom 9. november Mulige stavemåder CPR-nummer/cpr-nummer For resten/forresten Frem for/fremfor Handicap/handikap IT/it job/jobs (i flertal) Kolleger/kollegaer Konti/kontoer Risici/risikoer Men vi skriver cpr-nummer (og ikke personnummer) For resten Frem for Handicap it jobs Kolleger Kontoer Risikoer Desuden skriver vi digitalt, ikke elektronisk, selv om begge dele er korrekt. 9

10 Store eller små bogstaver Nogle ord kan det være lidt svært at huske, om man skriver med stort eller småt begyndelsesbogstav. Den nye retskrivningsordbog fra 2012 er mere lempelig end den tidligere. Men vi har taget stilling til, hvilke ord vi skriver med stort, og hvilke vi skriver med småt, selv om der kan være en dobbeltform. Disse skriver vi altid med stort: ATP Borgerrepræsentationen Borgerservice-centre CVR Digital Post Folketinget København Kommune NemID NemKonto Disse skriver s vi altid med småt: a-indkomst a-kasse borgmesteren cpr-nummer dankort/visa-dankort e-boks ( adresse) pc Sammensatte ord På kommunekinesisk er der desværre rigtig mange sammensatte ord. De gør teksterne svære at læse for den store gruppe, der ikke er stærke læsere. Rigtig mange af de sammensatte ord er helt unødvendige og skaber bare afstand til læserne. Prøv at dele ordet eller omskrive sætningen, så du ikke behøver det lange sammensatte ord. Hvorfor skrive: Københavns Kommune har betalingsparkeringsordning Når man kan skrive: I Københavns Kommune skal du betale for at parkere din bil Hvorfor skrive: Forældremyndighedsindehaveren skal sørge for Når man kan skrive: Har du forældremyndigheden over barnet, skal du sørge for 10

11 Undgå altså at sætte flere selvstændige ord sammen. Men vær opmærksom på, at ord på dansk sammensat af to navneord skrives i ét ord (RO 18, stk.1). Eksempler: Rigtigt Personalepolitik Jobcenter Skolemad Forkert Personale politik Job center Skolemad Kommuneor ommuneord Når man arbejder i kommunen, bliver fagord, juridiske termer og formelle formuleringer hurtigt en del af vores sprog. Derfor tænker vi måske ikke over, at ord, som vi synes er indlysende og lette, er svære at forstå for andre. Men borgerne bruger ikke kommuneord i det daglige. Derfor skaber disse ord distance og giver utryghed over, om man nu har forstået det rigtigt. På samme måde forstår du måske ikke ord, som er indlysende for medarbejdere i SKAT eksempelvis debitor, dissens og succesion. Derfor er det vigtigt, at vi luger ud i fagudtrykkene, og at vi forklarer dem, når vi er nødt til at bruge dem. Sørg for at bruge de ord, som borgerne bruger. Også selv om det måske ikke føles helt korrekt. Hvor mange helt almindelige mennesker, tror du bruger disse ord i den daglige tale: Repatrieringsydelse Civilstandsattest Vederlagsfrit Forskudsvis Merudgiftsydelser Logiværtserklæring 11

12 Forklar fagudtryk. Det er en god idé at huske, at læseren kan opfatte det som nedladende, hvis fagudtrykket står først og bliver forklaret bagefter. Skriv derfor fagudtrykket til sidst, og skriv det evt. i parentes. Lån til ejendomsskat (indefrysning) Du kan låne penge af Københavns Kommune til at betale din ejendomsskat, hvis du er fyldt 65 år eller får social pension, delpension eller efterløn. Det kalder man at 'indefryse' sin ejendomsskat. Kommunen sikrer lånet ved at tage pant i din ejendom. Orlov til pasning af døende Du har ret til orlov, hvis du gerne vil passe et familiemedlem eller en nær pårørende, som ønsker at dø i eget hjem. Det kaldes også plejevederlag. Visse kommuneord er vi nødt til at skrive, men også nødt til at forklare hver gang de bliver brugt: Formue Ikke alle forstår, hvad ordet formue betyder. Forklar derfor altid, hvad formue dækker over i den sammenhæng, du bruger det i. Hører fx fast ejendom, værdipapirer, indestående i pengeinstitutter, sommerhuset og sparepengene i madrassen med? Forklar på samme måde ordene aktiver og nettoformue. Sundhedskort hedder sygesikringsbevis eller det gule kort/sygesikringsbevis i folkemunde. Derfor skal det stå i parentes efter ordet. Det kan godt være, at det korrekt hedder en p-afgift afgift. Men for borgerne er det en p-bøde bøde. Sæt derfor dette ord i parentes. Undgå helst at skrive som udgangspunkt. Forklar i stedet hvad man kan og ikke kan. 12

13 Tal og talord I de fleste tilfælde skriver man tal til og med ti med bogstaver. Fra 11 og op med tal. Flercifrede tal skrives med punktum. Eksempelvis kroner, borgere. Men der enkelte undtagelser, som du kan se på næste side. Undtagelser fra at skrive tallene et til og med ti med bogstaver: Alder: 3-årigt barn, de 15 til 72-årige Datoer: Datoer skrives dag med tal måned med bogstaver år med tal. Eks. den 1. maj Procenter: Du får 10 procent i rabat (men ikke % eller pct.) Priser: Et nyt billede til dit pas koster 95 kroner (2016), kaffen koster 8 kroner Afstand: Manden bor 5 km fra lægen Skoletrin: 9. klasse, 10. klasse Telefonnumre skriver vi, som man udtaler dem nemlig: (ikke , eller andre kombinationer). Åbningstider og klokkeslæt Sådan skriver vi åbningstider og klokkeslæt: Mandag til fredag: klokken Lixtal Lange sætninger og lange ord er med til at give et højt lixtal, der gør teksten svær at læse for rigtig mange mennesker. Derfor bestræber vi os på at skrive korte sætninger, helst ikke over ord og helt sikkert ikke over ord. Maks. to kommaer pr. sætning. Gerne ingen eller kun et. Lix er et pejlemærke, da lange ord som Københavns Kommune er med til at trække lix op, men ikke svære at læse i sammenhængen. Brug gerne lixberegner, fx Sprogrobotten Berta. Vi bestræber os på at holde et lixtal på = Let for øvede læsere, fx ugebladslitteratur og skønlitteratur for voksne. Lixtallet bør aldrig komme over lix 43, som er dagblade og tidsskrifter (de sværeste aviser herhjemme er på lix 43 (Information, Kristeligt Dagblad og Politiken). 13

14 Typografi Undgå at bruge kursiv, understregninger eller fed i teksterne det forvirrer bare læseren. Tone Vi forsøger at skrive i en afslappet, hverdagsagtig tone uden dog at springe over i den modsatte grøft og blive for jovial. Det er klart, at det kan være vildt surt at få en bøde. Men øv altså, du kan desværre ikke klage over den. Du kan ikke klage over bøden. Prøv evt. din tekst af ved at forestille dig, at du står på gaden og skal forklare det samme for borgeren i ord. Men undgå at bruge talesprog såsom så vil (drop så ). Links Tjek linket inden du offentliggør siden. Eksterne links skal så vidt muligt åbne altid i nyt vindue. Links skal indeholde relevante søgeord og have fokus på viden og oplysning Placér links efter et afsnit eller i slutningen af en tekst ikke inde i teksten Vi linker fra ord, der bærer betydning i selve sætningen, aldrig fra ordet 'her, men fx godt fra hele sætningen. Find blanketten her' Udfyld og send ægteskabserklæringen Læs mere på Statsforvaltningens hjemmeside Læs afsnittet Linkbuilding i SEO-Guiden side 5 14

15 Tegnsætning Komma Vi bruger det traditionelle, grammatiske komma, kryds- og bollekommaet. Punktum Vi sætter ikke punktum efter overskrifter og mellemoverskifter Vi sætter ikke punktum i punktopstilling (se dette) på nær efter sidste ord i sidste punkt. Og så bruger vi ikke (tøveprikker = tre punktummer), da det angiver, at noget af sætningen mangler. Stort bogstav efter tegnsætning Vi skriver altid stort begyndelsesbogstav efter kolon, uanset om det er en delsætning eller en ledsætning, der følger: Sådan her Vi skriver altid stort bogstav i første ord i hver sætning i en punktopstilling. Udråbstegn og spørgsmålstegn Vi bruger ikke udråbstegn i teksterne (vi råber ikke til borgerne) Vi bruger ikke spørgsmålstegn i teksterne, da vi giver svar i stedet for at stille spørgsmål. Bindestreg Vi taber ikke nogen ved at gøre tingene lettere at forstå. Men vi taber nogen ved ikke at gøre det. Derfor sætter vi hjælpebindestreger i lange ord for at gøre dem lettere at læse. I hovedreglen er det kun i lange ord, der er sammensat af to navneord, og som er på over 20 bogstaver, der skal have bindestreg. Men det kan også hjælpe i sammensatte ord med bogstavsammenfald, der gør dem svære at læse. Som fx stress ss-sygdom, der uden bindestreg ville have tre s er efter hinanden. Eksempler: Ejendomsskattebilletten, borgerservice ce-ce center. 15

16 Parenteser Vi bruger i reglen kun parenteser til at skrive det årstal, der altid skal følge efter priser eller til at skrive det kommuneord, som en forklaring af et ord dækker over. Kortet koster 650 kroner () Lån til ejendomsskat (indefrysning) Punktopstilling Vi skriver altid stort bogstav i første ord i en punktopstilling Vi sætter ikke punktum eller komma efter hver sætning i en punktopstilling, men vi sætter punktum efter sidste sætning Punkter må IKKE begynde med det samme ord hver gang, men nøgleord skal frem i sætningen. I Borgerservice kan du: Læse mere om, hvad du kan få i boligstøtte Søge om boligstøtte (kræver NemID og gyldig adresse) Få en oversigt over din nuværende boligstøtte (kræver NemID og gyldig adresse). Artikler på kk.dk Overskrifter Overskrifterne skal være så tydelige, at de kan stå alene og alligevel fortælle, hvad artiklen handler om. De må gerne være lange, dog maks. 55 anslag. Kort sagt: Overskriften fortæller artiklens indhold i maks. 55 anslag. 16

17 Husk at bruge artiklens nøgleord i overskriften samtidig med at den er præcis og sigende. Det er altså ikke nok at kalde en overskrift for Rotter, hvis den handler om melde, at man har set rotter. Kald artiklen Meld at du har set rotter. Brug ikke spørgsmål i overskrifter vi giver svar, vi stiller ikke spørgsmål. Ingen tegnsætning i overskrifter (det gælder ikke nødvendige binde- eller tankestreger). Overskrift: Rotter Overskrift: Meld at du har set rotter Læs mere om overskrifter i afsnittet Tite og Titel-tag i SEO-Guiden side 11 og 12 Manchetter Manchetten skal fortælle essensen af artiklens indhold. Den skal kunne læses alene, men også kunne undværes. Du kan ikke regne med, at alle læser den. Derfor skal manchettens indhold også stå i brødteksten. Manchetfeltet i Drupal sørger for, at manchetten ikke kan være længere end 140 anslag. En god manchet kan du ofte også bruge som meta-despription. Læs mere i afsnittet Meta-description i SEO-Guiden side 11 og 13 Mellemoverskrifter Mellemoverskrifterne (de små overskrifter til afsnit i brødteksten) skal hellere være lange og forståelige end korte og ikke-sigende. På kk.dk skal du bruge Overskrift 2 til mellemoverskrifterne. Mellemoverskrifterne skal indeholde nøgleord. Husk, at mange læsere scanner med øjnene efter det, de søger. 17

18 Mellemoverskrift: Husk Mellemoverskrift: Det skal du tage med når du skal have nyt pas Brødtekst Brødteksten i artiklerne på kk.dk bør ikke overstige en samlet længde på anslag (med mellemrum). Husk, at artiklerne ikke skal fortælle alt, men kun det, som 80 procent af borgerne vil vide. Vi forstyrrer ikke de 80 procent med det, som kun 20 procent har behov for. Den sidste info evt. kan stå i Vidensbasen, så telefonmedarbejderne kan hjælpe borgerne med svaret. Du kontakter Vidensbasen på vidensbase@kff.kk.dk Del brødteksten op i afsnit med mellemoverskrifter. Sæt afstand mellem hver information i afsnittet (enter, så der kommer lidt ekstra plads til næste linje). Husk, at ca. 50 procent af brugerne går ind på kk.dk fra en smartphone eller en tablet. På din store arbejdsskærm ser tre linjer brødtekst ikke ud af meget, men på en smartphone bliver det til en grå blok af tekst. Selvbetjeningsbannere Brug selvbetjeningsbanner, hvor borgeren bliver ledt videre til selvbetjening. Det skal fremgå tydeligt af teksten på banneret, hvad borgen gør, når de klikker på banneret. Husk at skrive, hvis der skal bruges NemID. Enten i banneret eller lige under. 18

19 Pris eller gratis Du skal altid skrive det, hvis en handling koster borgeren noget. Men det er også vigtigt at skrive, hvis noget er gratis. Meld at du har set rotter Ring straks , hvis du har set en rotte indendørs. Det koster ikke noget at få os ud at fjerne rotten. Skift læge Du kan altid vælge en ny læge. Når du skifter læge, koster det 195 kroner (). SEO SEO står for søgemaskineoptimering (search engine optimization). Siderne på kk.dk skal indeholde de nøgleord, som brugerne søger efter, når de fx søger på Google. Det hjælper til at siderne viser sig højt i søgeresultatet. Nøgleordet er altså nøgleord. I SEO-Guiden kan du bl.a. kan læse, hvordan du optimerer de enkelte sider til Googles søgemaskine. Lovhenvisninger Loven gælder, også selv om den ikke står på kk.dk. Og kk.dk skal ikke fortælle alt. Det er derimod vigtigt, at kk.dk bliver holdt i et letforståeligt sprog. Der er ingen krav om, at kk.dk som hjemmeside skal henvise til loven. Det er langt fra alle læsere, der kan læse og forstå en lovtekst. Men dem der kan, de kan også finde den. Overvej det derfor virkelig tungt, før du lægger link til lovtekst på kk.dk. 19

20 Tjekliste Inden du offentliggør en side, bør du lige gå gennem denne tjekliste: Er sproget aktivt Er teksterne fri for papirord og myndighedssprog Er sætningerne korte og lixtallet lavt nok Har du tjekket for komma- og stavefejl Tager teksten udgangspunkt i borgeren og ikke i kommunen Er overskriften klar og tydelig, og kan den forstås, selv hvis den stod alene Fortæller manchetten i en til to sætninger, hvad artiklen handler om Bliver læseren om muligt hjulpet videre til at foretage en handling Har du brugt de rigtige søgeord? Læs mere i SEO-Guiden. 20

21 Ordbog Her er en tjekliste, der kan hjælpe dig til at fjerne de værste papirord: Skriv ikke Skriv Allokere Fordele Angående Om Anmelde Melde Ansøge Søge Anvende/benytte Bruge Bopæl Hjem/hvor du bor/din adresse Distrikt Område Eksekvere Udføre Elektronisk Digitalt Er beliggende på Ligger på Er bemyndiget til Kan/må Estimere Anslå Forefindes Er/finder du Forespørge Spørge Fornødne Nødvendige Forskudsvis Betale forud/i forvejen Hvorledes Hvordan I lighed med Ligesom I tilfælde af Hvis Indberette Fortælle/oplyse Indtræffe Finde sted/ske Konfirmere Bekræfte Konsistens Sammenhæng Kørestolskøretøj Handicapbus Ligeledes Også Med henblik på at... For at... Modtage Få På denne baggrund Derfor På indeværende tidspunkt Nu Påbegynde Begynde Rette henvendelse til Kontakte/ringe til Samt Og Signifikant Væsentlig/betydelig Således Så Såvel... som... Både... og... Såfremt Hvis Takster Priser/det koster/prisen på Vederlagsfrit Gratis 21