Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Mariazara Pervin, næstformand Jytte Rønne Bente Nees Susanne Pia Hansen

Transkript

1 Boligselskabet DFB Referat fra organisationsbestyrelsesmøde nr. 51 Tirsdag d. 30. august 2011 kl i Nimb, Tivoli, Bernstorffsgade 5, 1577 København V med efterfølgende spisning Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Nyt fra organisationsbestyrelsen Sager til orientering Status på dispositionsfond, arbejdskapital og egentrækningsret DFB projektoversigt DFB stamdata Sager til beslutning Ophævelse af fritagelser for indbetalinger til dispositionsfond Politik for rentesatser på lån til afdelingerne Kontokort til formanden Uddannelsespolitik Afdelinger i drift Charlottegården Regnskab Charlottegården Opfølgning på møde mellem organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelsen og driften Charlottegården Prækvalifikation til fortsættelse af helhedsplan og 9399 Klostergården I og II Tilskud til tinglysningsudgifter Hellerupvej Annullering af helhedsplan Gadehavegård Status på energirenovering Kongensgade - Fremtidssikringsanalyse Mødeplanlægning Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Mariazara Pervin, næstformand Jytte Rønne Bente Nees Susanne Pia Hansen Winnie Andersen Peter Krogh Peter Hansen Poul Erik Jensen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Kristine Jacobsen, Domea, ref. Domea Boligcenter København, den 8. september 2011

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Bestyrelsen savner en redegørelse for økonomien i byggesagen i Charlottegården. Pia Christiansen orienterede kort om, at man stadig var ved at foretage beregningerne til skema B samt at der vil blive orienteret om dette senest til næste møde. Peter Hansen spurgte, om nogen har undersøgt, om der er givet dårlig rådgivning fra rådgivers side. Dette undersøges af Domea. Dagorden godkendt med disse bemærkninger. 2 Godkendelse af referat Domea har modtaget følgende kommentarer til referat af mødet d. 17. maj 2011: Punkt Fuldmagt Fuldmagten blev udfærdiget til Peter Krogh og ikke Peter Hansen som angivet i referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Referat: I referatet af mødet d. 17. maj 2011 under pkt. 6.1 hedder det Det bedste i Charlottekvarteret. Der er ligeledes kun 405 lejemål i afdelingen. Referat godkendt med disse bemærkninger. 3 Nyt fra organisationsbestyrelsen Formand og bestyrelsesmedlemmer orienterer om nyt siden sidst. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: John Adelsteen Andersen orienterede om sin deltagelse i afdeling Sølvkærs 26 års fødselsdag og indvielse af legeplads. Det havde været en rigtig god dag, og besøget i afdelingen havde givet et rigtigt godt indtryk af den nuværende bestyrelse. Mødet d. 5. september med Domea om forretningsgang for byggesager bliver udskudt. Domeas byggeafdeling fremsender forslag til ny dato. På seneste møde havde Poul Erik Jensen nævnt en pulje fra Socialministeriet. Formanden forespurgte om flere oplysninger om denne pulje. Poul Erik Jensen vil fremsende nærmere oplysninger til Pia Christiansen. Der er desværre stadig problemer med, at afdeling 9373 Klostergården I stadig ikke har lyset tændt om natten, og derfor har John Adelsteen Andersen tilskrevet Domea og bedt om en redegørelse. Side 2 af 9

3 Pia Christiansen redegjorde for, at organisationsbestyrelsens beslutning om, at alle afdelinger skal have lys tændt om natten, var indgået til Domea d. 22. juni og at Domea derefter havde kontaktet alle bestyrelser og givet besked. Det eneste sted, hvor der ikke var lys var Klostergården I. Driftschefen kontakter derefter bestyrelsen i afdelingen, der svarer, at lyset er slukket, fordi dette er besluttet på to separate afdelingsmøder. Driftschefen beder derefter afdelingsbestyrelsen om at kontakte John Adelsteen Andersen direkte og forsøge at finde en mindelig løsning. John Adelsteen Andersen orienterede om, at han ikke var blevet kontaktet af afdelingsbestyrelsen. Orienteringen taget til efterretning. 4 Sager til orientering 4.1 Status på dispositionsfond, arbejdskapital og egentrækningsret Oversigten over fælles midler er opdateret med de tildelinger af midler og lån, som bestyrelsen har foretaget siden sidste regnskabsskæring. Der vil blive orienteret yderligere på mødet. Referat: Kristine Jacobsen orienterede om, at der ikke kan hæves mere end bevilliget ved mindre sager. Peter Krogh foreslog, at bevillinger skal være med forbehold for at det er med den sagsfremstilling, som er givet. Det vil sige, har afdelingen andre midler, som organisationsbestyrelsen ikke er orienteret om, bortfalder bevillingen. Dette tilsluttede bestyrelsen sig. 4.2 DFB projektoversigt Status på oversigt over igangværende projekter og anvendelse af bevilligede midler i DFB udarbejdet af Peter Krogh og Domea. Referat: Projektoversigten er under udarbejdelse og vil blive fremlagt snarest. 4.3 DFB stamdata Skema over afdelingernes stamdata er fremsendt fra DFB til Domeas udfyldelse. Der orienteres yderligere på mødet. Side 3 af 9

4 Referat: Skemaet med stamoplysninger blev gennemgået og det blev for de enkelte punkter præciseret, hvilke data, der ønskes. 5 Sager til beslutning 5.1 Ophævelse af fritagelser for indbetalinger til dispositionsfond Bestyrelsen har ønsket undersøgt om det er muligt at ophæve afdelingers fritagelse for dispositionsfond. Der orienteres yderligere om mulighederne for dette på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning og, hvis dette er muligt, at træffe beslutning vedrørende ophævelse af fritagelse for indbetaling til dispositionsfond. Referat: Kristine Jacobsen orienterede om, at det ikke er muligt at ophæve fritagelsen så længe afdelingerne har støttede lån. Bestyrelsen ønsker derfor at sikre, at disse lån er under afvikling. Dette behandles på næste møde. 5.2 Politik for rentesatser på lån til afdelingerne Der orienteres yderligere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at fastsætte en politik for rentesatser ved fremtidige udlån til afdelingerne. Referat: Bestyrelsen besluttede, at renten på udlån til afdelingerne skal være diskontoen plus en procent. Denne rente gælder også fremover for gamle lån, hvor rentesatsen ikke er aftalt. 5.3 Kontokort til formanden Der er endelig ankommet fuldmagter til udstedelse af kontokort. Denne skal underskrives af tegningsberettigede for selskabet, dvs. to bestyrelsesmedlemmer, heraf den ene formand eller næstformand, samt forretningsfører. Det indstilles til bestyrelsen at fuldmagten underskrives af tegningsberettigede. Fuldmagt blev udfyldt. Denne videreekspederes nu af Domea. 5.4 Uddannelsespolitik Kommunikations- og formandsudvalget ønsker et særligt kursus en lørdag for DFB s afdelingsbestyrelser, baseret på Domeas kurser om arbejdet i afdelingsbestyrelsen og i økonomi. Side 4 af 9

5 Udkast til et sådant kursus sammensættes af Domeas HR- og Uddannelsesafdeling, og der orienteres mere uddybende på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning og fastsætte de nærmere rammer for et kursus. Referat: Kurset vil være for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer og ønskes afholdt på en lørdag sidst på året. Udgifterne til kurset, herunder transportudgifter, betales af den afsatte pulje på dispositionsfonden. Domeas HR- og Uddannelsesafdeling kontakter Bente Nees for videre koordinering og planlægning. 6 Afdelinger i drift Charlottegården Regnskab Som besluttet på seneste møde underskrives regnskabet mv. for afdeling Charlottegården af organisationsbestyrelsen og fremsendes derefter til kommunen som en tvist. Det indstilles til bestyrelsen at underskrive regnskabet. Referat: Regnskabet for afdeling Charlottegården blev underskrevet af bestyrelsen og sendes nu til kommunen til administrativ afgørelse Charlottegården Opfølgning på møde mellem organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelsen og driften Der er afholdt et møde mellem formandsskabet i DFB, afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret, med henblik på at drøfte en række forhold vedrørende afdelingen. Konklusionerne på mødet blev: Afdelingens udtrædelse af den fælles boldbane Denne beslutning er truffet af afdelingsmødet samt ikke i strid med de aftaler, der er indgået. Beslutningen står derfor ved magt. Budgetoverskridelser i forbindelse med aktivitetshuset Afdelingen vil ikke fremover godkende budgetoverskridelser. Økonomiske dispositioner vedr. Aktivitetshuset træffes af en gruppe på 4 personer, hvoraf halvdelen er fra Charlottegården. Arbejdsmiljø i driften Der er udarbejdet en samarbejdsmodel, hvorefter kommunikationen og koordinerende møder mellem afdelingsbestyrelse og drift foregår. Fortsættelse af helhedsplan Afdelingen er indforstået med at der fremsendes ansøgning. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Side 5 af 9

6 Referat: John Adelsteen Andersen orienterede yderligere om det afholdte møde. Der var enighed blandt John Adelsteen Andersen, Peter Krogh og Susanne Pia Hansen, der alle deltog på mødet, om at det havde været et godt og konstruktivt møde. Referatet fra mødet har muligvis udeladt nogle af de negative ting, dog er det også vigtigt at udsende positive signaler. Alt i alt er resultatet en fornemmelse af, at der er kommet mere ro på tinegen i afdelingen. Bestyrelsen ønsker at blive inviteret til et opfølgende møde om et halvt års tid. Orienteringen taget til efterretning Charlottegården Prækvalifikation til fortsættelse af helhedsplan Prækvalifikationen til fortsættelsen af helhedsplanen i Charlottegården er netop indsendt til LBF. Denne vedlægges som bilag. Der orienteres yderligere om denne på mødet. Prækvalifikationen blev omdelt. Afdelingsbestyrelsen ønsker at lade beboerne træffe afgørelsen, da man i afdelingsbestyrelsen mener, at der går for meget til lønninger i forhold til de ansattes synlighed. Pia Christiansen bemærkede, at det er Landsbyggefonden der vurderer, om lønningsniveauet er tilsvarende andre steder. Orienteringen taget til efterretning og 9399 Klostergården I og II Tilskud til tinglysningsudgifter Nedenstående anmodning er indkommet fra afdelingerne Klostergården I og II: Ansøgning om tilskud til betaling af tinglysningsudgifter ved optagelse af lån Som bekendt har det været problematisk at få finansieret restbyggesummen i de to afdelinger, hvorfor der har henstået en restsum på byggelånet lige siden 2004, hvor afdelingerne blev taget ibrug. I budgetår 08/09 godkendte kommunen at en del af denne rest byggesum kunne finansieres via et ikke støttet realkreditlån, men der henstod stadig samlet 3,5 mil. kr. som kommunen ikke ville godkende. Efter forhandling med kommunen er det nu godkendt, at de 3,5 mil. kr. kan finansieres via et ikke støttet lån, som p.t. er ved at blive optaget. Beløbet er fordelt med: Klostergården kr. Side 6 af 9

7 93-99 Klostergården kr. Begge afdelinger har i alle årene betalt byggelånsrenter som har været indregnet i budgetterne. Den fremtidige udgift til afdrag og renter, vil derfor ikke forhøje afdelingernes budget. Til gengæld vil der i nuværende budget 10/11 eller budget 11/12, komme en, ikke budgetlagt, udgift til tinglysning af lånene. For afd vil beløbet blive ca kr. og for afd vil det dreje sig om ca kr. Begge afdelinger har haft en økonomisk svær start med mange uforudsete udgifter, bl.a. tinglysningsudgifter til den første del af rest byggesummen. Begge afdelinger har derfor tidligere modtaget et ekstraordinært tilskud for at bringe balance i budgetterne. Den nye tinglysningsudgift vil igen bringe ubalance i regnskabet, med underskud til følge. Der søges derfor et ekstraordinært tilskud til betaling af tingslysningsudgifterne, når restfinansieringen falder endeligt på plads. Det indstilles, at der ydes et tilskud på tilsammen ca kr. til dækning af tinglysningsudgifterne, således at afdelingerne ikke belastes yderligere af driftsunderskud. Referat: John Adelsteen Andersen orienterede yderligere om punktet Pia Christiansen bad bestyrelsen tage stilling til John Adelsteen Andersens habilitet i sagen, der var ingen bemærkninger til at han deltog i punktets behandling. Peter Krogh ønskede at vide, om man har nedbragt byggelånet med likvide midler fra tidligere regnskabsår, som han mente, at der var en henstilling fra revisor om i regnskabet. Dette undersøges. Tilskuddet bevilliget, dette er dog et maksimumbeløb, afhængigt af om afdelingen har fulgt revisorens henstilling. Som udgangspunkt er alle bevillinger betinget af, at afdelingerne ikke kan bære udgiften i deres almindelige driftsresultat, og at resultatet ikke bliver et overskud på regnskabet som følge af bevillingen Hellerupvej Annullering af helhedsplan På seneste møde besluttede organisationsbestyrelsen at igangsætte en helhedsplan i afdelingen på baggrund af fremtidssikringsanalysen, med det formål at komme videre med sammenlægningen af lejligheder. Det viser sig efterfølgende, at afdelingsbestyrelsen i afdeling Hellerupvej mener at denne beslutning beror på en misforståelse, idet afdelingen ikke ønsker helhedsplanen igangsat førend det er blevet præciseret overfor afdelingsbestyrelsen, hvad forslaget i fremtidssikringskataloget egentlig går ud på. Denne opklaring henligger under driftschefen. Side 7 af 9

8 Afdelingsbestyrelsen anmoder derfor om, at beslutningen om at igangsætte helhedsplan annulleres. Det indstilles til bestyrelsen at annullere beslutningen om igangsættelse af helhedsplanen og afvente en formel anmodning fra afdelingen om en sådan. Referat: Igangsættelsen af helhedsplan annulleret Gadehavegård Status på energirenovering Der orienteres kort om status på energirenoveringen i gadehavegård. Referat: Intet nyt. Domea v/bent Gordon Johansen kommer med status til næste møde Kongensgade - Fremtidssikringsanalyse Helhedsplan, tilstandsrapport og kalkulation vedrørende afdeling Kongensgade er vedlagt som bilag og vil blive fremlagt på mødet. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at godkende helhedsplanen. Det bemærkes, at organisationsbestyrelsen i denne beslutning også handler på afdelingens vegne. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere om helhedsplanen og gjorde opmærksom på, at det vil være organisationsbestyrelsen, der vil skulle styre processen i mangel af afdelingsbestyrelse. Bestyrelsen enedes om at man vil være positivt indstillet overfor at sammenlægge afdeling Kongensgade med en anden afdeling. Helhedsplan godkendt til fremsendelse til Landsbyggefonden. 7 Mødeplanlægning Følgende møder er planlagt fremadrettet: Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag d. 1. november klokken hos Domea. Referat: Yderligere møder planlægges på næste møde. Orienteringen taget til efterretning. Side 8 af 9

9 8 Eventuelt Referat: I afdeling Charlottegården har man oplevet en kæmpe stigning på forsikringsudgifter, og man ønsker at vide, om Domea har haft forsikringsaftalerne i udbud. Ligeledes er man forundret over, at præmien stiger på trods af diverse hærværkspræventive tiltag i afdelingen og at hærværksgraden er faldende. Pia Christiansen svarede, at Domeas forsikringsaftale jævnligt var i udbud, samt at man fra Domeas side allerede var klar over, at det var nødvendigt med en konkret tilbagemelding fra Willis om, hvad afdelingerne selv kan gøre for at nedbringe forsikringsudgifterne. Jytte Rønne orienterede om udfordringer i gadehavegård med at afholde afdelingsmøde. Første gang måtte det aflyses da for mange var mødt op, andet møde lagt under Ramadan også aflyst. Ny dato kommer. Peter Krogh orienterede om, at han var blevet valgt til Domeas bestyrelse, hvor han dog endnu ikke havde været til andet end introduktion. Fremover vil punktet Nyt fra Domeas bestyrelse derfor være på dagsordenen til møderne. Kristine Jacobsen fremlagde driftsaftale mellem Harsdorffvej og Skelgården i Funktionærernes Boligselskab, som blev underskrevet af formanden. Poul Erik Jensen ønskede information til beboerne om nye regler for fradrag ved håndværkerudgifter. Pia Christiansen svarede at der stadig var nogle enkelte ting om dette, der ikke var helt afklaret for lejere i almene boliger, men at der naturligvis ville blive informeret, når dette var på plads. Logo på arbejdsbeklædning og brug af ID-kort blandt ejendomspersonalet tages op på næste møde.. Side 9 af 9