Sådan designes et brev fra bunden Definition af adressat Definition af en dato Definition af brødtekst...

Transkript

1 Indholdsfortegnelse 1. INTRO SÅDAN KOMMER DU HURTIGT I GANG MED PROGRAMMET... 3 Fanebladet De Unge... 6 Sådan opretter du en ung... 6 Fanebladet Steder... 7 Fanebladet Placeringskategorier... 8 Fanebladet Adressekartotek... 9 Fanebladet Log... 9 Fanebladet Kalender Sådan opretter du en ung STAMDATAKORTET Fanebladet Notater Fanebladet Historik Fanebladet Vejledningsaktiviteter Fanebladet Personmappe Fanebladet Uddannelsesbog SØGEFORMULAREN UDSKRIFTER FANEBLADET STEDER Sådan oprettes et nyt sted Sådan retter du et sted FANEBLADET ADRESSEKARTOTEK FANEBLADET PLACERINGSKATEGORIER FRAFALDS- / OG GENNEMFØRSELSSTATISTIK LISTE OVER UNGE, DER ER DROPPET UD FRA EN UDDANNELSE BRUGERSTYRING SÅDAN DESIGNER DU LISTER MED MAKRO-EDITOREN EKSPORT AF DATA GRUPPESÆT (PÅ VALGTE UNGE) IMPORT AF DATA FRA EASY-A TILPASNING AF PROGRAMMET Kolonner og kolonnebredde Generelle programindstillinger Alder for afmeldelse CPR-format Sti til kataloget med personmapper INTRODUKTION TIL UDSKRIFTSGENERATOREN

2 Sådan designes et brev fra bunden Definition af adressat Definition af en dato Definition af brødtekst Definition af sidefod Indsættelse af logo TILBAGEMELDING SMS / MAIL DREV AUTOTILDELING Regel: Kriterium: Feltnavne: Operatorer: Brug:

3 1. Intro UVdatas vejledningssystem er opbygget på den måde, at programmerne kan tilgås via et fjernskrivebord. Det vil altså sige, at man ikke skal have installeret programmerne for at få adgang til disse. Så snart der er oprettet forbindelse til fjernskrivebordet er programmerne tilgængelige. Dette betyder også, at programmerne kan tilgås hvor som helst bare der kan oprettes forbindelse til fjernskrivebordet. Sådan logger du på fjernskrivebordet Kontakt dit UU center, og bede superbruger om at tilsende de ting du skal installere, for at kunne logge på fjernskrivebordet. Alternativt kan du downloade de nødvendige filer på => Support => Eksterne links. Computer: uvdata-ts.uvdata.net Brugernavn: her indtaster du det lille korte brugernavn, som du har fået tildelt - fx uu\afl20 Password skal du ikke udfylde ( standard nybruger password er: Qwerty1234 ) Herefter kan du vælge "gem som" eller "save as", og vælg at gemme ikonet ude på dit skrivebord. Så kan du bare klikke på dette ikon næste gang du logger ind. Når du har gemt ikonet på dit skrivebord lukker du dialogboksene. Prøv derefter at komme ind på fjernskrivebordet vha. ikonet. Indtast det midlertidige password, som du har fået tildelt. Programmet spørger dig nu om et nyt password, som du selv skal finde på. NB: Et password skal være mindst 10 tegn langt, indeholde mindst et lille og et stort bogstav, samt mindst et tal. Desuden må dele af dit navn ikke indgå i passwordet. Når du har gjort dette, skulle du gerne komme ind på dit fjernskrivebord, hvor du kan finde adgang til systemerne via Start => Programs => UVData. Prøv at åbne UVvej ved at klikke på ikonet. Log igen ind med dit korte brugernavn og ikke noget password. Når du kommer ind i UVvej kan du prøve at vælge menupunktet "forespørgsel" => "vis alle unge, du er den primære vejleder for" ( F5 ). Så kommer alle dine unge frem på skærmen. 2. Sådan kommer du hurtigt i gang med programmet For at logge ind i UVvej skal du indtaste dit lille korte brugernavn eks: afl20. Som standard er din konto sat op uden password. Du kan altid sætte et password på din konto under System => Ret dine brugerdata. 3

4 Administrator bør før ibrugtagning tilpasse brugernes rettigheder. Hvis du er administrator vil du blive spurgt efter, hvilke unge du vil søge i. Hvis du svarer Ja til ovenstående, vil der kun blive hentet de data ind fra databasen på de unge, som du er vejleder for. Dette betyder, at når du fx søger efter unge, så søger du kun på de unge, du er vejleder for. Svarer du derimod Nej til ovenstående spørgsmål, har du mulighed for at søge på alle data. Din morgenskærm er det første du ser, når du logger ind i programmet. På morgenskærmen står de unge, som du skal være opmærksom på eller foretage dig noget med. Kriterierne for, hvornår en ung kommer på morgenskærmen er følgende: Hvis datoen under feltet næste kontakt på stamkortet er overskredet Hvis afmeldingsdatoen på stamkortet er overskredet 4

5 Hvis CPR-status er ubehandlet Ved at vise disse unge på morgenskærmen minder programmet dig om, at du skal foretage dig noget med disse unge. Arbejdet med programmet er centreret omkring fanebladene: De Unge, Steder, Placeringskategorier, Adressekartotek, Log og Kalender. Disse kan ses her: Menuerne og skærmens udseende ændrer sig således alt efter, hvilket faneblad der er aktivt, idet de forskellige faneblade kan betragtes som en række forskellige kartoteker. Der gives en overordnet gennemgang af de enkelte faneblade i det følgende. Man kan selv vælge, hvilke kolonner man vil have i de enkelte skærmbilleder under menupunktet System => Vælg kolonner. Tilpas skærmen igen ved fx at trykke Ctrl+T. Der er i programmet mange genvejstaster. Nedenstående taster er meget vigtige: F2=Ny F3=Ret F4=Slet Genvejstasterne kombineres også med Ctrl-knappen. 5

6 F5 opdaterer et skærmbillede. Fanebladet De Unge Dette faneblad er det, som du kommer til at arbejde mest med, da det er her, at de unge, som du er kontaktperson for, er registreret. Skærmen ser ud på følgende måde: Under dette faneblad kan du oprette, rette eller slette unge, og du kan redigere i de historikoplysninger, som du har registreret om dem. I programmet skelnes der skarpt mellem stamdata, dvs. navn, adresse, notater, , værgeoplysninger, sidste kontaktdato, næste kontaktdato etc., og historikoplysninger dvs. oplysninger om den unges skolegang. Stamdata redigeres i menuen Stamdata. Du kan evt. også bruge genvejstasterne Ctrl+F2 = ny ung, Ctrl+F3 = ret ung og Ctrl+F4 = slet ung, når du arbejder med stamdata. Sådan opretter du en ung Når du vil oprette en ung har du to muligheder for at gøre dette. Du kan: indtaste vedkommende manuelt importere data om en eller flere unge fra en ekstern fil fra fx folkeregistret, KMD-Easy, KMD- Forvaltning, TEA mm. 6

7 Her skal kun beskrives den første mulighed. Importfunktionen omtales senere. For at oprette en ung manuelt, skal fanebladet De Unge være markeret. Du skal herefter vælge menuen Stamdata => Opret ny Ung eller trykke på Ctrl+F2. Historikoplysninger redigeres ved at vælge menuen Historik eller ved at bruge genvejstasten F3 = ret historik. Derefter kan der vælges F2 = ny historik, F3 = ret historik eller F4 = slet historik. Fanebladet Steder Fanebladet Steder bruges til at gemme informationer om de steder, som de unge er placeret hos. Der er typisk tale om uddannelsesinstitutioner, men det kunne fx også være virksomheder. Dette skærmbillede viser, hvilke steder der er registreret. Hvis du dobbeltklikker på et af stederne, kan du se de grunddata, som er registreret om dette sted. 7

8 Fanebladet Placeringskategorier Skærmbilledet er opdelt i to dele. Den første del viser, hvilke overordnede kategorier man kan inddele de unges placeringer i. Den næste er mere specifik. Statistikkerne udarbejdes på baggrund af inddelingen i dette skærmbillede, hvorfor du skal tænke dig godt om, før du ændrer eller opretter nye kategorier. Som standard er hoved- og underplaceringerne opdelt, så der kan udskrives en statistik, der svarer til den type, man tidligere indberettede til Undervisningsministeriet, fordelt på køn og med procentberegning. Statistikken kan benyttes lokalt for den enkelte kommune, det enkelte UU-center, et amt eller nationalt (se i øvrigt afsnittet om placeringsstatistik og afsnittet om frafalds- og gennemførselsstatistikken). 8

9 Fanebladet Adressekartotek I dette faneblad kan du registrere personer, som har tilknytning til ungdomsvejledningen. Det drejer sig typisk om tovholdere, sagsbehandlere eller klasselærere. Når der tilknyttes en sagsbehandler til en ung, vil personen optræde i dette kartotek. I kartoteket kan der oprettes, rettes eller slettes personer med genvejstasterne F2, F3 og F4. Fanebladet Log Dette faneblad viser, hvornår du sidst har logget på programmet. Hvis du er administrator, kan du endvidere se, hvornår eventuelle andre brugere har brugt programmet: 9

10 Fanebladet Kalender Under dette faneblad kan du oprette dine aftaler. Aftalerne for den pågældende dag, vil være vist på skærmen. Sådan opretter du en ung Når du vil oprette en ung har du to muligheder for at gøre dette. Du kan: indtaste vedkommende manuelt importere data om en eller flere unge fra en ekstern fil fra fx folkeregistret, KMD-Easy, KMD-Forvaltning, TEA mm. Her skal kun beskrives den første mulighed. Importfunktionen omtales senere. For at oprette en ung manuelt, skal fanebladet De Unge være markeret. Du skal herefter vælge menuen Stamdata => Opret ny Ung eller trykke på Ctrl+F2. Dette får følgende skærmbillede frem: I dette skal du indtaste personnummeret. Du kan evt. generere et fiktivt personnummer, hvis personen endnu ikke har fået tildelt et af folkeregistret. Tryk herefter på OK. Efterfølgende vises: 10

11 3. Stamdatakortet Af skærmbilledet fremgår det, hvilke felter som skal udfyldes. Bemærk i øvrigt, at man i statuslinjen kan se, hvordan feltet skal udfyldes, og om der findes bestemte genvejstaster. Det er også vigtigt at bemærke, at Sidste kontakt og Næste kontakt indtastes i formatet dvs. med bindestreger. Du kan dog også vælge at skrive Det er vigtigt, at du vælger den rigtige vejleder til den unge i kombinationsboksen, da det får betydning for statistikken, hvis vejleder er valgt som kriterium, og for hvem der kan ændre på den unge. Hvis du er logget på som Administrator, har du dog altid mulighed for at ændre en post. I øvrigt skal der gøres opmærksom på, at programmet ikke kræver at alle felter er udfyldte. Du kan fx selv bestemme, om du vil udfylde oplysninger om forældre eller værger. Under fanebladet Personmappe kan du indlæse dokumenter, billeder mm. til de unges personmappe. Alle unge får som standard tildelt en mappe i årgangens mappe (stien til personmappen angives under programindstillinger). For at tilføje indhold til mappen skal du højreklikke og trykke på Kopier til personmappe. 11

12 Da stamdatakortet er essentiel i forbindelse med UVvej, følger her en nærmere beskrivelse. På følgende skærmbillede ses en tilfældig ung: Her ses stamdataoplysningerne på den unge. CPR-nummer, navn og adresse kommer ind fra folkeregistret, og opdateres automatisk ved ændringer. Telefonnumre, grundskoleoplysninger, samt forældreoplysninger kommer fra elevforvaltningen i kommunen. I felterne Mobil og Tlf. kan man højreklikke og slå nummeret op på De Gule Sider dette kan gøres både for den unge og for dennes forældre. I feltet Gennemtving CPR-opdatering ved næste kørsel kan der sættes flueben, hvis man er i tvivl om adressen eller har en formodning om, at denne ikke er blevet opdateret. Ved Skip autotildeling kan sættes flueben, hvis en ung skal holdes uden for autotildelingen. I feltet Skip elevforvaltningsimport kan man sætte flueben, hvis der ikke skal køres elevforvaltningsimport på vedkommende. Dette kan være relevant, hvis vi har med en privatskoleelev at gøre, som er kommet ind i UVvej via tilbagemelding.dk. Ved at sætte fluebenet her undgår vi, at de oplysninger, som er kommet ind via tilbagemelding.dk og dermed direkte fra skolen, bliver overskrevet af evt. mangelfulde oplysninger fra forvaltningen. Primærvejleder og vejledningsteam skal udfyldes. Unge, som ikke har disse felter udfyldt, ryger i en fælles pulje. Det vil altså sige, at disse unge kan alle vejledere se. Det er så den enkelte vejleders job at tjekke disse unge engang imellem, og evt. registrere sig selv som primærvejleder eller sætte sit 12

13 eget vejledningsteam på. Derudover er det muligt at køre autotildeling på alle unge, også de, som vi ikke får ind via elevforvaltningen. Dette betyder, at man kan undgå, at unge står uden team eller vejleder. Dette forudsætter naturligvis, at der bliver oprettet autotildelingsregler, som omfatter netop disse unge. Her anbefaler vi, at I laver autotildelingsregler, som indeholder skoledistrikter. Skoledistrikter er det bedste kriterium at bruge i autotildelingsreglerne, når det gælder ungevejledningen. Mere om dette senere. Sidste kontakt kan sættes, når vejlederen har snakket med den unge, sendt et brev el. lign. Det er naturligvis op til det enkelte UU-center at definere, hvornår der er tale om en kontakt. Næste kontakt skal benyttes aktivt og er meget vigtig. Ved at højreklikke i feltet fremkommer nogle foruddefinerede muligheder for, hvad næste kontakt kan sættes til. Når næste kontakt er overskredet kommer den unge frem på primærvejlederens morgenskærm. På den måde kan man altså sætte næste kontakt til hvad man ønsker, og når næste kontakt er overskredet, giver programmet en påmindelse om dette i form af at vise vedkommende på morgenskærmen. Så ved vejlederen, at dette er en ung, som har næste kontakt overskredet og dermed skal kontaktes. Når en ung oprettes i systemet bliver afmeldingsdatoen som standard sat til den unges 25 års fødselsdag. Hvis afmeldingsdatoen er overskredet kommer den unge også frem på morgenskærmen hos primærvejlederen, da dette indikerer, at den unge er blevet 25 år og skal slettes. Vejledningskategori definerer, hvilken slags vejledning, der er tale om. Vejledningskategorierne defineres af administratoren, ligesom administratoren skal angive, hvorvidt den enkelte vejleder selv må indtaste nye vejledningskategorier, eller blot vælge en af de foruddefinerede kategorier. Eksempler på vejledningskategorier kunne fx være, tosprogede, EGU, 9.5 osv. Et flueben i kassen Overvåges indikerer, at her er en elev, som der skal holdes særligt øje med. Vejlederen kan sætte sine programindstillinger op til, at de unge, som har flueben i overvåges på stamkortet, altid skal være fremme på morgenskærmen. Dette sættes under menupunktet system => ret programindstillinger => personlige indstillinger. Disse unge kan også søges ud ved at søge på Overvåges => Ja. Den unge ønsker ikke vejledning kan vinges af, hvis vejlederen har fået besked fra den unge om, at denne ikke ønsker vejledning. På disse unge bliver CPR-nummeret rødt på oversigten. Disse unge kan søges ud med Vejledes => Nej. Vær opmærksom på, at hvis den unge er under 18 år, så skal forældrene inddrages. Uddannelsesønske kan vælges fra en liste, som administratoren har defineret, eller vejlederen kan selv indtaste et uddannelsesønske, hvis administratoren har tilladt muligheden for dette. Alle unge vil altid have en CPR-status. Her får du at vide, om en ung er fraflyttet, tilflyttet, indrejst, udrejst osv. Hvis der er sket ændringer i CPR-status, vil den være farvet, og det vil den blive ved med at være, indtil den bliver behandlet. Farvet CPR-status er altså = ubehandlet. Når ændringen er set af vejlederen, og de rette tiltag er foretaget, kan der behandles med F9. 13

14 Behandlet, aktiv (sort): Denne CPR-status betyder, at den unge bor indenfor UU s område, og at der ikke er sket ændringer på den unge Skolekommune i UU (sort): Betyder, at den unge går i skole i jeres UU, men ikke bor indenfor UU s område disse skal derfor IKKE slettes før eleven forlader skolen Ikke ajourført (grøn): Dette betyder, at der er nogle data på eleven, som vi ikke har i vores folkeregister Fraflyttet/Udrejst (grøn): Betyder, at den unge ikke længere bor indenfor jeres UU. Disse skal slettes. Hvis den unge vender tilbage kan vi nemt gå ind og hente vedkommende ind i programmet igen. Tilflyttet/Indrejst/Genindrejst (grøn): Autotildelingsreglerne tildeler disse tilflyttere vejleder og team. Ellers gøres dette af administrator. Når du som vejleder har set den unge, og evt. sendt et tilflytterbrev til vedkommende, trykker du F9 for at behandle og dermed sætte CPR-status til behandlet, aktiv Flytning indenfor UU (blå): Som udgangspunkt tager autotildelingsreglerne sig af at fordele de unge, som flytter internt i UU. Når du bliver ny vejleder for en ung med CPR-status Flytning indenfor UU, skal du behandle vedkommende med F9 = behandlet, aktiv Fanebladet Notater Vi anbefaler, at alle notater bliver oprettet i journalen, da det interne og det offentlige notat vil blive udfaset i nærmeste fremtid. Journalen anvendes til at registrere al aktivitet omkring den unge. Hver gang man har haft en form for kontakt med/til den unge, kan det noteres i journalen. Husk at der kan gruppesættes på journalen hvis man fx har haft en aktivitet med en hel klasse. Tilføj et nyt notat i journalen med F2 eller ved at højreklikke. Vælg en af de foruddefinerede kontaktformer fra listen og evt. en af de foruddefinerede overskrifter. Skriv derefter et notat, hvis det er nødvendigt med en uddybende tekst. De foruddefinerede kontaktformer findes under kartoteker. Journaloverskrifterne kan findes under system => ret programindstillinger. Fanebladet Historik Nye historikker kan komme ind i systemet på mange måder: Fra elevforvaltningerne. Fra tilbagemelding.dk. Fra kommunebreve. Historikker kan også oprettes manuelt. Fra forvaltningerne: Historikker på grundskoleelever kommer ind automatisk fra elevforvaltningerne. Du kan selv tjekke, hvornår der sidst er blevet indlæst data fra kommunerne i UVvej ved at vælge menupunktet Hjælp => Information => Elevadministrationsopdateringer. Ved at trykke F3 på en historik kan du se, hvor 14

15 den kommer fra under Registreringstype. Disse historiker kommer til at stå som systemoverførsler og skal ikke slettes. Hvis de bliver slettet kommer de blot tilbage igen næste gang der bliver indlæst data fra forvaltningen. Fra tilbagemelding.dk: Når tilbagemeldinger importeres oprettes historikken automatisk. Tilbagemeldinger skal importeres af administrator. Læs mere under afsnittet Tilbagemelding.dk. Fra kommunebreve: Hvis den nye hændelse fra kommunebrevet ikke er nævnt i den unges historik, kan der oprettes en ny historik ved tryk på F2. De fleste oplysninger om den nye hændelse kommer med over, hvorefter historikken tilpasses efter gældende regler. Vi anbefaler, at administrator downloader og importerer kommunebrevene, hvorefter den enkelte vejleder kan se de kommunebreve, som hører til unge, som vedkommende er primær vejleder for. Herefter behandler den enkelte vejleder sine egne kommunebreve under Filer => Importer => Importer kommunebreve fra EASY-A => fanebladet Behandl. I oversigten over kommunebrevene kan du højreklikke, hvorefter der fremkommer en menu over de muligheder du har, for at behandle brevene. Manual til behandling af kommunebreve findes på vores hjemmeside. Historikker kan også oprettes manuelt: Den enkelte vejleder kan også selv oprette historiker med F2. Vær dog meget opmærksom på, at som udgangspunkt må der ALDRIG oprettes manuelle grundskolehistorikker!!! Grundskolehistorikker kommer ind fra elevforvaltningen eller tilbagemelding.dk. Hvis en vejleder har oprettet en manuel historik blokerer den for de data, som burde komme ind fra forvaltningen. Læg mærke til, at når der oprettes en historik kan der kun vælges en af de foruddefinerede underplaceringer. Man kan ikke selv indtaste en underplacering. Sørg for at angive en afslutningsdato i historikken, hvilket betyder, at historikken automatisk kommer til at stå som Afsluttet når afslutningsdatoen er overskredet. Ved ændring og tilføjelse af ny historik vil man møde feltet Status. Under system => ret programindstillinger => statuskoder kan administrator inaktivere de koder, som UU ikke vil benytte. Vi anbefaler, at administrator sætter systemet op til, at kun følgende statuskoder kan benyttes: Afbrudt = Uddannelsesstop eller afbrud af et forløb (drop-out) Afsluttet = Når en ung har afsluttet noget sættet status som afsluttet. Der skal så helst være et nyt I gang I gang = Det som den unge er i gang med HER OG NU 15

16 Orlov = Denne status anvendes, når der IKKE er tale om barselsorlov. Man angiver i underplacering og sted, hvor vedkommende har orlov fra og sætter status til Orlov. Hvis der er tale om barselsorlov, så vælges dette i underplaceringen, og status sættes til I gang Tilmeldt = Når den unge er tilmeldt fx en uddannelse, men endnu ikke er begyndt Ukendt = Anvendes KUN, hvis underplacering også er ukendt Bemærk: Når man indsætter status Afbrudt skal man skrive en frafaldskode. Disse kan forudbestemmes af administrator. Det er vigtigt for statistikken, at der angives frafaldsårsag, hvis altså I kender den. Ellers anvendes ukendt. Fanebladet Vejledningsaktiviteter Vejledningsaktiviteter er en oversigt over, hvilke aktiviteter den enkelte elev er tilknyttet i henholdsvis UVpraktik,UVhold og Brobygning. Ved at højreklikke på den enkelte aktivitet i oversigten, kan man overføre til Excel ( Ctrl + P ). Derudover er det muligt at oprette en individuel vejledningsaktivitet her ved at højreklikke i feltet og vælge " Opret Ny Aktivitet ". Fanebladet Personmappe Her kan gemmes relevante dokumenter vedrørende den unge. Man kan samtidig indlæse et billede af den unge. Fanebladet Uddannelsesbog Under fanebladet Uddannelsesbog finder du de planer og samtaler, som den unge har fået tildelt gennem tiden. Når der højreklikkes på en samtale kan den markeres som aktuel, afsluttet eller udfyldt. Her kan du også forlænge åbningstiden med en periode, udskrive samtalen osv. Se næste side med skærmbillede: 16

17 Læg også mærke til menupunktet Uddannelsesbog i menulinien. Her kan du massetildele, masseafslutte eller masseslette samtaler. BEMÆRK: Alle underpunkterne i dette menupunkt knytter sig til viste unge altså de unge, som du har fremme på skærmen. Det er derfor ekstremt vigtigt, at du er sikker på, at du har søgt de rette unge ud, før du massetildeler, masseafslutter osv. Handlingen gælder nemlig ALLE unge, som du har fremme på skærmen, og ikke kun den ene, som du har markeret! Uddannelsesbogen indeholder elevsamtaler, vejledningsplan til brobygning og uddannelsesplanen. Arbejdet med uddannelsesbogen foregår i UVvej for vejledernes vedkommende og på for elevernes. Som udgangspunkt er der udarbejdet skabeloner, der danner grundlag for: - Alm. Elevsamtaler - Vejledningsplan til brobygning - Uddannelsesplanen. Der findes som start et sæt skabeloner, men man kan også designe sine egne sæt. 17

18 Tildeling af samtaler og uddannelsesplaner til eleverne (se næste side): Udvælg den eller de elever, der ønskes oprettet samtale til. Vælg Uddannelsesbog og herunder Planlæg samtaler/udd.planer for viste unge Vælg perioden for samtalen. Vælg fra hvilken dato du kan planlægge at påbegynde elevsamtalerne Vælg samtaletype Sæt flueben her som du ønsker: Hvis du ikke ønsker automatisk planlægning af dine samtaler Hvis du ønsker, at eleverne skal bevare en tidligere pinkode, så skal du ikke sætte flueben her Sæt flueben her, hvis tidligere ikke lukkede samtaler ønskes overskrevet Afslut med OK I det videre forløb er det forudsat, at du har sat flueben i Der skal ikke planlægges samtaledato og tidspunkt. 18

19 Pinkode udleveres til eleverne (se næste side): Udsøg de elever, du ønsker at udskrive pinkode til. Tryk Ctrl+P, så denne dialogboks fremkommer. Vælg Elevsamtaleark med pinkoder. Vælg antal kopier. Vælg udskriftområde: Den markerede post = en enkelt elev Alle viste = alle viste elever = klassen Vælg Vis før udskrift, så evt. fejl kan rettes, inden papirudskrift. Overvej øvrige flueben. Afslut med Udskriv 19

20 Eleverne besvarer spørgsmålene/udfylder uddannelsesplanen Udskriften af pinkoderne klippes ud og udleveres til eleverne. Eleverne kan nu i den angivne periode logge sig ind på med hver deres brugernavn og pinkode og besvare de stillede spørgsmål. Kontaktinformation er i forbindelse med alle samtaler, således, at eleven kan indtaste sit mobilnr. og adresse. Eleven kan besvare spørgsmålene overalt, hvor der er netadgang kun evt. firewall-opsætninger kan forhindre dette. Der afsluttes ved at trykke på Gem ændringer og log ud Vejlederen læser kommenterer afholder samtaler udskriver afslutter. Afmærk den ønskede elev og tryk Ctrl+enter 20

21 Dobbeltklik på den ønskede samtale for at lukke den op. Vejlederens kommentarer skrives her. Skrives ikke ud! ( medmindre det angives i "Ret Programindstillinger") Afslut evt. med at udskrive samtalen til underskrift. Afslut samtalen her 21

22 Feltet Udfyldt angiver, hvornår eleven sidst har været inde i sin uddannelsesbog Når forældrene har underskrevet samtalen, skal samtalen afsluttes Denne dialogboks fremkommer ved at højreklikke i feltet. Samtalen markeres som afsluttet her. Se også de øvrige muligheder i dialogboksen. Samtaler kan forlænges i en brugerdefineret periode ved at højreklikke på uddannelsesbogen under den enkelte unge og vælge Forlæng åbningstiden med en periode. I tekstfelterne i uddannelsesplaner kommer der nu en advarsel, når man har skrevet 1000 tegn, da der ikke kan være flere i feltet ( Dette er en begrænsning i en standard browser ). Fra uddannelsesbogen i UVvej kan man samtidig overføre den enkelte uddannelsesplan til Optagelse.dk, ved at højreklikke på den pågældende plan og vælge " Marker som afsluttet og Overfør til Optagelse.dk ". Fanebladet Log Dette faneblad viser hvornår du sidst har logget på programmet. Hvis du er administrator, kan du endvidere se, hvornår eventuelle andre brugere har brugt programmet. 4. Søgeformularen Søgeformularen er meget vigtig i den daglige brug af UVvej. Stor set al arbejde med programmet udspringer fra en søgning. Også når der skal laves udtræk fra systemet i form af statistikker osv., er 22

23 søgeformularen et uundgåeligt værktøj. Ved tryk på F6 kommer følgende skærmbillede frem (næste side) Når der er valgt et felt og en søgemåde, og indtastet en søgeværdi, trykkes på Tilføj (Alt-T). Så kommer søgekriteriet til at figurere i det store hvide felt. Herefter kan der indtastes et nyt søgekriterium og trykkes på tilføj. Denne proces kan gentages så mange gange man ønsker. Hvert søgekriterium lægger sig på en ny linie i det store hvide felt. På denne måde kan der altså søges på alle de kriterier man ønsker. Læg mærke til, at når søgekriterierne har lagt sig i det store hvide felt, så kan de hver især markeres og rettes eller fjernes med knapperne til højre for feltet eller ved at højreklikke (se skærmbillede næste side). 23

24 Afslut søgningen med Søg. Du kan også vælge at trykke en gang på enter-knappen. Herefter får du resultaterne af søgningen frem på skærmen. Nu har du mulighed for at genbruge denne søgning. Dette gør du ved at vælge Forespørgsel => Søg efter => Genbrug forrige søgning eller ved at trykke Ctrl. + F6: se næste side : 24

25 Hvis et af kriterierne skal laves om kan du markere det, og derefter trykke på Ret. Du kan også slette et af kriterierne ved at markere det og trykke Fjern. Du kan også højreklikke for at fjerne eller rette. Læg mærke til, at den nye funktion ikke gør det muligt at gemme søgning, men blot at genbruge den sidst anvendte søgning. Følgende historik skal forekomme på den unge: Ved hjælp af denne funktion i søgeformularen er det muligt at søge tidligere historikker frem, således at man fx kan se, hvad visse elever laver nu. Et eksempel kunne være at finde frem til, hvad elever, som har afsluttet 9. klasse på Ny Hollænderskolen i skoleåret 06/07 laver nu. Søgningen laves på følgende måde: På den måde er det nemt at finde frem til, hvad en bestemt gruppe unge er i gang med nu. Når søgeresultatet er kommet frem på skærmen kan du eksportere til Excel ved at vælge Filer => Lav udtræk til lister i Excel. Herefter vælger du knappen ny for at lave en ny makro. Herefter kan du vælge de felter, som skal med i Excel. Dette gøres ved at markere et felt i kassen til venstre, og dernæst overføre det til kassen til højre ved at trykke på mellemrumstasten. Når de ønskede felter er overført vælger du knappen videre indtil listen dannes i Excel. 25

26 Brugerdefinerede felter: I UVvej er det muligt at oprette søgefelter selv. Dette gøres under kartoteker => brugerdefinerede felter. Når et felt er oprettet lægger det sig under punktet felter på stamkortet. Disse brugerdefinerede felter kan der søges på. Dette gøres ved at aktivere søgeformularen med F6 => vælge det felt du har oprettet => søgeværdi: Ja. Så kommer de unge frem, som har ja ved netop dette felt. Sådan sletter du en ung Du sletter en ung ved at markere vedkommende og trykke på menuen Stamdata => Slet den unge. Dette vises her: Det er dog også muligt at bruge genvejstasten Ctrl+F4. 5. Udskrifter For at udskrive skal du gå op i menuen Filer, hvor du skal vælge Udskriv. Du kan også trykke Ctrl+P. Udskrifter på en bestemt elev kræver, at du er på siden De unge og har markeret en elev. Efterfølgende vælges en udskrift i denne dialogboks ( se næste side ): 26

27 Vælg her, hvilket dokument, der skal benyttes Hvad angår selve udskrifterne, skal du være opmærksom på, at UVvej har sin helt egen indbygget udskriftsdesigner. Dette betyder, at det ikke er nødvendigt at have Microsoft Word installeret for at udskrive breve. Den indbyggede udskriftsdesigner er lige så let at arbejde i som Word. Som du kan se i ovenstående vindue, kan du markere, at du ønsker at se dokumentet før det udskrives. Dette kan fx bruges, hvis en ung flytter og man på dokumentet vil skrive den nye adresse ind til den modtagende ungdomsvejledning. 6. Fanebladet Steder Sådan oprettes et nyt sted Du opretter et nyt sted ved at trykke på F2 eller vælge Opret nyt sted i menuen Steder. Man kan på forhånd oprette de steder, som ofte anvendes i sit område og tilknytte underplaceringer. Men som nævnt bliver stederne oprettet i programmet i takt med, at man benytter dem under historikoprettelserne. Når du har gjort dette, ser du følgende formular (se næste side) : 27

28 Du skal så udfylde formularen og trykke på knappen OK. Du behøver ikke udfylde alle felter. Hvis du vil tilknytte en placering til stedet skal du trykke på knappen Ny placering og udfylde den formular, som fremkommer. Formularen ser sådan ud (se næste side) : Det er kun påkrævet, at du vælger en placering fra listen over placeringer. Kontaktperson og Stilling er felter, som skal gøre det lettere for dig at finde ud af, hvem du skal tage kontakt til, hvis du har brug for at kontakte den unges uddannelsesinstitution. Hvis du ikke vil bruge forkortelser om placeringer, kan du til enhver tid gå ind under fanebladet Placeringskategorier og rette, dvs. omdøbe teksten. Dette vil automatisk rette i alle historiker i programmet. 28

29 Sådan retter du et sted Du kan rette oplysning om et sted ved at trykke på Ret sted eller vælge F3. Under dette faneblad har du også mulighed for at foretage en avanceret søgning. Tryk på menupunktet Forespørgsel => Søg efter eller F6 for at aktivere nedenstående søgeformular: Ved at afkrydse en underplacering kan du søge efter steder, der tilbyder en bestemt uddannelse. Dette kan du bruge til at få udtrukket en liste, der skal danne grundlag for brevfletning. 7. Fanebladet Adressekartotek I dette faneblad kan du registrere personer, som har tilknytning til ungdomsvejledningen. Det drejer sig typisk om tovholdere, sagsbehandlere eller klasselærere. Når der tilknyttes en sagsbehandler til en ung, vil personen optræde i dette kartotek. I kartoteket kan der oprettes, rettes eller slettes personer med genvejstasterne F2, F3 og F4. Formularen, som bruges til at oprette / rette personer i kartoteket med, ser således ud: 29

30 Bemærk: Det er ikke obligatorisk at indtaste data i alle felterne kun kontaktperson og stilling skal udfyldes. 8. Fanebladet Placeringskategorier Dette faneblad er meget centralt i programmet, da alle unge er tilknyttet en hoved- og en underplacering fra dette faneblad. Derfor skal du gøre dig nogle grundige overvejelser om, hvordan dine placeringskategorier skal se ud, inden du tager programmet i brug. Af skærmbilledet på næste side ses det fx, at der findes ti hovedplaceringer: 30

31 Det er hovedplaceringen Grundskolen, som er valgt og denne har så de underplaceringer tilknyttet, der kan ses i højre side af skærmbilledet. Du kan ændre og rette hoved- og underplaceringer ved at vælge menuen Placeringer og så det respektive menupunkt. Grunden til, at det er fornuftigt at skelne mellem hoved- og underplaceringer er, dels at det skaber overskuelighed over, hvordan de unge er registreret i programmet, dels at det giver en række fordele, når der skal laves statistik. På denne måde kan man fx også køre en mere overordnet statistik, idet hovedplaceringerne kan indgå som kriterier. Den ovennævnte nye funktion, der kan kopiere historiker med bestemte underplaceringer til en anden, gør endvidere, at der er taget højde for, at statistikker på et tidspunkt skal opgøres på anden vis. Bemærk: Underplaceringerne kan aktiveres/deaktiveres alt efter, hvilke af disse I vælger at benytte. Dette gøres ved at markere en underplacering, og derefter højreklikke på den. Vælg herefter Aktiver/Deaktiver underplaceringen. Deaktiverede underplaceringer er farvet røde. 31

32 9. Frafalds- / og gennemførselsstatistik Programmet kan generere en frafalds- og gennemførselsstatistik. Dette gøres ved at vælge Filer => Statistik -=> Frafalds-/gennemførselsstatistik.... Efterfølgende vises: I denne dialogboks kan du angive en påbegyndelsesperiode. Periodeangivelsen er vigtig, da den har betydning for, hvor mange unge der vil optræde i udskriften. Vil du have en liste over, hvor mange unge der har gennemført en gymnasial uddannelse, er det selvfølgelig nødvendigt, at startdatoen ligger tre år tilbage. Når perioden er indstillet, vises følgende: Her skal du først angive en statuskode. Vælger du statuskoden Afbrudt, er der tale om en frafaldsstatistik og det bliver også muligt at få frafaldskoden med i statistikken. Vælges derimod Afsluttet genereres en gennemførselsstatistik. De øvrige statuskoder er naturligvis også tilgængelige. 32

33 Når statuskoden er valgt, skal du angive, hvilke årgange der skal inkluderes. Der er to muligheder: 1) alle årgange samles i en statistik eller 2) der laves en opgørelse på en udvalgt årgang. Det kan også angives, hvilke data der skal optræde på listen. Skal statistikken opdeles efter hovedunderplaceringer, vælges dette punkt, ellers vælges hoved- underplaceringer, samt steder. Sidstnævnte gør, at du får en kønsopdelt liste over, hvor mange personer, der går på specifikke uddannelsesinstitutioner. 10. Liste over unge, der er droppet ud fra en uddannelse Du kan generere en liste over de unge, der er droppet ud af en uddannelse ved at vælge Filer => Statistik => Dropudliste. Programmet giver dig derefter mulighed for at angive frafaldsperioden. Efterfølgende vises denne dialogboks (se næste side) : 33

34 I dette skærmbillede kan du vælge, hvilke felter listen skal indeholde, da du kan angive hvilke felter der skal udtrækkes. Når du har gjort dette skal du blot trykke på OK, hvorefter listen vil blive genereret og overført til Microsoft Excel. Fordelen ved at overføre dataene til Excel er, at du meget let kan arbejde med en delmængde og skabe overblik over disse data. En af måderne hertil er at oprette et såkaldt autofilter. Dette gøres ved at markere alle overskrifterne (brug eventuelt Shift + Pil til højre). Nedenstående skærmbillede viser et eksempel herpå (se næste side) : 34

35 Når alle overskrifter er markeret, skal du trykke på: Herefter vises der en kombinationsboks for hver enkelt overskrift: Dette er en kombinationsboks Hvis du fx trykker på kombinationsboksen Underplacering vises følgende: Kombinationsboksen giver dig mulighed for at udvælge en delmænge af dine data. Vælger du det første punkt vises alle. Vælger du det næste vises de 10 første rækker. Vælger du punkt tre, kan du 35

36 søge efter data. De resterende punkter er en fortegnelse over de Underplaceringer, der findes i kolonnen. I UVvej er der to statistikker under udsøgte elever. Den ene hedder Frafaldsopgørelse fordelt på alder og placering. Denne laver en optælling af aldre og grupperer frafald efter antal frafald, samt hvilke hovedplaceringer de fordeler sig på. Denne statistik er et meget nyttigt værktøj i arbejdet med frafald. I dropudlisten findes felterne liggedag og næste påbegyndelsesdato efter afbrud. Dette siger noget om, hvor lang tid der går fra folk dropper ud til de påbegynder noget nyt. Liggedage skal ses som det antal dage folk går, før de begynder på noget nyt. Derudover er kontakttid og kontaktdatoer at finde i dropud-listen. Kontakttid er det antal dage, der går fra en ung dropper ud til der sker en eller anden registrering i journalen. 11. Brugerstyring Du kan oprette, rette og slette brugere ved at vælge menupunktet Brugerstyring under System. Dette kan kun gøres af administratoren. Under samme menupunkt => System kan brugernes rettigheder ændres af administrator. Administrator kan således afgøre, hvad de enkelte brugere skal have ret til i programmet. Vejleders mobil nr. kan også opgives, hvilket vi har valgt ikke at vise her. Markér den enkelte bruger, og vælg herefter Ret. 36

37 Herefter vælges Rettigheder, hvorefter administrator kan vælge fx Ingen rettigheder, Læserettigheder, Alle rettigheder osv. ud for de mange opstillede punkter. 12. Sådan designer du lister med Makro-editoren I UVvej har hvert faneblad sine egne lister, i og med, at det er forskellige informationer, som vises på skærmen. Skal du fx bruge en liste, der indeholder data om de unge, er det nødvendigt, at fanebladet De Unge er aktiveret, inden listen designes. Når du har valgt det rigtige faneblad, skal du vælge: 37

38 Herefter kommer der en dialogboks frem, der viser de lister, der allerede er oprettet. I nedenstående tilfælde findes der ingen i programmet, hvorfor du skal trykke på knappen Ny for at oprette en ny liste: Herefter har du mulighed for at tilpasse din liste, så den passer til dine behov. Du skal først tage stilling til, hvilke felter der skal vises på listen ved at flytte de felter, der skal udtrækkes fra Fravinduet til Tilvinduet. Du kan benytte de grønne pile til at overføre felter fra det ene vindue til det andet. Bemærk også, at du efter at have markeret et felt kan flytte det ved hjælp af SPACE (mellemrumstasten) eller et dobbeltklik med musen. Pilene op og ned angiver den rækkefølge, som felterne udtrækkes i! Tryk på Videre, for at komme til næste trin i guiden. 38

39 I det efterfølgende billede kan du omdøbe feltnavnene. Tryk på knappen Videre, for at komme til næste trin. Dette skærmbillede giver dig mulighed for at tilpasse sideopsætningen. Tryk på knappen Videre, for at komme til næste trin. 39

40 I nedenstående skærmbillede kan du ændre på fonten og farverne på udskriften. Du kan se dine ændringer i det miniature-regneark, der er vist. Tryk på knappen Luk for at gemme din liste. Hvis du vælger knappen Udfør køres listen, hvorved data overføres til Microsoft Excel. Når du har trykket på Luk, kommer du tilbage til nedenstående billede. Her kan du som nævnt gemme din liste ved at trykke på Gem. 40

41 Giv listen et navn Listen blev som du kan se på nedenstående skærmbillede kaldt Liste. 41

42 Hvis du vil køre den, skal du trykke på knappen Udfør. Du skal være opmærksom på, at der kun overføres de data til Microsoft Excel, som er vist på skærmen. Har du således brug for en liste, som kun indeholder en delmængde, skal du først søge efter de data under fanebladet De Unge ved at trykke på F6. Tryk på knappen Luk for at vende tilbage til det valgte faneblad. 13. Eksport af data Hvis du vil udtrække data til en kommasepareret fil, så de kan indlæses i andre programmer eller bruges til fx brevfletning i Microsoft Word, skal du vælge nedenstående menupunkt. Udsøg først de data du ønsker at eksportere. Vær i den forbindelse opmærksom på, at der kan udtrækkes forskellige data afhængigt af, hvilket faneblad der er aktivt. Skal der udtrækkes data om Steder, skal du vælge fanebladet Steder først, og så videre. 42

43 Herefter vises: I denne dialogboks skal du vælge de felter, der skal med i udtrækket og definere rækkefølgen. Du kan overføre et felt til udtræksvinduet ved at dobbeltklikke på det. Hvis du vil fjerne et felt, så tryk på det i den liste, det skal fjernes fra. Du kan hurtigt vælge et felt ved at markere det og trykke på SPACE (mellemrumstasten). I nedenstående dialogboks, kan du se, at felterne CPR-nummer, Fornavne og Efternavn er valgt: Tryk på for at komme videre. Herefter skal du angive et filnavn. 43

44 Når du har trykket på genereres udtrækket. 14. Gruppesæt (på valgte unge) Under menuen System findes menupunktet Foretag gruppesæt på valgte unge. Denne funktion gør det muligt automatisk at massetildele værdier på udvalgte unge for eksempel kan du sætte vejleder, næste kontakt dato eller afmeldingstidspunktet. Inden du aktiverer funktionen, skal du have vist de unge på skærmen, som skal omfattes af operationen. Efterfølgende vises følgende dialogboks: Det er værd at bemærke, det der står i højre side af skærmbilledet med rødt! 44

45 Stamdataoplysninger er nemme at sætte, da det blot er at vælge en værdi. Det er straks sværere at håndtere historikkerne. En situation, hvor gruppesæt er belejlig at have, er i opstartsfasen, hvor der som regel vil være mange unge med underplaceringen Ukendt. Gruppesæt gør det muligt at tildele en historik til alle viste poster. Hvis du vil have, at den eksisterende historik skal overskrives, skal du afkrydse feltet overskriv aktuel historik. Dette er for eksempel nyttigt, når du har en gruppe unge, der kun har historikken Ukendt. 15. Import af data fra EASY-A Programmet kan online indlæse data om de unges tilgang og frafald fra erhvervsskolernes elevsystem EASY-A og dermed lette arbejdsbyrden med at vedligeholde historiker betydeligt. Nedenstående skærmbillede viser, hvordan du importerer kommunebreve fra Easy-A. Efterfølgende vises: Her vælges Automatisk download, hvorefter følgende kommer frem: 45

46 Her skal du markere den konto, hvorfra kommunebrevene skal importeres. Herefter vælges Download fra konto. I den nederste boks i ovenstående skærmbillede kan du følge hændelserne, mens der downloades. 46

47 Når du har importeret kan du se, hvor filen kommer fra og hvor mange der er. Vælg dernæst fanebladet Behandl. På hver elev kan du se din egen historik for eleven. Til venstre med blå skrift kan du se EASYoplysningerne. Du kan nu vælge, som du plejer, at lave en ny, rette eller slette en historik. Med Ctrl+K 47

48 kan du komme ind på elevens stamdata, hvis næste kontaktdato, som kan ses øverst til højre, skal rettes. Når du er færdig med en elev kan man med F9 slette eleven fra EASY-listen. En elev der ikke er kendt i dit system kan oprettes, når man bliver spurgt om det. 16. Tilpasning af programmet Tilpasning af programmet foregår på flere niveauer, idet der er dele, som den enkelte bruger kan tilpasse, og dele som kun kan tilpasses af administratoren. Kolonner og kolonnebredde Hvis du er almindelig bruger, er det, du skal tilpasse typisk skærmbilledet, dvs. du kan vælge, hvilke kolonner (felter), der skal vises på dit skærmbillede. Skal der under fanebladet De Unge fx vises CPR, Fornavn og Efternavn eller andre. Dette gøres i menuen System ved at vælge menupunktet Vælg kolonner og så afkrydse de kolonner, der skal vises. 48

49 I dialogboksen har du også mulighed for at vælge, hvilken rækkefølge felterne skal vises i. Dette gøres ved at markere elementet og trykke på knappen Op eller Ned, som det er vist på nedenstående skærmbillede: Bemærk: For hvert enkelt faneblad er det muligt at vælge, hvilke kolonner, som skal vises. Du skal derfor først vælge det faneblad, som du vil ændre udseendet på! Det skal også nævnes, at du har mulighed for at ændre størrelsen af de enkelte kolonner på skærmen. Man kan således gøre kolonnerne mindre, så der er plads til at vise flere forskellige på skærmen. Størrelsen på dem ændres ved at pege på zonen mellem to kolonner, holde højre musetast nede og trække i den retning, som kolonnen skal tilpasses. Tip: Hvis du dobbeltklikker med musen midt på skærmen, vil programmet automatisk forsøge at tilpasse indholdet i kolonnerne til skærmens bredde! Generelle programindstillinger Programmets generelle indstillinger tilpasses under menuen System og ved at vælge menupunktet Ret programindstillinger. Der er pt. mulighed for at ændre på de indstillinger, du kan se på dette skærmbillede: 49

50 Et par af indstillingerne skal uddybes i det følgende. Alder for afmeldelse Denne indstilling kan kun ændres af administratoren og er selvfølgelig global. Bemærk i øvrigt, at programmet begynder at farve unge lyserøde, når datoen for afmeldes nærmer sig. Når den er overskredet, farves de helt røde. CPR-format Her kan du vælge, hvordan CPR-numre skal vises på skærmen. Ligegyldigt hvad du vælger, skal CPR-numre stadigvæk indtastes i formatet nnnnnnnnnn. Dette her har kun betydning for, hvordan CPR-numre præsenteres på skærmen. Sti til kataloget med personmapper Her kan du angive, hvor de unges personmapper skal gemmes. Kører I en flerbrugerløsning, vil det være smart at angive stien til et fællesdrev, således at alle brugerne har adgang til de unges personmapper. 50

51 17. Introduktion til udskriftsgeneratoren Udskriftsdesigneren startes ved at vælge System => Udskriftsgenerator eller ved at taste F11. Når designeren er aktiveret vises der en tom udskrift, som kan bruges, hvis der skal designes en ny udskrift fra bunden. Du kan vælge at åbne en eksisterende udskrift ved at trykke på Fil => Åbn (Ctrl+O). Sådan designes et brev fra bunden Det første, du skal gøre, er at indsætte et bånd. Bånd er de enheder, som der kan udskrives data på. Hvis du indsætter et objekt (fx et rektangel-objekt, der skal indeholde en tekst), og dette er placeret udenfor et bånd, vil indholdet ikke blive udskrevet. Det er derfor vigtigt, at du vælger de rette bånd. Normalt skal der bruges tre typer bånd i en udskrift: 1) et rapport-hoved (sidehoved), der udskrives på alle sider, 2) en sidefod, der ligeledes udskrives på alle sider samt 3) en master data, der udskrives for hver enkelt post. Bemærk: Det har ingen betydning om båndene placeres i en bestemt rækkefølge, da denne er fast defineret internt i udskriftsgeneratoren. Først vælges bånd-ikonet: 51

52 Vælg side-hoved. Indsæt efterfølgende en sidefod og et masterdata bånd på samme måde. Ved båndet til masterdata skal du vælge den datakilde, der passer til dit formål. Datakilden angiver hvilke poster, der skal udskrives. Dette angives på følgende måde: Gå i menueen => Rapport => Data => Her kan du angive hvilke datasæt du vil arbejde med i den pågældende udskrift. Eksempelvis "Elever". Vælges datasættet "Elever" vil flettefelterne i udskriften dannes ud fra dette datasæt. Når båndene er indsat, har du en udskrift der ser nogenlunde sådan ud: 52

53 Bemærk at i ovenstående udskrift er båndet til masterdata udvidet. Du udvider båndet ved at trække i det. Som standard er der ikke valgt margener o.l. For at angive dette, skal du højreklikke på "Page 1 " og flg. menu viser sig: Her klikkes " Sideopsætning " og flg. vises: Her kan også ændres på papir- størrelse og retning. OBS! Vær opmærksom på at der minimum skal være 1 cm. i margenerne. 53

54 Når ovenstående er udført, er du klar til at oprette indhold på siden. For at gøre dette, skal du arbejde med følgende objekter (se næste side): Det er først og fremmest følgende objekter, der har interesse i det daglige arbejde: Tekst-objektet Et tekst-objekt feltl kan indeholde tekst. Al tekst i dette objekt skal have samme formatering. Rich-text-objektet Et objekt af denne type er mere fleksibelt end et rektangel, da dette kan indeholde tekst med forskellig formatering, punktopstillinger etc. I mange situationer er almindelige rektangel-objekter dog at foretrække, da de er mere fleksible, hvis man vælger at definere flere rektangler i stedet for et stort rich-text-objekt. Billedobjektet Billedobjekter kan indeholde billeder af typen JPG, BMP, ICO, EMF, WMF. Der vil nu blive defineret følgende felter: adressat, overskrift, dato, brødtekst, sidefod samt indsæt et logo. Definition af adressat Der vælges et rektangel-objekt, som skal indeholde datafelterne Fornavne, Efternavn, Adresse, Postnr samt By. Udvid objektet, så det passer i størrelsen. Fx som i følgende: 54

55 Når dette er gjort, kan du indsætte datafelter. Dette gøres ved at trykke på rektangel-objektet, hvorefter følgende dialogboks vises: 55

56 I denne skal du trykke på følgende ikon for at vise listen over datafelter dette er gjort, fremkommer følgende dialog: (indsæt udtryk). Når Her angives hvilket flettefelt man vil indsætte. Eksempelvis vil man indsætte flettefeltet elevens fornavn og efternavn. Her dobbeltklikker man først på "Fornavne" efterfulgt af Efternavn", Adresse, Postnr., og Bynavn - se nedenstående skærmbillede: 56

57 Skærmbilledet på forrige side viser indsættelse af fornavn, hvorefter der klikkes " OK ". Følgende skærmbillede kommer frem: Her laver man et mellemrum. Dernæst gentages ovenstående (klik ABC) med eksemplevis " Efternavn" m.m. Når man har klikket de forskellige flettefelter ind vil Memo se således ud: Tryk herefter på " OK " for at vende tilbage til udskriften. Herefter ser udskriften således ud: 57

58 Du kan prøve at vise udskriften ved at trykke på Ctrl+P, hvis du vil se de rigtige data. Bemærk: Du kan efterfølgende ændre skrifttypen på hele rektanglet, hvis du ønsker dette. Definition af en dato Breve indeholder typisk en udskriftsdato. Denne kan indsættes ved at oprette et tekst-objekt og placere det i højre side. Når dette er gjort, vises teksteditoren igen. Generatoren har indbygget en række standardudtryk, herunder en datofunktion, som kan indsættes. Dette gøres ved at trykke på følgende ikon:. Følgende dialogboks vises: 58

59 Tryk herefter på knappen Funktion og vælg følgende i den næste dialogboks: Tryk på OK. Tryk på OK igen og feltet vil blive indsat det valgte sted på udskriften. Udskriften ser nu således ud (se næste side): 59

60 I ovenstående udskrift skal det påpeges, at datofeltet er højrejusteret. Dette gøres ved at markere feltet og trykke på følgende ikon i generatoren (ligesom i Microsoft Word). Prøv at trykke på Ctrl+P for at se, om datoen er blevet fortolket korrekt. Definition af brødtekst Definition af en brødtekst foregår på samme måde, som ved adressaten og datoen. Vælg et tekstobjekt og skriv en tekst i editoren (se næste side) : 60

61 Tryk på "OK". Udskriften ser nu således ud ( se næste side ): 61

62 Definition af sidefod Gå til båndet Pagefooter og indsæt et tekst-objekt. Teksteditoren vises. Tryk på ikonet fanebladet Variable følgende dialogboks fremkommer:. Vælg Marker feltet Page# og tryk på OK. Tryk på "OK" Der er nu indsat et sidetal ( se skærmbillede næste side ): 62

63 Du kan efterfølgende vælge at højrejustere feltet, hvis dette er nødvendigt. Indsættelse af logo Indsæt et billedobjekt i rapporthovedet. Klik Efterfølgende fremkommer følgende dialogboks: Tryk på "Hent" og find frem til dit logo. 63

64 Tryk på det grønne flueben for OK. Udskriften ser nu således ud: Det kan være nødvendigt at udvide rapport-hovedet, hvis logoet ikke kan være der. Bemærk også, at man i de fleste tilfælde skal have objektviseren frem, for at finjustere på egenskaberne. 64

65 Udskriften er nu klar til at blive gemt og taget i brug. Du skal være opmærksom på, at udskriftsgeneratoren godt kan håndtere udskrifter, som fylder flere sider. Har du behov for at design et brev, som fylder mere end en side, skal du blot højreklikke på følgende "Page1" og vælge "Ny Side" : Herefter tilføjes et nyt faneblad med titlen Side 2, som du kan arbejde med: 65

66 18. Tilbagemelding Portalen har til formål at sikre en hurtig og sikker tilbagemelding på elever, som er udmeldt eller startet på en af følgende inst.: Efterskole, Privatskole, Friskole, Gymnasium & HF, Produktionsskole, SOSU, Specialskoler og Erhvervsuddannelser.. Portalen fordeler selv tilbagemeldingerne til henholdsvis elevforvaltninger eller UU, alt efter om der er tale om en undervisningspligtig elev eller en ikke undervisningspligtig elev. Nedenstående skærm viser hvordan man importerer hændelser fra tilbagemelding: Filer => Importer => Importer hændelser fra Tilbagemelding.dk Tilbagemeldingerne downloades på samme måde som hidtil. INDEN tilbagemeldingerne downloades skal man vælge en behandlingstype. Mulighederne er som følger ( se næste side ): 66

67 Alle tilbagemeldinger - downloader alle tilbagemeldinger. Kun ubehandlede - downloader kun tilbagemeldinger, som ikke er blevet importeret tidligere. Behandlede - downloader kun tilbagemeldinger, som allerede er blevet importeret. OBS! Ovenstående gælder naturligvis kun for den periode, som er angivet Når tilbagemeldingerne er downloadet, kommer de til at ligge sorteret efter hovedplacering. På den måde kan man nemt skabe sig et overblik. Hvis man blot vil importere alle de downloadede tilbagemeldinger, er det ikke nødvendigt at pakke tilbagemeldingerne ud, ved at trykke på de små plusser udfor hovedplaceringen - medmindre man gerne vil se, hvad der er kommet. Vil man sortere en eller flere tilbagemeldinger fra inden importen, trykkes der på plusset, og de ønskede tilbagemeldinger fravælges ved at fjerne fluebenet. Bemærk også, at elevens historik nu vises i nederste del af billedet. Du kan også højreklikke på den enkelte tilbagemelding, og vælge at få vist den unges stamkort. I denne menu kan man også vælge "Fjern og sæt den markerede til behandlet uden at importere". BEMÆRK: I dette tilfælde betyder "den markerede" den tilbagemelding, som er markeret med blåt. Dette kan være nyttigt, hvis der er kommet en tilbagemelding, som er forkert, og som man derfor ikke vil indlæse, og samtidig vil have fjernet fra listen. Man kan også importere en enkelt tilbagemelding eller flere, ved at højreklikke. Ved at vælge "Importer den markerede tilbagemelding", importeres den ene tilbagemelding, som er markeret med 67

68 blåt. Ved at trykke på "Importer alle afkrydsede tilbagemeldinger" importeres alle de tilbagemeldinger, som er vinget af med et flueben. 19. SMS / Mail Det er muligt at få adgang til at sende/modtage SMS fra UVvej. Denne funktion skal tilkøbes og ligger ikke som standard i programmet. SMS er sendes ved at vælge Filer => SMS Læg mærke til, at der kan sendes SMS til en markeret post eller til alle viste poster. Når du indtaster din SMS kan du højreklikke i skrivefeltet og gøre brug af de flettefelter, som kommer frem på listen. Hvis du fx skal sende en SMS ud til en stribe elever om, at de skal huske at gå ind og udfylde deres uddannelsesplan på kan du således sætte flettefelterne Brugernavn og Pinkode ind i SMS en. På den måde flettes disse oplysninger ind i beskeden automatisk, så du ikke behøver at indtaste disse. Læg mærke til, at der naturligvis kun kan sendes SMS til de elever, som har et mobilnummer påført stamkortet. Når der sendes SMS er giver programmet besked, hvis der er unge, som der ikke er blevet sendt til pga. manglende mobilnummer. Som standard er det muligt at sende mails fra programmet. Dette gøres under Filer => Send . Også her kan man vælge, om der skal sendes til den markerede post eller om der skal sendes til alle viste poster. Vær opmærksom på, at mails, som sendes fra programmet, sendes ukrypteret. I og med at man kan sende SMS fra systemet, kan man nu også modtage sms i systemet. Dette er ligeledes en funktion som skal tilkøbes. Servicen fungerer på den måde, at alle UU'erne får et ekstra mobilnummer, som eleverne kan sende en sms besked til. Sms beskederne vil automatisk blive oprettet i journalen og næste kontakt sættes til dags dato. Med sms modtage tjenesten slipper UU'erne eksempelvis for at udsende frankerede svarkuverter. 20. Drev 68

69 Z-drevet: Dette drev er jeres UU-centers eget drev. Det vil altså sige, at kun medarbejdere jeres UUcenter kan se, hvad der ligger på dette drev. Som udgangspunkt skal man ikke gemme noget her, med mindre det er noget, som den enkelte gerne vil have, at alle de andre medarbejde hos det pågældende UU-center skal se. På Z-drevet ligger også alle jeres udskrifter, planskabeloner, samtaleskabeloner osv. og det er altså dét, som dette drev er beregnet til. Det er ikke beregnet til, at alle medarbejdere skal gemme al verdens ting her. Desuden er det naturligvis vigtigt, at medarbejderne ikke sletter ting fra Z-drevet, som de ikke kender noget til, da der som sagt ligger udskrifter og andre vigtige ting her. Der bliver taget back-up af det, som ligger på Z-drevet. Nogle centre har haft problemer med, at visse filer på Z-drevet er blevet slettet. Z-drevet er det enkelte centers eget drev, som alle medarbejdere har adgang til. Her ligger bl.a. samtaler, uddannelsesplaner og udskrifter, som endelig ikke må slettes. Derfor er det vigtigt, at man KUN sletter filer på Z-drevet, som man selv har gemt der. X-drevet: Dette drev er fælles for alle UU-centre. Det bruges, hvis der skal deles materialer på tværs af centrene. UU-centrene i Region Sjælland har fx en mappe herinde, som de samler deres fælles efterskoleting i. Hvis vi har et nyt dokument, som vi gerne vil vise alle centrene, så kan vi også finde på at placere det herinde. Det er altså vigtigt, at de enkelte medarbejdere ikke gemmer alt muligt herinde, da det kun er beregnet til ting og sager, som skal bruges på tværs af centre. Af samme grund er det naturligvis også vigtigt, at de ikke sletter noget, som ikke er deres. Der bliver taget back-up på X-drevet. På X-drevet ligger der en mappe, som hedder Uddannelsesplaner som ug.dk. Disse er de officielle planer fra UVM, med de spørgsmål, som er blevet tilføjet i januar måned. Planerne kan importeres i UVvej ved at vælge kartoteker => samtalesæt og skabeloner. Højreklik og vælg Importer samtalesæt fra fil. My documents: Det er her vejlederne kan gemme ting, som er relevante i forhold til brugen af vejledningssystemet. Der bliver også taget back-up her. Dog skal det siges, at my documents på fjernskrivebordet ikke er tiltænkt således, at det skal erstatte medarbejdernes eget C-drev på deres egen computer. Man skal jo have for øje, at hvis de gemmer alt derinde, også noget, som ikke har med vejledningssystemet at gøre, så tager det meget plads for andre ting, og i sidste ende kan det betyde, at UU skal tilkøbe mere plads på serveren. Husk: Dokumenter som ligger på selve fjernskrivebordet - altså ikke i nogen mappe, men bare ude på selve fjernskrivebordet, bliver der IKKE taget backup af. 21. Autotildeling Regel: 69

70 En regel består af kriterier, som alle skal være opfyldt for at reglen kan anvendes. Alle regler tildeles valør efter antallet af kriterier i reglen, og det vil altid være sådan, at en regel med højere valør, er den der bliver udført. Har to eller flere regler samme valør, er det altid den sidste der bliver udført. Du kan således bruge navngivningen til at fremtvinge, at en bestemt regel bruges i stedet for en anden, som har samme valør. Du kan tvinge en regel til at have høj valør (5), ved at sætte hak i Sæt til maksimum valør. Kriterium: Et kriterium består af et feltnavn, en operator og et udtryk. Feltnavne: Adresse Fraflytningskommunenummer Fødselsdag Klasse Klassetrin Kommunenummer Køn Postnummer Skolenummer Sprog Operatorer: = Lig med < Mindre end <= Mindre end eller lig med Tom > Større end >= Større end eller lig med <> Forskellig fra Er udfyldt Der står noget i feltet Er ikke udfyldt Der står ikke noget i feltet 70

71 Begynder med Indeholder Ender med Er i listen Er IKKE i listen Teksten begynder med Teksten indeholder Teksten ender med Teksten findes i listen Teksten findes ikke i listen Brug: Når du første gang starter autotildeling, som findes i UVVej under menuen: System Autodelingsregler. Ser du dette vindue: 71

72 Hændelser her bruges altid elevforvaltningsimport Regelnavn Den markerede regels kriterier Liste med autotildelingsregler Her sættes vejleder- og kontaktdata Venstre side er et gennemsynsvindue og det er pt. det aktive vindue, hvilket du kan se af vinduestitlen: Gennemser autotildelingsregler. Højre side er et inputvindue og aktiveres ved valg af: Ny, Ret og Kopier. Når du vil lave en ny regel trykker du på Ny, taster Ctrl+F2 eller bruger højremenuen. Herefter er inputvinduet aktiveret, hvilket du kan se af vinduestitlen Opret nyt regelsæt. 72

73 I det flg. eksempel vil vi lave en regel, der tildeler alle elever på Hoven Skole et bestemt vejlederteam og en bestemt vejleder. 1. Reglen kalder vi: Hoven Skole (NB det er altid en god idé at navngive reglerne med et tal til at starte med). Brug fx skolekode. 2. Vi højreklikker på kriterium vinduet og vælger opret nyt kriterium. Dette vindue kommer nu frem og vi udfylder det med de viste værdier. Hvorefter vi taster: OK. 73

74 3. Herefter sætter vi hak i Sæt til maksimum valør, så vi er sikre på, at vi får udført reglen 4. Vi sætter vejledningsteamet og primærvejleder 5. Vi sætter næste kontakt til Ændres ikke Herefter ser vinduet sådan ud, og vi godkender det ved at trykke på OK knappen 74

75 75