Halsnæs Kommune. CVR-nr Delberetning vedrørende regnskabsåret 2013

Transkript

1 Halsnæs Kommune CVR-nr Delberetning vedrørende regnskabsåret februar 2014

2

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Formål og ansvar 2 2. Bemærkninger i forbindelse med den løbende revision Revisionen har givet anledning til følgende bemærkninger: Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger 4 3. It-sikkerhed 5 4. Økonomistyring og Interne kontroller Gennemgang af Kasse- og regnskabsregulativ Beholdningseftersyn Lønadministration Overholdelse af momsregler Det sociale område, herunder hjemtagelse af statsrefusion Temarevision 8 5. Lovpligtige oplysninger 11 PwC 1

4 1. Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse samt revisionsregulativet for Halsnæs Kommune afgives delberetning for den udførte revision til og med december 2013 vedrørende regnskabsåret Vi skal samtidig gøre opmærksom på, at vores revision af årsregnskabet for 2013 for Halsnæs Kommune først er endeligt afsluttet, når vi har påtegnet kommunens årsregnskab. Først i forbindelse med den endelige revisionsberetning for 2013 vil vi tage endeligt stilling til, hvilke revisionsbemærkninger Kommunalbestyrelsen skal tage stilling til. 1.1 Formål og ansvar Revisionen udføres ved stikprøver og har til formål at påse: om de af Økonomi- og Indenrigsministeriets fastsatte regler vedrørende budget og regnskab er efterlevet at der er en tilfredsstillende intern kontrol på væsentlige områder at gældende love og forskrifter samt byrådets beslutninger bliver overholdt at tilsynsmyndighedens godkendelse foreligger til disposition, hvor det er nødvendigt, og at byrådets og tilsynsmyndighedens afgørelser vedrørende eventuelle revisionsbemærkninger for tidligere år er iagttaget således, at disse forhold ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. Det er byrådets ansvar at godkende budgettet for det kommende år. Borgmesteren skal drage omsorg for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling, og at udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de af Økonomi- og Indenrigsministeriet og byrådet fastsatte regler. Gennem regler, godkendt af byrådet, er der fastsat bestemmelser om tilrettelæggelsen af de administrative forhold. Den økonomiske forvaltning skal ske i overensstemmelse med reglerne i lov om kommunernes styrelse. Det er ledelsens ansvar at tilrettelægge økonomistyringen på en måde, der er hensigtsmæssig efter kommunens forhold. Dette omfatter også ansvar for en tilrettelæggelse af forvaltningen, økonomistyringen og øvrige registreringer på en sådan måde, at det kan dokumenteres, at midlerne er anvendt i overensstemmelse med forudsætningerne, at de tilsigtede resultater opnås, samt at der sker en løbende overvågning og evaluering af økonomistyringen, rutiner og resultater i øvrigt. Ansvaret for bogføring og formueforvaltning varetager borgmesteren og administrationen blandt andet gennem etablering af forretningsgange og interne kontroller, der skal sikre, at registreringerne dækker over gyldige transaktioner, og at registreringerne er fuldstændige og nøjagtige. Etablering af forretningsgange og interne kontroller sker endvidere med henblik på at forebygge og opdage eventuelle besvigelser i form af misbrug af kommunens aktiver og bevidste fejlinformationer i regnskabsrapporteringen. Der henvises i øvrigt til tiltrædelsesberetningen af 2. august Risikovurdering og revisionsstrategi Fejl og mangler i regnskabsføringen, i overholdelsen af love og regler mv. samt i den økonomiske forvaltning kan være en følge af både ubevidste handlinger (egentlige fejl) og bevidste handlinger (svig). PwC 2

5 Især bevidste fejl og mangler (besvigelser) kan være vanskelige at imødegå. Dette skyldes, at disse begås med forsæt og ofte af personer, der har indgående kendskab til området og som der er tillid til. I forhold til ubevidste fejl og mangler, så opstår disse ofte i tilknytning til ændringer i organisationsstrukturer, systemer, regler og opgaver samt ved udskiftning af nøglepersoner. Det er næppe økonomisk hensigtsmæssigt, at etablere et kontrolniveau, der giver fuld sikkerhed mod at sådanne situationer aktualiseres, men det er efter vores opfattelse vigtigt, at kommunens ledelse konkret forholder sig til risici, der vurderes som væsentlige samt til hvorledes og i hvilket omfang risiciene skal imødegås og dermed også, hvilke ressourcer, der skal bruges til dette. En sådan vurdering bør foretages på en systematisk og struktureret måde ved, at der udarbejdes oversigter over, hvad der kan gå galt i en given proces og at der derefter tages stilling til, om det er en risiko man ønsker at løbe, eller man ønsker at bruge ressourcer på at undgå at en given fejlmulighed aktualiseres. Oversigterne skal i fornødent omfang tilpasses ved ændringer i kommunens risikobillede. Kommunen udarbejder ikke i dag sådanne oversigter og det er derfor vanskeligt at vurdere, hvorvidt de alment anerkendte kontroller giver det ønskede sikkerhedsniveau, som kommunens ledelse forventer og ønsker. Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte områder af betydning for kommunens regnskab. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til kommunens aktiviteter og forhold i øvrigt, har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2013 identificeret følgende områder med særlige risici for væsentlige fejl: It-sikkerhed. Økonomistyring og Interne kontroller. Lønadministration. Overholdelse af momsregler. Det sociale område, herunder hjemtagelse af statsrefusion. På øvrige områder har vi vurderet risikoen for fejl i årsregnskabet som middel. Revisionens omfang har været tilpasset dertil. Revisionen giver således ikke en fuld sikkerhed for, at alle fejl og mangler opdages, men kun en høj grad af sikkerhed for at væsentlige fejl og mangler i forhold til bogføring og overholdelse af love, regler mv. opdages. PwC 3

6 2. Bemærkninger i forbindelse med den løbende revision I henhold til bekendtgørelse om kommunernes budget, regnskab, revision mv. har revisor pligt til at afgive revisionsbemærkninger, hvis vi vurderer: bogføringsdispositioner ikke opfylder kravene i Økonomi- og Indenrigsministeriets regelsæt der er disponeret i strid med byrådets beslutninger og mål der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt, eller væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende ved etablerede forretningsgange, og/eller der mangler forretningsgange på væsentlige områder. Revisionen kan samtidig fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler. 2.1 Revisionen har givet anledning til følgende bemærkninger: Kontanthjælp under forrevalidering Vi har foretaget revision af 3 bevillingssager, hvori der er bevilget kontanthjælp under forrevalidering efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Der er konstateret fejl i alle de gennemgåede bevillingssager, herunder fejl i forhold til udarbejdelse af rehabiliteringsplanens forberedende del inden visitation til målgruppen samt fejl i forhold til udbetaling af forhøjet kontanthjælpsydelse til udeboende personer under 25 år med visse psykiske lidelser på baggrund af aktivlovens bestemmelser herom. Vi anbefaler fokus på udarbejdelse af rehabiliteringsplanens forberedende del, inden ansøgere findes omfattet af målgruppen for forrevalidering, også når der er tale om en ansøger, som skal i STU forløb. Endvidere anbefaler vi fokus på, at der foretages de korrekte vurderinger af forhøjelse af den udbetalte forsørgelsesydelse på baggrund af specifikke diagnoser, herunder fokus på, om ansøger har en diagnose, der kan udløse denne forhøjede ydelse Ledighedsydelse til fleksjobvisiterede efter aktivlovens kap. 7 Vi har foretaget revision af 6 bevillingssager, hvori der er bevilget ledighedsydelse efter aktivlovens bestemmelser. Vi har konstateret fejl af forskelligartet karakter i 5 af de 6 sager, herunder forsinkede opfølgninger, manglende eller ufyldestgørende revurderinger efter aktivlovens bestemmelser og fejlkontering af ydelserne. Vi anbefaler fokus på indholdet af revurderingerne efter aktivlovens 74 c, herunder særligt, at ansøgerne inddrages i revurderingen af deres egen sag, og at deres opfattelse fremgår eksplicit af revurderingen. Endvidere anbefaler vi fokus på korrekt kontering af de udbetalte ydelser. 2.2 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Vi har påset, at tidligere afgivne beretninger, herunder revisionens bemærkninger, er blevet behandlet af Byrådet, og at Byrådet har afgivet besvarelse over for tilsynsmyndigheden. Halsnæs Kommune har således opfyldt styrelseslovens bestemmelser. PwC 4

7 3. It-sikkerhed Gennemgang af Halsnæs Kommunes it-sikkerhed er igangsat, men ikke afsluttet. 4. Økonomistyring og Interne kontroller 4.1 Gennemgang af Kasse- og regnskabsregulativ Vi har gennemgået Halsnæs Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ og stikprøvevis efterprøvet de beskrevne forretningsgange for økonomisk styring og herunder vurderet om disse fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring og tilrettelagte arbejdsgange mv. udøves i praksis. KONKLUSION Kasse- og regnskabsregulativet beskriver som udgangspunkt de overordnede rammer for kommunens økonomiske forvaltning. Det er vores opfattelse, at Kasse- og regnskabsregulativet på enkelte områder bør revideres bl.a. som følge af ibrugtagning af nyt økonomisystem (KMD-OPUS). Eksempelvis er det vores opfattelse, at regler om ledelseskontrol bør revideres. Endvidere savner vi eksempelvis nedskrevne regler for afskrivning af uerholdelige poster i kommunens regnskab. Halsnæs Kommune har dog oplyst, at nye regler vedtages i byrådet primo Beholdningseftersyn I forbindelse med vores gennemgang af økonomistyring og interne kontroller har vi foretaget beholdningseftersyn på 8 decentrale enheder: Hundested Plejecenter. Børnehuset Melby. Aktivitetscenteret Paraplyen. Industrimuseet. Hovedbiblioteket. Børnehuset Baggersvej. Ungdomsskolen. Børnehuset Skåninggårdsvej. I forbindelse med beholdningseftersynene har vi kontrolleret følgende forretningsgange: Attestation og anvisning. Funktionsadskillelse. Administration af lønindberetning. Indkøb. Håndtering af indtægter. PwC 5

8 Vi har endvidere i forbindelse med besøg på rådhuset i perioden september 2013 stikprøvevis gennemgået afstemning af likvide konti. KONKLUSION I forbindelse med gennemførelse af beholdningseftersyn på decentrale enheder har vi konstateret: Manglende funktionsadskillelse i forbindelse med bogføring. Ansatte har mulighed for at bestille, modtage og betale for indkøb. Manglende ledelsestilsyn. I forbindelse med gennemgang af afstemning af kommunens likvide konti har vi konstateret: Afstemninger er ikke i alle tilfældet godkendt af leder/områdechef (manglende ledelsestilsyn). Der findes en del ældre åbentstående poster på forskellige konti. Det er vores opfattelse, at der ikke sikres en jævnlig bogføring/afstemning af kontiene. Det er vores opfattelse, at der stadig mangler (nedskrevne) forretningsgange (efter ibrugtagning af nyt økonomisystem pr ). Dette er bl.a. en årsag til manglende udligning af poster. 4.3 Lønadministration Som led i revisionen af Halsnæs Kommunes årsregnskab for 2013 har vi i september 2013 udført lønrevision. Lønrevisionen har omfattet: Bedømmelse af lovlighed og sædvanlig praksis for lønadministration. Efterprøvning af væsentlige kontroller/forretningsgange som personaleservice anvender, herunder vurdering af forretningsgangsbeskrivelser. Gennemgang af ydelser til byrådsmedlemmer. Gennemgang af lønudbetalinger til direktører. Stikprøvevis gennemgang af nyansættelser. Stikprøvevis gennemgang af fratrædelser. KONKLUSION Vi har i vores revision hovedsageligt lagt vægt på gennemgang af procedurer samt forretningsgange gældende for lønområdet. Det er vores opfattelse, at der er tilrettelagt gode og betryggende rutiner for lønadministrationen. Vi har i enkelte tilfælde fremsat forslag til forbedring af nuværende procedure/forhold: Telefongodtgørelse til byrådsmedlemmer. Byrådsmedlemmer med anden ansættelse i Halsnæs Kommune. Ansættelser uden pensionsordning. Ledelseskontrol vedrørende medarbejdere ansat i personaleservice. Anvendelse af attestationslister. PwC 6

9 4.4 Overholdelse af momsregler I forbindelse med vores besøg på decentrale enheder har vi stikprøvevis iagttaget reglerne vedrørende momsrefusionsordningen. I forbindelse med årsrevisionen vil vi yderligere gennemgå området incl. momsafregning til SKAT, herunder eksempelvis kantinemoms m.v. KONKLUSION Vi har ingen bemærkninger eller kommentarer til dette område. 4.5 Det sociale område, herunder hjemtagelse af statsrefusion Vi har i november 2013 gennemført revisionsbesøg i Jobcenteret og Arbejdsmarkedsydelser i Halsnæs Kommune. Herunder har vi foretaget gennemgang af de områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten. Vi har i forbindelse med revisionen af de områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten, efterprøvet, om De eksisterende interne forretningsgange og instruktioner for (sags)administrationen er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende. Det interne ledelses- og kvalitetstilsyn er hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende. Anvendelsen af it-systemer er hensigtsmæssig og betryggende i kontrolmæssig henseende. KONKLUSION På baggrund af de samlede resultater af vores revision, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af de områder, som varetages i Jobcenteret og Arbejdsmarkedsydelser, og som har relation til de sociale og beskæftigelsesmæssige områder i Halsnæs Kommune, som helhed har været varetaget på en hensigtsmæssig og betryggende måde i regnskabsåret Det er vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger. Vi har dog valgt at afgive følgende 2 revisionsbemærkninger på området: Kontanthjælp under forrevalidering Vi har foretaget revision af 3 bevillingssager, hvori der er bevilget kontanthjælp under forrevalidering efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Der er konstateret fejl i alle de gennemgåede bevillingssager, herunder fejl i forhold til udarbejdelse af rehabiliteringsplanens forberedende del inden visitation til målgruppen samt fejl i forhold til udbetaling af forhøjet kontanthjælpsydelse til udeboende personer under 25 år med visse psykiske lidelser på baggrund af aktivlovens bestemmelser herom. Vi anbefaler fokus på udarbejdelse af rehabiliteringsplanens forberedende del, inden ansøgere findes omfattet af målgruppen for forrevalidering, også når der er tale om en ansøger, som skal i STU forløb. Endvidere anbefaler vi fokus på, at der foretages de korrekte vurderinger af forhøjelse af den udbetalte forsørgelsesydelse på baggrund af specifikke diagnoser, herunder fokus på, om ansøger har en diagnose, der kan udløse denne forhøjede ydelse. PwC 7

10 4.5.2 Ledighedsydelse til fleksjobvisiterede efter aktivlovens kap. 7 Vi har foretaget revision af 6 bevillingssager, hvori der er bevilget ledighedsydelse efter aktivlovens bestemmelser. Vi har konstateret fejl af forskelligartet karakter i 5 af de 6 sager, herunder forsinkede opfølgninger, manglende eller ufyldestgørende revurderinger efter aktivlovens bestemmelser og fejlkontering af ydelserne. Vi anbefaler fokus på indholdet af revurderingerne efter aktivlovens 74 c, herunder særligt, at ansøgerne inddrages i revurderingen af deres egen sag, og at deres opfattelse fremgår eksplicit af revurderingen. Endvidere anbefaler vi fokus på korrekt kontering af de udbetalte ydelser. 4.6 Temarevision Social- og Integrationsministeriet har fremsendt skrivelse af 30. januar 2013, som omhandler valget af temarevision for 2013, herunder beskrivelse af baggrunden for og formålet med denne. BAGGRUND Kommunerne skal anmelde kvartalsvis statsrefusion, baseret på deres forventning om næste kvartals udgiftsniveau. Samtidig skal kommunerne foretage løbende restafregning hvert kvartal, når det viser sig, at det faktiske udgiftsniveau har afveget fra det forventede. Endelig skal kommunerne foretage en foreløbig og en endelig restafregning af de samlede udgifter for året. Den foreløbige og den endelige restafregning foretages i det efterfølgende år. FORMÅL OG FOKUS Temarevisionen har til formål at sætte fokus på vigtigheden af rettidige refusionsanmodninger, og at tilskynde kommunerne til at sikre, at der løbende i budgetåret foreligger et retvisende refusionsgrundlag. Det er ligeledes formålet at sikre, at der foretages den fornødne kvalitetssikring heraf, således at der i videst muligt omfang foretages korrekte refusionsanmodninger, og således at kommunernes restafregning og berigtigelser mindskes i størst muligt omfang. Konkret skal temarevisionen have følgende fokuspunkter: Foretager den enkelte kommune store korrektioner efter budgetårets udgang i den foreløbige og endelige restafregning? Gælder dette alene på enkelte sagsområder, eller er det generelt på alle sagsområder med statsrefusion? Hvad skyldes disse forholdsvis store korrektioner i kommunen? Har kommunen haft mulighed for at foretage korrektionerne i budgetåret, i forbindelse med de løbende restafregninger? Hvis ikke - hvilke arbejdsgange skal der i så fald ændres og hvordan? PwC 8

11 DEN GENNEMFØRTE ANALYSE GRUNDLAG FOR DEN FORETAGNE ANALYSE Vi har modtaget oversigt fra Social-, Børne og Integrationsministeriet, omfattende de indberettede refusionstal for 2012, over de kvartalsvise forskud og løbende restafregninger, samt foreløbig og endelig restafregning for Halsnæs Kommune. Oversigten omfatter refusionsbeløb for alle områder indenfor ministeriets ressortområder, og er baseret på kommunens indberetninger af statsrefusion for sociale ydelser, samt for særligt dyre enkeltsager. Denne oversigt viser, at den samlede statslige refusion for sociale ydelser er hjemtaget med i alt DKK i løbende forskud. Den modtagne oversigt viser endvidere, at der således hen over året er hjemtaget for lidt i refusion med DKK , hvilket svarer til 9,2 % i forhold til den hjemtagne forskudsrefusion. For særligt dyre enkeltsager viser oversigten, at den samlede statslige refusion er hjemtaget med DKK i løbende forskud, samt at der hen over året er hjemtaget for meget refusion med DKK , svarende til 2,1 % af den hjemtagne forskudsrefusion. Det skal bemærkes, at disse tal kun omfatter de områder, som vi er bedt om at gennemgå, idet de områder der ligger under Beskæftigelsesministeriets ressortområder, ikke indgår i temarevisionen KONKLUSION OG ANBEFALINGER FOR GENNEMGANGEN Social-, Børne- og Integrationsministeriet har et skærpet behov for, løbende at kunne udarbejde retvisende prognoser hen over året, for at kunne efterleve budgetlovens krav. Derfor er det et krav, at de af kommunerne indberettede tal i løbet af året er så valide som muligt. Vores gennemgang af Halsnæs Kommunes procedurer for hjemtagelse af statsrefusion giver anledning til følgende konklusioner, i forhold til de for temarevisionen fastlagte hovedfokuspunkter: 1. Kommunen har for sociale ydelser, foretaget væsentlige korrektioner for 2012 efter budgetårets udgang, idet der er hjemtaget yderligere i alt DKK 1,3 mio., hvilket svarer til en afvigelse på 9,2 % i forhold til den forskudsvis hjemtagne statsrefusion på DKK 14,2 mio. For særligt dyre enkeltsager er tilbagebetalt et mindre beløb på DKK 0,2 mio., svarende til 2,1 % af den forskudsvis hjemtagne refusion på DKK 10,3 mio. 2. Det er vores vurdering, at det datagrundlag, som kommunen anvender til refusionsanmodningerne ikke er fuldt ud dækkende, hvilket resulterer i en upræcis prognosticering af behovet for den løbende hjemtagelse af statsrefusion. 3. For områderne vedrørende flygtninge efter 40 og særlige dag- og klubtilbud er der først foretaget opgørelse og indberetning ved den foreløbige restrefusion. For områder under særligt dyre enkeltsager ses der stort set ikke at være foretaget reguleringer i de kvartalsvise løbende afregninger. For området vedrørende flygtninges fraflytning er der på grund af en bogføringsfejl foretaget fejlindberetning i 4. kvartal, som dog efterfølgende er rettet. Endvidere ses der for merudgiftsydelse til børn og unge at være foretaget en uforholdsmæssig stor afregning for 3. kvartal, som i stort omfang er tilbagebetalt i 4. kvartal. PwC 9

12 4. For områderne vedrørende flygtninge efter 40 og særlige dag- og klubtilbud kunne kommunen med fordel have foretaget en løbende opgørelse over disponerede udgifter. Det samme gør sig gældende for områder under særligt dyre enkeltsager. For merudgiftsydelse er der tale om fejlagtige indberetninger i løbet af året. På grundlag af foranstående konstateringer vil vi anbefale, at kommunen etablerer arbejdsgange, der sikrer, at de kvartalsvise forskuds- og løbende indberetninger baseres på et mere solidt økonomisk grundlag. Vi kan i den forbindelse anbefale, at der i større omfang tages udgangspunkt i det faktiske forbrug, kombineret med fagområdernes bevillingsmæssige dispositioner for året. Dette kan f.eks. gøres ved i højere grad, at anvende dispositionsregnskaber på enkeltsagsniveau. Herudover vil vi anbefale, at der fastlægges niveauer for, hvornår der skal foretages intern analyse af udsving, og i den forbindelse beskrives, hvornår og hvordan eventuelle udsving skal medføre korrektioner i de forskudsvise og løbende indberetninger af statsrefusion. Vi vil endvidere anbefale, at der tilrettelægges en struktureret kvalitetskontrol af refusionsopgørelserne, før indberetningerne gennemføres. Halsnæs Kommune har iværksat nye procedurer for kontrol af indberetningerne for årets 3. og 4. kvartaler (gældende fra 2013). Kommunen overvejer tiltag til også at sikre en højere kvalitet i årets første indberetninger (1. og 2. kvartaler). PwC 10

13 5. Lovpligtige oplysninger I henhold til lov om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder skal vi oplyse: at at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte uafhængighedsbestemmelser, og vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. København, den 24. februar 2014 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jesper Møller Christensen statsautoriseret revisor PwC 11