Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009)

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009)"

Transkript

1 Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009) Aflevering af arkivalier fra statslige myndigheder til Statens Arkiver foregår i henhold til en særskilt afleveringsbestemmelse. Afleveringsbestemmelsen angiver de arkivalier, som skal afleveres, og tidsfrister for det afleveringsforberedende arbejde. Som bilag hertil findes en ordningsplan, som opregner de arkivserier, som skal afleveres, henvisning til bestemmelser om bevaring og kassation samt retningslinjer for udfærdigelse af fortegnelse over arkivalierne og mærkning af dem. Denne vejledning beskriver, hvordan arkivalierne i hver enkelt arkivserie generelt skal ordnes, behandles og pakkes, m.v. Vejledningen danner udgangspunkt for den konkrete anvisning, som den enkelte myndighed modtager sammen med afleveringsbestemmelse og ordningsplan. Ordning Ordningsrækkefølgen for arkivalier i en arkivserie er angivet i ordningsplanen. Ordningsrækkefølgen kan være kronologisk (typisk for protokolrækker), journalnummerorden (saggruppe-løbenummer for journaliserede sager), personnummerorden, ordning efter et andet nummersystem, ordning efter en særlig emnefortegnelse, etc. Ordningsrækkefølgen vil normalt fremgå af afleveringsbestemmelsen. Ved ordningen af sager skal det kontrolleres, om alle sager er til stede, og om de ligger på plads i nummerorden. Hvis en sag mangler, skal den eftersøges. Hvis sagen ikke findes, efterlades der ikke tom plads til den. Mangelsager, som senere afleveres, registreres som særskilt arkivserie ved næste ordinære afleveringstermin. Behandling af arkivalierne Behandlingen af arkivalierne omfatter: Udskillelse af kassabilia i henhold til anvisning i Statens Arkivers ordningsplan med bilag. Rensning af arkivalierne, herunder udskillelse af clips og elastikker (som erstattes af hæfteklammer eller papiromslag), plastomslag af hård plast (som erstattes af papiromslag); blød plast (polyetylenplast) behøves ikke at fjernes, dubleteksemplarer af arkivalier. Rengøring af snavsede arkivalier, f.eks. ved støvsugning eller afbørstning. Bemærk, at Statens Arkiver straks skal underrettes, såfremt arkivalierne er angrebet af svamp, råd eller anden væsentlig skade. Statens Arkiver skal kontaktes ved fund af disketter, videobånd, CD er, DVD er eller lignende. Pakning af arkivalier Forskellige typer af arkivalier pakkes på forskellig måde: Arkivalier i form af sager eller løse dokumenter skal pakkes i arkivæsker af Rigsarkivets model, som er omfattet af indkøbsaftale, eller i æsker af tilsvarende kvalitet, jf. Statens Arkivers anvisning om materialekvaliteter. Arkivæsker, se Statens Arkivers hjemmeside: Rigsarkivæsken findes i 5 standardstørrelser: A4 (315 x 235 x 80 mm)

2 Lille folio (350 x 225 x 80 mm) 330 x 250 x 80 mm Mellem folio (360 x 235 x 80 mm) Stor folio (380 x 250 x 80 mm) Der må ikke benyttes arkivæsker, som er større end de arkivalier, som skal pakkes. Sager lægges i æske med ryggen udad mod bundens flap. Æskerne skal fyldes op og må hverken overfyldes eller fyldes for lidt op. Kartotekskort pakkes i kasser af fiber eller svært pap. Kassernes størrelse skal afpasses i højde og bredde efter kortenes format. De skal være 25 cm. dybe. Kort og tegninger pakkes efter særskilt anvisning. Indbundne arkivalier pakkes i arkivæsker, med mindre de har et format, som gør det uhensigtsmæssigt. Særligt om renskrivning og ajourføring af journalplaner og journalinstrukser Ved aflevering af journalsager, som er registreret i en elektronisk journal, har Statens Arkiver modtaget journalplan og journalinstruks, m.v., ved modtagelsen af arkiveringsversion. Ved aflevering af journalsager, som er registreret i en manuel journal, skal journalplan og journalinstruks (- vejledning) derimod medfølge i renskreven og ajourført stand. Den ajourførte og renskrevne journalplan skal omfatte angivelse af journalperiodens start- og slutdato, markering af saggrupper, som er lukket i journalperiodens løb, med angivelse af dato, saggrupper, som er oprettet i journalperiodens løb, med angivelse af dato, alle fortegnelser og koder, som hører til journalplanen, i ajourført stand. Den ajourførte og renskrevne journalinstruks skal omfatte angivelse af journalperiodens start- og slutdato, angivelse af alle de myndigheder og afdelinger m.fl., hvis sager er arkiveret i journalsagsarkivet; hvis det kun er i en del af perioden angives yderår, ændringer i journalinstruksen, som er foretaget i periodens løb, med angivelse af hændelsestidspunkt. Etikettering af arkivalier Æskerne mærkes foreløbigt med blyant. Når Statens Arkiver har godkendt afleveringsfortegnelsen, leveres der med højest 4 ugers frist stregkodede etiketter til endelig mærkning af æskerne. Etiketterne placeres i henhold til medfølgende anvisning og fastklæbes med PVA-lim.

3

4

5 Etikettering Etikettering skal ske på følgende to sider (når æsken står oprejst som efter pakning): På låget på de sider, der er synlige. Etiketten skal pålimes et par millimeter fra nederste kant. Eventuelt overskydende lim fjernes med en klud. Placering af etiketter:

Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder

Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Statens Arkiver 2005 journalperiode e-arkivsystem arkiveringsversion ESDH lagringsform afleveringspligt indskanning arkivalier

Læs mere

RÅDEN OVER VEJ ILLUSTRERET BRUGERREJSE // EDS 2014

RÅDEN OVER VEJ ILLUSTRERET BRUGERREJSE // EDS 2014 RÅDEN OVER VEJ ILLUSTRERET BRUGERREJSE // EDS 2014 Mike er 39 år og direktør og ejer af en mellemstor stilladsudlejningsvirksomhed med lidt over 20 ansatte. Kunderne spænder fra entreprenørvirksomheder

Læs mere

Borgerlige ankesager ved Højesteret

Borgerlige ankesager ved Højesteret Borgerlige ankesager ved Højesteret regler og vejledning om forberedelse og hovedforhandling De regler, der er fastsat om forberedelse af borgerlige sager ved Højesteret, omfatter punkt 1-4, mens vejledningen,

Læs mere

Vejledning om certificeringsordning og byggesagsbehandling

Vejledning om certificeringsordning og byggesagsbehandling August 2014 Byggeri og energieffektivitet Vejledning om certificeringsordning og byggesagsbehandling af transportable telte og konstruktioner: Telte, tribuner, scener mm. Side 1 1 Indhold DEL 1 JURIDISKE

Læs mere

Informationer og systemer i den offentlige forvaltning

Informationer og systemer i den offentlige forvaltning Informationer og systemer i den offentlige forvaltning - set fra Statens Arkiver 2011 Maj 2012 Stat, kommuner og regioner GIS og GML Digitaliseringsstrategi, før og nu Integrerede systemer Bevaringsværdige

Læs mere

ØSTERBY Taastrup almennyttige Boligselskab RÅDERET. Hvis du vil ændre din bolig!

ØSTERBY Taastrup almennyttige Boligselskab RÅDERET. Hvis du vil ændre din bolig! Taastrup almennyttige Boligselskab RÅDERET Hvis du vil ændre din bolig! Råderetskatalog Side 2 INDHOLD Råderetten: Tilpas din bolig til dine behov!...3 Forbedringer og forandringer....3 Udenfor eller indenfor

Læs mere

Der søges samtidig om Datatilsynets tilladelse. 1.Dataansvarlig Navn* (projektleder) Stilling*

Der søges samtidig om Datatilsynets tilladelse. 1.Dataansvarlig Navn* (projektleder) Stilling* Blankettype: Privat forskning Datatilsynet Borgergade 28 1300 København K Anmeldelse af behandlinger af oplysninger om rent private forhold der foreta- ges for en privat dataansvarlig, og som udelukkende

Læs mere

Matematik i AT (til elever)

Matematik i AT (til elever) 1 Matematik i AT (til elever) Matematik i AT (til elever) INDHOLD 1. MATEMATIK I AT 2 2. METODER I MATEMATIK OG MATEMATIKKENS VIDENSKABSTEORI 2 3. AFSLUTTENDE AT-EKSAMEN 3 4. SYNOPSIS MED MATEMATIK 4 5.

Læs mere

Digitaliseringsstyrelsen

Digitaliseringsstyrelsen 1 Digitaliseringsstyrelsen Vejledning til kommunerne om bekendtgørelse nr. 1553 af 18. december 2013 om fritagelse af fysiske personer fra tilslutning til Offentlig Digital Post m.v. Indledning Denne vejledning

Læs mere

Vejledning om socialtilsyn

Vejledning om socialtilsyn Vejledning om socialtilsyn Indholdsfortegnelse Indholdsregister 1. Indledning 2. Formål 3. Anvendelsesområde 4. Godkendelse 5. Kvalitetsmodellen for socialtilsyn 6. Godkendelse af private tilbuds organisatoriske

Læs mere

Vejledning til køber og sælger ved handel af andelsbolig

Vejledning til køber og sælger ved handel af andelsbolig Vejledning til køber og sælger ved handel af andelsbolig Administrationshuset A/S, v. 1.1 af Januar 2012 Denne vejledning beskriver fremgangsmåden i forbindelse med salg af andelsbolig og giver svar på

Læs mere

Vejledning til udfyldelse af klageformularen. I. Hvad du skal vide, før du udfylder klageformularen

Vejledning til udfyldelse af klageformularen. I. Hvad du skal vide, før du udfylder klageformularen DAN 2014/1 Vejledning til udfyldelse af klageformularen I. Hvad du skal vide, før du udfylder klageformularen Hvilke klager kan Domstolen behandle? Den Europæiske Menneskerettighedsdomstol er en international

Læs mere

Vejledning om reglerne for samtidig underretning og standstill-periode

Vejledning om reglerne for samtidig underretning og standstill-periode Vejledning om reglerne for samtidig underretning og standstill-periode September 2006 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 2. Anvendelsesområde... 3 3. Samtidig underretning... 4 3.1. Hvordan skal underretningen

Læs mere

Sådan søger man visum til Danmark

Sådan søger man visum til Danmark Udvalget for Udlændinge- og Integrationspolitik 2009-10 UUI alm. del Bilag 120 Offentligt Bilag 1 Sådan søger man visum til Danmark Hvad er et Schengenvisum? Et Schengenvisum er en tilladelse, der giver

Læs mere

Skolers pligt til at give en orientering om barnets forhold til en forælder, der ikke har del i forældremyndigheden

Skolers pligt til at give en orientering om barnets forhold til en forælder, der ikke har del i forældremyndigheden Skolers pligt til at give en orientering om barnets forhold til en forælder, der ikke har del i forældremyndigheden Udgivet af: Social-, Børne- og Integrationsministeriet Januar 2014 KOLOFON Af Social-,

Læs mere

Vejledning om særlig støtte til børn og unge og deres familier

Vejledning om særlig støtte til børn og unge og deres familier Socialudvalget 2010-11 SOU alm. del Bilag 58 Offentligt Vejledning om særlig støtte til børn og unge og deres familier (Vejledning nr. 3 til serviceloven) 1. Denne vejledning erstatter Vejledning om særlig

Læs mere

Februar 2012 Bilag 1. Retningslinier vedrørende magtanvendelser over for anbragte børn og unge

Februar 2012 Bilag 1. Retningslinier vedrørende magtanvendelser over for anbragte børn og unge Februar 2012 Bilag 1 Retningslinier vedrørende magtanvendelser over for anbragte børn og unge Lovgrundlag Tilsynsenheden, Frederikssund Kommune har til opgave at administrere bestemmelserne i Servicelovens

Læs mere

Skrøbeligt eller flydende indhold må kun fremsendes i emballage godkendt af Post Danmark.

Skrøbeligt eller flydende indhold må kun fremsendes i emballage godkendt af Post Danmark. Side 1af 6 GENERELLE OPLYSNINGER Forretningsbetingelserne gælder for forsendelse af Breve Indland og er udarbejdet i overensstemmelse med Postlovens regler med tilhørende bestemmelser i lov nr. 1536 af

Læs mere

HVAD EN ENTREPRENØR BØR VIDE DRACHMANN ADVOKATER

HVAD EN ENTREPRENØR BØR VIDE DRACHMANN ADVOKATER HVAD EN ENTREPRENØR BØR VIDE DRACHMANN ADVOKATER Denne folder er udarbejdet af DRACHMANN ADVOKATER. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse eller mangfoldiggørelse af folderen/dele heraf er tilladt

Læs mere

Indholds. holdsfortegnelse: Indledning... Arbejder uden for boligen. Arbejder inden for boligen. side 3. side 4. - forbedringer...

Indholds. holdsfortegnelse: Indledning... Arbejder uden for boligen. Arbejder inden for boligen. side 3. side 4. - forbedringer... Indholds holdsfortegnelse: Indledning... side 3 Arbejder uden for boligen - forbedringer... side 4 - forandringer... side 5 Arbejder inden for boligen - forbedringer/forandringer... side 6 Side 2 Indledning

Læs mere

Kom godt i gang med at sælge pantbelagte drikkevarer. Vejledning til producenter og importører om engangsemballage det danske pant- og retursystem

Kom godt i gang med at sælge pantbelagte drikkevarer. Vejledning til producenter og importører om engangsemballage det danske pant- og retursystem Kom godt i gang med at sælge pantbelagte drikkevarer Vejledning til producenter og importører om engangsemballage det danske pant- og retursystem Februar 2014 Kom godt i gang med at sælge pantbelagte drikkevarer

Læs mere

At-VEJLEDNING. Arbejdspladsvurdering. At-vejledning D.1.1. Vejledning om at gennemføre og revidere arbejdspladsvurdering

At-VEJLEDNING. Arbejdspladsvurdering. At-vejledning D.1.1. Vejledning om at gennemføre og revidere arbejdspladsvurdering At-VEJLEDNING Arbejdspladsvurdering Vejledning om at gennemføre og revidere arbejdspladsvurdering At-vejledning D.1.1 Juli 2009 2. udgave 2010 Erstatter januar 2005 2 Hvad er en At-vejledning? At-vejledninger

Læs mere

Vejledning om lovpligtig oplysning af vilkår ved markedsføring af bonus

Vejledning om lovpligtig oplysning af vilkår ved markedsføring af bonus om lovpligtig oplysning af vilkår ved markedsføring af bonus Der gælder særlige regler, når en spiludbyder tilbyder sine spillere en bonus for at deltage i spil. Bl.a. skal alle vilkår være oplyst på en

Læs mere

OPP Kalvebod Brygge. Bilag 4 // Samarbejdsmodel

OPP Kalvebod Brygge. Bilag 4 // Samarbejdsmodel Bilag 4 // Samarbejdsmodel Indholdsfortegnelse 1 Generelt 2 2 Bygningsstyrelsens forventninger 2 3 Faserne 3 4 Organisation 4 5 Samarbejdsform 5 6 Krav til dokumentation 7 1 Generelt Nærværende dokument

Læs mere

KLAGESKEMA Til brug for klager over energimærker udført af certificerede firmaer

KLAGESKEMA Til brug for klager over energimærker udført af certificerede firmaer KLAGESKEMA Til brug for klager over energimærker udført af certificerede firmaer Dette skema benyttes ved klager, som har været behandlet af det certificerede firma. Vejledning: Klageskemaet udfyldes,

Læs mere

RÅDERET. Hvis du vil ændre din bolig! Ekspedition Beboerservice Telefax Postgiro

RÅDERET. Hvis du vil ændre din bolig! Ekspedition Beboerservice Telefax Postgiro Taastrup almennyttige Boligselskab Side 1 af 8 sider RÅDERET Hvis du vil ændre din bolig! Ekspedition Beboerservice Telefax Postgiro Mandag - fredag 10.00-15.00 Mandag - onsdag 10.00-15.00 77 32 00 01

Læs mere

udvalget om et udredningsarbejde

udvalget om et udredningsarbejde Rapport fra udvalget om et udredningsarbejde på 4-området 2. udgave Marts 2000 Rigsrevisionen Denne rapport afgives af et udvalg bestående af repræsentanter for Rigsrevisionen, Foreningen af Statsautoriserede

Læs mere

Vejledning til budgetmodel for skole der får maden leveret Indhold

Vejledning til budgetmodel for skole der får maden leveret Indhold Vejledning til budgetmodel for skole der får maden leveret Indhold 1 Opdeling i faste og variable omkostninger...2 1.1 Variable/direkte omkostninger:...2 1.2 Faste/indirekte omkostninger:...2 2 Sammenhæng

Læs mere

Fronter for elever - Første undervisning

Fronter for elever - Første undervisning Fronter for elever - Første undervisning Fronter for elever - Første undervisning 1 Kom godt i gang 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 0) Nulstille unilogin i UMS - (Elev) 4 1) Logge på Fronter

Læs mere