Borgerrettet kampagne for digital post. Erfaring fra Favrskov Kommune

Transkript

1 Borgerrettet kampagne for digital post Erfaring fra Favrskov Kommune

2 Indhold Kampagne for digital post Favrskov Kommune... 2 Målgruppe - at ramme bredt... 2 Konkurrencen... 2 ipad eller anden tablet... 3 Medieplan... 3 Budget... 5 Intern orientering... 5 Resultater... 6 De praktiske ting... 7 Vejledninger... 8 Vinderne - Den gode historie... 8 Denne rapport er en evaluering og erfaringsopsamling fra Favrskov Kommunes borgerrettede kampagne for digital post. 1

3 Kampagne for digital post Favrskov Kommune Dette er en opsamling på resultater og erfaring fra vores borgerrettede kampagne for digital post. Vi havde ikke tidligere lavet en målrettet kampagne for digital post, da vi ikke synes, at vi kan love borgeren at de får deres breve digitalt, hvis det rent faktisk kun er hvert andet eller hvert tredje brev der sendes ud via digital post/fjernprint. Vi har derfor koncentreret os om at få digital post/fjernprint udbredt internt i organisationen først. Her i foråret har vi gjort en ekstra indsats og har ved sidste opgørelse i juni måned sendt 76% af alt post fra de administrative enheder som digital post/fjernprint. Vi mener, at vi er tæt på at nå målet for, hvor stor en del af vores post der rent praktisk kan sendes via outputmanager. Derfor har vi sat fokus på at få borgerne til at tilmelde sig digital post. Favrskov Kommune har gennem mange måneder lagt på en 10. plads på opgørelsen over, hvor mange borgere der er tilmeldt digital post i kommunerne. Ugen inden vi satte kampagnen i gang, var vi havnet på en 11. plads med 26,0% af borgerne tilmeldt digital post. Normalt stiger tilgangen til digital post med 0,1 procent om ugen. Med kampagnen fik vi hævet andelen af tilmeldte borgere fra 26% (i uge 22) til 29,1% (uge 27). En tilvækst som normalt tager 30 uger at nå. Har du spørgsmål til kampagnen eller til implementering af digital post, kan du henvende dig til projektleder Pia Pehrsson i Favrskov Kommune, mail pdp@favrskov.dk. Målgruppe - at ramme bredt Vi besluttede, at vi vil ramme bredt, frem for at satse på enkelte målgrupper. Vi var godt klar over, at vi ikke ville få mange tusinde nye tilmeldinger med den metode. Men et af formålene har også været, at få det sagt. Få borgerne gjort opmærksomme på, at digital post bliver obligatorisk i nærmeste fremtid. Jo flere gange vi kan få det sagt, jo mere forberedt borgerne er, jo nemmere bliver overgangen i november Konkurrencen Send en besked til Favrskov Kommune fra din digitale postkasse deltag i konkurrencen om tre ipads. Vi fik lavet en flyer med konkurrence, vejledning om digital post og henvisning til hjælp på favrskov.dk. Denne flyver blev husstandsomdelt i hele Favrskov Kommune med PostDanmark. Det kan gøres for ca. en krone pr. husstand plus omkostninger til trykkeri. Budskabet om digital post og konkurrencen gik igen i alle medier. 2

4 ipad eller anden tablet Vi havde mange overvejelser om at vælge en ipad frem for en tablet, hvor NemID kan anvendes. Men vi er af den overbevisning, at en ipad har meget større gennemslagskraft i en annonce i forhold til en forholdsvis ukendt tablet. Desuden er de tablets, som kan håndtere NemID også en del dyrere. Vi har også erfaret og fået bekræftet i kampagneforløbet at eboks er borgernes foretrukne digitale postkasse. Og her findes en udmærket app, som gør at man kan bruge sin eboks på mobile platforme. Dog kun til at modtage/læse post. Ikke til tovejskommunikation. 3

5 Medieplan Kampagnen løb i perioden uge 22 til og med uge 26. Udgifter til kampagnen er skrevet med kursiv. Den flyer som blev husstandsomdelt blev trykt i et forholdsvis kraftigt materiale til omdeling på trykkeri. Flyers brugt til yderligere uddeling, har vi selv printet ud. Medie Aktivitet Resultat Facebook Favrskov.dk Banner på favrskov.dk Forside af favrskov.dk Forsyningens hjemmeside - banner Skolernes forældre-intra Plakater Flyer Flyer Flyer Flyer i sendte breve Flyer Avis Pressemeddelelse Annoncer i højre spalte Gennemsnitslig pris: 6,50 kr. pr. klik Samlet pris 6000 kr. Side med konkurrenceinformation Undersider med vejledninger til eboks og borger.dk Løbende nyheder om kampagnen, status på antal deltagere mv. Henviser til konkurrence siden på favrskov.dk Henviser til konkurrence siden på favrskov.dk Henviser til konkurrence siden på favrskov.dk Opslag og henvisning til konkurrence siden på favrskov.dk Bibliotekerne Borgerservice Visitationen Administrationsbygninger Jobcentret Husstandsomdelt flyer. Omdelt af Postdanmark den 3. og 4. juni til ca husstande Delt ud på markedet i Søften Tilgængelige ved skranken i borgerservice, jobcenter, sundhedscentre og på bibliotekerne Bilag i alle fjernprintede breve i en periode på 3 uger. Sat i vinduesviskeren på biler på nogle at de større p-pladser i byerne. Opslag i lokalavisen i rubrikken kommunen informerer Info om kampagnen sendt ud til lokalaviser og P4 Østjylland 870 klikkede på annoncen og kom ind på konkurrencesiden på favrskov.dk 2080 besøg i perioden på hovedsiden for konkurrencen. Siden med vejledning til eboks havde tre gange som mange visninger som siden med vejledning til borger.dk, til trods for at siden om borger.dk lå først. Fire skoler har lavet opslag på deres Intra det har genereret 89 besøg på favrskov.dk En af de tre vindere (mand 40 år) havde deltaget på baggrund af opslag på biblioteket. Han var ikke tilmeldt digital post i forvejen. En af de tre vindere (dame 75 år) havde deltaget på baggrund af opslag i avis. Hun var ikke tilmeldt digital post i forvejen. Pressemeddelelsen er publiceret flere steder og P2 Østjylland har efterfølgende lavet interview og bagt i nyhederne. 4

6 På grund af et forældet CMS-system har vi desværre ikke kunnet måle hvor læseren kom fra, når de klikkede sig ind på konkurrencesiden på favrskov.dk. Kun trafikken fra Facebook og skolernes forældreintra er registreret. Budget Vi fik flyeren designet af vores egen grafiker og efterfølgende trykt på reklamebureau. Der ud over printede vi selv mange flyers. Præmierne blev sponsoreret. Tryk af flyer og levering til Postdanmark kr Husstandsomdeling kr Facebook kr Præmieafgift til SKAT kr Fast bilag til alle fjernprintede breve i tre uger cirkapris kr Samlet budget kr Intern orientering Hvem Borgmester og kommunaldirektør Direktion Borgerservice og Biblioteker Skoler og daginstitutioner Ældreområdet og Handicap/psykiatri Øvrige medarbejdere Hvordan Orienteret og inddraget i godkendelse af de materialer der er offentliggjort Økonomidirektøren har løbende været med i dialogen om kampagnens forløb. Hele direktionen er orienteret via et notat. Orientering til lederne om kommende kampagne. Særskilt orientering via mail med kampagnebeskrivelse og forventningsafstemning om hjælp til borgere der evt. måtte komme Orienteret om digital post og kampagne i mail til lederne sammen med en opfordring til skolerne om at lægge en lille tekst og link til kampagnen ind på forældreintra. Mail til cheferne for områderne med orientering om kampagnen, lov om digital post, mulighed for fritagelse, mulighed for at pårørende kan have adgang til digital postkasse, kommende fuldmagtsordning Intranettet beskrivelse af kampagnen og medieplan, link til vejledninger. Løbende status på antal deltagere 5

7 Resultater Normalt stiger andelen af borgere tilmeldt digital post i Favrskov Kommune med 0,1% om ugen. Nedenstående graf viser udviklingen i perioden uge 17 til og med uge 27. Efter kampagneperioden er Favrskov Kommune på 5 uger gået fra 26% (i uge 22) til 29,1% (uge 27). En tilvækst som normalt tager 30 uger at nå. Den husstandsomdelte flyer er delt ud mandag-tirsdag i uge 23. Grafen viser andelen af borgere i Favrskov Kommune som er tilmeldt digital post med det offentlige i ugerne 17 til 27. Andel af borgere med digital postkasse 30,0% 29,0% 28,0% 27,0% 26,0% 25,0% 24,0% 23,0% Der var 1778 deltagere i konkurrencen. I de første fire uger af kampagneperioden er der kommet en tilvækst på antal tilmeldte til digital post på 1148 personer. Stigningen i antal tilmeldte til digital post er størst blandt de ældre. Grafen viser antal tilmeldte i forskellige aldersgrupper i løbet af ugerne 17 til 27. Andel af borgere med digtial post fordelt på alder 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0%

8 Nedenstående diagram viser antal deltagere i konkurrencen fordelt på alder. 450 Deltagere fordelt på aldersgrupper Aldersgrupper De praktiske ting For at deltage i konkurrencen, skulle borgerne skrive til Favrskov Kommune fra deres digitale postkasse. Det kan kun lade sig gøre, hvis man er tilmeldt kommunikation med det offentlige. Vi oprettede en postkasse i eboks i kontakthierarkiet som hed konkurrence. (det gøres i admin-delen af eboks på ekstranet.eboks.dk). Postkassen optræder derefter både på borger.dk og i eboks. For at kunne følge med i, hvor mange deltagere der kom ind, blev alle henvendelser fra konkurrencepostkassen videresendt til en mailkonto som var oprettet til lejligheden. Det kunne vi gøre, fordi vi via vores sikkermail-leverandør (Logiva) kan lave en automatisk fordeling af de henvendelser som kommer ind fra digital post. For at kunne udtrække vinderne da konkurrencen var lukket, lavede Logiva et udtræk i et excel-ark over alle deltagerne. Regnearket indeholdt dato og cpr-nummer. (cpr-nummer er automatisk med, da deltagerne jo har identificeret sig med deres NemID.) Vi brugte random.org til at udtrække vindernumrene (linjenumret i regnearket). De tre vindere slog vi op i folkeregistret for at sikre os, at de var borgere i Favrskov Kommune, inden vi udråbte dem som vindere. (Og for at få deres navn og adresse) Vinderne fik besked i deres digitale postkasse, at de skulle ringe til os og aftale tid for afhentning af deres præmie. Favrskov Kommune har indberettet præmieafgift til SKAT, så vinderne ikke skal beskattes af deres præmie. 7

9 Vejledninger På favrskov.dk har vi generelt vejledninger i brug af digital post. Disse vejledninger blev i kampagneperioden udbygget med en vejledning i, hvordan man går ind og laver en henvendelse til kommunen fra sin digitale postkasse. De generelle vejledninger i digital post findes her. Vinderne - Den gode historie Vi udtrak tre vindere blandt konkurrencedeltagerne. Alle tre var ikke tilmeldt digital post, før end de fik det gjort samtidig med, at de deltog i konkurrencen. Hver vinder fik en ipad. Vi sendte besked til vinderne via deres digitale postkasser. De to kvinder ringede tilbage om afhentning af deres nye ipad allerede dagen efter. De havde begge set beskeden i deres digitale postkasse samme aften, som den var sendt. Den sidste vinder var på ferie, men henvendte sig da han kom hjem. Citater fra vinder Rita på 75 år : - Jeg så annoncen i avisen og sagde til min mand, at nu måtte vi også få tilmeldt os til eboks - Min mand glæder sig til at prøve sådan en ipad, det har vi ønsket os længe - Trådløs Internet? Vi har da internet til computeren. Jeg ringer bare til TDC, så ordner de nok også det. - Min mand fylder 80 år. Jeg tror det bliver hans fødselsdagsgave - Jeg fik jo en sms om aftenen da jeg så fjernsyn, så jeg måtte ind til computeren og se hvad der var i min eboks 8

10 Citater fra vinder Else på 57 år: - Jeg har ikke en ipad, men har ønsket mig en. Jeg har aldrig vundet noget før. Jeg er så glad. Citater fra vinder Kennet på 40 år: - Jeg var på ferie, men så beskeden straks jeg kom hjem - Jeg har ikke en ipad, så det er rigtig dejligt - Jeg så plakaten på biblioteket og tænkte, at nu måtte jeg melde mig til 9