Processen bag udviklingsprojektet Frivillige udvikler danske Naturparker

Transkript

1 Ole Tofthøj Rasmussen Naturpark Åmosen 10. august 2016 Rapport Processen bag udviklingsprojektet Frivillige udvikler danske Naturparker 1

2 Alle projekter er i deres udgangspunkt unikke, hvorfor processen bag projektet altid bliver unik. Konklusion Alle projekter er i deres udgangspunkt unikke, hvorfor processen bag projektet al9d bliver unik. Der er en række generelle greb som projektleder kan anvende i større eller mindre grad men al9d 9lpasset det enkelte projekt og o?est må disse greb løbende i processen videreudvikles eller redefineres. Når frivillige bringes ind i en i forvejen kompleks proces så s9ller det yderligere krav 9l både projektledelsen og interessenter i projektet om fx mere fleksibilitet, 9d og dialog. DeFe projekt har været meget komplekst og 9dskrævende pga. det har krævet et tæt samarbejde med frivillige, flere forvaltninger i Kommunen, Regionen, Staten, Naturpark Åmosens bestyrelse og råd, Naboer, eksterne rådgiver, flere underleverandører og række interesse organisa9oner. Forudsætningen for at lykkes at komme i mål med projektet har været: Meget erfaren og vedholdende projektledelse At projektleder og interessenter havde et stort netværk lokalt og regionalt At der blev skabt en høj grad af fortrolighed mellem interessenter Meget høj grad af informa9on internt i projektet og eksternt 9l kommune, borger mv. At det lykkes af få definerede et fælles mål og skabe ejerskab Stram økonomistyring Give 9d 9l at processen kunne gennemføres 9l alles 9lfredshed Overvejelser omkring processen Fra projektstarten var vi beviste om, at defe projekt vil være vanskeligt at gennemføre. Vores indledende dialog med kommunen, brugergruppen, underleverandør, Frilu?srådet, Naturparkens bestyrelse mv. afdækkede hur9gt at der var en række udfordringer omkring at skabe et fælles mål. Problemerne var forankret i divergerende poli9ske holdninger, for få ressourcer, forskellige ambi9onsniveauer, forskellige holdninger 9l 9dsplan mv. Det primære mål i projektet blev derfor at skabe konsensus mellem de mange forskellige interessenter. Med konsensus på plads, var næste mål/opgave at presse kompromiser igennem hvor det 2

3 var krævet samt tage beslutninger på egen hånd når det var nødvendigt for at sikre fremdri? i projektet. Projekt var primært komplekst inden for poli9ske, juridiske og administra9ve områder. Poli9sk lå der er et stort og 9dskrævende arbejde i at få informeret de mange interessenter og dere?er at finde de poli9ske løsninger, som en gennemførelse af projektet krævede. De administra9ve og juridiske udfordringerne lå i, at vi ønskede at udvikle et frilu?sområde oven på en gammel losseplads med ca tons affald dækket af et ca. 80 cm. Jordlag. Der er opsivende gas på arealet og 9dligere er et hus på arealet sprunget i lu?en med to dødsfald 9l følge. De historiske kendsgerninger gjorde, at de kommunale myndigheder var nervøse omkring sikkerheden og det har betydet meget skærpede myndighedskrav og detaljeret sagsbehandling. Projekt og økonomistyring På bagrund af kompleksiteten i projektet valget vi i naturparken at køre en stram projektstyring med en erfaren projektleder gennem hele projekt. Fordelen ved denne løsning var, at det sikrede projektet blev gennemført inden for 9lsagnsskrivelsens rammer, herunder budget og 9dsplan. Ulempen var at frivilliginddragelsen blev noget begrænset i visse faser af projektet, samt at naturparken måfe bruge et væsentligt større antal 9mer på projektet end der var budgeferet med. Økonomistyringen blev varetaget ved at anvende nogle få kendte kvalitetsleverandører og indgå fastprisa?aler. Det har fx betydet at nogle ønsker fra de frivillige ikke har været mulige at imødekomme pga. myndighedskrav samt begrænsede økonomiske rammer. Forretningsudvalg Til sikring af den daglige fremdri? blev der nedsat et lille forretningsudvalg bestående af Formand for brugergruppen Kurt Juul, frivillighedskonsulent Rikke Husum fra Frilu?srådet og Sekretariatschef Ole Rasmussen fra Naturpark Åmosen. Forretningsudvalgets rolle var dels at informere bagud i de organisa9oner som var interessenter i projektet og dels at a^lare mindre prak9ske problemer mellem styregruppemøderne. Til sikring af et højt informa9onsniveau blev der oprefet en Facebookside for Frilu?sområde Skellingsted. Facebooksiden sikrede at alle interessenter, som ønskede det, kunne følge processen på tæt hold samt komme med kommentar. Link 9l Facebooksiden: hfps:// Skellingsted-Frilu?somr%C3%A5de / 3

4 Styregruppen Det overordnede beslutning og poli9ske diskussioner blev taget af styregruppen som bestod af hele brugergruppen, Rikke Husum og Ole Rasmussen. Udfordringen i styregruppen har primært været at brugergruppen skulle bruge 9d og kræ?er at blive enige internt og dere?er forsøge at få overbevist projektleder om at gennemføre disse 9ltag. Pga. 9lsagnsskrivelsen snævre rammer og kommunens myndighedskrav har projektet o?e måfe se bort fra nogle af Brugergruppens ønsker, med nogen frustra9on 9l følge. Gennem dialog er det dog o?est lykkes at finde et kompromis som alle parter har kunne leve med. Frivillighedskoordinator Rikke Husums indsats og opbakning gennem hele processen har været et væsentligt element 9l at få engageret og mobiliseret brugergruppen 9l at gennemføre den svære proces. Samarbejde og dialog er nøglen til at skabe udvikling med frivillige Naturparkbestyrelsen Projektleder har i defe projekt refereret 9l Naturparkbestyrelsen, for at sikre at defe projekt understøfer naturparkplanen og Naturparkens generelle udvikling. Samarbejde med kommunen, Region Sjælland og Staten Samarbejde med myndighederne blev vanskeliggjort pga. mange højt specialiserede fagområder fra forskellige afdelinger blev involveret. Processen har omhandlet kommunale ledere, landzonemedarbejdere, miljømedarbejdere, jordforureningsspecialister, frivillighedskoordinator, lokalpoli9kere, byrådsmedlemmer mv. Projektleders netværk i rela9on 9l at udvælge nøglepersoner i kommunen, som kunne sikre fremdri? i den kommunale sagsbehandling, har her være afgørende for en smidig sagsbehandling. Processen har sam9dig betydet, at kommunen også har fået et større ejerskab for Frilu?sområde Skellingsted 4

5 Samarbejde med underleverandør Projektleder har i alle delprojekterne være i løbende dialog med leverandører og rådgivere for at sikre fremdri? og kontrollere 9dsplan og kvalitet. Hvilket har betydet tusindvis af mails og telefonsamtaler. Denne skri?lige dokumenta9on er blevet brugt som et validt a?alegrundlag i forbindelse med justeringer i kontrakter og a?aler. Alle delleverancer er blevet gennemgået og godkendt af projektleder inden betaling. Alle betalinger er blevet varetaget af kommunen dels for at sikre funk9onsadskillelse og dels for at sikre at kommunen har en høj grad af gennemsigthed med hensyn 9l hvordan naturparken udvikles. 5