Vejledning af 21. januar 2003 om ansøgning om godkendelse af investeringsforeninger, specialforeninger og afdelinger heraf samt om godkendelse af

Transkript

1 Vejledning af 21. januar 2003 om ansøgning om godkendelse af investeringsforeninger, specialforeninger og afdelinger heraf samt om godkendelse af investeringsforeningers vedtægter m.v.

2 2. Indholdsfortegnelse Indledning 3. Ansøgning om godkendelse af en investeringsforening eller specialforening 4. Særligt om ansøgning om godkendelse af en forening eller afdeling i de tilfælde, hvor Finanstilsynet tidligere har godkendt en forening, der administreres af det administrationsselskab, der sender ansøgningen ind 17. Vedtægtsændringer, herunder godkendelse af nye afdelinger i investeringsforeninger (LIS kapitel 2 og 3) 18. Udformning af ansøgninger 22. Generelt vedrørende henvendelser til Finanstilsynet 22. 2

3 3. Indledning Finanstilsynet har udarbejdet denne vejledning til administrationsselskaberne for investeringsforeninger og specialforeninger og andre, der søger om godkendelse af investeringsforeninger og specialforeninger med henblik på at lette arbejdet for dem, der udarbejder ansøgningen og dermed effektivisere Finanstilsynets sagsbehandling til gavn for begge parter. Det er vigtigt, at administrationsselskabet - foreningen eller andre, der medvirker - følger vejledningen og er omhyggelig med at udarbejde ansøgningen, at alle dokumenter indsendes samtidigt, at de er indbyrdes konsistente 1, samt at de dokumenter, der skal underskrives af bestyrelsen eller andre, også er blevet underskrevet, når selskabet indsender dokumenterne til Finanstilsynet. Såfremt den, der udarbejder ansøgningen benytter dokumenter vedrørende en tidligere godkendt forening, skal den pågældende sørge for, at dokumenterne bliver ændret, så de passer til den forening, der søges om tilladelse til, ligesom det er vigtigt at anvende den endelige udgave af dokumentet (konceptet). På samme måde er det vigtigt, at dokumenterne rettes til i overensstemmelse med de bemærkninger, som Finanstilsynet tidligere har haft vedrørende andre foreninger, som administrationsselskabet administrerer. Er der tale om pensionsforeninger, skal ansøgeren være opmærksom på PAL-bestemmelserne i pensionsafkastbeskatningsloven. Finanstilsynet forhåndsgodkender ikke ansøgninger og dokumenter. Foreningerne kan finde de relevante love, bekendtgørelser og vejledninger på Finanstilsynets hjemmeside, 1 Konsistente betyder f.eks., at den fondsinstruks, som bestyrelsen giver til direktionen i administrationsselskabet, skal være i overensstemmelse med vedtægterne, og vedtægterne skal være i overensstemmelse med lov om investeringsforeninger og specialforeninger og bekendtgørelser udstedt i medfør heraf. Endvidere skal administrationsselskabsaftalen og en eventuel rådgivningsaftale samt prospektet være i overensstemmelse med de nævnte dokumenter. 3

4 4. I øvrigt henviser Finanstilsynet til det under "Udformning af ansøgninger" på side 21 anførte. Ansøgning om godkendelse af en investeringsforening eller specialforening Der henvises til kapitel 2 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger (LIS). Med ansøgningen om godkendelse skal administrationsselskabet indsende følgende dokumenter: 1. Udskrift af protokollatet for den stiftende generalforsamling Protokollatet skal indeholde - oplysning om foreningens navn - datoen for generalforsamlingens afholdelse - navnene på de valgte bestyrelsesmedlemmer - navnene på foreningens revisor eller revisorer dvs. såvel revisionsfirmaet som den eller de personer, som skal have ansvaret for revisionen - en angivelse af, at vedtægterne er lovligt vedtaget, og - dirigentens underskrift. Indsendes en kopi, skal kopiens rigtighed bekræftes. Ifølge LIS ' 14, stk. 2, skal bestyrelsen bestå af mindst 3 medlemmer, der vælges af generalforsamlingen. Flertallet af bestyrelsens medlemmer må hverken være medlemmer af depotselskabets bestyrelse eller ansat i depotselskabet eller i andre selskaber i en koncern, som depotselskabet er en del af. Finanstilsynet skal for god ordens skyld oplyse, at foreningen skal være opmærksom på, om de valgte bestyrelsesmedlemmer i visse situationer kan være inhabile, for eksempel, når foreningen skal indgå aftaler, fordi de samtidig er ansat i eller medlem af bestyrelsen i depotselskabet eller i selskaber, der indgår i koncern med administrationsselskabet. 2. Stiftelsesoverenskomst Stifternes navne skal fremgå af overenskomsten. Når en forening stiftes på foranledning af andre end administrationsselskabet, f.eks. institutionelle investorer eller andre, skal Finanstilsynet anmode om, at navnene på disse oplyses, hvis det ikke fremgår af vedtægterne bestemmelse om hvem, foreningen henvender sig til eller oplyses i følgebrevet. ( Det 4

5 5. er relevant for Finanstilsynets tilsyn at vide hvem, der står bag. Der er ikke tale om oplysninger, der skal offentliggøres, hvortil kommer, at Finanstilsynet har tavshedspligt. ) 3. Vedtægter (LIS ' 10) Vedtægterne skal indsendes i 3 eksemplarer, der alle skal være dateret og underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer, dvs. 3 sæt originale vedtægter. Finanstilsynet har udarbejdet standardvedtægter for investeringsforeninger. Der er ikke krav om, at foreningen skal anvende standardvedtægterne, men det forenkler sagsbehandlingen, når de benyttes. Standardvedtægterne for investeringsforeninger fremgår af Finanstilsynets hjemmeside. Såfremt foreningen vil fravige standardvedtægterne, skal den være opmærksom på, om den eller de ønskede ændringer er i overensstemmelse med lov om investeringsforeninger og specialforeninger og bekendtgørelser udstedt i medfør heraf. Ønsker foreningen at indføre nye vedtægtsbestemmelser eller at regulere forhold, der ikke fremgår af standardvedtægterne, skal Finanstilsynet anmode foreningen om at gøre opmærksom på bestemmelserne i følgebrevet. Administrationsselskabet eller andre, der indsender ansøgningen, skal være opmærksom på, at standardvedtægterne indeholder alternative bestemmelser. Det er derfor nødvendigt, at ansøgeren tilretter vedtægterne, så de passer til den type forening eller afdeling, der er tale om. På samme måde skal de med kursiv skrevne anvisninger slettes. Hvem henvender foreningen sig til? Investeringsforeninger(LIS ' 1, nr. 1) Det skal fremgå af vedtægterne hvem, investeringsforeningen henvender sig til. Det kan være offentligheden. En investeringsforening kan endvidere rette henvendelse til en videre kreds. I så fald er det ikke tilstrækkeligt at angive Aen videre kreds@, men det skal angives, hvilken videre kreds, der er tale om. Det kan f.eks. være Ainstitutionelle investorer@, Akommuner@, Apensionsopsparere@, Aboligselskaber@, Alivsforsikringsselskaber@ osv. En forening kan ikke rette henvendelse til "en videre kreds eller offentligheden", da det er selvmodsigende. Enten retter den henvendelse til en videre kreds, eller også retter den henvendelse til offentligheden. Hvis foreningens afdelinger retter henvendelse til forskellige typer investorer, skal det enten specificeres i formålsbestemmelsen eller i beskrivelsen af de enkelte afdelinger. 5

6 6. Specialforeninger (LIS 2, nr. 1) Specialforeninger kan rette henvendelse til offentligheden, ligesom de kan rette henvendelse til en videre kreds. Der henvises til det oven for under investeringsforeninger anførte. Endvidere kan de rette henvendelse til et eller flere medlemmer. Det skal i så fald fremgå, at specialforeningen retter henvendelse f.eks. "pensionskasser", "forsikringsselskaber", forsikringsselskaber i XX koncern, "boligselskaber i Danmark@eller Aoffentligheden@, Det er således ikke tilstrækkeligt at angive Aenkelte investorer@ Aen enkelt investor@ A en videre kreds@. En forening kan ikke rette henvendelse til Aen eller flere investorer, en videre kreds eller offentligheden@. Hvis foreningens afdelinger retter henvendelse til forskellige typer investorer, skal det enten specificeres i formålsbestemmelsen eller i beskrivelsen af de enkelte afdelinger. Værdipapirer, som en forening kan investere i (LIS ' 10, stk. 2 og 3) Det skal fremgå af vedtægterne, hvad det er for værdipapirer, foreningen kan investere i. Det skal således fremgå, at der for eksempel er tale om børsnoterede obligationer eller aktier eller begge dele, geografiske områder, brancher m.v. Endvidere kan det fremgå, at foreningen følger et benchmark. Kan foreningen investere i andre værdipapirer i accessorisk omfang, jf. ' 59, stk. 2, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger, skal det fremgå, at den højst kan investere 10 pct. af foreningens formue i disse værdipapirer. Det fremgår af LIS ' 10, stk. 2, at "en investeringsforenings vedtægter (udover det i stk. 1 nævnte) desuden skal indeholde bestemmelser om de almindelige regler for investeringsforeningers anbringelse af formuen, herunder angivelse af de offentlige myndigheder, eller internationale institutioner af offentlig karakter, som udsteder eller garanterer de værdipapirer, hvori investeringsforeningen agter at investere mere end 35 pct. af sin formue. " Finanstilsynet har truffet afgørelse om, at en forening, der vil benytte muligheden for at investere mere end 35 pct. af midlerne i værdipapirer udstedt af en af de nævnte offentlige institutioner enten skal henvise til Finanstilsynets bekendtgørelse nr af 17. december 1997 eller citere bekendtgørelsens 1, stk. 2 fuldt ud. 6

7 7. Endvidere fremgår det af ' 10, stk. 3, at en specialforenings vedtægter (udover det i stk. 1 nævnte) desuden skal indeholde de almindelige regler for specialforeningers anbringelse af formuen. Hvis det fremgår af vedtægterne, at foreningen Afortrinsvis@ investerer i..., skal det tillige fremgå hvilke andre værdipapirer, der kan blive tale om, at foreningen investerer i, således at investorerne på forhånd ved, hvad de kan forvente. Det er Finanstilsynets vurdering, at en forening skal investere i værdipapirer, der er i overensstemmelse med foreningens eller afdelingens navn. Navnet skal således som udgangspunkt afspejle investeringspolitikken således, som den er anført i vedtægterne. Har foreningen et andet navn, må dette ikke være vildledende eller misvisende. Såfremt foreningen ønsker at kunne anvende afledede finansielle instrumenter, skal det fremgå af vedtægterne for eksempel med angivelse af, at foreningen kan anvende afledede finansielle instrumenter. Nogle foreninger foretrækker at angive hvilke afdelinger, der kan anvende afledede finansielle instrumenter. Særligt om markeder, jf. ' 59, stk. 1 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger Foreningen skal være opmærksom på ' 59, stk. 1, nr. 1 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger, der vedrører de markeder, som værdipapirerne omsættes på. Der skal være tale om regulerede markeder, der er offentligt anerkendt, regelmæssigt arbejdende og åbent for offentligheden. Såfremt fondsbørsen eller markedet befinder sig i en stat, der ikke er medlem af den europæiske union eller i lande, som Fællesskabet har indgået aftale med, skal markedet være godkendt af Finanstilsynet eller fastsat i investeringsforeningens vedtægter, der som bekendt også skal godkendes af tilsynet. Som det fremgår af ' 59, stk. 1, må foreningerne kun investere på fondsbørser og andre regulerede markeder, der opfylder betingelserne i ' 59. Det er Finanstilsynets vurdering, at det enkelte marked skal fremgå af vedtægterne. Finanstilsynet skal i øvrigt henvise til Finanstilsynets retningslinjer af 4. juni 2002 for, hvilke markeder investeringsforeninger og specialforeninger kan placere deres midler på i henhold til 59, stk. 1, nr. 1) i lov om investeringsforeninger og specialforeninger, hvoraf det fremgår hvilke markeder, Finanstilsynet har godkendt. Endvidere har Finanstilsynet fast- 7

8 8. sat retningslinjer for, hvorledes foreningernes bestyrelser og administrationsselskaber fremover skal undersøge de markeder, som foreningerne ønsker at investere formuen på. Tegningsregler Vedtægternes Tegningsregler skal være i overensstemmelse med principperne i aktieselskabslovens ' ' 60 og 61. Dette medfører bl.a., at foreningen forpligtes ved retshandler, som på foreningens vegne indgås af den samlede bestyrelse eller af et medlem af bestyrelsen eller af en direktør. Denne tegningsret kan i vedtægterne begrænses således, at tegningsretten kun kan udøves af flere medlemmer i forening eller af et eller flere medlemmer af bestyrelsen hver for sig eller i forening eller i forening med direktøren eller administrationsselskabets direktør. Det skal være muligt for bestyrelsen at tegne foreningen uden, at foreningens eller administrationsselskabets direktør medunderskriver. Administrationsselskab Ifølge LIS ' 15, stk. 2 kan bestyrelsen i stedet for at ansætte en direktør overlade den daglige administration til et administrationsselskab. Da administrationsselskabet træder i stedet for en direktør, og da der består et overunderordnelsesforhold mellem bestyrelsen og direktionen eller administrationsselskabet, kan vedtægterne ikke bestemme, at administrationsselskabet kun kan udskiftes efter reglerne om vedtægtsændringer eller efter generalforsamlingens beslutning herom. Administrationsselskabet og depotselskabet må ikke være koncernforbundne. Administrationsomkostninger Ifølge LIS 10, stk. 1, nr. 19) skal vedtægterne indeholde bestemmelse om, hvilke omkostninger, der påhviler foreningen samt et maksimum for, hvor stor en andel omkostningerne må udgøre af den højeste formue i regnskabsåret. Finanstilsynet fortolker denne bestemmelse således, at samtlige foreningens omkostninger bortset fra den kurtage, som foreningen betaler for handel med værdipapirer, skal medtages ved beregning af omkostningsprocenten, der skal angives af den højeste formue i året. Særligt om specialforeningers vedtægter (LIS ' 6, stk. 5) Administrationsselskabet skal være opmærksomt på, at Finanstilsynet ikke skal godkende en specialforenings vedtægter bortset fra stiftelse af nye afdelinger og afdelingers ophør, jf. det nedenfor anførte. Det er således alene bestyrelsens ansvar, at vedtægterne opfylder kravene i lov om investeringsforeninger og specialforeninger. Godkendelse af specialforeninger er imidlertid i henhold til ' 6, stk. 5, betinget af, at 8

9 9. Finanstilsynet ikke har bemærkninger til specialforeningens vedtægter, og at vedtægterne i et eksemplar er indsendt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Finanstilsynet og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har dog aftalt, at ansøgeren skal indsende 3 sæt vedtægter til Finanstilsynet, som videresender et eksemplar til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen med en påtegning om, at Finanstilsynet ikke har bemærkninger til vedtægterne. 4. Udskrift af protokollatet for det konstituerende bestyrelsesmøde Bestyrelsesmødet skal afholdes i fortsættelse af den stiftende generalforsamling. Det skal fremgå af protokollatet, der skal være underskrevet, hvorledes bestyrelsen har konstitueret sig. 5. Oplysningsskemaer for de enkelte bestyrelsesmedlemmer og direktøren i administrationsselskabet (LIS '' 8 og 15, stk. 2, jf. 6, stk. 3, nr. 3)) Hvis bestyrelsesmedlemmerne og direktøren i administrationsselskabet ikke tidligere er blevet vurderet i henhold til ' 8, stk. 1 i lov om investeringsforeninger og specialforeningen, skal foreningen indsende et oplysningsskema for hver enkelt person. Det er vigtigt, at skemaerne bliver udfyldt korrekt og fuldstændigt, fordi det i modsat fald kan forlænge sagsbehandlingstiden. Er bestyrelsesmedlemmet eller direktøren tidligere blevet vurderet efter bestemmelserne i LIS ' 8, nr. 1-3) eller tilsvarende bestemmelser i anden finansiel tilsynslovgivning, skal den pågældende i skemaet anføre navnet på de virksomheder, hvor han eller hun er medlem af ledelsen. Der henvises til skemaerne og vejledningen på Finanstilsynets hjemmeside under "indberetninger", "fit and proper". 6. Dokumentation for formuekravets opfyldelse For at blive godkendt skal en forening i medfør af ' 6, stk. 3, nr. 2 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger have en formue på mindst 10 mio. kr. Som dokumentation herfor skal administrationsselskabet indsende dokumentation for, at pengene er indbetalt til et pengeinstitut eller dokumentation i form af en kopi af en ubetinget garanti udstedt af et pengeinstitut. Garantiens løbetid skal fremgå af garantien. Det, at garantien skal være ubetinget, betyder, at pengeinstituttet skal være indstillet på at beholde eller videresælge de andele, som pengeinstituttet må erhverve, hvis garantien bliver effektiv, idet garantien netop skal sikre, at foreningen har den tilstrækkelige formue. Finanstilsynet har i en konkret 9

10 10. sag truffet afgørelse om, at pengeinstituttet ikke kan trække garantien tilbage eller forlange sig indløst kort tid efter, at emissionen var afsluttet, fordi der ikke blev tegnet andele for mindst 10 mio. kr. ved emissionen og salget efterfølgende ikke bragte formuen op over 10 mio. kr. Finanstilsynet accepterer dokumentation for garantier i form af fotokopier og telefaxer, men ikke garantier i form af E- mails. Finanstilsynet skal understrege vigtigheden af, at nye foreninger og ikke mindst foreninger, der ikke administreres sammen med andre foreninger, er opmærksomme på, om foreningens formue er tilstrækkelig stor til, at foreningens administrationsomkostninger kan dækkes, og at foreningen kan tåle kursfald. Det samme gælder også for afdelinger. 7. Foreningens aftale med administrationsselskabet (LIS ' 6, stk. 3, nr. 3) Såfremt bestyrelsen overlader den daglige administration til et administrationsselskab, skal dette godkendes af Finanstilsynet. - Administrationsaftalen skal indsendes sammen med ansøgningen. - Er der tale om et selskab, der ikke tidligere er blevet godkendt som administrationsselskab, skal foreningen indsende et sammenskrevet resumé fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen vedrørende selskabet som dokumentation for, at selskabet er lovligt stiftet samt en åbningsbalance. - Endvidere skal administrationsselskabets bestyrelsesmedlemmer og direktionen udfylde de skemaer, som bestyrelsesmedlemmer og direktører i foreninger skal udfylde, se ovenfor under pkt. 5. Hvis administrationsselskabet skal kunne indgå aftaler om rådgivning m.v. skal bestyrelsen være opmærksom på, om der kan være tale om, at administrationsselskabets ledelse kan være inhabil i forhold til det eller de selskaber, som administrationsselskabet forhandler med. Finanstilsynet skal ikke godkende administrationsaftalen, men for at Finanstilsynet kan godkende selskabet, er det Finanstilsynets vurdering, at aftalen skal opfylde følgende krav: a. Aftalen skal være konsistent, klar og tydelig. b. Opsigelsesvarslet må højst være på 6 måneder. Administrationsselskabet træder i stedet for en direktør. For- 10

11 11. eningens bestyrelse skal derfor kunne udskifte et administrationsselskab, som det ikke er tilfreds med på samme måde, som bestyrelsen kan udskifte en direktør. c. Administrationsselskabets pligter over for foreningen skal fremgå af aftalen. d. Det skal fremgå, hvorledes honoraret til administrationsselskabet beregnes. Honoraret skal være mindre end de samlede omkostninger, som foreningen ifølge vedtægterne må have. e. Hvis administrationsselskabet må indgå aftaler om rådgivning, skal det fremgå af administrationsaftalen. f. Det skal fremgå af aftalen, at det er administrationsselskabet, der skal træffe investeringsbeslutningerne på baggrund af bestyrelsens fondsinstruks. Denne beføjelse kan ikke delegeres til andre. Det tilføjes, at et administrationsselskab ikke - med eller uden bestyrelsens beslutning herom kan overlade administrationen eller dele heraf til andre. Det skyldes, at bestemmelsen i ' 15, stk. 2 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger angiver hvem, den daglige ledelse kan overlades til. 8. Foreningens aftale med depotselskabet (LIS ' 6, stk. 3, nr. 3) Finanstilsynet skal godkende foreningens valg af depotselskabet, hvis forhold reguleres i kapitel 12 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger, hvortil der henvises. Finanstilsynet skal ikke godkende depotselskabsaftalen, men for at depotselskabet kan godkendes, er det Finanstilsynets vurdering, at aftalen skal opfylde følgende krav: a. Depotselskabsaftalen skal være konsistent, klar og tydelig. b. Opsigelsesvarslet må højst være på 6 måneder, således at foreningen kan udskifte depotselskabet, hvis samarbejdet ikke fungerer tilfredsstillende. c. Depotselskabets pligter, jf. LIS ' 74 over for foreningen og foreningens pligter overfor depotselskabet skal fremgå af aftalen. d. Depotselskabet er ifølge LIS ' 75 ansvarlig efter dansk rets almindelige regler over for foreningen for enhver skade, foreningen måtte lide som følge af manglende eller mangelfuld opfyldelse af selskabets forpligtelser. Depotselskabet er ansvarligt, selvom depotselskabet overlader opbevaringen af foreningens formue eller en del heraf til et andet kreditinstitut. Depotselskabet kan ikke ved aftale fraskrive sig dette ansvar. e. Depotselskabsaftalen kan henvise til depotselskabets 11

12 12. almindelige depotbetingelser. Hvis det ikke fremgår af aftalen hvilke af disse almindelige betingelser, der gælder eller eventuelt ikke gælder, skal det fremgå, at det i tilfælde af uoverensstemmelser mellem bestemmelser i depotselskabsaftalen og de almindelige depotbetingelser, er aftalens bestemmelser, der gælder. f. Ifølge ' 73, stk. 2, skal foreningens værdipapirer opbevares særskilt for foreningen. Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med ' 6 stk. 3, i lov om værdipapirhandel m.v., hvorefter en værdipapirhandler (depotselskabet) kan opbevare værdipapirer i samme depot (samledepot), hvis værdipapirhandleren har informeret den enkelte kunde om retsvirkningerne heraf, og denne har samtykket. Samtykket skal være skriftligt. - Foreningens bestyrelse skal derfor i aftalen eller særskilt skrive under på, at bestyrelsen er gjort bekendt med retsvirkningerne af, at depotselskabet opbevarer vær-dipapirerne i samledepot. I sidstnævnte tilfælde skal det fremgå af depotselskabsaftalen, at bestyrelsen har skrevet under på, at den er gjort bekendt med retsvirkningerne af, at værdipapirerne opbevares i samme depot. Det gælder også, når flere foreningers værdipapirer opbevares i det samme depot, idet foreningerne er selvstændige juridiske enheder. g. Depotselskabets honorar og beregningen heraf skal fremgå af aftalen eventuelt i form af et bilag. Det er Finanstilsynets vurdering, at aftalen med depotselskabet, der skal udføre kontrol med de i lov om investeringsforeninger og specialforeninger ' 74 nævnte forhold, enten skal være en selvstændig aftale, således at andre forhold mellem foreningen og depotselskabet reguleres i andre aftaler, eller også skal depotselskabsaftalen struktureres således, at depotselskabsforpligtelserne tydeligt fremgår af aftalen. Finanstilsynet skal gøre opmærksom på, at et depotselskab ikke kan delegere sine pligter efter lov om investeringsforeninger og specialforeninger til andre heller ikke andre selskaber i den koncern, som depotselskabet er medlem af. Finanstilsynet skal heller ikke godkende aftaler om depotselskabet som udstedende institut og aftaler om markedsføring af foreningens beviser, rådgivning og handel med værdipapirer. Ved undersøgelser vil Finanstilsynet imidlertid vurdere disse aftaler, hvorfor det her skal nævnes, at aftalerne skal indeholde depotselskabets pligter over for foreningen og beregningen af det honorar, som foreningen skal betale. Foreningens bestyrelse skal vurdere honorarernes størrelse 12

13 13. herunder om de er på markedsvilkår, herunder om honorarerne svarer til, hvad institutionelle investorer med porteføljer af samme størrelse betaler for tilsvarende ydelser. 9. Bestyrelsens forretningsorden (LIS ' 14, stk. 4) Bestyrelsens forretningsorden fastlægger de bestemmelser, der regulerer bestyrelsens arbejde. Forretningsordenen skal udformes således, at den er relevant for bestyrelsen i investeringsforeninger og specialforeninger, dvs. at den også skal indeholde bestemmelser om de pligter, der påhviler en forenings bestyrelse efter lov om investeringsforeninger og specialforeninger, herunder at bestyrelsen skal - sørge for en forsvarlig organisation af foreningens virksomhed, der skal udøves i overensstemmelse med loven og foreningens vedtægter (LIS ' 14, stk.3, 1. pkt.) - tage stilling til, om foreningens formueforhold til enhver tid er forsvarlige i forhold til foreningens drift (LIS ' 14, stk. 3, 2. pkt.) - påse, at bogføring og formueforvaltning kontrolleres på en efter foreningens forhold tilfredsstillende måde (LIS ' 14, stk. 3, 3. pkt.) - fastlægge skriftlige retningslinier for foreningens væsentligste forretningsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen eller administrationsselskabet fastlægges (LIS ' 14, stk. 5), herunder - fastsætte en instruks for direktionens eller administrationsselskabets adgang til at placere foreningens formue i værdipapirer og likvide midler i accessorisk omfang, idet det ellers er bestyrelsen selv, der skal placere formuen - tage stilling til direktørens eventuelle andre hverv, hvis foreningen har en direktør og ikke et administrationsselskab. Har foreningen et administrationsselskab, er det dettes bestyrelse, der træffer afgørelse herom, men foreningens bestyrelse kan stille visse krav, som kan indsættes i administrationsaftalen (LIS '' 15, stk. 4, og 19) - udarbejde interne retningslinier for, hvilke andre medarbejdere end direktører m.fl., jf. LIS ' 23, stk. 2, og 26 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger, der ikke for egen regning må udføre eller deltage i spekulationsforretninger. Har foreningen et administrationsselskab, er det dettes bestyrelse, der skal udarbejde retningslinjerne, - udarbejde retningslinier for indberetning af formuedispositioner omfattet af de særlige undtagelser i Finanstilsynets bekendtgørelse om spekulationsforretninger. Har foreningen et administrationsselskab, er det dettes bestyrelse, der i medfør af LIS ' 26, jf. '' 23, stk. 1 og 24 har disse pligter. 13

14 14. - udarbejde årsregnskab, jf. LIS ' 35 sammen med direktionen eller direktionen i administrationsselskabet. - udstede prospekt for foreningen - (straks) meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold, der er af afgørende betydning for foreningens fortsatte virksomhed (LIS ' 41), f.eks. at foreningen eller en afdeling ikke længere opfylder kravet på 10 mio. kr. til formuens størrelse. - eventuelt træffe beslutning om udstedelse af andele uden kupon fra begyndelsen af et kalenderår til den ordinære generalforsamling. - Være opmærksom på interessekonflikter og inhabilitet samt tage højde herfor 10. Bestyrelsens skriftlige retningslinier for foreningens væsentligste aktivitetsområder Retningslinierne skal fastlægge arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen eller administrationsselskabet, jf. LIS ' 14, stk. 5. Retningslinjerne skal indsendes til Finanstilsynet, der skal orienteres skriftligt om ændringer heri. Retningslinierne kan for så vidt angår bestyrelsens arbejde henvise til bestyrelsens forretningsorden. Er den ikke udtømmende, kan bestyrelsens øvrige pligter og opgaver fastlægges i retningslinierne. Det er dog mest praktisk at samle bestyrelsens opgaver og pligter et sted. Hvis retningslinjerne henviser til bestyrelsens forretningsorden, skal den indsendes til Finanstilsynet. Endvidere skal retningslinierne fastlægge direktionens eller administrationsselskabets pligter og opgaver. Har foreningen et administrationsselskab, og angiver administrationsaftalen administrationsselskabets og dets direktørs pligter, kan retningslinierne henvise hertil. Endelig skal de henvise bestyrelsens instruks til direktionen eller administrationsselskabet om placering af foreningens formue, den såkaldte fondsinstruks, som kan vedlægges som bilag. Bestemmelserne i retningslinierne skal være i overensstemmelse med lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt foreningens vedtægter, hvortil kommer, at retningslinierne, bestyrelsens forretningsorden, administrationsaftalen og investeringsinstruksen skal være indbyrdes konsistente, dvs., at dokumenternes bestemmelser ikke må være modstridende, ligesom instruksen ikke må give direktøren eller administrationsselskabet videre beføjelser, end vedtægterne og loven hjemler adgang til. 14

15 15. Retningslinjerne skal underskrives af såvel bestyrelsen som direktøren eller direktøren i administrationsselskabet. 11. Bestyrelsens instruks til direktionen om placering af foreningens formue (fondsinstruksen) Bestyrelsen skal i en fondsinstruks fastlægge de rammer inden for hvilke direktionen eller administrationsselskabet kan placere foreningens formue. Instruksens placeringsgrænser skal holdes inden for de rammer, der fremgår af bestemmelserne i kapitel 9 (investeringsforeninger) og kapitel 10 (specialforeninger) i loven og foreningens vedtægter. Bestyrelsen skal tage stilling til, om foreningen skal kunne udnytte investeringsgrænserne i kapitel 9 henholdsvis kapitel 10 fuldt ud eller om den vil fastsætte begrænsninger. Begrænsningerne kan omfatte størrelsen af værdipapirposter i enkelte selskaber, således at det er foreningens politik at have en større spredning end den, som lov om investeringsforeninger og specialforeninger giver mulighed for (5 %, 10 % og 40 % grænserne for eksempel.) Instruksen kan således ikke give mulighed for at investere i unoterede aktier, hvis der i vedtægterne kun står børsnoterede aktier. På samme måde kan der ikke i medfør af instruksen anvendes afledte finansielle instrumenter, hvis det ikke fremgår af vedtægterne. Bestemmelserne i instruksen skal være klare og utvetydige, således at direktøren eller den, der er bemyndiget hertil i foreningen eller administrationsselskabet, kan tage stilling til, om investeringen ligger indenfor instruksens rammer, inden beslutningen træffes. Såfremt direktøren kan delegere sine beføjelser til andre i foreningen eller administrationsselskabet, skal det fremgå af instruksen. Instruksen skal indeholde bestemmelser om, hvorledes direktøren eller administrationsselskabet skal rapportere til bestyrelsen om udnyttelse af instruksens grænser. Fondsinstruksen skal underskrives af såvel bestyrelsen som den, der modtager instruksen. Tilsvarende gælder, hvis direktøren videredelegerer sine beføjelser. 12. Eventuelle rådgivningsaftaler Såfremt bestyrelsen indgår aftaler om rådgivning med et pengeinstitut, eventuelt depotselskabet, eller et fondsmæglerselskab, skal den indgå en skriftlig aftale, hvoraf det fremgår 15

16 16. hvilke ydelser, rådgiveren skal erlægge for det honorar, som foreningen skal betale. Bestyrelsen kan også overlade det til administrationsselskabet at indgå en sådan aftale. I så fald skal det fremgå af administrationsaftalen, at administrationsselskabet har denne kompetence. Det er Finanstilsynets vurdering, at bestyrelsen i så fald skal godkende aftalen, dels fordi udgifterne til rådgivning sædvanligvis er en væsentlig del af en forenings eller afdelings omkostninger, dels fordi der kan være interessekonflikter. Da foreningen ikke kan delegere investeringsbeslutninger til andre end administrationsselskabet, skal det fremgå af aftalen, at det er administrationsselskabet, der træffer beslutningerne. De rammer, der fastlægges for rådgivningen skal holdes inden for de rammer, som bestyrelsen har fastsat i instruksen til direktionen. Opsigelsesvarslet skal være kort, 14 dage - 1 måned svarende til, hvad der sædvanligvis gælder for andre institutionelle investorer, som indgår rådgivningsaftaler. 13. Foreningens prospekt - eventuelt. afdelingernes prospekter (LIS ' 44, stk. 3) I følge ' 44, stk. 3 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger skal prospektet senest dagen efter offentliggørelsen være modtaget i Finanstilsynet. Prospekters indhold Prospektet skal som minimum indeholde de oplysninger, der fremgår af Finanstilsynets bekendtgørelse nr. 280 af 6. maj 2002 om oplysninger i investeringsforeningers og specialforeningers prospekter. Det betyder, at bestyrelsen og administrationsselskabet skal sørge for, at prospektet indeholder alle de oplysninger, der er nævnt i bekendtgørelsen, og at de er korrekte. Finanstilsynet skal understrege, at det er bestyrelsens ansvar, at prospekterne opfylder bekendtgørelsens krav. Prospektets bestemmelser skal være i overensstemmelse med vedtægterne. Det gælder for eksempel også bestemmelserne om stemmerettighederne, der i prospektet skal gengives i overensstemmelse med bestemmelserne i vedtægterne. Prospektets bestemmelser om emissions- og indløsningsprisen skal svare til ' 29, stk. 2, henholdsvis ' 31, stk. 2 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt foreningens 16

17 17. vedtægter. Det understreges, at det kun er de omkostninger, der kan tillægges emissionsprisen eller fradrages indløsningsprisen. Foreningen kan indsætte et maksimum for de nødvendige omkostninger, men kun hvis den har beregnet, at omkostningerne ikke vil kunne overstige dette maksimum. Det er Finanstilsynets erfaring, at nogle administrationsselskaber anvender prospektet for en anden forening eller afdeling som koncept for en ny forenings prospekt. Finanstilsynet skal derfor understrege, at det er nødvendigt, at administrationsselskabet sørger for, at administrationsselskabet tilretter prospektet fuldstændigt, således at det passer til den forening, som udbyder andelene. Endelig skal eventuelle rådgiveres hovedvirksomhed (f.eks. bank- eller fondsmæglervirksomhed ifølge prospektbekendtgørelsens ' 3, nr. 10), angives tillige med rådgivernes navne og adresser. Det er således ikke tilstrækkeligt at angive navnet på et pengeinstituts børsmæglerafdeling uden at angive, at der er tale om et pengeinstitut eller et fondsmæglerselskabs navn uden at medtage ordet A fondsmæglerselskab@. Særligt om ansøgning om godkendelse af en forening eller afdeling i de tilfælde, hvor Finanstilsynet tidligere har godkendt en forening, der administreres af det administrationsselskab, der sender ansøgningen ind. Når administrationsselskabet, der indsender en ansøgning om godkendelse af en forening, allerede administrerer investeringsforeninger eller specialforeninger, der jo er godkendt af Finanstilsynet, skal den nye forening ikke indsende følgende dokumenter: 1. Bestyrelsens forretningsorden, 2. Eventuelle rådgivningsaftaler, og 3. Foreningens eller afdelingernes prospekt hvis de svarer til tidligere indsendte dokumenter vedrørende foreninger med samme bestyrelse, medmindre Finanstilsynet særligt anmoder herom. Det kan blive tilfældet, hvis ansøgningen og de indsendte dokumenter ikke er i orden, eller der er tale om særlige forhold. Foreningerne skal udarbejde de nævnte dokumenter, som kan indgå i undersøgelsen af foreningen ved Finanstilsynets inspektioner af foreningerne. Det er Finanstilsynets vurdering, at det er hensigtsmæssigt, at bestyrelserne og administrationsselskaberne sørger for, at en foreningsgruppes dokumenter i så høj grad som muligt er standardiserede, da det mindsker risikoen for fejl og uoverensstemmelser. Såfremt de indsendte 17

18 18. dokumenter svarer til dokumenter, der tidligere er blevet forelagt for Finanstilsynet, vil det være hensigtsmæssigt, at administrationsselskabet oplyser dette. Særligt om prospekter Prospektet skal ikke indsendes til Finanstilsynet samtidig med ansøgningen men først således, at det er Finanstilsynet i hænde senest dagen efter, at det er offentliggjort. Finanstilsynet vil gennemgå prospekterne, når foreningen bliver undersøgt, og kan stikprøvevis gennemgå prospekterne. Vedtægtsændringer, herunder godkendelse af nye afdelinger i investeringsforeninger (LIS kapitel 2 og 3) Vedtægtsændringer Ifølge LIS ' 13, stk. 1 kræves der til beslutning om ændring af vedtægterne, at mindst halvdelen af formuen er repræsenteret på generalforsamlingen, og at beslutningen vedtages med mindst to tredjedele af de afgivne stemmer. Er halvdelen af formuen ikke repræsenteret på generalforsamlingen, men stemmer to tredjedele af de afgivne stemmer for forslaget, kan forslaget vedtages på en ekstraordinær generalforsamling, der indkaldes med mindst 3 ugers varsel. På den ekstraordinære generalforsamling kan forslaget vedtages med to tredjedele af de afgivne stemmer uden hensyn til, hvor stor en del af formuen, der er repræsenteret. Ifølge ' 13, stk. 2, kan ændring af vedtægterne for en investeringsforening og ændring af vedtægterne for en specialforening for så vidt angår stiftelse af nye afdelinger, ikke træde i kraft, før ændringen er godkendt af Finanstilsynet. Foreningen skal være opmærksom på, at Finanstilsynet skal godkende vedtægtsændringen, førend foreningen kan følge generalforsamlingens beslutning om ændring af vedtægterne. Det betyder for eksempel, at en forening først kan investere efter nye bestemmelser, når vedtægterne er godkendt. Formalia vedrørende generalforsamlingen Administrationsselskabet skal være opmærksomt på, at indkaldelsen til generalforsamlingen skal angive det væsentligste indhold af forslaget til vedtægtsændringer, jf. princippet i aktieselskabslovens 73, stk. 4. Senest 8 dage før generalforsamlingen skal dagsordenen og de fuldstændige forslag fremlægges til eftersyn for aktionærerne på selskabets administrationsselskabs kontor og samtidig tilstilles de noterede indehavere af andele i foreningen, 18

19 19. når de har fremsat anmodning herom, jf. princippet i aktieselskabslovens 73, stk. 6. Endvidere skal foreningen være opmærksom på, at ordlyden af det forslag, som generalforsamlingen stemte om, skal fremgå af protokollatet af generalforsamlingen, ligesom det skal fremgå, at forslaget er lovligt vedtaget for eksempel ved angivelse af antallet af repræsenterede stemmer i forhold til det samlede antal samt antallet af stemmer, der stemte for forslaget. Bestyrelsens muligheder for vedtægtsændringer Såfremt foreningens vedtægter giver hjemmel til det, kan bestyrelsen træffe beslutning om oprettelse af nye afdelinger. Endvidere kan bestyrelsen foretage ændringer af vedtægterne, når der er hjemmel til det i vedtægterne, såfremt ændringerne er nødvendiggjort af ændringer af lov om investeringsforeninger og specialforeninger eller anden lovgivning, eller som er pålagt af Finanstilsynet. Endelig kan bestyrelsen og ikke administrationsselskabet - foretage justeringer af vedtægterne, for eksempel, hvis depotselskabet ændrer navn. Ansøgning om godkendelse Når der er tale om godkendelse af vedtægtsændringer i en investeringsforening, skal administrationsselskabet indsende følgende dokumentation: 1. Udskrift af protokollatet for den eller de generalforsamlinger eller det bestyrelsesmøde, hvor ændringen er blevet vedtaget, indeholdende S oplysning om foreningens navn, S datoen for generalforsamlingen eller bestyrelsesmødet, S angivelse af, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt, S den nøjagtige ordlyd af de vedtagne ændringer. (For så vidt angår protokollatet af bestyrelsesmødet vedrørende stiftelse af nye afdelinger, henvises der til det nedenfor anførte.) S dokumentation for, at ændringerne er lovligt vedtaget, og S dirigentens underskrift og bekræftelse af udskriftens rigtighed, når der er tale om en generalforsamlingsbeslutning. Er der tale om 19

20 20. en bestyrelsesbeslutning, skal bestyrelsesprotokollatet indsendes underskrevet af bestyrelsen eller referenten. 2. Foreningens originale vedtægter med Finanstilsynets godkendelsespåtegning. 3. Tre sæt nye vedtægter eller tre sæt enslydende allonger med ændringernes nøjagtige ordlyd og med samtlige bestyrelsesmedlemmers underskrifter. Såfremt administrationsselskabet indsender renskrevne vedtægter, skal direktøren for administrationsselskabet erklære, at der ikke er foretaget ændringer udover de, der fremgår af protokoludskriften. Ved ansøgning om godkendelse af nye afdelinger i investeringsforeninger og specialforeninger skal følgende vedlægges: 1. Protokollat af det bestyrelsesmøde, hvori det blev besluttet at oprette afdelingen, underskrevet af bestyrelsen. Finanstilsynet har på baggrund af en konkret sag vurderet, om den nøjagtige ordlyd af vedtægtsændringen vedrørende afdelingen skal fremgå af bestyrelsesprotokollatet, idet bestyrelsen skriver under på vedtægtsændringen. Finanstilsynet har på baggrund heraf vurderet, at det skal fremgå af protokollatet, at bestyrelsen har besluttet at oprette afdelingen, og at bestyrelsen på mødet har drøftet og truffet beslutning om afdelingens investeringspolitik. Baggrunden for, at det ikke er nødvendigt at anføre den nøjagtige vedtægtstekst er, at bestyrelsen skriver under på vedtægterne. Imidlertid skal Finanstilsynet på baggrund af bestyrelsesprotokollen kunne vurdere, at bestyrelsen har haft en relevant drøftelse af den afdeling, der søges om tilladelse til forud for beslutningen om at etablere den. Protokollatet af bestyrelsesmødet skal være så præcist, at Finanstilsynet kan vurdere, at der er overensstemmelse mellem den af bestyrelsen trufne beslutning og den af bestyrelsesmedlemmerne efterfølgende underskrevne ændring af vedtægterne. 2. Foreningens originale vedtægter med Finanstilsynets godkendelsespåtegning. 20

21 Tre sæt nye vedtægter eller tre sæt enslydende allonger med ændringernes nøjagtige ordlyd og med samtlige bestyrelsesmedlemmers underskrifter. Såfremt administrationsselskabet indsender renskrevne vedtægter, skal direktøren for administrationsselskabet erklære, at der ikke er foretaget ændringer udover de, der fremgår af protokoludskriften. 4. Dokumentation for, at formuekravet i ' 6, stk. 3, nr. 2 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger er opfyldt i form af en ubetinget garanti for et beløb på minimum 10 mio. kr. udstedt af et pengeinstitut eller dokumentation for, at formuen er indbetalt i et pengeinstitut. Se overfor under godkendelse af foreninger. Vedtægtsændringer i specialforeninger 5. Når foreningens generalforsamling eller bestyrelse har ved taget ændringer af vedtægterne, og der ikke er tale om oprettelse af en ny afdeling, skal administrationsselskabet indsende de renskrevne vedtægter eller allonger til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i to eksemplarer med en erklæring fra direktøren for administrationsselskabet om, at der ikke er tale om oprettelse af en ny afdeling i specialforeningen. Finanstilsynet skal kun godkende ændringer af specialforeningers vedtægter, når der er tale om godkendelse af nye afdelinger. Efter Finanstilsynets praksis er der tale om nye afdelinger, når en forening eller afdeling ændrer navn og investeringspolitik. Godkendelse af nye afdelinger i specialforeninger Når der er tale om nye afdelinger, som Finanstilsynet i medfør af ' 13, stk. 2 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger skal godkende, skal administrationsselskabet indsende de renskrevne vedtægter eller allonger i tre eksemplarer. Finanstilsynet videresender det ene eksemplar til Erhvervsog Selskabsstyrelsen. I øvrigt er proceduren ved ansøgning om godkendelse af en ny afdeling i en specialforening den samme som nævnt ovenfor under investeringsforeninger. 21

22 22. Udformningen af ansøgninger Finanstilsynet vil foreslå, at administrationsselskaberne udarbejder standardiserede ansøgninger med angivelse af de dokumenter, som skal følge med ansøgningen, således at administrationsselskabets medarbejdere selv kan kontrollere, om selskabet medsender alle de nødvendige bilag til Finanstilsynet. I ansøgningen skal administrationsselskabet tillige oplyse, om foreningen eller afdelingen er børsnoteret, eller at den ikke skal børsnoteres. Endvidere skal det ved ansøgning om godkendelse af nye foreninger fremgå, hvilket revisionsfirma eller firmaer og hvilken revisor, der er valgt som foreningens revisor eller revisorer. Endelig skal Finanstilsynet anmode om, at foreningen i følgebrevet til ansøgningen oplyser om særlige forhold, for eksempel at foreningen har ændret bestemmelserne i standardvedtægterne, særlige forhold vedrørende investeringerne m.v. samt hensigten med bestemmelserne. Generelt vedrørende henvendelser til Finanstilsynet Finanstilsynet skal journalisere alle henvendelser efter bestemmelser fastsat af Rigsarkivet. Dette medfører, at Finanstilsynet skal oprette sager vedrørende den enkelte forening. Finanstilsynet har én sag om tilladelse og vedtægtsændringer, én om ledelsesforhold, én om revisionsprotokollater, én om midlernes anbringelse osv. for hver enkelt forening. Er der tale om ophør af en forening eller afdeling, skal tilsynet også oprette en særskilt sag. Finanstilsynet skal derfor anmode om, at administrationsselskaberne i breve til Finanstilsynet tydeligt angiver, hvad sagen drejer sig om. Administrationsselskabet skal således 1. angive foreningens navn og FT. nr. og en eventuel afdelings navn og afdelings nr. 2. beskrive det, som foreningen ønsker godkendt f.eks. vedtægtsændringer, en ny afdeling, fusion, spaltning eller ophør efter ' angivne de under pkt. 1 nævnte oplysninger for begge/ alle foreninger eller afdelinger, når der er tale om en ansøgning, der involverer flere foreninger eller afdelinger, for eksempel en ansøgning om fusion. 22

23 indsende et følgebrev for hver sag. Når der er tale om enslydende ansøgninger vedrørende flere foreninger - skal hvert brev kun indeholde ansøgning for en forening. 5. forklare eller begrunde en ansøgning om noget f.eks. en frist for at opfylde et lovkrav eller en indberetning om en overtrædelse af en lovbestemmelse. 6. oplyse, hvad foreningen har gjort for at undgå en overtrædelse i fremtiden. 7. oplyse, hvad foreningen vil gøre for igen at opfylde et lovkrav m.v., og hvornår forholdet er eller forventes at være i orden igen. 23