CVR-nr Botilbuddet Engbo Anmeldt tilsyn Den 20. marts 2013

Transkript

1 CVR-nr Botilbuddet Engbo Anmeldt tilsyn Den 20. marts 2013

2 Indholdsfortegnelse Formalia... 3 Ledelsesrepræsentanter... 3 Medarbejderrepræsentanter... 3 Beboerrepræsentanter... 3 Indledning... 3 Program... 4 Konklusion... 4 Tilbuddets udviklingsområder... 4 Forhold vedrørende retssikkerhed for brugerne... 5 Visitation... 5 Personfølsomme oplysninger... 5 Klager... 5 Brugerindflydelse... 6 Forhold vedrørende den faglige indsats... 6 Handleplaner... 6 Magtanvendelser... 7 Medicin... 7 Økonomi... 7 Forhold vedrørende de fysiske rammer... 8 Egnethed... 8 Standard... 8 Forhold vedrørende medarbejderne... 8 Faglige kompetencer... 8 Nye medarbejdere... 9 Andet af 10

3 Formalia Dette anmeldte tilsyn ved Botilbuddet Engbo, Vandtårnsvej 4, 6300 Gråsten er gennemført af eksterne konsulenter Kirsten Lundsgaard og Signe Winkel Bang den 20. marts Ledelsesrepræsentanter Områdeleder Karin Fog Bentzon Medarbejderrepræsentanter Pædagog og teamkoordinator Laila Evald Pædagog og praktikvejleder Ulla Andersen Pædagog Margit Thorø Sygehjælper Ina Bruhn Beboerrepræsentanter Tilsynet hilste på to beboere, der var hjemme samt en beboer, der var på vej af sted til arbejde. På grund af beboernes nedsatte funktionsniveau og nedsatte evne til at kommunikere, var det ikke muligt for tilsynskonsulenterne at interviewe med de tilstedeværende beboere. Indledning Botilbuddet Engbo er et midlertidigt botilbud med plads til seks beboere. Botilbuddet drives i henhold til Lov om Social Service (SEL) 107. Boligerne er opført i henhold til lov om Almen Boligbyggeri og udlejes af en lokal boligforening. Målgruppen er voksne beboere med fysiske og psykiske funktionsnedsættelser, hvis udfordringer er kendetegnet af kommunikationsbesvær, demensproblematikker og udviklingshæmning. Organisatorisk ledes tilbuddet af en områdeleder og en teamkoordinator, som har ansvar for arbejdsplanlægning og indberetning af løn. Der er ni medarbejdere tilknyttet tilbuddet. Grundlaget for tilsynets gennemførelse er aftalt med Sønderborg Kommune og beskrevet i en tilhørende tilsynsmanual. Forinden tilsynsbesøget har tilbuddet fremsendt forberedende materiale bestående af en oversigt over medarbejdere, oversigt over sygefravær, retningslinjer for indberetning af magtanvendelser, to anonymiserede delhandleplaner, Sundhedsstyrelsens folder om korrekt håndtering af medicin, Sønderborg Kommunes instruks om korrekt håndtering af medicin. Herudover har tilsynet forberedt sig gennem tilgængeligt materiale på hjemmesiden samt kommunens gældende kvalitetsstandard for området. Ved tilsynsbesøget blev botilbuddets egne udarbejdede retningslinjer for medicinhåndtering udleveret sammen med stedets retningslinjer for ansvars-, 3 af 10

4 kompetence-, og opgavefordeling mellem personalegrupperne vedrørende sundhedsadministrative forhold. Endvidere blev der udleveret en klagevejledning. Tilsynsbesøget er gennemført anmeldt og er et udtryk for det øjebliks billede, som er tilgængelig på tidspunktet for tilsynets gennemførelse. I tilsynet er der lagt vægt på kontrol og brugerrelaterede forhold. Det eksterne tilsyn refererer til Sønderborg Kommune, som er tilsynsmyndigheden. Program Tilsynet blev gennemført i tidsrummet kl Efter en kort præsentation og planlægning af tilsynsbesøget fik konsulenterne en rundvisning i huset. Undervejs hilste konsulenterne på de tilstedeværende og fik fremvist tre lejligheder. Herefter blev der gennemført dialogbaseret interview med deltagerne hver for sig i grupper. Undervejs blev procedure for medicinhåndtering og håndtering af beboernes økonomi gennemgået. Til sidst blev tilsynsbesøget afrundet sammen med ledelsen. Konklusion Tilsynets konklusion i forhold til brugeroplevet kvalitet, medarbejderoplevet kvalitet og tilsynets oplevelse af faglig kvalitet. Det er tilsynets overordnende konklusion, at der i Botilbud Engbo er fokus på udviklingen af den brugeroplevede kvalitet, hvilket afspejler sig i fællesområderne, hvor der på væggene hænger billeder og andet, som beboerne har lavet. De lejligheder som tilsynet fik fremvist, var alle indrettet efter beboernes individuelle ønsker og behov. Den brugerorienterede kvalitet understøttes af en medarbejdergruppe, som med en anerkendende tilgang, fremstår engagerede og indlevende med fokus på beboernes ve og vel. Medarbejderne giver udtryk for et godt internt samarbejde og for en åbenhed imellem de organisatoriske niveauer, som virker betydningsfuld og understøttende for den samlede opgaveløsning. Det er tilbuddets vurdering, at der er fokus på at indhente faglig viden på områder, der har relevans for opgaveløsningen. Endvidere er det tilsynets vurdering, at ledelsen er opmærksom på at sikre de rette kompetencer i medarbejdergruppen, som modsvarer behovet blandt beboerne, for eksempel kompetencer til håndtering af psykiske lidelser. Tilbuddets udviklingsområder Tilsynets opsummering af punkter til behandling, hvor Skal er udtryk for forhold, som er uacceptable, og som skal bringes i orden, eventuelt i samarbejde med forvaltningen eller tilsynsmyndigheden. Anbefalinger er udtryk for tilsynets vurdering i et forhold, som skal overvejes, men ikke nødvendigvis følges. Det fremgår af fremsendt materiale at botilbuddet er et 107 tilbud, hvilket undrer tilsynet, idet botilbuddet fungerer som et længere varende tilbud svarende til 108. Tilsynet anbefaler, at det driftsmæssige grundlag revurderes i samarbejde med myndigheden. 4 af 10

5 Forhold vedrørende retssikkerhed for brugerne Visitation Tilsynet har fokus på håndtering af ind- og udflytning eller ind- og udvisitering. Herunder brugerinddragelse og samtykke fra den involverede. Visitation varetages af et centralt visitationsudvalg i myndighedsafdelingen ved Sønderborg Kommune. Ledelsen oplever et godt samarbejde med myndighedsafdelingen, der er båret af en åben dialog, således at matchning bliver til gavn for borgeren og stedet. Visitationen tager udgangspunkt i en ISO+ udredning og en overordnet 141 handleplan, udarbejdet af myndigheden. Tilsynet har ved dokumentgennemgangen set en ISO+ udredning for en beboer. Det er ledelsens forventning, at visitationen fremadrettet vil sikre koordinering med borgeren i centrum, og at alle fremadrettet vil blive visiteret med en overordnet 141 handleplaner. Områdelederen finder at indflytning sker med samtykke fra den enkelte beboer og i de tilfælde, hvor en beboer på grund af sit funktionsniveau og nedsatte evne til at kommunikere ikke kan give aktivt samtykke, inddrages pårørende og/eller eventuel værge på vegne af beboeren. Personfølsomme oplysninger Tilsynet har fokus på opbevaring og håndtering af personfølsomme oplysninger i henhold til blandt andet persondataloven. Ved rundvisning og ved dokumentgennemgang konstaterer tilsynet, at mapper med personfølsomme oplysninger opbevares i beboernes lejligheder i aflåste skabe. Det tidligere Bosted System er afløst af et nyt elektronisk journalsystem CSCsocial. Systemet er taget i brug, men ikke alle funktioner er slået igennem, blandt er 141 handleplaner endnu ikke aktiveret. Alle medarbejdere har deres eget login og har deltaget i et kursus vedrørende brugen af det nye system. Endvidere er der planlagt et teknisk notat kursus for alle medarbejdere i forår 2013, for at sikre en ens etisk tilgang til skriftligheden i CSC-social. Kurset er endvidere en introduktion til at skabe en fælles læring for, hvordan der arbejdes med skabelonerne i systemet. Tilsynet finder, at håndteringen af personfølsomme oplysninger sker i overensstemmelse med Persondatalovgivningen. Klager Tilsynet har fokus på beboernes klageadgang. Endvidere hvordan klagesager håndteres. Tilbuddet har en formel klagevejledning, der er udarbejdet i marts Klagevejledningen henvender sig til beboere og pårørende, og udleveres ved indflytning. Ledelse og medarbejdere orienterer om at de ved indflytning gør meget ud af at informere om at der ønskes et tæt samarbejde med de pårørende, både ved indflytningen, og på sigt. Stedet oplever et godt samarbejde med de pårørende, og 5 af 10

6 det er stedets oplevelse at de pårørende kommer til dem, hvis der er spørgsmål eller andet. Aktuelt verserer der ingen klager. Brugerindflydelse Tilsynet har fokus på muligheden for fælles brugerinddragelse gennem eksempelvis brugerråd eller pårørenderåd. Stedet har tidligere haft et brugerråd, men den aktuelle beboergruppe ønsker ikke fortsat et brugerråd. Aftaler og andre ting, der tidligere foregik i brugerrådet, foregår nu på individuel vis. Det er stedets erfaring, at beboerne ikke kan bryder sig om at holde møde og at de hest ikke ønsker at forholde sig til flere valg på én gang. Beboernes individuelle ønsker inddrages af medarbejderne i den fælles planlægning for hele tilbuddet. Der er et pårørenderåd bestående af tre pårørende og to medarbejdere. Rådet afholder cirka tre årlige møder, med mindre der opstår forhold som kræver et ekstra møde. Tilsynet orienteres om, at der senest har været fokus på en boliganalyse for området, ligesom rådet inddrages i husets fælles aktiviteter og informeres om stedets økonomi. Forhold vedrørende den faglige indsats Handleplaner Tilsynet har fokus på samspillet mellem myndighedens 141-handleplan og den pædagogiske handleplan for indsatsen. Endvidere fokus på omsætningen af mål og delmål i indsatsen samt på dokumentation. Herudover på den individuelle brugerinddragelse, mulighed for indflydelse på eget liv. For de beboere, som ikke allerede har en overordnet 141 handleplan efterspørges denne i forbindelse med handleplansmøder. Ledelse og medarbejdere ser frem til at IT-systemet CSC-social er fuldt integreret, hvilket som nævnt, vil indebære en direkte adgang for medarbejdere til beboernes 141 handleplaner. Tilbuddet udarbejder delhandleplaner, som er et aktivt arbejdsredskab, der evalueres cirka hvert halve år på personalemøder. I det tilfælde at der er særlige udfordringer omkring en beboer, evalueres og rettes delhandleplanen oftere til, hvilket i øjeblikket er aktuelt for en beboer med en demensproblematik. Beboerne har hver en kontaktperson, som udarbejder delhandleplanerne efter en skabelon. Udarbejdelsen af delhandleplanen sker i et samarbejde med beboerens beskæftigelsestilbud, og beboerne involveres individuelt afhængigt af eget ønske og behov. Af de tilsendte anonymiserede delhandleplaner fremgår det, at der for hver enkelt beboer arbejdes med indsatsområder, og det fremgår, hvornår de enkelte indsatsområder evalueres og rettes til. Engbo afholder et årligt handleplansmøde med deltagelse af beboeren, dennes pårørende/værge samt myndigheden. Kommer beboeren fra Sønderborg Kommune deltager myndigheden alene, såfremt der er ændringer i bevillingen. 6 af 10

7 Magtanvendelser Tilsynet har fokus på antal og art, medarbejdernes kendskab til lovgivningen og retningslinjer. Herudover retningslinjer for og tilgange til konflikthåndtering og forebyggelse. Brugerinddragelse på individ- og fællesniveau. Tilsynet oplyses, at der ikke har fundet magtanvendelse sted ved Engbo. Medarbejderne har været på kursus om reglerne i forbindelse med magtanvendelse, og opdateret på gældende vejledning, ligesom de ved, hvor skemaer skal findes. Områdelederen nævner, at adgangen til aktuelle skema bliver lettere med IT systemet CSC-social, da aktuelle skemaer automatisk bliver opdateret her. Der har været et tæt samarbejde med en tidligere medarbejder fra myndighedsafdelingen, omkring håndteringen af magtanvendelser. Medarbejderen fungerede som sparringspartner omkring en beboer, der havde en udadreagerende adfærd, som krævede en særlig pædagogisk indsats. Medarbejderne har overfor tilsynet redegjort for forløbet omkring beboeren, og det er tilsynets vurdering, at dette har givet et grundigt grundlag for at analysere og håndtere situationerne med udadreagerende adfærd, således at der ikke er opstået behov for magtanvendelse. Medicin Tilsynet har fokus på retningslinjer i henhold til gældende vejledning fra Sundhedsstyrelsen, opbevaring og administration i forhold til medicin. Endvidere på forebyggelse af utilsigtede hændelser. Tilsynet ser ved rundvisning, at beboernes medicin opbevares i aflåste skabe i egne lejligheder. Tre beboere modtager dosispakket medicin fra apoteket, to beboere får medicin talt op internt i botilbuddet, og èn beboer får ikke medicin. Epilepsimedicin opbevares i særskilt køleskab med lås på. Tilsynet orienteres om at grunden til at, ikke alle får dosispakket medicin skyldes, at to beboere skal have en dosis, som kræver at pillen deles, og at dette aktuelt sker ved at pillen deles med en pille-deler. En medarbejder er medicinansvarlig og er den som lærer nye medarbejdere op i gældende regler for håndtering af medicin med mere, ligesom det også er den medicinansvarlige, der sørger for destruering af uaktuel medicin. Medicin der skal destrueres, opbevares særskilt i aflåst skab. Al håndkøbsmedicin er lægeordineret. Der forefindes skemaer til brug ved utilsigtede hændelser. Alle medarbejdere kender til proceduren, og ved at udfyldte blanketter skal sendes til lederen, der sørger for at indberette hændelsen til Dansk Patient Sikkerheds Database (DSPD). Der fortælles om en episode hvor en pille blev tabt på gulvet i forbindelse med at en beboer skulle have sin medicin. Episoden blev indberettet som kritisk hændelse og det er tilsynets vurdering at episoden blev taklet korrekt. Ligeledes vurderer tilsynet, at retningslinjer og håndtering af medicin er i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning for området. Økonomi Tilsynet har fokus på håndtering af beboerøkonomi både i praksis og ud fra en pædagogisk tilgang. Retningslinjer og struktur. 7 af 10

8 Beboerne betaler for husleje, kost og vask/rengøring, samt en andel til befordring. Tilbuddet har en bus, som nyvurderes hver gang en ny beboer flytter ind, således at det sikres at nye beboere reelt kun betaler en andel af bussens aktuelle værdi. Botilbuddet har søgt sparring hos en jurist i sikring af, at beboernes andel af betaling til bussen foregår korrekt. Beboerne opbevarer lommepenge i en pengekasse i aflåste skabe i egen lejlighed. Tilsynet har fået fremvist et mappesystem med kvitteringer og en procedure for håndtering af beboermidler. Proceduren indebærer to underskrifter på udlæg og kvitteringer, og den administrative medarbejder gennemfører intern revision af beboerøkonomi i overensstemmelse med den aftale procedure. Det er tilsynets vurdering, at proceduren er i overensstemmelse med god praktik for området. Forhold vedrørende de fysiske rammer Egnethed Tilsynet har fokus på de fysiske rammers egnethed i forhold til målgruppen. Botilbuddet er etableret i De seks beboere har alle egen lejlighed på 42 m2 med eget bad, tekøkken, stue/soveværelse og udgang til egen terrasse. Der er fælles stue, køkken og bryggers. Desuden personalekontor/rådighedsværelse, garderobe og bad. Udenfor er der to større udenoms arealer med to terrasser. Flere af beboere har fysiske handicaps. Lejlighederne og fællesarealerne er alle indrettet, så det er tilgængeligt for kørestolsbrugere, og lejlighederne tilgodeser beboernes individuelle behov for støtte og brug af hjælpemidler. Det er tilsynets vurdering at de fysiske rammer er egnede til målgruppen. Standard Tilsynet har fokus på rengøring og hygiejneforhold i fællesområder samt på brugerindflydelse i forhold hertil på fællesniveau. En medarbejder står, foruden at hjælpe beboerne op om morgenen, for rengøring af beboernes lejligheder og fællesarealer. Beboerne deltager ikke heri. Det er tilsynets vurdering, at der var pænt og ryddeligt overalt ved botilbuddet. Forhold vedrørende medarbejderne Faglige kompetencer Tilsynet har fokus på antal og medarbejdernes faglige sammensætning og kompetenceområder sammenholdt med brugernes behov, herunder brugen af vikarer. Medarbejdergruppen er sammensat med en overvægt af pædagoger. Der er endvidere en sygehjælper ansat, som har et indgående kendskab til brug af hjælpemidler. I alt er der ansat ni medarbejdere inklusiv områdeleder og en administrativ medarbejder, der har en gennemsnitlig arbejdstid ved botilbuddet på 4,7 timer ugentligt. 8 af 10

9 Områdelederen deltager i personalemøder hver 14. dag, og kan der imellem kontaktes per telefon eller mail. Alle medarbejdere har deltaget i et tværgående MERK forløb (MEnneske, Relation, Kultur) for medarbejdere ved Sønderborg Kommune. I forbindelse med MERK forløbet, der består af tre moduler, blev et af modulerne særlig tilrettelagt som et projektforløb rettet mod en specifik problemstilling ved Engbo. Det er kendetegnet for botilbuddet, at der hentes faglig ekspertise udefra i den udstrækning, det kan løfte en pædagogisk opgave omkring beboerne. I en af lejlighederne så tilsynet for eksempel en tavle med lys, der indikerer forskellen på nat og dag. Tavlen skulle hjælpe en beboer, der har svært ved at kende forskel på nat og dag. En anden beboer en tiltagende demensproblematik, og tilbuddet har etableret samarbejde med en koordinator fra Sønderborg Kommune, som har været ude for at fortælle om arbejdet med beboere med Demens/Alzheimer og er kommet med forslag til indretning af beboerens lejlighed. Endvidere er der i et samarbejde med Oligofreni klinikken udarbejdet skemaer, som viser, hvordan beboerens færdigheder ændres. Herudover samarbejdes der gerne med VISO, og stedet har aktuelt afsluttet et VISO forløb omkring en beboer, som har forløbet over et år. Forløbet har afstedkommet en mærkbar forandring hos den involverede beboer, og har medvirket til en bedring af beboerens daglige livskvalitet. Hele medarbejdergruppen har været på kursus i anvendelsen af livshistorier, som et aktivt redskab, og en medarbejder har været på introduktions kursus til Marte Meo metoden. Medarbejderne oplever at deres leder har et stort netværk, som bruges konstruktivt til at indhente relevant viden, og at efteruddannelse og opkvalificering prioriteres. Medarbejderne oplever, at de får deres ønsker om kurser og videreuddannelse opfyldt. Indtrykket bekræftes af områdelederen, som nævner at der er en tendens til at fremtiden for medarbejderne kræver en større indsigt i problematikker indenfor psykiatrien. I samarbejde med andre lignende tilbud lokalt, er der arrangeret et psykiatri kursus, som én medarbejder ved Engbo har deltaget i. Stedet modtager lønnede studerende i praktik. En medarbejder er praktikvejleder, og har deltaget i de obligatoriske vejlederkurser. Sygefravær for 2012 og 2013 er indtil nu på 2,39 %, hvilket tilsynet vurderer som lavt. Nye medarbejdere Tilsynet har fokus på hvordan nye medarbejdere introduceres til indsatsen og brugerne som helhed. Nye medarbejdere introduceres til arbejdet ved hjælp af en føl-ordning. Der er udarbejdet et afkrydsningsskema til sikring af, at nye medarbejdere får den nødvendige viden til at bestride arbejdet. De studerende følger samme ordning. Beboerne har tidligere haft svært ved at rumme nye medarbejdere, men efter en prioriteret indsats med fokus på, at beboernes problematikker ændrer sig over tid, og at det for nogle beboere tager længere tid at skabe en individuel relation, er dette bedret. 9 af 10

10 Andet Stemninger og observationer på stedet. Kontrol af indhold på Tilbudsportalen. To beboere ved tilbuddet modtager på grund af et svækkende helbred, ikke længere et aktivitetstilbud udenfor hjemmet, men aktiveres i egen lejlighed. Tilsynet informeres om hvordan dagligdagen struktureres og besøger en af beboerne i sin lejlighed. Tilsynet gennemgik oplysningerne på Tilbudsportalen sammen med ledelsen, og vurderer at oplysningerne om det lovmæssige grundlag for Engbo bør revurderes, så det korrekt fremgår, hvilket tilbud der efter Servicelovens bestemmelser er tale om, idet indholdet ikke svarer til et midlertidigt tilbud efter SEL af 10