Guide. Vores butiksbestyrelse Vores opgaver. Hvilke opgaver har butiksbestyrelser og hvordan synes jeg, vi bør arbejde med opgaverne?

Transkript

1 Guide Vores butiksbestyrelse Vores opgaver Hvilke opgaver har butiksbestyrelser og hvordan synes jeg, vi bør arbejde med opgaverne?

2 Butiksbestyrelsen Denne guide giver et kort overblik over opgaver, som butiksbestyrelser typisk arbejder med. Læs og udfyld guiden inden jeres butiksbestyrelse sammen arbejder med bestyrelsesværktøjet Sammen om vores opgaver. Ud over de nævnte opgaver har butiksbestyrelsen også ansvaret for andre opgaver, som er relevante for lige netop jeres butik. Giv guiden til nye medlemmer af jeres bestyrelse Medlemsdemokrati Butiksbestyrelsen arbejder for demokratiet i Coop. I holder bl.a. årsmøde, afgiver stemmer ved valg til Coops landsråd, I opstiller måske kandidater til landsrådet og overvejer kandidater til jeres egen butiksbestyrelse og måske Coops foreningsbestyrelse. Hvordan synes jeg, at vores butiksbestyrelse skal arbejde med medlemsdemokrati? Butiksbestyrelsen er - i samspil med butikkens ansatte - medlemmernes repræsentanter i butikken og butikkens ambassadører i lokalsamfundet. Butiksbestyrelsen arbejder aktivt for at styrke butikken, det lokale fællesskab og Coops demokrati, mærkesager og værdier. Mere info: Læs den fulde beskrivelse af butiksbestyrelsers opgaver i Coops opgavebeskrivelser på: coopforum.dk/opgavebeskrivelser Vil du vide mere om butiksbestyrelsers formål og arbejde så se her: coopforum.dk/butiksbestyrelse Lad dig inspirere af hvordan andre butiksbestyrelser helt konkret har arbejdet med de forskellige opgaver på: coopforum.dk/inspiration

3 Butiksstrategi Butikkens strategi er vigtig for butikkens resultat og i nogle tilfælde overlevelse. Bestyrelsen drøfter som minimum butikkens situation, strategioplæg, investeringsmuligheder og handlingsplaner med uddeleren/varehuschefen som optakt til uddelerens/varehuschefens strategimøde med salgschefen. I indgår også i dialog med uddeleren/varehuschefen om butikkens kundetilfredshedsmålinger samt driftsmæssige og økonomiske situation. Skal der ansættes ny uddeler eller varehuschef, drøfter formanden ønsket profil med salgschefen. Hvad er mine input til strategien for vores butik i det kommende år? Medlems- og kundeaktiviteter Bestyrelsen planlægger og deltager i butiksaktiviteter i samarbejde med uddeleren/varehuschefen. Aktiviteterne tager udgangspunkt i kædens og Coops mål og indsatsområder samt butikkens traditioner. Medlems- og kundeaktiviteter er en god måde at få kunder og medlemmer i snak og samtidig synliggøre butikkens og Coops budskaber. Bestyrelsen deltager også i medlemshvervning og andre fælles Coopaktiviteter. Bestyrelsen fastlægger hvert år senest d. 1/12 - i samarbejde med uddeleren/varehuschefen - en plan for medlems- og kundeaktiviteter for det kommende år. Bestyrelsen udarbejder også budget for brug af aktivitetsmidlerne. Hvilke medlems- og kundeaktiviteter synes jeg, vores butiksbestyrelse bør arbejde med i det kommende år?

4 Sortiment Hvad har jeres butik på hylderne, og hvad har I ikke på hylderne? Kunder har ofte ønsker til sortimentet og vil fx ofte gerne købe lokale varer. Kan ønskerne opfyldes, kan det være til gavn for butikken. I drøfter medlemmernes og kundernes ønsker til sortiment med uddeleren eller varehuschefen. I kan fx høre kundernes ønsker til sortiment, når I er til stede i butikken eller er i kontakt med jeres netværk. I kan også - i samarbejde med uddeleren/varehuschefen - invitere til forbrugeraftener, hvor medlemmerne kan ytre deres holdninger. Beslutningskompetencen ligger hos uddeleren/varehuschefen (inden for kædens regler). Partnerskaber I er i dialog med uddeleren/varehuschefen om mulige lokale interne og eksterne partnerskaber til gavn for bestyrelse og butik. Partnerskaber kan fx være med lokale foreninger om fælles arrangementer til gavn for begge parter fx om Coops Madmanifest. Det kan også være drøftelse af aftaler med lokale leverandører, som til gengæld stiller sig til rådighed for kundernes spørgsmål i butikken eller på forbrugeraftener. Hvilke partnerskaber, synes jeg, vores bestyrelse og butik bør arbejde for at indgå? Hvordan kan vi, i vores bestyrelse, bedst komme i kontakt med medlemmerne for at høre deres ønsker til butikkens sortiment?

5 Medlemsinvolvering Butikken er ejet af medlemmerne, og det er derfor oplagt at høre, hvad medlemmerne har på hjerte løbende og ikke kun i forbindelse med årsmødet. Butiksbestyrelsen arbejder for og med involvering af medlemmer både digitalt og ikke-digitalt. I synliggør også bestyrelsen og foreningsaktiviteter i butikken via digitale medier. I kan fx. i samarbejde med uddeler og varehuschef invitere alle medlemmer til en forbrugeraften, eller I kan opfordre medlemmerne til at give deres meninger til kende på butikkens Facebookside. Hvordan synes jeg, vores butik og bestyrelse bør arbejde med medlemsinvolvering? Profilering Butiksbestyrelsen profilerer butikken og Coop i lokalsamfundet. Butiksbestyrelsen kan fx være aktiv og opslå nyheder om medlems- og kundeaktiviteter til fx forbrugeraftener eller mærkedage på butikkens Facebookside. Bestyrelsen kan i samarbejde med uddeler/varehuschef sende pressemeddelelser, faste indlæg om gode historier fra butikken til lokale medier eller deltage aktivt i fx foreningsnetværket i byen eller bydelen. Hvordan synes jeg, vores butik og bestyrelse bør arbejde med profilering af butikken og Coop?

6 Fornyelse Verden omkring os fornyer sig hele tiden, og det gør Coop, butikkerne og vores konkurrenter også. Bestyrelsen drøfter fornyelse af butikken og indgår i dialog med uddeler/varehuschef om fornyelsestiltag. Til hjælp for jeres dialog kan I bl.a. bruge Coops innovationsredskab: coopforum.dk/innovation. I kan også invitere kunderne til at give deres forslag, eller I kan hente inspiration hos andre bestyrelser og butikker. Hvilket fornyelsestiltag, synes jeg, vores butik bør gennemføre? Ledelse Det er formandens ansvar, at butiksbestyrelsen ledes, men alle bestyrelsesmedlemmer bidrager til, at det er attraktivt at være medlem af bestyrelsen, at bestyrelsen styrker butikken, og at bestyrelsens øvrige opgaver varetages. Butiksbestyrelsen: Vælger en formand og en næstformand Udarbejder plan og budget for bestyrelsens arbejde og følger op på økonomien Hverver aktive medlemmer og kandidater til bestyrelsen Beslutter organisering fx nedsættelse af aktivitetsudvalg Vedtager egen forretningsorden. Hvordan kan jeg bedst bidrage til, at det er attraktivt at være medlem af vores butiksbestyrelse?

7 Butiksordbogen Ved dialog med uddeleren eller salgschefen støder I måske på ord, som I ikke anvender i jeres eget professionelle eller private liv. Her er en kort oversigt med forklaringer på butiksnære ord, som I sikkert møder. AD = Automatisk VareDisponering. Når en vare købes - og dermed scannes - registreres salget, og varen genbestilles automatisk. Clickview = IT-program, hvor uddeler kan se månedsregnskabet inkl. underlinier. Der kan laves sammenligninger med andre butikkers regnskaber. Coopnet = Coops Intranet, hvor uddeler og medarbejder får daglige informationer fra Coop. DB 1= Dækningsbidrag 1. Findes på linie 13 i driftsrapporten. DB1 er realiseret avance fratrukket personaleudgifter. DB2 = Dækningsbidrag 2. Findes på linie 20 i driftsrapporten. DB2 er DB1 fratrukket de samlede udgifter, som er lagt sammen på linie 19. Hilton Foods = En moderne kødforædlingsfabrik i Hasselager. Hilton leverer detailpakket kød til alle Coops butikker. Lagerdage = Det antal dage varerne gennemsnitligt står i butikken. Lønprocent = Udgifter til butikspersonalets løn som procent af butiksomsætningen. NPS = Net Promotor Score. NPS er en kundeloyalitetsmåling, der gennemføres i hver kæde to gange årligt. PD = Policy Deployment. PD er en handlingsplan, der viser butikkens mål, og hvem der har ansvaret for at udføre handlingerne. RAP = Rationel ArbejdsPlanlægning. RAP er uddelerens IT-værktøj til at planlægge og få overblik over vagtskemaer. Regionschef = Chef for varehuschefen i Kvickly. Regionschefen har det overordnede ansvar for butikken. I Super- Brugsen og Dagli LokalBrugsen hedder regionschefen en salgschef, men det dækker over samme funktion. Salgschef = Chef for uddeleren i Superbrugsen eller Dagli LokalBrugsen. Salgschefen har det overordnede ansvar for butikken. I Kvickly hedder salgschefen en regionschef, men det dækker over samme funktion. SAP = Coops IT-administrationssystem, der håndterer løn, HR, økonomi og regnskab. SAP bliver indført løbende i Space/planogram = En forudaftalt plan for hvordan varerne placeres på hylderne. Tavlemøde = Personalemøde ved målstyringstavlen. Uddeler informerer personalet, og samtidig aftales mål for konkrete områder i butikken. Se flere ordforklaringer: coopforum.dk/ordbog Er der noget, der undrer jer, eller ønsker I flere forklaringer, så kontakt uddeler eller varehuschef.