Handleplan for Embedslægens Tilsyn på Tranehavegård den

Transkript

1 for Embedslægens Tilsyn på Tranehavegård den Jeg vil i nedenstående handleplan besvare følgende fire spørgsmål, stillet af Drifts- og Udviklingskontoret for Handicap og Psykiatri i forbindelse med embedslæge tilsyn den på Tranehavegård: 1. Hvad har I gjort med det samme for at efterkomme tilsynets påbud? 2. Hvad har I planer om at gøre fremadrettet? 3. Hvad vil I gøre for at implementere tiltagene? 4. Tidsplan for jeres indsatser At der udarbejdes en skriftlig instruks for personalets kompetence, ansvar og opgaver, herunder vikarers kompetence, ansvar og opgaver og delegation Ad 1) Afdeling Tranehavegård var ved tilsynet en del af Center Thorupgården, og havde samme uddybende ansvarsbeskrivelser for kontaktpersoner, som for resten af organisationen. Disse ansvarsbeskrivelser gælder stadig i det ny Center City. I medicin instruksen står præciseret hvem og hvordan medarbejderne kan tildeles medicin kompetence. Alle vikarer gennemgår pt. et nøje tilrettelagt intro forløb, hvor deres ansvarsområder gennemgås og afkrydses på et skema, så det sikres, de er blevet forsvarligt introduceret. Intro forløbet gælder alle områder af deres funktion på Tranehavegård, med stor vægt på medicinhåndtering. Ad 2) Der vil blive lavet en udførlig skriftlig instruks gældende specifikt Tranehavegårds vikarer. Ad 3) Afdelingsleder har ansvar for, at alle vikarer kender til den skriftlige instruks. Ad 4) Ultimo februar 2011

2 At der udarbejdes en skriftlig instruks for plejepersonalets opgaver i forbindelse med beboernes behov for behandling Ad 1) I beboermappen findes en optegnelse med de 11 sygeplejefaglige problemområder, som der skal følges op på. Såfremt der er problemer indenfor disse områder, skal der - såfremt beboeren ikke selv varetager sine helbredsmæssige interesser, samarbejdes med beboerens egen læge og/ eller den psykiatriske overlæge på DPC. Der ud over findes der en vejledning til kategorisering og dokumentation angående beboernes eventuelle misbrugsproblematikker. Ad 2) Jeg mener, vi lever op til kravene. Hvis Embedslægen ønsker en yderligere instruks, vil jeg meget gerne indgå i en dialog. Jeg har i den forbindelse brug for at vide, præcis hvad Embedslægen efterlyser, ud over det allerede eksisterende materiale. Ad 3) Hvis Embedslægen ønsker en yderligere instruks, er det Afdelingsleders ansvar, at afklare præcis hvad Embedslægen efterlyser, tilvejebringe en sådan instruks og efterfølgende sikre, at alle medarbejdere er bekendt med instruksen. Ad 4) Hvis Embedslægen ønsker en yderligere instruks, bliver det snarest efter denne afklaring, det vil sige ultimo februar At der udarbejdes en skriftlig instruks for hvordan de ansatte skal forholde sig i forbindelse med smitsomme sygdomme Ad 1) Instrukser for hygiejne, Hiv & AIDS samt smittefarlig influenza var og er gældende for afdeling Tranehavegård, som for resten af organisationen. Disse instrukser er tilgængelige for alle medarbejdere. Ad 2) Jeg mener, vi lever op til kravene. Hvis Embedslægen ønsker en yderligere instruks, vil jeg meget gerne indgå i en dialog. Jeg har i den forbindelse brug for at vide, præcis hvad Embedslægen efterlyser, ud over det allerede eksisterende materiale. Ad 3) Hvis Embedslægen ønsker en yderligere instruks, er det Afdelingsleders ansvar, at afklare præcis hvad Embedslægen efterlyser, tilvejebringe en sådan instruks og efterfølgende sikre, at alle medarbejdere er bekendt med instruksen. Ad 4) Hvis Embedslægen ønsker en yderligere instruks, bliver det snarest efter denne afklaring, det vil sige ultimo februar 2011

3 At der udarbejdes en skriftlig instruks for, hvordan de ansatte skal føre, opbevare og få adgang til de sygeplejefaglige optegnelser Ad 1) Tranehavegård følger de samme kvalitetsstandarder som resten af socialpsykiatrien i København. Derudover er der i alle beboermappe på side 2, retningslinier for hvor mapperne skal være, samt hvem der har adgang til at læse/skrive i dem. I alle afdelinger findes en modelmappe, der rummer instruks for, hvordan papirerne skal udfyldes. Ad 2) Jeg mener, vi lever op til kravene. Hvis Embedslægen ønsker en yderligere instruks, vil jeg meget gerne indgå i en dialog. Jeg har i den forbindelse brug for at vide, præcis hvad Embedslægen efterlyser, ud over det allerede eksisterende materiale. Ad 3) Hvis Embedslægen ønsker en yderligere instruks, er det Afdelingsleders ansvar, at afklare præcis hvad Embedslægen efterlyser, tilvejebringe en sådan instruks og efterfølgende sikre, at alle medarbejdere er bekendt med instruksen. Ad 4) Hvis Embedslægen ønsker en yderligere instruks, bliver det snarest efter denne afklaring, det vil sige ultimo februar 2011 At alle de 11 sygeplejefaglige problemområder er beskrevet i de sygeplejefaglige optegnelser, som Sundhedsstyrelsens vejledning foreskriver Ad 1) Ved Embedslægens tilsyn var der et eksempel på, at der korrekt var oprettet Fokusark på en sygeplejefaglig problematik. Kontaktpersonen havde dog glemt, at skrive det på Sundhedsarket; oversigten med de 11 sygeplejefaglige problemområder. Dette var en fejl, og jeg sendte straks en mail til alle medarbejdere, hvor det blev tydeliggjort, at man ved gennemgang af Sundhedsarket skal kunne orientere sig om eventuelle sygeplejefaglige problemområder. Ad 2) Det er Afdelingsleders ansvar, at udføre egenkontrol på beboermapper. Når der er skrevet en beboer, gennemgår jeg derfor også beboermappen. Alle Sundhedsark har siden tilsynet være korrekt udfyldt. Jeg udfører dog yderligere stikprøvekontroller; seks vilkårlige beboermapper kontrolleres hver måned, hvor jeg blandt andet sikrer, at der er overensstemmelse mellem Sundhedsark og Fokusark. Ad 3) Jeg fastholder det høje niveau af kontrol men anser, på baggrund af empiriske erfaringer, at

4 Ad 4) Afdelingsleder udfører løbende kontrol At det fremgår af dokumentationen hvilke undersøgelser der er planlagt i forbindelse med beboernes antipsykotiske behandling Ad 1) Det er beboeren og dennes psykiater, der overvejende samarbejder om beboerens antipsykotiske behandling. Kontaktpersonerne tilbyder altid at støtte op om dette samarbejde. Under fane 5 i beboermappen findes Psykiater Kontinuations ark. Hver gang beboeren har været til samtale hos psykiater, eller der er foretaget ændringer i medicinen, faxer psykiater et notat til Tranehavegård, som sættes ind i beboerens mappe. De aftaler om undersøgelser der indgås om den antipsykotiske medicin, fremgår altså af beboermappen. Ad 2) Jeg mener, vi lever op til kravene. Hvis Embedslægen ønsker en yderligere dokumentation, vil jeg meget gerne indgå i en dialog. Jeg har i den forbindelse brug for at vide, præcis hvad Embedslægen efterlyser, ud over den allerede eksisterende dokumentation. Ad 3) Hvis Embedslægen ønsker yderligere dokumentation, er det Afdelingsleders ansvar, at afklare præcis hvad Embedslægen efterlyser, tilvejebringe en sådan skabelon for dokumentation og efterfølgende sikre, at alle medarbejdere er bekendt med, hvordan der skal dokumenteres. Ad 4) Hvis Embedslægen ønsker yderligere dokumentation, bliver det snarest efter denne afklaring, det vil sige ultimo februar 2011 At iværksatte behandlinger evalueres Ad 1) Det er beboeren og dennes psykiater, der overvejende samarbejder om beboerens antipsykotiske behandling. Kontaktpersonerne tilbyder altid at støtte op om dette samarbejde. Tranehavegård modtager som nævnt psykiater notater pr. fax, og Kontaktpersonerne følger derfor altid med i / støtter op om den behandling beboeren og psykiater har igangsat. Kontaktpersonen dokumenterer løbende i Fokusark, hvordan behandlingen skrider frem; giver beboeren for eksempel udtryk for, om behandlingen har en (god) effekt? På samme måde sikrer Kontaktpersonen sig - og dokumenterer i Fokusark - at psykiater og beboer evaluerer en given behandling, så der dermed tages stilling til, hvorvidt behandlingen er til beboerens bedste.

5 Ad 2) Jeg mener, vi lever op til kravene. Hvis Embedslægen ønsker en yderligere evaluering, vil jeg meget gerne indgå i en dialog. Jeg har i den forbindelse brug for at vide, præcis hvad Embedslægen efterlyser, ud over det allerede eksisterende materiale. Ad 3) Hvis Embedslægen ønsker en yderligere evaluering, er det Afdelingsleders ansvar, at afklare præcis hvad Embedslægen efterlyser, og efterfølgende sikre, at alle medarbejdere er bekendt med kravet. Ad 4) Hvis Embedslægen ønsker yderligere fokus på evaluering, bliver det snarest efter denne afklaring, det vil sige ultimo februar At beboerens navn og personnummer er anført på alle ark i de sygeplejefaglige optegnelser Ad 1) Ved Embedslægens tilsyn var der et eksempel på, at der ikke var anført navn og personnummer på enkelte ark i de sygeplejefaglige optegnelser. Det er en klar fejl, og det blev straks via mail tilkendegivet overfor Kontaktpersonerne, at det skal fremgå på alle ark. Ad 2) Det er Afdelingsleders ansvar, at udføre egenkontrol på beboermapper. Når der er skrevet en beboer, gennemgår jeg derfor også beboermappen. Jeg kontrollerer blandt andet, om der er navn og personnummer på alle ark. Hvis det ikke er tilfældet beder jeg Kontaktpersonen sikrer, det sker straks. Jeg udfører der ud over yderligere stikprøvekontroller; seks vilkårlige beboermapper kontrolleres hver måned. Ad 3) Jeg fastholder det høje niveau af kontrol men anser, på baggrund af empiriske erfaringer, at Ad 4) Afdelingsleder udfører løbende kontrol

6 At det aktuelle handelsnavn fremgår af medicinskemaet Ad 1) Ved Embedslægens tilsyn var der et eksempel på, at det aktuelle handelsnavn ikke fremgik af det aktuelle medicinskema. Det er en fejl, og det blev straks meddelt via mail, at det skal fremgå af medicinskemaet. Denne oplysning burde Kontaktpersonerne være bekendt med via Medicininstruksen. Ad 2) Det er Afdelingsleders ansvar, at udføre egenkontrol på beboermapper. Når der er skrevet en beboer, gennemgår jeg derfor også beboermappen. Jeg kontrollerer blandt andet, om det aktuelle handelsnavn fremgår af medicinskemaet. Hvis det ikke er tilfældet, beder jeg Kontaktpersonen sikrer, det sker straks. Jeg udfører der ud over yderligere stikprøvekontroller; seks vilkårlige beboermapper kontrolleres hver måned. Ad 3) Jeg fastholder det høje niveau af kontrol men anser, på baggrund af empiriske erfaringer, at Ad 4) Afdelingsleder udfører løbende kontrol At beboerne medicineres korrekt som ordinationen foreskriver Ad 1) På Tranehavegård findes der i Medicininstruksen klare retningslinier for medicinhåndtering. Det kan nævnes, at dosispakket medicin fra apoteket altid gennemgås for fejl og at der ved dosering altid foretages kontrol. Der foretages yderligere kontrol, når medicinen udleveres til beboeren. Ved fejl, udfyldes Registrering af fejl og utilsigtede hændelser, og det er Afdelingsleders ansvar, at følge op på dette, så der konstant er fokus på medicinhåndtering. Det foregår blandt andet ved en personlig samtale med den enkelte Kontaktperson, på team møder og personalemøder. Den konkrete fejl, som Embedslægen påpegede var meget beklagelig, og jeg har efterfølgende haft en samtale med Kontaktpersonen. Denne samtale tager udgangspunkt i, at vi skal lære af vores fejl, så vi minimerer risikoen for, at de sker igen. Der er derfor en sjælden åbenhed på Tranehavegård, når det handler om, at erkende fejl. Ad 2) Det er Afdelingsleders ansvar, at udføre egenkontrol på medicinhåndtering. Jeg kontrollerer alle forhold vedrørende medicin på fire vilkårligt udvalgte beboere hver måned. Der ud over har alle på Tranehavegård, som nævnt, fokus på en sikker medicinhåndtering.

7 Ad 3) Jeg fastholder det høje niveau af kontrol men anser, på baggrund af empiriske erfaringer, at Ad 4) Afdelingsleder udfører løbende kontrol At der ikke opbevares uaktuel medicin sammen med den aktuelle medicin Ad 1) På Tranehavegård findes der i Medicininstruksen klare retningslinier for medicinhåndtering. Det gælder også i forhold til uaktuel medicin. Alle medarbejdere med medicinkompetence kender disse retningslinier. Ved Embedslægens tilsyn var der alligevel et eksempel på, at der blev opbevaret uaktuel medicin sammen med den aktuelle medicin. Det er en fejl, og det blev straks, via mail, gjort klart for Kontaktpersonerne, at den uaktuelle medicin skal kasseres efter de retningslinier, der gælder for medicinhåndteringen på Tranehavegård. Ad 2) Det er Afdelingsleders ansvar, at udføre egenkontrol på medicinhåndtering. Jeg kontrollerer alle forhold vedrørende medicin på fire vilkårligt udvalgte beboere hver måned. Der ud over har alle på Tranehavegård, som nævnt, fokus på en sikker medicinhåndtering. Dette gælder også for uaktuel medicin. Det kan nævnes, at Kontaktpersonerne på skift udfylder en Onsdags Ansvarlig funktion. Der ligger en instruks for, hvilke ansvarsområder den Onsdags Ansvarlige skal dække. Dette gælder blandt andet også kontrol af uaktuel medicin. Ad 3) Jeg fastholder det høje niveau af kontrol men anser, på baggrund af empiriske erfaringer, at Ad 4) Afdelingsleder og Onsdags Ansvarlige udfører løbende kontrol At informeret samtykke til behandling bliver dokumenteret i de sygeplejefaglige optegnelser, ligesom beboernes og de pårørendes tilkendegivelser på baggrund af den givne information Ad 1) På Tranehavegård er der under beboermappernes fane 8 div. samtykkeerklæringer til brug for kontakt med samarbejdspartnere. Alle Kontaktpersoner på Tranehavegård er grundigt instrueret i, at hver gang en samarbejdspartner skal kontaktes, skal det være med beboerens samtykke. Dette efterlever Kontaktpersonerne.

8 Jeg har, straks efter Embedslægens besøg, instrueret Kontaktpersonerne i, at de altid skal dokumentere i beboermappen, når de har fået beboerens samtykke til at kontakte en samarbejdspartner, for eksempel Efter aftale med NN, har jeg d.d. kontaktet. Ad 2) Jeg vil fortløbende sikre, at Kontaktpersonerne har fokus på, at dokumentere den praksis, de forbilledligt udfører; at spørge beboeren i hvert enkelt tilfælde, når de vurderer, der er behov for, at kontakte en samarbejdspartner. Dette vil blive et tema på næstekommende personalemøde, hvor jeg i øvrigt vil diskutere de ovenstående problematikker med Kontaktpersonerne. Kontaktpersonerne på Tranehavegård er yderst kompetente og samvittighedsfulde, men begår fejl af og til. Det er mit ansvar at sikre, at risikoen for fejl minimeres ved kontinuerligt at udføre kontrol på arbejdet og være i konstant dialog med Kontaktpersonerne om retningslinier, procedurer med mere. Det skal jeg have yderligere fokus på fremadrettet. Ad 3) Det er mit ansvar at sikre, at risikoen for fejl minimeres ved kontinuerligt at udføre kontrol på arbejdet og være i konstant dialog med Kontaktpersonerne om retningslinier, procedurer med mere. Dette vil blandt andet ske ved personalemøder Ad 4) Ovenstående er en løbende proces, som jeg har ansvaret for. At personale der deltager i pleje, behandling og rengøring ikke bærer smykker og ure på hænder og underarme Ad 1) Dette er straks blevet påtalt overfor Kontaktpersonerne Ad 2) Det vil også blive påtalt fremadrettet Ad 3) Jeg vil have fokus på det Ad 4) Det er en løbende proces, som jeg har ansvaret for

9 At beboerne bliver vejet ved indflytning og efter behov, under forudsætning af beboerens samtykke Ad 1) Kontaktpersonerne blev straks mindet om, at de skal tilbyde dette. Ad 2) Det er mit ansvar, at Kontaktpersonerne husker, at tilbyde dette. Når en beboer flytter ind, har Kontaktpersonen en tjekliste med ting, han/hun skal huske at gøre. Vejning af beboerne vil blive sat på denne liste Ad 3) Det implementeres ved, at det tilføjes på indflytningstjeklisten Ad 4) Dette gøres straks Lars Pedersen, Afdelingsleder, Center City, Afd. Tranehavegård