Administrative funktioner

Transkript

1 Administrative funktioner Analyse af administrative funktioner i tre forvaltninger inden for det kommunale og regionale område Udarbejdet for Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse Anne Mette Rasmussen Kubix

2 Maja Hansen Per Bruhn December 2008 C:\Documents and Settings\mj\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK2\Endelig rapport (2).doc Side 2 af 66

3 Kubix ApS Nørre Voldgade København K Tlf kubix@kubix.dk

4 Indhold Indledning Fokuspunkter... 6 Lægesekretærer... 7 Borgerservice Teknik- og miljøområdet Tværgående behov for kompetenceudvikling Valg af kommuner og sygehuse Job- og kompetenceprofil Jobtyper og kompetenceudviklingsbehov inden for lægesekretærområdet Jobtyper og kompetenceudviklingsbehov inden for borgerservice Jobtyper og kompetenceudviklingsbehov inden for teknik- og miljøområdet Litteratur Bilag 1: Valg af kommuner inden for borgerservice og teknik- og miljøområdet Bilag 2: Fire bud på lægesekretærers arbejdsfunktioner og -opgaver Bilag 3: KTO-forligets ordlyd om kompetenceudvikling... 63

5 Indledning Denne analyse har fokus på udvalgte dele af de administrative funktioner i kommuner og regioner og de administrative medarbejdere, der udfører disse funktioner og som samtidig er i målgruppen for HAKL's arbejdsmarkedsuddannelser. To store reformer har de seneste år og vil fremover påvirke udviklingen i de administrative funktioner: kommunalreformen og kvalitetsreformen. Kommunalreformen Nye og ændrede opgaver Kommunalreformen har vendt op og ned på opgavefordelingen, opløst eksisterende arbejdspladskulturer og dannet grundlag for etablering af nye. Nye opgaver er kommet til i kommunerne, ny lovgivning har reguleret organiseringen som ved etableringen af borgerservicecentre. Arbejdets organisering kan være ændret gennem etablering af teams, og rekrutteringssituationen kan være anledning til større eller mindre samspil mellem forskellige faggrupper. Kvalitetsreformen Kvalitetsreformen vil i den kommende tid spille ind på arbejdets indhold og organisering, og den teknologiske udvikling påvirker løbende de administrative funktioner og danner grundlag for ændringer i arbejdets organisering. Kvalitetsreformen sætter generelt fokus på at 'borgeren er i centrum'. Analysen retter blikket mod, hvilke konsekvenser dette fokus på borgeren og på service har for arbejdet i de administrative funktioner. Den teknologiske udvikling Udviklingen i den teknologiske udvikling ændrer umiddelbart forudsætningerne for kommunikationen med borgerne, som det er påvist igennem Teknologisk Instituts analyse: 'Fra administrativ arbejdshest til merkantil multikunstner'. Selvbetjening og mail- og kontakt via internettet udgør nye redskaber i kontakten mellem borger og kommune. Anvendelsen af nye teknologier gør det muligt at standardisere arbejdsopgaver, hvilket kan give råderum for medarbejdere til at udføre andre opgaver. Den generelle tendens er ifølge 'Analyse af teknologiens betydning for kompetencebehovene' fra Teknologisk Institut færre eller mere specialiserede arbejdsfunktioner eller bredere job og arbejdsfunktioner. Akademisering Der tales ofte om en stigende 'akademisering' af de administrative funktioner, der kan indebære øgede krav 3

6 til akademiske kompetencer, eller at akademikere overtager udviklingsmålgruppens opgaver. Dette spørgsmål drejer sig om, hvilke former for fagglidning og tværfaglighed der sker på arbejdspladserne. Analysen har også fokus på, hvilke tendenser og muligheder der er for at skabe tværfaglighed og fagglidning. Formål Analysens formål er at kortlægge kompetenceudviklingsbehov for de medarbejdere, der er i AMU's udviklingsmålgruppe og som udfører administrative funktioner inden for tre udvalgte forvaltningsområder i kommuner og regioner. Analysen giver svar på tre spørgsmål: Hvordan ser de administrative medarbejderes arbejdsfunktioner og opgaver ud inden for de tre forvaltningsområder? (jobprofiler). Hvad skal de administrative medarbejdere kunne for at mestre jobbet? (behov for kompetencer). Hvordan skal de administrative medarbejdere klædes på for at kunne mestre jobbet? (kompetenceudviklingsbehov). Analysen går ikke i dybden med behov inden for det teknologiske område, idet dette dækkes af andre analyser igangsat af HAKL. Analysen er gennemført i følgende faser: Deskstudy og ressourcepersoninterview Analysens første fase omfattede et deskstudy kombineret med interview med ressourcepersoner/eksperter. Interviewene er gennemført som sneboldinterview, hvor de første interviewpersoner er blevet bedt om at pege på, hvem der yderligere kan uddybe de givne oplysninger. Resultatet af denne fase var et notat, der begrundede valget af de to forvaltningsområder: borgerservice, teknik- og miljøområdet. Lægesekretærer i offentlige sygehuse var på forhånd udpeget som faggruppe i regionerne. Besøg og interview Analysens anden del bestod af en analyse af job og kompetenceudviklingsbehov inden for de nævnte forvaltningsområder. Analysen blev gennemført via besøg og interview med ledere og medarbejdere i seks kommuner og på tre sygehuse. De seks kommuner omfatter Middelfart, Ringkøbing-Skjern, Glostrup, Roskilde og Gribskov. De tre sygehuse omfatter Herlev Sygehus, Hillerød Hospital og Vejle Sygehus. Analysen er understøttet af en statistisk analyse på grundlag af AMU-statistikken. Det statistiske arbejde er udført af Uddannelsesnævnet. Resultater af den statistiske analyse er kun sporadisk inddraget i denne rapport. 4

7 Arbejdsgruppen Analysen er gennemført i et tæt samarbejde med en arbejdsgruppe bestående af: Michael Kjær Pedersen, HAKL Karen Meisner Christensen, KL Christian Nyholm, HK Rapporten indeholder følgende afsnit: 1. Fokuspunkter der i oversigtsform gengiver analysens hovedkonklusioner. 2. Valg af kommuner og sygehuse der beskriver kriterier for og begrundelse for valg af de enkelte kommuner og sygehuse. 3. Job- og kompetenceprofil - der kort beskriver analysens forståelse af, hvad en job- og kompetenceprofil er ud fra Arbejdsmarkedsuddannelsernes beskrivelsessystematik. 4. Jobtyper og kompetenceudviklingsbehov for lægesekretærer i offentlige sygehuse. 5. Jobtyper og kompetenceudviklingsbehov inden for borgerservice. 6. Jobtyper og kompetenceudviklingsbehov inden for teknik- og miljøområdet. Bilag. 5

8 1. Fokuspunkter Dette afsnit indeholder analysens hovedresultater og fokuspunkter. Kommunalreformen Både bredde og specialiseringer Kommunalreformen har sat sig sine klare spor i organiseringen af arbejdet i de administrative funktioner. Vanskeligheder med at rekruttere medarbejdere har samtidig åbnet for muligheden af en vis form for fagglidning og tværfaglighed mellem akademikere, teknikere og administrative medarbejdere. Det gælder dog for alle tre forvaltningsområder, at forudsætningen for, at denne fagglidning kan ske, er, at den administrative medarbejder har de nødvendige faglige og personlige kompetencer, og at ledelsen bakker op om en sådan fagglidning eller tværfaglighed. Vanskeligheder med rekruttering, den teknologiske udvikling og fagglidning og tværfaglighed er tendenser, der bidrager til forme jobbene i de administrative funktioner. De bevæger sig i et spektrum mellem brede og meget specialiserede job med en midterposition, der kombinerer en større fælles kerne af opgaver med en mindre specialiseret opgave. De analyserede job går fra generalisterne i borgerservice, medarbejdere der udfører intern administration og servicering i teknik- og miljøafdelinger, over lægesekretærer der kombinerer opgaver inden for patientforløb med en specialopgave som superbruger til den meget specialiserede EPJ-koordinator blandt lægesekretærer. Fokus på borgeren Kommunal- og kvalitetsreformens fokus på borgeren i centrum har sat sig sine klare spor indholdsmæssigt i arbejdet og i de kompetencekrav, der stilles til medarbejdere, der arbejder i administrative funktioner. Generelt set kan man sige, at kontakten til borgeren er blevet mere direkte. Borgeren kan ikke længere blot betragtes som en sag eller en patient, men er blevet en hel person, som administrative medarbejdere skal kommunikere med både skriftligt og face to face. Gennemgangen af analysens konkrete resultater vil vise, hvordan disse tendenser viser sig inden for de tre forvaltningsområder. De tre forvaltninger Analysens hovedresultater er svar på tre spørgsmål: Hvilke jobtyper eksisterer inden for forvaltningsområdet (jobprofiler)? Hvad skal man kunne for at bestride jobbet? (kompetencer)? Hvordan kan man lære det man skal kunne (kompetenceudvikling)? 6

9 Lægesekretærer i offentlige sygehuse Jobprofiler Lægesekretærernes arbejde er på grund af den teknologiske udvikling i form af Elektronisk Patient Journal (EPJ) og talegenkendelse på vej fra en profil, hvor journalarbejdet fylder meget, til en profil, hvor patientforløbet fylder mere. I dag og i de nærmeste år forventes journalarbejde på langt de fleste sygehuse fortsat at fylde, men forskelligt fra sygehus til sygehus og fra afdeling til afdeling. Den nye teknologi indføres gradvist i moduler, og talegenkendelse stiller store krav til standardiserede formuleringer og klar og tydelig udtale, hvilket især udenlandske læger kan have vanskeligt ved. Mangel på lægesekretærer Patientforløbet - en ny kerne Specialiseringer Ikke lægesekretæruddannedes job Der er mangel på lægesekretærer, og den nye teknologi synes ikke at ville overflødiggøre brugen af uddannede lægesekretærer. Imidlertid kommer nye faggrupper ind på lægesekretærernes arbejdsområde og de kan overtage nogle af lægesekretærernes opgaver inden for personalerelaterede og klassiske administrative opgaver, eller mere specialiserede funktioner, fx inden for kvalitets- og akkrediteringsområdet. Hvordan denne udvikling vil forløbe, afhænger af de fremtidige muligheder for at rekruttere lægesekretæruddannede lægesekretærer. Med den fremtidige reduktion af skrivearbejdet ifm journalarbejdet dukker en ny kerne op i lægesekretærernes arbejde. Patientforløbet synes at være den faglige kerne, som lægesekretærernes identitet konstitueres omkring i fremtiden. Patientforløbet indeholder en række opgaver, som lægesekretærerne allerede udfører i dag, og det nye er rollen som fx patientkoordinator, hvor både kontakten til patienten og den interne kommunikation skal koordineres. Denne kerne stiller store krav til lægesekretærernes faglige, kommunikative og organisatoriske kompetencer. Ud over patientforløbet har lægesekretærerne typisk en andel i de personalerelaterede og klassiske kontoradministrative opgaver og en række mere specialiserede opgaver. Specialiseringerne drejer sig fx om at være superbruger (i de forskellige it-systemer), web-redaktør, EPJ-ansvarlig, underviser og vejleder, forskningssekretær mv. Disse specialer fylder i forskellig grad. Kombinationen af patientforløb, klassiske administrative opgaver og et speciale er en typisk jobprofil for en lægesekretær. En ikke uddannet lægesekretærs primære opgaver ligger inden for de personalerelaterede og klassiske kontoradministrative opgaver og den mere enkle patientkontakt i skranker mv. 7

10 I takt med at der ansættes flere ikkelægesekretæruddannede lægesekretærer kan der opstå mere afgrænsede jobprofiler, der ikke kræver de uddannede lægesekretærers kerneviden i form af anatomi, lægelatin, diagnoseforståelse mv. Kompetencer Med fokus på patientforløbet og en rolle som intern og ekstern koordinator må lægesekretæren have forståelse for og kendskab til hele flowet, sygehusets organisation, være god til både mundtlig og skriftlig kommunikation, kunne tackle patienter i vanskelige situationer, kunne registrere og følge op på registrering, kunne samarbejde med de øvrige faggrupper mv. Afhængig af hvilken specialisering den enkelte lægesekretær derudover har i jobbet, kræves der specifikke faglige kompetencer for at være fx EPJ-koordinator Ikke lægesekretæruddannede Hvis de ikke lægesekretæruddannede med tiden skal være fuldt på højde med de lægesekretæruddannede lægesekretærer, har de behov for at opnå den nødvendige grundlæggende sundhedsfaglige viden, som de lægesekretæruddannede lægesekretærer i dag anvender som basis for deres kompetenceudvikling og udnyttelse af de interne læringsformer som sidemandsoplæring. Den viden, som de ikke lægesekretæruddannede lægesekretærer har behov for, er primært lægelatin, anatomi, kendskab til lægespecialer og de organisatoriske sammenhænge. Kompetenceudvikling Lægesekretærerne benytter ikke ekstern efteruddannelse i særlig høj grad. Det skyldes først og fremmest, at manglen på lægesekretærer betyder, at de ikke har tid til at efteruddanne sig. Behovet er der, siger de. Behovet giver sig udtryk i, at mange sygehuse har et kursuskatalog, som desværre ikke anvendes i særligt stort omfang. Men kursuskatalogerne er et ganske godt billede på de behov, som lægesekretærerne har. Kursuskatalogerne omfatter typisk en kombination af interne fagspecifikke kurser knyttet til de administrative systemer, de anvender, og en række mere almene kurser som fx: Patient/kundeservice herunder telefonservice Coaching, voksenpædagogik, patientvejledning Psykologi, stresshåndtering, NLP, personlig udvikling Kommunikation mundtlig og skriftlig Konflikthåndtering Mødeledelse og problembehandlingsteknik Undervisning og formidling læring og læringsstile, dialogværktøjer, præsentationsteknik mv. It, Access/statistik, hjemmesider, Web-design, in- 8

11 formationsmateriale It-installation, vedligeholdelse og support For lægesekretæruddannede lægesekretærer Kommunomuddannelsen står højt på listen for nogle lægesekretærer. Der er tilsyneladende kun enkelte lægesekretærer på sygehusene, der har den, og ofte er det en ledende lægesekretær. Kommunomuddannelsen omfatter som helhed de emner, som lægesekretærerne efterspørger. Som et særligt felt peges på behov for kompetenceudvikling i relation til patientforløbet og specifik kompetenceudvikling i relation til de enkelte specialiseringer. Ikke-lægesekretæruddannede lægesekretærer Til de ikke lægesekretæruddannede lægesekretærer anvender nogle sygehuse en særlig pakke, der bl.a. omfatter kurser i lægelatin og anatomi, hvortil kommer kurser om kommunikation, service, organisatorisk forståelse mv. En sådan pakke synes at kunne imødekomme behovene for efteruddannelse af denne gruppe. 9

12 Borgerservice Jobprofiler Der synes at være tre forskellige modeller for organiseringen af arbejdet i borgerservice: specialistmodellen, generalistmodellen og en model, der kombinerer generalist og specialist. I alle tilfælde bygger den på en faglig teamorganisering. Generalistmodellen Specialistmodellen Organisering er afgørende Generalistmodellen udmærker sig ved at have én fælles skranke og en stor bredde i opgavevaretagelsen, men begrænsede muligheder for at foretage dybere sagsbehandling, der i stedet varetages i andre forvaltninger. Specialistmodellen har samme brede opgaveportefølje i skranken, men udmærker sig ved, at der yderligere foretages dybere sagsbehandling inden for udvalgte områder, da kommunen fx kan vælge ikke at have en socialforvaltning, men i stedet placere sagsbehandlingsopgaverne forbundet hermed i borgerservice. Karakteren af de enkelte jobprofiler afhænger naturligvis af den valgte organisering. Men uafhængig af hvilken model den enkelte kommune har valgt, vil der være generalistopgaver i skranken og forskellige varianter af specialistopgaver i baglandet. Den interne organisering og fordeling af opgaver varierer meget, fra at have et selvstændigt frontteam, til at skiftes til at have en ugentlig vagt i skranken over til at passe begge dele samtidigt, hvilket selvsagt har betydning for de enkelte jobprofiler. Øjenhøjde Lovgivning Vejledning Kompetencer Med fokus på den helhedsorienterede sagsbehandling og den rette visitation må medarbejderen i borgerservice have et en stor indsigt i hele den kommunale organisation og et overblik over andre myndigheder. De skal kunne kommunikere og samarbejde på tværs og hele tiden være fagligt opdateret på eksterne regler og interne procedurer. De har meget direkte borgerkontakt og skal derfor kunne kommunikere i øjenhøjde på et klart og tydeligt sprog. Afhængig af hvilke specialiseringsopgaver de sidder med, skal de være hjemme i relevante lovgivninger og yderligere kende deres vejledningspligt og ankemulighederne. I forbindelse med den øgede digitalisering har medarbejderne i borgerservice en afgørende rolle i arbejdet med at udbrede kendskabet til de digitale selvbetjeningsmuligheder og yderligere kunne vejlede og guide 10

13 borgerne igennem systemerne over telefonen eller på borger-pc'en, hvilket kræver, at de selv er fortrolige med systemerne og kan instruere borgerne. Krævende henvendelser Benytte opslagsværker Professionel opgaveløsning I lyset af digitaliseringen vil medarbejderne i borgerservice få færre af de mere simple opgaver, men i stedet flere krævende henvendelser. Det kan være fra itstærke borgere, der på forhånd har undersøgt det meste hjemmefra. Denne gruppe har derfor nogle meget specialiserede spørgsmål, der kræver avanceret kendskab til systemerne og mellemregninger bag. Det kan også være økonomisk pressede borgere i samfundets nederste lag, der kan hidse sig op i forbindelse med afslag og/eller misforståelser omkring deres sociale ydelser, hvilket kræver viden om konflikthåndtering og borgerservicepsykologi. Da opgaveporteføljen er stor og under konstant ændring, er det vigtigt, at medarbejderne kan benytte de digitale opslagsværker, der undervejs skal guide dem gennem opgaveløsningen. De skal altså kunne løse en opgave professionelt uden at kende svaret på forhånd, og mens borgeren venter. Det kræver, at medarbejderne løser opgaven som en proces, der skal være gennemsigtig for borgeren. Kommunomuddannelse Kompetenceudvikling Kommunomuddannelsen er den foretrukne efteruddannelsesaktivitet i borgerservice. Den er skrevet ind i overenskomsten, og flere steder er det et krav fra ledelsens side, at medarbejderne påbegynder kommunomen, hvis de ikke allerede har den. Vi har imidlertid også besøgt kommuner, hvor det er ca. halvdelen af medarbejderne der har en kommunomuddannelse. Derudover er forvaltningshøjskolens diplommoduler efterspurgt. En enkelt kommune har i samarbejde med nabokommunerne oprettet et modul om digital forvaltning og borgerservicepsykologi, som samtlige medarbejdere tilbydes. Som en ny mulighed kan medarbejderne følge undervisningen, men vælge eksamenen fra. Denne kommune har en lokal forhåndsaftale med HK, der knytter løntrin til hvert enkelt bestået modul. Derudover benyttes Fagkursers endagskurser til den faglige opdatering inden for de enkelte specialer. Enkelte kommuner bruger slet ikke AMU med den begrundelse, at medarbejderne vil have et kursusbevis, de kan bruge til noget, underforstået ekstra løn, som flere steder er koblet til både kommunom og diplom. En enkelt kommune har brugt AMU til en fælles aktivitet om samarbejde og personlighedstyper. En anden kommune har netop arrangeret et tredags kursus om 'service som fag' hvor de har valgt en underviser ude fra de kendte fra før. Samme kommune har yderligere 11

14 planlagt at benytte AMU til et kursus om borgerservicefagsprog på engelsk i det nye år. 12

15 Teknik- og miljøområdet Jobglidning Jobprofiler Inden for teknik- og miljøområdet har kommunalreformen betydet en centralisering med tilhørende besparelser af de administrative funktioner. Derudover er flere af de administrative medarbejderes klassiske opgaver, som fx manuel journalisering og renskrivning af breve, erstattet af digitale løsninger og lagt ud til de enkelte sagsbehandlere. Til sammen betyder det, at flere af de administrative stillinger løbende er blevet revurderet, og i flere tilfælde er de administrative medarbejdere ved naturlig afgang erstattet af unge akademikere. Denne udvikling er dog ikke en nødvendig udvikling, idet lederne ikke altid skelner mellem de forskellige faggrupper og flere steder er villige til at lave en opgaveglidning den anden vej, således at der kommer flere fagligt orienterede sagsbehandlingsopgaver ind i de administrative funktioner. Forskellige jobprofiler Der kan identificeres forskellige jobprofiler for de administrative medarbejdere afhængig af deres kombination af funktioner i forbindelse med: Skranken Intern administration og servicering Teknisk-faglig sagsbehandling Langt størstedelen af de administrative medarbejdere har opgaver i forbindelse med intern administration og servicering. Variationerne og vægtningen af konkrete opgaver inden for intern administration og servicering er imidlertid stor og dækker bl.a. over gennemgang og uddeling af indgående post, den tilbageværende journalisering og kvalitetssikring, udarbejdelse af dagsordener, avancerede økonomifunktioner og personaleadministration. Derudover har flere af de administrative medarbejdere borgerhenvendelser, hvad enten de kommer direkte ved en skranke eller over telefonen og/eller mailen på de enkelte kontorer. Endelig har flere af de administrative medarbejdere også elementer af teknisk-faglig sagsbehandling. Det kan fx være reel byggesagsbehandling efter det tidligere 'lille bygningsreglement', salg og administration af byggegrunde, sagsbehandling i forhold til ansøgninger om cafébevillinger eller håndtering af kommunens affaldsordninger. Områderne og opgaverne er meget forskellige og placeret i forskellige afdelinger, men fælles 13

16 er, at den administrative medarbejdere ofte har det fulde ansvar og løser sagsbehandlingsopgaverne fra a til z. Fra reaktiv til proaktiv opgaveløsning Kompetencer Fælles for jobprofilerne gælder, at de kontoruddannedes tidligere varemærke i forhold til detaljeorientering og ordenssans ikke længere er tilstrækkeligt. Inden for teknik- og miljøområdet udvikler de administrative funktioner sig fra reaktive sekretærfunktioner, hvor den administrative medarbejder sidder og venter på at få tildelt afgrænsede opgaver til mere proaktive sekretærfunktioner, hvor den administrative medarbejder udøver større selvstændighed i at finde og løse opgaver. En bevægelse, der slår igennem både i forhold til de mere klassiske sekretærfunktioner og i arbejdet med den mere teknisk-faglige sagsbehandling, fordrer typiske akademiske kompetencer, der omfatter selvstændighed, refleksion, analytisk sans og erfaring med projektarbejde. Initiativ og drive Tværfagligt samarbejde Faglig opdateret Lederne udvikler gerne administrative medarbejdere til proaktive konsulenter, hvis de har mod til det og er motiverede for det. Det drejer sig her om den administrative medarbejders eget initiativ og drive til at ville udvikle sig. Flere og flere af opgaverne i teknik- og miljøforvaltningerne er projektorganiseret på tværs af afdelinger, forvaltninger, kommuner, institutioner, organisationer og det private erhvervsliv, hvilket kræver, at de administrative medarbejdere kan samarbejde og kommunikere på tværs af faggrupper og afdelinger. Derudover fungerer de administrative medarbejdere ofte som en slags bindeled mellem ledelse og sagsbehandlere, mellem sagsbehandlere og borgere og sagsbehandlerne imellem. De må derfor holde sig orienteret om, hvad der sker på de enkelte lovgivningsområder og hvad der i øvrigt rører sig i afdelingen. Kompetenceudvikling En langt overvejende del af medarbejderne har en afsluttet kommunomuddannelse, men typisk efter den gamle ordning der ikke er direkte adgangsgivende til diplomuddannelserne. I lyset af de mange sagsbehandlingssystemer og registre samt funktionen som superbruger orienterer de administrative medarbejdere i teknik- og miljø sig meget mod it-faglige kompetencer. De tager relevante opdateringskurser hos fx Kommunedata og/eller tileg- 14

17 ner sig ny viden hjemme på egen arbejdsplads via en orienterings-cd. I forhold til de konkrete tekniske sagsbehandlingsopgaver benytter flere af medarbejderne Internettet. Der findes forskellige videnportaler på tværs af kommunernes tekniske afdelinger, hvor man kan finde gode råd og søge efter andres erfaringer med tilsvarende opgaver. De lidt yngre administrative medarbejdere vil gerne den personlige udvikling og de psykologiske aspekter af borgerkontakten. Atter andre foretrækker at bruge 'kursuspengene' på deltagelse i formaliserede sekretærnetværk og de løbende faglige arrangementer, der er i sådanne sammenhænge. 15

18 Kompetenceudviklingsbehov Tværgående behov for kompetenceudvikling De tre forvaltningsområder er unikke hvad det fagfaglige angår. Lægesekretærerne har deres videnfaglige kerne i anatomi, medicin, lægelatin mv.; i borgerservice og teknik- og miljøafdelingerne i kendskab til forskellige lovgivningsområder og sagsbehandling. Til gengæld er der en række andre forhold, der går på tværs af disse tre forvaltninger og det er det materiale, denne analyse har til rådighed. I overskriftform er der følgende tendenser: Jobbene synes at bevæge sig mellem bredde og specialisering. Borgeren i centrum betyder, at borgeren som person erstatter borgeren som sag. Der lægges vægt på helhedsorientering, at være i øjenhøjde med borgeren, at kunne kommunikere både face to face og via moderne elektroniske medier. Med borgeren i centrum lægges der vægt på korrekt sagsbehandling, og derfor må de administrative medarbejdere kende til og følge med i love og regler inden for de enkelte forvaltningsområder og de rettigheder, som borgerne har i systemerne. It-området er udviklet sådan, at der i dag findes mange forskellige sagsbehandlingssystemer, registre mv, som de administrative medarbejdere skal kende til og kunne anvende. Da alle medarbejdere ikke kan det hele, er en forståelse af flowet og de organisatoriske sammenhænge afgørende for en god sagsbehandling og patientbehandling. Ud over at kende til de organisatoriske sammenhænge er det også nødvendigt at kunne kommunikere og samarbejde på tværs af afdelinger og faggrupper. En særlig variant af den organisatoriske forståelse er kendskabet til kommunens eller sygehusets strategi og økonomi. Det drejer sig om at have forståelse for diagnoseregistreringens betydning for de offentlige sygehuses økonomi og for sammenhængen mellem den kommunale service og kommunernes økonomi. Inden for alle tre områder peges der på, at de administrative medarbejdere skal arbejde mere selvstændigt, kunne træffe selvstændige beslutninger og tage initiativ. Drive, mod og vilje er centrale per- 16

19 sonlige kompetencer, der, hvis de er til stede, kan give udviklingsmuligheder. Læringsformer Kommunomuddannelsen Anvendt AMU Det er et fælles træk, at sidemandsoplæring er en udstrakt læringsform i det daglige og i introduktionen af nye medarbejdere. At lære af de mere erfarne eller af andre faggrupper er en kilde til fag-faglig viden og indføring i den faglige praksis. Denne form kombineres med eksterne kurser og uddannelsesaktiviteter. hvor både længerevarende og kortere læringsaktiviteter anvendes. Hvad kompetenceudvikling angår, tegner der sig et billede af, at den centrale uddannelse for de administrative medarbejdere inden for alle tre områder er kommunomuddannelsen. Endvidere at den fag-faglige efteruddannelse foregår enten på fagspecifikke kurser - eksternt, fx via Fagkurser.dk, COK eller lignende - eller som interne kurser, fx lægesekretærernes ajourføring af egne it-systemer mv. Hvad anvendelsen af arbejdsmarkedsuddannelserne angår, er anvendelsen af den i de tre forvaltninger begrænset. Anvendelsen er primært knyttet til personlig udvikling og særlige kurser med fokus på fx service i borgerservice eller borgerserviceengelsk. Hertil kommer, at sygehusene i deres kursuskataloger trækker på en række AMU-aktiviteter, der dog ikke anvendes, fordi lægesekretærerne generelt ikke har tid og i nogle tilfælde økonomi - til efteruddannelse. AMU skaber netværk Arbejdsmarkedsuddannelserne har meget forskellig status for de administrative medarbejdere. Nogle peger på, at de ikke har brug for korte kurser, at de ikke har gode erfaringer med de kurser, de har deltaget i, at de ikke rigtigt kender til kursusudbuddet, men troede, at de var for ledige, at planlagte kurser er blevet aflyst på grund af for få kursister, mens andre har haft gode erfaringer med kurser i personlig udvikling og det at komme sammen med andre fagfæller, udveksle erfaringer og etablere netværk. Uddannelsernes netværksskabende bidrag synes særdeles vigtig. Bevis og anerkendelse Udfordring Det er et fælles træk, at medarbejderne har et ønske om kompetenceudvikling, og at alle ønsker, at uddannelse er skrevet ind i overenskomsterne, således at kompetenceudvikling bliver en del af både den personlige og organisatoriske udvikling. Der er et ønske om at få et kursusbevis, der kan bruges til noget og som giver anerkendelse, fx i form af løntillæg og mere udfordrende opgaver. Fokuspunkterne peger på, at medarbejdere i de administrative funktioner i det offentlige efterspørger efteruddannelse og kurser på et niveau, som de ikke umiddelbart finder i AMU. De giver udtryk for et ønske om, at den efteruddannelse, de skal deltage i, kan give me- 17

20 rit, gerne i form af ECTS point, så den kan være et element i et videreuddannelsesforløb, der samtidig kan blive anerkendt, fx i form af ekstra belønning. Det er denne udfordring, AMU står overfor. Hvordan kan efteruddannelsesmulighederne inden for de nuværende rammer i AMU udvikles, så de imødekommer disse ønsker og bliver et uddannelsestilbud, der kan konkurrere på lige fod med de efteruddannelsestilbud, som administrative medarbejdere i den kommunale og regionale sektor benytter i dag. 18

21 2. Valg af kommuner og sygehuse Valget af kommuner og sygehus, der indgår i analysen, bygger på en kombination af et sæt af generelle kriterier, som er opstillet af arbejdsgruppen og på en række interviewpersonernes anbefalinger. Den omfattende indledende interviewrunde kaldet sneboldinterview - inddrog personer i KL, Danske Regioner, HK-Kommunal, Dansk Lægesekretærforening og ledelsesrepræsentanter fra en række kommuner, der bidrog med de første bud på udviklingstræk i de administrative funktioner og behov for kompetenceudvikling. Generelle kriterier for valg af kommuner På et møde i projektets arbejdsgruppe drøftede vi kriterier for udvælgelse af kommuner. Kommunalreformen har haft forskelligt gennemslagskraft afhængig af om kommunerne: Er et yderkantsområde/tyndt befolket eller tætbefolket (by)område. Er en sammenlægningskommune eller ej (giver sammen med det første punkt anledning til i en overgang at have forskellige fysiske placeringer). Bygger på generalister eller specialister i arbejdsorganiseringen. Bygger på en central eller decentral placering af funktionerne. Valg af sygehuse Valget af sygehuse er især sket på baggrund af, i hvilken grad de har implementeret Elektronisk Patient Journal (EPJ) og talegenkendelse (TGK), og i hvilken grad sygehusene har fokus på behovet for kompetenceudvikling i forbindelse med de forventede store ændringer i lægesekretærers job. Følgende sygehuse indgår i analysen: Hillerød Hospital (med lægesekretærer fra flg. afdelinger: ambulatorium, sekretariat akutafdeling) Herlev Sygehus (med lægesekretærer fra flg. afdelinger: onkologi, kirurgisk, gynækologisk afdeling) Vejle Sygehus der er længst fremme mht at indføre EPJ og TGK. 19

22 Mangfoldighed 3. Job- og kompetenceprofil Det kan i dag være svært at tale om konkrete jobtyper. Også inden for administrative funktioner. Variationen i de enkelte job er meget stor og samtidig under konstant forandring. Denne mangfoldighed og forandringshastighed får forskere til at tale om flygtighed i arbejdet, og uddannelsesforskere taler om livslang læring som et gennemgående krav til alle på arbejdsmarkedet i dag. Det eneste, der er sikkert, er, at rammer og indhold i arbejdet ændrer sig. Det gælder også inden for vores tre forvaltningsområder. Til at beskrive denne dynamik anvender vi den beskrivelsessystematik, der anvendes i arbejdsmarkedsuddannelserne. Her beskrives jobtyper ved hjælp af et begrebsapparat, der omfatter begreber som jobområder (beskrivelse af arbejdsfunktioner, arbejdsopgaver og beskæftigede faggrupper), tilhørende arbejdsmarkedsrelevante kompetencer (TAK) og uddannelsesmål. De administrative funktioner er beskrevet i en række FKB'er. FKB'en Offentlig forvaltning og sagsbehandling (2617) har fokus på administrative opgaver med relation til forvaltnings- og myndighedsudøvelse, mens FKB'en Administration (2791) betragter administration som en selvstændig funktion og derfor ikke retter sig specifikt mod den offentlige sektor. Sagsbehandling Administrative funktioner I FKB'en Offentlig forvaltning og sagsbehandling anvendes begrebet administrative funktioner ikke eksplicit. Udgangspunktet er, at der udføres forvaltningsopgaver, men at der tillige udføres interne arbejdsfunktioner som personaleadministration, økonomifunktioner og en række interne service- og informationsopgaver. I FKB'en Administration nævnes begrebet administrative funktioner eksplicit. Her opdeles de administrative funktioner i to kategorier: udadvendte (eksterne) administrative opgaver i relation til kunder og borgere og interne administrative opgaver vendt mod organisationen, fx sagsbehandling. Opgaverne beskrives som både rutinemæssige (arkivering, journalisering, telefonomstilling, korrekturlæsning, referatskrivning, regnskabs- og bogføringsopgaver) og avancerede (fx selvstændig sagsbehandling, planlægning, tovholderfunktioner og koordinering af opgaver inden for it-området). Analysen indeholder både et fokus på de sagsbehandlende og myndighedsudførende opgaver såvel som de klassiske administrative opgaver. Kerne og specialisering I analysen taler vi enkelte steder om en faglig kerne. 20

23 Hermed menes, at vi kan se en fælles mængde af opgaver, som kan ses som et samlet hele og gives en overskrift. I analysen er patientforløbet en sådan kerne. En faglig kerne er ikke statisk, men giver plads til aktuelle og fremtidige specialiseringer eller differentieringer, der kan rumme et dynamisk element. Specialiseringer er derfor et udtryk for, at konkrete job ikke er givne og at de kan udvikle sig med tiden. Arbejdet i borgerservice er forskelligt fra kommune til kommune, og ofte er der mulighed for at sætte et personligt præg på jobbet. Det er denne fleksibilitet, som kombinationen af en evt faglig kerne og specialisering rummer. Viden og kunnen Analysen anvender begrebet kompetencer, der omfatter både viden (teoretiske kompetencer) og kunnen (praktisk-tekniske og praktisk-metodiske kompetencer), der samlet er knyttet til en handlingskompetence, dvs. til anvendelsen i en konkret sammenhæng eller kontekst. 21

24 Den generelle udvikling inden for området Mangel på lægesekretærer 4. Jobtyper og kompetenceudviklingsbehov inden for lægesekretærområdet Udviklingen i lægesekretærernes job har været genstand for mange overvejelser siden år Det er først og fremmest den teknologiske udvikling i form af indførelse af den elektroniske patientjournal (EPJ) og talegenkendelse (TGK) ifm journalarbejdet, der har givet anledning til overvejelserne 1. Den teknologiske udvikling varslede i starten nedlæggelse af mange lægesekretærstillinger, hvilket fik sat gang i en række analyser, der alle peger på, hvilke arbejdsfunktioner og arbejdsopgaver lægesekretærerne kan overtage og udvikle i takt med, at den teknologiske udvikling skrider frem. Nogle steder er der sket en reduktion i antallet af lægesekretærer i form af naturlig afgang, men situationen er i dag den, at sygehusene står og mangler lægesekretærer. Manglen hænger bl.a. sammen med, at antallet af elevpladser er begrænset, og behovet for lægesekretærernes sundhedsfaglige viden forstærkes af, at der samtidig er mangel på læger og sygeplejersker i de offentlige sygehuse. Derfor er lægesekretæruddannede lægesekretærer en eftertragtet faggruppe. Manglen på lægesekretærer betyder, at andre faggrupper er på vej ind i lægesekretærernes job, og når vi i denne analyse taler om lægesekretærer, omfatter det både uddannede og ikke-lægesekretæruddannede lægesekretærer. Ansættelse af ikke lægesekretæruddannede Manglen på lægesekretærer og vanskeligheden ved at rekruttere uddannede lægesekretærer har ført til, at eksisterende lægesekretærstillinger besættes med ikke-lægesekretær uddannede personer. Et sygehus har på et tidspunkt ansat ledige HK'ere, men de kan ikke skrive journaler, og det er her, bunken af arbejde ligger. Erfaringen med ledige HK'ere er at de har behov for at udvikle en faglig stolthed, svarende til den som uddannede lægesekretærer har. Derfor er sygehuset gået væk fra denne rekrutteringskilde. Udlicitering På et sygehus er man gået en anden vej og har udliciteret journalskrivningen til lægesekretærer, som arbejder som selvstændige fra hjemmet. Der er også erfaringer med, at andre faggrupper har måttet give op fordi de ikke magtede opgaven. Det at arbejde på et hospital og med syge mennesker kræver en særlig mentalitet. 1 Fabricius, Bertelsen m.fl. 22

25 Der er derfor generel enighed om, at sygehusene fortsat vil efterspørge uddannede lægesekretærer. Til trods for dette vil manglen på lægesekretærer betyde, at lægesekretærgruppen bliver mere heterogen. Med heterogen menes, at gruppen omfatter fx akademikere, bibliotekarer, kontoruddannede, social- og sundhedsassistenter og sundhedssekretærer. Denne heterogenitet betyder også, at jobbet som lægesekretær er under forandring, alene fordi det ikke er muligt at rekruttere uddannede lægesekretærer. To strategier I forhold til de nye personalegrupper er der umiddelbart to principielt forskellige strategier: Der kan etableres job, som disse persongrupper kan varetage. Der kan etableres kompetenceudviklingsforløb, der kan gøre disse persongrupper til lægesekretærer på linje med de lægesekretæruddannede lægesekretærer. Begge dele synes umiddelbart at ske. EPJ TGK langsomt på vej Den elektroniske patientjournal (EPJ) er ganske udbredt i mange regioner. EPJ indeholder en række forskellige moduler, og ikke alle moduler er udbredt overalt. Selv om patientjournalen er indført, er det ikke alle steder papirløst endnu. Det betyder, at der fortsat er en række opgaver i relation til journalarbejdet tilbage. Den aktuelle udvikling tyder på, at hastigheden i udbredelsen og implementeringen på de enkelte sygehuse af en fuldt udviklet EPJ og af talegenkendelse (TGK) lader vente på sig. Dels fordi det tilsyneladende er dyrt og vanskeligt at vælge de rette teknologier, og hvad talegenkendelse angår, er teknologien ikke så veludviklet, at den kan indføres overalt. Talegenkendelse kræver fortsat forholdsvis standardiserede termer, og det relativt store antal læger, der ikke fuldt ud behersker det danske sprog, gør det endnu vanskeligt at udbrede TGK overalt. De foreløbig mest omfattende erfaringer er gjort ved Sygehus Lillebælt, der vil udbrede erfaringerne til flere sygehuse end Vejle og Give sygehus. Det lyder herfra, at når TGK er fuldt optimeret, er det kun lægen og ikke som nu lægesekretæren der skal godkende diktatet. Mangfoldighed Som Pernille Bertelsen har vist, er lægesekretærernes opgaver mangfoldige 2. Lægesekretærens opgaveportefølje er, set som samlet gruppe, meget vidtrækkende og en kombination af større og mindre opgaver. 2 Pernille Bertelsen: Hvad laver lægesekretæren når de ikke er sekretær for lægen? Jf. oversigten i bilag 2. 23

26 Et job som lægesekretær er forskelligt fra sygehus til sygehus, fra afdeling til afdeling ofte knyttet til de lægespecialer der eksisterer, og fra lægesekretær til lægesekretær. Der er derfor en række strukturelle, arbejdsorganisatoriske og personlige faktorer, som bestemmer, hvilke opgaver et konkret lægesekretærjob er sammensat af. Fire forskellige bud Der er i de seneste år lavet mange forsøg på at beskrive lægesekretærernes job. I bilag 2 ses en oversigt over fire forskellige bud på, hvilke arbejdsfunktioner og arbejdsopgaver en lægesekretær kan varetage. På baggrund af disse fire beskrivelser har vi udarbejdet en gruppering af funktionerne, som vi har benyttet i interviewene. Funktionsbeskrivelsen omfatter følgende funktioner: 1. Journalrelaterede opgaver 2. Patientrelaterede opgaver 3. Personalerelaterede opgaver 4. Kontor administrative opgaver 5. Kvalitetsudvikling og akkreditering 6. It- og teknologi 7. Undervisning og vejledning 8. Forskningsopgaver I de enkelte interview med ledende lægesekretærer og lægesekretærer har vi spurgt om, hvilke funktioner der fylder i deres hverdag, hvor meget de fylder og hvilke der vil blive mere eller mindre af i den kommende tid når EPJ og TGK bliver mere udbredt. Lægesekretærerne har formuleret deres eget job ved at beskrive, hvilke funktioner de varetager. Det er typisk sådan, at lægesekretærerne varetager en eller flere funktioner. Hvor et job primært omfatter en enkelt arbejdsfunktion, er der tale om en specialisering. Hvor et job består af en kombination af flere funktioner, kan der være tale om en kombination af en eller måske to såkaldte kernefunktioner og en række specialiserede funktioner. To forskellige veje Funktioner og jobprofiler Lægesekretærernes job synes at kunne gå to forskellige veje. Den ene vej er, at lægesekretærerne kan blive en specialiseret sekretær og fx blive afdelingsledelsessekretær, ambulatoriesekretær, konsulent eller lignende. Begge veje er aktuelle Den anden er, at lægesekretærerne deler en fælles faglig kerne typisk patientforløbet - og derudover tillægges en eller flere specialfunktioner. I denne analyse er begge former for jobudvikling på 24

27 vej. Den sidste form for jobudvikling er aktuelt på vej på de fleste sygehuse, mens den første form måske kan blive en mere langsigtet konsekvens af den anden udvikling. Jobbene er meget forskellige, og de tidligere nævnte otte funktioner fylder meget forskelligt i de aktuelle job. Nogle har en bred fordeling af funktioner, mens andre er mere specialiserede og bruger meget tid på enkelte funktioner, fx på journalrelaterede opgaver og patientrelaterede opgaver. Mere eller mindre af Spørger man lægesekretærerne, hvilke opgaver de tror der bliver færre af og hvilke der bliver flere af, er forventningen: At der bliver mindre skrivearbejde ifm journalerne, men dataregistrering, kodning ifm journalerne vil fylde mere. At patientforløbet vil fylde mere. At it og teknologi, personaleadministrative opgaver, kvalitetsudvikling og akkreditering vil fylde mere. At undervisning og vejledning og forskning, der ofte placeres på enkelte lægesekretærer, i mindre grad vil fylde mere. Journalarbejdet En ny faglig kerne I dag består det, man kan kalde den faglige kerne for lægesekretærer, i journalarbejdet, der i enslydende vurderinger fylder ca. 36 pct af det samlede arbejde. Journalarbejdet er en del af de klassiske sekretæropgaver, der udover journalarbejdet omfatter brevskrivning, registrering og indberetning af diagnoser og procedurer (PRG) mv. Når journalarbejdet forsvinder og det uanset om det bliver udliciteret eller bare digitaliseres er en ny faglig kerne på vej. Patientforløbet er i færd med at blive etableret som en ny funktion, der med udgangspunkt i den enkelte patient rummer alle de opgaver, der er knyttet til patientforløbet. Lægesekretærens vigtigste rolle bliver at sikre sammenhæng i patientforløbet og dokumentere kvaliteten i patientforløbene 3. Det er således de patientrelaterede opgaver, der kommer i centrum for lægesekretærernes arbejde. Patientkontakten Der tales om, at lægesekretæren bliver forløbsansvarlig, en tovholder og koordinator, at hun vil få et stort ansvar fra start til slut, være den 'røde tråd' igennem hele patientforløbet, at lægesekretæren kitter det hele sammen. Lægesekretæren arbejder derfor både på en ekstern og en intern front. Som kontaktperson til patienten skal lægesekretæren, 3 Opgaver og kompetenceplaner for lægesekretærer på Århus Universitetshospital, Århus Sygehus. Hospitalsledelsen, december

28 efter henvisningen fra egen læge, modtage patienten og fx tage den indledende samtale og kommunikere med patienten om indkaldelser, kliniske interventioner i form af booking, ombooking og koordinering af planlagte og akutte undersøgelser. Lægesekretæren skal oplyse om ventetidsgaranti, ændring af tider, aflysninger, sygdom blandt personale, ændringer i arbejdsgange, bestille transport, formidle kontakt til læge eller sygeplejerske. Intern koordinator Ny titel? Andre administrative opgaver Kan varetages af ikke lægesekretæruddannede lægesekretærer Internt bliver lægesekretæren koordinator i relation til alle øvrige faggrupper: læger, sygeplejersker, terapeuter, portører mv. Lægesekretæren må have fokus på overgangene - flowet - mellem de forskellige behandlingsinstanser og faggrupper. Det er dette fokus på og ansvar for det samlede patientforløb, der har givet grundlag for, at nogen har foreslået et navneskifte fra lægesekretær til forløbskoordinator. Der er ingen tvivl om, at lægesekretærerne selv ser kernen i patientforløbet som en ny faglig kerne og et redskab til større anerkendelse af lægesekretærens arbejde. Til de patientrelaterede opgaver knytter sig ofte en række andre administrative opgaver, der ikke forventes at stige, men at fylde en del. Det kan være de personalerelaterede opgaver, som omfatter traditionel personaleadministration, fx føre sygesedler, lave vagtplaner, ferieregnskab eller de klassiske kontoropgaver som at være sekretær, sørge for post, bestille materialer og udstyr. Det er denne type opgaver, der forudsætter almindelige kontorkompetencer og som ofte er de opgaver, som varetages af ikke lægesekretæruddannede lægesekretærer. De synes dog ikke at have et omfang, der kan udgøre indholdet i et helt job og derfor må suppleres i et lægesekretærjob for ikke lægesekretæruddannede lægesekretærer. For så vidt kombinationen af journalarbejde og patientforløb udgør en faglig kerne i lægesekretærernes job, der fortsat kræver indsigt i lægelatin, anatomi mv, vil det stadig være lægesekretæruddannede lægesekretærer, der må udføre disse funktioner. Specialiserede funktioner Ud over hvad der kan siges at være den faglige kerne i lægesekretærernes arbejde, kommer en række opgaver, som her er knyttet til det, vi kalder specialiseringer. Specialisering via læger På den ene side påvirkes specialiseringen af, at specialopgaverne bliver flere, efterhånden som der kommer flere speciallæger. En patolog er ikke længere bare en patolog. Nu er der en, der er specialist i halspolypper. Her handler det meget om den faglige specialviden, 26

29 lægesekretæren skal være i besiddelse af. Denne form for specialisering er primært anledning til specialiseret viden, som kun kan tilegnes på en fond af grundlæggende viden. Specialisering via arbejdsdeling På den anden side er specialiseringen et resultat af udviklingen i arbejdsdelingen mellem de forskellige faggrupper og et resultat af behovet for at udvikle specifikke kompetencer i relation til en række arbejdsfunktioner. Fx behøver ikke alle være superbrugere eller at kunne varetage administrative opgaver i forskningsprojekter. Der er som tidligere nævnt to former for specialiseringer. Den ene er, at lægesekretærer bliver specialist på en enkelt funktion. Den anden form for specialisering er knyttet til, at der i forbindelse med kerneopgaven omkring patientrelationen tilknyttes en specialistfunktion. Rene specialiseringer De rene specialiseringer viser sig ved, at de interviewede lægesekretærer siger, at de arbejder som afdelingsledelsessekretær, ambulatoriesekretær, teknologisekretær, sengeafsnitssekretær, forskningssekretær, eller indgår i en specialistfunktion som projektleder, konsulent eller lignende. Denne form for specialisering åbner for, at en specialist ikke forudsættes at være uddannet lægesekretær, men kan åbne for andre specifikke kompetencer. Fx anvendes en bibliotekar i en specialfunktion som kvalitets- og akkrediteringsmedarbejder. Den anden form for specialisering kombinerer arbejdet med patientforløbet med en eller flere specialfunktioner. I det følgende vil vi kort beskrive disse specialfunktioner nærmere. Kvalitetsudvikling og akkreditering Når EPJ og TGK slår rigtigt igennem, vil der blive sat mere fokus på den løbende registrering og dokumentation af kvaliteten. Flere sygehuse er i gang med at blive certificeret/akkrediteret, og dette kræver en grundig dokumentation. Det er lægesekretærernes opgave at anvende dokumentationssystemet og følge op på oplysningerne i det. En del af arbejdet består også i at arbejde med DRG (Diagnose Registrerede Grupper), som anvendes som grundlag for sygehusenes økonomi. Selv om det er lægernes opgave at udforme diagnosen, fortæller lægesekretærerne, at deres opgave kan bestå i at tjekke, om det hele er med. Det er nemlig afgørende for sygehusenes økonomi. En anden opgave består i at tjekke, om behandlingsgarantien er udført korrekt ude i afdelingen. I dag følges der mere op på disse ting, også gennem kontakt til patienterne. En del af arbejdet foregår i arbejdsgrupper, som læge- 27

30 sekretærerne kan være sekretærer for. Dokumentationsopgaven vil ifølge lægesekretærerne blive placeret på lægesekretærernes skuldre. It - superbrugere Web-redaktøren Vejledning og undervisning Alle systemer har deres egne superbrugere. Der er ofte kun en eller to pr afdeling. Nogle lægesekretærer er web-redaktører og superbrugere, først og fremmest på interne systemer: EPJ-ansvarlige, grønt system mv. Som superbruger forudsætter det ikke blot systemkendskab, men også kompetencer til at informere og undervise kolleger i brugen af systemerne. En anden form for specialiseret it-funktion er webredaktøren. Sygehusene er på nettet med en række oplysninger om det enkelte sygehus og om de enkelte afdelinger. Nogle lægesekretærer har særlige roller i forbindelse med introduktion af nye lægesekretærer og i relation til elever. Det drejers sig både om opgaver inden for vejledning og undervisning af kolleger. Funktionen er tillige en kompetence, som fx it-superbrugerne har brug for, når de skal undervise kolleger i fx det grønne system. Forskningsopgaver Lægesekretærerne forventer, at der i takt med, at der kommer mere forskning og flere PhD-studerende, også bliver flere opgaver for dem. Arbejdets organisering Lægesekretærarbejdet er organiseret på mange forskellige måder. Lægesekretæren kan sidde alene på et sengeafsnit, arbejde to eller flere i en skranke, arbejde i sekretariater mv. Samarbejde giver fagglidning Manglen på lægesekretærer, sygeplejersker og læger lægger pres på alle faggrupper. Dette fører til, at personalet rykker sammen og giver anledning til løbende overvejelser om, hvordan det daglige arbejde bedst muligt kan organiseres. Dette fører til et større samarbejde om løsningen af opgaverne og dermed også en vis fagglidning, hvor lægesekretærerne påtager sig opgaver, som tidligere blev varetaget af læger og sygeplejersker. Denne udvikling hænger ofte sammen med, at arbejdet organiseres i større eller mindre team. Lægerne bliver umiddelbart mere og mere specialiserede, og lægesekretærerne kan her blive tilknyttet en eller nogle få specialiserede læger og sygeplejersker. Inden for dette team løses opgaverne, hvilket skaber en vis gensidig afhængighed og arbejdsdeling for at få opgaverne løst godt. Teamdannelse Flere steder etablerer sygehusene teams, hvor en eller 28