Operation MOVE. Projektstatus og fremdrift Senest opdateret den af Trine og Claus new'ish - ease and affordability

Transkript

1 Operation MOVE Projektstatus og fremdrift Senest opdateret den af Trine og Claus new'ish - ease and affordability 1

2 Ændringer siden sidst Se slide 3: Status på indsatsområder. ( =Kører som det skal =Vær obs. på særlige udfordringer =Kritiske problemer Styregruppen skal forholde sig til) Opdaterede slides siden sidst: 2, 3, 4, 5, 14 og 15 Der er IKKE alvorlige spørgsmål/situationer som styregruppen skal forholde sig til/ikke kender til Eneste obs. er planlægning af Strategispor (se slide 4)

3 Overblik på en side. 27. januar 12 Opbakning i direktion/overordnet styregruppe Meget god Opbakning i SUF God Opbakning i Lederforum? Opbakning blandt driftschefer? 1. Operationalisering af Vision så den kan give tydelig retning til projektporteføljen Eriks nytårs tour formulering af talepapir gennemført Visionen nedbrudt i indsatsområder og succeskriterier? Under planlægning, mangler datoplan - 2. Klargøring af projektporteføljen Kortlægning af eksisterende projekter og undersøge karakter og retning Indsamler data Igangsætte projekter der hvor der er huller ift. at realisere visionen -Afventer strategiske mål - Lokal støtte til projekterne vedr. Projektdokumentation Ikke planlagt - Masterplan og prioritering 3. Etablering af LIS Etablere databasebaseret system, enkelt og det skal skabe værdi for brugere Afventer projektoverblik - Indsamle data fra de enkelte projekter Der indsamles nøgledata (version 1) fra alle projekter - 4. Ansvarliggøre SUF og Lederforum SUF-møde 16. januar, ejerskab, rolle og ansvar rolle og ansvar aftalt Den samlede proces frem til 1. april aftalt med SUF og Styregruppen Møde med LederForum 6. februar Under Planlægning Præsentation af projektporteføljen Under planlægning 5. Uddannelsesplanlægning for Q Projektejere afventer planlægning - Projektledere -afventer planlægning - Driften og driftschefer -afventer planlægning - Kommunikation med UCL og iscenesættelse af Operation MOVE -afventer planlægning Planlægning af udviklingsforum d. 28. marts Afventer planlægning -

4 Visionen nedbrudt i indsatsområder og succeskriterier? Status: Mangler datoplan. Skal vedtages og meldes ud på fredag Formål: Omsætte den forudgående innovationsproces til en række operationelle indsatser som driften skal realisere Prioritere eksisterende og kommende MOVE projekter op imod den operationelle vision Leverance En række konkrete indsatsområder som driften skal realisere på tværs af driftsområder/uddannelser mv. En række konkrete og operationelle præsentationer af de enkelte indsatsområder (fx video/tegnefilm). For hver vision er der en række problemstillinger som projekterne skal løse Visionen opdateres løbende når der kommer input fra projektgennemførslen Hvordan Styregruppen og SUF gennemfører en hurtig proces. Der skal foreligge delresultater omkring 1. marts Der foreligger et endeligt resultat omkring 15. marts Det endelige projektreview afhænger af dette arbejde Hvem Trine Wittenhoff leder gruppens arbejde og Claus Ingemann planlægger processen. Ansvarlig på UCL Lena Venborg

5 Klargøring af projektporteføljen Kortlægning af eksisterende projekter = Dataindsamling i gang Formål: Kortlægge hvilke udviklingsinitiativer og projekter der allerede er i gang i UCL Identificere hvilke eksisterende projekter der er relevante at gøre til MOVE projekter Tilpasse de udvalgte projekter til MOVE strategien og porteføljen Leverance Projektliste (med data) med alle projekter og udviklingsinitiativer, der lever op til kriterier (se slide=) Positivliste med igangværende projekter der gøres til MOVE projekter (godkendes af Styregruppen) Ikke medtagne projekters videre gennemførsel besluttes eksplicit af Styregruppen Reviewet projektdokumentation, der følger MOVE-standard Hvordan Trine og Claus gennemfører review, med lokal bistand fra SUF Projektdata indsamles via simpel projektdatabase, hvor projektlederen / projektejeren verificerer oplysninger. Det er IKKE en projektstyringsdatabase, men et overblik til Styregruppen og SUF Styregruppen udvælger i samarbejde med Strategisk Uddannelsesforum de projekter der gøres til MOVE projekter (i marts måned) Styregruppen bestiller via Strategisk Uddannelsesforum reviewede projektdokumentation (evt. støtte fra PL og epl) Styregruppen prioriterer og godkender hvert projekt individuelt eller i programmer Senest 15. marts skal projektdokumentationen være reviewet og efter fælles MOVE-standard Hvem Trine og Claus indsamler og reviewer projektdokumentation, med lokal støtte fra SUF Trine og Claus reviewer og støtter med ny og fælles standard, der udarbejdes overbliksbilleder / beslutningsgrundlag til styregruppen Styregruppe udvælger i samarbejde med Strategisk Uddannelsesforum Ansvarlig på UCL Trine Claus Se særskilt papir med beskrivelse af review-processen (ikke opdateret fra sidst)

6 Klargøring af projektporteføljen Igangsætte nye projekter der mangler Ikke opdateret: Afventer review af projekter Formål: Identificere hvor i strategien der mangler nye udviklingsinitiativer og projekter til at realisere den med Gennemføre projektkonkurrence MOVE-FAKTOR Via Strategisk uddannelsesforum bestille projektdokumentation for udvalgte MOVE-projekter Leverance Gennemføre en projektkonkurrence MOVE-FAKTOR som giver nye ideer til konkrete projekter der realiserer konkrete dele af stratgien Udvikle et projekt og beslutningsgrundlag for de enkelte MOVE-projekter Klargøre projekterne til gennemførsel Projekterne er klar til gennemførsel fra august 2012 Hvordan Styregruppen udpeger en række strategiske visioner/problemstillinger til idekonkurrence STJERNE-FAKTOR gennemføres og der udvælges en række projektideer til modning (se slide=) Beslutningsgrundlag udarbejdes i samarbejde med Strategisk Uddannelsesforum (støttes af PL og epl) Hvem Styregruppen udpeger problemstillinger og er dommerkomité Strategisk Uddannelses forum bestiller projektdokumentation PL og epl støtter projekterne i at udarbejde dokumentation Ansvarlig på UCL PL epl

7 LIS og prioritering i MOVE Ikke opdateret siden sidst. Afventer review af projekter og definering af projektportføljen Formål: Styregruppen foretager løbende den rigtige prioritering, af de rigtige projekter Styregruppens arbejde er faktabaseret på LIS LIS giver mening på alle niveauer. Både for dem der indtaster oplysninger og dem der læser konklusionerne. Leverance Enkelt og overskueligt LIS der gør det muligt at indsamle dokumentation for de enkelte projekter Etablere arbejdsgange i direktionen / SUF hvor LIS indgår som den bærende del af beslutningsgrundlaget Give ledere og medarbejdere et konkret værktøj der gør dem bedre til at drive projekter Hvordan Kortlægger LIS behov hos direktion og i driften Etablerer regnearksbaseret LIS Opbygger arbejdsgange i Direktionen og i driften Etableres App baseret LIS Hvem epl opbygger LIS sammen med Styregruppen Ansvarlig på UCL epl

8 Kommunikation omkring MOVE Ikke opdateret siden sidst. Behandles på senere Styregruppemøde Formål: Etablere en stemning af en implementeringsbyggeplads for alle på UCL Engagere medarbejdere og studerende i at udvikle næste generation UCL Vise omverdenen at UCL bygger om på en intelligent og engagerende måde Leverance Etablere en digital platform og forum hvor Operation MOVE kan følges af alle på en engagerende måde Kommunikations pakke til alle projekter med præsentationsvideo mv. Gennemføre STJERNE-FAKTOR Hvordan Carsten=. Vil du fylde ind her= Hvem Kommunikation i samarbejde med Ansvarlig på UCL Carsten

9 Kompetenceudvikling Ikke opdateret siden sidst. Afventer strategiske mål og projektporteføljen Formål: Klæde ledere og medarbejdere på til at realisere UCLs vision Se uddybende beskrivelse i bilag Leverance dages kursus i porteføljeledelse og projektejerskab dages kursus i driftsledelse og udviklingsprojekter 4 * 3 dages kursus i Projektledelse for implementeringsprojekter, for projektlederne på de strategiske projekter dages kursus i Grundlæggende projektarbejde og projektledelse for Operation MOVE Konkret omfang og antal hold festlægges når de aktuelle projekter mv. er identificeret. Hvordan Kurserne gennemføres på ryggen af de aktuelle projekter. Kurser er obligatoriske Hvem Kurser gennemføres af Claus + underleverandører Ansvarlig på UCL epl

10 Operation MOVE i ni sætninger Ikke opdateret Fra Innovation til Implementering Fra vision til resultat Fra ideer til ændrede arbejdsgange Mindst to år i arbejdstøjet Det larmer og støver Men resultatet vil gøre os stolte og førende i Danmark Det er driften der ejer udviklingen Der bliver et ledelsesmæssigt mandat helt ud i krogene Det engagerer os alle i vores hverdag

11 Arbejdslisten (ikke opdateret) Step 4 Realisere effekten det nye UCL Det lange seje træk med at skabe studenter liv og arbejdsglæde Step 3 Gennemføre projekterne, sammen med driften Involvering og holde driftsorganisationen fast på forandringen Step 2 Organisere projekterne, med seje projektledere Modne driften til at deltage i projekterne Step 1: Etablere et tydeligt mandat i den brede chefgruppe (LIS system der giver ro)

12 Hovedmilepæle (ikke opdateret) 1. Etablere mandat i chefgruppen 2. Klargøre organisationen 3. Gennemføre projekter Driften tager over 4. Realisere effekten Dec 11 April 12 August

13 Organisering af Operation MOVE Opdateret Projektejer: Rektor Erik Knudsen Formand for overordnet Styregruppe: Lena Venborg Medlemmer af den overordnede Styregruppen: Lena Venborg, Jørgen Thorslund, Allan Kjær Hansen, Ole Stig Jensen, Carsten Vikkelsøe, Alice Rasmussen og Susanne Tellerup. Derudover afventer 2 medlemmer fra B- siden i HSU. Erik Knudsen deltager efter behov (I begyndelsen på alle møder) Trine Wittenhoff deltager på møderne som projektleder Projektleder på UCL: Trine Wittenhoff (PL) Ekstern projektleder Claus Ingemann, new ish (epl)

14 Investering og økonomi Opdateret siden sidst Step 1 new ish vil koste min. 14 konsulentdage. Det er lettere at blive præcis når jeg kender de aktuelle projekters situation. Tid til afklaring af strategi bliver markant udvidet ift. forventet på planlægningstidspunktet. Mit bud er at det udvider min projektledelse med 5-7 dage i STEP 1. Anvendes til møder og skrivearbejde. Se næste side for vilkår omkring projektdatabase for Step 1 Step 2 (Ikke opdateret, men planlægning går i gang primo februar) dages kursus i porteføljeledelse og projektejerskab (ca kr.) dages kursus i driftsledelse og udviklingsprojekter (ca kr.) 4 * 3 dages kursus i Projektledelse for implementeringsprojekter, for projektlederne på de strategiske projekter (ca kr.) dages kursus i Grundlæggende projektarbejde og projektledelse for Operation MOVE (ca KR.) En kursusdag koster typisk kr. pr konsulent plus udgifter og transport. På store hold bør der deltage 2. I OVERSLAGET er der beregnet én konsulent på hvert hold. Hertil vil der være projektledelse fra Claus (omfang fastlægges når vi kender processen)

15 Investering og økonomi Ny side ift. sidst Vilkår for projektdatabase i STEP 1. Der er IKKE tale om projektstyringsværktøj, men database til registrering af igangværende projekter og udviklingsinitiativer. Målet er at klæde Styregruppen og SUF på til at udvælge MOVE porteføljen. new'ish stiller et projektregistrerings-værktøj til rådighed for UCL på følgende vilkår: værktøjet er udviklet vha. Cloud tjenesten Teamdesk. Denne tjeneste sikrer fleksible udviklingsværktøjer, sikker og let udbredelse til mange brugere samt drift og sikkerhedskopiering. new ish udvikler og tilpasser værktøjet efter UCL s ønsker. Der gøres opmærksom på, at Teamdesk er et databaseværktøj, med fokus på registrering og vedligeholdelse af information -udviklingsønsker for dette fokus kan vise sig at skulle løses med andre typer programmel. Derfor forbeholdes retten til at afvise ændrings- og udviklingsønsker. new ish varetager den primære support- og driftsopgave af værktøjet, ligesom vedligeholdelsesopgaver løbende håndteres. Der betales månedligt abonnement for TeamDesk på kr new ish viderefakturerer dette til UCL uden avance. Udviklingsopgaver aftales og afregnes på timebasis. Timesatsen udgør kr Drift, support og vedligeholdelse afregnes til fast pr. kr pr. måned. Alle beløb tillægges moms. Fakturering sker ultimo måned med betalingsbetingelser +8 dage.

16 Projektbeskrivelsen er ikke opdateret herfra siden sidst new'ish - ease and affordability 16

17 Uddybende dokumentation Vision (sidst opdateret: ) Hvad er der i gang (sidst opdateret: ) Hvad skal der sættes i gang (sidst opdateret: ) LIS og prioritering (sidst opdateret: ) Kommunikation (sidst opdateret: ) Kompetenceudvikling (sidst opdateret: )

18 Operation MOVE Bilag 1 Vision: Papir følger new'ish - ease and affordability 18

19 Har ført til tre indsatsområder:

20 Har ført til tre indsatsområder:

21 Har ført til tre indsatsområder:

22 Operation MOVE MOVE er: Projekt der sætter fokus på implementering af store projekter i UCL Systematisering af projektmetoder, så projekter fremdrift tydeliggøres og udmønter sig i bedre organisations-og ledelsesinformation På med arbejdshandskerne!

23 Operation MOVE To år i arbejdstøjet hvor vi alle skal bruge tid og kræfter på at lave vores hverdag om: Fra Innovation til Implementering Fra vision til resultat Fra ideer til ændrede arbejdsgange Fra I-kultur til We-kultur Mindst to år i arbejdstøjet Det larmer og støver! Men resultatet vil gøre os stolte og førende i Danmark Det engagerer os alle i vores hverdag Følg med på mit.ucl.dk/move

24 Eksempler på indsatser Senest i 2016= Arbejder vi på tre nye Campus Har vi et helt ny teknologisk mindset Underviser vi mere på tværs af uddannelserne Er velfærdsteknologi integreret i fagene Er der en udpræget grad af selvbetjening for studerende og medarbejdere Matcher uddannelser og administration hinanden

25 Operation MOVE Vi er afhængige af, at alle flytter sig i organisationen. Vi flytter i bogstaveligste forstand ind på nye adresser. Ryttervej i Svendborg. Campusser i Vejle og Odense rykker nærmere. Mit.ucl.dk Ny fælles indgang til ressourcer i UCL for medarbejdere og studerende Let tilgængelig og bedre kommunikation med studerende og kolleger. Velkommen indenfor, vi er åben 24/7!

26 Operation MOVE Bilag 2 Hvad er der i gang: Papir følger new'ish - ease and affordability 26

27 Udfordringer i step 1 Der er ikke udarbejdet et fælles og konkret billede af projekternes konsekvens for driften og hvad det kræver at gennemføre dem Beslutningsgrundlaget (leverancer, tid og økonomi) er IKKE beskrevet så konkret for det enkelte projekt, at chefgruppen reelt kan prioritere og hente LIS Der er ikke en fælles projektliste med prioritering. Det er ikke tydeligt hvordan prioritering og ressourcebudget (økonomistyring) er for den samlede portefølje Der er ikke et fælles billede af stjerneambitionen i chefgruppen Der er ikke en metode/system der opdaterer chefgruppen med ledelsesinformation fra de enkelte projekter Der er ikke er operationel organisering af porteføljeorganisationen. Herunder kommandostrukturen i porteføljeledelsen Chefer og medarbejdere er ikke dus med at arbejde programorienteret Der er ikke et professionelt korps af erfarne projektledere, med hård på brystet

28 Step 1- hvorfor Vi skal engagere UCL bredt i at arbejdet med projekterne. Ikke en række reserverede projekter der finder en lækker løsning og så skal sælge den til driften. Bred involvering fra august. En slags UCL bevægelse. Ledelsen skal have forstået konsekvenserne af porteføljen inden vi går i gang. Især driftscheferne skal være klar over hvad UCL forventer af dem Etablere en ja selvfølgelig projektportefølje med de fælles projekter der realiserer UCLs høje ambition

29 Step 1 hvad er klar til april Driftscheferne har beskrive konsekvenserne af de enkelte projekter for deres uddannelsesdrift. Herunder beskrevet hvor stor en forandring af hverdagen for undervisere og studerende der er at at realisere effekten Projektgrundlaget er gjort konkret og chefgruppen har taget stilling til hvordan det enkelte projekt indgår i UCLs projektportefølje Der er lavet en masterplan for realisering af projektrne Der er etableret et håndholdt LIS system er indarbejdet i direktion og chefgruppens arbejdsgang Den brede chefgruppe har engageret sig i projekterne

30 Hjælper med til succes Tænke i at skabe en UCL bevægelse Alle håndtag, økonomiske og ledelsesmæssige er frosset, indtil vi har overblik Fælles erkendelse af at dette bliver et stort slag, ikke noget hvor I allerede næsten er i mål eller skal være populære fra første dag Direktion og driftschefer går 110 procent ind i det her Der er mod og tålmodighed til at opnå reel enighed i chefgruppen Vent med at starte projekterne op til mandatet er på plads Engagere aftagere fra uddannelsen? Fødekæden?

31 Operation MOVE Bilag 3 Hvad skal der i gang: Papir følger new'ish - ease and affordability 31

32 Operation MOVE Bilag 4 LIS og prioritering: Papir følger new'ish - ease and affordability 32

33 Operation MOVE Bilag 5 Kommunikation: Papir følger new'ish - ease and affordability 33

34 Operation MOVE Bilag 6 Kompetenceudvikling: 1. udkast til efteruddannelse af ledere og projektledere i UCL new'ish - ease and affordability 34

35 Baggrund Der er stor entusiasme og engagement iat udvikle fremtidens UCL Direktionen er committet omkring en række programmer som er visionen for fremtidens UCL Direktionen ønsker at porteføljestyring er deres værktøj til at styre udviklingen af UCL Der er allerede mange projekter i gang på på UCL, på mange niveauer og mange steder i organisationen Der kan etableres en tydeligere strategisk styring af de konkrete projekter Der er forskellige sprog og metode omkring projekter og udviklingsopgaver Projekterne er ikke integreret tilstrækkeligt i driftens arbejde og der er et potentiale i at implementere dem endnu bedre Roller og ansvar i projekter og udviklingsopgaver kan gøres endnu tydeligere Teamet af professionelle projektledere der har erfaring med organisatorisk implementering af udviklingsprojekter kan øges Chefgruppen har ikke et tilstrækkeligt fælles sprog og metode til at være projektejere og foretage porteføljestyring

36 Formål Strategisk formål Markant øge chefgruppens evne til at implementere besluttede projekter i driften Øge driftens evne til at arbejde i projekter og drage nytte af UCLs strategiske udviklingsindsatser Skabe en transparent organisation hvor det er muligt at gennemskue konsekvenserne af chefgruppens beslutninger og iværksatte udviklingsinitiativer Fagligt formål Øge chefgruppens evne til at træffe fælles beslutninger, prioriteringer og arbejde sammen på tværs af fag og organisation Give alle ledere, projektledere og andre engagerede et fælles internationalt anerkendt sprog og værktøjer om projektledelse og styring Metode, sprog og værktøjer giver mening i driften og hvor projekterne gennemføres

37 Værdier der ligger til grund Styret udvikling foregår mest meningsfyldt i veldrevede projekter Efteruddannelsen sker på ryggen af de virkelige projekter og opgaver der skal løses (vi arbejder i maskinrummet ) Alle har samme sprog og konkrete værktøjer til projekt- og porteføljestyring Værktøjer og metoder skal give umiddelbar mening for dem der bruger dem Enkle regler, men de skal så overholdes af alle

38 Indsatsområder Porteføljeledelse og projektejerskab Projektledelse i fagligt tunge og politisk styrede organisationer Driftsledelse og udviklingsprojekter På de følgende slides følger en gennemgang af de tre indsatser. Der er pt. ikke muligt at angive omgang og antal deltagere. Omfang og hvem der deltager i hvilken efteruddannelse mv. fastlægges så snart der er overblik over antallet af projekter og UCLs projektkultur. I begyndelsen af 2012.

39 Porteføljeledelse og projektejerskab Formål Give direktører og chefer en fælles metode til at træffe fælles beslutninger og prioritere projekter på, så de implementeres i driften Tydeliggøre rolle og ansvar som ejere af projekter og medejere af den samlede projektportefølje Bevidstgøre den løbende sparring med driftsledelsen om hvordan projekterne implementeres Hvordan Opbygge og træne ny arbejdsgang hvor direktion/chefgruppe arbejder faktabaseret på baggrund af LIS Træne at bestille og give sparring på beslutningsgrundlag og projektbeskrivelser udarbejdet af driften/projektledere (evt,. aflære selv at påtage sig projektledelsen) Aftale og træne rolle og ansvar som projektejere Aftale og træne chefgruppens rolle som støtte til implementering i driften Det personlige projektejerskab hvordan driver jeg lokale projekter, med fælles UCL mål?

40 Driftsledelse og udviklingsprojekter Formål Give driftschefer og andre driftsressourcepersoner en fælles metode og værktøjskasse til at forstå og tilretteægge driftens engagement i og modtagelse af UCL projekter Styrke driftsledelsens forståelse af egen organisation for at lette implementering af nye projekter Bevidstgøre om rolle og ansvar som sparringspartnere for egne projektledere og projektdeltagere Hvordan Udarbejde og træne UCL koncept for hvordan driftsledelsen implementerer udviklingsprojekter hos dem selv (procesledelse) Træne rollen som sparringspartnere for projektledere og deltagere (procesledelse) Bevidstgøre om rolle og ansvar i krydspresset mellem fælles UCL logik og decentral faglig logik Den personlige driftsledelse hvordan udvikler jeg driften, i en faglig og politisk syret hverdag? (forandringsledelse)

41 Projektledelse Formål Give projektledere (og deltagere) en fælles værktøjskasse og sprog om projektledelse Træne projektlederen i at træde i karakter som projektleder og tage ansvar for opgaven Bevidstgøreprojektlederen om at navigere i politisk-, faglig- og menneskelogik Hvordan Træne projektlederen i forståelsen af hvordan de kommer fra mandat, ide, og løsning, til realisering i driften Træne rolle og ansvar hvordan servicerer man driftsledelsen og porteføljeledelsen med solide beslutningsgrundlag og troværdig LIS Hvordan involverer man driften på en attraktiv møde Kommunikation og forandringsledelse Planlægning og fremdrift i hverdag hvor driften fylder meget

42 Form Hver indsats vil bestå af et forløb med flere moduler, som er paralle med at opgaverne i de virkelige projekter bliver løst. Der vil være fælles samlinger og en masse hjemmearbejde hvor arbejdet på de virkelige projekter laves, ud fra det vi er blevet enige om på samlingerne På samlinger vil vi udarbejde de fælles måder at arbejde på og værktøjer og metoder præsenteres og trænes. Imellem samlingerne vil der være mulighed for sparring på den konkrete deltagers problemstillinger og udfordringer. Så tæt ved opgaven som muligt. Alle værktøjer er internationalt anerkendte og velafprøvede. Men værktøjet i sig selv er ikke nok. Det afgørende er at lære at bruge det i den virkelige situation, med den store kompleksitet der nu engang er!

43 Tekniske ønskeliste Alle projektbeskrivelser er udstyret med QR-kode som gør det let at finde dem i systemet. Der deles kun en forside ud som er er LIS + en video på max 5 min. Der hænges QR-koder op på uddannelsesstederne så de styderende og medarbejdere let kan finde det der sker i MOVE Der udarbejdes kort præsentationsvideo for hvert MOVE projekt (1-5 min)