Indsamling af dagrenovation, papir og glas/metal i Lolland og Guldborgsund Kommuner

Transkript

1 Nykøbing F., rev.1, februar 2017 J.nr G-00 Indsamling af dagrenovation, papir og glas/metal i Lolland og Guldborgsund Kommuner Generelle Udbudsbetingelser Februar 2017 EU-udbud, (TED-publikation nr. 2017/S ) 1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE UDBUDSBETINGELSER 4 1. Indledning 4 2. Ordregiver 4 3. Den udbudte anskaffelse 5 4. Udbudsmaterialet 6 5. Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne 7 6. Kontraktens varighed 8 7. Forhold vedrørende afgivelse af tilbud Form- og procedurekrav Alternative tilbud Tilbudsfrist Aflevering og mærkning af tilbud Sprog Honorar Vedståelsesfrist for tilbud Åbning af tilbud Returnering af tilbud 9 8. Krav til tilbuddets indhold Tilbudsdokumenter Ad Udfyldt ESPD indeholdende Tilbudsgivers kontaktoplysninger Ad Tilbudsliste Dokumentation angående udelukkelsesgrunde og egnethed 12 2

3 10.1 Mindstekrav Forbehold Tilbudsevaluering Pris Opgaveløsning og driftssikkerhed Kvalitet og service Arbejdsmiljø: Evalueringsmetode Generelt Prisevaluering Kvalitativ evaluering Spørgsmål til udbuddet Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Meddelelse om resultat samt standstill-periode Annullation af udbudsforretningen Tidsplan for udbudsforretningen 22 3

4 UDBUDSBETINGELSER 1. Indledning Nærværende dokument beskriver udbudsbetingelser og forhold omkring deltagelse i offentligt udbud og afgivelsen af tilbud på indsamling af dagrenovation og papir og glas/metal i Lolland og Guldborgsund Kommuner. Disse udbudsbetingelser uddyber bekendtgørelse i EU-tidende nummer 2017/S Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med de danske udbudsregler om offentlige indkøb, jf. udbudsloven nr af 15. december På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået én kontrakt med én entreprenør pr. delentreprise til at varetage de af kontakterne omfattede ydelser. Formålet med Kontrakten samt de dertilhørende bilag er at definere parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med entreprenørens udførelse af de aftalte ydelser. Tilbudsgiveren vil i det følgende blive omtalt som Tilbudsgiveren eller "Entreprenøren". 2. Ordregiver Den ordregivende myndighed er: I/S REFA Energivej Nykøbing F. CVR (Herefter benævnt Ordregiver, Ordregiveren eller REFA ). Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og kontrakterne vil i givet fald skulle indgås med ordregiver. Alle henvendelser vedrørende nærværende udbudsforretning skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson. 4

5 Ordregivers kontaktperson er: Vivi Engberg Larsen I/S REFA Energivej Nykøbing F. POST@REFA.DK Henvendelser skal ske skriftligt via Den udbudte anskaffelse I/S REFA er et fælleskommunalt affaldsselskab med Lolland og Guldborgsund kommuner som interessenter. REFA udbyder 2 delentrepriser vedrørende Indsamling af dagrenovation og papir og glas/metal i Lolland og Guldborgsund kommuner. I det følgende anvendes betegnelsen Entreprisen som en samlet betegnelse for den udbudte opgave. Entreprisen er opdelt i følgende 2 delentrepriser: Delentreprise 1: Indsamling og transport af dagrenovation (restaffald) og batterier fra alle eenfamilieboliger, etageboliger og sommerhuse i Lolland og Guldborgsund kommune (inkl. øerne Fejø og Femø og Askø) samt dagrenovationslignende affald fra de institutioner og virksomheder, der er tilmeldt den kommunale indsamlingsordning for dagrenovationslignende affald. Delentreprise 2: Indsamling og transport af papir, batterier og glas/metal fra alle eenfamilieboliger og etageboliger i Lolland og Guldborgsund kommune (inkl. øerne Fejø, Femø og Askø) Der skal i Delentreprise 1 indsamles dagrenovation (restaffald) i sække, 2- og 4- hjulede plastbeholdere og containere samt batterier i små plastposer på låget af sækkestativer, beholdere og containere. I Delentreprise 2 skal der indsamles papir og glas/metal i 240 liter 2-delte 2- hjulede beholdere, glas og metal i 240 liter 2-hjulede beholdere og papir i 660 li- 5

6 ter 4-hjulede containere samt batterier i små plastposer på låget af beholdere og containere. Delentreprise 2 adskiller sig fra Delentreprise 1 på den måde, at indsamlingen her fra start skal ske med 2-kammerbiler, sådan at de genanvendelige materialer papir og glas/metal kan holdes adskilt fra hinanden. Som Bilag 1 til Generel Ydelsesbeskrivelse og Særlige betingelser af februar 2017, som er gældende for begge delentrepriser, har Ordregiver udarbejdet et oversigtskort over delentreprisernes geografiske udbredelse. Herudover fremgår det af Bilag 2 og 3, hvor der skal ske indsamling af dagrenovation med hhv. 2-akslede indsamlingsbiler og små biler med en maksimal totalvægt på 8½ tons. Bilag 2 og 3 er alene relevante for Delentreprise 1. I Ydelsesbeskrivelsens Bilag 4 har Ordregiver udarbejdet en materialeliste, der angiver beholdertyper, tømningsfrekvenser og antal pr. område, opgjort pr. 1. februar Alle oplyste mængder i tilbudsformularerne beror på det nuværende indsamlingsbehov i områderne, men kan variere under kontrakternes løbetid. Såfremt der sker en ændring af antallet af tømninger, eller det konstateres, at det faktiske antal varierer fra tilbudslistens angivelser, vil dette blive reguleret i henhold til Generel Ydelsesbeskrivelse og Særlige betingelser, pkt Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S Udbudsbetingelser o ESPD (Europæisk Udbudsdokument) Entreprisekontrakter af februar 2017 for henholdsvis Delentreprise 1 og Delentreprise 2 Generel Ydelsesbeskrivelse og Særlige betingelser af februar 2017 (fælles for Delentreprise 1 og Delentreprise 2) o Bilag 1: Oversigtskort over entreprisen 6

7 o Bilag 2: Oversigtskort over sommerhusområder, hvor der skal benyttes 2-akslede indsamlingsbiler (Delentreprise 1) o Bilag 3: Oversigtskort over sommerhusområder, hvor der skal benyttes indsamlingsbiler med en maksimal totalvægt på 8½ tons (Delentreprise 1) o Bilag 4: Type og antal af beholdere for hvert område o Bilag 5: Arbejdsklausuler vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for REFA Tilbudsformular for Delentreprise 1 Tilbudsformular for Delentreprise 2 Eventuelle meddelelser og rettelser fremsendt i tilbudsperioden Udbudsmaterialet er alene offentliggjort elektronisk, idet materialet ikke udleveres i papirformat. 5. Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i udbudsloven nr af 15. december Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede Tilbudsgivers opmærksomhed på: at Ordregiver er berettiget og i visse af følgende tilfælde også forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer samt forbehold, som ikke kan prissættes jf. nedenfor pkt. 10, at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb eller ikke modtages på den angivne adresse, jf. pkt og 10.4., at det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risiko- 7

8 en for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver påhviler udelukkende Tilbudsgiver. at Tilbudsgiver og Ordregiver ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud, hvorfor det er nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige enhedspriser og øvrige tilbudte forhold i tilbudslisterne. 6. Kontraktens varighed Begge delentrepriser har en varighed på 6 år. I/S REFA kan forlænge kontraktperioden med op til 3 x 1 år. 7. Forhold vedrørende afgivelse af tilbud 7.1. Form- og procedurekrav Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Der kan afgives et tilbud på hver delentreprise, dvs. ét tilbud på Delentreprise 1 og ét tilbud på Delentreprise 2. Som udgangspunkt vil vinderen af Delentreprise 1 ikke samtidig kunne tildeles Delentreprise 2, jf. dog pkt. 11. En tilbudsgiver, der afgiver tilbud på såvel Delentreprise 1 som Delentreprise 2, skal i det fremsendte tilbud, jf. pkt. 7.4 nedenfor, fremsende udfyldt Tilbudsformular med dertilhørende bilag for såvel Delentreprise 1 som Delentreprise Alternative tilbud I overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen pkt. II.1.9) anførte accepterer Ordregiver ikke alternative bud. De afgivne tilbud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning Tilbudsfrist Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: mandag den 10. april 2017 kl Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning Aflevering og mærkning af tilbud Tilbuddet skal sendes eller afleveres i en lukket kuvert eller kasse. Ordregiver ser gerne, at tilbuddet er mærket: TILBUD Indsamling af dagrenovation, papir og glas/metal i Lolland og Guldborgsund Kommuner. 8

9 Ønsker tilbudsgiver at afgive tilbud på såvel Delentreprise 1 som Delentreprise 2, skal der i det fremsendte tilbud indgå separat udfyldt Tilbudsformular med dertilhørende bilag for hver af de to delentrepriser. Tilbuddet skal sendes til eller kan modtages på adressen: Bird & Bird Kalkbrænderiløbskaj København Ø Att.: advokat Thomas Thorup Larsen Tilbuddet skal afgives i 2 eksemplarer: 1 papirbaseret underskrevet original. 1 elektronisk kopi af tilbuddet på et USB-stik, cd-rom eller tilsvarende medie. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem de indleverede udgaver vil papiroriginalen være gældende. I det omfang tilbud afleveres personligt, kan Tilbudsgiver efter anmodning få udleveret en kvittering, udvisende dato samt klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. Tilbuddet kan ikke afgives pr. eller i øvrigt fremsendes elektronisk Sprog Tilbuddet skal afgives på dansk. Tekniske bilag foretrækkes ligeledes på dansk, men kan dog, hvis de ikke forefindes på dansk, tillige være på engelsk Honorar Tilbudsgiverne modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Ordregiver uvedkommende Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud skal være bindende 6 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået aftale, dog mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgivere allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra deres tilbud. Tilbudsgiver er på opfordring berettiget, men ikke forpligtet, til at forlænge sin vedståelsesperiode på ordregivers opfordring Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud Returnering af tilbud Fremsendt tilbud vil ikke blive returneret til Tilbudsgiver. 9

10 8. Krav til tilbuddets indhold Det påhviler Tilbudsgiver selv at drage omsorg for, at alt materiale er dem i hænde. Tilbudsgiver skal selv kontrollere, at udbudsmaterialet forefindes, som angivet ovenfor. Risikoen for eventuelt for lavt bud som følge af manglende sider eller bilag påhviler således alene Tilbudsgiver. 8.1 Tilbudsdokumenter Følgende dokumenter og oplysninger skal være indeholdt i tilbuddet: Udfyldt ESPD indeholdende bl.a. Tilbudsgivers kontaktoplysninger mv. Tilbudsliste: Tilbudsgiver skal i henhold til pkt udfylde, underskrive og vedlægge tilbudsformular med bilag for den/de delentreprise(r), som der afgives tilbud på. Indholdet af dokumentet er yderligere beskrevet nedenfor og i den rækkefølge, som Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiver opbygger sit tilbud ud fra. 8.2 Ad Udfyldt ESPD indeholdende Tilbudsgivers kontaktoplysninger Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud udfylde den offentliggjorte ESPDanmodning kaldet "espd-request" på følgende måde: Højreklik på ESPD-anmodningen Gem filen på din computer, eksempelvis på et lokalt drev eller på skrivebordet. Åben linket Vælg "dansk" som sprog Marker "Jeg er en økonomisk aktør" Marker "Importere ESPD" Upload ESPD-anmodningen, som du har gemt på din computer Vælg Danmark som land (hvis du er en dansk ansøger) Udfyld ESPD et med de oplysninger, som er angivet i udbudsbetingelserne, herunder del II.A, II.B, II.C, III.A, III.B, III.C, IV.B og IV.C. Tilbudsgiver skal ikke udfylde del II.D, del III.D, del IV.D og del V. Bemærk at Tilbudsgiver skal aflevere flere ESPD er, hvis Tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder eller baserer sig på andre økonomiske aktørers kapacitet. Når ESPD et er udfyldt kan det udskrives som PDF samt lagres og gemmes. ESPD et afleveres sammen med det øvrige tilbud fysisk i sin udskrevne form samt elektronisk på en USB i det lagrede xml-format. Tilbudsgiver skal i ESPD'et oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt Tilbudsgiver er en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed, samt hvorvidt Tilbudsgiver deltager i udbudsproceduren sammen med andre samt den eller de delentrepriser, som tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på (ESPD del II.A). Tilbudsgiver skal bekræfte, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1-3 og 136 (ESPD del III, afsnit A, B og C). 10

11 Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 1 og 2 (ESPD del III, afsnit C). Hvis Tilbudsgiver deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD. Alle de krævede oplysninger under del III skal afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ikke konditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen, de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II.A). Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske kapacitet, uden at disse enheder deltager som del af Tilbudsgivers konsortium, joint venture eller lignende, skal der for hver af sådanne enheder vedlægges en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESPD del II, afsnit C). Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes. Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal oplyse følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142 (ESPD del IV, afsnit B): 1) Samlet omsætning for hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår 2) Forsikret beløb i gyldig erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen for så vidt angår Delentreprise 1: 1) At Tilbudsgiver i hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en samlet omsætning på mindst 60 mio. DKK ekskl. moms. 2) At Tilbudsgiver har en gyldig erhvervsansvarsforsikring med et forsikret be løb på minimum 10 mio. DKK. Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen for så vidt angår Delentreprise 2: 1) At Tilbudsgiver i hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en samlet omsætning på mindst 18 mio. DKK ekskl. moms. 2) At Tilbudsgiver har en gyldig erhvervsansvarsforsikring med et forsikret be løb på minimum 10 mio. DKK. 11

12 Teknisk og faglig kapacitet Tilbudsgiver skal oplyse følgende vedrørende teknisk og faglig kapacitet, jf. udbudslovens 143 (ESPD del IV, afsnit C): 1) Maksimalt 5 referencer vedrørende indsamling og transport af dagrenovation og/eller genanvendelige materialer udført eller afsluttet inden for de seneste 3 år, hvor opgavens omfang minder om Ordregivers forhold. Der ønskes beskrevet: - Den udførte opgave - Beløb (den samlede kontraktværdi) - Dato (dato hvor kontrakten trådte i kraft) - Modtager (Kunden). Tilbudsgiver kan maksimalt angive 5 referencer. Uanset om Tilbudsgiver er én virksomhed, et konsortium eller en virksomhed, som baserer sig på andre juridiske enheders formåen, kan der maksimalt angives 5 referencer. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen: 1) Der ønskes minimum 1 relevant reference udført eller afsluttet inden for de seneste 3 år vedrørende indsamling og transport af dagrenovation og/eller genanvendelige materialer af lignende eller tilsvarende omfang, som de delentrepriser, der afgives tilbud på Ad Tilbudsliste Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og vedlægge én eller flere af de i pkt. 4 nævnte tilbudsformularer, afhængigt af hvilke(n) delentreprise(r), der ønskes at afgive tilbud på. Ved tilbud på begge delentrepriser skal der således fremsendes udfyldt tilbudsformular med bilag på såvel Delentreprise 1 som Delentreprise 2. Tilbud skal afgives på de af Ordregiver udarbejdede tilbudsformularer for henholdsvis Delentreprise 1 og Delentreprise Dokumentation angående udelukkelsesgrunde og egnethed Inden Ordregiver tildeler Kontrakten, vil Ordregiver kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation for, at der ikke er grundlag for udelukkelse, samt at minimumskravet til egnethed er opfyldt, jf. udbudsloven 152. Ordregiver vil anmode Tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Dette betyder, at tilbudsgiver skal dokumentere, at Tilbudsgiver ikke er udelukket i henhold til udbudslovens og 137, stk. 1, nr. 1 og 2, jf. udbudslovens 153 og 159, stk. 2. Dokumentation kan være en serviceattest, som maksimalt er 6 måneder gammel. 12

13 Skønner Ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver. Inden Ordregiver afviser en Tilbudsgiver, som er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, vil Ordregiver dog have givet mulighed for tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed i henhold til udbudslovens 138. Tilbudsgiver skal til enhver tid kunne fremskaffe dokumentation for de i ESPD'et anførte oplysninger inden for en frist på 10 arbejdsdage. Erhvervsstyrelsen kan normalt udarbejde en serviceattest på 1-2 uger, hvilket Tilbudsgiver bør tage højde for. Vedrørende dokumentation på Tilbudsgiverens økonomiske og finansielle kapacitet vil Ordregiveren endvidere anmode om dokumentation for, at Tilbudsgiver opfylder det stillede krav om relevant forsikring, jf. udbudslovens 154, samt dokumentation for omsætning, hvis dette ikke er offentligt tilgængeligt på Ordregivers mindstekrav og forbehold Et mindstekrav er et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes og overholdes, hvorfor der således ikke kan tages forbehold over for krav, der er gjort til mindstekrav Mindstekrav Tilbudsgiver skal med sit tilbud vedlægge følgende dokumenter, for at tilbuddet er konditionsmæssigt: 1. Udfyldt ESPD som foreløbig dokumentation for opfyldelse af betingelserne for deltagelse 2. Pristilbud i form af udfyldt tilbudsformular med bilag for hver delentreprise, som der afgives tilbud på. 3. Udfyldte bilag til tilbudsformular med beskrivelse af tilbuddets opfyldelse af de kvalitative kriterier, jf. pkt Mindstekrav skal overholdes, for at tilbuddet er konditionsmæssigt, og Tilbudsgiveren kan ikke tage forbehold herfor. Såfremt mindstekravet ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning Forbehold Ordregiver er berettiget og i visse tilfælde forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for udbudsmaterialet. Ved afgivelse af tilbud må Tilbudsgiver ikke tage forbehold over for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet tilbud med sådanne forbehold skal afvises som ikke konditionsmæssige. 13

14 Ved et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved forbehold over for andet end mindstekrav og grundlæggende elementer har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat eller på anden måde tillagt negativ vægt i evalueringen. Et forbehold, som ikke med rimelig sikkerhed kan prissættes eller på anden måde inddrages med negativ vægt i evalueringen, vil blive behandlet på samme måde som et forbehold over for grundlæggende elementer, hvilket betyder afvisning af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis Tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes Tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet i sit tilbud og redegøre for dets udstrækning samt hvorfor forbeholdet er taget. 11. Tilbudsevaluering Som oplyst i udbudsbekendtgørelsen kan en tilbudsgiver afgive tilbud på begge delentrepriser, men kan maksimalt få tildelt kontrakt på én af de to delentrepriser. Denne foranstaltning skyldes hensynet til den fremtidige forsyningssikkerhed. Evalueringen gennemføres således, at ordregiver først evaluerer de indkomne tilbud på Delentreprise 1 og dernæst de indkomne tilbud på Delentreprise 2. Hvis en tilbudsgiver har afgivet tilbud på begge delentrepriser, og det efter evalueringen af Delentreprise 1 står klart, at tilbudsgiveren vil blive tildelt denne delentreprise, vil denne tilbudsgivers tilbud på Delentreprise 2 ikke blive inddraget i evalueringen heraf, men udgå af konkurrencen. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at tildele samme tilbudsgiver begge delentrepriser, hvis denne tilbudsgiver har afgivet det bedste tilbud på den ene delentreprise og det eneste konditionsmæssige tilbud på den anden delentreprise, og ordregiver i øvrigt vurderer at dette kan ske under hensyntagen til den fremtidige forsyningssikkerhed. Ordregiver foretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbud vurderes på grundlag af følgende underkriterier: Pris, der vægter 70 % 14

15 11.1. Pris Opgaveløsning og driftssikkerhed, der vægter 10 % Kvalitet og service, der vægter 10 % Arbejdsmiljø, der vægter 10 % Pris vurderes på baggrund af den samlede vægtede tilbudssum for den pågældende delentreprise, baseret på tilbudsformularens pkt. 2 med de heri angivne vægtninger. Ordregiver lægger vægt på en lav pris Opgaveløsning og driftssikkerhed Ordregiver ønsker en leverandør, som kan tilbyde en stabil drift og varetagelse af opgaverne i såvel normalsituationen som i særlige situationer, hvilket kræver tilstrækkeligt mandskab og materiel samt velegnet styring heraf. I dette underkriterium lægger ordregiver vægt på, at tilbudsgiver på en overbevisende måde redegør for, hvordan han vil sikre: Mandskab: En effektiv driftsstyring og kommunikation med mandskabet på indsamlingskøretøjerne under udførelse af indsamlingen Oplæring og uddannelse af såvel faste medarbejdere som afløsere i den udarbejdede kvalitets- og arbejdsplan samt i indsamlingskøretøjernes funktioner At der til stadighed vil være tilstrækkelig mandskabsmæssig kapacitet og kompetencer i særlige situationer så som sygdom, helligdage, udskudte opgaver grundet vejrlig m.v. Materiel: At der til stadighed vil være utvivlsomt tilstrækkeligt med materielle ressourcer til at varetage opgaven herunder også ved uforudsete hændelser som nedbrud af køretøjer, nødsituationer mv. (dette vurderes på baggrund af tilbudsgivers redegørelse for den tilbudte vognpark, reservekapacitet samt beskrivelsen af procedurer for indsættelse af reservekapacitet) Indsamlingskøretøjernes fulde funktionsdygtighed i hele kontraktperioden i forhold til deres generelle tilstand, det tilbudt GPS- og registreringssystem, liftsystem, sikkerhedsudstyr m.v. Underkriteriet vurderes samlet på baggrund af de efterspurgte oplysninger i Tilbudsformularens afsnit Kvalitet og service 15

16 For borgerne betyder kvalitet og service bl.a., at der bliver afhentet dagrenovation og genanvendelige materialer på de angivne tømningsdage og på et ensartet tidspunkt på dagen. Endvidere betyder det, at renovatøren og dennes mandskab udviser venlig og hensynsfuld adfærd under tømningen og i trafikken generelt. For REFA betyder kvalitet og service bl.a., at renovatørens servicering af borgerne foregår med en effektiv driftsstyring, og at den generelle driftsrelaterede dialog, styring og kontraktopfølgning med renovatøren foregår fleksibelt og effektivt. Endvidere betyder kvalitet og service også, at kommunikation og dokumentation omkring de udførte indsamlingsopgaver og kommunikation omkring indsamlingen og kontraktforholdene foregår i et konstruktivt samarbejde. I dette underkriterium lægger ordregiver vægt på, at tilbudsgiver på en overbevisende måde redegør for, hvordan han vil sikre: kvalitet og service for borgerne generelt at medarbejderne og mandskabet er imødekommende, informerende og har forståelse for service over for borgerne at klager fra borgerne vil blive håndteret med det samme og korrekt at der løbende udføres driftskontrol og tilsyn, at de forskellige registreringsværktøjer og øvrige elektroniske værktøjer anvendes og anvendes korrekt korrekt indsamling af eksempelvis batterier gennem brug af incitamentsmodeller eller lignende Underkriteriet vurderes samlet på baggrund af de efterspurgte oplysninger i Tilbudsformularens afsnit Arbejdsmiljø: Ordregiver ønsker en leverandør, som har fokus på at minimere de arbejdsmæssige belastninger, herunder fokus på arbejdsmiljø, sundhed og sikkerhed i indsamlingsopgaven. I dette underkriterium lægger ordregiver vægt på, at tilbudsgiver på en overbevisende måde redegør for, hvordan han vil sikre: reduktion af arbejdsbelastningen for mandskabet, registrering af uheld/skader, reduktion af nærved uheld og sygefravær at mandskabet har og anvender det udleverede og korrekte arbejdstøj, sikkerhedsfodtøj, eventuelle tekniske hjælpemidler samt har tilstrækkelige værnemidler m.v. at mandskabets har kendskab til og overholder de relevante arbejdsmiljøregler Underkriteriet vurderes samlet på baggrund af de efterspurgte oplysninger i Tilbudsformularens afsnit 5. 16

17 12. Evalueringsmetode 12.1 Generelt I henhold til nedenstående vil der blive givet en samlet score for underkriteriet Pris ganget med 0,7 svarende til en vægtning på 70 % og en samlet score for underkriterierne Opgaveløsning og driftssikkerhed, Kvalitet og service og Arbejdsmiljø ganget med hver 0,1 svarende til 10 % Prisevaluering Vurderingen af underkriteriet Pris sker på baggrund af den samlede sum af de under pkt. 2.1 anførte delpriser med de heri anførte vægtninger. Primær evalueringsmetode Til evaluering af underkriteriet Pris anvendes en lineær interpolation. I modellen tildeles laveste pris 10 point, mens en pris, som er 50 % højere end laveste pris, får 0 point. Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og 50 % over laveste pris. Antal point beregnes efter nedenstående formel: Point=maks point- ((maks point)/(50 %)) ((tilbudt pris-laveste pris)/(laveste pris)) Point gives med to decimaler. Hvis en eller flere Tilbudsgivere afgiver priser, der er mere end 50 % højere end laveste pris, er den angivne primære evalueringsmetode ikke egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I stedet vil følgende sekundære metode blive anvendt. Sekundær evalueringsmetode Hvis den primære evalueringsmetode til evaluering af underkriteriet Pris viser sig ikke egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, anvendes en model, hvor laveste pris tildeles 10 point, mens en pris som er 100 % højere end laveste pris får 0 point. Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og 100 % over laveste pris. Antal point beregnes efter nedenstående formel: Point=maks point- ((maks point)/(100 %)) ((tilbudt pris-laveste pris)/(laveste pris)) Point gives med to decimaler. Hvis en eller flere Tilbudsgivere afgiver priser, der er mere end 100 % højere end laveste pris, er den angivne sekundære evalueringsmetode ikke er egnet til at 17

18 identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I stedet vil følgende tertiære metode blive anvendt. Tertiær evalueringsmetode Hvis den primære hhv. sekundære evalueringsmetode til evaluering af underkriteriet Pris viser sig ikke egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes tertiært nedenstående ikke-lineære model: Point=(maks point laveste pris)/(tilbudt pris) 12.3 Kvalitativ evaluering Evalueringen af underkriterierne "Opgaveløsning og driftssikkerhed, Kvalitet og Service og Arbejdsmiljø vil ske ved brug af en pointskala fra 0-10, som ser ud som følger: 18

19 Point Ordlyd Beskrivelse 0 Ingen opfyldelse 1 Særdeles dårlig vurdering 2 Meget dårlig vurdering 3 Dårlig vurdering 4 Under middel vurdering 5 Middel vurdering 6 Over middel vurdering Ingen opfyldelse gives, hvor Tilbudsgivers besvarelse ikke opfylder de efterspurgte krav / løsningen er ikke beskrevet. Særdeles dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en helt uacceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er særdeles dårligt beskrevet. Meget dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en meget ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Dårlig vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler meget væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Under middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mindre end acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen fremstår mindre velunderbygget og er visse steder uklar. Over middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mere end acceptabel grad af opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som efterspørges men dog ikke centrale dele heraf. Hovedparten af beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. 7 God vurdering God vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder langt hovedparten af de oplysninger, som 19

20 er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. 8 Meget god vurdering 9 Særdeles god vurdering 10 Den bedste mulige vurdering Meget god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en meget god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler kun meget få af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er meget velunderbygget og forståelig. Særdeles god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en særdeles god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er uddybende, velunderbygget og forståelig. Den bedste mulige vurdering gives, hvor besvarelsen er den bedst tænkelige opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Samtlige de oplysninger, som er efterspurgt, er beskrevet på en velunderbygget og forståelig måde, og beskrivelsen af løsningen illustrerer, at det af Ordregiver ønskede opfyldes på den bedst tænkelige måde. 13. Spørgsmål til udbuddet Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Ordregiver opfordrer Tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold eller krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Skriftlige spørgsmål skal sendes pr. mail til den i afsnit 2 angivne kontaktperson hos Ordregiver. Spørgsmål bør i Emnefeltet være mærket Udbud af indsamlingsordning for dagrenovation, papir og glas/metal. Spørgsmål skal være Ordregiver i hænde senest den 30. marts Ovennævnte frist er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål skal dog under alle omstændigheder være stillet i så god tid, at Ordregiver kan besvare dem senest 6 kalenderdage 20

21 inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist, jf. afsnit Error! Reference source not found.. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil der blive orienteret herom samtidig med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Ordregiver bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Ordregiver vil løbende og senest 6 dage inden tilbudsfristen offentliggøre spørgsmål og svar i anonymiseret form samt eventuelt supplerende materiale til Tilbudsgiverne. Ordregiver vil i øvrigt bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende og inden for 5 arbejdsdage. 14. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet bliver behandlet anonymt af Ordregiver. Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivernes tilbud, som angår Tilbudsgivernes fortrolige, forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må dog vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Såfremt Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende oplysninger, der ikke er offentligt tilgængelige, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. 15. Meddelelse om resultat samt standstill-periode I henhold til tildelingskriteriet sendes der hurtigst muligt en begrundelse for valget til alle Tilbudsgivere, jf. bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud nr. 593 af 2. juni Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud underskriver Ordregiver først kontrakt med de valgte Tilbudsgivere efter udløbet af standstill-perioden, der som er udgangspunkt er 10 21

22 hele kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til Tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning. Ordregiver kan dog fastlægge en længere standstill-periode, såfremt dette anses for nødvendigt. 16. Annullation af udbudsforretningen Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig aftale, vil udbudsforretningen af Ordregiver kunne annulleres, såfremt der er en saglig grund hertil. 17. Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan: Frist Aktivitet 22. februar 2017 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse. 30. marts 2017 Frist for at stille skriftlige spørgsmål. 10. april 2017, kl Tilbudsfrist. Uge 15-16, 2017 Ordregivers tilbudsevaluering af tilbud. Uge 16, 2017 Indhentelse af dokumentation for oplysninger i ESPD. Uge 17, 2017 Forventet tidspunkt for meddelelse til Tilbudsgiverne om resultatet af tilbudsevalueringen. Uge 17-18, 2017 Standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter afsendelse af fyldestgørende begrundelse. Uge 19, 2017 Forventet underskrivelse af kontrakt. 22