Til stede: Asbjörn (AUV), Enver (EP), Inge (IJK), María (MAM) og Signe (SHA), Rudolf (RH), Sara (SS)

Transkript

1 Referat for bestyrelsesmøde i A/B Ågade 136 m.fl. Møde mandag d. 12. April 2010 kl. 19:00 Dirigent: Maria Referent: Inge Til stede: Asbjörn (AUV), Enver (EP), Inge (IJK), María (MAM) og Signe (SHA), Rudolf (RH), Sara (SS) Afbud: Ingen A: Formelt 1. Nye punkter til dagsordenen. 2. Godkendelse og underskrift af det sidste referat. 3. Datoer for kommende bestyrelsesmøder. Mandag kl. 19:00 Tirsdag kl. 18:00 Tirsdag kl. 18:00 Tirsdag kl. 18:00 Der bliver ikke holdt bestyrelsesmøder i julimåned, der bliver svaret på mails i begrænset omfang, kontoret holder heller ikke åbent I juli. 4. Fordeling af postvagter. Sara: uge 9 & 10 (Signe marts) Enver: uge 11 & 12 Inge: uge 13 & 14 Maria: uge 15 & 16 Asbjørn: uge 17 & 18 Signe: uge 19 & 20 Sara :uge 21 & 22 Enver : uge 23 & 24 Inge : uge 25&26 Maria : uge 27 & 28 Rudolf : uge 29 & Julefrokost/bestyrelsesmiddag dato, den 7. Maj kl B: Informationspunkter 1. Ejendomsskattebillet (IJK) Vedrører renovationen. Inge undersøger om den er korrekt opkrævet via ejendomsskattebilletten. Det er undersøgt og gennemgået. Der er alene tale om prisstigninger i renovationsafgiften. Afsluttet. 2. Lauritz-Hannibal inviterer til frokost :-) (SHA) Vi takker ja til tilbuddet og dem der kan på datoen deltager. SHA svarer dem. Fortsætter.

2 Ansøgninger Klager Sager 3. Dagsorden og referat Det bestyrelsesmedlem, der har vagtuge/uger skal sørge for følgende til bestyrelsesmødet: 1. At udprinte det sidste mødereferat til underskrift. 2. At opdatere og udprinte dagsorden til bestyrelsesmødet. 3. At være ordstyrer. Øvrige bestyrelsesmedlemmer opdaterer dagsordenen løbende i perioden. 1. Borups Plads v (MAM inhabil): Skal laves på foreningens regning, da der er tale om manglende brandsikring i forbindelse med udskiftning af køkkenfaldstammer. A/B har ansvar for dette arbejde bliver udført. 2. Borups Allé tilladelse til renovering og ombygning af lejlighed, etablering af badeværelse, opsætning af nyt køkken. Der gives tilladelse. Der skal følges op på eventuelle ødelæggelser på gulv og vægge samt rengøring af trappeopgangen. 1. Klage fra Skotterupgade hul i væggen efter faldstammeudskiftning. Bestyrelsen er enig om at arbejdet skal ske på andelshavers regning. Hvilket er ifølge ejendommens regler. VIGTIGT at få skrevet ind i vores beboer info at faldstammer/lodrette rør op til ballofix er foreningens ansvar. Sagen er afsluttet. 1. Umalede bagtrappedøre Borups Plads, Skotterupgade Ågade, Borups Allè ved sammenlagte lejligheder. Bliver fulgt op i juni. 2. Vandskade Borups Allè proceduren skal drøftes med den nye vicevært. Sagen afsluttet. 3. Udskiftning af nøgler. Tjekkes med bestyrelsens ansvarsforsikring om den dækker udskiftningen. Det gør den desværre ikke ifølge AON. Vi foretrækker RUKO frem for MEDECO da vi vurderer at det er bedre kvalitet, og der er et bedre styringssystem. Igangsættes i maj Viceværten skal være med i sagsforløbet. 4. Boldbur. Jf. beslutning fra generalforsamlingen om boldbur der larmer og muligvis ikke er det vi forentede. Samt indhentning af priser på nyt fodbold og basketboldnet samt optegning af asfalten. Inge har gennemgået byggesagen og udarbejdet et notat til Thomas, der har tilbagemeldt at han undersøger det, og følger op. Vi afventer svar fra Thomas. Fortsætter. 5. Indflyttermappe (AUV). Revideres for affald, byggeansøgninger, vicekontakt, nøgler, vaskekort mv. AUV redigerer i den, sender den ud på mail til tjek, vi kommenterer tilbage, derefter lægges den ud som pdf på hjemmesiden. (AUV) Fortsætter. 6. Brandsikkerhed. Martin får besked på at skifte batterier i samtlige røgalarmer. (SHA). Martin udskifter dem løbende. Sagen er afsluttet. 7. Ågade fugtskade, badeværelset udbedret for 4 år siden, der er flere ting I sagen der skal belyses før vi kan tilbagemelde. Inge besigtiger badeværelset. Asbjørn svarer at vi kigger på sagen, men der først bliver svaret senere når det er nærmere undersøgt. Andelshaver må selv afholde udgiften til rep. af vægge i

3 badeværelset. Bestyrelsen har ikke kendskab til den konkrete aftale. Men det har været kutyme, af det kun er gulvet, der retableres i de lejligheder, der er født med bad. Der skrives til Andelshaver. 8. Servicebutikken. Vi afventer KBH kommunes udmelding. Vi har ikke modtaget en opsigelse. 9. Økobutikken, lejekontrakten skal gennemgås. Vi skriver til lejeren om, at holde butikken åbent iflg. Lejekontrakten. C: Diskussion 1. Forslag til ændring af vores vedtægter fra Grubbe (Thomas) informerer om Thomas forslag, bl.a. panthavere og tvangssalg IJK tager på ABF kursus i morgen. Inden den næste generalforsamling skal vi tage stilling til vedtægtsændringerne. Thomas opfordres til at udarbejde et forslag til ændring af vedtægterne evt indkaldelse til ekstra ordinær generalforsamling. Inge beder Thomas om, at udarbejdet et forslag til vedtægtsændringer. (Fortsætter) 2. Salgsprocedurer Vi skal have opdateret dem, og printet dem ud og hængt op i glasburet, og på hjemmesiden, så vi kan henvise til dem når folk skal sælge (Hinz). Rettes igennem og lægges ud hurtigst muligt på hjemmesiden. AUV laver udførlig vejledning i hvordan vi slår lejligheder op på hjemmesiden. Også salgsvejledning til bestyrelsen skal opdateres og deles på google dokumenter. Bestyrelsen skal kommentere indenfor en uge. Fortsætter 3. Oversigtspapir med ansvarsfordeling mellem andelshaver og foreningen Signe Hinz fremlægger papiret, kommentarer modtages. Bestyrelsen læser forslaget igennem. Asbjørn skriver det ind I indflyttermappen og lægger det ud på hjemmesiden. Bestyrelsen kommenterer tilbage indenfor en uge. (Fortsætter) 4. Glarmesterbutikken (IJK). Der er to interesserede lejere. Der er ulovlige byggearbejder, svampeskader, ulovlige el og VVS installationer og manglende brandsikring i lokalet. Bestyrelsen giver lov til at bruge penge på at udbedre/lovliggøre de ting. Vi overvejer at sætte det I stand så det fremstår mere attraktivt. Inge drøfter med Thomas oplæg til lejekontrakt og udbedring af lokalet. Evt. salg til andelslejlighed. Inge kontakter lejerne. (Fortsætter) 5. Ny gadelys over døre (EP) hvad koster en udskiftning vs. hvis alle udskiftes samtidig. Reference er Rungstedgård. Vigtigt at der kan bruges sparepærer. Vi har fundet to modeller, og vil se de to eksemplarer monteret på bygningen så vi er sikre på hvad vi skal vælge. Den lampe, der er monteret BA 25 er valgt. Eksisterende husnummerplade opsættes på døren øverst midt for. Igangsættes i maj og faktura modtages i juni 2010.(Fortsætter) 6. Ny bundplantning (IJK) Vi laver en ny aftale med Birgitte Fink om at få opdateret gården med nye bundplanter, Vi bevilger ca til at Birgitte Fink kommer med en pris på opdateringen. Jørgen Friis vil gerne være med indover. Udskudt indtil sneen smelter Bestyrelsen bevilger også penge til afgrænsning af bede i hjørnerne og ved skuret. Vi afventer Lars Årup s tilbud, og bedre vejr. Der tages kontakt Lars Årup og Jørgen friis. Vi har modtaget et tilbud på kr. + moms (Fortsætter) 7. Faldstammer (SS + MAM, RH) Når de sidste faldstammer er monteret laver vi en konklusion på det, til næste møde. Rudolf skriver til alle beboerne om der er foretaget brandsikring omkring faldstammerne. Tilbagemelding inden 8. dage. Fortsætter. 8. Vandbesparende toiletter. (RH) fortsætter næste møde RH laver en tidsplan. Udskiftningen skal ske inden udgangen af RH har en skrivelse klar til næste møde ang. tilbud på udskiftning af toiletter. Grubbe sender den ud. Vi begynder med at udskifte toiletterne hos lejerne (RH) indhenter stadig tilbud (Fortsætter)

4 9. Borebiller, fugt i bjælker, råd i kælderguev (IJK) Inge arbejder på skaderne på BP, ÅG kælderen og SK. Vi undersøger det med forsikringsselskabet vil dække og har administrator ind over (Fortsætter) 10. Energimærkning. Tilbud fra EKJ - rådgivende ingeniører vedr. Energimærkning, undersøger hvornår den vi har udløber (Auv). Fortsætter. 11. Service aftale for mobilsug. Tilbud fra Envac, forebyggende årsservice kr eks. moms start feb SS sender tilbuddet til Birgitte Grubbe, og beder hende vurdere om det kan betale sig, at vi tegner en serviceaftale. Sara gennemgår kontrakten med Jørgen Friis og taler med Martin om han allerede udfører nogle af de nævnte opgaver i Servicekontrakten. Fortsætter 12. Ejendomsmæglere der er kommet to tilbud fra ejendomsmæglere. RH finder det bedste tilbud, spørger også et tredje. Der er pt 4 lejligheder der vil komme til salg. Bestyrelsen har besluttet, at vi ikke indgår skriftlige aftaler med en bestemt ejendomsmægler. På anbefaling af vores juridiske rådgiver. Thomas Rysgaard har frarådet bestyrelsen, at indgå en skriftlig aftale med én ejendomsmægler. Sagen er afsluttet. 13. Barnevognoprydning, Martin iværksætter en separat oprydning af barnevogne. Maria aftaler det med Martin. 14. Vandskade Borups Plads. Bestyrelsen har bedt Grubbes kontor om, at opkræve pengene hos andelshaver. Det er en spørgsmål mellem VVS firmaet og Andelshaver. 15. Skilt Pizza, Der er opsat skilt uden tilladelse fra bestyrelsen. Facaden skal males i samme grønne farve som de øvrige lejere. Det skal males ensartet og ordentligt. Bestyrelsens samtykke skal foreligge. Det store firkantede skilt skal fjernes. Der skrives til lejeren. Vi stiller ikke krav om at der skal males med tavlekridt på siderne. Fortsætter 16. Jævnlige møder med viceværten, Bestyrelsen beslutter, at Martin deltager på hvert andet bestyrelsesmøde. IJK mailer dette til Martin 17. Fjernelse af tøj på vaskeriet Tøj, der står ofte meget uafhentet tøj i vaskeriet. Bestyrelsen har besluttet, at der det er OK at det sættes i gennemsigtige plastsække, men der skal påsættes mærker på tøjet om, at det fjernes inden 14 dage. Inge Giver Martin besked. 8. Engagement i bestyrelsesarbejdet. Det blev drøftet hvor meget man som bestyrelsesmedlem kan forvente af hinanden/ de andres arbejdsindsats. At for mange arbejdsopgaver blev drøftet alt for længe, fordi de ikke blev fulgt tilstrækkeligt hurtigt op. Hvilket gav unødige lange bestyrelsesmøder, fordi sagerne blev drøftet igen og igen. At der ofte ikke blev givet tilstrækkelig hurtig tilbagemelding fra alle bestyrelsesmedlemmer. Det blev bla. påpeget, at det generelt er vanskeligt, at få andelshavere til at være en del af bestyrelsen. At denne og tidligere bestyrelser er blevet etableret som nødbestyrelser, for ikke at andelsboligforeningen ville blive ophævet. At de gamle bestyrelsesmedlemmerne tidligere har aftalt at bestyrelsesarbejdet blev holdt på et fornuftigt niveau. Der var ikke enighed om, hvor ofte det kunne forventes, at bestyrelsen tjekkede sin bestyrelsesmail, om det var dagligt eller ugentligt. Det blev aftalt, at såfremt der var noget af vigtighed, der skulle læses/tages hurtig stilling til af alle, skal der sendes en sms.

5 D: Punkter til kommende møder 1. Maling af gadedøre, terrazzogulve i opgangene skal laves hvis terrazzo er flækket og understrygning af taget. 2. Vinduer, vedligehold af. 3. Vedtægtsændringer til kommende generalforsamling. 4. Gennemgang af lovligheden af diverse installationer hos erhvervslejemålene. 5. Lofts- og kælderrumsoprydning, samt registrering/nummerering. Vi beder Martin at stå for registrering/nummerering af lofts- og kælderrummene i forbindelse med oprydningen. 6. En hurtig oprydning i papirer og diverse ting på kontoret. 7. Vi skal lave et nyt velovervejet forslag om forældrekøb til den næste generalforsamling. 8. Tilbud fra Altanfirma til den næste generalforsamling. 9. yousee. Tilbud på forsyningsaftale med Kabel-tv (AUV) De kræver at vi binder os I 36 måneder tilgengæld for vi gratis installering. Det er et godt tilbud, men vi venter på generalforsamlingen for at finde ud af om der er interesse for et skift. Stand by indtil gereralforsamlingen!

6 Salgsoversigten Inge (4) SK 20, 1. th. SK 22, 2. tv SK 16, 3. th. BP 7, st. tv. SHA (3) ÅG 138, 1. th. BA 29, 1. tv. BA 33, st. th. MAM (3) BA 31, 1. tv. BA 33, 2. tv. BA 25, 1. th. AUV (6) SS (4) EP (2) RH (3) ÅG 138, 2. sal. SK 22, 1. tv. BP 3, 1. sal SK 16, 4. tv. BP 1, 1. th. BP 1, 2. tv. ÅG 138, st. tv. BP 5, 2. tv. BA 25, 2. tv. ÅG 142, 4. sal BA 25, st. th. BP 3, 2. tv ÅG 144, 3. tv. ÅG 144, 2. th. ÅG 136, 2. th. Mødet afsluttet kl.: ijk