Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 27. oktober 2015, kl i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 27. oktober 2015, kl i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup Organisationsbestyrelsen: John Bach, Susanne Bech Uldahl, Anette M. E. Jensen, Jørgen Juul, Jytte Dræby, Søren Sabat, Kirsten Haugaard, suppleanter: Kim Boch, Eva Werner, Fra KAB: Kundechef Henning Bøgh Holtov, kundedirektør Margrete Pump, udlejningschef Finn Larsen deltager under punkt 14 og 16 Afbud: Revisionen: Kim Boch Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Pia Søndergaard Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 10. juni 2015 samt notatreferat af 26. august Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning oktober Meddelelser fra formanden... 6 Sager til beslutning: /26

2 8. Regnskab for selskab og afdelinger Organisationsbestyrelsens beretning for regnskabsåret Budget for boligorganisationen Forvaltningsrevision Allégårdens altanprojekt og betonrenovering byggeregnskaber Tagrenovering i Thyges Gaard - byggeregnskab Bolignøglen evaluering Dankort til bestyrelsesmedlemmer Boliger til flygtninge Lågesagen Kastrupvænge ansøgning om dækning af udgifter vedrørende sag om hegnssyn og stævning KAB s beboerophold Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt Sager til orientering Nyt fra afdelingerne Nye retningslinjer for frivillige forlig i udsættelsessager Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne Salg af institutionerne Investeringsforening Styringsdialog 2015 (2013/2014) Beboerklagenævnssager Næste møde samt planlægning af kommende møder Eventuelt Referat fra mødet fortrolighed Bilag 1: Revisionsprotokol... 4 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskab Bilag 3: Udkast til årsberetning... 7 Bilag 4: Budget Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision... 9 Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision for TKB Bilag 7: Evalueringsskema Bilag 8: Byggeregnskab Allégården - altanprojekt Bilag 9: Byggeregnskab Allégården - betonrenovering Bilag 10: Byggeregnskab Thyges Gaard tagrenovering Bilag 11: Bolignøglen - oversigt Bilag 12: Oversigt over migration eksternt og internt i boligorganisationen /26

3 Bilag 13: Antal flytninger efter oprykningsventelisten fra et selskab til et andet 2012 til Bilag 14: Udlejning familieboliger fra den 1. januar 2009 til den 30. juni Bilag 15: Brev af 11. september 2015 fra Tårnby Kommune Bilag 16: Koncept for KAB s beboerophold Bilag 17: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB Bilag 18: Statistik over beboerklagenævnssager /26

4 1. Valg af dirigent 2. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 29. maj Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 10. juni 2015 samt notatreferat af 26. august 2015 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 10. juni 2015 er udsendt den 25. juni Det indstilles, at referater godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 4. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab vil deltage i mødet under dette punkt. Revisionsprotokollen fremlægges til organisationsbestyrelsens påtegning. Bilag 1: Revisionsprotokol Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender og underskriver den fremlagte revisionsprotokol. 4/26

5 5. Organisationsbestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 18. november 2014 blev der foretaget valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: På valg Formand John Bach 2015 Næstformand Kirsten Haugaard 2016 Medarbejderudpeget Jørgen Juul 2015 Medlem Jytte Dræby 2016 Medlem Susanne Bech Uldahl 2015 Medlem Anette M. E. Jensen 2016 Kommunalt udpeget Søren Sabbat Suppleant Kim Boch 2015 Suppleant Eva Werner 2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 6. Repræsentantskabets sammensætning oktober 2015 Bestyrelsen: John Bach Kirsten Haugaard Jytte Dræby Susanne Bech Uldahl Allégården: Frank Pedersen Eva Werner Anette Reholt Jan Hansen Dan Pedersen Thyges Gaard: Ingelise Bjørn Pedersen Kenneth Marx Kim Frandsen Jørgen Juul (medarbejdervalgt) Anette M. E. Jensen Søren Sabat (kommunalt udpeget) Per Andersen Merete Sørensen Jesper Kofod Bo Quist Besser Allan Elgaard Nielsen Kim Buchholdt 5/26

6 Kastrupvænge: Benny Cuber Kim Boch Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 7. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning: 8. Regnskab for selskab og afdelinger Som bilag vedlægges reviderede selskabs- og afdelingsregnskaber for tiden fra den 1. juni 2014 til den 31. maj 2015 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er opstillet således, at en sammenligning med årets budgettal er mulig. Endvidere er budgettallene for det kommende år vist i en særlig kolonne Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som er overført til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr., og s dispositionsfond udgør kr. inkl. renter (disponibel likvid del). Afdelingernes regnskaber udviser følgende: Thyges Gaard Resultatopgørelsen balancerer med kr., og slutter med et overskud på kr., som overføres til opsamlet resultat. 6/26

7 Status balancerer med kr Allégården Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Kastrupvænge Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., som overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskab Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne og indstiller til repræsentantskabet for endelig godkendelse. 9. Organisationsbestyrelsens beretning for regnskabsåret Formanden har i samarbejde med KAB udarbejdet et udkast til organisationsbestyrelsens beretning Bilag 3: Udkast til årsberetning Det indstilles, at udkast til beretning godkendes og fremsendes til TKB s repræsentantskab til behandling den 17. november Budget for boligorganisationen Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for tiden fra den 1. juni 2016 til den 31. maj 2017 for TKB. 7/26

8 Driftsbudgettet balancerer med kr. Bilag 4: Budget Det indstilles, at budgettet godkendes af organisationsbestyrelsen og indstilles til repræsentantskabet for endelig godkendelse. 11. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevisionen er organisationsbestyrelsens egenkontrol i forhold til, om TKB lever op til krav om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. I dette års forvaltningsrevision er der foretaget en sammenligning af udvalgte tal på tværs af KAB-fællesskabet. Der kan forekomme uoverensstemmelser mellem forvaltningsrevision og regnskaber, idet forvaltningsrevisionen i nogle tilfælde bruger en anden kvadratmeteropmåling som beregningsgrundlag. Dette gøres for at muliggøre sammenligningen på tværs af selskaber. Forvaltningsrevisionsrapporten måler på fire temaer: - Økonomiske nøgletal - Udlejning og ventelister - Beboerklagenævnssager - Personaleadministration. Organisationsbestyrelsen kan på baggrund af rapporten træffe beslutning om eventuelle fokusområder og målsætninger for de kommende år. Organisationsbestyrelsen har tidligere valgt følgende særlige fokusområder: - Huslejeudvikling - Henlæggelsesniveau - Tab ved fraflytning. Huslejeudvikling Der er sket en markant stigning i huslejen i alle tre afdelinger fra regnskabsåret til regnskabsåret /26

9 Huslejen er steget med: - 24 % i Thyges Gaard. Dette skyldes primært ydelser til tagrenovering samt stigning i henlæggelser til planlagt periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Derudover har det været lavere renteindtægter samt mindre indtægter fra opsamlet resultat (overskud tidligere år) - 13 % i Allégården. Huslejestigningen skyldes primært øgede henlæggelser til planlagt periodisk vedligeholdelse og fornyelser samt færre renteindtægter % i Kastrupvænge. Huslejestigningen skyldes tagrenoveringen samt øgede henlæggelser til planlagt periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Henlæggelsesniveauet Henlæggelserne på konto 401, ligger betydeligt under gennemsnittet for sammenlignelige afdelinger i KAB-fællesskabet. Der arbejdes på en forøgelse af henlæggelserne. Tab ved fraflytning I Thyges Gaard svinger udgifterne på konto 130 meget fra år til år, hvilket kunne tyde på, at de høje udgifter til tab ved fraflytning udgøres af enkeltsager. Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision for TKB Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter forvaltningsrevisionsrapporten og eventuelle behov for særlige tiltag. 12. Allégårdens altanprojekt og betonrenovering byggeregnskaber Byggesagerne blev afleveret samlet den 20. august Følgegruppen godkendte byggeregnskaberne den 12. januar 2015 på det sidste følgegruppemøde i sagen. På samme møde blev der foretaget en evaluering af byggesagen, forløbet og de involverede parter. Evalueringsskema vedlægges som bilag. Færdiggørelsen af byggeregnskaberne har været længe undervejs på grund af et enkelt tilbageværende forhold med altanerne. Det drejer sig om problematikken med ostevinduer. Forholdet opstår, når der løber eller drypper vand bagom og ned langs facaden fra den ovenliggende altan og ind på vinduet på den underliggende etage. Forholdet er fortsat uafklaret, men bliver drøftet i forbindelse med den igangværende 1-års gennemgang. Her arbejdes der på at finde en fornuftig løsning på problemet. 9/26

10 Byggeregnskaber pr. 31. august 2014 med tilhørende revisor-erklæringer af den 30. september 2015 udviser følgende: Altanprojekt Anskaffelsessum: Samlede håndværkerudgifter Omkostninger og gebyrer Samlet anskaffelsessum Finansiering: Realkredit 30 årig Sammenstilling: Regnskabet Budget Afvigelse kr kr kr kr kr kr kr. Byggeregnskabet er vedlagt som bilag. Den præcise huslejestigning beregnes ud fra det endelige byggeregnskab, og vil blive reguleret, så alle betaler samme beløb uanset opsætningstidspunktet af altanen. Fraflyttere reguleres ligeledes. Altanerne betragtes som en individuel modernisering af boligen. Det vil sige, at efter 30 år, når lånet er færdigbetalt, bortfalder den ekstra husleje for altanerne. De beboere, der har taget altanerne i brug som de første, bliver således også de første, hvor den ekstra husleje for altanen bortfalder. Endelig regulering af den ekstra altan-husleje forventes at falde endeligt på plads omkring december 2015, hvor godkendelsen af byggeregnskabet forventes at være modtaget fra Tårnby Kommune. Betonrenovering Anskaffelsessum: Samlede håndværkerudgifter Omkostninger og gebyrer Samlet anskaffelsessum kr kr kr. 10/26

11 Finansiering: Realkredit - 30 årig Sammenstilling: Regnskabet Budget Afvigelse kr kr kr kr. Byggeregnskabet er vedlagt som bilag. Bilag 7: Evalueringsskema Bilag 8: Byggeregnskab Allégården - altanprojekt Bilag 9: Byggeregnskab Allégården - betonrenovering Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskaberne for altanprojekt og betonrenovering. 13. Tagrenovering i Thyges Gaard - byggeregnskab I perioden fra efteråret 2013 og frem til foråret 2014 blev der udført tagudskiftning i afdeling 5801 Thyges Gaard. Byggeregnskabet blev udarbejdet i foråret 2014 og godkendt af revisor i juli Ved en fejl blev regnskabet ikke fremlagt for organisationsbestyrelsen, derfor fremlægges regnskabet først nu. På møde i organisationsbestyrelsen den 26. marts 2013 blev der fremlagt revideret budget efter licitation. Budgettet var cirka 9 mio. kr. lavere end forslag vedtaget på ekstraordinært afdelingsmøde den 10. oktober Det reviderede budget er overholdt. Der er et mindre forbrug på kr., hvilket primært skyldes mindre håndværkerudgifter samt lavere låneomkostninger. 11/26

12 Budget Regnskab +/- efter licitation Håndværker Rådgiver Byggesagshonorar Låneomkostninger Revision, byggetilladelse, forsikring mm og 5 års gennemgang I alt Bilag 10: Byggeregnskab Thyges Gaard tagrenovering Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender overnævnte byggeregnskab. 14. Bolignøglen evaluering Boligorganisationen har tidligere besluttet at tilslutte sig fællesventelisten Bolignøglen, som trådte i kraft 1. januar Der blev samtidig besluttet, hvilken udlejningsmodel der skulle anvendes for de enkelte afdelinger. Modelvalg fremgår af bilag. Kommunen godkendte modelvalget pr. 6. november Formålet med Bolignøglen er todelt: - at etablere en slagkraftig fællesventeliste til en konkurrencedygtig pris, der sikrer gode ventelister til alle familieboliger administreret af KAB samt at etablere en nem og overskuelig måde for den enkelte boligsøgende at søge en bolig i Hovedstadsområdet, såvel fra oprykningsventelisten (intern venteliste) og fra den almindelige venteliste. - en modernisering af udlejningsmodellen for boligsøgende på den almindelige venteliste til familieboliger gennem beslutning om udlejning efter modellerne A, B eller C for den enkelte afdeling i de enkelte boligorganisationer. Bolignøglen erstattede et antal gamle fællesventelister, der samtidig blev lukket, så de boligsøgende ikke længere kunne lade sig opnotere på dem. Allerede opnoterede på de gamle fællesventelister kommer foran opnoterede på Bolignøglen ved anvisning af boliger. Bolignøglen består af 2 dele, en fællesventeliste for de almene boligorganisationer og en ny udlejningsmodel til den almindelige venteliste (ekstern venteliste). Boligorganisationen be- 12/26

13 sluttede efter hvilken model hver enkelt afdeling skal udlejes, alt efter hvor stor en andel af de ledige boliger, man ønsker, skal tilbydes opnoterede på den almindelige venteliste. Modellerne kan kort beskrives således: Model A: - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i selskabet - Hver anden ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i øvrige boligorganisationer, der er med i Bolignøglen, og hver anden af de ledige boliger går direkte til opnoterede på den almindelige venteliste Model B: - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen - 3 ud af 4 ledige boliger tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i selskabet og opnoterede på oprykningsventelisten i øvrige boligorganisationer, der er med i Bolignøglen, og 1 ud af 4 af de ledige boliger går til opnoterede på den almindelige venteliste Model C: - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen - Hver anden tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i selskabet og opnoterede på oprykningsventelisten i øvrige boligorganisationer, der er med i Bolignøglen, og hver anden af de ledige boliger går til opnoterede på den almindelige venteliste I alle 3 modeller bliver en ledig bolig først tilbudt til opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen. Derefter adskiller modellerne sig ved, at i model B og C trækkes de opnoterede på den almindelige venteliste længere frem og får boliger tilbudt på linje med opnoterede på oprykningsventelisten i selskabet og fællesventelisten Bolignøglen. Model C er den model, hvor flest opnoterede på den almindelige venteliste får adgang til den største andel af ledige boliger. Boligorganisationen kan selvstændigt beslutte at tilslutte sig en fællesventeliste, hvorimod udlejning efter model A, B eller C kræver en kommunal godkendelse, da udlejning efter disse modeller påvirker oprykningsretten. TKB har valgt model A for alle afdelinger. Ventelister Beboerne og de almindelige boligsøgende i KAB fællesskabet har taget Bolignøglen til sig. Både andelen, der vælger at lade sig opnotere til hele Bolignøglen, og opnoteringer på oprykningsventelisten har været stigende igennem perioden. Boligsøgende, der kun ønsker at søge bolig i en specifik afdeling/afdelinger, kan nøjes med en opskrivning til en enkelt boligorga- 13/26

14 nisation. Her har tilgangen været svingende. Tilgangen til ventelisterne anses som værende tilfredsstillende. KAB fælleskabet Opnoterede i alt Nye opnoterede i alt i året Bolignøglen opnoterede i året Ej oprettet Til en enkelt boligorganisation Oprykningsventelisten opnoterede Boligorganisationen Almindelig venteliste Oprykningsventeliste I boligorganisation er der sket en forøgelse af opnoterede til selskabet og på oprykningsventelisten. Udlejning Oprykningsventelisten Beboerne i KAB fællesskabet har taget fællesventelisten til sig. Der har været en støt stigende andel af boliger, der er udlejet til opskrevne på oprykningsventelisten via fællesventelisten. KAB fællesskabet Venteliste oprykning 21,1 % 23,3 % 25,2 % Andelen, der er udlejet til oprykningsventelisten, er i perioden steget fra 21,1 % til 25,2 % i I perioden 2012 til 2014 er 616 husstande flyttet fra en boligorganisation til et andet under bolignøglen og husstande internt i den enkelte afdeling eller boligorganisation. Vedlagt som bilag er migrationstal imellem boligorganisationerne og internt i de enkelte boligorganisationer og afdelinger. I boligorganisationen har der været et fald i andelen af udlejninger efter oprykningsventelisten. Andelen er efterfølgende steget igen. 14/26

15 Boligorganisationen Venteliste oprykning 41,8 % 36,4 % 39,4 % Den almindelige venteliste Moderniseringen af anvisningen med modelvalg er i mindre grad slået igennem. Udlejning til opskrevne på den almindelige venteliste KAB fællesskabet Venteliste almindelig 20,7 % 18,5 % 18,1 % Venteliste fleksibel 24,9 % 24,7 % 21,9 % I alt 45,5 % 43,2 % 40 % Udlejningen til den almindelige venteliste har i perioden været faldende fra 45,5 % i 2012 til 40 % i Der er kun for ganske få afdelinger truffet beslutning om udlejning efter model B og C. Da anvisningen til kommunerne ligger nogenlunde stabilt, vil forskydningerne i andelen af udlejninger ske imellem oprykningsventelisten og den almindelige venteliste. Derudover har der været tekniske startproblemer med at udleje efter de trufne modelvalg, som først faldt helt på plads i eftersommeren Udlejningen til den almindelige venteliste har svinget mellem 27,9 % og 31,8 %. Der har ikke været udlejning efter den fleksible venteliste. Dette på grund af, at der i perioden kun har været én fraflytning i Kastrupvænge, hvor aftalen er gældende. Fraflytningen var et bytte med en anden lejebolig. Boligorganisationen Venteliste almindelig 27,9 % 31,8 % 28,8 % Venteliste fleksibel 0,0 % 0,0 % 0,0 % 15/26

16 I alt 27,9% 31,8% 28,8% Vedlagt er bilag der viser udlejningen i boligorganisationen i perioden 1. januar 2009 til 30. juni Boligorganisationens valg af modeller, har betydning for hvordan udlejningerne fordeler sig mellem boligsøgende fra oprykningsventelisten og den almindelige venteliste. Oprykningsventelisten oprykningsret og karenstid For opnoterede på oprykningsventelisten gør følgende sig gældende: - Den enkelte boligorganisation træffer beslutning om karenstid på oprykningsretten. Der er variationer fra 0 til 2 år. - Den enkelte boligorganisation træffer beslutning om, at der er oprykningsret til familieboligerne for beboere i ungdoms- og ældreboliger. Her er der variationer fra ingen oprykningsret til oprykningsret med karenstid fra 1 til 2 år. Disse variationer er truffet i de enkelte boligorganisationer ud fra lokale forhold. Dette gør det vanskeligt for den enkelte opnoterede på oprykningsventelisten at gennemskue, hvilke regler der gælder, når de ønsker at anvende oprykningsretten og tilpasse deres boligforhold til deres aktuelle familiesituation. Der er en del boligorganisationer der har 2 års karenstid på oprykningsretten i såvel afdeling som boligorganisation og oprykningsret fra ungdoms- og ældreboliger. Der er ingen ungdoms-eller ældreboliger i. har tidligere besluttet følgende: - Der er 2 års karenstid på oprykningsretten i såvel afdeling som selskab. Bilag 11: Bolignøglen - oversigt Bilag 12: Oversigt over migration eksternt og internt i boligorganisationen Bilag 13: Antal flytninger efter oprykningsventelisten fra et selskab til et andet 2012 til 2014 Bilag 14: Udlejning familieboliger fra den 1. januar 2009 til den 30. juni 2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, træffer beslutning om modelvalg for den enkelte afdeling for perioden fra den 1. januar 2016 til den 31. december 2019, samt træffer beslutning om karenstid. 16/26

17 15. Dankort til bestyrelsesmedlemmer Der har været en del kritik blandt bestyrelsesmedlemmer af den nuværende ordning med MasterCard. Bestyrelsesmedlemmer med lokalkonti kan derfor nu få udstedt Dankort til de gældende konti. Dermed bliver det mere enkelt at foretage indkøb m.v. i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Fordelen ved Dankort er, at kortet kan bruges alle steder. Ulempen er, at den tilknyttede konto kan trækkes over, selvom der er tale om et betalingskort og ikke et kreditkort. Hvis der sker overtræk, er det afdelingen, som i sidste ende dækker et eventuelt tab, som skyldes overtræk på kontoen. Danske Bank har en service, som minimerer risikoen for store tab: - Mindre overtræk på oprettede konti rapporteres straks til KAB fra banken med anmodning om inddækning af overtrækket. Selv små overtræk accepteres ikke fra bankens side. - Større overtræk medfører blokering af kortet. Proceduren ved bestilling af Dankort er, at Dankort og tilknyttet konto bestilles af boligorganisationens kundechef på organisationens CVR-nummer efter organisationsbestyrelsens godkendelse. Den eksterne kontrol, bogføring og afstemning for brugen af Dankort og den tilknyttede konto, er den samme som for oprettede konti til lokale kontorer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter/godkender, om at bestyrelsesmedlemmer med lokalkonti kan få adgang til at benytte Dankort. 16. Boliger til flygtninge På organisationsbestyrelsesmødet den 10. juni 2015 besluttede organisationsbestyrelsen at give tilsagn til boligplacering af flygtninge i TKB til 16 flygtninge i året En aftale for året 2016 skal drøftes og forhandles på det kommende styringsdialogmøde med Tårnby Kommune. TKB s tilsagn er dog givet med en lang række betingelser, således som besluttet på mødet den 10. juni KAB har ved brev af den 16. juni 2015 til Tårnby Kommune meddelt TKB s betingede tilsagn. Ved et møde den 31. august 2015 drøftede KAB det betingede tilsagn fra TKB med kommunen. Kommunen kunne ved dette møde meddele accept af næsten alle betingelser. Kommu- 17/26

18 nen vil dog ikke kunne yde tilskud til etablering af en særlig boligsocial funktion, på det enkelte ejendomskontor, men vil i stedet tilbyde en anden løsning. Endvidere kunne det ikke oplyses, om alle boligorganisationer vil bidrage til boligplacering af flygtninge. Tårnby Kommune har ved brev af den 11. september 2015 meddelt accept af betingelser i TKB s tilsagn, og samtidig beskrevet en løsning på den boligsociale indsats for den enkelte flygtning. Kopi af brevet vedlægges som bilag. Endvidere har Tårnby Kommune ved Bjørn Mikelsons den 24. september 2015 pr. telefon oplyst, at seks boligorganisationer har accepteret at bidrage til boligplacering af flygtninge til i alt 93 ud af 99 flygtninge. En boligorganisation har endnu ikke meddelt accept (fem flygtninge), og en boligorganisation har nægtet at bidrage (en flygtning). Bilag 15: Brev af 11. september 2015 fra Tårnby Kommune Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter de nye oplysninger i sagen, og træffer beslutning om et endeligt tilsagn om boligplacering af flygtninge i TKB for året Lågesagen Kastrupvænge ansøgning om dækning af udgifter vedrørende sag om hegnssyn og stævning Efter en strid mellem afdeling Kastrupvænge og naboejendommen på Banevænget, valgte afdelingen at tilkalde kommunens hegnssyn. Da naboen ikke ville love, at de fremadrettet ville holde lågen lukket i aftentimerne, valgte hegnssynet efterfølgende at give afdeling Kastrupvænge medhold i, at lågen skulle lukkes permanent. Naboen sagsøgte efterfølgende afdeling Kastrupvænge. Afdelingen var nødsaget til at lade en advokat føre sagen, som efter længere tids forhandling endte med et forlig, hvor naboen skal holde lågen lukket med fjeder og gliphage, altså nogenlunde samme metode som afdelingen i første omgang havde bedt dem om. Retten valgte at tildele afdelingen alle omkostninger i forbindelse med retssagen og tinglysningen. 18/26

19 Afdelingen ansøger organisationsbestyrelsen om tilskud til fuld dækning af disse udgifter, som anslået beløber sig til kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt der kan ydes tilskud til delvis, eller fuld dækning af udgifterne fra dispositionsfonden. 18. KAB s beboerophold 2016 KAB afholder igen i år beboerophold for familier og seniorer. I 2015 havde opholdene i alt 147 deltagere, heraf deltog 66 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2016 vil KAB ansøge Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Samlet pris Den samlede pris for deltagelse på KAB s beboerhold, dvs. beboerens egenbetaling plus tilskud fra boligorganisationen, udgør i alt kr. for deltagelse på seniorophold og for deltagelse på familieophold er prisen i alt kr. for voksne og kr. for børn. Egenbetaling I 2016 er prisen for deltagelse på Senioropholdet i alt kr. i egenbetaling. Det dækker udgiften til en uges ophold på Hotel Storebælt i Nyborg. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til seniorhøjskolen. Egenbetalingen for deltagelse på Familieopholdet vil i 2016 udgøre i alt kr. for voksne og kr. for børn. Tilskud fra boligorganisationen Den enkelte boligorganisation kan - i lighed med tidligere år - gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, reservere det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerophold. Boligorganisationens tilskud er med til at finansiere transport, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for opholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere m.v. Boligorganisationerne er dermed med til at sikre, at familier og seniorer, der ellers ville have vanskeligt ved at afholde ferie, får mulighed for et sommerophold med andre beboere fra KAB-fællesskabet. Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2016, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. I 2015 deltog en beboer fra TKB med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Bilag 16: Koncept for KAB s beboerophold 19/26

20 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads samt beslutter, hvor mange familiepladser og seniorpladser den ønsker at råde over. 19. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt Under projektet En hånd til alle har der fra marts 2014 juli 2015 været gennemført et forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB. Projektet er nu evalueret, og da der er opnået gode resultater er det besluttet, at KAB også fremadrettet skal tilbyde konfliktmægling. Vedlagt er et resumé af evalueringen. Selve evalueringen kan findes på og er også distribueret til alle organisationsbestyrelsesformænd i KAB fællesskabet. Der er mindst to gode grunde til at tilbyde konfliktmægling. Den ene grund er, at brug af konfliktmægling skaber bedre trivsel hos beboere. Desværre kan konflikter mellem naboer være af en karakter, hvor parterne har behov for hjælp til at løse disse selv. Den proces kan være særdeles belastende både for den, der klager, og for den, der klages over, samt for afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der også ofte involveres. Fra evalueringen ved vi, at mæglingerne kan være med til at løse konflikter og dermed højne bo- og livskvalitet hos de involverede beboere. Den anden gode grund er, at mæglingerne kan være med til at forhindre dyre boligretssager. KAB har valgt at definere, at tilbuddet om konfliktmægling i sin nuværende form er et tilbud til beboere, der har konflikter med hinanden. Tilbuddet omfatter altså ikke konflikter med eller mellem ansatte. Konfliktmæglingen er frivillig og tilbydes efter et fagligt skøn til relevante sager, som et alternativ til den almindelige klagesagsbehandling. Hvis en part i en sag ønsker at droppe mæglingen og i stedet fortsætte behandlingen af klagen ad normal vej, kan dette til enhver tid ske. KAB vurderer, at konfliktmæglingen også kan være en støtte til det lokale driftspersonale, som dermed kan sende svære sager videre. Visitering af mæglingssager foregår i et samarbejde mellem lokale driftsfolk, de, der normalt behandler beboerklager i KAB, samt KAB s konfliktmægler. KAB s konfliktmægler vil ud over at varetage mæglinger også bidrage til, at personalet ude i afdelingerne selv bliver bedre rustet til at løse konflikter. KAB s konfliktmægler er ansat 20 timer ugentligt. Konfliktmæglerens ressourcer vil derfor kun kunne anvendes i et begrænset antal egentlige mæglingssager. For egentlige mæglinger vil afdelingen blive opkrævet et beløb på 5000 kr. plus moms for ydelsen. Hertil kan komme 20/26

21 udgifter til tolkebistand. Telefonisk rådgivning vil være gratis for boligafdelinger med stor pakke. Andre vil blive opkrævet efter medgået tid. Bilag 17: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at KAB tilbyder boligorganisationens beboere mægling i sager, hvor det vurderes relevant. De berørte afdelinger træffer i den konkrete situation beslutning om konfliktmægling i samarbejde med den driftsansvarlige, som det sker i dag. Sager til orientering 20. Nyt fra afdelingerne Kastrupvænge Kastrupvænge har afsluttet en længere tvist med en naboejendom på Banevænget. Der blev efter en strid om at holde lågen mellem ejendommene lukket, tilkaldt hegnssyn ved kommunen. Beboerne i Banevænget ville ikke holde lågen lukket i nattetimerne, og Kastrupvænges bestyrelse ønskede således at lukke lågen permanent. Dette vurderede hegnssynet, at de var i deres gode ret til, og sagen blev lukket fra deres side af. Naboen fra Banevænget anlagde derefter sag an mod boligselskabet/afdelingen og det blev besluttet, at der var brug for en advokat til at føre sagen i retten. Efter næsten et år blev der indgået et forlig og lågen kunne bibeholdes mod, at den altid holdes lukket og at afdelingen kan opsætte yderligere et glipfald således, at den låser når lågen lukkes. Altså stort set som afdelingen ønskede det fra start af. Til trods for dette fandt retten at det er Kastrupvænge, altså sagsøgte, som skal betale omkostningerne i forbindelse med tinglysning m.m. og afdelingen har samtidig haft store udgifter til advokatbistand. Thyges Gaard Thyges Gaard har oplevet et stille forår og sommer. Der er fortsat gang i renoveringen af kældre, således at alt træ fjernes og der opstilles stålvægge i stedet for. Dette skal være med til at mindske skaderne, hvis der igen skulle komme vand i kældrene. Derudover er det tyveripræventivt, da mange ikke har lyst til at udstille værdierne i kældrene. 21/26

22 Der er fortsat massive skimmelforekomster i den kolde del af boligerne, og denne udfordring skal der tages højde for, i det fremtidige arbejde med at fremtidssikre afdelingen. Så snart der er valgt en byggeprojektleder, vil det videre arbejde med at udforme projektet for Thyges Gaard kunne igangsættes. Allégården Allégården har fået tildelt byggeprojektleder Nikolaj Kristensen, til at gennemføre det videre arbejde med afdelingens helhedsplan. Henning Bøgh Holtov og Tina Willer-Jensen har holdt et første møde med Nikolaj og forelagt ham afdelingens udfordringer. Nikolaj arbejder nu på at bygge et udførligt projekt op omkring afdelingens udfordringer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Nye retningslinjer for frivillige forlig i udsættelsessager KAB har strammet praksis for indgåelse af frivillige forlig om en afdragsordning for betaling af huslejerestancer. Det betyder, at der i hvert enkelt tilfælde foretages en vurdering af, om en afdragsordning også reelt kan føre til en forbedring af beboerens mulighed for at betale husleje fremover. Ændringen er gennemført som et led i en række initiativer for at begrænse afdelingernes tab på huslejerestancer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne I KAB s målsætningsprogram er der under temaet kernedrift opstillet følgende indikator: Organisationsbestyrelsernes tilfredshed med KAB som administrator skal hvert år være mindst 4,0 på en skala fra 1-5, hvor 5 er højest. 22/26

23 I den forbindelse vil KAB gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med Tilfredshedsmålingen vil årligt blive gennemført i 4. kvartal. Et link til spørgeskemaet vil blive sendt til hver enkelt organisationsbestyrelsesmedlems e- mail. Der er otte spørgsmål, og det tager ca. 2-3 minutter at besvare dem. Alle besvarelser er anonyme, og vil blive behandlet fortroligt. Bestyrelsesmedlemmerne vil få en orienteringsmail en uge inden linket til spørgeskemaet fremsendes. Den enkelte boligorganisations resultat og det samlede resultat for KAB-fællesskabet vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Det er naturligvis vigtigt for det endelige resultat, at svarprocenten er så høj som muligt. KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og at bestyrelsen sikrer en høj svarprocent. 23. Salg af institutionerne KAB følger løbende op på sagen, og har senest primo oktober 2015 rykket TKB s advokat for orientering om afslutning af sagen. Advokaten har oplyst, at frigivelse af de deponerede købesummer vil ske den 7. oktober 2015 ifølge oplysninger fra Tårnby Kommune. Advokaten er endvidere i færd med at udarbejde refusionsopgørelsen. Organisationsbestyrelsen vil blive holdt orienteret om sagens udvikling. 23/26

24 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Investeringsforening Som nævnt tidligere, så endte det med en pæn værdiudvikling for 2014, især hvis man sammenligner med året før. Den gennemsnitlige værdistigning på de tre investeringsforeninger var i 2014 ca. 4,50 %-point, sammenlignet med ca. 0,50 %-point i Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 8. okt (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 8. okt Værdiudvikling hidtil 2015 Værdiudvikling hele ,87 110,30-0,57 %-point 4,50 %-point SEB ,99 110,13-0,86 %-point 4,03 %-point Nykredit Port ,42 113,03-0,39 %-point 4,95 %-point Det ser desværre ikke ud til, at den gode stime fortsætter i indeværende år. Vi har dog en forhåbning om, at det samlede resultat for kalenderåret 2015 vil være bedre end hvis vi havde pengene stående i banken. Bankens indlånsrente er p.t. -0,75. Vi skal igen gøre opmærksom på, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Set i lyset af de usædvanlige forhold på finansmarkederne, eksempelvis den negative bankrente, kan det komme på tale at indskyde eller hæve på investeringsforeningerne med relativ kort varsel. Skulle det blive aktuelt vil der blive orienteret herom på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24/26

25 25. Styringsdialog 2015 (2013/2014) Styringsrapport er fremsendt til Tårnby Kommune ultimo marts 2015, og der er samtidig oplyst ønskede emner til drøftelse på dialogmødet. Kommunen har endnu ikke meddelt dato for mødets afholdelse. KAB har rykket herfor ultimo maj og igen ultimo august Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 18: Statistik over beboerklagenævnssager Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Næste møde samt planlægning af kommende møder 2016 Repræsentantskabsmøde tirsdag den 17. november 2015, kl Forslag til mødedatoer for 2016: Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 30. marts 2016, kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 14. juni 2016, kl Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 27. oktober 2016, kl Repræsentantskabsmøde onsdag den 16. november 2016, kl Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager mødedatoerne til efterretning samt godkender mødedatoerne for /26

26 28. Eventuelt 29. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 26/26