Kantinedrift på VUC Roskilde

Transkript

1 BAGGRUNDSMATERIALE FOR UDARBEJDELSE AF TILBUD Kantinedrift på VUC Roskilde Navn og adresse VUC Roskilde Læderstræde Roskilde Danmark Kontaktperson: Niels Strunge Telefon: rns@vucroskilde.dk 1. Indledning VUC Roskilde ibrugtager i juli 2017 nyopført hovedbygning beliggende i vores bebyggelse på Læderstræde i Roskilde. I den nye bygning skal bl.a. ligge reception, kontorer, fællesområder, kantine og køkken. VUC Roskilde har ikke hidtil haft eget produktionskøkken med henblik på forarbejdning, tilberedning og salg af fødevarer fra en kantine. Der har hidtil alene været et mindre madudsalg af færdige fødevareprodukter udefra. I 2016 var ca personer knyttet til VUC Roskilde i Læderstræde, heraf udgjorde kursister knap og ansatte godt 150 personer. 1.1 Kort beskrivelse Der ønskes tilbud på drift af kantine for VUC Roskilde på afdelingen beliggende på Læderstræde i Roskilde. Fra de anviste lokaler sikres Tilbudsgiver retten og forpligtelsen til produktion og salg af fødevarer, drikkevarer og øvrige beslægtede artikler til VUC Roskildes ansatte, kursister og gæster mv. (kassesalg). Bl.a.: o Salg til kursister. o Salg til personale; evt. i form af abonnements-/frokostordninger for personalet. o Salg til personale; tag-med-hjem retter. Tilbudsgiver påtænkes endvidere at skulle servicere VUC Roskilde i forbindelse med møder, arrangementer mv. (rekvisitionssalg) efter bestilling. VUC Roskilde har dog ret til selv at købe forplejning mv. eksternt til brug på VUC Roskilde, dog med den begrænsning, at selve salgsog produktionsområdet er forbeholdt Tilbudsgivers anvendelse. Udbringning til og afrydning efter møder og arrangementer i huset uden for kantineområdet påtænkes forestået af ansatte ved VUC Roskilde selv. Møder og arrangementer omfatter bl.a.: Side 1 af 7

2 o Translokationer, Åbent Hus arrangementer o.l. o Personalefester (sommerfest, julefrokost), jubilæer og afskedsreceptioner o.l. o Personalemøder, lokale møder, uddannelsesretningsmøder o.l., hvor deltagerkredsen omfatter hele eller store dele af personalet. o Møder i bestyrelse, formelle samarbejdsfora (eks. SU og AMU), kollegiale samarbejdsfora, ledelsesmøder, mindre møder med eksterne o.l. o Censorbespisning i tilknytning til eksaminer m.v. Tilbudsgiver forventes at lade sit tilbud omfatte muligheden for også at varetage opgaver og omsætning knyttet til personalets kaffe/the ordning henholdsvis frugtordning. Tilbudsgiver gives endelig muligheden for at bedrive cateringvirksomhed fra VUC Roskildes faciliteter fortrinsvist uden for VUC s daglige åbningstid. Sådan virksomhed må dog ikke hindre, at tilbudsgiver honorerer sine forpligtelser over for VUC Roskilde i øvrigt. Tilbudsgiver skal bekræfte, at det afgivne tilbud er gældende frem til 1. september Valg af kontraktpart er ikke afsluttet, før forpagtningsaftalen er underskrevet af begge parter. 1.2 Samarbejde med VUC Roskilde i aftaleperioden VUC Roskilde ønsker en kantineforpagter, der er indstillet på at medvirke i et tæt og gensidigt forpligtende samarbejde med VUC Roskilde. Samarbejdet med VUC Roskilde vil tage udgangspunkt i Forpagterens ønske om omsætning og tilfredse kunder kombineret med VUC Roskildes forventning om, at kantinen er et sted, hvor kursister, personale og gæster har lyst til at komme. Det er vigtigt for VUC Roskilde, at kantinen er en del af oplevelsen ved at være daglig bruger af bygningerne i Læderstræde. 1.3 Aftaleperiode Aftalen vil være gældende fra d. 1. august 2017 og frem til og med 31. juli Aftalen er i denne periode uopsigelig. Aftalen kan herefter forlænges i op til 2 * 12 måneder. Ved aftalens indgåelse lægges et depositum i et forventet niveau af kr. 1.4 Besigtigelse Da kantinen kommer til at ligge i den nye bygning, som først står klar medio juli, vil besigtigelse af kantinen først være mulig tirsdag d. 9. maj kl Se vedhæftede tegning over kantineområdet i bilag 2. Tilmelding til besigtigelse skal ske pr. mail til administrationschef Niels Strunge senest mandag d. 8. maj kl Forventet tidsplan Ultimo uge 17 Udsendelse af baggrundsmaterialet 8. maj 2017 kl Deadline for tilmelding til besigtigelse af kantine 9. maj 2017 kl Besigtigelse af kantine og tilhørende kantineområder 15. maj 2017 Frist for fremsendelse af spørgsmål og svar 17. maj 2017 kl Sidste frist for modtagelse af tilbud Primo uge 21 Præsentationsmøder Primo uge 22 Forventet beslutning om valg af forpagter og underskrivelse af kontrakt 1. august 2017 Forventet kontraktstart Side 2 af 7

3 2. Vurdering af egnethed 2.1 Egnethedskriterier For at vurdere Tilbudsgivers egnethed skal VUC Roskilde bruge følgende: Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Tilbudsgivere som har ubetalt forfalden gæld på over kr. til det offentlige vil ikke komme i betragtning. Referenceliste med minimum 1 reference angående drift af kantine, herunder ansvar for madlavning, salg, rengøring og regnskab. Der gøres opmærksom på, at antallet af referencer ikke har betydning for egnethedsvurderingen, så længe Tilbudsgiver har anført mindst én reference, der lever op til kravet anført ovenfor. Omsætning og egenkapital i senest afsluttede regnskabsår (oplysninger afgivet på tro og love og/eller vedhæftet dokumentation af rev. årsregnskab eller attesteret regnskabsoplysninger fra reg. eller statsautoriseret revisor). Side 3 af 7

4 3. Tilbudsudformning og præsentationsmøde Det skriftlige tilbudsmateriale skal være VUC Roskilde i hænde senest onsdag d. 17. maj 2017 kl Skriftligt tilbudsmateriale Det skriftlige tilbudsmateriale anvendes af VUC Roskilde til at danne sig et indtryk af, hvilken slags kantine, Tilbudsgiver har planer om at føre. Tilbudsgivers tilbud skal derfor indeholde følgende: Beskrivelse af priskoncept Beskrivelse af madkoncept Beskrivelse af åbningstider, logistikhåndtering og bemandingsplan 3.2 Beskrivelse af priskoncept Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan Tilbudsgiver vil prissætte de produkter, der forventes solgt i kantinen. Tilbudsgiver skal i den forbindelse udforme en liste over udvalgte produkter, hvor prisen for produktet fremgår. Der forventes ikke en fuld prisliste med alle produkter noteret, men i stedet et udvalg af de produkter, som repræsenterer salget i en kantine med både personale, kursister og gæster som kunder. VUC Roskilde ønsker, at Tilbudsgiver kan tilbyde følgende produkter: Salatbar med min. 15 komponenter med dertilhørende groft brød Sandwiches Varm buffet Medarbejderkaffe Personalefrugt Salatbar og buffet ønskes meget gerne lavet som fyld-selv-boks koncept. Den fra Tilbudsgiver indleverede beskrivelse af priskoncept bør omfatte priser for ovennævnte produkter. Priser for fyld-selvboks koncept skal oplyses som eksempelvis lille, mellem og stor i forbindelse med priskonceptet og angive litermål på sådanne. De angivne priser vil ikke blive sammenlignet med andre indkomne tilbud, men bliver anvendt som eksempel på det priskoncept, der beskrives af Tilbudsgiver. Tilbudsgiver vil være forpligtet af sit priskoncept. Der ydes som udgangspunkt ikke direkte tilskud til kantinen, hvorfor Tilbudsgiver skal angive sine priser på baggrund heraf. Der ydes derimod indirekte tilskud til kantinedriften, idet VUC Roskilde afholder udgifter til el, vand og varme samt stiller lokaler til rådighed vederlagsfrit. 3.3 Beskrivelse af madkoncept Tilbudsgiver skal udforme en beskrivelse af, hvordan Tilbudsgiver vil indrette et madkoncept, der gør det interessant for kursister og personale at handle i kantinen. Beskrivelsen skal indeholde: En oversigt over, hvornår Tilbudsgiver vil servere hhv. morgenmad, frokost og eftermiddagsmad, samt hvad Tilbudsgiver har af ideer til at gøre de tre måltider interessante for kantinens kunder En ugemenu gældende for eksempelvis en sommeruge og en vinteruge Beskrivelse af, hvordan Tilbudsgiver vil gøre salatbaren til et attraktivt valg for brugerne Side 4 af 7

5 VUC Roskilde gør i forbindelse med madkonceptet opmærksom på den til materialet vedlagte Kostpolitik i bilag Beskrivelse af åbningstider og bemandingsplan Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan Tilbudsgiver har i sinde at indrette kantinens åbningstider. Tilbudsgiver skal endvidere lave en beskrivelse af, hvordan Tilbudsgiver har i sinde at indrette kantinen fysisk, så den udnyttes på bedste vis i forhold til det madkoncept, Tilbudsgiver planlægger at føre. I forhold til bemandingsplanen skal Tilbudsgiver redegøre for, hvordan bemandingen af kantinen håndteres. Redegørelsen skal indeholde ideer til, hvordan Tilbudsgiver vil sikre: Hurtig og smidig betjening med maksimal kø-tid på 2 minutter At der er tilstrækkeligt personale i tilfælde af sygdom og andet fravær Fokus på regulering af personale i forbindelse med eksamens- og ferieperioder o. lign., hvor antallet af kursister og personale mindskes Fleksibel bemanding ved arrangementer ud over kantinens almindelige åbningstider Tilbudsgiver skal det første halve til hele år være villig til i samarbejde med VUC Roskilde at tilpasse åbningstiderne efter kursisternes behov. 3.5 Præsentationsmøde VUC Roskilde vil efter tilbudsfristen udvælge mellem 2 og 5 tilbudsgivere, som vil blive inviteret til et præsentationsmøde. VUC Roskilde udvælger tilbudsgiverne på baggrund af det skriftlige tilbudsmateriale. Der gøres opmærksom på, at de udvalgte tilbudsgivere skal leve op til egnethedskriterier, der er fastlagt i afsnit X, Egnethedskriterier. Møderne forventes afholdt i uge 21. De udvalgte tilbudsgivere vil snarest muligt efter tilbudsfristen blive indkaldt til præsentationsmødet. På præsentationsmødet får tilbudsgiverne mulighed for at fremlægge det tilbudsmateriale, som tilbudsgiveren har afleveret skriftligt, samt fortælle om virksomheden bag tilbuddet. VUC Roskilde får ligeledes mulighed for at stille spørgsmål til materialet. Til møderne forventer VUC Roskilde at deltage med repræsentanter fra følgende områder: Administrations- og uddannelseschef Repræsentanter fra personalegruppen/evalueringsudvalget Repræsentant fra gruppen af kursister/evalueringsudvalget Fra tilbudsgivers side må der max deltage to repræsentanter til præsentationsmødet. 3.6 Evaluering af tilbud og præsentationsmøde I forbindelse med valg af Forpagter vil VUC Roskilde inddrage Tilbudsgivers skriftlige materiale samt fremlæggelsen og besvarelsen af spørgsmål fra præsentationsmødet. VUC Roskilde vil bl.a. se nærmere på: Hvordan priskonceptet henvender sig til den konkrete brugergruppe Om priskonceptet fremmer Kostpolitikkens visioner om en sund og grøn profil, jf. bilag 1 Hvordan Tilbudsgivers madkoncept er udformet i forhold til VUC Roskildes profil Hvorvidt Tilbudsgiver formår at skabe oplevelser for brugergruppen gennem det tilbudte madkoncept Hvorledes Tilbudsgiver har planer om at sikre hurtig og smidig betjening Hvordan VUC Roskilde vurderer Tilbudsgivers ønske om et tæt samarbejde med VUC Roskilde i aftaleperioden Side 5 af 7

6 4. Kravspecifikation Idet der er tale om en kantine placeret i en nyopført bygning, vil der med stor sandsynlighed være behov for at foretage visse justeringer i løbet af kantinens første 6-12 måneder. VUC Roskilde gør i den forbindelse opmærksom på, at den tilbudsgiver, der bliver tildelt forpagtningsretten, skal være indstillet på løbende at samarbejde med VUC Roskilde omkring driften af kantinen, eksempelvis i forhold til ændring af åbningstider, kantinens sortiment, koncept mv. 4.1 Kantinens åbningstider Som udgangspunkt ønsker VUC Roskilde, at kantinen ved kontraktens opstart serverer mad og drikke i skolens normale åbningstid, som er hverdage fra (fredage dog til kl ). Derudover ønsker VUC Roskilde, at der er mulighed for at købe mad (evt. blot sandwiches) ved aftenundervisning mandag, onsdag og torsdag fra Tilbudsgiver kan selv bestemme kantinens åbningstider, der ligger ud over de ovenfor anførte åbningstider. Ud over de faste åbningstider skal Tilbudsgiver stå til rådighed ved særlige arrangementer. 4.2 Indretning af kantinen Kantineområdet er placeret mod syd på 1. salen i den nyopførte bygning i Læderstræde. Det består af et køkken på 27 m2 samt en opvask på 13 m2. Derudover findes et lager på 5m2, et kølerum på 5 m2, kontor på 6 m2 samt personaleomklædning inkl. toilet og bad på i alt 13 m2. Spiseområdet grænser op til kantineområdet og udgør 257 m2. Det er tanken, at en buffet kan stilles i spiseområdet og således ikke tage plads fra selve kantinekøkkenet. Se bilag 2 for oversigtstegninger. I og med at byggeriet endnu ikke står færdigt, er det kun muligt for VUC Roskilde at vise den forventede oversigt over inventar, som vil blive stillet til rådighed (se bilag 3). VUC Roskilde gør opmærksom på, at der i forbindelse med aftaleindgåelsen vil blive lavet en liste over det konkrete inventar, der stilles til rådighed. 4.3 Priser I forbindelse med prissætning af de produkter, der sælges i kantinen, skal Tilbudsgiver tage hensyn til de konkrete brugergrupper herunder særligt, at kantinen skal servicere en bred vifte af kursister i alderen år samt skolens ansatte. Tilbudsgiver skal endvidere have fokus på, at kostpolitikken fremmes i forbindelse med prissætningen, hvorfor Tilbudsgiver skal have fokus på at fremme det sunde valg. 4.4 Betaling og bestilling Det skal være muligt at betale med dankort og andre tidssvarende betalingssystemer i kantinen, fx MobilePay. 4.5 Mødeforplejning Tilbudsgiver skal sørge for mødeforplejning, når det efterspørges. Mødeforplejningen skal ligeledes følge VUC Roskildes kostpolitik. Der gøres opmærksom på, at VUC Roskilde ikke er forpligtet til at anvende Tilbudsgiver ved bestilling af mødeforplejning. 4.6 Bestik, tallerkener, glas mv. VUC Roskilde afholder udgifter til service til brug for kantinen, både til dagligt brug af personale og kursister samt til brug for møder og særlige arrangementer. Side 6 af 7

7 Det forventes, at der til kursisterne stilles engangstallerkner, -kopper og -bestik til rådighed. Til personale samt ved møder og særlige arrangementer forventes det, at der stilles almindelig service til rådighed. VUC Roskilde gør dog opmærksom på, at ovennævnte løsning er den forventede model, hvorfor der kan forekomme ændringer. Ændringerne kan eventuelt aftales mellem VUC Roskilde og Tilbudsgiver ved kontraktindgåelse. Side 7 af 7