En ansøgning har kun ét formål: At du kommer til en jobsamtale.

Transkript

1 Ansøgning

2 En ansøgning har kun ét formål: At du kommer til en jobsamtale.

3 AS3 3 To slags ansøgninger Der skelnes sædvanligvis mellem to former for ansøgninger: den opfordrede og den uopfordrede. Førstnævnte svarer på en konkret jobannonce, mens du på eget initiativ skriver sidstnævnte. Generelt skal du se ansøgningen som et følgebrev til dit CV. Det vil altid være dit vigtigste dokument, når du søger job, da det indeholder et resumé af dit arbejdsliv og dokumenterer dine kompetencer. Flere undersøgelser har endda vist, at modtagerne ofte læser CV et først, og ansøgningen bliver kun læst, hvis CV et lever op til kravene.

4 AS3 4 Opfordret ansøgning Hvad er en ansøgning? En ansøgning er dit personlige salgsbrev, hvor du beskriver din motivation for at arbejde i en bestemt funktion i en bestemt virksomhed. Det er her, du skal matche virksomhedens krav og behov med dine erfaringer og kompetencer samt beskrive, hvad netop du kan bidrage med. Ansøgningen skal være kort, præcis og fremadrettet, så du nærmest skriver dig ind i jobbet. På kort tid skal modtageren kunne forestille sig, hvordan du vil varetage jobbet, og hvilken kollega du er. Sammenhængen mellem din ansøgning og dit CV skal være klar, så du i CV et dokumenterer de erfaringer og kompetencer, som du i ansøgningen sætter i spil. I det følgende får du først en gennemgang af, hvordan du skriver en opfordret ansøgning og dernæst en uopfordret. Sådan gør du når du svarer på en jobannonce På internettet finder du jobannoncer på diverse jobportaler, på virksomhedernes eller jobformidlernes hjemmesider eller på de sociale medier især LinkedIn. Du finder dem også i lokale, regionale og landsdækkende aviser samt i fagblade og branchemagasiner. Når en arbejdsgiver indrykker en jobannonce har vedkommende initiativet, og din opgave bliver nu at imødekomme de krav, der ligger bag dette initiativ. Kend kravene Du bør altid målrette både ansøgning og CV til det konkrete job, så du skal begynde med at læse annoncen grundigt. Jo bedre du kender indholdet og kravene i annoncen, jo mere bevidst bliver du om, hvordan dine kompetencer og erfaringer matcher de nævnte krav bedst muligt. De forskellige oplysninger i annoncen er ofte blandet sammen, og der står måske endda noget mellem linjerne. En del af teksten handler om virksomhedens tilbud til dig, en andel del tydeliggør kravene til dig, og endelig er der typisk en beskrivelse af virksomheden og dens produkter eller services.

5 AS3 5 De forskellige oplysninger i annoncen er ofte blandet sammen, og der står måske endda noget mellem linjerne. Analyser annoncen Du kan få et bedre overblik over den kommende skriveproces, hvis du går systematisk til værks. Begynd med at understrege både det vigtigste i annoncen og det, som du matcher samt strukturer indholdet i annoncen, eksempelvis som vist til højre nedenfor. Når du på denne måde har analyseret dig igennem annoncen, får du et overblik. Det gør det nemmere at vurdere, om du mangler information eller viden, inden du går i gang med at skrive. Bogholderiassistent til Partner A/S i Holbæk 1. Oplysninger om virksomheden Vi søger en dygtig bogholderiassistent til at løse opgaver i kreditorgruppen i bogholderiet. Der er 12 medarbejdere i bogholderiet, som ledes af en sektionschef. Jobbet Dine hovedopgaver bliver i samarbejde med gruppens øvrige medarbejdere at indscanne, registrere, udsende og bogføre leverandørfakturaer. Herudover vil du deltage i gruppens afstemningsopgaver og opgaver i øvrigt. En anden væsentlig opgave bliver at være med til at sikre, at kreditorgruppen til enhver tid lever op til gældende kvalitetskrav, eksempelvis deadlines i forbindelse med månedsafslutninger. Din profil: Du skal have lyst til et job med en stor del rutineopgaver. Samtidig indebærer jobbet også en stor kontaktflade til både leverandører og internt til kunder, hvilket kræver en serviceminded indstilling. Du har min. 3-5 års erfaring med tilsvarende opgaver gerne fra en større virksomhed, og har herigennem opnået stor forståelse for håndtering af opgaver i et større kreditorbogholderi. Du er en erfaren it-bruger, et solidt kendskab til Navision og MS Officepakken er et krav. Som person kan du prioritere dine opgaver i en travl hverdag, du arbejder struktureret og er konstruktivt kritisk. De primære opgaver i gruppen løses i fællesskab, og derfor er gode samarbejds- og kommunikationsevner et must. Du tilbydes attraktive ansættelsesvilkår en stilling i en virksomhed i vækst en velfungerende arbejdsplads med gode kolleger og sociale aktiviteter en professionel organisation 2. Praktiske forhold 3. Krav til ansøgeren 4. Særlige oplysninger 5. Ansøgningsproces Ansøgning Vi ser frem til at høre fra dig hurtigst muligt. Send din ansøgning/cv til Partner A/S, Genvejen 12, 3456 Holbæk Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Jan Andersen på tlf

6 AS Oplysninger om virksomheden Størrelse Branche Produkt/service Miljø, kultur, omdømme Værdigrundlag Antal medarbejdere totalt og i afdelingen Presseomtale Regnskabstal 2. Praktiske forhold Titel Ansvarsområder og arbejdsopgaver Arbejdstid Mødetid flextid? Ansættelsesform Karrieremuligheder Arbejdssted Startdato Løn Organisatorisk placering Nærmeste chef 3. Krav til ansøgeren Faglige kompetencer Personlige kompetencer Forventninger til opnåede resultater Hvad skal der til for at få succes i jobbet? 4. Særlige oplysninger Antal rejsedage Arbejdssted(er) Søger virksomheden selv eller gennem et rekrutteringsbureau? 5. Ansøgningsproces Hvem skal ansøgningen stiles til? Navn på kontaktperson Hvornår er der ansøgningsfrist? Hvordan ønsker virksomheden at modtage ansøgningen? Hvornår er der jobsamtaler? Få mere viden Din grundige gennemlæsning vil ofte give anledning til spørgsmål, og måske finder du oplysninger mellem linjerne, som du vil undersøge, inden du begynder at skrive. Som udgangspunkt er det en rigtig god idé at kontakte virksomheden telefonisk for at få mere viden, så du kan skrive en mere målrettet ansøgning. Samtidig gør du opmærksom på dig selv, men husk, at du allerede i telefonen efterlader et enten godt, neutralt eller uhensigtsmæssigt førstehåndsindtryk. Vær forberedt, så du ved, hvad du vil have svar på. Du bør også undersøge, om der er personer i dit netværk, eksempelvis på LinkedIn, som kan give dig mere viden om branchen, virksomheden eller måske endda jobbet. Tøv ikke med at kontakte disse personer en anden gang er situationen måske omvendt, og så er du klar til at hjælpe dem.

7 AS3 7 Det er afgørende, at du fokuserer på dine stærkeste og mest relevante aktiver i forhold til jobbet og til virksomheden. Ansøgningen skal skaffe dig en jobsamtale. På virksomhedens egen hjemmeside finder du et væld af oplysninger om eksempelvis produkter, værdier, holdninger, pressemeddelelser, ledelse, organisation eller personalepolitik. Vær godt orienteret på hjemmesiden, inden du skriver din ansøgning. Hvis du får nye og relevante informationer, kan du føje dem til dit skema, så det hele tiden er opdateret. Nogle virksomheder indkalder løbende til samtale og slutter processen, når den rigtige kandidat er fundet. Er dette tilfældet, bør du sende din ansøgning så hurtigt som muligt. Sortér din viden Nu har du indhentet megen viden om jobbet og virksomheden og skal finde ud af, hvad du vil matche i din ansøgning og i dit CV. Det er afgørende, at du fokuserer på dine stærkeste og mest relevante aktiver i forhold til jobbet og til virksomheden. Ansøgningen skal skaffe dig en jobsamtale. Når du skal frasortere information, kan det måske hjælpe at tænke på, at: nogle krav til jobbet er selvforklarende i en ansøgning, eksempelvis hvis der er krav om, at du skal være skriftligt velformuleret nogle krav er irrelevante at beskrive, mens du kan redegøre for andre i dit CV måske kan du slå flere krav sammen og spare plads.

8 AS3 8 Sådan gør du Når du har nok viden og har besluttet dig for, hvilke krav og informationer du vil matche i din ansøgning, kan du begynde at skrive. Vi anbefaler følgende metode: Afsender Det skal fremgå tydeligt, hvem der er afsender. Dette kan enten stå i et sidehoved eller i en sidefod: navn adresse og telefonnummer link til din profil på LinkedIn, hvis du er medlem Adresse felt Adressefeltet skal indeholde: virksomhedens navn attention person eventuelt virksomhedens adresse dato Overskrift Din overskrift skal fænge og eksempelvis beskrive, hvad der kendetegner dig. En overskrift, der blot hedder Ansøgning er hverken målrettet eller interessant. Du bør som minimum referere til, hvilket job du søger. Indledning Skriv en kort og præcis indledning, der beskriver dit ærinde, og hvor du har set annoncen. Her er det også oplagt at referere til en telefonsamtale med en kontaktperson i virksomheden. Baggrund Hvis du i dit CV har et resumé, hvilket er en rigtig god idé, kan du udelade et baggrundsafsnit og gå direkte til din motivation. Hvis du ikke har et resumé i dit CV, skal du på højest fem linjer beskrive din baggrund og dine kompetencer. Hvis det er relevant så nævn din uddannelse og de virksomheder, du har arbejdet i. Nævn også dine vigtigste faglige kompetencer. Motivation Beskriv kort hvorfor du søger netop dette job. Din motivation kan komme fra brancheerfaring, din uddannelsesmæssige baggrund eller kendskab til virksomheden. Du kan også tage afsæt i en telefonsamtale med en kontaktperson eller en person i dit netværk, der arbejder i virksomheden. Matche kravene Her skal du fortælle, hvordan du opfylder både de faglige og personlige krav fra annoncen. Beskriv dine kompetencer, så de matcher kravene klart, ærligt og troværdigt. Du skal ikke oversælge dine evner ved at bruge mange rosende ord om dig selv, da det let skaber en uhensigtsmæssig skepsis hos modtageren. Du skal skrive fremadrettet mod jobbet ved at gøre det klart, hvilke opgaver du kan løse, og hvordan du vil gøre det på baggrund af dine erfaringer og kompetencer. Du skal ikke beskrive, hvad du har lavet i dine tidligere job alt dette er i forvejen nævnt i dit CV. Nævn de kompetencer først, der er vigtigst for jobbet. Begynd med de faglige, som også skal fylde mest, og slut med højest tre personlige og relevante egenskaber. Mange virksomheder bruger rekrutteringssystemer eller søgerobotter, der udvælger de ansøgere med de mest relevante kompetencer. Derfor skal du bruge de samme nøgleord, som er nævnt i jobannoncen. Andre oplysninger Husk at nævne andre eventuelle fordele, der måske ikke står i annoncen, men som særligt kvalificerer dig til jobbet. Tag også stilling til andre særlige forhold, der er nævnt i annoncen. Det kan være arbejdstiden eller skiftende arbejdssteder. Afslutning Du skal slutte kort og præcist af ved eventuelt at sammenfatte, hvorfor du er den rette til jobbet. Ofte er den sidste sætning rettet mod en kommende jobsamtale, hvilket jo er selve formålet med ansøgningen. Slut helt af med at skrive under. Bilag Under din underskrift kan du anføre bilag. Du skal altid medsende dit CV, og ønsker virksomheden det, skal du også sende eksamensbeviser eller anbefalinger.

9 AS3 9 Gode råd Din ansøgning skal være klar og tydelig i både form og indhold. Antag at modtageren har meget travlt, og vedkommende skal derfor hurtigt kunne forestille sig, hvad du kan, og hvem du er. Skriv kort og præcist og beskriv dig selv og dit kommende job i positive vendinger. Skriv i almindeligt og ligefremt sprog og undgå at blive formel eller familiær. Undgå floskler og klichéer. Floskler er intetsigende vendinger, og klicheer er meget brugte ord eller udtryk. Undgå stavefejl. Det er svært at læse korrektur på egne skriverier, da man let læser henover fejlene, så få en person, der er sprogligt dygtig, til at læse din ansøgning og dit CV igennem. Gør din ansøgning overskuelig og brug en letlæselig skrifttype og størrelse. Lav afsnit i din tekst, og del den op med underoverskrifter eller i punktopstilling. Overvej hvem du henvender dig til og om eksempelvis farver, billeder eller andre effekter er relevante. Vurder sammenhængen mellem din ansøgning og dit CV både i forhold til indhold og layout. Modtageren skal kunne genkende dig begge steder (og i øvrigt også gerne på LinkedIn) og må ikke trættes af unødvendige gentagelser. Søger du i det private, bør din ansøgning højest fylde en A4-side. I det offentlige er lidt længere ansøgninger mere udbredt. Vær opmærksom på hvordan virksomheden ønsker at modtage din ansøgning. Er det via , et rekrutteringssystem eller måske som et kort filmklip? Overhold ønskerne. Hvis du søger via , skal du vedhæfte ansøgning og CV i pdf-format og skrive en kort tekst i selve en, der fortæller, hvilken stilling du søger. Tjek igen om din ansøgning matcher annoncen har du svaret på alle relevante krav? Vær opmærksom på om virksomheden løbende kalder ansøgere til samtale. Er det tilfældet, skal du sende din ansøgning så hurtigt som muligt.

10 AS3 10 Virksomhedens svar De fleste virksomheder sender en bekræftelse kort tid efter at have modtaget din ansøgning og nogle angiver samtidig, hvor længe der vil gå, inden de indkalder ansøgere til samtale. Selv om du ikke umiddelbart bliver kaldt til samtale, kan der godt gå flere uger, før du får en indkaldelse eller et afslag. Hvis du bliver indkaldt til samtale, skal du til at forberede dig yderligere og bruge de informationer, du allerede har. Måske får du brug for endnu mere viden, så du kan tale med om eksempelvis branche, værdier, produkter og ejerforhold. Derudover bør du forberede svar til de spørgsmål, du kan forvente at få øv dig eventuelt med en anden person. Du bør også selv forberede nogle spørgsmål, som viser din interesse i jobbet og i virksomheden. Det er værd at huske, at den gode jobsamtale er en dialog, hvor begge parter ser hinanden an. Virksomheden vurderer selvfølgelig dig, men du skal også vurdere virksomheden og jobbet og forholde dig til, om du kan se dig selv i netop denne stilling på netop denne arbejdsplads. Har du ikke hørt fra virksomheden efter et par uger, kan du godt tillade dig at ringe eller e for at høre, hvor langt de er i processen. I nogle brancher betaler det sig at tage kontakt endnu hurtigere. Afslag Langt fra alle ansøgninger resulterer i en jobsamtale, og det er ærgerligt at få et afslag, især hvis jobbet er som skabt til dine ønsker. Ofte tager vi et afslag som udtryk for, at vi ikke er gode nok eller, at vi har skrevet noget forkert i ansøgningen. Men sandheden er, at rigtig mange afslag skyldes, at virksomheden kun kan tage et fåtal ansøgere til samtale, selv om der er mange kvalificerede ansøgninger. Har du fået et afslag, skal du lige komme dig over den første skuffelse, men herefter kan du bruge afslaget til at komme videre i din jobsøgning ved at stille dig selv følgende spørgsmål: Matcher du kravene fra jobannoncen, og har du fået beskrevet det ordentligt? Har du formuleret din ansøgning og dit CV klart, tydeligt og fremadrettet, eller kan du blive skarpere her? Mangler du væsentlig information om dig selv og dine kompetencer? Er dit layout tiltrækkende? Du kan med fordel bruge afslaget til at ringe til din kontaktperson i virksomheden og spørge om: hvad virksomheden især har lagt vægt på hos den valgte ansøger? hvordan du kan forbedre dine chancer for at få et tilsvarende job en anden gang? På den måde får du både feedback og en afklaring, hvilket styrker dig i din jobsøgningsproces. Det kan også være, at afslaget åbner dine øjne for at søge bredere eller i andre retninger. Når du ringer, er det imidlertid vigtigt, at du ikke vil diskutere beslutningen. Du ringer, fordi du vil lære og blive klogere, og får du en god dialog, har du samtidig udvidet dit netværk.

11 AS3 11

12 AS3 12 Uopfordret ansøgning Sådan gør du Du har initiativet, når du søger uopfordret. når du selv tager initiativet Hvis du skal skrive en uopfordret ansøgning, kan du langt hen ad vejen benytte de samme retningslinjer, som når du svarer på en jobannonce. Dog er nogle forhold anderledes, da det nu er dig, der er opsøgende. Derfor har du initiativet hele vejen gennem processen, hvilket stiller krav til din forberedelse og opfølgning skal du være endnu mere præcis og klar med dit budskab, eventuelt ved at kombinere ansøgning og CV på en A4-side. bestemmer du, hvad jobbet skal indeholde, og konkurrencen er sjældent stor skal du vide, hvad du vil og kan og have en klar formodning om, at du kan matche virksomhedens behov eller løse nogle konkrete udfordringer kan du vise, at du er fleksibel ved eksempelvis at skrive, at du kan begynde med det samme, eller at du er geografisk mobil. Undersøg dit jobmarked Du skal først afdække, hvilke virksomheder du vil henvende dig til, og her kan elektroniske eller trykte medier, virksomhedsdatabaser eller dit netværk være en hjælp. Når du har en virksomhedsliste, skal du finde den rigtige kontaktperson, så din ansøgning ender hos en konkret og relevant person. Ring til virksomheden og spørg hvem du skal stile ansøgningen til eller find navnet på LinkedIn. Har du en person i dit netværk i virksomheden, kan du sandsynligvis få vedkommende til at gøre opmærksom på din ansøgning. Din netværksperson behøver ikke at anbefale dig, men blot bane vejen.

13 AS3 13 Skriv ansøgningen Ansøgningen skal være meget kort og præcis og skal på et halv minut give et klart billede af, hvem du er. Derfor er det en god idé at kombinere ansøgning og CV. Overskrift Du skal fange modtagerens opmærksomhed med det samme ved eksempelvis at beskrive en kompetence, der kendetegner dig, og som giver lyst til at læse videre. Det er ikke nok blot at skrive Uopfordret ansøgning. Indledning Også her beskriver du kort og præcist dit ærinde, og hvorfor du henvender dig. Har du talt med den person, du skriver til, bør du referere til jeres samtale. Husk også at gøre opmærksom på, at du søger uopfordret. Hvad kan jeg tilbyde? Da du ikke har en annonce at forholde dig til, tager du udgangspunkt i dine faglige og personlige kompetencer og i dine resultater. Skriv direkte, eventuelt i punktform, hvad du forestiller dig at lave, hvilke erfaringer du har, og hvordan du vil udføre opgaverne. Du skal give modtageren mulighed for at se dig arbejde i virksomheden i et konkret job. Andre oplysninger Her kan du tilføje andre argumenter, som ikke omhandler dine faglige eller personlige kompetencer. Eksempelvis at du er interesseret i projekt- eller vikaransættelse eller, at du er fleksibel i forhold til arbejdstid. Afslutning Du har større chance for at få et godt resultat med en uopfordret ansøgning, hvis du følger op på din henvendelse inden for en uge. Det kan være en god idé at skrive i afslutningen, at du vil ringe for at følge op.

14 AS3 14 Nedenfor er de vigtigste forskelle og ligheder skitseret mellem de to ansøgningstyper. OPFORDRET ANSØGNING Dit navn Din adresse Postnummer og by UOPFORDRET ANSØGNING Dit navn Din adresse Postnummer og by Firmanavn Attention-person Eventuelt adresse Dato Firmanavn Attention-person Eventuelt adresse Dato Overskrift refererer til annoncen Overskrift hvad kan du tilbyde? Overvej blikfang Indledning refererer til annoncen Indledning nævn at dette er en uopfordret ansøgning Baggrund en kort beskrivelse af, hvem du er Baggrund en kort beskrivelse af, hvem du er Motivation hvorfor du søger netop dette job Motivation hvorfor du søger netop dette job Svar på faglige kompetencer hvordan du opfylder de faglige krav Hvilke faglige kompetencer du kan tilbyde Svar på personlige kompetencer hvordan du opfylder de personlige krav Hvilke personlige kompetencer du kan tilbyde Andre oplysninger beskriv eventuelt andre forhold, der kvalificerer dig til jobbet Andre oplysninger beskriv hvordan du kan være fleksibel i forhold til jobbet Afslutning kort, præcis og fremadrettet Afslutning fasthold initiativet Med venlig hilsen Dit navn og din underskrift Med venlig hilsen Dit navn og din underskrift Nævn hvilke bilag du vedlægger, eksempelvis dit CV Nævn hvilke bilag du vedlægger, eksempelvis dit CV Opfølgning på uopfordret ansøgning Hold fast i dit initiativ og ring til kontaktpersonen senest en uge efter, at du har sendt ansøgningen. Denne opfølgning har ofte meget stor positiv betydning for, om du får et møde i stand eller ej. Hvis du har sendt mange uopfordrede ansøgninger, kan det være en stor opgave at ringe til dem alle. Send derfor kun ansøgninger af sted, som du kan følge op på. Afslag Det kan let føles som om, at du får mange afslag, når du søger uopfordret, men det hænger sammen med, at du selv prøver at skabe et job, eller at timingen er forkert. Afslagene kan give anledning til følgende spørgsmål: Er din ansøgning og dit CV formuleret tilstrækkeligt klart og tydeligt, så din kontaktperson ved, hvad du kan og vil? Mangler du væsentlig information om dig selv og dine kompetencer? Har du undersøgt dine muligheder grundigt nok? Har du undersøgt virksomhedens behov grundigt nok? Opsøger du de rigtige virksomheder?

15 AS3 15 Værd at huske Forbered dig altid grundigt inden du skriver din ansøgning. Det betaler sig. Indhent og strukturer så mange oplysninger som muligt. Ring og stil uddybende spørgsmål. Skriv kort, præcist og fremadrettet. Skab sammenhæng mellem indhold og layout og til dit CV. Undgå gentagelser. Læg vægt på hvad du vil og kan frem for, hvad du har gjort. Det står i CV et. Få en anden til at læse korrektur. Personlig konklusion Hvilke erfaringer har du gjort dig med at skrive opfordrede ansøgninger? Har du gjort dig nogle erfaringer med uopfordrede ansøgninger? Hvad har du fået ud af eventuelle afslag? Har du fået andre til at give dig feedback på dine ansøgninger? Hvad har du i dette afsnit hæftet dig særligt ved? Hvordan kan du bruge det fremadrettet?