Styringsmanual. - principper og retningslinjer mv. for udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg (SVS) til akutsygehus

Transkript

1 Styringsmanual - principper og retningslinjer mv. for udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg (SVS) til akutsygehus Dokument nr.: Udg. nr.: af 26. marts 2012 Udarbejdet: Kenny Tordrup/Svend Erik Nielsen Kontrolleret: Peter Holm Godkendt: Regionsrådet

2 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE... 2 INDLEDNING... 3 STYRINGSMANUALEN TILBLIVELSE, GODKENDELSE, REVISION OG DOKUMENTATION BAGGRUNDEN FOR DET KOMMENDE BYGGEPROJEKT VED SVS, ESBJERG REGIONRÅDETS AKUTPLAN FREMTIDENS SYGEHUSSTRUKTUR UDMELDINGER FRA REGERINGEN VISION OG MÅLSÆTNINGER FOR BYGGERIET VED SVS, ESBJERG ORGANISERING, MILEPÆLE OG STRATEGISKE BESLUTNINGER OVERORDNET ORGANISERING AF PROJEKTET Projektafdelingen for Sygehusbyggeri Styregruppen for udbygningen af SVS, Esbjerg Bygherrerådgivning Totalrådgiver Medicoteknisk rådgiver Rådgivning, projektstyringsværktøjer og bevillingsansøgninger Samarbejde med stabe, Teknisk afdeling, Plan og analyse m. fl OVERORDNET PLAN FOR REALISERING AF BYGGEPROJEKTET VED SVS, ESBJERG DELEGATION AF BESLUTNINGSKOMPETENCE DEN POLITISKE INDDRAGELSE I FORBINDELSE MED BYGGERIET VED SVS, ESBJERG HERUNDER MILEPÆLE FOR STRATEGISKE BESLUTNINGER ØKONOMISTYRING DEN FORELIGGENDE STYRINGSOPGAVE INTERN ØKONOMISTYRING I FORBINDELSE MED PROJEKTGENNEMFØRELSEN Systemunderstøttelse og systemadgang til økonomisystem Forhold vedr. indeksering af budgetter/entrepriser CONTROLLING OG UVILDIG REVISION UDFØRELSE OG EGENKONTROL PROJEKTCONTROLLING REGIONAL CONTROLLING EKSTERNT REVISIONSREVIEW RISIKOSTYRING RISIKOVURDERING ORGANISERING RISIKORAPPORTERING RAPPORTERING RAPPORTERINGSINDHOLD, MÅLGRUPPER OG RAPPORTERINGSANSVAR KVALITETSSIKRING OG KVALITETSSTYRING DOKUMENTATION, ARKIVERING MV REGION SYDDANMARKS REGISTRERINGSPLIGT SÆRLIGE DOKUMENTATIONSKRAV I FORBINDELSE MED GENERALPLANEN

3 Indledning Formålet med denne styringsmanual for udbygning af Sydvestjysk Sygehus i Esbjerg er, at etablere de administrative rammer for gennemførelsen af et af Region Syddanmarks kommende meget store byggeprojekter, som udspringer af gennemførelsesplanen Fremtidens Sygehus fra plan til virkelighed, vedtaget af Regionsrådet i sommeren og efteråret Regionsrådet vedtog allerede i februar 2007 Regler for byggeri i Region Syddanmark, som sammen med Regionens Byggehåndbog udgør Region Syddanmarks byggestyringsregler. Byggestyringsreglerne er gældende for alle byggerier over 2 mio. kr. i Region Syddanmark, hvortil der skal søges om særskilt anlægsbevilling. Styringsmanualen skal specifikt redegøre for, hvorledes projekterne tænkes gennemført, herunder 1. Hvornår og hvordan den politiske inddragelse vil ske i forhold til projektets fremdrift i form af redegørelser/beslutninger i strategisk afgørende faser under projektets forløb 2. Hvordan projektorganisationen om det enkelte projekt vil blive tilrettelagt og udviklet i løbet af gennemførelsesperioden 3. Hvordan der opbygges en systematisk risikostyring om væsentlige dele af projektet 4. Hvordan rapporteringen om det enkelte projekt tilrettelægges, herunder hvordan der sikres controlling. Opbygningen af styringsmanualen om ovenstående 4 punkter sker i overensstemmelse med de anbefalinger som udspringer af en redegørelse, som er udarbejdet i regi af Danske Regioner, og som bygger på en gennemgang af regionernes eksisterende byggestyringssystemer og med inddragelse af erfaringer fra gennemførelsen både nationalt og internationalt - af store anlægsprojekter over de senere år. Styringsmanualen tilblivelse, godkendelse, revision og dokumentation Den foreliggende udgave af 1. februar 2012 af styringsmanualen indstilles til godkendelse af Regionsrådet på dets møde den 26. marts Økonomidirektøren bemyndiges til at godkende nødvendige korrektioner og præciseringer af denne styringsmanual. Regionsrådet skal orienteres i det omfang det skønnes påkrævet. 3

4 1. Baggrunden for det kommende byggeprojekt ved SVS, Esbjerg Projektet til etablering af SVS, Esbjerg som akutsygehus har sit afsæt i: Sundhedsstyrelsens udmeldinger i december 2006 og foråret 2007 om grundlaget for tilrettelæggelse af den fremtidige akutmodtagelse på landets sygehuse. Forliget i Regionsrådet for Region Syddanmark af november 2007 om sygehusstrukturen i Region Syddanmark. Regionsrådets beslutning på møde den 29. september 2008 og den efterfølgende konkretisering i form af akutplan med tilhørende gennemførelsesplan for det somatiske område. Regionsrådets beslutning på dets møde 1. marts 2010 om vedtagelse af gældende generalplan model b. 1.1 Regionrådets akutplan Med Regionsrådets akutplan Fremtidens sygehuse i Region Syddanmark for det somatiske område foreligger en plan for det præhospitale område og en plan for den kommende sygehusstruktur. Visionen for den nye sygehusstruktur er at sikre højest mulig kvalitet i modtagelse, udredning og behandling af akutte patienter. 1.2 Fremtidens sygehusstruktur Udmeldinger fra Regeringen Med indgåelse af økonomiaftalen for 2008 udtrykte regeringen og Danske Regioner enighed om, at fremtidens sygehusstruktur skal sikre et sundhedsvæsen, der er drevet af professionalisme, leverer høj kvalitet, samt sikrer sammenhæng og tilgængelighed for patienterne. For at understøtte målsætningerne for fremtidens sygehusstruktur var der enighed om, at der skal realiseres betydelige investeringer over en længere årrække. For at sikre et grundigt beslutningsgrundlag i processen vedrørende regionernes ændringer i strukturen af sygehussektoren nedsatte de to parter et ekspertpanel, der frem til ultimo 2008 gennemførte en screening af de fem regioners større strukturelle anlægsprojekter. Ekspertpanelet afgav derefter indstilling til regeringen om, hvorvidt disse anlægsprojekter lever op til principperne (defineret i økonomiaftalen for 2008) for moderne sygehusstruktur og en sammenhængende sygehusstruktur. SVS, Esbjerg blev ikke valgt som kvalitetsfondsprojekt. Dette betyder, at regionen selv finansierer byggeriet, men betyder samtidigt, at projektet ikke er fastlåst til statslige retningslinjer, ligesom afrapportering vedrørende projektet kun foregår til Regionsrådet. 1.3 Vision og målsætninger for byggeriet ved SVS, Esbjerg. På baggrund af forudsætningerne i Rapport med forslag til fælles forudsætninger i regionernes fremskrivningsmodeller er fastlagt et nettoarealbehov for sygehusets kliniske og ikke kliniske funktionsområder fra 2020 (Baseret på Ekspertpanelets udmeldinger). Forudsætningerne er styrende for den videre planlægning. Hertil kommer, at der i Rapport om Sygehuse i Syddanmark et nyt fagligt og organisatorisk grundkoncept er beskrevet visioner, som er med til at definere fundamentet for den fysiske planlægning af det nye sygehus i Esbjerg. På SVS arbejdes endvidere med en vision og nogle overordnede målsætninger som ligger til grund for sygehusets arbejde med generalplanen. Visionen for SVS: Ét effektivt sygehus valgt af patienterne De overordnede målsætninger relaterer sig til 4 kvalitetsparametre: 4

5 Mål for den patientoplevede kvalitet o Give patienterne den information, der er nødvendig for, at de opnår en realistisk handlekompetence o Sikre patienterne et sammenhængende behandlingsforløb o Sikre at patienterne oplever en ligeværdig kommunikation med sundhedspersonalet Mål for den sundhedsfaglige kvalitet o Implementere den nyeste dokumenterede viden i vores kliniske praksis o Deltage i udviklingen og implementeringen af den nationale strategi for kvalitetsudvikling Den danske Kvalitetsmodel o Sikre et synligt og aktivt forskningsmiljø og eksternt forskningssamarbejde Mål for den organisatoriske kvalitet o Sikre en entydighed i organisationen o Tilpasse metoder, teknologi mål og opgaver til hinanden o Sikre balance mellem aktiviteter og ressourcer Mål for den personaleoplevede kvalitet o Sikre tydelig ledelse på alle niveauer o Vi både ledere og medarbejdere vil tage et medansvar for at sikre hinanden den nødvendige og tilstrækkelige information Udbygningen skal cementere SVS, Esbjerg som ét af Region Syddanmarks akutsygehuse. For at kunne varetage akutfunktionen for ca indbyggere i området, kræver det en omfattende om- og tilbygning af det eksisterende sygehus. 5

6 2 Organisering, milepæle og strategiske beslutninger Afsnittet vil beskrive den overordnede organisering, overordnede tidsplan, den politiske inddragelse såvel som en oversigt over delegationen af ansvar og beslutningskompetencen i projektet ved SVS, Esbjerg. 2.1 Overordnet organisering af projektet Projektafdelingen for Sygehusbyggeri, SVS er det primære omdrejningspunkt, som forestår opgaven med at få projektet gennemført ud fra de retningslinjer som udstikkes af: Regionsrådet/Forretningsudvalget Direktionen for Regionen Direktionen for SVS, Esbjerg. Følgende figur viser den overordnede organisering af projektet. Regionsråd/ Forretningsudvalg Direktion Region Syddanmark Projektorganisationen for Sygehusbyggeri Direktion Sydvestjysk Sygehus Styregruppe for udbygning af SVS Koncept- og brugergrupper Projektafdelingen på SVS (PAS) Bygherrerådgiver (Bygningsafdelingen) Totalrådgiver Udførelsesorganisationen dvs. håndværkere og entreprenører Øvrige rådgivere Organisationsdiagram for den overordnede organisering Projektafdelingen for Sygehusbyggeri (PAS) understøttes af rådgiverteams, bestående i varierende omfang af henholdsvis Bygningsafdelingen (BYG) i Region Syddanmark (bygherrerådgiver), eksterne bygherrerådgivere, totalrådgivere og andre eksterne rådgivere som tilknyttes ad hoc i forbindelse med opgaverne. Den konkrete projektgennemførelse vil blive ledet af en projektgruppe bestående af medarbejdere fra PAS og BYG med tilknyttede eksterne rådgivere/totalrådgivere afhængig af hvilken fase projektet befinder sig i. 6

7 Herudover er der og vil blive nedsat en række koncept- og brugergrupper, som i program-, projektog forslagsfaserne har til opgave, at beskrive bygherrens mindstekrav og ønsker til funktionaliteten og kvaliteten i det færdige byggeri. Brugerprocessen gennemføres af totalrådgiveren efter en af styregruppen godkendt plan og koncept- og brugergruppernes færdige arbejde godkendes af direktionen på SVS. Regionsrådet har i henhold til Regionsloven tilsynsforpligtelsen for gennemførelsen af anlægsprojekter i eget regi, ligesom Region Syddanmark er underlagt tilsyn fra Statsforvaltningen Syddanmark i henhold til Regionslovens 30. I praksis sker regionens tilsyn via forretningsudvalget og vil bl.a. omfatte sikring af følgende: - At byggeorganisationen til enhver tid har de rigtige kompetencer til at gennemføre byggeriet på betryggende måde - At organisering og ansvarsfordeling tilsikrer en effektiv og troværdig byggestyring - At økonomistyringsprocessen er tilrettelagt med fokus på rettidig og troværdig rapportering, herunder fokus på relevante afstemninger, kontroller mv. - At risikopolitikken er defineret, og at procedurer for risikovurdering, risikostyring og opfølgning på risici er udarbejdet og implementeret - At procedurer for byggestyring er udarbejdet, følges og om nødvendigt revurderes løbende. For yderligere beskrivelse af organisering herunder om ansvarsfordelingen mellem de involverede parter - henvises til den udarbejdede Projekthåndbog for byggeriet ved Esbjerg Sygehus Projektafdelingen for Sygehusbyggeri Organisatorisk er Projektafdelingen (PAS) placeret som en afdeling på SVS, Esbjerg. Projektafdelingen er fysisk placeret på Esbjerg Sygehus. Projektafdelingen, som er bygherrens udførende og ansvarlige organisatoriske enhed gennem hele projektforløbet ledes af projektchef Svend Erik Nielsen. Projektperioden forventes at strække sig over en knap 10-årig periode. For en nærmere beskrivelse af afdelingen henvises til projekthåndbogen. Projektenhedens opgave er at være det centrale omdrejningspunkt i forbindelse med udbygningen af sygehuset i Esbjerg. Arbejdsopgaverne strækker sig over følgende (vilkårlig rækkefølge): - Planlægningsopgaver og generel projekthåndtering herunder projektering og projektopfølgning - Projektstyring: o styregruppemøder, administration af byggesager o brugerinvolvering o koordinering med arbejdsmiljø, hygiejne og MED o myndigheder - dialog med kommunen om lokalplan/tilladelser o byggemøder deltage som sygehusets bygherrerepræsentant o rådgiver ledelse af og sparring samt dialog med eksterne rådgivere - Kommunikation intern og ekstern information, presse - Optimering af arbejdsgange og logistik - Dokumenthåndtering - Styring af risici, kvalitet, tid - Økonomi budget, regnskab (i tæt samarbejde med økonomi) - Kontrakt- og aftalestyring. - Håndtering af entreprisekontrakter, garantier, afleveringsdokumenter - Tilpasning af standarder materialer, farver, inventar, indretning m.m. - Ad hoc opgaver. 7

8 Opgaverne løses i tæt samarbejde med Teknisk Afdeling på sygehuset og regionens bygningsafdeling, men enheden placeres sammen med sygehusets Afdeling for Planlægning og Udvikling for at sikre optimal fokus på sygehusplanlægningsdelen i byggeprojekterne. Målet er at skabe en robust og kompetent enhed, som kan matche de interne og eksterne samarbejdspartnere, på både den korte og lange bane og i samarbejde hermed, kan løfte opgaven med gennemførelsen af generalplanen for Sydvestjysk Sygehus i Esbjerg Styregruppen for udbygningen af SVS, Esbjerg Styregruppen er projektets rådgivende organ. Styregruppen består af: Adm. Lægefaglig direktør Bjarne Normark, SVS, Esbjerg Direktør Anders Maarberg, SVS, Esbjerg Sygeplejefaglig direktør Birthe Mette Pedersen, SVS, Esbjerg Projektchef Poul Bisgaard, Projektorganisationen for sygehusbyggeri, Vejle Afdelingschef Peter Holm, Bygningsafdelingen, Vejle Teknisk chef Peter Kofoed Bertelsen, SVS, Esbjerg Plan- og analysechef Frits Rasmussen, SVS, Esbjerg Ledende overlæge Christian Christiansen, SVS, Esbjerg Projektchef Svend Erik Nielsen, Projektafdelingen for sygehusbyggeri, Esbjerg Bioanalytiker Janni Holst, SVS, Esbjerg Endvidere deltager rådgivere, herunder totalrådgiver som tilforordnede i styregruppemøder efter behov. Projektafdelingen for SVS fungerer som sekretariat for styregruppen Bygherrerådgivning Der indgås projektaftale mellem følgende parter: - Regionens bygningsafdeling og projektafdelingen på SVS, Esbjerg - Ekstern rådgivning i det omfang det vurderes hensigtsmæssigt af det enkelte projekt Herudover tilknyttes eksterne bygherrerådgivere og andre særlige rådgivere ad hoc i forhold til de givne projekter Totalrådgiver Der forventes indgået kontrakter med totalrådgivere på de enkelte projekter og projektafdelingen på SVS Medicoteknisk rådgiver Der indgås projektaftale mellem følgende parter: - Regionens medicoafdeling og projektafdelingen på SVS, Esbjerg Rådgivning, projektstyringsværktøjer og bevillingsansøgninger Projektorganisationen for Sygehusbyggeri (POS) der organisatorisk er placeret i Region Syddanmarks sundhedsstab bistår projektafdelingen i udvikling og benyttelse af styringsværktøjer herunder økonomistyringssystem, risikostyringssystem samt rapporteringssystem. Derudover virker POS som bindeled mellem projektet og det politiske system, herunder i forbindelse med facilitering af bevillinger og rapportering Samarbejde med stabe, Teknisk afdeling, Plan og analyse m. fl. Stabsafdelingerne på Esbjerg Sygehus er primært ansvarlige for en række områder, blandt andet drift af bygninger, logistik og eksterne leverandører m.m. Med afsæt heri bistår stabene projektafdelingen med relevant kompetence og resurser samt deltager i relevante arbejdsgrupper. 8

9 2.2 Overordnet plan for realisering af byggeprojektet ved SVS, Esbjerg Realiseringen af SVS, Esbjerg omfatter fase 1, 2 og 3. De overordnede punkter i hver fase fremgår af nedenstående faseopdeling. Fase 1: Nybygning af intensivstuer Udvidelse af Nuklearmedicinsk afdeling (Flytning af terapifunktion) Ombygning af kæbekirurgisk afdeling Ny- og ombygning af Laboratorium Nybygning af Dialyse Flytning af Kardiologisk ambulatorium Etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM) Fase 2: Nedrivning af bygning 06 Nybygning af sengeafdeling Fase 3: Ombygning af administrationsbygning Diverse renoveringer/ombygninger Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg: Overordnet tidsplan Fase 1 Fase 2 Fase For udførelsesterminer henvises til hovedtidsplan. 2.3 Delegation af beslutningskompetence Regionsrådet vedtog allerede i februar 2007 Regler for byggeri i Region Syddanmark, som sammen med Regionens Byggehåndbog udgør Region Syddanmarks byggestyringsregler. Af disse fremgår en beskrivelse af den beslutningsproces, der som udgangspunkt skal følges i anlægssager i regionen. Regulativet med de korrektioner, der er beskrevet i dokumentet Intern projektaftale for udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg, fase 1-3 mellem Projektafdelingen og regionens bygningsafdeling finder anvendelse på alle Generalplanens projekter vedrørende bygge- og anlægsarbejder, hvor der i henhold til bevillingsreglerne skal søges særskilt anlægsbevilling, således at Regionsrådet er bygherre for projektet og SVS varetager bygherrefunktionen med direkte ansvar over for sundhedsdirektionen i Region Syddanmark. Bygherrefunktionen omfatter som beskrevet i Regler for byggeri i Region Syddanmark med ovenstående korrektioner: Ansvaret for planlægning, Projektering, Valg af rådgivere og entreprenører, Udførelse af det planlagte byggeri, Indhentning af de i regulativet foreskrevne godkendelser og bevillinger. 2.4 Den politiske inddragelse i forbindelse med byggeriet ved SVS, Esbjerg herunder milepæle for strategiske beslutninger Afvejningen af, hvilke af byggeprojektets emner/forhold Regionsrådet skal godkende handler om på den ene side, at Regionsrådet skal opnå en tæt føling med og passende indholdsmæssig 9

10 styring af projektet mod på den anden side, at undgå beslutningsmæssige flaskehalse i spørgsmål, som lader sig delegere til administrativ afgørelse enten fordi forholdet principielt er uden politisk betydning, eller fordi der forholdsvis entydigt kan opstilles kriterier for den administrative afgørelse. Erfaringerne viser, at et afgørende succeskriterium for organisering af større byggeprojekter er, at der ikke opstår beslutningsmæssige flaskehalse. Det sikres ved, at Sikre en kompetent og entydig byggeorganisation Undgå kortsigtede beslutningstomrum, som vil påvirke fremdriften og økonomien i projektet negativt Sikre at det politiske niveau involveres i tide I denne sammenhæng er det relevant at særlige kritiske beslutninger identificeres, således at Regionsrådet kan forholde sig til, hvilke beslutninger man skal involveres i, herunder hvilke krav der skal indgå i beslutningsgrundlaget. Kommende Regionsrådsbeslutninger vil fremgå af den kvartalsvise rapportering samt af dokumentet Beslutningsliste og tidsplan. I forbindelse med udbygningen af SVS, Esbjerg forventes Regionsrådet, at blive involveret i følgende beslutninger og godkendelser: 1. Godkendelse af Styringsmanual 2. Godkendelse af kvartalsvis rapportering 3. Godkendelse af byggeprogrammer samt frigivelse af midler hertil 4. Godkendelse af anlægsregnskab Herudover kan rapportering være nødvendig, hvis der opstår særlige situationer, som kræver en politisk afklaring herunder situationer, der nødvendiggør væsentlige afvigelser i forhold til tidligere trufne beslutninger i Regionsrådet. 10

11 3 Økonomistyring 3.1 Den foreliggende styringsopgave Byggeprojektet ved SVS, Esbjerg er oprindeligt igangsat på baggrund af en generalplan som Regionsrådet godkendte i marts Det samlede budget (rådighedsbeløb) for udbygningen af SVS, Esbjerg er som følger: Økonomioversigt fordelt på faser i mio. kr. (indeks 121,2) Fase I alt Afsat 181,4 292,3 117,5 591,2 Der er i ovenstående set bort fra udgifter til medicoudstyr samt administrative udgifter til intern regional rådgivning såsom eksempelvis POS, BYG og medico. For en detaljeret opgørelse over projektets økonomi henvises til den løbende opdaterede økonomirapport. Økonomisk beredskab Totalrådgiveren er/vil blive kontraktlig forpligtet til at udarbejde et besparelseskatalog, der anviser mulige tilkøb på ±10 % af de forventede anlægsudgifter for hvert projekt. Ligeledes vil der ved hvert byggeprogram indgå en reservepulje af anlægssummen til dækning af vejrlig og uforudsigelige udgifter. Tilrettelæggelse af styringen af projektets gennemførelse I forbindelse med gennemførelsen af udbygningen af SVS, Esbjerg anvendes en styringsmodel, hvor der ved hvert af følgende projektstadier i planlægnings- og projekteringsfasen: 1. Byggeprogram 2. Dispositions- og projektforslag. 3. For og hovedprojekt/udbudsgrundlag. 4. Licitationstidspunkt/byggestart. udarbejdes følgende styringsdokumenter Arealopgørelse med angivelse af nettoarealer og bruttoarealer specificeret på bygningsafsnit sammenholdt med sidst godkendte arealopgørelse. Økonomiopgørelser med overslag i specifikation som angivet i ydelsesbeskrivelsen og sammenholdt med sidst godkendte økonomiopgørelse. Ajourførte hovedtidsplaner sammenholdt med sidst godkendte hovedtidsplan Opdateret risikoopgørelse med resumé af det aktuelle risikobillede Tilsvarende tilrettelægges i 5. Udførelsesfasen en styring således, at der overfor Regionsrådet hvert kvartal rapporteres ved udarbejdelse af Økonomiopgørelser med overslag i specifikation som i udførelsesbudget og sammenholdt med dette eller sidst godkendte økonomiopgørelse. Ajourførte hovedtidsplaner sammenholdt med sidst godkendte hovedtidsplan. Ajourførte risikoopgørelser i henhold til den godkendte risikorapportering. 11

12 3.2 Intern økonomistyring i forbindelse med projektgennemførelsen Den interne økonomistyring i forbindelse med projektgennemførelsen omfatter alle opgaver i forbindelse med registrering af økonomiske hændelser (bogholderi, registrering og vedligeholdelse af styrende budgetter, likviditetsbudgetter, debitorer og kreditorer mv.) Den overordnede økonomistyring tilrettelægges inden for rammerne af Region Syddanmarks økonomisystem. Bogføring og bevillingskontrol skal ske i økonomisystemet og ligeledes vil alle udbetalinger til leverandører og entreprenører sker i økonomisystemets udbetalingsdel. Bilagskontrol og arkivering sker som følge heraf som en integreret del af den sædvanlige bogføringsproces. Ved hjælp af økonomisystemet er det muligt at foretage en detaljeret registrering af alle økonomiske dispositioner, således at projektmodulet vil fungere som det primære registreringssystem for alle projektets parter Systemunderstøttelse og systemadgang til økonomisystem Økonomisystemet vil blive etableret som en web-baseret løsning, således at både interne brugere og de tilknyttede rådgivere kan få adgang til anvendelse heraf via enten en portalløsning eller med direkte login på regionens servere. Projektafdelingen på SVS, Esbjerg vil være ansvarlig for oprettelsen af systemadgang og vedligeholdelse af brugerrettigheder samt for nødvendig undervisning af brugerne. Sidstnævnte kan eventuelt ske i samarbejde med regionens centrale økonomi- og IT-stab Forhold vedr. indeksering af budgetter/entrepriser I forbindelse med meddelelse af anlægsbevilling fra Regionsrådet skal de meddelte beløbsstørrelser være angivet i et fast prisniveau. Alle entreprisekontrakter med entreprenører vil blive indgået iht. regionens kontraktparadigmer, som bl.a. hviler på de bestemmelser, der er fastlagt i henholdsvis AB92 eller ABT93 afhængigt af udbudsform. I regionens kontraktparadigmer er angivet, at entreprisekontrakten indgås som en fastpriskontrakt: Prisen er fast i 12 måneder og kan herefter indeksreguleres. En eventuel regulering kan kun ske i overensstemmelse med retningslinjerne i cirkulære nr af 28. november 2003 om ændringer af cirkulære nr. 174 af 10. oktober 1991 om pris og tid på bygge- og anlægsarbejder. Ved en eventuel prisregulering anvendes Danmarks Statistiks byggeomkostningsindeks for boliger byggeomkostningsindeks i alt. Alle entreprisekontrakter indgås som fastpriskontrakter. I forbindelse med udbetalinger af prisregulering af entreprisebeløb skal de budgetansvarlige/tilsynsførende fremsende særskilt anmodning om udbetaling af pristalsregulering til Projektafdelingen/Økonomiafdelingen på Esbjerg Sygehus Udarbejdelse af likviditetsbudget Der vil løbende blive udarbejdet likviditetsbudget således, at der skabes overblik over det fremtidige likviditetsflow Udarbejdelse af anlægsregnskaber registrering i anlægskartotek Ved afslutningen af byggesagen aflægges et revideret anlægsregnskab og samtidig registreres den opgjorte anskaffelsesværdi i status. Opgørelsen skal følge den gældende regnskabspraksis i Region Syddanmark Forsikringsdækning af rådgivnings- og byggearbejder Totalrådgiveren tegner en projektansvarsforsikring for den pågældende kontrakts etaper. 12

13 4 Controlling og uvildig revision For at tilsikre, at projektet forløber på betryggende vis, samt lever op til gældende eksterne krav er der behov for, at der føres et tilsyn med byggerierne. Det overordnede mål med tilsynet er, at sikre at man til hver en tid kan opnå et retvisende billede af projektet for så vidt angår økonomi, stade, kvalitet, dokumentation m.m. Organisatorisk fremgår sammenhængen af nedenstående figur. Eksternt revisionsreview Regional controlling Økonomi- og sundhedsstaben Projektcontrolling Projektafdelingen Udførelse og løbende egenkontol (operativ controlling) Totalrådgiver/Bygherrerådgiver/Projektafdeling Figuren er konsoliderende således at detaljeringsniveauet og egenkontrollen er faldende jo højere niveau controllingen foregår på. Nedenstående vil kort gøre rede for de overordnede ansvarsområder under hvert enkelt niveau. For en uddybning af arbejdsopgaverne i de enkelte niveauer henvises til den udarbejdede controllingmanual. I sammenhæng med controllingmanualen vil der endvidere foreligge en controllinglog, hvoraf den udførte controlling vil fremgå, herunder hvad, hvornår og af hvem den er foretaget. 4.1 Udførelse og egenkontrol Den daglige kontrol udføres af alle i projektafdelingen og omhandler blandt andet økonomi-, risikoog projektstyring. Det vil sige, sikre sig at de, i controllingmanualen, beskrevne retningslinjer overholdes i det daglige arbejde. Dette dækker blandt andet over: - Kontrollere fakturaer som forudsætning for udbetalinger i henhold til indgåede aftaler. - Sikre korrekt klassifikation af udgifter - Foretage arkivering ifølge de beskrevne retningslinjer 4.2 Projektcontrolling Projektcontrollingen foretages af projektafdelingen på sygehuset, eventuelt med bistand fra interne driftsafdelinger på sygehuset og/eller regionens bygningsafdeling. Controllingen kan foretages af en enkelt eller flere personer i projektafdelingen. Det er dog vigtigt at der ikke er personsammenfald mellem den udførende part i projektcontrolling og i de daglige kontroller. Controllingen skal sikre, at projektet er indenfor budgetrammen i forhold til tid, økonomi og kvalitet. Controllingens opgaver omfatter blandt andet: - At kvalitetssikre budgetoverslag og dokumentation heraf. 13

14 - I samarbejde med Sundhedsstaben, at forestå kommunikation om budgetter og analyser mv., herunder udarbejdelse af dagsordner og orienteringspunkter til forelæggelse i besluttende organer. - I samarbejde med bygherrerådgiver, totalrådgiver og den udførende del af de daglige kontroller, at kvalitetssikre dokumentation og datagrundlag for budgetter og analyser. - Sikre at styrende dokumenter overholdes. - Sikre at risikologen er opdateret - sikre overholdes af regionens normale anlægsprincipper herunder ledelsestilsyn For en uddybning af de enkelte punkter i projektcontrolling henvises til den udarbejdede controllingmanual. 4.3 Regional controlling Projektorganisationen for Sygehusbyggeris arbejdsopgaver i forbindelse med gennemførelsen af projektet er, at tilse at projektet udføres i overensstemmelse med de givne retningslinjer dvs. bevillingskontrol. Rapportering herom sker overfor Regionsrådet. Arbejdsopgaverne omfatter: - Sikring af, at politisk vedtagne beslutninger overholdes (bevillings- og rammekontrol mht. tid, økonomi og kvalitet) - Facilitatorer i forbindelse med myndighedsbehandling og eksterne parter, herunder sikre: o Overholdelse af rapportering ift. retningslinjer fra ministeriet for Sundhed o og Forebyggelse Overensstemmelse mellem materiale til ekstern revision ift. det ønskede materiale - Selvstændigt tilsyn med projektcontrollingens udførte arbejde herunder overholdelse af procedurerne i controllingmanualen Hvert kvartal vil Projektorganisation for Sygehusbyggeri foretage bevillingskontrol i forbindelse med den kvartalsvise rapportering såvel som virke som facilitatorer i forbindelse med fremskaffelse af materialet til brug for den eksterne revisionsgennemgang og rapportering til Regionsråd. Løbende vil Projektorganisation for Sygehusbyggeri sikre overholdelse af styrende dokumenter, således at det tidsmæssige pres ved hver kvartalsgennemgang lettes. 4.4 Eksternt revisionsreview For at sikre det uvildige element i forbindelse med controllingen inddrages regionens eksterne revision en gang årligt i forbindelse med en af de kvartalsvise rapporteringer til Regionsrådet. Førstkommende eksterne revisonsreview forventes at ske ultimo Region Syddanmarks eksterne revision inddrages herudover i henhold til de gældende regler for økonomistyring og regnskabspraksis ved påtegning af det endelige anlægsregnskab. 14

15 5 Risikostyring Herunder beskrives den risikostyring, der vil blive foretaget i projektet. En detaljeret uddybning kan findes i projektets risikohåndbog. Formålet med risikostyringen er at minimere sandsynligheden og konsekvensen for de risici, der kan få indflydelse på en succesfuld gennemførelse af projektet. Risikostyringen vil derfor Identificere hændelser/emner, der potentielt kan få indflydelse på de fastsatte mål for projektet skabe grundlag for at der kan tages kvalificerede beslutninger vedrørende risikoreduktion og opfølgning på identificerede risici skabe overblik over roller og ansvar i risikostyringen Risikohåndteringen kan ikke fjerne alle ubekendte forhold fra et omfattende og komplekst byggeri. Det er imidlertid formålet med risikohåndteringen og styringen, at afdække og foregribe forhold og hændelser som på forhånd kan udpeges som kritiske. 5.1 Risikovurdering Størrelsen af de enkelte risici afhænger af en kombination af sandsynligheden for at risikoen indtræffer og konsekvensen hvis risikoen indtræffer. Sandsynligheden for at risikoen indtræffer vurderes ud fra: erfaring fra organisationen af, hvor ofte hændelsen tidligere er sket eller et bud på, hvor ofte det vil ske. Konsekvensen hvis risikoen indtræffer vurderes ud fra følgende 3 kriterier: Tidsplan for kritiske milepæle. Dvs. at det kun er hændelser, der kan have indflydelse på milepæle, der kan vurderes til at have en konsekvens. Hvis hændelsen gør, at tidsplanen skrider ud over en kritisk slutdato, skal der scores højest muligt. En kritisk slutdato kan eksempelvis være at en lejeaftale er opsagt og ikke kan forlænges og derfor skal nye bygninger stå klar, eller at det er politisk bestemt, at en bestemt kræftbehandling skal starte op på en bestemt dato, som kun er mulig via det nye byggeri. Økonomi vurderes ud fra den samlede anlægsbevilling og vurderes ud fra en overskridelse af budgettet. Hvis det er muligt, skrives et præcist bud på den økonomiske konsekvens i beskrivelsen. Kvalitet vurderes ud fra hvorvidt hændelsen vil få nogen indflydelse på ekspertpanelets kvalitetsmål: Fleksibilitet i byggeriet, patientsikkerhed og patientforhold samt bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse. Herunder, hvis hændelsen betyder, at der ikke kan skabes den ønskede effektiviseringsgevinst, når byggeriet er færdigt. Vurderingen dokumenteres i et risikoregister, hvor også de tiltag der foretages for at minimere risikoen beskrives. 5.2 Organisering Der udpeges en risikoansvarlig i projektet, der har ansvar for at risikostyringen udføres samt for at koordinere arbejdet i et risikokoordineringsudvalg, der nedsættes i projektet. Udførelsen af risikostyringen kontrolleres af projektorganisationen for sygehusbyggeri. 15

16 Regionsrådet/ Direktionen i Region Syddanmark Region Syddanmark - Direktion SVS, Esbjerg Direktionen Styregruppe Projektafdelingen på Esbjerg Sygehus Risikogruppe Bestående af Risikoansvarlig, Totalrådgiver, Bygherre og Bygherrerådgiver: Projektorganisationen for sygehusbyggeri - kontrolfunktion Risikoejer for de enkelte risici 5.3 Risikorapportering Regionsrådet vil blive orienteret om de overordnede risici i projektet i forbindelse med de planlagte rapporteringer. Den overordnede rapportering vil dreje sig om risikosituationen for tidsplanen, økonomien og kvaliteten for projektet. 5.4 Risiko for hospitalsdrift På Esbjerg Sygehus er det besluttet, at nedsætte en gruppe som følger de risici, der er ved, at skulle drive et hospital, samtidigt med at der bygges. Dette drejer sig specielt om støj- og støvgener. Dette foretages ved løbende opfølgning og dialog med de berørte, dvs. afhængige og tilstødende afdelinger. 16

17 6 Rapportering 6.1 Rapporteringsindhold, målgrupper og rapporteringsansvar Rapportering om projektet vedr. udbygning af SVS, Esbjerg skal sikre, at man på politisk og administrativt ledelsesniveau til stadighed har et retvisende billede af projektets status og fremdrift. Som projektet skrider frem, vil der blive udarbejdet mere detaljerede budgetter. Disse budgetter vil løbende blive udfyldt af entreprisekontrakter, overslag/entrepriser for inventar og medicoanskaffelser og afsatte reserver mv. til uforudsete udgifter, bygherreudgifter mv. Rapporteringen overfor regionsråd/forretningsudvalg og direktionen, som har hovedfokus i denne styringsmanual vil primært ske som en opfølgning i forhold til Økonomi Tid Risikoforhold Opfølgning i forhold til afgivne bevillinger Opfølgning på den fremdriftsplan der ligger til grund for de lagte budgetter Opfølgning og revision af de kortlagte risikofaktorer og de beskrevne handlingsplaner 17

18 7 Kvalitetssikring og kvalitetsstyring Parallelt med den tidsmæssige og økonomiske styring af byggeriet skal det sikres, at byggeriet leveres med det indhold og den kvalitet som aftales mellem parterne, det vil sige mellem bygherren, rådgivere, entreprenører/leverandører. Rådgiver skal blandt andet leve op til reglerne der er beskrevet i bekendtgørelse om kvalitetssikring af byggearbejder nr af 23. september 2010 samt i Byggeri og planlægning - december

19 8 Dokumentation, arkivering mv. Der skal foretages en systematisk dokumentation og arkivering både fordi Region Syddanmark som offentlig myndighed har pligt til dette og fordi en rationel og hensigtsmæssig opgavevaretagelse tilsiger, at man skal være i stand til at genfinde afsendte og modtagne dokumenter samt interne arbejdspapirer. 8.1 Region Syddanmarks registreringspligt. Region Syddanmarks registreringspligt indebærer, at regionen har et ansvar for at registrere og dokumentere sit arbejde. I forbindelse med elektronisk sags- og dokumenthåndering (EDSH) skal organisationen således leve op til kravene i følgende love: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Persondataloven Arkivloven (herunder bekendtgørelse om aflevering af elektroniske arkivalier). Derudover bør regionen følge god forvaltningsskik, som ifølge Ombudsmandens årsberetning 1993 indebærer følgende:..god forvaltningsskik tilsiger, at en myndighed i almindelighed bør foretage systematisk journalisering af indkommende og udgående post, og at dette i særlig grad må gælde, hvor undladelse vil stride mod hensynet til borgernes adgang til aktindsigt. For en nærmere beskrivelse af krav i medfør af de nævnte love henvises til Region Syddanmarks intranet, hvor dette er beskrevet. De stillede krav til dokumentation og arkivering løses i Region Syddanmark ved anvendelse af det elektronisk arkivsystem, hvor det i et sagsmappesystem er muligt for den enkelte medarbejder at registrere indgående og udgående dokumenter. De generelt stillede krav til arkivering i Region Syddanmark vil ligeledes være gældende for byggeprojektet ved SVS, Esbjerg. 8.2 Særlige dokumentationskrav i forbindelse med Generalplanen I forbindelse med gennemførelsen af den kommende store byggesag er det en særlig udfordring for dokumentations- og arkiveringssystemet at håndtere de mange interne og eksterne parter, der deltager undervejs i processen. Det er derfor nødvendigt at opbygge et særskilt arkivsystem, hvortil der er adgang til at forespørge og arkivere dokumenter for både medarbejdere ansat i Region Syddanmark og hos tilknyttede rådgivere mv. For at undgå tvivl om senest gældende version af dokumenter er der behov for at opbygge et system som kan håndtere forskellige versioner af samme dokument og kan udføre logning af hvem der har arkiveret og redigeret et givet dokument. Projektafdelingen på SVS har derfor valgt Sharepoint som dokumenthåndteringssystem. 19