Dagsordenen blev godkendt og referatet fra bestyrelsesmødet d. 18. marts blev underskrevet.

Transkript

1 Den 7. juni 2013 Referat Bestyrelsesmøde i Aarhus Kommunes Feriefond d. 6. maj 2013 Til stede: Niels Jørgen Friis, Leon Kanstrup, Britha Lund Sørensen, Finn Nathan, Per Jensen, Morten Boe, Joan Sørensen, Jessie Madsen og Søren Laurids Tirstrup (Referent). Aarhus Kommunes Feriefond Feriefonden for ansatte ved Aarhus Kommune 1. Godkendelse af dagsorden samt underskrift af referat fra mødet den 18. marts Bilag. Dagsordenen blev godkendt og referatet fra bestyrelsesmødet d. 18. marts blev underskrevet. 2. Likviditetsoversigt v/joan Sørensen. Bilag. JS orienterede om, hvordan fondens likviditet aktuelt forventes at udvikle sig. 3. Regnskab 2012 v/joan Sørensen. Bilag. Rådhuset 8000 Aarhus C Sagsnummer Sagsbehandler Søren L. Tirstrup Telefon Direkte telefon Telefax E-post Feriefonden@aarhus.dk E-post direkte slt@aarhus.dk JS orienterede om regnskabet for 2012, som efterfølgende blev godkendt af bestyrelsen. 4. Udlejningsoversigt for Mellem- og Højsæson Bilag. Bestyrelsen konkluderede, at udlejningen i højsæsonen er rigtig god, hvorimod der er større udfordringer i forhold til mellemsæsonen. Det besluttedes, at forsøge at øge fondens profilering på hjemmesider og portaler, samt at forsøge at bruge tillidsrepræsentanter som ambassadører for Feriefonden. 5. Besigtigelsesturen til København og Sverige d juni 2013 Bestyrelsen drøftede om der var mulighed for, at lave et stop hos Odense Kommunes Feriefond, for at hører om deres erfaringer med at skifte bookingsystem. Sekretariatet aftaler nærmere med Odense Kommunes Feriefond. Referat - Bestyrelsesmøde i Feriefonden d. 6. maj 2013

2 Det blev vedtaget at leje en møde-bus, så det både er muligt, at gå lidt rundt og snakke konstruktivt med hinanden. Sekretariatet tager kontakt til busselskaberne. Overnatningen i København skal være centralt. Der udarbejdes en rute i forhold til rækkefølgen af besigtigelse af lejlighederne i København. Mulighed for overnatning i hytten i Sverige, samt hos Lise-Gun og Bo. 8 pladser i hytten og 2-3 pladser hos Lise-Gun og Bo. Fælles aftensmad i Sverige med samarbejdspartnere. 6. Opfølgning på aktiviteter igangsat efter bestyrelsesseminaret: Revidering af feriefondens lejeregler: Feriefondens lejeregler er blevet revideret. Arbejdsgangsanalysen: Den nye udgave af Arbejdsgangsanalysen blev drøftet af bestyrelsen. Bestyrelsen ønsker at Feriefonden arbejder parallelt i forhold til Aarhus Kommunes digitaliseringsstrategi. På den kommende besigtigelsestur er der afsat tid til et besøg hos Odense Kommunes Feriefond, som er gået fra bookingsystemet Contool til Bookhus. Ønske om at høre deres erfaringer med systemerne. Ydermere ønsker bestyrelsen at få en konsulentvurdering af booking-systemerne, for derved at belyse, hvilke fordele og ulemper der er ved systemerne og komme med en anbefaling af, hvilket system der passer bedst til Feriefonden. Den endelige beslutning vil blive truffet af bestyrelsen i samråd med sekretariatet. PJ er tovholder på analysen. Bestyrelsen ser arbejdsgange, hvor det kan være muligt at arbejde smartere og lettere. NJF og SLT gennemgår nogle sproglige ting og formuleringer i forhold til arbejdsgangsanalysen. Spørgeskemaundersøgelsen: Spørgeskemaundersøgelsen er gennemført og tilendebragt. LK orienterede om, at tjeklisterne ikke er helt færdige endnu. Forslag om at tage listerne med på besigtigelsesturen, hvor bestyrelsen og sekretariatet kan gennemgå dem sammen. Sekretariatet medbringer tjeklisterne. Nye kontrakter til de tilsynsførende, når listerne er færdige. Side 2 af 6

3 Markering af jubilæum: Sekretariatet har forud for Arbejdsmiljøkonferencen bestilt diverse merchandise hjem, samt lavet en folder og plakater til at hænge op på standen. Forslag fra bestyrelsen om at lave en plakat med Jubilæumshuset, hvor der henvises til hjemmesiden og konkurrence om forskellige præmier. Konkurrencen skal omfatte relevante spørgsmål til brugerne om, hvad deres krav og ønsker er i forhold til beliggenheden af ferieboligerne. Spørgsmålene skal ikke være ledende, men mere oplysende. Sekretariatet udarbejder forslag til konkurrencespørgsmål iht. ovenstående målsætning. Investeringer i fremtiden: FN orienterede om, at det desværre ikke er muligt at afprøve/købe Tangehytten fra Børn og Unge, som der tidligere var blevet drøftet. LK oplyste om, at han har kigget videre på nedlagte gårde i nærheden af Nørlev. Fundet en 2,5 km fra Nørlev med gode udendørsfaciliteter og nabo til Råbjerg Knude. Kan indrettes rigtig godt. Gården er tidligere blevet brugt til beboelse, men der er ikke bopælspligt. LK medbringer materialet på besigtigelsesturen. FN, LK og MB orienterede om, at der er kommet 3 tilbud på byggeriet af Jubilæumshuset. 2 af tilbuddene er fra typehus-firmaer og det tredje fra en lokal entreprenør. Byggeudvalget har fået et godt indtryk af typehus-firmaet Stenhøj Huse, som har givet et tilbud på at bygge huset for 2 millioner ekskl. moms med alle tilvalg en pris der samtidig var den laveste af de 3 modtagne tilbud. Det besluttedes derfor, at entrere med Stenhøj Huse for færdigprojektering og opførelse de nødvendige midler til opførelse og efterfølgende aptering reserveres i likviditetsoversigten. Tilbuddene fra de 2 andre firmaer afvises. MB fortsætter processen og konferere med FN og LK. Principielle afgørelser sendes rundt til hele bestyrelsen til godkendelse/diskussion. Sekretariatet underrettede bestyrelsen om statussen på salget af husene. Der har været rundvisning af hus 30 Vejlby Klit, ellers har der ikke været nogen henvendelser. Hvis der kommer tilbud, skal der handles hurtigt, så der ikke tabes penge på husene. Besluttet at kontrakterne med ejendomsmæglerne forlænges med 3 mdr. Bestyrelsen vil opfordre lejerne til at vurderer de huse, som ikke er så eftertragtede. Spørge lejerne om, hvorfor de har valgt det givne hus osv huse udvælges, som ikke udlejes så godt. Kuvert med spørgsmål sendes ud Side 3 af 6

4 med lejematerialet, og afleveres efterfølgende til rådhusvagterne, som tjekker at spørgsmålene er besvaret. Opfordring til at kigge på, hvilke huse der kunne være mulighed for udbygninger i. MB kigger på, hvilke huse der er mulighed for udbygninger. Oplagt at kigge på hus 21 da den bl.a. skal have nyt tag og har en stor grund. MB giver en melding, når han har været på rundtur. Bestyrelsens arbejdsform: Inden det ordinære bestyrelsesmøde afholdte bestyrelsen et lukket møde uden sekretariatet. Bestyrelsen ønsker at fastholde denne mødeform, så den i fremtiden mødes en ½ time før selve bestyrelsesmødets start. Møblering af Jubilæumshuset i Nørlev: I forbindelse med byggeriet af Jubilæumshuset i Nørlev, ønsker bestyrelsen, at lave en konkurrence mellem indretningsfirmaer, som skal indrette boligen når den er færdig. Der blev valgt 3 leverandører, som inviteres til at komme med deres bud på indretningen af Jubilæumshuset. Forslagene skal være på grundlag af Stenhøjs endelige tegninger, med den bemærkning, at der kan ske små ændringer. Forventet bestykning i oktober Leverandørerne skal komme med en pris uden køkkeninventar og en med. Hvis en af leverandørerne ikke ønsker at give et bud inviteres en 4. mulig leverandør til at komme med et forslag. I forlængelse af IDdesigns hidtidige apteringer af fondens boliger har NJF anmodet Maja, IDdesign, om en inventarliste til fremtidigt brug ved bestilling af møbler, reservedele m.v. til husene. LK orienterede om, at huset på Fanø er blevet tømt. Enkelte ting, som var værd at gemme. Resten er blevet i huset eller blevet smidt ud. Det overskydende fra huset er en reol, 2 spisebordsstole, 2 barnesenge og en puf. De 2 spisebordsstole er magen til dem på Platanvej. LK forhører sig hos John Nielsen, om det er muligt at opbevare dem så de kan bruges som reserver. 7. Nye opgaver i forlængelse af bestyrelsesseminaret: Justering af fondens byggesagkyndiges kontrakt aftale møde og tidsplan. NJF, LK og MB gennemgår kontrakten inden sommerferien. Ensretning af de tilsynsførendes kontrakter. Side 4 af 6

5 Ensretningen af de tilsynsførendes kontrakter vil komme i forlængelse af den byggesagkyndiges kontrakt. Proces for udvikling af sekretariatets fremtidige struktur og organisering. Bestyrelsen havde på den lukkede del af bestyrelsesmødet besluttet, at SLT blev forlænget med 2 år. Arbejdsfordelingen bliver 2/3 af tiden i Feriefonden og den sidste 1/3 i HR i Borgmesterens Afdeling. 8. Sidste nyt fra diverse huse v/leon Kanstrup og evt. andre. LK oplyste, at pladsen ved hytten i Sverige er blevet renoveret. Træerne ved huset i Norsminde bliver fældet onsdag d. 8. Maj. 9. Status på igangværende renoveringer/møbleringer. Der har været problemer med sandkasserne, som er lavet af Risskov Tømrer- og Snedkerforretning A/S, da der er problemer med låget. Sandkasserne fjernes. Problemer med visse træterrasser, hvor plankerne slår sig. Der etableres derfor ny kompositterrasse på Langeland. 10. Dagsorden for, deltagelsen ved og resultatet af mødet i Parasollen d. 17. og 18. april. v/sekretariatet Sekretariatet orienterede om deres indtryk fra Parasollen, hvor de havde haft gode snakke på torveaktiviterne med diverse leverandører bl.a. IDdesign, Algerens og kontakter med lejligheder i Hamborg. Det blev besluttet, at dagsordener for Parasollens seminarer fremover sendes ud til bestyrelsen inden seminarerne, som grundlag for beslutning om AakFs repræsentation/deltagelse på seminarerne. 11. Iagttagelser og ideer fra sekretariatet og andre. JM har haft kontakt med Per Ryolf ang. arbejdsmiljøkonferencen og hvilke tiltag Feriefonden kunne lave. Forslag om at udtrække vinderen af konkurrencen af et weekendophold på konferencen, med tilhørende nyhed som efterfølgende skal på Medarbejderportalen og hjemmesiden. NJF deltager på konferencen, hvor han vil trække vinderen. Side 5 af 6

6 SLT oplyste om, at næsten alle billeder af husene på hjemmesiden er blevet opdateret. Mangler at opdatere billeder fra Ajstrup og Gjern. LK kom med forslag om at undersøge, hvad det vil koste at få lavet en app, som brugerne kan bruge på deres mobiltelefon. SLT undersøger mulighederne. Bestyrelsen var enig om, at nyhederne på Medarbejderportalen har været gode og haft substans, hvilket har gjort, at Feriefonden har været mere synlige i de sidste 3 måneders tid. Ønsker at fortsætte i samme spor fremadrettet. 12. Eventuelt. JM orienterede om, at hun har været i kontakt med Michael Worre fra Børn og Unge, angående programmet Kontainer. Programmet bruges til at arkivere diverse dokumenter, billeder mv. digitalt og koster ikke noget. Der er mulighed for at slette filer i modsætning til edoc, som er det journaliseringssytem Aarhus Kommune bruger. Mulighed for at give adgang og sende filer til personer eller grupper. Michael Worre kommer og fortæller om systemet på det kommende bestyrelsesmøde. På forrige bestyrelsesmøde blev det drøftet, hvordan de tilsynsførende skal/kan aflønnes i forhold til overenskomster. Der er ikke nogen direkte overenskomst på området. Timepriserne fortsætter som de er nu, men vil blive justeret til FOA-overenskomstpriser ifm. indførelsen af de kommende arbejdsopgavelister for de lokale tilsynsførende. Orienteret om, at der er kommet ny tilsynsførende i hus nr. 07 i Koldkær. Niels Jørgen Friis Leon Kanstrup Britha Lund Sørensen Finn Nathan Per Jensen Side 6 af 6