Referat fra mødet i Administrationens Lokal-MEDudvalg den 28. november 2007

Transkript

1 Referat fra mødet i Administrationens Lokal-MEDudvalg den 28. november 2007 Deltagere: Jens Erik Sørensen, Morten Christensen, Grethe Hassing, Danni Giørtz-Jørgensen, Henrik E. Jørgensen, Charlotte Dalby, Poul Masud, Jette Ulfkjær, Ole Bonde Pedersen, Bettina Bonde, Anders Rasmussen, Thomas Nielsen (suppleant for Søren Bastholm). Afbud: Referent: Lise Terkildsen, Søren Bastholm Danni Giørtz-Jørgensen 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet 31. oktober 2007 Referatet blev godkendt. 3. Evaluering af MED-uddannelsen den 15./16. november 2007 Deltagerne var gennemgående godt tilfredse med MED-uddannelsen, som havde løftet deltagernes viden om arbejdet i et MED-udvalg og forøget deltagerne kendskab til hinanden. Kurset var inspirerende og forbedrede den fælles forståelse af et MED-udvalgs rolle samt gav gode input til det videre samarbejde. Enkelte gjorde opmærksom på, at underviserens signal om værdiers betydning i forhold til regler havde skabt lidt forvirring i forhold til Midttrafiks arbejde med værdier. Jens Erik Sørensen understregede, at LMU s beslutning om at arbejde med værdier fortsat er gældende og forudsætter, at de igangsatte initiativer vedr. værdier gennemføres i områderne. På næste LMU-møde skal hvert område give status for arbejdet med værdier. Der vil fortsat være behov for nogle retningslinjer, som skal følges. Midttrafik skal bevæge sig hen mod, at det bliver værdierne, der skal bruges i den daglige opgaveløsning. Det blev bl.a. drøftet, om det er nødvendigt at have en retningslinje for hjemmearbejde. Ledelsen svarede, at der er behov for at få skabt ensartet praksis i en fusioneret organisation, hvorfor der er indført en retningslinje. På næste LMUmøde vil retningslinjen om hjemmearbejde blive drøftet igen, hvis medarbejdersi- 1

2 den på forhånd skriftligt har dokumenteret, hvordan retningslinjen generer opgaveløsningen. De få SKAL-retningslinier skal drøftes i LMU. Det blev besluttet, at der nedsættes en arbejdsgruppe med 2 medarbejderrepræsentanter og Lise Terkildsen, der laver forslag til SKAL-retningslinjerne og fremlægger for LMU. Medarbejdersiden skal snarest udpege repræsentanter, så arbejdet kan gå i gang. 4. Midttrafiks personalehåndbog Der var ingen bemærkninger til de tre resterende emner fra personalehåndbogen: tjenstlige samtaler, den vanskelige samtale eller handlingsplan i forbindelse med misbrugsproblemer. Personalehåndbogen er dermed indtil videre grundlaget for Midttrafiks medarbejdere og ledelse dog vil der på næste møde i LMU eventuelt igen blive drøftet retningslinjer for hjemmearbejde. Det er meningen, at personalehåndbogen på sigt bliver gjort mere værdibaseret. Det blev drøftet, hvordan personalehåndbogen kommunikeres til alle medarbejdere. Ledelsen kommer med et forslag til kommunikation, der bliver fremlagt på næste LMU-møde. Ole Bonde foreslog, at der dannes en kollegagruppe til at hjælpe kolleger med problemer. Det har man haft god erfaring med i Århus Sporveje og bruger det også blandt billetkontrollørerne nu. Medarbejdersiden kommer med et forslag til LMU. 5. Rekruttering og ansættelse Der var enighed om, at det er vigtigt, at Midttrafik lærer af både de gode og de dårlige erfaringer, der er med at rekruttere. Medarbejdersiden foreslår, at der nedsættes en arbejdsgruppe med tillidsrepræsentanterne og en ledelsesrepræsentant, der med udgangspunkt i de eksisterende retningslinjer for rekruttering og ansættelse udvikler effektive forslag til bedre rekruttering og introduktion. Jens Erik Sørensen godkendte forslaget og Lise Terkildsen deltager i arbejdsgruppen. Det blev drøftet, at det er vigtigt at lave jobprofiler til de enkelte jobtyper, som sikrer de rette personprofiler i forhold til de ledige jobs. Tilsvarende er klare opgavebeskrivelser, en klar plan for modtagelse og oplæring af den nye medarbejder m.m. et krav. HR bedes undersøge markedet for rekrutteringstest og vælge et værktøj, Midttrafik kan bruge i de tilfælde, hvor det vurderes, at der skal bruges test ved rekruttering. Grethe Hassing gjorde opmærksom på, at Kunde og Marked gerne hjælper med at lave stillingsopslagene mere udadvendte, så de virker mere tiltrækkende og informative overfor potentielle ansøgere. Det blev drøftet, om Midttrafik kan gøre mere for at forbedre rekrutteringsgrundlaget på visse jobtyper. Fx kunne man indgå samarbejde med arbejdsformidlingen for at gøre flere ledige klar til at kunne tage et job i et call-center. Erfaringsudveksling med de øvrige trafikselskaber og inspiration fra det private erhvervsliv er også en mulighed. Ledelsen bakker op om sådanne tiltag. 2

3 6. Statusrapport fra projektgruppen vedrørende it og telefoni Morten Christensen præsenterede status med udgangspunkt i det udsendte notat. Han bemærkede, at notatet alene vedrører it, idet telefoni er placeret i en særskilt arbejdsgruppe, der ikke er klar til afrapportering på nuværende tidspunkt. Status er: en stor del af de konstaterede mangler på hængepartilisten er ved at være løst. it-organisationen er næsten på plads, og der bliver arbejdet med at få det kommunikeret ud i Midttrafik, så brugerne ved, hvor de kan henvende sig. fremadrettet bliver der lavet en undersøgelse af brugernes tilfredshed med it- og telefoniløsninger samt it-organisationen; i forlængelse heraf laves oplæg til fremtidig it-strategi. I forbindelse med oplægget til it-strategien, vil der også blive lavet et forslag om, it-organisationen og hvordan medarbejdernes interesser på tværs af organisationen også fremover varetages i forhold til it og telefoni, samt hvordan vi sikrer en fortsat forretningsorienteret tilgang til valg af it-løsninger. 7. Udarbejdelse af stress-politik Det fremsendte forslag blev godkendt. Arbejdet fortsætter i sikkerhedsgrupperne. Der fremlægges forslag til stress-politik på første møde i Deltidsansattes adgang til et højere timeantal Det fremsendte forslag blev godkendt. Drøftelsen viste, at der er behov for at få præciseret, at det er deltidsmedarbejdernes eget ansvar at gøre opmærksom på, hvis man ønsker at få flere timer, så HR har det noteret, hvis der opstår ledige timer. Det skal også præciseres, at deltidsmedarbejderen ikke har krav på at få flere timer, men deltidsmedarbejderen har krav på at få vurderet muligheden for at få flere timer i de nævnte tilfælde. 9. Orientering fra sikkerhedsgrupperne Danni Giørtz-Jørgensen orienterede fra det første møde i sikkerhedsgrupperne 27. november Bettina Bonde er arbejdsmiljørepræsentant for det administrative personale i Århus og Videbæk, Ole Bonde er arbejdsmiljørepræsentant for billetkontrollørerne og Søren Bastholm er arbejdsmiljørepræsentant for trafikkontrollørerne og de to rutebilstationer. Inge-Lise Rasmussen og Jytte Groth er sekretariat for sikkerhedsgrupperne. Formelt set er der tale om tre sikkerhedsgrupper, men i praksis vil arbejdet blive tilrettelagt i fællesskab for at trække på erfaringer på tværs af organisationen og få skabt sammenhæng i sikkerhedsarbejdet. Der bliver udarbejdet forretningsorden med udgangspunkt i LMU s forretningsorden, dagsordener og referater offentliggøres. Der afholdes møde igen 5. december 2007 og derefter hver uge. Organisationen bliver beskrevet og bliver en del af den arbejdsmiljøhåndbog, som LMU tidligere har godkendt en disposition til. Sikkerhedsgrupperne skal sammen på kursus, hvilket sandsynligvis først kan lade sig gøre i februar

4 Arbejdsmiljørepræsentanterne modtager de løbende henvendelser i deres ansvarsområde og kan inden for visse rammer selv tage initiativ til at afdække problemernes omfang. Henvendelserne vil blive dokumenteret i SBSYS. Sikkerhedsgrupperne har ansvaret for at få gennemført en APV. Målet har været at gennemføre det inden årets udgang, men kompetencerne er ikke til det internt. Det har været overvejet, at få en ekstern konsulent til at gennemføre det for at hjælpe os første gang. LMU gav udtryk for, at det er vigtigere at få udarbejdet en APV ved intern viden end at få det gjort hurtigt. Sikkerhedsgrupperne fremlægger på næste LMU-møde en plan for gennemførelse af APV. 10. Principper for ansættelser i billetkontrollen Ole Bonde fremlagde emnet. Han mener, at beslutningen tidligere har været, at stillingerne skal opslås i Busselskabet. Ole spurgte til, om Midttrafik har truffet aftale med Århus Kommune om ikke at ansætte flere tjenestemænd som billetkontrollører og om nuværende tjenestemænd skal afgive deres tjenestemandsrettigheder ved overgang til andet job i Midttrafik. Jens Erik Sørensen præciserede, at det er Midttrafik, der fastlægger principper for ansættelse herunder ansættelse af tjenestemænd uanset, at Århus Kommune betaler for billetkontrollen i bybusserne i Århus. Ledige stillinger slås generelt op og ikke kun over for busselskabets medarbejdere. Jens Erik bad derudover om, at emnet tages op snarest med Ole Bonde og evt. andre fra FOA på et møde, hvor Lise Terkildsen kan deltage. 11. Forslag fra medarbejderne a) forslag om benzinkort Medarbejdersiden præsenterede et forslag om, at Midttrafiks medarbejdere kan få tilbudt et benzinkort med rabat fra Midttrafiks leverandør. Der er ingen forpligtelse for Midttrafik, ligesom der ikke administration forbundet hermed. Jens Erik Sørensen bakker op om initiativet men henviser til, at det er personaleforeningen, der laver sådanne aftaler. Anders Rasmussen orienterede om et katalog fra Ikast-Brande Kommunes personaleforening, hvor der er en række rabatordninger for medarbejderne. Jens Erik Sørensen orienterede om, at Lise Terkildsen har tilbuddet om medarbejderbredbånd klar og sender det til LMU til orientering. b) forslag om opfølgning på sundhedstjek Emnet blev drøftet under punkt 12.a. 12. Orientering fra ledelse og medarbejderne a) samlet rapportering fra sundhedstjek og b) orientering om motionsklub Punkt 11.b., 12.a. og 12.b blev taget under et. Der var enighed om, at det overvejende har været godt at tilbyde medarbejderne sundhedstjek. Det har givet fælles fokus på sundhed, givet anledning til at drøfte sundhedsfaktorer kollegerne imellem og nedbringelse af fravær. På baggrund af enkelte uheldige tilfælde, skal det ved eventuelle fremtidige sundhedstjek præci- 4

5 13. Eventuelt seres, at resultaterne skal formidles med etik, omsorg og nødvendige forbehold til de, der får uventede negative resultater for ikke at skabe unødig ængstelse. Nogle medarbejdere har ønsket at kunne få et opfølgende sundhedstjek for at se, om en indsats for forbedret sundhed har haft effekt. Det blev også foreslået, at Midttrafik tilbyder kostvejledning og motionsvejledning. Ole Bonde omdelte et forslag til indretning af motionsrum i Midttrafik. Forslaget er principielt brugerfinansieret men kræver nogle forhold af Midttrafik. Desuden vil initiativtagerne foreslå, at Midttrafik giver et tilskud. Det har Midttrafik flere gange gjort opmærksom på, at der ikke er budgetmæssig plads til. Jens Erik Sørensen satte pris på idéerne og initiativet med motionsrummet, og han oplyste, at Midttrafik har brugt ca kr. på sundhedstjekket i Rammen for sundhedstiltag udvides ikke i 2008, så der vil være brug for prioritering. Det blev drøftet, hvor LMU lægger vægten mellem de forskellige forslag. På næste LMU-møde træffes beslutning om det næste skridt. LMU tilkendegav ros til frugtordningen og det, at der nu kan serveres frugt til møderne. Det blev foreslået, at der også grøntsager især gulerødder kan indgå i frugtordning og mødeservering. Forslaget ekspederes videre til den, der har ansvaret for ordningen. Den udsendte oversigt over sygefravær blev drøftet. Sygefraværet er faldet lidt, men det er stadig for højt i visse afdelinger. Der skal fortsat være fokus på at nedbringe det. I den næste rapportering skal det være muligt at se, hvordan udviklingen har været for den enkelte afdeling siden seneste rapportering. Emnet tages op på næste møde, hvor gode erfaringer med nedbringelse af sygefravær drøftes. Det forventes, at områderne har konsekvent fokus på opgaven. Der var en drøftelse af, at der sendes for mange mails til alle internt i Midttrafik. Der opfordres til, at afsenderen gør sig umage med at målrette mails til den/de, der egentlig skal modtage mailen, ellers bliver for mange generet af information, de ikke har brug for. Jens Erik Sørensen vil nævne det i sit næste nyhedsbrev. Morten Christensen orienterede om, at der arbejdes med at etablere flere grupper i mailsystemet, så det er nemmere at vælge en gruppe modtagere. 5