Brian Bech Nielsen skitserede kort processen og understregede samtidig, at

Transkript

1 Ekstraordinært møde den 2. september 2014 Administrationens samarbejdsudvalg REFERAT Til stede: Brian Bech Nielsen, Louise Gade, Christina Breddam, Maria Volf Lindhardt, Niels Damgaard Hansen, Helle Colding Seiersen, Gitte Bak Ditlefsen, Søren Dam, Anders Kragh Moestrup, Leif Østergaard Mikkelsen, Søren Harbo Jensen, Anna Mette Morthorst, Kjeld M. Søndergaard, Uffe Henrik Engberg, Lykke Ankersen samt Lizzi Edlich (ref.) Afbud: Claus Palle Dagsorden 1. Velkomst og præsentation af medlemmer 2. Kort oplæg om forslaget til beslutninger som følge af problemanalysen 3. Bordrunde med synspunkter 4. Diskussion af forslagene 5. Høringsproces for forslagene 6. Eventuelt Dato: 22. september 2014 Ref: LIE Side 1 Ad pkt. 1 - Velkomst og præsentation af medlemmer Brian Bech Nielsen bød velkommen, og medlemmerne præsenterede sig. Ad pkt. 2 - Kort oplæg om forslaget til beslutninger som følge af problemanalysen Brian Bech Nielsen skitserede kort processen og understregede samtidig, at AU fortsat vil have en enhedsadministration, som ledes af en universitetsdirektør der også fremadrettet vil være fokus på administrationsfaglighed og specialisering berørte medarbejdere vil blive inddraget i en eventuel proces med flytning til institutter, i lighed med relevante administrationschefer, funktionschefer, institutledere og dekaner den igangværende proces er blevet igangsat mhp. at løse de problemer, organisationen står i. Det er således ikke en spareøvelse AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, Roskilde Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks Roskilde Tlf.: Fax: hr@au.dk

2 Brian Bech Nielsen tilføjede, at der vil blive fastlagt minimumsniveau for administrationen, som alle fakulteter og institutter vil være forpligtede af. Det vil ikke blive tilladt at suboptimere eller at udtynde administrationen. Side 2 I forhold til den videre proces understregede Brian Bech Nielsen, at det er hans ønske, at alle medarbejdere bliver involveret og, at der kommer mange indspil med tilhørende gode argumenter. Universitetsledelsen forventer at kunne melde nogle beslutninger ud inden 1. november. Tidspunktet skal dog tages med et vist forbehold, idet alle forslag skal læses og bearbejdes, så en stor mængde høringssvar kan forlænge bearbejdningsperioden. Efter udmelding om de overordnede beslutninger vil der skulle udarbejdes tidsplaner for en række efterfølgende processer. Brian Bech Nielsen sagde, at det generelle indtryk fra en rundtur på universitetet har været, at medarbejderne på institutterne stiller sig positivt til Universitetsledelsens forslag. Indtrykket fra de administrative miljøer er lidt mere blandede, idet der her også bliver givet udtryk for utryghed, hvilket tages seriøst fra ledelsens side. En eventuel beslutning om at lægge personaleansvar for medarbejdere i de administrative centre over til administrationscheferne vil kunne effektueres relativt hurtigt. Det samme vil være tilfældet for omorganisering af vicedirektørområderne. Belært af erfaringerne fra DFU vil eventuel flytning af administrative medarbejdere til institutter ske over en lidt længere periode mhp. at sikre ro og kontinuitet. Det vil i den forbindelse blive overvejet at gennemføre ændringerne på et institut ad gangen. Eventuelle flytninger vil ske med inddragelse af de berørte medarbejdere. Brian Bech Nielsen opfordrede ASU s medlemmer til at videregive disse budskaber til baglandet mhp. i videst muligt omfang at imødegå den utryghed, som nogle medarbejdere oplever. På forespørgsel af Anders Kragh Moestrup forklarede Brian Bech Nielsen, at forslaget fra Universitetsledelsen indebærer, at de nuværende front office-funktioner bliver til administrative centre, mens de nuværende back office-funktioner bliver til fællesadministrationen. Da det ikke er givet, at den nuværende opgavefordeling passer til denne opdeling, vil der formentlig efterfølgende skulle gennemføres processer mhp. at få lagt skillelinjerne mest hensigtsmæssigt. Ad pkt. 3 - Bordrunde med synspunkter Uffe Engberg udtrykte tilfredshed med, at man forsøger at bringe de administrative medarbejdere tættere på institutterne samt uddelegere ledelse. Han efterlyste en fi-

3 gur for ledelsesmodellen i administrationen svarende til den, som er lavet for den faglige del. Han advarede imod, at ønsket om gennemsigtighed medfører et øget bureaukratisk overhead samt risiko for suboptimering i enhederne. Side 3 Søren Dam var bekymret for, at den faglighed, som administrationen har opbygget, vil gå tabt i forbindelse med en eventuel spredning af de administrative medarbejdere. Han fandt dog, at en tættere tilknytning til de faglige miljøer vil være positiv, såfremt fagligheden kan sikres. Han tilføjede, at de administrative medarbejdere i forbindelse med de mange omorganiseringer nogen gange føler sig som kasser, der flyttes rundt med, uden at de selv har indflydelse på det. Gitte Bak Ditlefsen oplevede ikke den store bekymring blandt medarbejderne i front office. Blandt back office-medarbejderne er der derimod bekymring for at miste den sammenhæng og opbyggede faglighed, som er etableret, hvis medarbejderne flyttes til et institut. Hun stillede spørgsmålstegn ved, om institutlederne ved, hvilke administrative medarbejdere de har brug for. Anne Mette Morthorst opfordrede til, at man fra ledelsens side er opmærksom på den usikkerhed, som er blandt de administrative medarbejdere. Analysen er langt hen ad vejen svar på institutternes frustrationer, men det rammer hårdt i administrationen. Det er derfor vigtigt, at ledelsen har fokus på trivsel for og fastholdelse af de administrative medarbejdere. Maria Volf Lindhardt fortalte, at der i AU Studier er bekymring for, om den institutrettede faglighed og de gode fora og flows, som er blevet opbygget, kan bevares. Der er desuden bekymring for, om medarbejderne i front vil blive inddraget i det snit, der skal lægges mellem institutterne og administrationscentret. Hun understregede, at det er nødvendigt med et forpligtende samarbejde mellem administrationschefer og vicedirektører i forhold til, hvordan de gode ting, som er blevet bygget op, holdes ved lige. Der er desuden brug for en tydelig forventningsafstemning med institutterne både om basisadministrationen og om de regelbundne opgaver, som AU er pålagt udefra. Niels Damgaard Hansen sagde, at det efter hans opfattelse er et klart ledelsesansvar for administrationschefer og vicedirektører at sikre den faglige sammenhæng i administrationen. Som han læste universitetsledelses forslag lægges der ikke op til, at AU skal have fire administrative centre, der går i hver sin retning. Louise Gade pointerede, at justering af nogle organisatoriske streger ikke i sig selv løser problemerne. Succesen betinges i højere grad af god kollegial og ledelsesmæssig adfærd. I forhold til forslaget generelt var hendes opfattelse, at det kunne være vejen til at få ro på fakulteterne samtidig med større administrativ legitimitet og faglige synergier, som AU i dag ikke får det fulde udbytte af. Hun havde et ønske om, at der vil blive taget udgangspunkt i den professionalisering af administrationen, der er sket de

4 senere år. Endelig sagde hun, at der er en optagethed af, at flytning af medarbejdere sker på en ordentlig og saglig måde med inddragelse af relevante parter. Side 4 Christina Breddam fortalte, at flytning af medarbejdere til institutter fylder meget i AU Kommunikation. Der er også her bekymring for, hvordan det kan lykkes at fastholde faglighed, netværkssamarbejde og best practice. Leif Mikkelsen havde ikke de store bekymringer men tillid til, at rektor vil samarbejdets vej. Søren Harbo var positiv over for Universitetsledelsens forslag men bekymret for, om der vil ske tilstrækkelig inddragelse omkring beslutninger i den kommende proces. Han påpegede, at der trods det nye forslag til etablering af administrative centre fortsat vil være et skel mellem det administrative og det videnskabelige miljø. Lykke Ankersen sagde, at der både var en bekymring for fagligheden og det gode samarbejde bl.a. mellem vicedirektørområderne, men også en tro på, at den nye organisering kan bidrage til at nedbryde barriererne mellem VIP og TAP. Hun opfordrede til opmærksomhed på trivsel, arbejdsglæde og fastholdelse i de kommende processer. Anders K. Moestrup sagde, at administrationen har nogle hårdt prøvede medarbejdere samt, at både omorganiseringer og fyringer samt den massive kritik fra VIP påvirker medarbejderne. På den baggrund var han af den opfattelse, at de administrative medarbejdere er omstillingsparate mhp. at skabe mening i arbejdet. Det er mindre væsentligt, hvor linjerne bliver trukket, det væsentlige er, at det kommer til at give mening. Større brugernærhed ifm. de administrative stillinger kunne være en god vej at gå. Keld M. Søndergaard var overordnet set positiv over for forslaget. Han påpegede dog i lighed med flere andre, at de mange forandringer presser medarbejderne. Han havde bemærket, at bestyrelsesformanden havde sagt, at medarbejderne på AU skal være klar til en konstant forandringsproces. Han opfordrede i den forbindelse ledelsen til at fare med lempe trods behovet for forandringer, da der ellers kunne risikere at blive en høj pris at betale for stressramte medarbejdere. Helle Colding Seiersen udtrykte bekymring for, at den professionalisme, som er blevet opbygget f.eks. vedr. myndighedsbetjening og andre opgaver, som AU løser for samfundet, bliver sat over styr. Hun oplevede uro blandt de administrative medarbejdere, bl.a. fordi det et stykke hen ad vejen er de samme medarbejdere, som igen bliver berørt af omorganiseringen. Hun opfordrede til, at ledelsen inddrager tillidsrepræsentanter og SU-organisationen både i planlægning og udførsel af de kommende processer. Endelig påpegede hun et behov for afklaring af forhandlingskompetencen i den nye organisering.

5 Brian Bech Nielsen bemærkede følgende til de fremsatte synspunkter: Side 5 Dobbelt ledelsesmæssigt ophæng vil kun blive aktuelt for administrationscheferne. Forslaget skal sikre dekanerne størst mulig indflydelse på størrelsen af administrationen. Referencen til universitetsdirektøren skal sikre, at der ikke udvikles fire forskellige administrationer på fakulteterne. Administrationscheferne vil som hidtil indgå i FALK-kredsen men i et mere balanceret forhold ift. vicedirektørerne. Vedrørende fastholdelse af faglighed sagde Brian Bech Nielsen, at det efter hans opfattelse har været en stor styrke, at administrationen har mødt hinanden på tværs af fakulteterne. Derfor vil det også være et væsentligt element ift. fastholdelse af de opbyggede kompetencer, at der ud over den koordinering, som kommer til at foregå i administrationscentrene, fortsat er en faglig reference til vicedirektørområderne. Fælles politikker og procedurer vil blive fastlagt i fællesadministrationen. Forslag til, hvordan fagligheden kan fastholdes, er meget velkomne. I forhold til reorganisering af fællesadministrationen lægges der op til, at der først skal være en drøftelse af, hvad den mest hensigtsmæssige organisering vil være. Dernæst skal det afklares, hvordan beslutningerne føres ud i livet. Det var Brian Bech Nielsens holdning, at der bør være en gensidig forpligtelse og en insisteren på, at de faglige miljøer interesserer sig for, hvad der sker i fællesadministrationen, således at der skabes en forståelse af de opgaver, som varetages der, og eventuel kritik ikke baseres på ukendskab. Brian Bech Nielsen delte bekymringen for de administrative medarbejderes trivsel. Den forestående omorganisering er et nødvendigt svar på de organisatoriske uhensigtsmæssigheder og den retorik, der er opstået. Et væsentligt element i løsningen er større nærhed mellem administrationen og de faglige miljøer. Der er ikke planer om at gennemføre flere store organisationsændringer. Han var klar over, at den massive utilfredshed gør ondt, men han opfordrede til at se bort fra de usaglige bemærkninger, der er kommet. Det skyldes efter hans opfattelse dårlig opdragelse og hører ikke hjemme på et universitet. Eventuelle ønsker om at flytte administrative medarbejdere til institutterne skal ledsages af gode argumenter og vil ske i god ro og orden og under iagttagelse af ordentlighed og saglighed. Det indebærer bl.a. også, at de berørte medarbejdere vil blive inddraget, hvilket administrationschefer og funktionschefer skal være med til at sikre. Selve processen med at genetablere større nærhed mellem administrationen og de faglige miljøer og give større lokalt råderum forventes at medvirke til at mindske skellet. Det indikerer den optimisme, der er i de faglige miljøer også. Niels Damgaard Hansen tilføjede, at der formentlig også skal arbejdes med det begreb, som Analysepanelet har kaldt et bredere kvalitetsbegreb, som handler om at kende dem, man betjener, at agere hurtigt og tage ansvar.

6 Brian Bech Nielsen sagde, at processen skal ses som en konsolidering, og at der ikke er tale om at rulle den faglige udviklingsproces tilbage. Der vil først blive truffet beslutning, når alle høringssvar er gennemlæst og bearbejdet. Det er naturligt med uro i en sådan proces, men han håbede, at ledelse og medarbejderrepræsentanter sammen kan være med til at holde den på et konstruktivt niveau. Side 6 Niels Damgaard Hansen foreslog, at der udarbejdes et organigram for administrationen, hvor bindeled mellem administration og de faglige miljøer tydeliggøres og hvor det også tydeliggøres, at administrationscheferne bliver en del af ledelsen. Ad pkt. 4 - Diskussion af forslagene På forespørgsel af Helle Colding Seiersen sagde Brian Bech Nielsen, at vicedirektørerne vil få ledelsesretten i forhold til de medarbejdere, som hører under vicedirektørområderne, og at administrationscheferne vil få ledelsesretten for de medarbejdere, som hører under de administrative centre. Samlet set refererer de administrative medarbejdere til universitetsdirektøren, som sammen med FALK-kredsen er ansvarlig for sammenhæng i enhedsadministrationen. Gitte Bak Ditlefsen spurgte, hvordan penge og besparelser fremover vil blive fordelt i en organisering med fællesadministration og administrative centre. Brian Bech Nielsen svarede, at der endnu ikke er truffet nogen beslutninger herom, men at det tænkes at blive således, at administrationscentene betales af det enkelte fakultet, mens fællesadministrationen finansieres via universitetsledelsen på baggrund af fordelingsnøgler. Gitte Bak Ditlefsen påpegede behovet for, at administrative medarbejdere, som en eller flere dage om ugen skal have arbejdsplads på et institut, får stillet en ordentlig kontorarbejdsplads til rådighed, hvilket ikke altid er tilfældet i dag. Hertil sagde Brian Bech Nielsen, at det påhviler institutterne at sikre ordentlige arbejdsforhold for de administrative medarbejdere. Helle Colding Seiersen havde observeret, at man nogle steder er gået i gang med at foregribe udviklingen. Hun spurgte i den forbindelse om, hvordan ledelsen vil sikre, at organisationen ikke løber i forskellige retninger, inden der er truffet beslutning om retningen. Brian Bech Nielsen svarede, at indtil beslutning er truffet, gælder de nuværende regler. Han har skrevet til dekanerne og mindet dem om, at de administrative medarbejdere fortsat referer til vicedirektørerne.

7 Maria Volf Lindhardt fortalte, at nogle medarbejdere i AU Studier bliver presset af VIP-medarbejdere, som med henvisning til problemanalysen vil tvinge dem til at tage studerende ind, som ikke opfylder kravene. Hertil sagde Brian Bech Nielsen, at det er at gå over stregen, og at det bør håndteres af de pågældendes institutleder. AU bryder ikke loven. Side 7 Gitte Bak Ditlefsen sagde, at det er nødvendigt, at den nye fællesadministration kommer ud og møder de faglige miljøer mhp. at tydeliggøre, at den fællesadministrative opgaveløsning skal sikre, at reglerne overholdes bl.a. for at give forskerne ro til deres arbejde. Lykke Ankersen mindede om, at beslutningsforslaget og den efterfølgende diskussion sker på baggrund af en problemanalyse, men at der også er mange ting, der fungerer godt. Langt hen ad vejen er der en god kontakt mellem administrationen og VIP-medarbejderne. Keld M. Søndergaard sagde, at man må acceptere, at der kommer barske og også underlødige bemærkninger, når man giver mulighed for ucensureret og anonymt at komme med kommentarer på nettet. Man kunne have valgt at have en moderator samt tydeligt at gøre opmærksom på, hvad politikken er. Brian Bech Nielsen svarede, at erfaringerne giver anledning til at vurdere fremadrettet, hvordan kommentarfeltet bør håndteres. Der skal være plads til at ytre sig, men det bør ske på en respektfuld måde. Christina Breddam foreslog, at man næste gang kan overveje alternative måder at indhente informationer på, da det også er med til at tegne billedet af AU udadtil. Ad pkt. 5 - Høringsproces for forslagene Udvalget drøftede, om der skulle udarbejdes et fælles eller et opdelt høringssvar. Det blev besluttet, at medarbejderrepræsentanterne udarbejder et udkast, som drøftes på ASU-mødet den 11. september I den forbindelse vil det blive besluttet, om synspunkterne er så sammenfaldende, at ledelsesrepræsentanterne i udvalget kan tilslutte sig medarbejderrepræsentanternes udkast. Brian Bech Nielsen tilkendegav, at han vil holde sig uden for ledelsesrepræsentanternes drøftelse. Ad pkt. 6 - Eventuelt Intet til dette punkt.