Referat af 1. marts 2017

Transkript

1 Botigsamarbejdet på Vestegner Referat af 1. marts 2017 Bestyrelsesmøde nr. 104 i BO-VEST Onsdag den 1. marts 2017 kl Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Kirsten Mogensen Jørgen Fahlgren Allan Nielsen, Biba Schwoon, Hans Holm Kim Corlin (medarbejdervalgt) Thomas Helsted (observatør) Afbud fra: Hugo Thuge Fra Administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Øvrige deltagere: Bent Frederiksen, økonomichef og vicedirektør Under punkt 2 og 3: Martin Kristiansen, kommunikationsansvarlig og Marianne Nimb Quist Melkjorsen, kommunikationsmedarbejder Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Præsentation af den nye hjemmeside Årsberetning 2016: Tekster til orientering samt godkendelse af forsidebillede Udkast til regnskab Budget: Udkast til budget 2018 og prisblad Status på flytningen til Hartmanns Pakhus Status på Handlingsprogram Forslag til Handlingsprogram Andelshaveroverenskomst: Godkendelse af ændring Forslag til repræsentantskabet vedrørende vedtægtsændringer: Godkendelse Forberedelse af repræsentantskabsmødet...10

2 12. Direktionens beretning...12 Status på effektiv drift...13 Status på digitalt beboerdemokrati...14 Almene Boligdage Orientering om helhedsplanen for gårdhusene i AB Syd...14 Kredskonferencer Tur til folkemødet Nyt om navne Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Punkt 5 udgik. Bestyrelsen godkendte med den ændring dagsordenen. - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. Præsentation af den nye hjemmeside Bestyrelsen tog præsentationen til efterretning og roste hjemmesiden. - at bestyrelsen tager præsentationen til efterretning. Arbejdet med BO-VESTs nye hjemmeside begyndte i marts 2016 med analyser af, hvilke sider, der er de mest besøgte, og hvad brugerne leder efter. Analyserne har efter efter- følgende dannet grundlag for, hvordan hjemmesiden er struktureret og hvordan sider og forside er inddelt. 2

3 Det har desuden været højt prioriteret at få informationerne til at flyde i et direkte og tidssvarende sprog, ligesom der har været stort fokus på brugervenlighed. Billederne er en vigtig del af hjemmesiden, og de er udvalgt med stor omhu for at give et levende, visuelt indtryk af BO-VEST, de tre organisationer og afdelingerne - og de mange aktiviteter, der foregår. Hjemmesiden gik i luften den 8. februar. Der er mange besøgende, og BO-VEST har fået meget positiv feedback. Vores brugere er venlige at melde også småfejl og mangler ind, som tilrettes løbende. På mødet giver medarbejdere fra Kommunikation en præsentation af hjemmesiden. Link: 3. Årsberetning 2016: Tekster til orientering samt godkendelse af forsidebillede Bestyrelsen godkendte forsidebilledet af Robinielunden med de grønne buske i forgrunden. Bestyrelsen tog AB s og VA s beretninger til efterretning. - at bestyrelsen godkender administrationens forslag til forsidebillede - at bestyrelsen tager AB s og VA s beretninger til efterretning. Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmødet den 30. januar bestyrelsens og direktionens beretning og besluttede, at forsidebilledet skal være et motiv fra VA s nye afdeling Robinielunden. På dette møde skal bestyrelsen godkende administrationens forslag til forsidebillede, som vises på mødet. Desuden er AB s og VA s beretninger vedlagt til orientering. Tranemosegårds bestyrelse godkender først deres beretning på bestyrelsesmøde den 19. april. Kort Nyt om afdelingerne godkendes på organisationsbestyrelsesmøder i marts (AB og VA) og april (Tranemosegård) og fremlægges for BO-VESTs bestyrelse på mødet i april. De økonomiske sider, herunder resultatopgørelse og økonomiberetning, vil først være klar til bestyrelsesmøderne i de tre organisationer og BO-VEST i april.

4 BO-VEST Bestyrelsesmøde nr.104, 1. marts 2017 Tidsplan Tidspunkt Møde Godkendelse 30. januar Bestyrelsesmøde i BO-VEST Bestyrelses/direktions- beretning godkendt. om Robinielunden på forsiden. 8. og 9. februar Bestyrelsesmøder i VA og AB Beretninger godkendt. 1. marts Bestyrelsesmøde i BO-VEST 14. og 15. marts Bestyrelsesmøder i VA og AB 19. april Bestyrelsesmøde i Tranemosegård 24. april Bestyrelsesmøde i BO-VEST AB's og VA s beretninger til orientering. Godkendelse de små tekster om afdelingerne. Godkendelse af beretning og småteksterne om afdelingerne. Endelig godkendelse Inklusiv: økonomi og layout. Desuden orientering om Tranemosegårds beretning og småteksterne om afdelingerne. Bilag til orientering 3.1 AB s beretning 3.2 VA s beretning 4. Udkast til regnskab 2016: Orientering Bestyrelsen tog orienteringen om regnskab 2016 til efterretning. - at bestyrelsen tager orienteringen om regnskab 2016 til efterretning Det endelige regnskab vil blive forelagt bestyrelsen til godkendelse på mødet den 24. april. Regnskabet udviser et overskud på niveau med vurderingen i seneste prognose, som bestyrelsen tidligere har modtaget. 4

5 Tidsplan 1. marts: Første udkast til regnskab præsenteres for bestyrelsen 24. april: Endeligt regnskab præsenteres for bestyrelsen. Vurdering Det er administrationens vurdering, at første udkast til regnskab 2016 giver et retvisende billede af økonomien i Det glædeligt, at alt tegner til et overskud, dels fordi de tidligere år har været vanskelige, dels fordi 2016 har været forbundet med usikkerheder, blandt andet på grund af udgifterne til administrationsplatformen. 5. Budget: Udkast til budget 2018 og prisblad 2018 Budgettet var ikke klar, så punktet blev udsat til næste møde. 6. Status på flytningen til Hartmanns Pakhus Bestyrelsen tog status til efterretning. - at bestyrelsen tager status på flytningen til efterretning. Siden seneste møde i bestyrelsen er der sket følgende: Lejemålet er fremvist for medarbejderne den 27. januar, hvor der blev afholdt personalemøde i kantinen i Hartmans Pakhus Ultimo januar er vi påbegyndt planlægning af flytningen, herunder - Registrering af møbler, lamper og kunst - Opsigelse af diverse aftaler - Planlægning af nedpakning af tegningsarkiv / arkiv Der er i perioden arbejdet med indretning af arbejdsområder, fællesarealer og køkkenområder. I den kommende periode skal vi: Fortsætte med indretning af fællesarealer og køkkenområder Arbejde med indretning af kopirum og it-rum Indretning af mødelokaler Tage stilling til, hvad vi mangler af møbler og gennemføre et udbud af møbler og AV udstyr 5

6 Ombygningen af lejemålet i Hartmans Pakhus påbegyndes. Udlejer forventer at skulle bruge 3 til 3/4 måned til ombygning, så lokalerne kan stå klar i sidste halvdel af maj måned. Primo marts møde med udlejer af Malervangen om opsigelsesbetingelser Udbyde flytteopgaven til flyttefirma. 7. Status på Handlingsprogram Bestyrelsen tog status på Handlingsprogram til efterretning og roste, hvor effektivt det havde været som styringsprogram. - at bestyrelsen tager status på Handlingsprogram til efterretning. Repræsentantskabet vedtog på sit møde den 25. maj 2016 BO-VESTs Handlingsprogram for Stort set alle aktiviteter er igangsat, men nogle er stadig uafsluttede og foreslås videreført til næste periode. Der er også projekter, der af forskellige årsager ikke er kommet i gang, det gælder bl.a. handlingspunktet om den brede synliggørelse af BO-VESTs initiativer inden for alment samfundsansvar ikke udført, og kommunikationsstrategien og projektet "Administrator for flere boliger. Projekterne foreslås overført til det nye handlingsprogram, jf. dagsordenens punkt 6. Vurdering Det er administrationens vurdering, af Handlingsprogram har været et godt og operationelt arbejdsprogram, hvor projekterne har peget mod nogle klare målsætninger, således at BO-VEST samlet set er rykket sig i den retning, bestyrelsen har afstukket. Bilag: 7.1 Handlingsprogram Status på Handlingsprogram Forslag til Handlingsprogram Bestyrelsen havde følgende kommentarer til administrationens forslag til Handlingsprogram : 6

7 Handlingspunktet om Antenneforeningen: Bestyrelsen bad om, at det tilføjes, at Antenneforeningen er en sideaktivitet under Tranemosegård. Bestyrelsen godkendte med ovenstående kommentar forslaget til Handlingsprogram BO-VESTs handlingsprogram bygger ligesom sidst på fire målsætninger: Mest mulig kvalitet for færrest mulige penge, Øget serviceniveau for beboere og beboerdemokrater, Kendt for gode og attraktive boliger og boligområder og Vi tager alment samfundsansvar. Disse målsætninger, der understøtter strategien, er valgt ud fra drøftelser af, hvad det er, der skal til for at vi kan opfylde visionen om BO-VEST som førende. De fleste handlingspunkter er nye, men nogle få er videreført fra sidste periode. Enten fordi de ikke er kommet i gang (jf- punktet ovenfor), eller fordi de endnu ikke er afsluttede, hvilket for eksempel gælder effektiv drift-projektet. Handlingspunkterne har for størstedelen noget at gøre ned effektivisering, service og kommunikation. Det er vigtigt, når BO-VEST arbejder med effektivisering, bl.a. gennem øget digitalisering og nye arbejdsgange, at det sker med det for øje, at servicen ikke må forringes, men at serviceniveauet derimod så vidt muligt skal øges. Samtidig kan effektivisering og digitalisering kun blive en succes, hvis der er opmærksomhed om at kommunikere klart og tydeligt. Punkterne er desuden udvalgt, så de imødekommer tilfredshedsundersøgelsens resultater. Her tænkes især på projekt service og kommunikationspunkterne. De punkter, administrationen foreslår til Handlingsprogram er: Mest muligt for pengene: Videreføres fra sidste år - Effektiv drift - Administrator for flere boliger - muligheder og køreplan Nye projekter - Flytning til Hartmanns Pakhus - Personsdataforordningen, med nye administrative procedurer og forretningsgange Øget serviceniveau for beboere og beboerdemokrater Videreføres fra sidste år - Formidling af økonomidata - Ny kommunikationsstrategi for BO-VEST 7

8 BO-VEST Bestyrelsesmode nr. 104, 1. marts 2017 Nye projekter - Projekt service - Strategi for effektiv og serviceorienteret administration af Antenneforeningen af 1986 Kendt for gode og attraktive boliger og boligområder Nye projekter - Kommunikation om afdelingernes faciliteter Alment samfundsansvar Videreføres fra sidst - Synliggørelse af indsats for alment samfundsansvar Vurdering Med fremrykningen af serviceprojektet - hvilket bl.a. er foranlediget af tilfredshedsunder- søgelsen - så det kører sammen med det store effektiv drift-projekt og det omfattende administrative persondataprojekt afspejler handlingsprogrammet den balance mellem effektivisering og øget service, som BO-VEST arbejder for. Desuden vil der med kommunikationspunkterne også være den nødvendige opmærksomhed på formidlingen. Bilag 8.1 Forslag til Handlingsprogram Andelshaveroverenskomst: Godkendelse af ændring Bestyrelsen godkendte den nye version af andelshaveroverenskomsten, som videresendes til A B s, Tranemosegårds og VA s bestyrelser til hhv. godkendelse og orientering. - at bestyrelsen godkender administrationens forslag til en ny version af andelshaveroverenskomsten. På bestyrelsesmødet den 30. januar godkendte bestyrelsen administrationens forslag til en ændret andelshaveroverenskomst. Efterfølgende har VA s bestyrelse i forbindelse med deres behandling af overenskomsten gjort opmærksom på endnu et afsnit, der burde ændres, da teksten er utidssvarende i forhold til bestyrelsens nuværende sammensætning. Administrationen foreslår derfor følgende yderligere ændringer: 3, afsnit 6 udgår. Teksten er: De af andelshaverne udpegede bestyrelsesmedlemmer er ved valg af næstformænd forpligtet til at stemme således, at hver andelshaver er repræsenteret i bestyrelsen med 8

9 formand eller en næstformand, idet en andelshaver ikke kan være repræsenteret i bestyrelsen med mere end 1 formand eller næstformand. 3, afsnit 3 ændres fra: "Formand og næstformand vælges direkte af repræsentantskabet blandt de udpegede og repræsentantskabets medlemmer. til: "Formand og næstformand vælges direkte af repræsentantskabet blandt de udpegede og repræsentantskabets medlemmer, idet en andelshaver kun kan bestride én af disse poster. Hvis BO-VESTs bestyrelse godkender forslaget til andelshaveroverenskomst med den seneste ændring, får AB s bestyrelse forslaget til fornyet godkendelse på møde i marts. VA s og Tranemosegårds bestyrelser godkendte på deres bestyrelsesmøder i februar forslaget, underforudsætning af at den sidste ændring kom med, så de vil få en ny overenskomst til orientering. Tidsplan 1.marts: BO-VESTs bestyrelse behandler nyt forslag Hvis det nye forslag godkendes: 14. marts: VA orienteres om den version, der blev godkendt af BO-VESTs bestyrelse den 1. marts 15. marts: AB behandler ny version 19. april: Tranemosegård orienteres om den version, der blev godkendt af BO- VESTs bestyrelse den 1. marts Vurdering Administrationen vurderer, at der bør ske en tilpasning af andelshaveroverenskomsten med andet end den ændrede bindingsperiode, fordi det er vigtigt, at de formelle dokumenter så vidt muligt er i overensstemmelse med gældende regler og praksis. Den sidste foreslåede ændring bidrager til dette. Det er vigtigt, at administrationen sørger for, at den oprindelige andelshaveroverenskomst bevares, og at der i fremtidige tilpassede versioner altid henvises bagud. 10. Forslag til repræsentantskabet vedrørende vedtægtsændringer: Godkendelse Bestyrelsen godkendte det fremlagte forslag til indstilling til repræsentantskabet om vedtægtsændring. - at bestyrelsen godkender det fremlagte forslag til indstilling til repræsentantskabet. 9

10 BO-VEST Bestyrelsesmøde nr.104, 1. marts 2017 Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmødet den 30. januar 2017 følgende vedtægtsændringer: Flytning af kommune, 1 stk. 2 Det blev godkendt, at der ændres fra: "Organisationen har hjemsted i Albertslund kommune til: "Organisationen har hjemsted i Glostrup Kommune. Andelshaveroverenskomsten, 4 stk. 6. Det blev godkendt, andelshaveroverenskomsten kan opsiges med 18 måneders skriftligt varsel fra den 1. juli Digitalisering, 8, stk. 1 og 9, stk. 1. Det blev godkendt at tilføje Normalvedtægtens nye ordlyd "Efter aftale med et repræsentantskabsmedlem kan indkaldelse af dette medlem ske elektronisk. Vedtægtsændringer skal fremlægges til godkendelse på BO-VESTs ordinære repræsentantskabsmøde den 31. maj Administrationen har udarbejdet et forslag til indstilling, som er vedlagt som bilag. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af administrationsorganisationen kan kun vedtages, hvis 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end 2/3 mødt, men mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden 2 uger. På dette møde kan forslaget - uanset antallet af fremmødte - vedtages, hvis 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Det blev på bestyrelsesmøde den 30. januar besluttet, at det ekstraordinære repræsentantskabsmøde holdes den 8. juni 2017, hvis der bliver behov for det. Bilag 10. Forslag til indstilling til BO-VESTs repræsentantskab 2017 om vedtægtsændring. 11. Forberedelse af repræsentantskabsmødet Dagsorden Bestyrelsen godkendte følgende dagsorden - fremlæggere er nævnt i parentes. 1. Godkendelse af dagsorden. (Vinie Hansen) 2. Valg af dirigenter (Vinie Hansen) 3. Godkendelse af forretningsorden for repræsentantskabet (dirigenter) 4. Valg af stemmetællere (dirigenter) 5. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. (Vinie Hansen) 10

11 6. Godkendelse af årsregnskab (Bent Frederiksen) 7. Godkendelse af budget for 2018 samt prisblad. (Bent Frederiksen) 8. Bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer (Allan Nielsen) 9. Behandling af eventuelt indkomne forslag 10. Status på BO-VEST, herunder status på effektiv drift-projektet. (Ulrik Brock Hoffmeyer) 11. Godkendelse af Handlingsprogram for BO-VEST. (Ulrik Brock Hoffmeyer) 12. Præsentation af Kursusprogram (Dorthe Larsen) 13. Valg af næstformand. (Vinie Hansen) 14. Valg af bestyrelsesmedlemmer. (Vinie Hansen) 15. Valg af suppleanter. (Vinie Hansen) 16. Valg af revisor. (Ulrik Brock Hoffmeyer) 17. Eventuelt. Forretningsorden Ingen ændringer Valgene Næstformand: Bestyrelsen indstillede Dorthe Larsen til næstformand. Medlemmer: Bestyrelsen indstillede Hugo Thuge til genvalg, mens Jørgen Fahlgren ikke ønskede at genopstille Dirigenter Jens Ellesøe og Niles-Erik van Zeijst blev foreslået som dirigenter. Administrationen kontakter de foreslåede dirigentemner. Stemmetællere Der vælges en fra hver organisation. - at bestyrelsen godkender den vedlagte dagsorden - at bestyrelsen beslutter, hvem der fremlægger de forskellige dagsordenspunkter - at bestyrelsen planlægger valgene - at bestyrelsen overvejer dirigenter og stemmetællere. Dagsorden: Bestyrelsen skal på nuværende tidspunkt tage stilling til dagsordenens udformning 11

12 BO-VEST Bestyrelsesmøde nr.104, 1. marts 2017 (udkast til dagsorden er vedlagt) samt beslutte, hvem der tager sig af de enkelte punkter. Sidste frist for udsendelse af dagsorden med almindelig post er den 26. april. På repræsentantskabsmødet i 2013 blev det besluttet, at materialet til repræsentantskabsmødet leveres digitalt - dog kan medlemmer bede om at få tilsendt det på papir. Dette har fungeret uden problemer i både 2014, 2015 og Administrationen foreslår, at første udgave af dagsordenen ligesom de tidligere år sendes på papir til alle, og at de medlemmer, der ønsker at modtage dagsorden 2 inkl. alle bilag på papir, giver besked til administrationen. Det er tanken, at der i lighed med tidligere år oprettes et "repræsentantskabsrum på hjemmesiden - med adgangskode. Forretningsorden: Forretningsorden for repræsentantskabet er vedlagt. Det er administrationens vurdering, at der ikke er behov for ændringer. Valg: Følgende er på valg i BO-VESTs bestyrelse: - Næstformand Dorthe Larsen - Bestyrelsesmedlemmerne Hugo Thuge og Jørgen Fahlgren - Suppleanterne Torben Saxtorff (førstesuppleant) og Kurt Andersen (andensuppleant). Dirigenter og stemmetællere: På repræsentantskabsmødet i 2016 var Jens Ellesøe og Torben Saxtorff dirigenter, og hver organisation stillede en stemmetæller til rådighed. Bilag 11.1 Udkast til dagsorden for repræsentantskabsmøde Referat af repræsentantskabsmøde Forretningsorden for repræsentantskabet, godkendt Direktionens beretning Bestyrelsen kommenterede: Udbud og indkøb Bestyrelsen foreslog et årligt møde om indkøb/udbud, samt en status på indkøbsfunktionens arbejde med deltagelse af afdelingsbestyrelsesrepræsentanter og ejendoms- ledere/mestre fra afdelingerne. Stikprøvekontrol af Udbetaling Danmark-fejl Bestyrelsen rykkede for resultatet af administrationens stikprøvekontrol. 12

13 BO-VEST Bestyrelsesmøde nr.104, 1. marts 2017 Bestyrelsen tog herefter direktionsberetningen til efterretning. - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Status på effektiv drift Alle afdelingsbestyrelser har haft besøg af Ulrik Hoffmeyer og Jeannette Pagh Schuler, og der har været afholdt møder med medarbejderne i afdelingerne og i administrationen Ideerne fra både afdelingsbestyrelser og medarbejdere bliver samlet i et idékatalog for hele BO-VEST og en effektiviseringsplan for hver enkelt afdeling. Der arbejdes på nuværende tidspunkt med idékataloget, som skal kvalificeres af effektiviseringsudvalget den 16. marts og derefter behandles af bestyrelserne i april. Ideerne samler sig under følgende tematikker: Samarbejde og samdrift fx sammenlægning af ejendomskontorer og teamopdelt fællesdrift Smartere drift fx insourcing, udvikling af medarbejderkompetencer, brug af robotteknologi og optimering af arbejdsprocesser Affaldshåndtering og energibesparelser fx smartere affaldssystemer, LED-belysning og vandbesparende vaskerier Disponering af maskiner og grønne områder fx fælles maskinparker, leje af maskiner og udlicitering IT og digitalisering fx en beboer-app, bedre og hurtigere IT og digital opgavestyrring Indkøb/udbud fx fælles udbud på istandsættelse af flytteboliger, rengøring, håndværkerydelser og leverandørydelser. Tidsplan o Februar-april: Administrationens gennemgang af materiale fra møder. Udarbejdelse af idékatalog. Udarbejdelse af udkast til effektiviseringsplaner for afdelingerne 16. marts: Første møde i effektiviseringsudvalget: Kvalificering af idékatalog April: Forelæggelse af idékatalog for BO-VESTs bestyrelse og organisationsbestyrelserne Uge 17: Andet møde i effektiviseringsudvalget: Kvalificering af effektiviseringsplaner. Uge 19 eller 20: Forelæggelse af effektiviseringsplaner for BO-VESTs bestyrelse og organisationsbestyrelserne. Evt. ekstraordinære bestyrelsesmøder Juni: Forelæggelse af effektiviseringsplaner for afdelingsbestyrelserne. Udarbejdelse af udkast til afdelingsbudgetter for 2018 September: Behandling af budget 2018 på afdelingsmøderne. 13

14 BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 104, 1. marts 201 / Status på digitalt beboerdemokrati Der er afholdt kursus om digitalt beboerdemokrati, hvor bestyrelsesmedlemmer fra Gadekæret og Blommegården deltog. Deltagerne viste stor interesse for digitalt beboerdemokrati, men vil gerne se tiden lidt an, før de kaster sig ud i det. Projektansvarlig hos BO-VEST, Dina Staal, har besøgt Hyldespjældet og har aftalt besøg i Galgebakken 16. marts, med henblik på at gennemgå vejledningen og svare på spørgsmål. Almene Boligdage 2017 Almene Boligdage 2017 holdes i Århus. Dagene bliver lidt folkemødeagtige med oplæg, debatter og dialog forskellige steder i byen. Det overordnede tema er, hvordan den almene sektor bidrager til udviklingen af det danske velfærdssamfund. Oplæg/stand BL bad i efteråret 2016 om konkrete eksempler og forslag til emner fra boligorganisationerne. På bestyrelsesmødet den 26. september 2016 besluttede bestyrelsen, at BO VEST skulle melde sekundavand til central køling, toiletskyl og tøjvask og Bloklandrenoveringen med bl.a. Børn bygge Blokken ind som forslag. BL har i februar henvendt sig til BO-VEST og bedt om en uddybning af de to forslag, så administrationen arbejder p.t. med at finde ud af, i hvilken form emnerne skal præsenteres, og hvad de mere konkret skal handle om. Bestyrelsen vil løbende blive holdt orienteret. Tilmelding til Almene Boligdage BL har i uge 7 åbnet for tilmelding til Boligdagene i Århus, sidste frist er den 1. september. Prisen er 3200 kr. ekskl. transport og hotel. Orientering om helhedsplanen for gårdhusene i AB Syd Omkring halvdelen af beboerne i Lærkens Kvarter i AB Syd (ca. 40 gårdhuse) er nu flyttet tilbage efter endt genhusning, og i denne forbindelse har en del beboere udtrykt deres utilfredshed med byggesagens forløb via lukkede facebookgrupper og i skriftlige henvendelser/klager til administrationen. Utilfredsheden handler blandt andet om fejl og mangler, forsinkelser, ændringer i projektet, ventilation og skimmel, manglende vandtryk, ikke færdiggjorte haver og udearealer samt om huslejestigninger. For at imødekomme utilfredsheden samt indgå i direkte dialog med de berørte beboere, inviterede administrationen beboerne i Lærkens Kvarter til informationsmøde den 9. februar På dagsordenen var baggrund forforløbet, den fremadrettede, ændrede proces og tydeliggørelse af projektets rammer. Beboerne var blevet opfordret til at indsende skriftlige spørgsmål på forhånd, og på mødet blev et omfattende spørgsmål/svar ark udleveret til deltagerne. Dette ark samt de anvendte dias fra mødet kan ses på På mødet blev der desuden stillet en række spørgsmål, og disse samt svar herpå vil i uge 9. blive tilgængelige sammen med referatet af mødet. 14

15 BO-VEST Bestyrelsesmøde nr.104, 1. marts 2017 Der var ca. 65 beboere samt repræsentanter fra rådgiverne, entreprenørerne og fra BO-VEST til stede, og mødet forløb i en god tone. Bestyrelsen vil få eftersendt et notat, der nærmere beskriver udfordringerne i sagen. Kredskonferencer Kreds 2-konferencen blev afholdt den januar, og der var 2 deltagere fra vores afdelinger. Kreds 9-konferencen holdes den marts med ca. 30 deltagere. Konferencerne evalueres på næste møde. Tur til folkemødet Bestyrelsen besluttede på mødet den 30. januar at deltage på Folkemødet på den éndagstur den 16. juni. Følgende deltager: Biba Schwoon, Flugo Thuge, Jørgen Fahlgren og Thomas Flelsted. Vinie Hansen deltager i regi af BL. Fra administrationen deltager Ulrik Hoffmeyer og Jette Stenholt. Nyt om navne Tiltrædelser Afdelingerne: Danni Jensen, ejendomsservicetekniker, AB Syd, 1. februar Morten Peter Busk Martinussen, cafémedarbejder, Cafe februar Fratrædelser Administrationen: Simon Tornø Olesen, controller, Økonomiafdelingen, 28. februar. 13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der var ingen henvendelser. - at bestyrelsen drøfter eventuelle henvendelser. Der var ingen henvendelser ved udsendelse af dagsordenen. 14. Punkter til næste møde Der er følgende punkter til næste møde: - Budget - Endeligt regnskab. 15

16 - at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 15. Næste møde og kommende møder Næste ordinære bestyrelsesmøde: Mandag den 24. april Bestyrelsesmøder i 2017 Bestyrelsesm øder: Torsdag den 27. april (i tilfælde af behov for ekstra regnskabsgodkendelse) Torsdag den 18. maj (i tilfælde af forslag) Mandag den 12. juni Onsdag den 6. september Onsdag den 11. oktober Onsdag den 22. november Repræsentantskabsmøde: Onsdag den 31. maj 2017 Evt. ekstraordinært repræsentantskabsmøde Torsdag den 8. juni Kreds 9 konference marts Folkemødetur 16. juni Indvielse at de nye kontorlokaler 8. september BO-VEST-konference september Almene Boligdage november. 16. Eventuelt Der var intet.

17 Glostrup, den 1. marts 2017 Jørgen Fahlgren Hugo Thuge Kim Corlin 17