Periode- og årsafslutning for bevillingspiloterne. retningslinjer for de institutioner, der modtager omkostningsbevillinger

Transkript

1 Periode- og årsafslutning for bevillingspiloterne retningslinjer for de institutioner, der modtager omkostningsbevillinger på finansloven for 2006 Økonomistyrelsen - december

2 Periode- og årsafslutning for bevillingspiloterne Indholdsfortegnelse 1. Indledning Indledning Målgruppe, afgrænsning og hjemmel Læsevejledning Ændringer i forhold til vejledning af december Beskrivelse af processen Nyt som følge af bevillingsreformen Afstemning af de likvide konti og ekstraordinære afdrag Ny bevillingsafregning, reserveret bevilling og resultatdisponering Regnskabsrapporterne og kravspecifikationen Primoposter og årets driftsposteringer i økonomisystemet (input) Afslutning af periode eller regnskabsår (trin 1) Indledende gennemgang og afstemning af regnskabet (trin 2) Oversigt over afstemningsopgaver Selve afstemningerne Efterposteringer (trin 3) Institutionens efterposteringer Afsluttende afstemning af regnskabet (trin 4) Godkendelse af regnskabet (trin 5) Årsafslutningskørslen (trin 6) Ultimobalance og resultatopgørelse (output)...17 Bilag 1: Skemaer til bevillingsafregning for pilotinstitutioner Bilag 2: Vejledning i bevillingsafregning 2006 for bevillingspiloter Resultatopgørelsen...23 Generelt om skemaerne Resultatdisponering Opgørelse af reserveret bevilling Opgørelse af egenkapital Sammenhæng til indtastning af bevillingsafregning i SB...30 Sådan indtastes informationerne fra skemaerne i SB systemet...30 Afsluttende kontrol af indtastningerne...30 Bilag 3: Kravspecifikation til regnskabsrapporterne...31 Resultatopgørelse...31 Resultatdisponering...32 Balance...32 Egenkapitalforklaring...34 Immaterielle anlægsaktiver...35 Materielle anlægsaktiver...36 Pengestrømsopgørelse (viser opgørelse over pengestrømme i finansåret)...37 Fejlrapport: Oversigt over konti der ikke må anvendes

3 1. Indledning 23 institutioner modtager omkostningsbaserede bevillinger på finansloven for Disse institutioner skal derfor aflægge et regnskab, der adskiller sig fra statens øvrige institutioner. Dette betyder samtidig, at der vil være aktiviteter i forbindelse med årsafslutningen, som kun de 23 institutioner skal udføre i Denne vejledning beskriver årsafslutningen for de institutioner, der modtager omkostningsbaserede bevillinger på finansloven for En stor del af arbejdet i forbindelse med årsafslutningen ændres ikke ved overgangen til omkostningsbaserede bevillinger. Det er stadig vigtigt, at institutionen får udført de relevante afstemningsopgaver vedrørende væsentlige og risikofyldte poster korrekt, så regnskabet ved periode- og årsafslutningen udtrykker et korrekt billede af institutionens drift. Dette beskrives derfor kort i vejledningen. Vejledningen beskriver imidlertid også de nye forhold, som følger af bevillingsreformen. Disse opgaver vedrører primært afstemningsopgaver i forbindelse med den nye likviditets- og finansieringsmodel samt opgaver vedrørende den ændrede bevillingsafregning, der indeholder både en reservation af bevillingen samt en resultatdisponering. Derudover bevirker bevillingsreformen, at selve regnskabet får et lidt anderledes udseende Det skal bemærkes, at der også er opgaver, der falder bort ved overgangen til omkostningsbaserede bevillinger. Institutionerne skal ikke lave et udgiftsbaseret regnskab, ligesom der heller ikke skal laves en omregning fra det omkostningsbaserede regnskab til det udgiftsbaserede regnskab Målgruppe, afgrænsning og hjemmel Vejledningen henvender sig til medarbejdere, der er involveret i processen vedrørende periode- og årsafslutningen. Vejledningen kan bruges af de institutioner, der modtager omkostningsbaserede bevillinger på finansloven for Der er dog ikke i vejledningen taget hensyn til de særlige bestemmelser, der gælder for Statens Serum Institut. Reglerne for udarbejdelse af institutionens årsrapporterne fremgår hovedsageligt af: Lov om statens regnskabsvæsen mv. (nr. 131 af 28. marts 1984) Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv. (nr af 13. december 2004) Vejledning om bevillingsafregning Vejledning om udarbejdelse af årsrapport Cirkulære om forsøg med omkostningsbevillinger 1.3 Læsevejledning Vejledningen indledes med en beskrivelse af processen i forbindelse med årsafslutningen. Derefter følger et afsnit, der beskriver de nye forhold, der følger af bevillingsreformen. Hvis institutionen ellers kender til de øvrige procedurer omkring årsafslutningen, er afsnittet omkring de nye forhold i princippet det eneste, som der behøves at blive læst. 3

4 Vejledningen er efterfølgende opbygget således, at den anviser den rækkefølge, i hvilken man skal udføre årsafslutningen. Derfor består vejledningen af seks trin, der beskriver processen. Beskrivelsen af disse seks trin kan læses af alle, der er involveret i arbejdet med årsafslutningen. Vejledningen indeholder desuden bilag vedrørende bevillingsafregningen. Her specificeres og forklares enkelte af trinene nærmere. Bilagsmaterialet kan læses af dem, der er involveret i lige netop det specifikke trin af processen. Desuden vises i bilagsmaterialet en kravspecifikation til de regnskabsrapporter, som institutionen skal benytte i forbindelse med årsrapporten. 1.4 Ændringer i forhold til vejledning af december 2005 I afsnit 3.1 er indsat en beskrivelse af hvordan likvide transaktioner behandles i supplementperioden. Opdelingen i reserveret bevilling løn og øvrig er nævnt i forbindelse med til bevillingsafregningen for Endvidere udgår de tidligere bilag 1 og 2, Oversigt over afstemningsopgaver og Eksempler på udvalgte afstemningsopgaver,de erstattes af en revideret beskrivelse i afsnit 6, med særlig fokus på afstemninger i relation til omkostningsregnskaber og en kort beskrivelse af de overordnede krav der er til de afsluttende afstemninger under afsnit 8 (trin 4) Der er indsat et nyt bilag 1 og 2, der indeholder de skemaer der skal anvendes i forbindelse med bevillingsafregningen for 2006, og en vejledning til denne. 2. Beskrivelse af processen Udgangspunktet for processen er primoposterne og årets driftsposteringer i økonomisystemet. Årsafslutningen indledes herefter med, at der åbnes et nyt år i økonomisystemet og gammelt regnskabsår lukkes. Det bevirker, at bogføring der foretages i gammelt år efter lukningen markeres særskilt som efterposteringer Det næste trin i processen er en indledende gennemgang og afstemning af regnskabet. Her udføres en række afstemningsopgaver Nye punkter ved indførslen af omkostningsprincipper omhandler afskrivninger, nedskrivninger, hensættelser og systematiske periodiseringer. Efter den indledende afstemning af regnskabet foretages en række efterposteringer. Her skal institutionen bogføre de posteringer, der følger af afstemningen. Desuden skal der i denne forbindelse gøres overvejelser vedrørende omkostningsfordeling. Behovet herfor afhænger af specifikationen i den løbende bogføring, og institutionens rapporteringsbehov. Dette kan give anledning til et behov for yderligere efterposteringer. Derefter udføres den endelige afstemning af regnskabet. Når den afsluttende afstemning er foretaget, kan regnskabet nu godkendes. Her spiller de budgetansvarlige i institutionen en aktiv rolle. De budgetansvarlige og de regnskabsførende godkender regnskabet og oplyser over for ledelsen, at regnskabet er gennemgået for fuldstændighed og rigtighed. Det sidste trin i processen er årsafslutningskørslen. Her afsluttes regnskabet ved at resultatopgørelsens poster overføres til egenkapitalen. Efter årsafslutningsprocessen har institutionen nu en ultimobalance og en resultatopgørelse. 4

5 Processen kan opdeles i seks trin og skal udføres i følgende rækkefølge: Input: Primoposter og årets driftsposteringer i økonomisystemet Trin 1: Afslutning af periode eller regnskabsår Trin 2: Indledende gennemgang og afstemning af regnskabet Trin 3: Efterposteringer Trin 4: Afsluttende afstemning af regnskabet Trin 5: Godkendelse af regnskabet Trin 6: Årsafslutningskørslen Output: Ultimobalance og resultatopgørelse De nye omkostningsbaserede regnskabsprincipper Overgangen til et omkostningsregnskab betyder, at regnskabet omfatter både en resultatopgørelse og en balance. Efter udgiftsprincippet blev de fleste anskaffelser (køb af aktiver) bogført som en udgift og optrådte derfor ikke med en værdi i balancen. Undtagelsen var aktiver købt over en anlægsbevilling. Med udgiftsprincippet blev der ikke foretaget løbende afskrivninger, da hele anskaffelsessummen blev udgiftsført på anskaffelsestidspunktet. Generelt vedrører de nye opgaver, der skyldes omkostningsprincipperne, primært: Afskrivninger Nedskrivninger Hensættelser Periodiseringer Ovennævnte poster er mere grundigt beskrevet i procesvejledning nr.6 Overgang til drift Afskrivninger foretages løbende på anlægsaktiverne i et omkostningsbaseret regnskab. Afskrivninger vedrører posterne immaterielle og materielle anlægsaktiver på balancen. På resultatopgørelsen giver dette sig udslag i posten afskrivninger. Nedskrivninger af aktiver skal ske, hvis den bogførte værdi er for høj jf. regnskabsreglerne i Finansministeriets Økonomisk Administrativ Vejledning og procesvejledning nr.4 Værdiansættelse. 5

6 På balancen foretages nedskrivninger for immaterielle og materielle anlægsaktiver, hvis betingelserne herfor er opfyldt. Hvis institutionen har lagre nedskrives disse hvis der er indikation af ukurans. Dette har betydning for posten varebeholdninger. På resultatopgørelsen påvirker nedskrivninger posten nedskrivninger. Det er vigtigt at bemærke, at der i forbindelse med nedskrivninger skal anlægges en væsentlighedsbetragtning. Institutionen bør se på balancen som helhed for at vurdere, om der er aktivitetsområder, hvor aktiverne skal nedskrives, fx som led i en omorganisering eller nedlukning af udvalgte fagområder. Hensættelser kan fremkomme, hvis der fx er oplysninger om debitorer der nødvendiggør hensættelse til forventet tab. Hensættelser påvirker balanceposten hensatte forpligtelser, mens de på resultatopgørelsen har betydning for posten Andre ordinære driftsomkostninger. Der kan herudover være behov for at hensætte til reetableringsforpligtelser ved indgåelse af lejemål, tabsgivende kontrakter, omkostninger ved nedlukning af aktiviteter mv. Periodiseringer sker også løbende, jævnfør procesvejledning 6 Overgang til drift. Derfor er det også her kun endelig afstemning og kontrol af de posterede poster, der skal foretages ved periode- og årsafslutningen. Periodiseringer påvirker posterne Tilgodehavender fra salg og tjenesteydelser, Andre tilgodehavender, Igangværende arbejder for fremmed regning, Forpligtelser overfor leverandører og Anden gæld samt Periodeafgrænsningsposter på balancen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at periodiseringer i princippet gælder for alle poster på resultatopgørelsen. Resultatopgørelsen er et udtryk for bevægelser i en given periode, så derfor flyttes omkostninger eller indtægter, der ikke hører til perioden, til den periode, de tilhører. Som eksempel er posten ændring i lagre på resultatopgørelsen i princippet resultat af en periodisering. Dette skyldes, at lagerforbruget skal henføres til den periode, hvor det er forbrugt, og ikke den periode, hvor det er købt. 3. Nyt som følge af bevillingsreformen I dette afsnit gennemgås de forhold vedrørende årsafslutningen, der er nye pga. bevillingsreformen. Afsnittet beskriver derfor følgende forhold: Afstemning af de nye likvide SKB-konti og ekstraordinære afdrag Ny bevillingsafregning Ny opstilling af regnskabet og kravspecifikation 3.1 Afstemning af de likvide konti og ekstraordinære afdrag Den nye likviditets- og finansieringsordning, der følger af bevillingsreformen giver institutionerne en række nye muligheder til at foretage driftsøkonomiske beslutninger. Samtidig er der opstillet nye disponeringsregler, som skal sikre, at institutionerne benytter den nye tilgang til likviditet og finansiering på en hensigtsmæssig måde. Disponeringsreglerne er beskrevet i følgende publikationer: Cirkulære om forsøg med omkostningsbevillinger af 21. december 2004 Vejledning om Ny statslig likviditets- og finansieringsordning 6

7 I tabel 3.1 gives en kort opsummering og beskrivelse af de nye disponeringsregler, der har betydning for årsafslutningen. Cirkulærets 9 og i finanslovens anmærk- Tabel 3.1. Disponeringsregler for likviditets- og finansieringsordningen Regel: Beskrevet i: Lånerammen Institutionens gæld på den langfristede gæld, bygge- og IT-kreditten samt finansieringskontoen må ikke overskride den på finansloven fastsatte låneramme ninger Soliditetskrav Den uforrentede konto (FF5) Institutionens langfristede gæld og bygge- og IT-kredit må ikke overstige værdien af de materielle og immaterielle anlægsaktiver En gang årligt skal den uforrentede konto afstemmes så følgende forhold er opfyldt Den uforrentede konto (FF5) = hensatte forpligtelser nettoomsætningsformuen (ekskl. FF7-kontoen) Cirkulærets 10 Vejledning om Ny statslig likviditets- og finansieringsordning Den langfristede gæld (FF4) Bygge- og IT-kreditten (FF6) I løbet af året må den uforrentede konto kun benyttes efter aftale med ressortdepartementet Den langfristede gæld skal altid være lig summen af posterne: færdiggjorte udviklingsprojekter erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. grunde, arealer og bygninger infrastruktur produktionsanlæg og maskiner transportmateriel inventar og IT-udstyr Institutionen skal tilpasse optagelsen og afdragene på den langfristede gæld efter disse balanceposter. Forholdet skal være opgjort ved udgangen af hvert kvartal. Bygge- og IT-kreditten skal altid være lig summen af posterne: udviklingsprojekter under opførelse igangværende arbejder for egen regning Institutionen skal tilpasse optagelsen af bygge- og ITkreditten samt overførelsen til den langfristede gæld efter disse balanceposter. Forholdet skal være opgjort ved udgangen af hvert kvartal. Vejledning om Ny statslig likviditets- og finansieringsordning Vejledning om Ny statslig likviditets- og finansieringsordning Disponeringsreglerne i tabel 1 vedrører afstemningen af de likvide SKB-konti i forhold til en række andre konti på balancen. Grundlæggende er det derfor vigtigt at være opmærksom på følgende forhold i forhold til årsafslutningen. Udviser bygge og IT-kreditten (FF6) det rigtige beløb? Er der foretaget afdrag på den langfristede gæld (FF4)? Er der sket den krævede afstemning af den uforrentede konto (FF5)? 7

8 I forbindelse med afstemningerne af de likvide konti skal det bemærkes, at efter den 31. december 2006 kan der ikke foretages likvide transaktioner vedrørende Dette skal institutionen tage højde for i forbindelse med behandlingen af den uforrentede konto, den langfristede gæld og byggeog IT-kreditten., således at den størst mulige del af afstemningerne er på plads inden den 31. december. Imidlertid er der efter den 31. december i supplementsperioden en række forhold, der vedrører regnskabet for det gamle år. Blandt disse forhold er fx selve reservationen af bevillingen og resultatdisponeringen, og der kan også foretages nedskrivninger i supplementsperioden. Ordinære transaktioner kan i supplementsperioden styres via intern opdeling af konti (7810 og 9710) tilgodehavender og kortfristet gæld, hvorefter der i nyt regnskabsår kan skabes sammenhæng til de korrekte likviditetskonti. Der kan herudover foretages afdrag på den langfristede gæld allerede i december, svarende til de forventede afskrivninger på anlægsaktiverne ultimo december, da afskrivningerne og dermed afdrag på den langfristede gæld er kendt fra forrige afskrivningsperioder i regnskabsåret. Det skal det beskrives i årsrapporten, hvis disponeringsreglerne ikke kan opfyldes præcist pga. ovennævnte forhold. Det skal ligeledes fremgå, hvilke balanceposter, der er årsagen til, at de gældende afstemninger ikke kan foretages. Samtidig skal det understreges, at virksomheden vil foretage de relevante likvide afstemninger ved den første givne lejlighed i det nye år. Institutionen kan ligeledes foretage ekstraordinære afdrag, efter at bevillingsafregningen er foretaget. Proceduren er, at institutionen i årsrapporten skriver, hvis den har tænkt sig at foretage ekstraordinære afdrag. Herefter foretages det ekstraordinære afdrag ved den første givne lejlighed i det nye år samtidig med, at der foretages de relevante afstemninger af de likvide konti. 3.2 Ny bevillingsafregning, reserveret bevilling og resultatdisponering Med overgangen til omkostningsbaserede bevillinger ændres bevillingsafregningen. Denne vil nu bestå af en reservation af bevillingen og af en resultatdisponering. Institutionen skal opgøre eventuelle reservationer af bevillingen i forbindelse med bevillingsafregningen. Samtidig vil der i forbindelse med bevillingsafregningen ske en resultatdisponering, hvor åres resultat fordeles på henholdsvis bortfald og overført overskud. Institutionerne foretager selv reservationen af bevillingen. Rigsrevisionen og ressortdepartementet kontrollerer reservationerne, mens Finansministeriet ikke involveres i vurderingen af reservationer. Årets resultat efter reservationen af bevillingen er dermed et udtryk for, hvad institutionen har tjent. Årets resultat efter reservation fordeles i forbindelse med resultatdisponeringen på hhv. bortfald eller overført overskud. Det er ressortdepartementet, der foretager denne fordeling. Reservationer og resultatdisponering foretages i det nuværende regnskabsår og være afsluttet inden regnskabsåret lukker den. 13. februar Institutionen kan med fordel foretage disponeringerne inden afslutningen af periode 13 a den. 29. januar

9 Da SB systemet endnu ikke er fuldt tilpasset omkostningsbevillinger vil reservation og resultatdisponering, også skulle indrapporteres til SB systemet i forbindelse med bevillingsafregningen. Der skal være overensstemmelse mellem det der bogføres og der indrapporteres til bevillingsafregningen. Reservation og resultatdisponering vil efterfølgende fremgå af både årsrapporter og statsregnskabet. Reservation og resultatdisponering skal indgå som en integreret del af institutionernes regnskab, så når institutionens ledelse og ressortdepartementet påtegner regnskabet, skriver de også under på, at reservationen og resultatdisponeringen er foretaget korrekt. Indholdet af den nye bevillingsafregning Reserveret bevilling Institutionen modtager bevillingen som en modydelse for at løse konkrete opgaver. Bevillingen indtægtsføres i resultatopgørelsen i 12-delsrater, og der følger likviditet med bevillingen. Den indtægtsførte bevilling på resultatopgørelsen behøver dog ikke at være helt den samme som bevillingen på finansloven. Hvis institutionen ikke har løst bestemte opgaver, reserveres bevillingen til disse opgaver. På balancens passivside opføres beløbet som en periodiseringspost under de kortfristede gældsforpligtelser. Den indtægtsførte bevilling i resultatopgørelsen nedreguleres tilsvarende, og likviditeten, der fulgte med bevillingen til de ikke-udførte opgaver, placeres på en uforrentet konto. I praksis sker indtægtsføringen således i to tempi. Den reserverede bevilling vil stå i institutionernes balance som en særskilt post under gruppen kortfristet gæld. Den reserverede bevilling kan sammenlignes med en forudbetaling og er dermed ikke udtryk for noget, som institutionen har tjent. Overført overskud Det overførte overskud er den del af egenkapitalen, som institutionen frit kan disponere over. Det overførte overskud udgøres af de akkumulerede resultater til videreførelse, der fremkommer ved resultatdisponeringen på resultatopgørelsen. Reservation af bevillingen I forbindelse med bevillingsafregningen skal der ske en opgørelse af den reserverede bevilling. Institutionen skal her opgøre, hvorvidt der er opgaver, som den i regnskabsåret ikke nåede eller forsinkede. I så fald skal institutionen reservere en del af bevillingen til disse opgaver. Samtidig skal institutionen også opgøre, om den i regnskabsåret nåede de opgaver, som den tidligere havde reserveret en del af bevillingen til. I det følgende gives en beskrivelse af principperne for reservation af bevillingen. Generelt kan reservationen af bevillingen deles op i en tvungen reservation og en frivillig reservation. Tvungen reservation For det første kan reservationen være tvungen. Det betyder, at institutionerne kan have opgaver, hvor de nærmere økonomiske rammer for opgavens udførelse og opgavens karakter er fastsat på særbevillinger, ved aktstykker, i anden lovgivning eller i en politisk aftaletekst. Hvis disse opgaver ikke er påbegyndt eller afsluttet inden for finansåret, skal en del af bevilling reserveres svarende 9

10 graden af færdiggørelse. De reserverede midler indtægtsføres efterfølgende i takt med, at opgaven udføres. Frivillig reservation For det andet kan reservationen være mere frivillig, dvs. den følger ikke af anmærkningerne til finansloven, et aktstykke eller anden lovgivning. Det kan være opgaver beskrevet i resultatkontrakter, hvor der ligeledes er fastsat nærmere økonomiske rammer for gennemførelsen af opgaven. Frivillig reservation kan også ske i forbindelse med opgaver fastsat af institutionen selv. Ministerierne har stor selvstændighed i forhold til denne form for reservation. Formålet med denne selvstændighed er at gøre reservationskriterierne tilpas fleksible og realistiske. Fælles kriterier for begge typer reservation Uanset årsagen til reservationen, er det en betingelse, at opgaven, projektet eller formålet, der skal reserveres til, kan defineres forholdsvis konkret. Tilsvarende skal de økonomiske rammer for løsningen af opgaven være specificeret. Det betyder fx, at en institution ikke kan reservere midler til at varetage opgaver som er anført som et af hovedformålene, fordi dette formål er for overordnet. Derimod kan der fx godt reserveres bevilling på 2,0 mio. kr. til at nedbringe en pukkel af givne ubehandlede sager, såfremt en andel af de tidligere bevillinger har været afsat til dette formål. For at kunne reservere midler til en opgave er det endvidere en betingelse, at det skal være muligt efterfølgende at verificere, at opgaven er løst. Det forudsætter, at opgaven, projektet eller formålet, der skal reserveres til, er tilstrækkelig konkret defineret og dokumenteret Såfremt den opgave, der er reserveret midler til ikke er løst, skal de overskydende midler bevilget til opgaven reserveres. Størrelsen af den reserverede bevilling afhænger af opgavens færdiggørelsesgrad. Hvis opgaven endnu ikke er igangsat, reserveres den pågældende del af bevillingen, der var afsat til opgaven fuldt ud. Hvis opgaven er igangsat, men endnu ikke afsluttet, reserveres det, som der svarer til restbevillingen til pågældende opgave. Reservationen af bevilling til hvert enkelt formål skal dokumenteres. Konteringen af reservationen Når institutionen i forbindelse med bevillingsafregningen foretager reservationen af bevillingen kan dette ske ved brug af følgende konti. Tabel 3.2. Bevilling og indtægtsførelse af bevillingen Navision kontonavn Navision SKS Konto Årsafslut Konto Årsafslut Bevilling FL Bevilling TB/Aktstykker Anvendelse af tidl. reserv. bev. øvrige (kredit) Reservering af årets bevillinger øvrige (debet) Reserveret bevilling øvrige I forbindelse med bevillingsafregningen skal bevilling opdeles i lønsum og øvrig drift jf. bilag 1. 10

11 Det skal her bemærkes, at i vejledningen Ny statslig likviditets- og finansieringsordning fra 22. december 2004 er konteringen af bevillingen, anvendelsen og reservationen af den reserverede bevilling samt selve posten reserveret bevilling opdelt på løn og øvrig drift. En sådan opdeling har dog vist sig unødvendig, i institutionens regnskaber og institutionen kan derfor blot kontere på de i tabel 3.2 viste konti, og vælge at styre opdeling i det interne regnskab. Hvis institutionen i 2006, konterer på konti udmeldt i vejledningen Ny statslig likviditets- og finansieringsordning fra 22. december og dermed opdeler bevilling, anvendelsen og reservationen i løn og øvrig drift direkte i konteringen, vil dette også være korrekt. I det følgende gives et eksempel på en institution, der har modtaget en bevilling på 100 mio. kr. i løbet af året. Fra tidligere år har institutionen samtidig reserveret 5 mio. kr. til en opgave, som den ikke har udført. I forbindelse med bevillingsafregningen vurderer institutionen, at den har udført opgaven, som de 5 mio. kr. var afsat til. Samtidig vurderer institutionen, at der imidlertid var opgaver svarende til 15 mio. kr. i regnskabsåret, som den ikke nåede. Derfor reserverer den 15 mio. kr. af bevillingen til disse opgaver. Institutionen foretager derfor følgende konteringer. Eksempel på kontering af den reserverede bevilling Konto 9176 Anvendelse af tidl. reserv. bevilling Konto 9178 Reservering af årets bevillinger Konto 9712 Reserveret bevilling øvrige D K D K D K Indtægtsførelse af reservationen på 5 mio. kr. 5 mio. kr. 5 mio. kr. Reservation af bevillingen på 15 mio. kr. 15 mio. kr. 15 mio kr. Resultatdisponering Når årets resultat fremkommer i resultatopgørelsen, skal der ske en fordeling af årets resultat. Dette sker i resultatdisponeringen, som er en del af den kommende bevillingsafregning. Årets resultat efter reservation fordeles i forbindelse med resultatdisponeringen på hhv. bortfald eller overført overskud. Det er ressortdepartementet, der foretager denne fordeling. Hvis der ikke sker noget bortfald af årets resultat, overføres hele resultatet automatisk til det overførte overskud på egenkapitalen. Hvis der derimod sker et bortfald af en del af resultatet, skal dette bortfald konteres. Den resterende del af resultatet overføres herefter til egenkapitalen. Selve konteringen af et eventuelt bortfald af resultatet foretages på følgende konti, som skal oprettes i tilfælde af et bortfald: Tabel 3.3. Nye konti til resultatdisponeringen Navision kontonavn Navision SKS Konto Årsafslut Konto Årsafslut Bortfald af årets resultat Skyldigt bortfald af resultatet Anm.; Det skal bemærkes, at det tidligere har været udmeldt, at kontoen 9105 skulle benyttes til henlæggelser. Henlæggelser sløjfes imidlertid, og kontoen kan nu anvendes til at registrere bortfaldet af bevillingen. Ingen forsøgsinstitutioner har anvendt posten til at kontere henlæggelser. 11

12 Selve bortfaldet i resultatdisponeringen konteres på Navision kontoen Dette bortfald skal modsvares af en betaling fra FF7 finansieringskontoen. Da der imidlertid er lukket for likvide transaktioner i supplementsperioden foretages en kontering på 9756, der påvirker posten anden kortfristet gæld under de kortfristede gældsforpligtelser. Straks i det nye år foretages den relevante betaling som følge af bortfaldet. I det følgende gives et eksempel på en institution, der har et positivt resultat på resultatopgørelsen svarende til 6 mio. kr. Det besluttes imidlertid, at de 2 mio. kr. skal bortfalde i forbindelse med resultatdisponeringen. Dette konteres som vist i nedenstående eksempel. De 4 mio. kr. overføres automatisk til de overførte overskud. Eksempel på kontering af et bortfald af årets resultat Konto 9105 Bortfald af årets resultat Konto 9756 Skyldigt bortfald af resultatet D K D K Der bortfalder 2 mio. kr. af årets resultat 2 mio. kr. 2 mio. kr. Bevillingsafregning danner grundlag for de i bilag 1 og 2 viste opgørelser og videreførselsregler der gælder for pilotinstitutioner med omkostningsbevillinger i 2006, i Statsregnskabet. 3.3 Regnskabsrapporterne og kravspecifikationen Økonomistyrelsen har udviklet regnskabsrapporter, der kan benyttes i forbindelse med årsrapporten. Disse regnskabsrapporter er tilgængelige i både Navision Stat og i SKS.(FMS). Regnskabsrapporterne vedrører følgende tabeller: Resultatopgørelse Resultatdisponering Balance Egenkapitalforklaring Pengestrømsopgørelse Note til immaterielle anlægsaktiver Note til materielle anlægsaktiver Fejlrapport: Oversigt over konti der ikke må anvendes Kravspecifikation til disse regnskabsrapporter kan findes i sin fulde længde i vejledningens bilag Primoposter og årets driftsposteringer i økonomisystemet (input) Som nævnt er udgangspunktet for processen åbningsposterne og årets driftsposteringer i økonomisystemet. Åbningsposterne er beskrevet i procesvejledning nr. 5 Åbningsbalancen, mens behandlingen af årets driftsposteringer er beskrevet i procesvejledning nr. 6 Overgang til drift. 12

13 5. Afslutning af periode eller regnskabsår (trin 1) Afslutningen af periode 12 er formelt set blot den sidste månedsafslutning i året. Periode 12 adskiller sig dog fra de øvrige månedsafslutninger ved også at være sammenfaldende med årsafslutningen. Men forskellen er ikke så stor, og årsafslutningen kan betragtes som en udvidet månedsafslutning. Jo mere afstemningsarbejde der udføres i løbet af året ved månedsafslutningerne jo mindre bliver arbejdspresset ved årsafslutningen. Bemærk regnskabsgodkendelse for fjerde kvartal finder sted i forbindelse med årsafslutningen og ikke efter periode 12. Omkring den sidste dag i perioden og sidste dag i regnskabsåret skal der foretages de samme arbejdshandlinger/kontroller eksempelvis: Alle fakturaer og bilag er bogført. Timeforbruget for måneden/året er bogført. Kontogruppen - intern handel samlet set går i nul. Likvide beholdninger afstemmes. Undermodulerne (såsom debitorer, kreditorer, lager, anlæg etc.) afstemmes med finansbogholderiet. Der foretages opfølgning på debitorer og kreditorer. Periodisering Den nærmere arbejdsgang vedrørende månedsafslutningen er behandlet i procesvejledning nr. 6 Overgang til drift. 6. Indledende gennemgang og afstemning af regnskabet (trin 2) Næste trin i processen er en indledende gennemgang og afstemning af regnskabet. I dette trin er der tre forhold, der er særligt vigtige: Institutionen skal have et klart overblik over afstemningsopgaverne Afstemningsopgaverne skal udføres Der bør foretages en analyse af driften Det er de endelige regnskabstal, der skal afstemmes. Der skal derfor foretages en gennemgang af afstemningerne, når det er sikkert, at der ikke vil blive foretaget flere efterposteringer/korrektioner til regnskabstallene. 6.1 Oversigt over afstemningsopgaver Institutionen har med opstillingen af åbningsbalancen udarbejdet et udførligt dokumentationsmateriale. Afstemningerne kan foretages med udgangspunkt i dette materiale, således at balancen ultimo året er dokumenteret på samme niveau og efter samme principper som åbningsbalancen. Her doku- 13

14 menteres værdiansættelsen og valideringen. Denne dokumentation er beskrevet i procesvejledning nr. 5 Åbningsbalancen Formål med at udarbejde dokumentationsmateriale Ved at udarbejde dokumentationsmateriale for regnskabets poster vises, hvordan regnskabsposten er fremkommet, og hvilke overvejelser institutionen har gjort sig i forbindelse med rigtigheden af regnskabsposten. Det vil efterfølgende være muligt for en kontrollerende myndighed på en hurtig og effektiv måde at gennemgå dokumentationen for den finansielle del af årsregnskabet og vurdere kvaliteten heraf. Samtidig vil det være muligt at udarbejde regnskabsmæssige forklaringer og dermed danne grundlag for årsrapporten Omfanget af den udarbejdede oversigt over arbejdsopgaver. Det er vigtigt, at der fokuseres på de væsentlige og risikofyldte poster ved afstemningen. Væsentlige poster er for eksempel, hvis institutionen har mange betydelige materielle anlægsaktiver. Disse skal afstemmes korrekt. Nogle poster er desuden behæftet med særlig risiko. Det kan være særlige former for gæld og tilgodehavender, eller konti der håndteres manuelt. Disse skal også prioriteres højt ved afstemningen. Likvide konti skal altid afstemmes. Det er vigtig at omfanget af dokumentationsmaterialet tilpasses den enkelte institutions størrelse og kompleksitet. Eksempelvis vil flere af arbejdsopgaverne vedrørende finansielle aktiver, varelager mv. ikke være aktuelle for mange institutioner Selve afstemningerne Når institutionen har dannet sig et overblik over afstemningsopgaverne, er den klar til at udføre selve afstemningerne. Der er en logisk årsag til at starte med at afstemme kontiene på balancen. En del konti på resultatopgørelsen har en direkte sammenhæng med konti på balancen - et eksempel på dette er anlægsaktiver og afskrivninger. Når balancen er gennemgået, er det nemmere systematisk at gennemgå de resterende konti på resultatopgørelsen. Nyt under omkostningsprincipper er forhold omkring afskrivninger, nedskrivninger, hensættelser og periodiseringer. Det påvirker primært anlægsaktiver og lagre. Inden gennemgangen bør der udskrives en balance omfattende samtlige konti for resultatopgørelsen, aktiver og passiver for perioden 1/1 til 31/12 fra økonomisystemet eller rapporten i SKS (FMS) ØS Løbende opfølgning OBR. Ved årsafslutningen bør institutionen gennemgå alle konti, dels med henblik på at få renset ud på kontiene (fejl, omposteringer, opfølgning, usædvanlige poster etc.), dels for at kontrollere, afstemme og/eller sandsynliggøre saldiene på de enkelte konti. Samtidig et det vigtigt at udgifter og indtægter er bogført på de korrekte bogføringskredse og delregnskaber (hoved- og underkonti) 14

15 Til flere af afstemningerne skal der bruges udskrifter fra økonomisystemet. Der er udarbejdet en fejlrapport der viser saldi på de konti, der ikke medtages i resultatopgørelsen og balancen i både Navision Stat og SKS (FMS) Konti der ikke medtages i resultatopgørelsen og balancen skal enten være nul ved årets udgang eller skal de findes i de bogføringskredse, der ikke er omfattet af bevillingsreformen. Er det sidste alligevel ikke tilfældet, vil effekten på resultatopgørelsen kunne elimineres via et rapporteringsfilter, men institutionen vil skulle korrigere effekten på balancen manuelt. Institutionen skal som udgangspunkt have lavet en opdeling på bogføringskredse, således at alt, hvad der er omfattet af bevillings- og regnskabsreformen er samlet i adskilte bogføringskredse, og alt hvad der ikke er omfattet af reformen ligger i separate bogføringskredse. 7. Efterposteringer (trin 3) 7.1 Institutionens efterposteringer Institutionen har mulighed for at bogføre efterposteringer i periode 13 a, der følger umiddelbart efter, at periode 12 er afsluttet. Dette kan foretages frem til den af Økonomistyrelsen fastsatte sidste dato for bogføring af posteringer vedrørende det afsluttede år. For regnskabet 2006 er denne dato fastsat til d. 29. januar Alle efterposteringer skal bogføres med datoen 31. december. Det er vigtigt at institutionen i denne efterposteringsperiode får registreret samtlige udgifter og indtægter, der endnu ikke er blevet registreret og som vedrører Se også Regnskabafslutning for finansår 2006 til Navision Stat brugere af d. 4. november 2006 for mere om de generelle principper for regnskabsafslutningen. Efterposteringerne følger af korrektioner, fejl, nedskrivninger og uhensigtsmæssige forhold, der bliver konstateret ved årsafslutningen. Efterposteringer omfatter således de posteringer, der følger af det løbende afstemningsarbejde, og dem der kræves ved en omkostningsbaseret årsrapport. Det drejer sig om: Omposteringer og fordeling af omkostninger Begivenheder efter balancedagen Omposteringer og fordeling af omkostninger Fordeling af udgifter som husleje, varme el, telefon og andre faste udgifter skal som minimum ske til de underkonti (delregnskaber), som indgår i de enkelte bogføringskredse. 15

16 7.1.2 Begivenheder efter balancedagen Der kan indtræffe forhold efter finansårets udløb, som be- eller afkræfter forhold, der eksisterede på balancedagen. En verserende/uafsluttet retssag kan for eksempel have fundet sin afklaring inden gammelt regnskabsår er afsluttet og er gået virksomheden imod. Hvor forholdet hidtil har været oplyst (som en eventualforpligtelse), vil der som følge af afgørelsen skulle indregnes en hensat forpligtelse, såvel i resultatopgørelsen (som en omkostning) som i balancen (som en hensat forpligtelse). Derimod skal for eksempel afgivelse af garantier, og effekten af eventuelle retssager vedrørende begivenheder eller transaktioner foretaget eller indtruffet efter balancedagen ikke indregnes, selvom sådanne oplysninger foreligger inden årsrapporten offentliggøres Kontobro fra omkostningsregnskab til bevillingsregnskabet/statsregnskabet I forbindelse med den reviderede kontoplan for 2006 er der i de lokale økonomisystemer oprettet og ændret en række konti. I afstemningsprocessen er det vigtigt at kontrollere, at der er fuld overensstemmelse mellem kontiene i det lokale økonomisystem og SKS, da det er regnskabstallene fra SKS, der udgør grundlaget for bevillingsafregningen og Statsregnskabet. Kontobroen fra det lokale økonomisystem til SKS er tilrettet sådan, at posteringer på visse balancekonti i økonomisystemet ved overførsel til SKS placeres på driftskonti, således at Statsregnskabet stadig er et udgifts/indtægts regnskab I den sammenhæng bør institutionen også foretage bevillingsopfølgning, og vurdere eventuelle videreførselsbeløb, løbende. Der skal i forbindelse med bevillingsafregningen anvendes en særlig procedure. Se bilag 1 og 2. Ved gennemgang af regnskabet fra SKS bør de sædvanlige procedurer ved periode- og årsafslutning følges, dog skal der inden regnskabsåret lukker den 13. februar 2006 foretages de i afsnit 3. nævnte regnskabsregisteringer. 8. Afsluttende afstemning af regnskabet (trin 4) Den afsluttende gennemgang af afstemninger skal have fokus på de særligt væsentlige og risikofyldte poster. Afstemning skal indeholde kontroller der sikrer dokumentation på tilstedeværelse af beholdninger og afstemninger af alle anlægsaktiver. For væsentlige tilgodehavender, gæld og periodeafgræsningsposter skal der forefindes særskilt dokumentation. Der skal foretages afstemning udvikling i Egenkapitalen i forhold til det tidligere år og der bør være særlig fokus på afstemning af de likvide beholdninger. Herudover skal der foretages afstemning af indtægter og omkostninger i regnskabsåret. 16

17 9. Godkendelse af regnskabet (trin 5) Herefter foretages en endelig godkendelse af det ajourførte dokumentationsmateriale. De budget- og regnskabsansvarlige i institutionen spiller en aktiv rolle i forbindelse med godkendelse af årets regnskab. De budget- og regnskabsansvarlige skal, efter at have godkendt det udarbejdede afstemningsmateriale, vurdere og analysere afvigende poster på årets regnskabstal set i forhold til de budgetterede tal og tidligere perioders regnskabstal. Inden regnskabet afsluttes, godkender de ansvarlige jf. regnskabsinstruksen, at regnskabet er gennemgået for fuldstændighed og rigtighed. Dette svarer til den normale procedure omkring regnskabsaflæggelse i forbindelse med perioderegnskaberne fra SKS. 10. Årsafslutningskørslen (trin 6) Når alle konti er gennemgået og efterposteringerne er bogført, skal regnskabet årsafsluttes. Dette sker ved at finanskontiene nulstilles og årets resultat overføres til egenkapitalkontoen på balancen (konto 0690/9110) og enkelte balancekonti sammendrages. Alt dette foretages automatisk, når institutionen foretager årsafslutning i økonomisystemet. Institutionen der anvender Navision Stat henvises til punktet Navision Stat på Økonomistyrelsens hjemmeside. 11. Ultimobalance og resultatopgørelse (output) Efter årsafslutningskørslen vil institutionen nu have en færdig ultimobalance og en resultatopgørelse. I Navision Stat 3.60 trækkes balancen med datofilter XX. Dermed er institutionen klar til at udarbejde den færdige årsrapport. Dette er emnet for vejledningen om årsrapporten. 17

18 Bilag 1: Skemaer til bevillingsafregning for pilotinstitutioner 2006 Driftsbevilling - bevillingspiloterne - Virksomhedsbærende hovedkonto Resultatopgørelse - indeværende år: NETTOUDGIFTER Lønsum Øvrig I alt drift 1. Bevilling (B+TB) Forskydning i reserveringer: 2.1. Anvendt af tidligere års reserveret bevilling Reservering årets bevilling Bevilling til rådighed Regnskab Afvigelse mellem bevilling og regnskab Omflytninger, bevillingstekniske Årets resultat på hoved(under)kontoen [Tekst på ikke-virksomhedsbærende hovedkonti] 8. Overførsel til den virksomhedsbærende hovedkonto xx.xx.xx NN [Tekst på virksomhedsbærende hovedkonti] 8.1 Overførsel fra hovedkonto yy.yy.yy NN Overførsel fra hovedkonto zz.zz.zz NN o.s.v. 9. Årets resultat til disponering Note: Pkt. 9 er altid 0 på ikke-virksomhedsbærende hovedkonti. Resultatdisponering af årets resultat NETTOUDGIFTER Lønsum Øvrig drift I alt Disponeret til bortfald Disponeret til reserveret egenkapital Disponeret til overført overskud KONTROL LINIE 0 0 Opgørelse af reserveret bevilling NETTOUDGIFTER Lønsum Øvrig I alt drift 11. Akkumuleret overskud ultimo Korrektioner til reserveret bevilling, primo Reserveret bevilling primo indeværende år Institutionens besluttede dispositioner i årets løb Anvendt af tidligere års reserveret bevilling Reservering årets bevilling Reserveret bevilling ultimo indeværende år

19 16. Omflytninger, disponeringsmæssige Omflytninger mellem underkonti Disposition, reserveret bevilling som bortfalder Reserveret bevilling der overføres til kommende år Skal udfyldes af institutioner, såfremt der er tal at udfylde med Udfyldt af Økonomistyrelsen Sumposter/automatisk genereret Hvide felter kan ikke udfyldes Driftsbevilling - bevillingspiloterne - Ikke virksomhedsbærende hovedkonto Resultatopgørelse - indeværende år: Kroner NETTOUDGIFTER Lønsum Øvrig I alt drift 1. Bevilling (B+TB) Forskydning i reserveringer: 2.1. Anvendt af tidligere års reserveret bevilling Reservering årets bevilling Bevilling til rådighed Regnskab Afvigelse mellem bevilling og regnskab Omflytninger, bevillingstekniske Årets resultat på hoved(under)kontoen [Tekst på ikke-virksomhedsbærende hovedkonti] 8. Overførsel til den virksomhedsbærende hovedkonto xx.xx.xx NN [Tekst på virksomhedsbærende hovedkonti] 8.1 Overførsel fra hovedkonto yy.yy.yy NN 8.2 Overførsel fra hovedkonto zz.zz.zz NN o.s.v. 9. Årets resultat til disponering Note: Pkt. 9 er altid 0 på ikke-virksomhedsbærende hovedkonti. 19

20 Driftsbevilling (bevillingspiloterne) Opgørelse af egenkapitalen (kun på de virksomhedsbærende hovedkonti) Kroner Startkapital Opskrivninger (b) Reserveret egenkapital (c ) Overført overskud (d+e) Samlet egenkapital øvrig drift øvrig drift Løn øvrig drift Løn (d) øvr. Drift (e) 21. Egenkapital ultimo forrige år Korrektioner til egenkapital Fodnoter til egenkapital ifm. nye principper Egenkapital primo indeværende år Korrektioner til egenkapital Årets resultatdisponering (jf. resultatdisp.) (tomt) (tomt) Årets ændring i opskrivninger (tomt) 0 (tomt) (tomt) (tomt) (tomt) Årets ændring i statsforskrivning 0 (tomt) (tomt) (tomt) (tomt) (tomt) Egenkapital ultimo indeværende år Omflytninger mellem underkonti Disposition, egenkap. som bortfalder/inddrages Egenkapital der overføres til kommende år Vedr. punkt 26 og 27: På hovedkontoniveau skal punktet summere til nul 20

21 Bilag 2: Vejledning i bevillingsafregning 2006 for bevillingspiloter Vejledning om bevillingsafregning 2006 for bevillingspiloterne Bevillingsafregningen i Statsregnskabet følger samme opstilling som tidligere år, men i 2006 gælder der andre videreførselsregler for pilotinstitutioner med omkostningsbevillinger. Økonomistyrelsen har derfor udarbejdet nogle særlige skemaer til at understøtte de nye videreførselsregler og sikre overensstemmelse mellem disse opgørelser og bevillingsafregningen i Statsregnskabet. De 7 pilotinstitutioner, der også i 2005 modtog omkostningsbevillinger, vil kunne genkende metoden til bevillingsafregningen fra sidste år. For de pilotinstitutioner, der har modtaget omkostningsbevillinger fra 2006 vil bevillingsafregningen være anderledes i forhold til sidste år. Økonomistyrelsen har udarbejdet nogle bevillingsafregningsskemaer særligt til bevillingspiloterne. Når regnskabsperiode 12 er afsluttet d. 12. januar 2007 vil Økonomistyrelsen udfylde skemaerne med de informationerne vi har via regnskabstallene og Statens Budgetsystem(SB). Økonomistyrelsen fremsender nogle dage efter afslutningen af regnskabsperiode 12 et udfyldt skema til hver enkelt pilotinstitution. Når I modtager de udfyldte skemaer skal vi bede jer om at tjekke de tal vi har indtastet og eventuelt kontakt os medhenblik på rettelser eller tilføjelser i skemaerne. Denne vejledning beskriver hvilke tal, der skal indtastes i de vedlagte bevillingsafregningsskemaer. Vejledningen er således ikke relevant lige nu, men først efter regnskabsperiode 12 medio januar 2007, når I modtager de udfyldte skemaer fra Økonomistyrelsen. Der skal udfyldes et bevillingsafregningsskema for hver hovedkonto. For de virksomhedsbærende hovedkonti skal der ligeledes udfyldes skemaer vedr. resultatdisponering og egenkapitalopgørelse. De numre, der anvendes i vejledningen refererer til numrene i de vedhæftede bevillingsafregningsskemaer. Indholdsfortegnelse: 1. Resultatopgørelse Information om hvilke tal der skal indtastes i skemaet Resultatopgørelse i det vedsendte regneark. 2. Resultatdisponering Information om hvilke tal der skal indtastes i skemaet Resultatdisponering i det vedsendte regneark. 3. Opgørelse af reserveret bevilling Information om hvilke tal der skal indtastes i skemaet Opgørelse af reserveret bevilling i det vedsendte regneark. 21

22 4. Opgørelse af egenkapital Information om hvilke tal der skal indtastes i skemaet Opgørelse af egenkapital i det vedsendte regneark. 5. Sammenhæng til indtastning af bevillingsafregning i SB Information om hvilke tal fra de ovennævnte skemaer, der skal indtastes til bevillingsafregningen i SB og ved brug af hvilke transaktionstyper. 22

23 1. Resultatopgørelsen Generelt om skemaerne Bevillingsafregningsskemaerne er udarbejdet i regneark. Økonomistyrelsen vil udfylde alle de felter, hvor Økonomistyrelsen har tilgængelige bevillings- og regnskabstal. Pilotinstitutionernes opgave er at tjekke efter, at I er enige i de indtastede tal. Felterne i regnearkene er markeret med forskellige farver, afhængigt af hvorfra tallene i felterne fremkommer. Systematikken er som vist i nedenstående boks. Skal udfyldes af institutionen (hvis der er relevante tal) Udfyldt af Økonomistyrelsen Sumposter/automatisk genereret Hvide felter kan ikke udfyldes I skemaet angiver (tomt) at der ikke kan forekomme et beløb på det sted, hvorimod at 0 i skemaet angiver, at resultatet på dette sted er 0. Beløbene indtastes i kroner med to decimaler. Ad punkt 1 1. Bevilling (B+TB) Uændret i forhold til nuværende. Tallet hentes fra SB systemet. Ad punkt 2 NY 2. Forskydning i reserveringer: 2.1. Anvendt af tidligere års reserveringer 2.2. Reservering af årets bevilling til kommende år Tallene til 2.1 og 2.2 er bogførte regnskabstal fra de lokale økonomisystemer overført til SKS. 2.1 indtægtsføres den del af tidligere års reserverede bevillinger, der er anvendt til opgaveløsning i år. 2.1 skal pr. definition være et positivt beløb. 2.2 fratrækkes den del af årets bevilling der reserveres til opgaveløsning i de kommende år. 2.2 skal pr. definition være et negativt beløb. Beløbene til punkt 2.1 er bogført på Navision konti 9176 og 9177 (SKS 9926 og 9927). Beløbene er bogført i kredit. Det er et udtryk for, at institutionen har indtægtsført en del af det beløb, der tidligere var reserveret. Derfor skal institutionen skifte fortegn på beløbene for at få det korrekt ind i skemaet. Med andre ord skal institutionen ændre fortegn på kreditbeløbet på Navision konti 9176 og 9177 og indtaste det positive beløb i punkt 2.1. Det tilsvarende gør sig gældende for punkt 2.2. Beløbene til punkt 2.2 er bogført på Navision konti 9178 og 9179 (SKS 9928 og 9929) i debet. Det er et udtryk for, at institutionen har reserveret en del 23

24 af årets bevilling. Derfor skal institutionen skifte fortegn på beløbene for at få det korrekt ind i skemaet. Navision konto SKS konti SKS årsafslutningskonti Anvendt af tidligere Løn års reserveret bevilling Øvrig drift Reservering årets bevilling Løn Øvrig drift Ad punkt 3 3. Aktivitetsbestemt bevilling til rådighed Punkt 3 er en sumpost af ovenstående tre poster. Ad punkt 4 4. Regnskab Uændret i forhold til det nuværende. Der skal indtastes de bogførte regnskabstal fra de lokale økonomisystemer via SKS til SB, hvor tallet fremgår af tabel Ad punkt 5 5. Afvigelse mellem bevilling og regnskab Punkt 5 er en sumpost af ovenstående to poster. Ad punkt 6 6. Omflytninger, bevillingstekniske Uændret i forhold til det nuværende. Såfremt I, i forbindelse med bevillingsafregningen for 2006, foretager en transaktionstype 81, skal I udfylde dette punkt med beløbet fra transaktionen. Ad punkt 7 7. Årets resultat på hovedkontoen Punkt 7 er en sumpost af ovenstående to poster. Ad punkt 8 NY 8. Overførsel til den virksomhedsbærende hovedkonto Dette punkt er kun relevant, såfremt der til den virksomhedsbærende hovedkonto er tilknyttet en eller flere ikke-virksomhedsbærende hovedkonti. Er dette ikke tilfældet, skal der ikke være tal i felterne til dette punkt. Hvilke tal der skal indtastes under punkt 8 afhænger af hvorvidt det pågældende hovedkonto er virksomhedsbærende eller ikke virksomhedsbærende jf. opdelingen nedenfor. [Tekst på ikke-virksomhedsbærende hovedkonti] 8. Overførsel til den virksomhedsbærende hovedkonto xx.xx.xx NN Resultatet i punkt 7 overføres til det tilknyttede virksomhedsbærende hovedkonti. For den ikke virksomhedsbærende hovedkonto vil gælde at punkt derved er lig 0. Det overførte beløb kan både være positivt og negativt. [Tekst på virksomhedsbærende hovedkonti] 8.1 Overførsel fra hovedkonto yy.yy.yy NN... 24