Retningslinjer for og vejledning til aktivitetstilskud i Ikast Brande Kommune

Transkript

1 Retningslinjer for og vejledning til aktivitetstilskud i Ikast Brande Kommune Denne vejledning er også gældende for foreninger som søger aktivitetstilskud til handicappede aktivitetsudøvere. Indledning Når du søger aktivitetstilskud i Ikast Brande Kommune skal du ansøge digitalt gennem Ikast Brande Kommunes puljecenter. Linket til puljecentret er: ikast brande.emply.net/career/. Der kan ikke længere søges tilskud på blanketter. Før din ansøgning om aktivitetstilskud kan indsendes, er der en række materialer som du skal vedhæfte til din ansøgning. Der er også en række særlige krav og regler vi anbefaler du er opmærksom på. Denne vejledning indeholder de vigtigste informationer omkring aktivitetstilskudsordningen og det er dit ansvar at vejledningen er læst igennem og retningslinjerne er opfyldt, før du indsender din ansøgning til På din personlige side i puljecentret kan du til enhver tid se de ansøgninger og bilag, som du har sendt til Ikast Brande Kommune. Hvis du har spørgsmål til lokaletilskuddet kan du kontakte Fritidskonsulent Henrik Louring på tlf.: eller e mail: helou@ikast brande.dk eller Kontorassistent Lasse Østergaard på tlf.: eller e mail: laros@ikastbrande.dk. Hvem kan modtage aktivitetstilskud Godkendte folkeoplysende foreninger, som tilbyder kontinuerlige fritidsaktiviteter for børn og unge under 25 år, kan søge om aktivitetstilskud. Fritidsaktiviteter er idræt, idé bestemt og samfundsengagerende børne og ungdomsarbejde, hvortil der er knyttet deltagerbetaling. Hvornår er der ansøgningsfrist Ansøgningsfristen for aktivitetstilskud er den 31. marts hvert år og der afregnes bagudrettet. Hvis din forening søger for sent, kan der ved budgetdækning maksimalt udbetales et tilskud svarende til det tilskud, som din forening modtog ved sidste afregning, idet beløbet kun kan nedreguleres. Du vil modtage en automatisk bekræftelse på e mail så snart du har indsendt din ansøgning. Hvad ydes der tilskud til Der ydes aktivitetstilskud til børn og unge under 25 år i foreninger med ikke handicappede aktivitetsudøvere. I pointsystem nr. 1 på næste side, kan du se aldersopdelingerne samt point og aktivitetsniveauer. Foreninger som søger aktivitetstilskud til handicappede aktivitetsudøvere kan dog søge til medlemmer i alle aldre. I pointsystem nr. 2 på næste side, kan du se aldersopdelingerne samt point og aktivitetsniveauer. Overordnet set ydes der tilskud til kontinuerlige ugentlige skemalagte aktiviteter som fx planlagte træninger. Der ydes ikke tilskud til kampe i weekender, stævner, turneringer, udflugter, ture, lejre eller ekstraordinære aktiviteter som papirindsamlinger og foredrag m.v. Aktivitetstilskud afregnes bagudrettet for enten et kalenderår ( ) eller for en sæson ( ).

2 Når du søger aktivitetstilskud i 2015 er det på baggrund af medlemmernes aktivitet i forrige kalender år ( ) eller sæson ( ). Hvor søges der om aktivitetstilskud Aktivitetstilskuddet skal ansøges digitalt gennem Ikast Brande Kommunes puljecenter. Adressen er brande.emply.net/career/. Du kan kun søge aktivitetstilskud, hvis du har oprettet din forening som en godkendt folkeoplysende forening. Hvordan beregnes aktivitetstilskuddet Din forenings aktivitetstilskud beregnes ud fra et samlet antal point. Det samlede antal point afhænger blandt andet af antallet af aktive medlemmer, alderen på medlemmerne, medlemmernes aktivitetsniveau og din forenings samlede kontingentindtægter Pointene beregnes ud fra følgende pointsystemer: Pointsystem nr. 1 skal bruges af godkendte folkeoplysende foreninger, som ikke har aktiviteter for handicappede aktivitetsudøvere. Pointsystem nr timer timer 81?? timer Alder Point Point Point 0 5 år år 3 6 (skal dokumenteres) 9 (skal dokumenteres) år Pointsystem nr. 2 skal bruges af godkendte folkeoplysende foreninger, som udelukkende har aktiviteter for handicappede aktivitetsudøvere. Pointsystem nr timer timer 81?? timer Alder Point Point Point 0 5 år år 6 12 (skal dokumenteres) 18 (skal dokumenteres) 25 år og ældre Foreninger som har aktiviteter for både handicappede aktivitetsudøvere og ikke handicappede aktivitetsudøvere skal søge både i puljen Aktivitetstilskud og puljen Aktivitetstilskud for handicappede aktivitetsudøvere i Ikast Brande Kommunes puljecenter. Hvilke materialer skal vedlægges Når du søger om aktivitetstilskud skal du vedhæfte en række materialer. Materialerne er dokumentation for de oplysninger som du angiver i din ansøgning og gennemgås af. Du skal vedhæfte følgende materialer: 1) Tilskudsregnskab eller ordinært regnskab:

3 Tilskudsregnskabet skal dokumentere, at din forening har anvendt sidste års tilskud i overensstemmelse med loven og de regler, der er fastsat i medfør af denne. Tilskudsregnskabet skal dokumentere din forenings kontingentindtægter i regnskabsperioden. Tilskudsregnskabet skal angive, hvilke tilskud din forening har modtaget fra Ikast Brande Kommune i regnskabsperioden. Tilskudsregnskabet skal være underskrevet af samtlige medlemmer af bestyrelsen og foreningens valgte revisor. Det ordinære regnskab skal dokumentere, at din forening har anvendt sidste års tilskud i overensstemmelse med loven og de regler, der er fastsat i medfør af denne. Det ordinære regnskab skal dokumentere din forenings kontingentindtægter i regnskabsperioden. Det ordinære regnskab skal angive, hvilke tilskud din forening har modtaget fra Ikast Brande Kommune i regnskabsperioden. Det ordinære regnskab skal være underskrevet af samtlige medlemmer af bestyrelsen og foreningens valgte revisor. Din forening kan altså vælge enten at indsende et underskrevet og revideret tilskudsregnskab eller et underskrevet og revideret ordinært regnskab. Hvis din forening indsender et ordinært regnskab, hvori ovenstående krav ikke er opfyldt, kan forlange at din forening, for egen regning, udarbejder og indsender et revideret tilskudsregnskab, som opfylder kravene. Hvis din forening ikke kan imødekomme dette krav, kan tilbageholde eller helt undlade at udbetale aktivitetstilskuddet. 2) Medlemsliste: Du skal vedhæfte en medlemsliste over alle medlemmer i din forening. Medlemslisten skal som minimum indeholde navn, fødselsår og evt. hold/gruppe på foreningens medlemmer. Hvis du er i tvivl om, hvorfor det kan være en god idé at skrive hold/gruppe på medlemslisten, så kan du læse mere herom under punkt 4. forhøjet aktivitetsniveau. 3) Revisorerklæring: Du skal vedhæfte en revisorerklæring, som er underskrevet af foreningens valgte revisor. Du kan læse mere om hvilken type revisor din forening skal vælge under punktet Krav om revisor. I revisorerklæringen skriver revisor under på, at din ansøgning om aktivitetstilskud er kontrolleret efter vores retningslinjer, at aldersfordelingen/medlemssammensætningen er afstemt med den vedhæftede medlemsliste og eventuel dokumentation for forhøjet aktivitetsniveau, at medlemskontingentet pr. medlem/aldersgruppe er kontrolleret i forhold til din forenings beslutning om kontingentstørrelser, at de påførte kontingentindtægter gælder for den valgte afregningsperiode og for foreningens aktive medlemmer og at kontingentindbetalingerne er afstemt med faktiske indbetalinger og medlemslister. Revisor skriver ikke under på, at din forening har indhentet børneattester i det omfang den er forpligtet dertil. Revisorerklæringen er også gældende og skal vedhæftes, når foreninger med handicappede aktivitetsudøvere søger om aktivitetstilskud hos. 4. Forhøjet aktivitetsniveau: Hvis din forening ønsker 6 eller 9 point for de af foreningens medlemmer i aldersgruppen 6 18 år og som har haft over 41 og 81 timers aktivitet i afregningsperioden (kalenderåret eller sæsonen), skal du vedhæfte særskilt dokumentation for dette. Du kan læse mere om afregningsperioden på næste side i denne vejledning. Særskilt dokumentation kan fx være opslag på din forenings hjemmeside eller en annonce i avisen, hvoraf det fremgår hvornår det enkelte hold eller den enkelte gruppe har haft aktivitet og i hvilken periode aktiviteten er foregået.

4 U13 Drenge i fodbold har aktivitet hver tirsdag og torsdag fra kl i 36 uger. Dette giver 4 ugentlige aktivitetstimer x 36 uger = 144 timers aktivitet. Holdets medlemmer vil dermed kunne opnå 9 point pr. medlem jf. pointsystemet. Det er en forudsætning for forhøjet aktivitetsniveau at det af medlemslisten fremgår, hvilke medlemmer der har deltaget på hvilke hold i afregningsperioden. Kan dette ikke dokumenteres, vil det enkelte medlem modtage det laveste antal point i den alderskategori, hvor medlemmet hører til jf. pointsystem 1 eller pointsystem 2.. Loft for udbetaling af tilskud (50 % reglen) Din forening kan maksimalt modtage et aktivitetstilskud, som svarer til 50 % af din forenings samlede kontingentindtægter for alle aktive medlemmer, uanset antallet af point. Din forening har fået opgjort 120 point og ét point svarer i dette tilfælde til 70 kr. Dette betyder, at din forening står til at modtage et aktivitetstilskud på (120 x 70) kr. Din forening har jf. regnskabet modtaget kontingentindbetalinger for kr., hvoraf halvdelen svarer til ( / 2) kr. Foreningen rammer loftet og aktivitetstilskuddet bliver nedjusteret med ( ) kr. Medlemmernes alder Medlemmernes alder ved kalenderårets begyndelse er, uanset den valgte afregningsperiode, afgørende for medlemmernes placering i alderskategorierne i pointsystemet. Når din forening søger aktivitetstilskud i 2015 på baggrund af aktiviteter i 2014, er det det enkelte medlems alder pr. 1. januar 2014 som er afgørende for, hvor medlemmets placering i pointsystemet. Medlemmernes hjemkommune / bopælskommune For at din forening kan modtage aktivitetstilskud er det et krav, at halvdelen eller flere end halvdelen af din forenings medlemmer, på ansøgningstidspunktet, er hjemmehørende / har bopælskommune i Ikast Brande Kommune. I ansøgningsskemaet vil du blive bedt om at bekræfte dette før du kan gå videre. Aktive/passive medlemmer Der ydes udelukkende aktivitetstilskud til foreningens aktive og betalende medlemmer i afregningsperioden. Passive medlemmer kan ikke modtage aktivitetstilskud. Afregningsperiode Din forening kan afregne aktivitetstilskud for et kalenderår eller for den aktuelle sæson. Din forening skal vælge én af mulighederne og der kan ikke skiftes afregningsperiode fra år til år, uden forudgående accept fra Ikast Brande Kommune. Kalenderåret er fra den 1. januar til den 31. december (fx til ) Sæsonen er fra den 1. juli til den 31. juni (fx til )

5 Regnskabsperiode Kalenderår: Hvis din forening afregner for et kalenderår skal du vedlægge regnskabet fra forrige kalenderår og der skal være overensstemmelse med kontingentindbetalingen i Jeres regnskab og det tal, som I påfører i ansøgningsprocessen. Sæson: Hvis din forening afregner for en sæson, skal du vedlægge regnskabet for forrige kalenderår. I ansøgningsskemaet skal du anføre kontingentindbetalingen for sæsonen. Her vil der ikke være overensstemmelse mellem tallet i regnskabet og tallet i ansøgningen. Hvis din forening udtages til stikprøvekontrol skal tallet i ansøgningen kunne dokumenteres. Kontingentindbetalinger som er modtaget efter den 31. marts skal ikke skrives i ansøgningen på grund af ansøgningsfristen, hvorfor opfordrer din forening til at have afregnet kontingentet inden den 31. marts. Du kan læse mere om kontrol senere i denne vejledning. Husk at foreningens regnskab skal være underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer og foreningens valgte revisor og at aktivitetstilskuddet ved sidste afregning skal fremgå. Krav om revisor Din forening afgør selv, hvorvidt I ønsker at benytte en folkevalgt, registreret eller statsautoriseret revisor. Det er dog et krav, at foreninger, der modtager større tilskud end kr. pr. år, skal benytte en registreret eller statsautoriseret revisor. Hvis din forening i forrige kalenderår har modtaget over kr. i tilskud fra Ikast Brande Kommune fra puljerne aktivitetstilskud, lokaletilskud og tilskud til lederuddannelse, så skal din forening benytte en registreret eller statsautoriseret revisor til at underskrive foreningens tilskudsregnskab eller ordinære regnskab. Uanset valg af revisor, skriver denne ikke under på forhold vedrørende lovgivning om indhentelse af børneattester. Krav om indhentelse af Børneattester Alle folkeoplysende foreninger der modtager tilskud eller får anvist lokaler har pligt til at indhente børneattester i det omfang foreningen ansætter eller beskæftiger personer hvad enten de er aflønnet eller ej, hvis de i forbindelse med deres opgaver har direkte kontakt med børn og unge under 15 år. Folkeoplysende foreninger har således pligt til årligt at indsende Erklæringen om indhentelse af børneattest til. Når du søger aktivitetstilskud skal du ikke indsende Erklæring om indhentelse af børneattest. I stedet skal du, i ansøgningen erklære dig enig i, at dette er gjort. Hvordan udbetales aktivitetstilskud Når du har ansøgt om aktivitetstilskud behandler din ansøgning. Når har behandlet alle ansøgninger efter ansøgningsfristen vil dit tilskud blive udbetalt. Vi bestræber os så vidt muligt på at aktivitetstilskuddet er udbetalt inden sommerferien. Aktivitetstilskuddet udbetales til din forenings CVR nummer som skal være tilknyttet en NEM konto. Hvis din forenings CVR nummer ikke er tilknyttet en NEM konto, så kontakt Jeres bank eller pengeinstitut.

6 Kontrol Hvis vi vurderer at du har anmodet om flere point end din forening er berettiget til jf. retningslinjerne i denne vejledning, nedjusterer vi foreningens point. Hvis nedjusteringen i antallet af point svarer til 10 % eller mere af foreningens samlede anmodede antal point, vil vi orientere om og redegøre for nedjusteringen. 10 % af alle foreninger, som søger aktivitetstilskud, bliver udtaget til kontrol. Foreninger, som ansøger om et samlet antal point, og hvor dette svarer til en stigning på 20 % eller mere i forhold til sidste gang man søgte, bliver udtaget til kontrol. Foreninger, som afregner for en sæson og indsender forrige års regnskab, skal kunne dokumentere den kontingentindbetaling, der angives i ansøgningsskemaet, hvis foreningen bliver udtaget til kontrol. Udbetaling af a conto aktivitetstilskud Din forening kan efter en konkret henvendelse til få udbetalt et a conto aktivitetstilskud for indeværende år og inden den endelige afregning er sket. A conto udbetalingen, kan maksimalt være 50 % af forrige års aktivitetstilskud. Kontakt herom. Om tilskud fra Ikast Brande Kommune Tilskud fra Ikast Brande Kommune, som udbetales til din forenings CVR nummer, skal angives i din forenings tilskudsregnskab eller ordinære regnskab. Hvis din forening ikke har udarbejdet et tilskudsregnskab, og hvis udbetalte tilskud fra Ikast Brande Kommune ikke fremgår af din forenings ordinære regnskab, kan forlange at din forening udarbejder et tilskudsregnskab, som skal godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og foreningens valgte revisor og dette for din forenings egen regning. Hvis din forening ikke kan eller vil imødekomme dette krav, kan tilbageholde eller helt undlade at udbetale et evt. tilskud. Din forening har i 2014 modtaget et samlet tilskud på kr. fra Ikast Brande Kommune. Din forening har modtaget kr. i lokaletilskud, kr. i aktivitetstilskud, kr. i ekstraordinært lokaletilskud og kr. i tilskud til lederuddannelse. Din forening skal angive ovenstående tilskud i foreningens reviderede, underskrevne og godkendte tilskudsregnskab eller ordinære regnskab som indsendes til i Din forening modtager i 2015 et samlet tilskud på kr. fra Ikast Brande Kommune. Din forening har modtager kr. i lokaletilskud, kr. i aktivitetstilskud, kr. i ekstraordinært lokaletilskud og kr. i tilskud til lederuddannelse. Din forening skal angive ovenstående tilskud i foreningens reviderede, underskrevne og godkendte tilskudsregnskab eller ordinære regnskab, som indsendes til i 2016.