Notat. Fremtidig drift af hjælpemiddeldepot i Middelfart Kommune

Transkript

1 Social- og Sundhedsforvaltningens sekretariat Middelfart Kommune Middelfart Midtpunkt,Jernbanegade Middelfart Telefon Direkte Fax Dato: 30. april 2013 Sagsnr.: Notat Fremtidig drift af hjælpemiddeldepot i Middelfart Kommune Baggrund Det fremgår af budgetforliget for 2013, at der skal arbejdes videre med planerne om at samle kommunens hjælpemidler på én matrikel, således at lagerstyring, arbejdsmiljøforhold og den generelle administration lettes. I dette arbejde er både fysisk placering og organisatorisk varetagelse af opgaverne taget i betragtning. Der er formuleret en række mål for den fremtidige drift af hjælpemiddeldepotet. Det handler om: At sikre god borgerbetjening. At højne den faglige kvalitet i opgaveløsningen. At sikre forsyningssikkerheden. At effektivisere driften. At styrke ledelsen af depotet. Geografisk nærhed indgår som et element i god borgerbetjening, ikke mindst i forhold til ønsket om at oprette en kvikskranke med direkte borgerbetjening af både terapeut og depot. Kvikskranken skal rumme sagsbehandling, depotservice, fremfinding af hjælpemidler og instruktion i brugsanvendelse og skal have gode vente- og parkeringsfaciliteter for borgerne. Det må forventes, at hjælpemiddeldepotet vil spille en større og mere central rolle i de kommende år med fokus på en udvikling der gør, at borgerne helt eller delvist behandles i eget hjem, samtidig med at der vil være en øget fokus på velfærdsteknologi. Det stiller krav til fagligheden i opgaveløsningen. Den nuværende depotdrift Middelfart Kommune har i dag hjælpemiddeldepoter placeret på 3 matrikler: Der ligger et depot i kælderen i ældrecenter Skovgade. Her møder personalet ind. Depotet indeholder lager, vaskeplads, værksted, modtagelse af varer, computerarbejdsplads. Den største del af depotet ligger på Alsvej. Depotet indeholder: lager, vaskeplads, værksted, modtagelse af varer, computerarbejdsplads, personale toiletter/ bad. Depotet på Alsvej er et fremlejemål, som udløber

2 Et mindre depot på Helenevej, som bruges til opbevaring af kasserede hjælpemidler der er på vej til Afrika m.v. samt lidt større hjælpemidler, der sjældent anvendes og som kan tåle at stå i uopvarmet lokale. Det betyder, at der anvendes forholdsvis mange ressourcer på kørsel, og at det er vanskeligt at drive depotet rationelt og effektivt. Den nuværende normering på depotet består af 7 medarbejdere, hvoraf 4 er i fleksjob. Der er ansat en koordinator til at varetage de daglige opgaver med reference til teamleder for myndighedsfunktionen. Normeringen er sårbar, især ift. koordinering og opgaver, der kræver ITfærdigheder, og i nogle tilfælde har det været nødvendigt, at sagsbehandlende terapeuter afløste i depotet. Endvidere er det en udfordring for depotet at varetage alle opgaver relateret til nødkald. Driftsøkonomien på hjælpemiddeldepotet er (regnskab 2012) Nuværende model (lokaler primært Skovgade /Alsvej) Regnskab 2012 Lønudgifter til personaler Øvrige personaleomkostninger Udgifter til lokaler (Alsvej) Værktøjs-/materialeudgifter Driftsudgifter vedr. værksted Driftsudgifter vedr. udbringning Depotbil købt Eftersyn af lifte m.m I alt Korr. for ny bil I lønudgifterne er der korrigeret for fleksrefusioner. Der er ikke medtaget lønudgifter til ledelse eller de timer, terapeuterne anvender i forhold til depotet omkring nødkaldsopgaven. Der er lejeudgifter til lokalerne på Alsvej, men der er ikke indregnet udgifter til lokalerne i Skovgade. Kommunen ejer lokalerne og udgifterne til el, varme og vedligeholdelse ligger i ældreområdets samlede driftsbudget til Ældrecenter Skovgade. Depotet råder over i alt 4 biler. Alle biler er købte og ikke leasede. Der vil være behov for en løbende udskiftning. Der er ikke lavet en beregning af hvad en løbende udskiftning af bilerne vil koste. Det vil kræve en nærmere analyse af bilernes forventede restlevetid. I 2012 blev der indkøbt en ny brugt depotbil, som forvaltningen har valgt at se som en engangsudgift. Der skal påregnes udgifter i 2013 til retablering på Alsvej. Retableringen skal afholdes indenfor rammerne af budget Lejemålet på Alsvej udløber medio november. Modeller for fremtidig depotdrift Forvaltningen har undersøgt fire forskellige modeller for fremtidig depotdrift og drøftet dem med depotets medarbejdere og de sagsbehandlende terapeuter: De 4 modeller er: 2

3 Model 1 nyt lejemål som samler alle hjælpemidler på én matrikel. Model 2 samdrift af hjælpemiddeldepot med Fredericia Kommune. Model 3 udlicitering af opgaven til Falck. Model 4 sammenlægning af hjælpemiddeldepot og beredskab i Middelfart Kommune. Model 1. Modellen indebærer, at der indgås aftale om et nyt lejemål som er stort nok til at samle depotet på en matrikel. Det forudsættes, at depotet kører videre i sin nuværende form, blot er depotet samlet på en adresse. Ved denne model skal der findes lagerlokaler på mindst 1000 m2. Der må påregnes anlægsudgifter alt efter hvilke lokaler der lejes. De skal indrettes personale-, værksteds- og rengøringsfaciliteter m.m. Denne model løser pladsproblematikken men tager ikke hånd om den organisatoriske opgaveløsning. Økonomi: Den årlige udgift til nyt depot er usikker idet den konkrete lejeudgift ikke kendes ligesom engangsudgifterne til at etablering af et nyt hjælpemiddeldepot ikke kendes. Anslået pris ca. 2,600 mio. kr. Den eneste udgift der variere i forhold til nuværende depotudgifter (regnskab 2012) er lejeudgiften, som er sat ca. 0,100 mio. kr. højere end nuværende lejemål. Lejeudgiften kan variere. Der må påregnes etableringsudgifter. Det er forudsat at udgifter til kørsel er uændret. Det forudsættes som udgangspunkt for alle modellerne, at bemandingen i depotet er uændret. Model 2. Denne model indebærer en organisatorisk sammenlægning så depotet drives i fællesskab med Fredericia Kommunes depot. Der er erfaringer med dette fra Haderslev og Sønderborg kommune, der har fælles depot i Sønderborg. Det vil juridisk være muligt at indgå en samarbejdsaftale med Fredericia, enten via et udbud eller et interessentselskab (efter 60 i styrelsesloven). Det nuværende depot i Fredericia Kommune ligger i Snoghøj og de sagsbehandlende terapeuter og depotet har til huse på samme adresse. Sønderborg og Haderslev kommune har erfaring fra samarbejde om depotdrift. Sønderborg kommunes hjælpemiddeldepot har ansvaret for driftsopgaven. Lageret, der ligger i Sønderborg Kommune er opdelt således, at man adskiller hjælpemidler der tilhører hver af de 2 kommuner. Dette anses ikke for at være et problem. Hjælpemiddeldepotet sørger for alle driftmæssige opgaver dog undtaget kodning/opsætning af nødkald i Haderslev kommune og kørsel med hjælpemidler i Haderslev kommune. Man har oprettet et omladningssted i Haderslev kommune. Hjælpemidler køres dagligt i lastbil fra Sønderborg til denne lokation. Derfra omlades til biler fra Haderslev kommune. De primære fordele ved denne løsning angives at være et bedre økonomisk og mandskabsmæssigt polstret depot, der samtidig pga. stordriftsøkonomi har haft mulighed for at investere i en vaskemaskine til rengøring af hjælpemidler. Økonomi: Forventet samlet udgift 2,850 mio. kr. Beregningerne baserer sig på leje af lokaler ved siden af Fredericias depot i Snoghøj, hvor lejeudgiften er forholdsvist høj. Model 3. Flere kommuner har udliciteret driften af deres hjælpemiddeldepot til Falck, bl.a. Nyborg, Horsens og Skanderborg kommuner, som betjenes fra et depot i Horsens. Falck har vundet udbud 3

4 på drift af hjælpemiddeldepot i Kolding Kommune og etablerer som følge heraf et depot i Kolding. Udbudsreglerne er ændret fra , og der er ikke længere krav om et egentligt udbud, når det drejer sig om serviceopgaver som denne, der alene omhandler drift af depotet, og hvor kommunen fortsat selv betaler og ejer alle hjælpemidler. Middelfart kommune vil fortsat eje alle sine hjælpemidler i en sådan model. Alle medarbejdere i depotet vil blive virksomhedsoverdraget til Falck. Deres fremtidige arbejdsplads vil højst sandsynligt ligge i Kolding hvor Falck bygger nyt depot. Forvaltningen har i forbindelse med afklaringen haft kontakt med Nyborg Kommune, som har meget positive erfaringer med Falcks varetagelse af opgaven. Vurderingen er, at der er høj faglig kvalitet i opgaveløsningen, professionel bistand til de sagsbehandlende terapeuter og høj driftssikkerhed. Falck lever helt op til alle krav i kontrakten, og samarbejdet fungerer godt. Falck overholder aftaler om kørselsdage, der kan bestilles akut levering indenfor 3 timer, lagerstyringen fungerer, og de hjælpemidler der sendes ud er rene og tilpasset ud fra ordre. Der kan laves aftaler med teknikere om at møde lokalt, f.eks. til afprøvninger. Der er etableret akut depot i Nyborg. Det opleves endvidere, at Falck har en rationel tilgang til genbrug/reparation og køb af nye hjælpemidler. Kommunens forbrug på hjælpemidler er ikke steget. Erfaringerne fra Nyborg viser, at det er nødvendigt at ansætte en administrativ medarbejder 25 t ugtl. til at varetage plejens rekvisitioner til arbejdsredskaber og hjemkaldelse af hjælpemidler. Økonomi: Økonomisk vil udlicitering af opgaven til Falck beløbe sig til en årlig udgift på ca. 2,4 mio. kr. Dette er beregnet på baggrund af Nyborg Kommunes kontrakt med Falck. Heri er indregnet samtlige udgifter, dvs. ledelse, husleje, driftsudgifter samt kommunens udgift til administrativ bistand. Model 4. Denne model indebærer, at depotet drives sammen med beredskabet og fysisk flytter til en placering i nærheden af brandstationen. Beredskabet har i dag ansatte med forskellige kvalifikationer indenfor håndværk, teknik, lagerstyring m.v. Det forventes, at disse medarbejdere vil kunne bidrage positivt til en del af opgaveløsningen omkring et hjælpemiddeldepot, bl.a. også ift. opgaverne omkring nødkald. I sådan en model bør hjælpemiddeldepotet placeres tæt på Brandstationen for at kunne udnytte de samlede personaleressourcer bedst muligt, samtidig med at der sikres fysisk nærhed af ledelsen. Der er p.t. mulighed for at leje lokaler til depot ved siden af Brandstationen på Mandals Allé. Beredskabet vurderer, at driften af et hjælpemiddeldepot vil kunne løses indenfor eksisterede økonomiske ramme samtidig med, at personalenormeringen bliver mere robust i forhold til opgaver med lagerstyring. Rent fagligt har Beredskabet ikke erfaring med opgaven, men det er en opgave, der løses af beredskabet i andre kommuner. Der vurderes at være synergimuligheder for både depot og beredskab af denne løsning. Det drejer sig især om øget robusthed i normeringen ved at samle flere opgaver, og det drejer sig om at bruge de samlede faglige kompetencer bedst muligt til de forskellige typer af opgaver. 4

5 Geografisk egner beliggenheden sig fint til etablering af en kvikskranke. Økonomi: Økonomisk anslås driften af depotet i nye lokaler at beløbe sig til 2,5-2,6 mio. kr. årligt, afhængig af den forhandlede husleje. Der vil være udgifter til etablering af værkstedsog vaskefaciliteter i lokalerne Mandals Allé. De økonomiske udgifter til etablering kendes ikke på nuværende tidspunkt. Set i forhold til de opstillede mål vil denne model kunne sikre god borgerbetjening tæt på borgerne. Driften vil kunne effektiviseres og ledelsen af depotet styrkes, ligesom det forventes at forsyningssikkerheden øges i kraft af den større organisatoriske robusthed. Muligheden for at trække på flere faglige kompetencer forventes at medføre øget faglig kvalitet i opgaveløsningen. Der pågår for øjeblikket forhandlinger om den fremtidige varetagelse af beredskabsopgaven. Middelfart Kommune forventes at arbejde for en fælles løsning sammen med Kolding, Vejle, Fredericia og Billund kommuner, men det er endnu uklart, hvordan det ender. Det forventes, at der vil være en afklaring af den organisatoriske og fysiske placering af de kommunale beredskaber senest medio Anbefalinger fra medarbejdere i depotet og sagsbehandlende terapeuter i hjælpemiddelteamet. Fordele og ulemper ved de 4 modeller er drøftet med de sagsbehandlende terapeuter og medarbejderne i depotet. Sagsbehandlende terapeuter. De sagsbehandlende terapeuter ønsker en model, der styrker den ledelsesmæssige og administrative del af depotet, så depotet er mindre sårbart under sygdom og ferie. Der er behov for en mere driftssikker løsning af opgaven vedr. nødkald. Det er knap så vigtigt hvor depotet ligger og hvem der har ansvaret for driften, når bare man har et velfungerende depot. De sagsbehandlende terapeuter mener ikke, at de rent fysisk behøver at sidde tæt på depotet. De sagsbehandlende terapeuter anbefaler ikke model 1, fordi der ikke umiddelbart sker en styrkelse af normeringen. I forhold til model 4 (sammenlægning med Beredskabet), er det en styrke at normeringen bliver bedre polstret. Model 2 har en fordel i forhold til samarbejde med en anden kommune omkring dyre hjælpemidler som børnehjælpemidler. De sagsbehandlende terapeuter er usikre på om Falck har den nødvendige fleksibilitet i forhold til tilpasning af hjælpemidler. Medarbejderne i depotet. Helt generelt foretrækker medarbejderne at de sagsbehandlende terapeuter blev placeret på samme adresse som et nyt depot. Depotet mener at det vil give en bedre kvalitet i forhold til borgere, fordi terapeuterne har mulighed for at se hjælpemidlet, inden det bliver kørt ud til borgeren. Depotets medarbejdere kan se mange fordele i Model 1 (et nyt det depot der samler alle hjælpemidler), idet depotet samles på en adresse. Der vil være mindre transporttid. Såfremt det ikke kan blive en model 1 foretrækkes model 4, hvor der indledes et samarbejde med beredskabet. Der vil være mindre transporttid og en mindre sårbarhed i forhold til sygdom og ferie. En samdrift med Fredericia (model 2) kunne være en fordel i forhold til ferieafløsning og varetagelse specialopgaver som nødkald. Ulemperne er længere transporttid for udbringning af 5

6 hjælpemidler, risiko for, at hjælpemidler fra de 2 kommuner bliver rodet sammen og en meget høj husleje i Fredericia. Model 3 er den model depotets medarbejdere mindst ønsker sig. Det vil give længere kørsel for medarbejderne, hvis arbejdsstedet fremover bliver Kolding og ligeledes længere transporttid i forhold til udbringning af hjælpemidler. Hvis man skulle vælge at lade Falck overtage driften af depotet anbefaler medarbejderne, at der stilles krav til Falck om, at depotet placeres i Middelfart. Forvaltningens anbefaling: I nedenstående tabel er økonomien i de fire modeller sammenlignet. I 1000 kr. Model 1 Model 2 Model 3 Model 4 Udgifter Personale Udgifter Lokaler Udgifter værksted og udbringning I alt I model 1,2 og 4 skal der påregnes anlægsudgifter til etablering af depot. Som det fremgår, er der ikke store forskelle i de forventede driftsudgifter til de fire modeller. Derfor baserer forvaltningens vurdering sig især på de øvrige opstillede mål. Det er forvaltningens vurdering, at model (1) ikke vil opfylde målene om effektivisering, styrket ledelse og højnet faglig kvalitet. Med denne model vil hjælpemidlerne være samlet et sted, men den organisatoriske sårbarhed vil fortsat være stor. For så vidt angår model (2) har andre kommuner positive erfaringer med samdrift, forudsat at der foretages en grundig afklaring af ledelsesforhold, driftsansvar mv. Udgangspunktet for en samdriftsaftale er en flytning til Fredericia. Det vurderes, at en samdriftsaftale vil kunne højne kvaliteten, styrke ledelsen og formentlig effektivisere driften. Fredericia Kommune har sit hjælpemiddeldepot beliggende i Snoghøj på et dyrt lejemål, og derfor vil samdrift som udgangspunkt medføre en merudgift og vil i øvrigt kræve afklaring på en lang række felter vedrørende ledelse, organisering mv. Geografisk vil denne model betyde øget afstand for borgere og mere kørsel med hjælpemidler. Derfor er det forvaltningens vurdering, at denne model samlet set ikke er hensigtsmæssig. I forhold til de formulerede mål vil udlicitering til Falck (Model 3) højne den faglige kvalitet, sikre forsyningssikkerheden, effektivisere driften og styrke ledelsen. Dette er den økonomisk mest rationelle model. Der forventes også god borgerbetjening som følge af driftssikkerheden, men en geografisk placering i Kolding vil gøre etablering af en kvikskranke vanskelig. Det er forvaltningens samlede vurdering, at model 4 er den mest hensigtsmæssige løsning i forhold til at sikre effektiv drift, forsyningssikkerhed og god borgerbetjening. Ved en sammenlægning af hjælpemiddeldepot og beredskab på Mandals Allé opnås en større organisatorisk og administrativ robusthed, der kommer ledelse tæt på, og der vil være en større sikkerhed i opgaveløsningen. Ligeledes vil der være gode muligheder for etablering af en kvikskranke. 6

7 Det anbefales at den organisatoriske sammenlægning af hjælpemiddeldepot sker pr. 1. september 2013, fordi det tidsmæssigt harmonerer med den organisationsændring, der i øvrigt gennemføres i Social- og Sundhedsforvaltningen. Som nævnt har medarbejderne ved beredskabet ikke tidligere erfaringer med drift af hjælpemiddeldepot. Dette sammenholdt med usikkerheden omkring den fremtidige varetagelse af opgaverne omkring det kommunale beredskab gør, at det anbefales at sammenlægningen med beredskabet evalueres medio 2015 i forhold til de opstillede mål. Det anbefales, at der indgås aftale om en 2 årig lejekontrakt for lokaler på Mandals Allé. Det anbefales af hensyn til den smidigst mulige flytning, at lejeaftalen indgås med virkning fra 1. september Som følge af flytningen frigøres der lokaler i Skovgade, som kan bruges af brugerrådet, frivillige mv. 7