Referat for: Gentofte Provstiudvalg. PU møde 9. november Kl Mødested: Jægersborg sognegård

Transkript

1 Referat for: Gentofte Provstiudvalg PU møde 9. november Kl Mødested: Jægersborg sognegård Til stede: Jens Bache (JB), Flemming Brüggemann (FB), Ida Bäck (IB), Steen Borup-Nielsen (SB), Marianne Telling (MT) fra pkt. 4, Gert Jørgensen (GJ), Peter Birch (PB), Mirjam Hvid (sekretær). Revisor Grethe Clausen deltog under pkt. 4. Afbud: Christian Lund (CEL), Ulrich Thostrup (UT) Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Referat blev godkendt og underskrevet. 3 Siden sidst Orientering om kvartalsrapporter Indsendte referater fra menighedsrådene: Hellerup sogn: (udsendt 1.11) Helleruplund sogn: (udsendt 1.11) Vangede sogn: (udsendt 1.11) Gentofte sogn: (udsendt 1.11) Helleruplund sogn: (udsendt 1.11) Ordrup sogn: (udsendt 1.11) Skoletjenestens nye medarbejder Esther Davies er begyndt og har hilst på bestyrelsen. Ledigt præsteembede i Jægersborg sogn: PB har afholdt møde med biskop og Jægersborg menighedsråd og aftalt prøveprædikener. Der afholdes indstillingsmøde og der er aholdt udflytningssyn i embedsboligen. Ikke alle sogne har endnu indsendt 3. kvartalsrapport til provstiet. Blandt de indsendte rapporter er der ikke alarmerende afvigelser, men derimod nogle regnskaber, hvor der indtil videre ser ud til at være større overskud. Referater: PU tog de indkomne referater til efterretning med følgende bemærkninger: Ordrup: Menighedsrådet er uenig i PUs vurdering af, at skaderne på orgelbælgene er et anlægsarbejde og altså ikke hører under 5%-bevilling. PU afventer en henvendelse fra MR. 4 Revisors gennemgang af regnskaber og fokusområde for regnskab 2016 Revisor Grethe Clausen fortalte, at revisionens særlige fokusområde i 2015 var registrering af syge- og feriefravær. Ved revisionen i 2015 konstaterede revisionen en del huller i registreringen, men her ved det pågående kasseeftersyn i 2016 ser det ud til at sognene har rettet op på dette. Regnskaberne for 2015 er generelt af god kvalitet uden de store fejl, men der har manglet kvartalsrapporter samt godkendelse af disse i dataarkivet for mange sognes vedkommende. Referat, Side: 1

2 Grethe mindede om at det er vigtigt at menighedsråd og provsti melder klar inde i dataarkivet. Dette kan først gøres, når alle nødvendige dokumenter er lagt ind i systemet. Ellers spærrer det for, at revisor kan se hvad der er lagt ind i dataarkivet og for offentliggørelsen af regnskabet i sidste ende. Beierholm Revision tabte udbuddet for revision i , og dermed er årsregnskab for 2016 det sidste Beierholm i denne omgang skal revidere. Revisor for næste periode er ikke blevet offentliggjort endnu. Grethe kommenterede kort på de enkelte regnskaber, bl.a.: Dyssegård: indtægter via den kirkelige ligning, uanset om det er den regulære bevilling eller 5%- midler og tillægsbevilling skal altid konteres som kirkelig ligning. De må ikke modkonteres på det formål de vedrører, da det så giver et misvisende billede af hvor mange ligningsmidler der er modtaget. Det giver især problemer, når fx. kirkeministeriet kører alle kirkeregnskaber sammen, hvis der ligger "skjulte" ligningsmidler på andre formålskonti. Gentofte: udgifter bogført på statuskonti i stedet for drift medfører at driftresultatet reelt er ca ,- mindre end regnskabet viser. MR noterer at fejlen nu er rettet. Helleruplund: der er bogført på egenkapitalen. MR har efterfølgende rettet fejlen. Jægersborg: Der var bogført i regnskabet efter aflevering. Det drejer sig om mindre beløb, der efterfølgende er rettet. Referatet der efterspørges af revisionen var blevet lagt i dataarkivet rettidigt, men revisor havde ikke fundet det. MR efterspørger, at revisor henvender sig til MR inden revisionsprotokollatet udarbejdes, således at disse mindre misforståelser kan reddes inden MR får kommentarer i protokollatet. PUK: provstisekretær udfører regnskabsopgaver for provstiets kirker, hvilket er i modstrid med udmelding fra KM. PU er uenig med KM og har tidligere henvendt sig til KM om dette. Der vil fra næste år være mulighed for at kontere "frie midler" på flere egenkapitalkonti, således at Skoletjenste og GPR kan holdes adskilt fra PUK, uden at benytte de forkerte egenkapitalkonti. I kasseeftersyn 2016 vil revisor følge op på bemærkninger fra årsregnskabet i Godkendelse af sognenes årsregnskaber 2015 Sag: Regnskab 2015 (557) PU gennemgik og godkendte regnskaberne med følgende bemærkninger: Referat, Side: 2

3 Revisors samlede regnskabsbemærkninger og sognenes behandling Dyssegård sogn (og alle menighedsråd i øvrigt) skal bogføre sådan som revisor og KMs vejledning anviser ifbm. ligningsmidler fremad, jvf. pkt. 4. I punktets bilag står fejlagtigt at Vangede sogn ikke har behandlet revisors noter til regnskabet. Godkendelse af regnskabet uden anmærkninger fra revisionen er sket på et menighedsrådsmøde. Følgende regnskaber er dermed godkendt: Dyssegård sogn, regnskab 2015 Gentofte sogn, regnskab 2015 Hellerup sogn, regnskab 2015 Helleruplund sogn, regnskab 2015 Jægersborg sogn, regnskab 2015 Maglegårds sogn, regnskab 2015 Ordrup sogn, regnskab 2015 Skovshoved sogn, regnskab 2015 Vangede sogn, regnskab kvartalsrapport Sag: PUK: regnskab 2016 (588) Kvartalsrapporten blev godkendt uden bemærkninger. KV3 rapport 2016 KV PUK, GPR, FSG 7 Anskaffelse af multifunktionsmaskine Sag: Provstikontor, inventar mv. (141) Indkøb af multifunktionsmaskine til farvekopi blev godkendt med en økonomisk ramme på kr ,- + udgifter til bortskaffelse af den gamle maskine. indstilling, multifunktionsmaskine 8 Skoletjenesten ansøgning 5% Sag: 5%-ansøgninger 2016 (626) PU bevilgede, at 5%-puljen dækker Skoletjenestens uforudsete udgifter ifbm. langstidssygdom, kr ,58. Skoletjenesten ansøgning 5% 9 Udviklingspulje, ansøgning til inspirationsdag om hjemmesider, kr ,- Sag: Udviklingspulje ansøgninger 2016 (550) Udviklingspulje, ansøgning til inspirationsdag om hjemmesider, kr ,- Provstiudvalget synes det er et godt initiativ, der både sker på tværs af sognene og som kan fremme det enkelte sogns hjemmesidekommunikation. Der bevilges kr ,- fra Udviklingspuljen til arrangementet. PU ser gerne at inspirationsdagen rykkes frem til januar 2017, således at også nye MR, der måtte være interesserede kan få glæde af dagen. Bevillingen er ikke betinget af at dagen fremrykkes. Referat, Side: 3

4 10 MR-valg: frist for indberetning og fællesannonce PU vedtog, at man ikke laver fælles annonce med alle nye MR-medlemmer. Det er op til sognene at annoncere selv på hjemmesider o.lign. 11 Ansøgning: ændring af anlægsbevilling 2017, Gentofte sogn Sag: Budget 2017 (625) Ændring af anlægsbevilling 2017, Gentofte sogn Orientering: Gentofte sogn ønsker at fremskynde reparation af orgel og udsætte det bevilgede anlæg, renovering af sognegård.anlægsramme reduceres derfor med kr ,- og Ordrup sogn bevilges kr ,- til anlægsopgave vedr. orgelbælge. Disse ændringer er forhåndsgodkendt af PU på møde d Mødedatoer 2017 Datoforslag: onsdag d kl , efterfulgt af økonomimøde kl onsdag d kl , efterfulgt af budgetsamråd kl onsdag d kl onsdag d kl , efterfulgt af Julemøde kl Følgende datoer blev fastlagt: onsdag d kl , efterfulgt af økonomimøde kl onsdag d kl , efterfulgt af opstillingsmøde til PU + budgetsamråd kl onsdag d kl , konstituerende møde for PU onsdag d kl , efterfulgt af Julemøde kl Eventuelt PB vil minde MR om at vælge repræsentanter til skoletjenesten og til GPR. Kommende møder: onsdag d. 7. december (+ julemøde), kl. 16, Hellerup sognegård onsdag d kl , efterfulgt af økonomimøde kl onsdag d kl , efterfulgt af opstillingsmøde til PU-valg og budgetsamråd kl onsdag d kl onsdag d kl , efterfulgt af Julemøde kl Referat, Side: 4

5 Underskrifter vedr. møde d Jens Bache Christian Erik Lund Flemming Paridon Brüggemann Gert Jørgensen Ida Bäck Marianne Telling Peter Birch Steen Borup-Nielsen Ulrich Broen Thostrup Referat, Side: 5