Annoncering af måling af perceptionen af Forsvarsministeriets område

Transkript

1 Annoncering af måling af perceptionen af Forsvarsministeriets område Indholdsfortegnelse 1. BETINGELSER Baggrund Den ordregivende myndighed Udbuddets omfang Baggrund og formål Delaftaler Optioner Kontraktperioden Procedure Udbudsform Egnethedsvurdering Den juridiske person og underleverandører Betingelser for at deltage Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed Tilbudsvurdering Alternative tilbud Tildelingskriterier Tilbudsbetingelser Tilbudsfrist mv Indhold af tilbud samt fremsendelse mv Sprog Priser og leverandørforhold Aftalegrundlag

2 Annullering Omkostninger ved deltagelse Forbehold Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Spørgsmål og rettelser Tidsplan KRAVSPECIFIKATION Baggrund Formål Produktbeskrivelse Tidsplan Økonomi Andet materiale (bilag)

3 1. BETINGELSER 1.1. Baggrund Nærværende udbud afholdes i overensstemmelse med Tilbudslovens afsnit II, jf. lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007, lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter. Tilbudsgiver opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er Forsvarsministeriet. Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, spørgsmål mv. skal rettes til: Forsvarsministeriet Ledelsessekretariatet Holmens Kanal København K fmn@fmn.dk Att.: Nanna Sverrild nsv@fmn.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud Udbuddets omfang Nærværende udbud omfatter måling af viden om og perception af Forsvarsministeriet, forsvaret, hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen og Forsvarets Efterretningstjeneste blandt befolkningen, meningsdannere, medarbejdere, frivillige og pårørende. Opgaven skal gennemføres inden for de fastsatte økonomiske rammer på maksimalt kr. eks. moms. Der ønskes derudover et udarbejdet forslag og prisestimat på optionen af en opfølgende måling, som gennemføres ca. 1½ år efter den første måling. Denne option behøver ikke ligge inden for beløbsgrænsen Baggrund og formål Selve beskrivelsen og kravene til den udbudte opgave fremgår af kravspecifikationen, jf. nedenfor Delaftaler Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter. Der skal afgives tilbud på den samlede opgave. Dog med option på opfølgende måling adskilt fra den første måling jf. pkt Optioner Der ønskes følgende option: En opfølgende måling ca. 1½ år efter jf. pkt Kontraktperioden Kontraktperioden er fra medio marts 2012 til ultimo juni

4 1.4. Procedure Udbudsform Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt nationalt udbud. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Vurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet Egnethedsvurdering. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra de tildelingskriterier med den for kriterierne angivne vægtning, der fremgår af afsnittet Tildelingskriterier Egnethedsvurdering Den juridiske person og underleverandører Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. I det omfang tilbudsgiver er et konsortium, skal de nedenfor angivne erklæringer og oplysninger under Betingelser for at deltage, Tilbudsgivers økonomiske egnethed og Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed opfyldes og afleveres for samtlige konsortiedeltagere. Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af opgaven disse anvendes. Hvis en tilbudsgiver i relation til vurderingen af økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge erklæring fra vedkommende enheder eller anden dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers egne forhold, økonomisk egnethed samt teknisk og faglig egnethed. Tilbudsgiver skal indsende en tro- og love erklæring om, at tilbudsgiveren ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Erklæringen er vedlagt udbudsmaterialet som bilag. Hvis tilbudsgiver består af et konsortium, skal ovennævnte gives for hver enkelt deltager i konsortiet. 4

5 Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed Tilbudsgiver skal kunne godtgøre sin tekniske og faglige formåen ved at fremsende: - Beskrivelse af tilbudsgivers organisation. - Oplysninger om antal beskæftigede medarbejdere fordelt på relevante personalegrupper og/eller de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgiveren, samt deres erfaring fra lignende opgaver. - Oplysninger om tilbudsgiverens erfaring med løsning af lignende opgaver. Der skal vedlægges maks. fem referencer for opgaver, som tilbudsgiver har udført inden for det udbudte område de seneste tre år. Referencelisten bør ikke fylde mere end i alt to sider og skal indeholde følgende oplysninger: o Kort beskrivelse af opgaven, samt opgavens relevans i forhold til den udbudte opgave. o Kontaktperson hos den virksomhed / offentlige institution som opgaven er udført for. o Kontraktperiode. o Kontraktværdi. - Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver har erfaring fra lignende opgaver, samt at de relevante kunder har udtrykt tilfredshed med leverancen. Såfremt virksomheden har eksisteret i mindre end 3 år, fremsendes ovenstående oplysninger for den periode, virksomheden har eksisteret. Hvis tilbudsgiver består af et konsortium, skal ovenstående oplysninger og relevante referencer gives for hver enkelt deltager i konsortiet. Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver har mindst tre ansatte, som har erfaring fra lignende opgaver Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af de nedenfor angivne tildelingskriterier med henblik på at identificere det vindende tilbud. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at give alternative tilbud Tildelingskriterier Vurderingen af tilbud vil ske på baggrund af kriteriet det økonomisk mest fordelagtige med følgende delkriterier: 1. Procesforløb og kvalitet (60 pct.) Bedømt på grundlag af tilbudsgiverens løsningsforslag til besvarelse af opgavebeskrivelsen (som beskrevet i afsnit 2: Kravspecifikation). Der vil blive lagt særlig vægt på tilbudsgivers målemetoder, dokumentation, tilrettelagt forløb (herunder tidsmæssigt omfang), robusthed i forhold til følsomhed over for enkeltsager i måleperioden samt undersøgelsesdesign. Det betyder, at tilbudsgivers undersøgelsesdesign og tilrettelagte proces skal være overbevisende i forhold til at kunne give et veldokumenteret billede af kendskabet til og perception af Forsvarsministeriet, forsvaret, hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen og Forsvarets Efterretningstjeneste blandt befolkningen, meningsdannere, medarbejdere og frivillige. 5

6 Der lægges vægt på, at tilbudsgiver beskriver et kvalitetssikret koncept, der er validt og statistisk signifikant også på myndigheds- og emneniveau. Der lægges også vægt på, at tilbudsgivers koncept kan afdække, hvilke drivere, der er bestemmende for perceptionen. Konceptet bør være fagligt velunderbygget. 2. Pris (40 pct.) Bedømt på grundlag af tilbudsgiverens samlede estimerede pris for opgaven samt timepris for forskellige ydelser, der indgår løsningsforslaget. Procentsatserne angiver de enkelte delkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på baggrund af ovenstående delkriterier Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt Tilbudsfrist mv. Tilbuddet skal være den ordregivende myndighed i hænde senest 14. marts 2012 kl. 12. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Forsvarsministeriet Ledelsessekretariatet Holmens Kanal København K fmn@fmn.dk Att.: Nanna Sverrild Tilbuddet mærkes: Måling af perceptionen af Forsvarsministeriets område og med tydelig angivelse Udbud - Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. Forsvarsministeriet forbeholder sig ret til at forhandle med de 2-3 mest kvalificerede tilbudsgivere de nærmere betingelser for forhandling vil blive fremsendt ifm. evt. forhandling. 6

7 Indhold af tilbud samt fremsendelse mv. De fremsendte tilbud skal indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i nærværende udbudsmateriale. Det indebærer bl.a. følgende: a) En besvarelse af den stillede opgave (som beskrevet i afsnit 2: Kravspecifikation): Undersøgelsesdesign (herunder brug af målemetoder og faglig forankring og kvalitetssikringskoncept) Dokumentation af forløb og resultater, herunder rapportens art og omfang Tilrettelagt forløb (herunder tidsplan) Robusthed i forhold til følsomhed over for enkeltsager i måleperioden b) Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed (som beskrevet i afsnittet Egnethedsvurdering): Beskrivelse af tilbudsgivers organisation Oplysninger om tilbudsgiverens erfaring med løsning af lignende opgaver Oplysninger om antal beskæftigede medarbejdere fordelt på relevante personalegrupper og/eller de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgiveren, samt deres erfaring fra lignende opgaver c) Tro- og love erklæring om, at tilbudsgiveren ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige d) Option på opfølgende måling Tilbud sendes til fmn@fmn.dk att. Nanna Sverrild Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk Priser og leverandørforhold Tilbudspriser skal afgives i DKK inkl. afgifter og gebyrer, men ekskl. moms, jf. yderligere om priser, betalingsbetingelse mv. i udkast til kontrakt Aftalegrundlag Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser Annullering Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. En evt. annullering vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annulleringen Omkostninger ved deltagelse Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelse og eventuel efterfølgende kontrahering er ordregiver uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. 7

8 Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål, jf. nedenfor Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Nærværende udbudsbetingelser og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven, herunder evt. oplysninger om de enkelte personsager, der måtte indgå i løsningen af opgaven. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om tilbudsgiver har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Spørgsmål og rettelser Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til betingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Spørgsmål skal stilles skriftligt og sendes til nsv@fmn.dk (bemærk at endeligt tilbud skal sendes til fmn@fmn.dk att. Nanna Sverrild). Spørgsmål kan således ikke stilles ved telefonisk eller anden mundtlig henvendelse. Alle spørgsmål, der stilles senest 7 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 7 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 4 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 4 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på hjemmesiden på adressen: fmn.dk. Eventuelle rettelser til udbudsbetingelserne vil ligeledes blive offentliggjort på denne hjemmeside. Det er tilbudsgivers ansvar, at holde sig orienteret om spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade, idet ansvar for eventuelt forkert tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 8

9 1.8. Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: 22. februar 2012 Annoncering 7. marts 2012 Frist for at stille skriftlige spørgsmål 14. marts 2012 Sidste frist for afgivelse af tilbud Ultimo marts Evt. forhandling med udvalgte leverandører 30. marts 2012 Forventet underskrivelse af kontrakt kontraktens ikrafttræden 6. juni 2012 Frist for indsendelse af endelig rapport Juni 2012 Mundtlig rapportering for udvalgte chefgrupper (max 3 gange) 9

10 2. KRAVSPECIFIKATION 2.1. Baggrund Forsvarsministeriet ønsker at afdække og måle kendskabet til og perceptionen af Forsvarsministeriet, forsvaret, hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen og Forsvarets Efterretningstjeneste blandt befolkningen, meningsdannere, medarbejdere, frivillige og pårørende Formål Målingen af danskernes kendskab til Forsvarsministeriets område skal tilvejebringe nuanceret viden om perceptionen af centrale udvalgte dele af ministerområdets opgaveløsning og de faktorer, der indvirker på perceptionen. Forsvarsministeriet ønsker med andre ord at vide, hvad de adspurgte mener om ministerområdets opgaveløsning. Det gælder også, i hvilken grad Forsvarsministeriets områdes opgaveløsning opfattes som effektiv og relevant samt, i hvilken grad ministerområdet opfattes som troværdigt og lydhør over for kritik. Resultaterne af målingen skal bl.a. kunne bruges til det igangværende arbejde med at revidere Forsvarsministeriets koncernfælles kommunikationspolitik Produktbeskrivelse Der ønskes en måling af kendskabet til og perceptionen af Forsvarsministeriet, forsvaret, hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen og Forsvarets Efterretningstjeneste samt en afdækning af, hvilke faktorer, der indvirker på vurderingen. Der er tidligere i afgrænsede dele af Forsvarsministeriets koncern gennemført omdømmemålinger, som i relevant omfang skal inddrages i arbejdet med målingen og den efterfølgende rapport. Ministerområdet kan med fordel inddrages i tilrettelæggelsen af målingen. Målingen skal afdække: Organisation og kommunikation Perceptionen af ministerområdets effektivitet i og relevans af opgaveløsningen. Perceptionen af ministerområdets økonomistyring. I hvilken grad ministerområdets kommunikation opfattes som åben, forståelig, initiativrig, dialogbaseret og oprigtig. Herunder hvordan ministerområdet modtager kritik, er lydhøre, går i dialog og tager udgangspunkt i omverdens behov for kommunikation. Perceptionen af ministerområdets ledelse og ledelsens kommunikation. Perceptionen af og viden om ministerområdet som arbejdsplads. Hvilke kommunikationskanaler de adspurgte forventer og ønsker, ministerområdet anvender (web, medier, blade etc.) Opgaveløsning og værdier Perceptionen af og viden om ministerområdets ageren i internationale opgaver bl.a. missioner ude i verden. Oplever de adspurgte, at ministerområdet gør en positiv forskel? Perceptionen af og viden om ministerområdets nationale opgaveløsning. Oplever de adspurgte, at ministerområdet gør en positiv forskel? Hvilke værdier forbinder de adspurgte med ministerområdets organisation og opgaveløsning, og hvordan vægter de dem. 10

11 Perceptionen af soldaterne, beredskabsfolkene og hjemmeværnsfolkene i den operative ende nationalt og internationalt. Der ønskes fokus på grupperne: Befolkningen (et bredt udsnit) Meningsdannere (journalister, politikere, allierede mv.) Medarbejdere, frivillige og pårørende (et repræsentativt udsnit af både civile og militære) Målingen bør foretages blandt et repræsentativt udsnit af de udpegede segmenter og på et validt statistisk grundlag. Målingen skal i undersøgelsesdesign og data være tilrettelagt, så det er muligt validt at differentiere mellem de enkelte myndigheder og emner. Der kan med fordel tilrettelægges et fleksibelt undersøgelsesdesign med både kvantitative og kvalitative elementer. I afrapporteringen af målingens resultater bør det fremgå hvilke udfordringer, der vurderes primært at være relateret til kommunikation, og hvilke der kan henføres til andre områder. Målingen skal kunne fungere som en 0-punktsmåling, der kan være sammenligningsgrundlag for efterfølgende målinger. Der ønskes i tilbuddet en option på en opfølgende måling om ca. 1½ år. Den endelige rapport skal både præsentere resultater samlet for ministerområdet samt for de enkelte myndigheder og udvalgte emner. Forsvarsministeriet skal desuden have udleveret alt det bagvedliggende materiale og datagrundlag i en form, der muliggør efterfølgende kørsler og træk på data. Ansvaret for den efterfølgende brug af undersøgelsesresultaterne påhviler alene Forsvarsministeriet for så vidt ministeriets egen råden over resultaterne. Tilbudsgiver skal, efter rapporten er udarbejdet, gennemføre mundtlig præsentation af denne op til tre gange Tidsplan Kontraktperioden er fra medio marts 2012 til ultimo juni Rapporten skal være Forsvarsministeriet i hænde senest den 6. juni Økonomi Total estimeret pris på løsning af opgaven eksklusiv moms må ikke overstige kr. eks. moms. Dog kan evt. option om opfølgende måling være ud over dette beløb Andet materiale (bilag) Udkast til standardkontrakt Tro- og love-erklæring Almindelige betingelser for levering til Forsvarsministeriets myndigheder 11