. Møde i Administrativ Styregruppe den 13. maj 2015 klokken på Kalundborg Rådhus, Holbækvej 141B, 4400 Kalundborg, mødelokale 2.

Transkript

1 . Møde i Administrativ Styregruppe den 13. maj 2015 klokken på Kalundborg Rådhus, Holbækvej 141B, 4400 Kalundborg, mødelokale 2. Indkaldte: Jan Lysgaard Thomsen Hans Søie Inger Marie Vynne Rie Perry (Der serveres en let frokost i forbindelse med mødet) Søren S. Kjær Søren Lund Hansen Preben Christensen (ref.) 1. Ejerstrategi Det fremgår i principperne for etablering af Brand og Redning Vestsjælland, at der skal udarbejdes en ejerstrategi, som beskriver rammer og retning for virksomhedens udvikling. Vedlagte udkast til ejerstrategi er en førstegenerations ejerstrategi, som beskriver rammer og retning for etableringsfasen og tiden umilddelbart efter. Heri er søgt opsamlet de beslutninger og tilkendegivelser, der er givet i den politiske styregruppe undervejs i processen. Udkastet indeholder flg. afsnit: 1. Indledning (ejerstrategiens gyldighedsperiode m.v.) 2. Brand- og Redning Vestsjællands opgaver 3. Risikobaseret dimensionering 4. Organisation & ledelse 5. Udbud 6. Økonomi 7. Personale/personalepolitik 8. Samarbejde mellem Brand & Redning Vestsjælland og ejerkommunerne 9. Samarbejde med virksomheder og borgere i beredskabsområdet. Projektgruppen indstiller, at udkast til ejerstrategi anbefales.

2 2. Hovedadresse fra Brand & Redning Vestsjælland Det er meget vanskeligt på nuværende tidspunkt at vurdere hovedadressens lokalebehov før der foreligger en egentlig organisationsplan. Projektgruppen peger på, at et af følgende principper anvendes, når der skal udpeges en at hovedadressen placeres ud fra, en infrastrukturel tilgang. Hvilket vil sige tæt på såvel en øst/vest-gående som en nord/syd-gående hovedfærdselsåre - ud fra det faktum, at der til og fra hovedadressen vil være en del transport for medarbejderne. at hovedadressen placeres på en af de adresser, der i dag benyttes til beredskabsmæssige formål. at hovedadressen placeres i evt. ledig kommunal bygning, som i dag ikke benyttes til beredskabsmæssige formål. Projektgruppen indstiller, at den administrative styregruppe drøfter forslag til placering. 3. Udpegning af administrationskommune. Flg. opgaver skal løses af en administrationskommune for Brand- og Redning Vestsjælland: IT (platform og support) bogføring, budget, regnskab (herunder konsulentfunktion) personaleadministration (herunder konsulentfunktion Der kan umiddelbart peges på 3 objektive kriterier for udpegning af administrationskommune: a) opgaven sendes i udbud blandt ejerkommunerne - og kommunerne bedes om at fremsende tilbud. Billigste kommune tildeles opgaven

3 b) ud fra nøgletal vurderes hvilken kommune, der i dag løser opgaven billigst. Den kommune, der vurderes at være billigst, tildeles opgaven. c) Den kommune, hvori hovedadressen er placeret, tildeles opgaven. Projektgruppen indstiller løsningsforslag c). 4. Fælles beredskabsvagtcentral på Sjælland. På den politiske styregruppes møde den 21. april blev det besluttet, at der på mødet den 27. maj 2015 skulle være en orientering om arbejdet med at etablere en fælles vagtcentral for Region Sjælland, omfattende de kommunale beredskaber, Region Sjællands ambulanceberedskab samt evt. politiets beredskab - forud for behandlingen af sagen i KKR den 17. juni. Endelig rapport forventes færdiggjort af sekretariatet i uge 20. Jan Lysgaard Thomsen giver en orientering om arbejdet i arbejdsgruppen. Projektleder indstiller, at sagen sættes på dagsordenen på styregruppens møde den 22. maj, hvor den endelige rapport foreligger. 5. Orientering om politisk proces i juni - og i efteråret På foranledning af en forespørgsel fra Lejre Kommune, er der udarbejdet et notat om de politiske temaer, der bliver forelagt til politisk beslutning i juni og hvilke der vil følge i efteråret Bilag: "Notat om politiske beslutninger " 6. Eksempel på samarbejdsaftaler med kommunerne og på kvalitetsstandarder. Projektgruppen indstiller, at vedlagte ek-

4 sempel på samarbejdsaftale/kvalitetsstandard, som er udarbejdet af beredskabscheferne, fremsendes til politisk styregruppe. Bilag: Eksempel på samarbejdsaftale 7. Økonomi Økonomiarbejdsgruppen, som består af en økonomimedarbejder fra hver af de 6 kommuner og med Kirsten V. Jensen fra Slagelse Kommune (og projektgruppen) som tovholder arbejder frem mod at have et basisbudget klar, således at det kan indgå i den politiske proces i juni måned. Udgangspunktet er R-2013 med efterfølgende kendte ændringer. Materialet tilstræbes udarbejdet således, at ejerkommunerne kan etablere en oversigt over økonomisk konsekvens for egen kommune. En ejendomsmægler har igangsat arbejdet med at vurdere de bygninger, der i dag benyttes til beredskabsmæssige formål, således at vi får en salgsværdi og anslået lejepris pr. m 2 - med udgangspunkt i nuværende anvendelse. Deloitte er i gang med at værdifastsætte aktiver. Projektgruppen indstiller, at orienteringen tages til efterretning at der fastsættes en minimumsgrænse for værdier, der indgår i opgørelsen på kr., svarende til den grænse kommunerne har for straksafskrivning af investeringer Bilag: Notat om mulige områder for besparelser. 8. Placering af beredskabsdirektøren i pe-

5 rioden 1. august til 31. december og projektorganisation i implementeringsfasen Idet 60-fællesskabet først dannes pr. 1. januar 2015 vil beredskabsdirektøren skulle ansættes som "projektleder" i perioden 1. august til 31. december Projektgruppen indstiller, at beredskabsdirektøren ansættes i Kalundborg Kommune i den pågældende periode arbejdsstedet i den nævnte periode bliver på Kalundborg Rådhus - mhp. at opgaverne løbende kan overdrages til direktøren at Kalundborg Kommune stiller stabsfunktioner til rådighed for beredskabsdirektøren i den nævnte periode afregning for disse funktioner sker efter samme principper, som der har været anvendt for projektlederen styregruppen drøfter projektorganisationens sammensætning i efteråret 2015 Bilag: Notat vedr. projektets organisering i implementeringsfasen (efteråret 2015). 9. Vedtægt for Brand og Redning Vestsjælland Projektleder indstiller at vedtægten fremsendes til godkendelse. Bilag: Endeligt udkast til vedtægt. 10. Tidsplan Projektleder indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: kalender for maj/juni Eventuelt

6