Referat af bestyrelsesmøde i Fomars.

Transkript

1 Bestyrelsen Fomars Billund den Referat af bestyrelsesmøde i Fomars. Den 10 oktober 2014 kl på Hotel Legoland Lokale : Technic 1+2 på Hotellet. Deltagere: Hele bestyrelsen. Desuden deltog Anna Marie Rasmussen, Reg. Syddanmark og Martin Aadal, Legoland. Referent: Tove Baisgaard. Referat. 1. Bestyrelsen 1.1. Godkendelse af dagsorden 1.2. Godkendelse af referat fra mødet den 14. marts Vedlagt som Bilag Orientering fra formanden. Regionen har den godkendt den endelige effektmodel, som danner grundlag for forventede effekter i begge Fomars projekter. Modellen lægger sig op af VisitDenmarks model, så der nu er overensstemmelse mellem Fomars og VisitDenmark, både på den kortsigtede kampagneeffekt og den langsigtede samfundseffekt. Evt. turismekonference i samarbejde med Region Syddanmark udsat til foråret Taget til efterretning 2. Økonomi Godkendelse af Regnskab for både Det gode liv og Børnefamilieturisme Udkast til Regnskab er udsendt pr mail den Forbrugsrapport og budget Beslutning. Regnskab og budget blev gennemgået på mødet.

2 Årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og fremlægges på generalforsamlingen. Budgettet for perioden blev godkendt. Projektets sidste regnskabsår ønskes udvidet til resten af projektperioden ( til ), uden at det får konsekvenser for udbetaling af projekttilskud for støtteprojekterne fra 2014 og Sekretariatet aftaler med regionen. 3. Beslutningspunkter Ansøgning til Syddansk Vækstforum om tillægsbevilling for 2015 for Børnefamilieturismen og til en samlet fortsættelse af Fomars for perioden Fomars bestyrelse besluttede på sit møde den 14. marts 2014, at ansøge Sydansk Vækstforum om en forhøjelse af det ansøgte beløb til markedsføring af børnefamilieturismen i 2015, og til fortsættelse af Fomars i en ny 3 årig periode. Formandsskabet har fremsendt ansøgning om 3.5 mio. kr i tillægsbevilling for 2015 til børnefamilieturismen. Med de tilskud der indtil nu er ydet til projekter under Børnefamilieturismen, vil der være kr. tilbage til projekter i 2015, såfremt tillægsbevillingen ikke godkendes. Der er kr. tilbage at søge under Det gode liv. Bilag 2 Desuden er der yderligere søgt om et tilskud på 34 mio. kr. for perioden til fortsættelse af Fomarsprojektet, både indenfor børnefamilieturismen og det gode liv. Beløbet udgør 30 % af de forventede markedsføringsprojekter i perioden Endelig er der søgt om 1.5 mio. kr til at administrere Fomars i den nye periode. Beløbet udgør 75 % af det forventede forbrug. Vækstforum behandler ansøgningen den 26. september 2014 med henblik på indstilling til Regionsrådets endelige godkendelse. Der forventes at foreligge resultat af mødet til bestyrelsesmødet. Godkendes projektet har det følgende konsekvens for Fomars - At projektet fortsætter efter samme retningslinjer og ansøgningskriterier som i dag. - At der ikke er forhåndsreserveret beløb til ansøgere til Børnefamilieturismen og Det gode liv, hvorfor Fomars bestyrelse må overveje, om der skal fastlægges kriterier, der kan benyttes ved en evt. prioritering mellem ansøgerne. Formanden indstiller: Til bestyrelsens efterretning og godkendelse af konsekvenserne for Fomars som beskrevet. Drøftelse af kriterier for evt. prioritering af ansøgere behandles på bestyrelsens møde den 21. november kl

3 Vækstforums indstilling om at give tillægsbevilling som ansøgt på 3.45 mio. kr i 2015, samt om at forlænge formars for 2016 og 2017 med et tilskud på 16.5 mio. kr til projekter og 0.75 kr til administration tages til efterretning. Formandens indstilling godkendt Kriterier for at opnå støtte til markedsføringsprojekter og evt. prioritering. Fomars bestyrelse har fastlagt en række kriterier, der skal være opfyldt for at en ansøger kan opnå støtte fra Fomars til markedsføringsprojekter. Disse er: Kampganen er målrettet enten børnefamilieturismen eller Det gode liv segmentet i primært nabolandene Tyskland, Holland, Norge og Sverige Mindst 3 partnere skal stå bag hver kampagneansøgning. Der er tænkt private og offentlige partnere eller kun private partnere, ikke offentlige partnere alene. Kampagnen skal være på mindst kr. i hvert land. Der ydes kun støtte til generel markedsføring (destinationsmarkedsføring). Det betyder bl.a., at der skal fremlægges opgørelse over, hvilke dele af kampagnen, der er kommerciel og ikke-kommerciel, og for, at den kommercielle aktør har betalt for egen andel af kampagnen. Ansøger sikrer og administrerer selv sit markedsføringsprojekt, og skal overholde Fomars og regionens administrative forskrifter til projektadministration, herunder udbudslovgivning. Fomars kan rådgive efter behov. Der afleveres slutrapport med revisorpåtegning efter kampagnens afslutning. Denne indgår i Formars årlige afrapportering til Vækstforum. Ansøgere skal være medlemmer af Fomars. Fra 2015 vil ansøgere desuden skulle opfylde minimumskravene til effekten af den konkrete markedsføring, sådan som den er aftalt mellem Fomars og Region Syddanmark i juni Det betyder, at der er et krav til minimumseffekt i form af påvirkede overnatninger i destinationen for hver 1 mio. kr. i markedsføring på overnatninger. ( VDK-model) Det har indtil videre været muligt at tildele ansøgere støtte, hvis de overholder disse tildelingskriterier, uden at der har været behov for en prioritering mellem ansøgerne. Det kan ikke forventes at holde i 2015 især indenfor børnefamilieturismen, hvorfor formanden foreslår, at der fastlægges kriterier for, hvordan denne prioritering bliver grebet an, hvis der er behov for det. Formanden indstiller: - At alle ansøgere, der vil være sikre på at få tilskud i 2015, skal søge Fomars senest den 15. november 2014.

4 - At prioritering sker ved at nedsætte støtteprocenten ens for alle ansøgere i 2015, hvis det viser sig at der ikke er penge nok til at imødekomme alle. - Meddelelse om endelig støtteprocent vil derfor først foreligge efter den 21. november At det drøftes om der skal overføres uforbrugte midler til administration til projektstøtte i Formandens indstilling godkendt med den tilføjelse, at hvis der ikke er penge nok til alle ansøgere, vil ansøgninger der retter sig mod de nationalt prioriterede markeder blive prioriteret højest. ( Tyskland, Sverige, Norge, Holland, Storbritannien, Frankrig, Italien, USA, Australien, Japan, Brasilien, Rusland, Indien og Kina). Herefter nedsættes støtteprocenten ens for alle. Desuden besluttede bestyrelsen, at overføre kr. uforbrugte støttemidler til administration til puljen for projektstøtte, så denne forhøjes tilsvarende. Derved er der kr. til rådighed til projektstøtte i Behandling af indsendte ansøgninger om støtte til markedsføring i Alle destinationer og medlemmer af Fomars er skriftligt opfordret til at sende ansøgninger ind vedrørende Der forventes ansøgninger minimum fra de samme partnere, som har opnået støtte i P.t. er der ikke modtaget ansøgninger. Indkomne ansøgninger fremsendes med indstillingsnotat, så snart de er modtager. Der er kr til rådighed til projekter under Børnefamilieturismen i 2015, inden evt. tillægsbevilling, og kr til rådighed til projekter under Det gode liv i Efter tillægsbevilling fra Vækstforum vil der være kr til rådighed til projektstøtte. Hertil foreligger evt. muligheden for at overføre uforbrugte midler fra administration af foreningen til projektstøtte efter aftale med regionen. Formars har den modtaget en ansøgning til Børnefamilieturismen, som vedlægges denne dagsorden. Legoland Billund Resort søger om et tilskud på kr til et samlet budget på i alt kr. incl. udviklingsaktiviteter og administration/koordinering Partnerkredsen bag Legoland Billund Resort er i 2015 udvidet med kommunerne Esbjerg, Varde og Middelfart og består desuden af Legoland, Lalandia, Givskud Zoo og kommunerne Billund, Kolding, Vejle og Vejen Der markedsføres i 7 lande i alt med følgende kampagnebudgetter: Sverige kr, Norge kr.,

5 Holland kr, Tyskland kr. Finland kr Rusland kr. Polen kr. Ansøgningen er gennemgået af sekretariatet med henblik på at vurdere, om den overholder de vedtagne tildelingskriterier, herunder nye krav til effekter. Det gør den. Indstillingsark vedlægges. Det indstilles, - at ansøgningen godkendes, under forudsætning af, at Fomars opnår den ansøgte tillægsbevilling for At ansøger meddeles tilsagn, men at den endelige støtteprocent først kan meddeles efter den 21. november 2014, når alle ansøgere til 2015 støtte er behandlet. ( næste bestyrelsesmøde) Christian Woller orienterede om, at Legoland Billund Resort har udvidet partnerkredsen med kommunerne Varde, Esbjerg og Middelfart, hvorved der er basis for større markedstryk end i Derfor er der fremsendt større støtteansøgning end i På grund af inhabilitet deltog repræsentanterne fra Legoland Billund Resort ikke i sagens behandling. Indstillingen godkendt med den tilføjelse, at ansøger meddeles de prioriteringskriterier, som bestyrelsen har besluttet, i tilfælde af at der ikke er penge nok til alle ansøgere i Generalforsamling den 21 november 2014 kl Foreningens ordinære generalforsamling afholdes den 21. november 2014 kl Dagsorden i henhold til vedtægten er: 1. Valg af dirigent 2. Valg af stemmetællere 3. Bestyrelsens beretning for foreningens virksomhed i det forløbne år. 4. Godkendelse af årsregnskab og revisionsberetning.

6 5. Fastsættelse af årligt kontingent. 6. Indkomne forslag fra bestyrelse eller medlemmer. 7. Valg/udpegelse af bestyrelse og bestyrelsessuppleanter i overensstemmelse med principperne i vedtægternes 7 og Valg af revisor, jf Evt. Ordinær generalforsamling indkaldes med mindst tre ugers varsel skriftligt til samtlige medlemmer. Indkaldelse bekendtgøres ligeledes på foreningens hjemmeside. dvs. senest den 31. oktober. Indkaldelse til generalforsamling skal indeholde dagsorden for mødet, og angive det væsentligste indhold af eventuelle forslag til vedtægtsændringer. Når der skal ske valg/udpegelse af bestyrelsesmedlemmer på generalforsamlingen, skal indkaldelsen også indeholde liste over kandidater, der er opstillet jf. 13. Tillige skal udkast til Årsregnskab vedlægges. Forslag til behandling under dagsordenens punkt 6 skal skriftligt være formanden eller sekretariatet i hænde senest 1. november i det givne år. Valg til bestyrelsen. Der skal udarbejdes en liste over kandidater til bestyrelsen, som udsendes med indkaldelsen. Bestyrelsen er som udgangspunkt valgt for 2 år ad gangen. På sidste ordinære generalforsamling blev bestyrelsen udvidet med 1 menigt bestyrelsesmedlem, som repræsenterer Det gode liv, hvilket indebærer, ( som parallel til de øvrige første gangs valgte medlemmer), at dette medlem er på valg allerede første år efter valget, således at alle menige medlemmer ikke er på valg samtidig. Det betyder, at Steen Slaikjær, Hvidbjerg Camping og Feriecenter og Peter Saaby Simonsen, Destination Lillebælt er på valg i Genvalg kan finde sted. De repræsenterer Det gode liv. Udkast til årsregnskab. Udkast til årsregnskab er præsenteret under pkt. 2. Dette vedlægges indkaldelsen til generalforsamlingen. Generalforsamling forventes afholdt i Middelfart. Medlemskontingent. Medlemmer betaler i dag kr + moms årligt. Formanden indstiller, at bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen: - Udkast til årsregnskab godkendes - At kontingent på kr + moms fastholdes for det kommende år

7 - At Steen Slaikjær og Peter Saabye Simonsen genvælges. Beslutning. Formandens indstilling godkendt. Det forventes, at borgmester Ib Kristensen vil være dirigent på generalforsamlingen. Generalforsamling afholdes på Hotel Sixtus, Middelfart Status vedrørende Global Connected. Fomars har indsendt årsrapport til WoCo om aktiviteter i vedlægges som Bilag 3. Rapporten indeholder også oversigt over aktiviteter i de to øvrige jyske regioner, idet der nu er indgået et administrationssamarbejde med disse. I 2014 er der gennem Global Connected i Fomars ydet støttetilsagn på kr. i forbindelse med starten af en ny charterrute mellem Moskva og Billund i maj måned. Billund Lufthavn er projektansøger, mens Jazz Tours og Legoland Billund Resort er partnere. Projektet er afsluttet og rapport og regnskab vedlægges som Bilag 4. Resultatet blev en smule mindre end forventet, formentlig på grund af uroligheder i Ukraine. Til gengæld har Jazz Tours sendt over 150 Billundgæster over København i løbet af sommeren Jazz Tours har dog meddelt, at man udvider, så der forventes 10 charterfly i sommeren 2015 og fly i Fomars har desuden deltaget i møder med 3 luftfartsselskaber med henblik på at drøfte muligheden for at åbne nye ruter til Billund, ligesom der har været afholdt møder med Odense og Sønderborg lufthavne med henblik på at drøfte konkrete støttemuligheder til oprettelse af fly/charterruter. I Nordjylland har der været aktiviteter i forbindelse med udvidelse af Türkish Airs rute mellem Istanbul og Ålborg fra 3 til 5 afgange ugentligt, mens der ikke har været nye ruter endnu i Midtjylland. Ny ansøgning om markedsføringsstøtte. Fomars har den modtaget en ansøgning om Projektstøtte til markedsføring 2015 i forbindelse med oprettelse og udvidelse af charterrute mellem Moskva og Billund. Motiveret ansøgning vedlægges. Der søges om kr i støtte til udvidelse af ruten, der startede i 2014, jf. tidligere tilsendt evalueringsrapport. Ruten forventes udvidet fra 2 fly i 2014 til 10 fly i 2015, fordelt på forår og sommer. Ansøgningen ligger indenfor de rammer, som Global Connected arbejder med, hvorfor det indstilles at ansøgningen godkendes.

8 Status og årsrapport 2013 tages til efterretning. Indsendt afslutningsrapport vedr. Jazz tours godkendt Der bevilges kr fra Global Connected midlerne for 2015, som ansøgt til Billund Lufthavn/Jazz Tours Vækstplan for turisme, herunder status vedrørende udvikling af kystturismen. På bestyrelsesmødet den 14. marts 2014 blev man enige om at sætte punktet på dagsordenen til almindelig information og drøftelse. Region Syddanmark vil orientere om status for projektet, ligesom involverede bestyrelsesmedlemmer vil orientere. Formanden indstiller: Til bestyrelsens drøftelse. Beslutning. Region Syddanmark orienterede om status for Vækstplanen, hvis implementering aftales mellem regionerne og Erhvervsministeriet senest den Man er ikke på plads med den endelige organisering. Det nationale selskab for Natur og Kystturisme har fået Henrik Höhrmann som formand for interimbestyrelsen, der erstattes pr med en endelig bestyrelse. Bestyrelsen bliver en ren professionel bestyrelse. Direktørposten er i opslag. Opgavefordeling mellem det nationale selskab og de to partnerskaber omkring Vestkysten og Østersøen er ikke på plads, ligesom den fysiske placering af de enkelte organisationer ikke er endelig aftalt. Det betyder også, at det er uafklaret, hvordan den udenlandske markedsføring vil komme til at forløbe fremadrettet. Hermed er det også uafklaret, hvorvidt Fomars indsats påvirkes af den fremtidige struktur. Det samme gælder for Nordjylland, som også har et organiseret og velfungerende samarbejde om markedsføring. På Sjælland er Lalandia Rødby og en række erhvervspartnere i gang med at etablere et markedsføringssamarbejde på Sydsjælland. Bestyrelsen holdes orienteret, hvis der kommer nyt Mødekalender Det foreslås, at bestyrelsen holder følgende møder i 2015: Bestyrelsesmøder: marts 2015, kl oktober 2015, kl

9 november 2015, kl Generalforsamling den 27. november 2015, kl Formanden indstiller mødekalender til bestyrelsens godkendelse. Mødekalender er godkendt. Mødet den 20. marts afholdes hos Odense Zoo. 4. Eventuelt VisitDenmark orienterer om sidste nyt fra VDK Region Syddanmark orienterer om sidste nyt fra Vækstforums indsats på turismeområdet. Intet at berette. Venlig hilsen Christian Woller Formand.