NY POLITISK ARBEJDSFORM

Transkript

1 NY POLITISK ARBEJDSFORM POLITIKERNE SKAL TÆTTERE PÅ BORGERNE I DET POLITISKE ARBEJDE Borgmester Hans Toft & Kommunaldirektør Frank E. Andersen, Gentofte Kommune 2. februar 2016

2 Præsentation af Gentofte Kommune borgere medarbejdere 26km boliger: 31% parcelhuse, 7% rækkehuse, 62% etageboliger Ejerbeboede boliger 55%, lejerbeboede boliger 45% 250 km offentlig vej, 500 km fortov og 85 km cykelsti 8 km motorvej 3 jernbaner 8 S-togs stationer 63 daginstitutioner 11 folkeskoler 10 plejehjem 6 biblioteker og kulturhuse Administration Kultur & fritid Veje, miljø Borger med handicap Anlæg, Fjernvarme Børn og unge Bygninger Sociale ydelser Hvad bruges 6 mia. kr. til? kassebeh. Udligning Forebyggelse, rehabilitering, ældre 2 Skoler Budget 2016

3 Politiske landskab i Gentofte Kommune 11 mandater 3 mandater 2 mandater 1 mandat 1 mandat 1 mandat 19 medlemmer af Kommunalbestyrelsen Borgmester Hans Toft (C) Viceborgmester - Søren B. Heisel (A) 2 årig budgetaftale med C,A, V og B Udvalgsstruktur Økonomiudvalget Byplanudvalget Teknik- og Miljøudvalget Socialudvalget Kultur- og Unge- og Fritidsudvalget Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget Børne- og Skoleudvalget 3

4 Ændre forældet udvalgsstruktur En helt ny model for den politiske arbejdsform i Gentofte Kommune

5 Baseret på erfaringer Dialog om, hvad der bedst kunne tilgodese alle, foregik sammen med borgerne/brugerne. Løsninger der skaber mest værdi for brugerne indenfor det afsatte budget Ejerskab/ambassadører hos borgerne Gentofte Sportspark Skovshoved Havn Skole Vision Bank Mikkelsens vej Musikbunker Skaterpark Projekt (lokalplaner) Nye metoder, der bedre matcher kravet om omstillingsparathed og fleksibilitet

6 Sammen med borgerne fordi: Styrker politikernes indflydelse Sætter dagsordenen proaktivt Politikudvikler på et tidligt tidspunkt nye innovative løsninger Styrker det lokale selvstyre lokalt og nationalt ved at udnytte og passe på mulighederne i det lokale selvstyre Bedre processer Respekt for rammer Ejerskab til interessenter i fht. samlede løsning og implementering Flere ressourcer i spil i processen Øger kvaliteten af politiske løsninger Forbedrer problemforståelsen, øger iderigdommen Større chance for innovation

7 Ny politisk arbejdsform Før Forvaltningen udarbejder et oplæg Politikerne behandler Forvaltningen implementerer Borgerne bruger Efter Forvaltningen faciliterer Politikerne politikudvikler Borgerne medskaber Fælles ansvar for udførelse Erfaringer Med involvering af borgerne tidligt i beslutningsprocessen Forventninger Opnå hurtigere og succesfuld udførelse Bedre effekt Reducere ressourceforbrug

8 Udvalgene i den nye politiske arbejdsform ØU og KB Stort set uændret Stående udvalg Reducerer mødetimerne til 1/3. 4 årlige møder Byplanudvalget fortsætter som tidligere Opgaveudvalg Rådgivende 8 nye Nedsættes midlertidigt til at løse en konkret opgave Vil bestå af borgere, interessenter og politikere Refererer til stående udvalg, ØU eller KB

9 Stående udvalg De stående udvalg understøtter kommunalbestyrelsens samlede ledelse og styring af kommunen ved at sikre en tværgående, helhedsorienteret og langsigtet udvikling af deres ressortområde gennem politikudvikling og opfølgning på de vedtagne politikker Gentofte Kommunes styrelsesvedtægt Identificerer områder, hvor der er behov for udvikling Følge op på hele ressortområdet over et år Vurderer om der skal nedsættes et opgaveudvalg eller på anden måde inddrage borgere. Bindeled mellem opgaveudvalg og Kommunalbestyrelsen Udvikler kriterier, principper mv. for den del af den umiddelbare forvaltning vedr. ressortområdet, der er delegeret til forvaltningen Den umiddelbare forvaltning flyttes til KB Mødes 1 gang i kvartalet Regnestykket Stående udvalg 7 medlemmer x 11 møder x 2 timer x 5 udvalg = 770 timer Ny struktur med 4 møder : 5 udvalg x 7 medlemmer x 4 møder x 2 timer = 280 timer 480 timer til udvalg med borgerdeltagelse fx ca. 8 udvalg x 5 medlemmer x 6 møder x 2 timer

10 Stående udvalgsmøde - standarddagsorden Del I X udvalget d. x.x.xxxx kl. xx.xx Kvartalsrapportering Overordnede billede af ressortområdet Del II Del III Temaer vedrørende den overordnede udvikling på ressortområdet. - Opfølgning - Behov for udvikling Nye eller justerede principper og kriterier forvaltningen administrerer efter Del IV Del V Indspil fra opgaveudvalg i henhold til deres kommissorier og evt. justering af kommissorierne. Meddelelser fra formanden/forvaltningen og spørgsmål fra medlemmerne

11 Opgaveudvalg med borgerinddragelse Opgaveudvalgene skal i fællesskab med borgerne og andre interessenter udvikle ideer, forslag til politikker, nye strategier til kommunalbestyrelsen Gentofte Kommunes styrelsesvedtægt Opgaveudvalgene er rådgivende og midlertidige Nedsættes af KB efter indspil fra stående udvalg og ØU Ca. 8 opgaveudvalg med borgerdeltagelse af gangen Opgave og deltagere defineres af KB i kommissorium Tilrettelægger selv arbejdsform - forhåndsreservation i kalender Inddrager andre borgere og videnspersoner ad hoc fx i arbejdsgrupper eller workshops Afrapporterer til udvalg det er nedsat under Mødekadence: Aftales i udvalget. Børn kvalitet og struktur Unge politik Børn og unge i fællesskaber Skole reform Bæredygtig Gentofte (på vej) Trafik sikker i byen Erhvervs politik Integration af flygtninge Ny sundheds politik

12 Udpegning af medlemmer til opgaveudvalg Videnspersoner, eksperter og andre kan blive inddraget ad hoc Kommissoriet Identifikation Udpegningen Kommissoriet beskriver: Antal af kommunalbestyrelsesmedlemmer. Antal medlemmer, der ikke er kommunalbestyrelsesmedlem mer samt disses kompetencer/baggrunde. Forskellige metoder: Netværk Annoncering i lokalavis Opslag på gentofte.dk Omtale i Gentofte Lige Liste over relevante og interesseret personer til brug udpegning Kommunalbestyrelsen udpeger: Alle medlemmerne af et opgaveudvalg udpeges under ét efter den d`hondtske metode Formand og næstformand af de kommunalbestyrelsesmedlemmer der sidder i opgaveudvalget

13 Borgere i opgaveudvalget Mødeform anderledes og involverende 1 med erfaring fra Integrationsrådet. 1 med erfaring fra Netværkshuset. 1 erfaring fra Frivilligcenter Gentofte. 2 fra uddannelsesinstitutioner med særlig erfaring indenfor indsatser i forhold til integration af unge. 2 fra erhvervslivet med særlig erfaring i forhold til rekruttering og fastholdelse af medarbejdere med anden etnisk baggrund end dansk. 3 fra forenings-, idræts- og kulturlivet med relevant erfaring indenfor fritid og Integration.

14 Borgere i opgaveudvalget (De ti unge repræsenterer "sig selv" og er udvalgt gennem "gate keepers" og netværks metoden. De er i alderen år) 2 udskolingselever 3 gymnasieelever 2 på anden ungdomsuddannelse 1 STU-elev 1 tidligere gymnasieelev 1 bruger af Sandtoften Mødeform anderledes og involverende Følgende elementer bruges; Quiz i forhold til at nå et fælles højere vidensniveau Gruppearbejde for at give de unge nogle trygge rammer Grafisk facilitering og billedesprog Efter-snak" Vi er helt forskellige, men man finder ud af, at vi ligner hinanden" "Mit barn var helt oppe at køre, da hun kom hjem - det her virker rigtig vigtigt for hende" "Jeg møder folk, jeg ellers aldrig nogensinde ville have mødt "Det var meget trygt. De andre var gode til at forklare tingene" "Jeg lærer også meget om mig selv og forstår nogle ting meget bedre"

15 Forvaltningens nye rolle Umiddelbare forvaltning flyttes fra de stående udvalg til forvaltningen i det omfang kommunalbestyrelsen delegerer. De stående udvalg vil skulle formulere principper, kriterier og lignende, som ramme for forvaltningen i disse typer af sager Fx Kultur- og Unge og Fritidsudvalget formulerer principper for tildeling af tilskud fra puljer mv., med henblik på at forvaltningen kan behandle de enkelte ansøgninger. principper for tværkommunale samarbejder på kultur-, unge- og fritidsområdet, således at forvaltningen kan indgå aftaler Arbejde på nye måder med at understøtte de stående udvalg og udvalg med borgerdeltagelse

16 Gentofte Politikerportal Vi skaber et digitalt rum til lokalpolitikerne, som stiller den viden der opnås på områderne til rådighed på en nem måde og som med tiden også kan udvides til at være et samarbejdsrum for både lokalpolitikere og borgere.

17 PROCESPLAN ØU og KB juni 2. behandling af ny styrelsesvedtægt 1.8: Ny politisk arbejdsform i gang 31.8: Godkendelse af Kommissorier Beslutning vedr. arbejdsform fra ØU og KB maj 1.behandling af ny styrelsesvedtægt KB-seminar ØU beslutter proces 2. kvartal Evaluering November Kommunalvalg

18 Vi er ikke færdige - Gjort hvad vi kunne inden - Løser ting undervejs

19 Bekymring - Kommunalbestyrelsen Et udpluk af Kommunalbestyrelsens bekymringer: Kommunalbestyrelsesmøder Flere sager/mødernes længde Hvordan sikres faglige indspil (fra embedsmænd) når sager ikke er forberedt af stående udvalg og der ikke har været mulighed for dialog med embedsmænd? Ikke tid til at stille spørgsmål til embedsmænd når først ser sag på kommunalbestyrelses-dagsordenen Vederlag? Politisk styring vha. kriterier og principper Delegation til forvaltningen Uændret vederlag Holder uændret tidsforbrug samlet set?

20 Bekymring - stående udvalg Fra månedlige møder til kvartalsvise møder Ingen umiddelbar forvaltning Et udpluk af deres bekymringer: Adgang til oplysninger mindskes (indsigt og kontrol)? Håndtering af enkeltsager med politisk interesse borgerhenvendelser eller pressesager når ikke kan drøfte på udvalgsmøder? Mindsket indflydelsesplatform for formænd? Rum til politiske drøftelser på tidligt tidspunkt? Kan de stående udvalg blive strategiske? Forvaltningen og borgmesteren får for meget indflydelse? Tradition for dialog/besøg på skoler, institutioner, borgermøder mv.? Kontrol med økonomi? Kan man varetage ansvar det, man er valgt til uden budgetansvar? Kobling mellem mål/indsatser og økonomi? Mindretals mulighed for at rejse enkeltsager? Små partier mister indflydelse? Hvordan imødekommes bekymringer: Politikerportal Kvartalsrapporteringer Nye indflydelses- og indsigtsmuligheder via opgaveudvalg Enkeltsager håndteres som hidtil Formandskaber i opgaveudvalg Årsplaner og temadrøftelser Mulighed for at tage sager op i Kommunalbestyrelsen er der stadig

21 Bekymring - opgaveudvalg Et udpluk af deres bekymringer: Mindretallets pladser i opgaveudvalg? Mulighed for at følge arbejdet i opgaveudvalg man ikke deltager i? Hvordan finder vi deltagerne Tilstrækkeligt bredt rekrutteringsgrundlag? Borgerne vælges pga. politisk observans? Mulighed for synligheden/profilering som enkelt politiker? Koordination mellem opgaveudvalg? Vil borgerne blive skuffede hvis ikke følger rådgivning? Hvordan vælge de rigtige emner? Hvordan håndtere emner hvor vi ikke nedsætter opgaveudvalg/? Opgaveudvalg bliver flaskehals for udviklingstiltag? Hvordan undgår at bliver politiske kamp-arenaer? Arbejdsgrupper Midlertidige og rådgivende Politikere og borgere samskaber Hvordan følge arbejdsgruppers arbejde? Politikerdeltagelse og hvis ikke hvad så med samskabelsen? Hvordan imødekommes bekymringer: Den D Hondtske metode alle udvalg under ét flertallet afgiver pladser til mindretallet Følge arbejdet via Politikerportal Annoncering om mulighed for at melde sig som interesseret via hjemmeside Koordination gennem direktion og formandskaber, KB samt at politikere i et stående udvalg sidder i forskellige opgaveudvalg Procesfacilitering på opgaveudvalgsmøder

22

23

24

25

26

27

28

29 NY POLITISK ARBEJDSFORM POLITIKERNE SKAL TÆTTERE PÅ BORGERNE I DET POLITISKE ARBEJDE Borgmester Hans Toft & Kommunaldirektør Frank E. Andersen, Gentofte Kommune 2. februar 2016