Evaluering af repræsentantskabsmøde vedlægges som bilag 1.

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen og Per Bro Afbud: Knud Rasmussen, Jens Frederiksen, Helene Obel, Peder fraværende fra pkt 10 og rest. Gæster: L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller. Kommende arrangementer: Ingen rigtig god velfortjent ferie og tak for et godt halvår. 1. O Opfølgning på sidste møde Evaluering af repræsentantskabsmøde vedlægges som bilag 1. Ingen yderligere kommentarer 2. O Opfølgning på det ordinære repræsentantskabsmøde 2017 Temamøde om valgform for repræsentantskabsmødet 2018 foreslås afholdt tirsdag den 31. august 2017 på Sjællandsvænget 1. Det foreslås indkaldt som sædvanlige temaaftener for Temamøde om valgform indkaldes som aftalt, slås op på hjemmesiden som vi plejer at gøre med kurser. 3. O Godkendelse af forretningsorden for Bestyrelsen, herunder diæter Vedlagt som bilag 2. Som vedtaget stiger diæterne med ca. 2 %. Til drøftelse og godkendelse Enstemmigt godkendt 4. O Valg til udvalg og kommissorier for disse Jf. tidligere mødes er kravene til udvalgs medlemmerne følgende: FU - forretningsudvalget: 1

2 Forventninger: Kendskab til forretningsordenen, være loyal over for bestyrelsen, kunne være markant og stå ved sine holdninger i FU, bemærk ca. 1 ekstra møde mellem SB-møder, erfaring inden for området eller villig til at sætte sig ind i det. Sparringspartner for direktøren / FU, én der kan stille op som næst-/formand, hvis der sker noget. 1 person skal vælges og kommissorium bilag 3 godkendes: Jens har givet besked om at han genopstiller, ingen andre stiller op. Jens Frederiksen er valgt. Kommissoriet er enstemmigt godkendt Udlejningsudvalget: Forventninger: Holdes ca. en gang om måneden, kritisk og socialt bevidst, skal kunne forudse og gennemskue konsekvenser, lige dele empati og kendskab til rammer og regler, fokusere på den enkelte og på fællesskabet. 3 personer skal vælges og kommissorium bilag 4 godkendes. Jeanette, Annette og Robert er valgt, Anna genopstiller ikke som suppleant Jeanette, Annette og Robert er valgt, Amalie valgt som suppleant Kommissoriet enstemmigt godkendt. Byggeudvalget: Forventninger; Vil man bo i det der foreslås, sted og udformning. Forståelse for behov for forskellige boliger til forskellige familie- og livssituationer. Sammensætning på tværs af alder og køn, der skal være repræsentation af begge køn. 2 personer skal vælges. Byggepolitik er godkendt på repræsentantskabsmødet. Kommissorie forelægges SB på augustmødet efter udvalget har vedtaget denne. Jan René og Per vil gerne genopstille Jan René og Per er valgt Så snart Bestyrelsen har valgt sine medlemmer, vil vi med medlemmerne lægge en mødeplan for det kommende år. 2

3 Uddannelsesudvalget: Forventninger: Nogen der har ideer til nye ting / emner, der kan komme på programmet. Villig til at undersøge hvad de andre BS laver. Kunne argumentere for, hvorfor kurserne holdes sælge ideerne om kurserne. 3 personer skal vælges og kommissorium bilag 5 godkendes. Jens, Anna og Helene er valgt men Anna og Helene ønsker ikke genvalg Jens, Henrik, Chris er valgt og Annette som suppleant Kommissoriet enstemmigt godkendt med en lille rettelse Til valg og godkendelse Der vedlægges følgende skrivelser fra selskabsbestyrelsesmedlemmer ang. valg til udvalg: Skrivelse fra Knud Rasmussen ang. valg til udvalg Skrivelse fra Jens Frederiksen ang. valg til FU Skrivelse fra Jens Frederiksen ang. valg til Uddannelsesudvalget 5. O Ordinært repræsentantskabsmøde 2018 På baggrund af ovennævnte ønskes en drøftelse af: Valg af sted Valg af dirigent Valg af valgsystem Til drøftelse og beslutning Comwell Roskilde er valgt Dirigenten er genvalgt men skal lige strammes lidt op. Valgsystemet genvalgt 6. O Godkendelse af mødeplan 2017/18 Vedlagt bilag 6. Til drøftelse og godkendelse Kalenderen for SB møder gennemgået, slettes, konf. holdes kun om lørdagen d , Ellers OK. 7. O Status på strategi 2020 herunder mål for resten af 2017: 3

4 Samtidig gennemgås Statens effektivitetsmål for Boligselskabet Sjælland og det indstilles, at selskabet vælger et samlet mål for effektivisering. Bilagene 7 og 8 bliver gennemgået på mødet. Til orientering Bo gennemgik det udleverede bilag om strategien med statslige mål. SB får en redegørelse senere for, hvordan de individuelle forbrug reduceres. Bo gennemgik de mål der er taget ud af strategien. Bo udleverer og gennemgår den samlede fremadrettede strategi på følgende overskrifter: Indflydelse Effektivitet Socialt ansvar Udvikling Bilagene sendes ud med referatet. 8. O Åbningstider Sjællandsvænget juli måned Pga. begrænsede antal kundehenvendelser, samt begrænset antal medarbejdere på arbejde, vil vi kunne give en bedre service på personlige, telefoniske, samt digitale henvendelser, hvis åbningstiden i juli 2017 på hovedkontoret bliver ændret fra 9-12, i stedet for Kunderne vil dermed opleve, at kunne betjenes hurtigt og effektivt i åbningstiden. Medarbejderne vil have tid til at besvare digitale henvendelser indenfor 2 hverdages responstid på mails, samt lave andre administrative opgaver, hvilket giver hurtigere sagsbehandling. Erfaring fra tidligere år viser, at såfremt at responstiden er forlænget, generer det flere henvendelser, hvor kunden enten ringer eller skriver og rykker for svar på deres tidligere henvendelse, således at vi bruger dobbelt tid på samme henvendelse. Ved at oplyse om den begrænsede åbningstid både på hjemmeside samt på speak ved opkald til hovednummeret, vil det være få henvendelser, som vil blive henvist til dagen efter. Såfremt at der kommer mødegæster til huset, kan vores direkte tlf. nummer til Receptionen kontaktes, hvor vi vil sørge for at sende mødegæsten videre til mødearrangøren. 9. O Uddeling af postkort vedr. privatforsikring Mange beboere har ikke en privatforsikring, hvorfor det indstilles at bestyrelsen godkender uddeling af et postkort vedr. vigtigheden af at have en privatforsikring. Postkortet uddeles ifm indflytning. Postkortet er udarbejdet i samarbejde med Gjensidige forsikring. 4

5 Se bilag 9. - Uddeles sammen med indkaldelser til budgetmøder 10. O Uddannelsesoplæg til Beboervalgte: Vedlagt bilag 10 - oplæg fra Uddannelsesudvalget Til drøftelse og beslutning Bo læste input op fra Helene. Anna viste 2. oplæg for fra Uddannelsesudvalget om kurser til Beboervalgte. Planen har udvalget lavet, men det er administrationen der så gennemfører. Forslag fra selskabet til udvalget bedes indarbejdet i oplægget og afleveret til BJ, så planlægning m.v. kan påbegyndes. Videns cafeer (primært aftener) kort status om aktuelle emner politisk eller andet som kommer i løbet af året) fx også om vores nybyggerier Overordnede temaer: Politisk påvirkning præsentationsteknik og det at turde sige noget på de kommende politiske møder Fællesskab eget arbejde, landskabspleje, mad som happening, aktiviteter Workshop om: beboerklub, udviklingsplaner, sammenlægninger, at gå fra 2-3 bestyrelser til en målrettet AB som sammenlægges. Psykisk syge beboere, at modtage flygtninge, Inspirationsture hos os selv/andre om fx Legepladser Råderet Gør det selv Beboerhuse Affaldshåndtering evt. hos Kara Samarbejde bruge de fire farver 11. L Indstillinger byggeri 5

6 12. O Sammenlægning af Knolden og Totten i Roskilde På et beboermøde mellem de to afdelinger mødte ingen op fra afdeling Totten. Afdeling Knolden godkendte en sammenlægning gennem huslejeudligning over 10 år. Da ingen mødte op fra Totten indstilles det til Bestyrelsen, at den på vegne af afdelingen godkender en sammenlægning. 13. L Kapitalforvaltning 14. O Repræsentantskabsmedlemmer/BJ På det kommende repræsentantskabsmøde 26. maj 2018 indstilles det, at afdelingerne inden den 3. april skal have indsendt oplysninger om repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter til samme Formålet er at sikre, at der ikke ved indtjekning er tvivl om man kan deltage men også at afdelingerne bliver gjort bekendt med, at det kan have konsekvenser ikke at indberette medlemmer. Senest 1. marts sendes en reminder ud til alle, som ikke har indmeldt det fulde antal repræsentantskabsmedlemmer. Til drøftelse og godkendelse 15. L Automatiseringer og særaftaler 16. L Fremtidig kollektiv råderet 17. O Ejerskabserklæringer til overdragelse af indbo I forlængelse af beslutning truffet på selskabsbestyrelsesmøde den 24. november 2016 omkring ovenstående vedlægges hermed indstilling herom. Indstillingen vedlægges som bilag O Indstilling vedr. råderetsgebyr 6

7 I forbindelse med den godkendte indstilling vedrørende mindre råderetssager, indgår der en nyt mindre takst for disse. Dette er vedtaget for Administrationen ønsker dog at indføre dette gebyr allerede nu. Det indstilles derfor, at der tilføjes en ny takst for behandling af mindre råderetssager i ydelseskataloget på 250,00 kr. 19. L Regnskabstvist opdatering 20. O Energipulje Indstilling vedlægges som bilag 14. Såfremt indstillingen godkendes vedlægges konkret ansøgning til behandling efter de nye regler som bilag 14A. 21. O Godkendelser: Råderetskatalog for afd. Lundetoften vedlægges som bilag 15. Til godkendelse 22. L Orientering fra Bestyrelsen, FU, udvalg og direktion 23. O Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmødet ZOO, det nye uddannelseskatalog, sammenlægning af Knolden og Totten, konstituering af SB, aktivitet for byggeri, kapitalforvaltning samt de forskellige udvalg. Status på strategien kommer senere på sommeren. Næste møde afholdes jf. mødeplan. God ferie 7