Indholdsfortegnelse Del I... 3 Del II... 9 Del III... 22

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Del I Indledning Sprogguider Problemformulering Specialedesign Afgrænsning og specialefokus... 7 Del II Det sprogteoretiske udgangspunkt Metodologi Socialkonstruktivisme Den tekstanalytiske metode Valg af empiri Fremgangsmetode Sprogguidernes kommunikationsniveauer Kontekstbegreberne Den komplekse forfattersituation Præsentation af empiri Faaborg Kommune Odense Tekniske Skole Holbæk Kommune Dansk Byggeri DONG Energy Del III Analysestruktur Indholdet i 1. ordens rådgivningen Tema: Diatese Tema: Verbalsubstantiver Analysens hovedpointer Relationskommunikationen i guiderne Tema: Afsenderrollen i 1. orden

2 3.3.2 Tema: Hensynet til læseren Analysens hovedpointer Sprogsynet i guiderne ordens analyse Høflighedsteori Formidlings- og læringsteori Tema: Afsender- og modtagerfremstillinger Tema: Troværdighed og relevans Analysens hovedpointer Sprogguiderne som formidlingstekster Del IV Genren sprogguider Råd til sprogguideforfattere Konklusion En afsluttende bemærkning Summary Litteraturliste

3 Del I 1.1 Indledning Dette speciale udspringer af en stor interesse for sprog og kommunikation og ikke mindst for kunsten at kunne kommunikere skriftligt med succes. Det, der oprindelig fangede min opmærksomhed i forbindelse med sprogguiderne, var deres umiddelbare formål med at gøre kommunikationen fra en organisation mere vellykket. Hvem har ikke modtaget et brev fra en offentlig eller privat organisation, som har givet anledning til hovedrysten eller undren - enten fordi indholdet er helt uforståeligt eller irrelevant, eller fordi man som læser føler sig fremmedgjort eller på det nærmeste invaderet af kommunikationen. Men som jeg begravede mig i emnet blev det mere og mere interessant også at undersøge sprogguiderne som tekster, og hvad og hvordan de egentlig formidler til deres formidlere. Det handler jo ikke kun om at videregive en særlig viden, men også at denne viden skal kunne anvendes i den hverdag, sprogguiderne skal fungere i. For hvorfor buge tid og penge på en sprogguide, der ikke er anvendelig i praksis? At undersøge og arbejde med sprogguiderne er fascinerende og en stor en udfordring, fordi de fungerer på flere tekstlige planer. De rådgiver ikke blot om en særlig sprogbrug og kommunikationspraksis, de er også sprogbrug og kommunikationspraksis i sig selv, og det bliver tydeligt, hvor komplekse formidlingssituationer sprogguiderne egentlig udgør. 1.2 Sprogguider Kommunikation og sprog 1 er uløseligt forbundet, og interessen for sprog i organisatoriske kontekster er stadig stigende. Det er blevet mere anerkendt, at sproget ikke blot fungerer som meddelelsesmiddel, men at sproget også har betydning for en organisations image, og at sprog er medskaber af, hvordan virkeligheden konstrueres. Denne opfattelse af sproget er særlig interessant i forhold til den øgede fokus på kommunikation i informations- og videnssamfundet. For at være en legitim organisation i det moderne samfund skal organisationen fremstå som troværdig og åben, og 1 Kommunikation består ikke udelukkende af verbalt eller skriftligt sprog, men i høj grad også af non-verbalt sprog, som fx mimik, gestikulationer og symbolsprog, men her fokuseres udelukkende på det skrevne sprog. 3

4 dette legitimitetskrav gælder ikke udelukkende de private organisationer, men også de offentlige instanser, som skal opfylde samme krav som de private organisationer (Jensen 1998, Therkelsen 2001). Organisationernes kommunikation har en central rolle i denne legitimeringsproces, og derfor anses kommunikationsarbejdet nu ikke blot som en del af markedsføringen af produkter eller services, men er blevet et ledelsesanliggende (Lund og Petersen 1999). Dette har naturligvis også øget opmærksomheden på sprogets betydning for kommunikationen, og indførelsen af sprogpolitikker og sprogguider er vidt udbredte. Grunden til at selve sproget nu også kommer i fokus er, at sproget ikke blot ses som et redskab til at formidle et budskab, men at sproget i sig selv er blevet et konkurrenceparameter (Madsen 2003). Det handler ikke kun om at kunne gøre sig forståelig over for en modtager og få bragt sit budskab ud, så det formidles i velkendte ord og begreber, men en organisations sprogbrug handler i høj grad også om virksomhedens image: Dårlig anvendelse af sproget signalerer manglende effektivitet og professionalisme, fordi sproget er en afgørende faktor for omverdenens opfattelse af en virksomhed (Madsen 2003:67). God sprogbrug begrænses ikke kun til retskrivningsmæssig korrekthed, men sprogets stil og tone indgår i det imagearbejde, der foregår, når en organisation søger at brande sig. Desuden gør en fælles sproglig identitet 2 det mere tilgængeligt at dele viden og erfaringer, og misforståelser undgås lettere, når alle i organisationen anvender samme terminologi 3 (Kirchmeier-Andersen 2003). Sproget opfattes således som centralt for såvel organisationens interne som eksterne kommunikation, og i arbejdet med at optimere organisationens kommunikation udvikles der sprogpolitikker og sprogguider, som udstikker rammer og regler for sprogbrugen i organisationen. Men hvad er en sprogguide egentlig? Den danske ordbog definerer en guide således: håndbog der på en overskuelig og pædagogisk måde belyser et emne 4. Når det sættes sammen med sprog, må det betyde, at emnet, der belyses, er sproget. Så er spørgsmålet bare, hvad er så en overskuelig og pædagogisk måde? I sprogguiderne forvaltes det på forskellig vis, hvilket denne undersøgelse også vil vise. Sprogguiderne er et eksempel på faglig formidling, og de indgår i en asymmetrisk situation, der bygger på, at der er en forskel mellem forfatter og læser, hvor rollerne er bestemt på forhånd 2 En organisations sproglige identitet defineres som: det daglige sprog i virksomheden, den interne og eksterne kommunikation med kunder, partnere og medarbejdere omkring de produkter eller ydelser som virksomheden leverer (Kirchmeier-Andersen 2003:13) 3 Dette kan foregå ved at oprette termbanker, som definerer en organisations specifikke begreber og definitioner

5 (Jensen 2001). Den sproglige rådgivning i guiderne baserer sig altså på en antagelse om, at forfatterne ved mere om sprog og sprogbrug end læserne, og kendskabet til læserens forudsætninger er derfor centralt for guidernes udformning og indhold. Desuden er sprogguiden en del af en arbejdspraksis, hvor forfatteren desuden er mere magtfuld end læseren, hvilket også er relevant for dette speciale. Ofte baserer sproglig rådgivning sig på en normativ opfattelse af, hvad der er godt sprog, og hvordan dette sprog kan skabes gennem anvendelsen af udvalgte stilistiske og grammatiske virkemidler, men der er ikke enighed om, hvad almensproget er, da det kan anskues ud fra forskellige kvalitetskriterier (Jensen 2001). Det er altså ikke forfatteren, der kan definere, hvad der er godt sprog, men det afhænger af læseren og dennes forudsætninger. Hvad der er godt sprog for nogen, er ikke nødvendigvis godt sprog for andre, men opfattes måske som usagligt eller mangelfuldt sprog. Et særlig interessant forhold ved sprogguiderne er deres metasproglige karakter. Der ikke kun er et sprogfagligt indhold at undersøge, men også det sprog, der anvendes til at formidle indholdet er i fokus her, da det er højst relevant for opfattelsen af sprogguidens anvendelighed i en arbejdspraksis. 1.3 Problemformulering På dette grundlag vil jeg med udgangspunkt i fem sprogguider udforske, hvad en sprogguide er, og hvad der er karakteristisk for sprogguider som genre. Jeg vil analysere kvaliteten af den sprogfaglige rådgivning, og undersøge hvordan sprogguiderne kan formidles, så de kan bruges i en arbejdspraksis. Derfor lyder min problemformulering således: Hvordan kan sprogguider som genre formidle et funktionelt sprogsyn, således at det bliver anvendeligt for sprogguidens læsere i en arbejdspraksis? Jeg vil besvare problemformuleringen ved at: redegøre for det funktionelle sprogsyn og undersøge, hvordan de fem sprogguider placerer sig i forhold til dette perspektiv undersøge og diskutere de fem sprogguiders formidling og læringspotentiale diskutere sprogguiderne som genre og genrens potentialer og begrænsninger 5

6 reflektere over, hvordan min undersøgelse kan bidrage til at opkvalificere sprogguidegenren og på baggrund af dette udarbejde råd til sprogguideforfattere. Det er en grundantagelse i specialet, at det funktionelle sprogsyn er en frugtbar måde at forstå sprogbrug på, og at det ud fra en almen betragtning af kommunikation er vigtigt at kunne kommunikere så støjfrit og vellykket som muligt. Jeg antager desuden, at sprogguidernes formål er at opkvalificere medarbejdernes sprogfaglige og kommunikative kompetencer, således at kommunikationen fra organisationen til dens interessenter optimeres. Min hypotese er, at sprogguidegenren har et begrænset potentiale for dette, og at sprogguidernes rådgivning til dels baserer sig på et mekanisk sprogsyn og ikke formidler et funktionelt sprogsyn. 1.4 Specialedesign Jeg har valgt at strukturere specialet i fire dele, som det er illustreret i figur 1. Første del indeholder specialets indledende afsnit, og i anden del findes det videnskabsteoretiske og overordnede teoretiske fundament for specialet samt en kort præsentation af det empiriske materiale. Tredje del udgøres af analyserne, som også indeholder diskuterende elementer. Desuden har jeg valgt at præsentere de i analysen anvendte teorier som indledning til de analyser, de anvendes i, for at redegøre for teorierne, hvor de er mest relevante for læseren. De to analysedele afsluttes med hver deres diskuterende afsnit, som danner grundlag for diskussionen Genren sprogguider, der indleder specialets fjerde del. Denne del omfatter desuden min rådgivning og specialets konklusion. 6

7 Figur Afgrænsning og specialefokus I dette afsnit vil jeg redegøre for centrale til- og fravalg jeg har foretaget i forhold til besvarelsen af min problemformulering. Som allerede nævnt opfatter jeg det funktionelle sprogsyn som det ideelle grundlag for kommunikation, men det er ikke mit ærinde at undersøge, hvorvidt det er intentionen, at guiderne skal formidle et funktionelt sprogsyn. Mit fokus er, hvorvidt de gør det, i den udformning de allerede har, og jeg er bevidst om, at sprogguiderne også skal opfylde flere behov i organisationen 7

8 end blot det kommunikationsmæssige behov. Det kan være behov, der er relaterede til organisationskulturelle prakisser og ledelsesstrategier og som måske kan være vanskeligt forenelige med det funktionelle paradigme i den praktiske virkelighed, sprogguiderne skal fungere i. Jeg har valgt at fokusere på en læringsorienteret tilgang formidlingsproblematikken, hvor også læringens kontekst og den omgivende kultur anses som betydningsfuld for læringens kvalitet. Derfor kunne begreber og teorier om organisationskultur være interessante at inddrage i læringsdiskussionen, men af plads- og tidsmæssige årsager har jeg valgt udlade de organisationskulturelle tilgange. Mine diskussioner om anvendelsen af sprogguiderne i praksis udspringe af en overordnet tilgang til læring, og jeg vil derfor ikke beskæftige mig med konkrete aktiviteter og tiltag, der kan iværksættes i organisationen for at få en sprogguide til at blive en del af en hverdagspraksis. Sprogguiderne er organisatoriske dokumenter, der indgår i mange kommunikationssituationer og kontekster, og en undersøgelse af, hvordan guiderne fungerer i en arbejdspraksis i de pågældende organisationer, ville kunne bidrage med perspektiver til specialets formidlingsmæssige dimension og give mig empirisk belæg for mine analyser og diskussioner. Jeg har imidlertid valgt udelukkende at anlægge et teoretisk perspektiv på problemstillingen, og min undersøgelse afgrænser sig derfor fra at inkludere feltundersøgelser af sprogguidernes faktiske forhold i de pågældende organisationer. Det betyder, at jeg forholder mig til de kontekstuelle faktorer for sprogguiderne gennem teoretiske perspektiver, der kan facilitere centrale diskussioner og udfolde diskrepanser på en relevant og videnskabelig måde. Her forlader vi specialets indledende del og går videre til del II, der indeholder det teoretiske grundlag for og specialet. 8

9 Del II 2.1 Det sprogteoretiske udgangspunkt Jeg vil her redegøre for det sprogteoretiske udgangspunkt for specialet. Specialet placerer sig inden for det funktionelle paradigme. Her er det en grundopfattelse, at sproget ikke kan undersøges som et isoleret fænomen, men at det må undersøges i den virkelighed, det fungerer i: Hvis man skal forstå egenskaber ved sprog, er man nødt til at hente forklaringen i noget der har at gøre med hvad sproget bruges til [ ] (Harder 2006:92). Sproget ses ikke som et meddelelsesredskab, der kan overføre viden fra afsender til modtager på baggrund af en iboende betydning i sproget, men sproget forstås altid i den større sammenhæng, det er en del af. Dette gælder også de enkelte elementer i sproget, som skal forstås ud fra den betydning, de har i den større sammenhæng, de er en del af (Harder 2006:96). Dermed er det er stadig interessant at undersøge sprogets enkelte dele, som for eksempel grammatiske og stilistiske valg, men deres betydning fastsættes i sammenhængen med konteksten. Omvendt giver også de grammatiske og stilistiske valg betydning til den kontekst, de indgår i. Sprogets struktur og funktion er således uadskillelige størrelser, som forstås i relation til hinanden og den givne kontekst (Harder 2006). Den funktionelle lingvistik omfatter således både pragmatikken og den funktionelle grammatik, der har samme ontologiske grundlag. Sprogbrug er en kommunikativ kompetence, der afhænger af evnen til at kunne forstå og konstruere ytringer, hvilket kræver viden om sprogets opbygning, ordforråd, grammatik, syntaks og lignende. Den kommunikative kompetence afhænger desuden af, hvorvidt man formår at anvende sin sprogfaglige viden effektivt og passende i en kommunikationssituation (Jakobsen 1995). Netop dette forhold er interessant for min undersøgelse, idet en funktionel sprogguide ikke blot skal formidle viden om en korrekt sprogbrug, men også skal formidle, hvordan denne viden anvendes hensigtsmæssigt i en given praksis. Det er generelt anerkendt, at sproget ikke blot er et meddelelsesredskab, men også en social handling, der har betydning i verden (Brown og Levinson 1987, Mikkelsen 1990, Helder og Helder 2009), sproget opfylder ikke blot kommunikative funktioner, men også sociale funktioner (Jakobsen 1995). Derfor er det relevant, at sprogguiderne ikke blot undersøges ud fra det indhold, de kommunikerer, men at det relationelle perspektiv inddrages. Det er en grundantagelse, at sproget 9

10 aktivt er involveret i at konstruere den sociale virkelighed, hvilket er beskrevet gennem sproghandlingsteorien og dens begreber om sproghandlingernes sociale konsekvenser. Jeg forudsætter, at læseren har kendskab til de centrale principper i denne teori og vil derfor ikke redegøre nærmere for dem, men skal blot gøre opmærksom på, at i forbindelse med benævnelse af sproghandlingstyper anvender jeg Jürgen Habermas terminolog (1971) om regulativer og konstativer. 2.2 Metodologi I dette afsnit vil jeg redegøre for specialets videnskabsteoretiske udgangspunkt, tekstanalyse som metode, mine metodiske overvejelser om valg af empiri samt kort beskrive den fremgangsmetode, jeg har anvendt Socialkonstruktivisme Specialet placerer sig inden for de moderate socialkonstruktivismer, hvor den grundlæggende opfattelse er, at virkeligheden er præget af vores erkendelse af den. Sproget har en central funktion i denne opfattelse, idet sproget både opfattes som handlen i sig selv og som en forudsætning for erkendelsen af verden. Virkeligheden erkendes gennem fortolkninger af den, og der kan således ikke siges at være én sand virkelighed, da der altid vil ligge et perspektiv til grund for fortolkningen. Til forskel fra de mere radikale former for socialkonstruktivisme fastholder de moderate former, at den sociale virkelighed også rummer non-diskursive elementer, såsom adfærd og intentioner, der ikke kan reduceres til sprog og social mening (Rasborg 2007). Et centralt kritikpunkt af konstruktivismen er, at den kan føre til en relativistisk opfattelse af verden, hvor intet kan siges at være mere rigtigt end andet. Resultaterne af dette speciales undersøgelse kan dermed siges ikke at være mere rigtige, end hvad andre ville kunne sige om samme emne. Men opfattelsen af, hvad der er rigtigt eller sandt, beror også på opfyldelsen af gyldighedsfordringer, som gør det muligt at diskutere, hvorvidt noget kan opfattes som sandt eller ej 5 (Rasborg 2007). Dermed er alt ikke lige gyldigt, og kriterier som begrundelse og argumentation er essentielle for erkendelsen af sandheden. 5 Der henvises her til Jürgen Habermas konsensusteori om sandheden, der pointerer, at opfattelse af sandheden afhænger af, hvad man kan blive enige om skal være sandt i et kommunikationsfællesskab. Sandheden bliver aldrig endegyldig, men med kritisk argumentation kan man tilnærme sig en sandhed (Rasborg 2007). 10

11 2.2.2 Den tekstanalytiske metode Jeg anvender tekstanalyse som den gennemgående metode i specialet. Tekstanalyse er ikke én fast metode med en tilhørende procedure, men kan defineres som: [ ] det sæt spørgsmål som man stiller til en konkret tekst for at løse en problemstilling og give nogle begrundede svar der kan overbevise andre om at man har ret (Jensen 1997:20). Der er ingen fast fremgangsmåde, bestemte spørgsmål eller værktøjer, der skal anvendes, men metoden skal være funktionel, så den svarer på de spørgsmål, der er relevante for netop den problemstilling, der ønskes belyst. Dog vil det tekstnære arbejde være centralt for at kunne forankre forståelsen i de enkelte tekstlige detaljer. Arbejdet med teksten er en dynamisk proces, hvor både tekstens helhed og delelementer får betydning for det videre tekstanalytiske arbejde, sådan som det kommer til udtryk i den hermeneutiske forståelse (Jensen 2007). I den hermeneutiske tilgang er netop forståelse og fortolkning centrale elementer, lige som forskerens åbenhed over for genstandsfeltet er essentiel (Højberg 2007). Den tekstanalytiske metode har, som andre kvalitative metoder, fokus på forståelse og indsigt, som fremkommer i en fortolkning af teksten (Jensen 1997). De kvalitative metoder er ofte blevet kritiseret for manglende validitet, fordi de ikke kan leve op til positivismens krav om objektivitet, reabilitet og validitet. De kvalitative metoders kvalitet afhænger dog af andre kriterier såsom gennemskuelighed i forskningsprocessen og overensstemmelse mellem mål og metoder 6 (Henriksen 2003). Jeg vil leve op til disse krav ved at redegøre for min undersøgelse, så den bliver gennemskuelig for læseren, og eksplicit argumentere for mine valg og sammenhængen i specialets metodologi Valg af empiri Undersøgelsen er baseret på fem sprogguider, som kommer fra forskellige organisationer, der repræsenterer både offentligt og privat regi. Som analyserne vil vise, har guiderne hver deres måde at forvalte sprogguidegenren på, og eftersom min problemformulering har fokus på sprogguiderne som genre, er det relevant at inddrage den måde, genren forvaltes på i de pågældende guider. Ved at basere min undersøgelse på flere guider bliver det muligt at få øje på ligheder, kontraster og eventuelle mønstre, der kan give mig en dybere indsigt i genrens muligheder og begrænsninger. Af 6 Der er dog stadig debat om, hvordan man i den kvalitative forskning skal forholde sig til denne kritik, og der foreslås flere måder at imødekomme kritikken på. Debatten udfoldes blandt andet i Henriksen

12 tids- og pladsmæssige årsager har jeg dog begrænset mig til fem guider. Mine analyser er naturligvis ikke udtømmende tekstanalyser, såfremt det overhovedet giver mening at tale om en udtømmende tekstanalyse, og analyserne kunne naturligvis have været mere detaljerede og omfattende, hvis jeg havde valgt at analysere færre guider. Dette ville have gjort det muligt at gå endnu mere i dybden med flere sprogfaglige detaljer og nedslagspunkter i analyserne, men til gengæld ville min genrediskussion ikke have haft et så bredt grundlag, som det er tilfældet her Fremgangsmetode I overensstemmelse med den hermeneutiske tilgang, har jeg undersøgt teksterne af flere omgange og har anvendt mine nye erkendelser til det videre fortolkningsarbejde. Dette arbejde har dannet grundlag for analysens struktur og udvælgelsen af analysetemaer og de specifikke nedslagspunkter. Jeg har gennem indledende, eksplorative analyser skematiseret teksternes indhold for at kunne udvælge, hvilke indholdsområder der er de mest karakteristiske for guiderne. Sideløbende har jeg haft fokus på indholdet som udtryk for relationskommunikation mellem guidernes afsendere og modtagere, da det har været en præmis for analysen, at det både er sprogets indholdsfunktion og den relationelle funktion, der er interessant for diskussionen af guidernes sprogsyn. På baggrund af guidernes metasproglige karakter, analyserer jeg sprogguidernes to kommunikationsniveauer 7 med begreber fra funktionel grammatik, pragmatik, høflighedsteori og læringsteori, hvorefter analysens resultater danner grundlag for en fortolkning og diskussion af sprogguidernes sprogsyn, formidling og læringspotentiale. Ud fra dette diskuterer og vurderer jeg sprogguiderne som udtryk for en genre, hvorefter jeg på denne baggrund formulerer en rådgivning, som besvarer specialets problemformulering. 2.3 Sprogguidernes kommunikationsniveauer Som følge af sprogguidernes metasproglige karakter er det nødvendigt at skelne mellem de forskellige kommunikationsniveauer i undersøgelsen af guiderne, og jeg vil her illustrere niveauerne og afklare nogle af specialets centrale begreber. 7 Se afsnit 2.3, Sprogguidernes kommunikationsniveuaer, for nærmere redegørelse af disse. 12

13 Figur 2 1. ordens niveauet 8 består af den kommunikation, som sprogguiden beskriver (se figur 2). Det er den kommunikation, der går forud for sprogguiden, og som er sprogguidens eksistensgrundlag, idet det er den kommunikation, som sprogguiden skal optimere. Det er kommunikationen fra organisationen til interessenten, for eksempel en kommunes afgørelse om en ansøgning fra en borger eller en skrivelse fra en brancheorganisation til et medlem. Denne kommunikationssituation finder sted på 1. ordens niveauet. Selve sprogguiden er en metasproglig tekst, der rådgiver om 1. ordens niveauet, og benævnes som en tekst på 2. ordens niveauet. Teksterne på de to niveauer har hver en tekstligt baseret afsender og modtager. Figur 3 8 Jeg har ladet mig inspirere af terminologien fra systemteorien i benævnelsen af de forskellige kommunikationsniveauer, men anvender ikke den systemiske tilgang som teoretisk perspektiv. 13

14 Som figur 3 viser, er der to par af afsendere og modtagere. 2. ordens afsenderen er sprogguidens tekstlige afsender, og 2. ordens modtageren er den tekstlige modtagerrolle, der er formuleret i sprogguiden. 2. ordens modtageren er placeret i figurens fællesmængde sammen med 1. ordens afsenderen, da disse roller besættes af den samme person. Det betyder ikke, at 2. ordens modtager og 1. ordens afsender er identiske i teksterne, men at denne person har forskellige roller i analysen af kommunikationsniveauerne. Ud over de tekstlige roller er det nødvendigt at have begreber for de personer, der eksisterer uden for teksten (figur 4). De kaldes her henholdsvis forfatter og læser af 1. og 2. orden. Jeg har valgt at begrænse mit begrebsbrug i forbindelse med benævnelse af roller i og uden for teksten til afsendermodtager og forfatter-læser til trods for, at der i tekstanalytiske kredse er eksempler på flere måder at opdele rollerne på, der inkluderer flere parter 9. I forhold til de i forvejen lidt komplekse kommunikationssituationer, jeg analyserer, har jeg imidlertid valgt at afgrænse mig fra at opdele forfatteren i den faktiske forfatter, der har udfærdiget sprogguiden og den organisation, der har fået lavet sprogguiden. Enkelte steder i analysen er det muligt at adskille de to, men jeg vælger at anskue organisationen som forfatteren og begrænse mig til et enkelt sæt af afsender-modtager og forfatter-læser på hvert af kommunikationsniveauerne, da det er dækkende for analysens behov. Figur 4 1. ordens læseren er den person, der modtager den kommunikation, som er udformet på baggrund af sprogguiden. 1. ordens forfatteren er den medarbejder, der i praksis formulerer kommunikationen til 9 Fx opdeles afsenderrollen i Jensen (1997) i den faktiske afsender, kommunikator, producent og fortælleren og modtagerrollen opdeles i adressat, modtager og primære og sekundære målgrupper. 14

15 interessenten, men denne person er også 2. ordens læseren, som læser guiden og skal leve op til rådgivningen i den. Den samme medarbejder er således både læser på 2. ordens niveauet og forfatter på 1. ordens niveauet. 2. ordens forfatteren er her organisationen, der er ansvarlig for sprogguiden. Forfattere og læsere er personer, der eksisterer uafhængigt af teksten, og som er en del af den situationelle og kulturelle kontekst. Tekstens vellykkethed afhænger i vid udstrækning af, at der er sammenhæng mellem henholdsvis afsender og forfatter og modtager og læser. Eftersom sprogguiderne er non-fiktive tekster, forventes det, at forfatteren kan stå inde for sandhedsværdien af teksten, hvilket kan gøre det til en udfordring at skelne mellem forfatter og afsender, da afsender netop gerne skulle være et udtryk for forfatterens opfattelse Kontekstbegreberne Jeg anvender kontekstbegreberne, som de er fremstillet af Bodil og Jørgen Helder (2009), hvor konteksten inddeles i fire niveauer. Sætningskontekst og den tekstlige kontekst er begge del af den skrevne tekst, der er i kommunikationen i henholdsvis 1. og 2. orden. Sætningskonteksten består af den enkelte sætning, og den omfatter leksikalitet 10, syntaks og andre stilistiske elementer, der finder sted på sætningsniveau. Den tekstlige kontekst er den større tekst, som sætningen er en del af, og som er med til at give den enkelte sætning mening. I fortolkningen af teksten inddrager jeg desuden den situationelle kontekst, som er den nære ikke-tekstlige sammenhæng, teksten indgår i. Det er her blandt andet det forhold, at sprogguiderne er en del af en arbejdsmæssig relation mellem 2. ordens forfatteren og 2. ordens læseren. Sluttelig er der den kulturelle kontekst, som inddrager kulturelle og samfundsmæssige forhold og prakisser, fx de samfundsmæssige betingelser, der er for at drive virksomhed i Danmark eller den kulturelle opfattelse af, hvordan forholdet er mellem en kommune og dens borgere. 2.4 Den komplekse forfattersituation Når en forfatter skal formulere en tekst i en organisatorisk sammenhæng, er der ofte flere, til tider modstridende, hensyn til at tage, som rækker ud over forfatteren selv. For at illustrere hvor kompleks en formidlingssituation organisationskommunikation er, vil jeg her kort redegøre for nogle centrale dilemmaer forfatteren kan møde i sin skrivepraksis. 10 Til trods for, at den semantiske lukning af leksemer ikke begrænser sig til sætningsniveau men inddrager flere kontekster, er den en del af sætningskonteksten. 15

16 En ganske stor del af medarbejderne i mange organisationer har dagligt opgaver, der omfatter skreven kommunikation (Lund 2004), og det er i sagens natur ikke alle, der har en kommunikations- eller sprogfaglig uddannelse bag sig. Derfor bliver formidlingen af organisationens sprog essentiel for udviklingen af den sproglige identitet, og denne formidling skal ske på basis af målgruppens forudsætninger (Jensen 2001, Sepstrup 2007). Ideelt set skal kommunikationen leve op til følgende fire krav for at være vellykket: 1) teksten skal være sandfærdig, 2) forfatteren skal være troværdig og kunne stå inde for indholdet, 3) teksten skal være relevant for læseren og 4) sproget skal være forståeligt for læseren (Jensen 1998). Når medarbejderne gennem en sprogpolitik eller en konkret sprogguide bliver instrueret i, hvordan kommunikationen skal udformes, så den lever op til disse krav, kan kommunikationsopgaven umiddelbart forekomme lige til. Men for medarbejderne er kommunikationssituationen meget mere kompleks end som så, hvilket jeg illustrerer med Leif Becker Jensens konfliktmodel (figur 5). 11 Figur 5 (Jensen 1998:110) I udarbejdelsen af en tekst til en læser skal forfatteren sørge for, at teksten lever op til tre hensyn, 1) hensynet til læseren, 2) hensynet til fagligheden og 3) hensynet til systemet (Jensen 1998). Hensynet til læseren inkluderer krav om: tilgængelighed, anskuelighed, begribelighed og relevans (Jensen 1998:111) for læseren. Det betyder, at forfatteren skal formulere, strukturere og udvælge indholdet i kommunikationen, således at disse krav opfyldes, hvilket ikke blot stiller krav til forfatterens sproglige kunnen, men også inddrager viden om læserens forudsætninger og behov. 11 Modellen er udarbejdet i forbindelse med en undersøgelse af forvaltningskommunikation, men samme problematikker er gældende for mange andre institutionelle sammenhænge (Jensen 2001). 16

17 Hensynet til fagligheden drejer sig om, at: [ ] teksten skal være fagligt holdbar set i relation til det faglige paradigme 12 som den involverer (Jensen 1998:111). Dette kan blandet andet være udfordrende for forfatteren, fordi den faglige holdbarhed kan opfattes forskelligt inden for det samme faglige paradigme, og fordi forfatterens kommunikation i praksis ofte omfatter andre fagligheder end forfatterens egen faglighed. Systemet 13 kan opdeles i et internt og et eksternt system. Det interne omfatter det: hierarkiske, administrative system (Jensen 1998:113), som omfatter forfatterens autonomi i skrivesituationen, herunder betingelserne for forfatterens arbejdspraksis. Det eksterne system omfatter institutioner og instanser, som ligger uden for organisationen, blandt andre lovgivningen, pressen og forskellige interesseorganisationer. Disse systemer er i sig selv komplekse størrelser, der indeholder mange hensyn, som skribenten skal kunne navigere i og prioritere efter bedste evne. De mange hensyn kan resultere i, at forfatteren bliver stillet over for dilemmaer, hvor det er nødvendigt at give køb på nogle hensyn for at kunne leve op til andre. Der kan være konflikter mellem læserhensynet og hensynet til fagligheden, hvor den faglige korrekthed, efter forfatterens opfattelse, må vige pladsen til fordel for hensynet til læseren. Andre konflikter kan opstå mellem læserhensynet og hensynet til systemet, og endelig kan der være konflikter mellem fagligheden og hensynet til systemet. Disse dilemmaer er ikke blot gældende for 1. ordens forfatteren, men også 2. ordens forfatteren vil have samme dilemmaer at forholde sig til, hvilket jeg vender tilbage til senere 14. Men dermed er kompleksiteten ikke endt. Kendskabet til og omfanget af målgruppen er også faktorer, der influerer på, hvordan kommunikationen kan udformes, og til trods for at sprogguiderne eksplicit prioriterer hensynet til læseren højt, viser analysen, at der er flere faktorer, der vanskeliggør dette læserfokus både i sprogguidens indhold og dens kontekster. I de tilfælde hvor der lægges op til en mere personlig vurdering af rådgivningen, bliver det op til 1. ordens forfatteren selv at kunne navigere i kommunikationssituationen, hvilket stiller krav både til forfatterens sprogfaglige og retoriske kompetence 15. Det kan være en stor udfordring særlig i en arbejdsmæssig 12 Paradigmebegrebet omfatter her sprogkoden, den kollektive bevidsthed og de institutionelle betingelser, baseret på et samfundsmæssigt grundlag (Jensen 1998). 13 I Jensen (2001) er hensynet til systemet opdelt i to: det politiske og det administrative system. 14 Dette sker i afsnit 4.2: Råd til sprogguideforfattere. 15 Den retoriske kompetence er forfatterens situationsfornemmelse i kommunikationssituationen (Lund 2004), der hos Jacobsen (1995) opfattes som en del af den kommunikative kompetence. 17

18 kontekst, da forfatterens kendskab til læseren er begrænset, og det dermed er vanskeligt for forfatteren at gennemskue, hvad der er læserens behov (Lund 2004). Ligeledes er det karakteristisk for organisationerne bag sprogguiderne, at interessentgrupperne er meget forskellige, og derfor består af læsere med meget varierede forudsætninger og behov, hvilket yderligere komplicerer forfatterens situation. Hvorvidt dette forhold pointes af 2. ordens afsenderen varierer i høj grad. En tekst er altid begrænset af en herredømmedomineret 16 kontekst, og manøvreringen af denne er ikke udelukkende et sprogligt problem, men omfatter også ideologiske og kommunikative problemstillinger, som forfatteren skal være bevidst om for at kunne anvende sproget hensigtsmæssigt. Det er ikke altid formålet med kommunikationen at kommunikere klart og utvetydigt til modtageren, men en bevidst uklar kommunikation kan være formålet i visse situationer, hvor andre hensyn vægtes højere end en klar og forståelig kommunikation. 1. ordens forfatterne vil også i større eller mindre grad være underlagt disse krav og hensyn i kommunikationen med 1. ordens læserne. 2.5 Præsentation af empiri Specialets empiri består af fem sprogguider, der alle foreligger i skriftlig form. De er alle offentligt tilgængelige og er vidt forskellige i såvel omfang som udtryk. Guiderne repræsenterer både organisationer i privat og offentligt regi, hvilket viser, at sprogguider ikke kun er forbeholdt særlige virksomheder, men ses som relevante for alle former for organisationer. Sprogguiderne benævnes alle sprogguider og vedkender sig derved at tilhøre en fælles genre. Sprogguiderne kommer fra Faaborg Kommune, Odense Tekniske Skole 17, Holbæk Kommune, erhvervs- og arbejdsgiverorganisationen Dansk Byggeri og energikoncernen Dong Energy. Sprogguiderne er meget forskellige i såvel omfang, struktur som i indhold. Alle sprogguider, undtagen DONG Energys 18 sprogguide, foreligger som word-fil eller pdf-fil, og er således lette at 16 Den herredømmedominerede kontekst har betydning for, hvordan kommunikationen kan udformes og fungerer ofte på et ubevidst niveau (Jensen 2001). 17 Odense Tekniske Skole fusionerede i 2008 med Vejle Tekniske Skole og kaldes nu Syddansk Erhvervsskole ( 18 DONG Energy anvender selv apostrof s formen ved ejefald ud fra et argument om, at det er en del af det visuelle logo. Min prioritering er imidlertid den sproglige korrekthed frem for DONG Energys logo, angiver jeg ejefald efter danske retskrivningsregler. Jeg fastholder dog at skrive DONG med versaler. 18

19 printe og læse i papirudgave. DONG Energys sprogguide er et web-dokument og har ikke en indbygget kronologi. Det betyder, at der ikke er en fast rækkefølge at læse teksten i, men den er dog struktureret således, at den lægger op til en særlig rækkefølge i læsningen 19. Den web-baserede sprogguide er ikke nødvendigvis en tekst, som læseren forventes at læse fra ende til anden, men som i højere grad er anvendelig til opslag og til at undersøge enkelte dele, som læseren finder nødvendige. Sprogguiderne henvender sig til alle i de pågældende organisationer, og har derfor en meget omfattende målgruppe, der må formodes at omfatte mange fagligheder og forskellige forudsætninger for at arbejde med kommunikation og sprog Faaborg Kommune Faaborg Kommunes sprogguide (bilag 1) består af 6 gyldne regler samt tre øvrige afsnit, der omfatter et sprogligt råd. De tre afsnit består hver af en overskrift og to kolonner: en Ikke - kolonne og en Men -kolonne. Ikke -kolonnen indeholder eksempler på de formuleringer, der ikke er hensigtsmæssige, og Men -kolonnen består af ønskede alternativer. Sprogguiden har en begrænset tekstmængde og fylder blot en enkelt A4 side Odense Tekniske Skole Sprogguiden fra Odense Tekniske Skole (bilag 2) er mere omfattende og består af 12 sider inklusive en forside med titlen Den lille sprogguide. Teksten er inddelt i mindre afsnit med overskrifter, der er struktureret i alfabetisk rækkefølge. Dokumentet indledes med et forord, hvorefter de alfabetiserede afsnit udgør resten af guiden. Dette princip fraviges dog, da der fra side otte til ti er angivet afdelingsbetegnelser for skolen og diverse benævnelser for afdelingerne. Derefter følger endnu to sider med alfabetiserede afsnit, der afslutter guiden. Sprogguiden er et supplement til en større designmanual, der indeholder retningslinjer for det grafiske udtryk på skolens kommunikationsmateriale 20. Sprogguiden er dateret 7. november 2007 og er version 1.2, hvilket 19 Der er en grundlæggende forskel på, hvordan web-tekster og tekster i fysisk form læses, hvilket har betydning for tekstens struktur. Dette forhold vil kun i begrænset omfang indgå i analysen af guiderne. 20 Designmanualen er pt. under revidering, men den tidligere designmanual er tilgængelig på Hvorvidt sprogguiden også er under revidering informeres der ikke om. 19

20 indikerer, at der har foreligget en tidligere udgave af sprogguiden. Skolens opmærksomhed på sprogets betydning for kommunikationen er dermed ikke helt ny Holbæk Kommune Under overskriften Sprogguide. Sådan skriver vi i Holbæk Kommune. Tips og gode råd indledes kommunens 21 sider lange sprogguide. Ud over et formål indeholder guiden en indholdsfortegnelse, hvor dokumentets to-delte struktur træder tydeligt frem. Guidens første del omfatter Retningslinjer for den gode tekst, som er opdelt i fire afsnit om, hvordan der skal skrives og fire afsnit om, hvad der skal undgås i kommunikationen. Denne del er fortrinsvis rettet mod kommunikative forhold, hvorimod guidens anden del, som består af seks udvalgte Sprogregler, fokuserer mere på retskrivning 21. Alle råd i sprogguidens første del indledes med en tekst om problematikken, og rådgivningen efterfølges af eksempler bestående af en Skriv ikke og en Skriv i stedet -del Dansk Byggeri Dansk Byggeris sprogguide (bilag 4) er på 30 sider inklusive bilag og indledes med en indholdsfortegnelse, der viser, at guiden er delt op i forord, seks afsnit og to bilag. Guiden er opbygget om en form for kronologi, der starter med overvejelser, man bør gøre sig, inden man skriver. Derefter er der anført nogle generelle råd, efterfulgt af retskrivningsmæssige retningslinjer, og de sidste afsnit er specifikt rettet mod brevskrivning samt formulering af artikler og pressemeddelelser. Til slut findes afsnittet Typiske fejl samt bilagene, bestående af en liste med ord, der kan skrives i et eller to ord og en oversigt over lange ord og vendinger samt kortere alternativer til disse. Denne liste er til dels en kopi af Gentofte Kommunes sprogpolitik (bilag 6) DONG Energy Dong Energys sprogguide (bilag 5 22 ) er som nævnt et web-dokument, som består af syv faner: Introduktion, Sproget i DONG Energy, Vores værdier, De otte sprogpunkter, Når du, Brug for hjælp og Faste skrivemåder. De otte sprogpunkter skal være udgangspunktet for 21 Analysen vil dog vise, at denne opdeling ikke er helt konsekvent. 22 Sideangivelserne i bilag 5 er angivet med bogstaver, idet guiden som web-dokument ikke har en tydelig indbygget kronologi. 20

21 kommunikationen og fungere som en huskeliste om sproglige hensyn, der skal tages i kommunikationen, og Når du indeholder særlige råd om kommunikation i bestemte medier. Sprogguiden er en del af en større brandingstrategi, der blev igangsat, da DONG, Elsam, ENERGI E2, Nesa, Københavns Energi og Frederiksberg Forsyning fusionerede i Som en del af dette brandingarbejde, er der blevet udarbejdet en brandguide, som indeholder praktiske redskaber til brug for det daglige arbejde med design, branding og kommunikation (bilag 5, A:4-5). Sproget er eksplicit prioriteret som en nødvendighed i virksomhedssammenlægningen, og kunderne er sat i centrum for guidens rådgivning, da kunderne er DONG Energys omdrejningspunkt. Hermed afsluttes del II, og vi fortsætter med specialets tredje del, hvor der er fokus på analyse og diskussion. 23 Se evt. 21

22 Del III 3.1 Analysestruktur Inden jeg begynder på analysen, vil jeg redegøre for den struktur, analysen har og begrunde mine valg af analysetemaer. Til dette har jeg udarbejdet figur 6, som danner udgangspunkt for min forklaring af strukturen. Analysen består af to hoveddele, som omhandler henholdsvis 1. ordens og 2. ordens kommunikationsniveauet, og dens struktur har været genstand for meget overvejelse og kontinuerlig revision, hvilket netop er en konsekvens af sprogets og sprogguidernes iboende kompleksitet. 22 Figur 6

23 1. ordens analysen er opdelt i to dele: sprogets indholdsfunktion og sprogets relationelle funktion. Denne opdeling fungerer udelukkende som en strukturerende opdeling, eftersom disse to funktioner er nært forbundne og ikke kan fungere adskilt i en sproglig praksis. Derfor vil der også forekomme overlap mellem analyserne, hvilket jeg håber læseren vil bære over med. I undersøgelsen af indholdsfunktionen, har jeg valgt at fokusere på guidernes rådgivning om diatese og verbalsubstantiver, der både illustrerer guidernes sprogsyn og den faglige kvalitet i sprogguidernes indhold. De to temaer er til stede i samtlige guider og kan anses for at være karakteristiske for sprogguider. Sprogets relationelle funktion undersøges også gennem to temaer: afsenderrollen i 1. ordens kommunikationen og hensynet til læseren. Dermed undersøger jeg den pragmatiske del af sprogsynet, som kombineret med indholdsanalysen danner grundlag for en diskussion af sprogsynet i de fem sprogguider. 2. ordens analysen har fokus på, hvordan guiderne fungerer som formidlingstekster, og jeg undersøger, hvordan formidlingen rent sprogligt gribes an. Da jeg udelukkende forholder mig til sprogguiderne som tekster og ikke inkluderer empiriske feltundersøgelser, er det nødvendigt at anvende et redskab, der kan åbne for tekstens måde at formidle sprogligt på og skabe relationer til modtageren. Til dette finder jeg det hensigtsmæssigt at anvende høflighedsteori, hvor de sproglige repræsentationer kan tolkes som et udtryk for relationen mellem afsender og modtager, og som får betydning for forfatter-læserrelationen i den situationelle og kulturelle kontekst, som sprogguiderne er en del af. Med denne tilgang kan jeg anskue guiderne ud fra et formidlings- og læringsperspektiv, der omhandler, hvordan en læreproces kan initieres i en arbejdsrelateret kontekst. 2. ordens analysen er struktureret om to temaer: afsender- og modtagerfremstillinger i 2. ordens kommunikationen samt sprogguidernes troværdighed og relevans. Gennem mit fokus på afsenderog modtagerfremstillingen undersøger jeg, hvordan guidernes indhold formidles, idet den sproglige formidling har betydning for, hvorvidt sprogguiden kan blive genstand for læring hos læseren. Temaet om troværdighed og relevans omhandler, hvorvidt rådgivningen fremstilles på en sådan måde, at guiderne kan opfattes som anvendelige og relevante for læseren i en arbejdspraksis, og denne analyse kan dermed også bidrage til diskussionen om sprogguiderne som formidlingstekster. De to temaer belyses ud fra relevante sproglige fremstillinger, og eftersom guiderne griber formidlingen forskelligt an, vil analyserne bære præg af denne forskellighed. Det er således den 23

24 sproglige udformning af guiderne, der har været afgørende for valget af analysens specifikke nedslagspunkter. Til trods for at det ikke er min intention at skabe en komparativ analyse af de fem guider, er det relevant for undersøgelsen, at guiderne træder tydeligt frem hver især, da de netop illustrerer en stor diversitet inden for genren. Derfor har jeg har valgt at holde guiderne adskilt i analysernes temaer og gennemgå dem en efter en, dog i samme rækkefølge, i håbet om, at læseren lettere vil kunne få et overblik over de enkelte guiders karakteristika. Denne struktur betyder imidlertid, at der vil være gentagende elementer i analyserne, eftersom der er ligheder i guidernes indhold og argumentation, men disse gentagelser er også medvirkende til at pointere, hvilke argumenter der er mest fremtrædende. 3.2 Indholdet i 1. ordens rådgivningen Hermed påbegyndes analysen af rådgivningen om guidernes 1. ordens niveau, først med fokus på guidernes indhold, og jeg indleder med diateseproblematikken set ud fra den funktionelle grammatik Tema: Diatese Diateseproblematikken er et af de mest omdiskuterede emner i sproglig rådgivning generelt (Jensen 1998), og sprogguiderne er ingen undtagelse. Passivformer kan siges at være et af de stilistiske sorte får, som kritiseres for at have negativ indflydelse på både forståelsen af kommunikationen og på relationen mellem afsender og modtager. Inden for det funktionelle paradigme er der dog et mere nuanceret syn på diateseproblematikken, hvilket jeg indledningsvist kort vil redegøre for, og efter redegørelsen analyseres de fem guider ud fra det funktionelle perspektiv, og den sprogfaglige kvalitet i rådgivningen bliver diskuteret. Diateseproblematikken i et funktionelt perspektiv Passiv kan dannes på to måder: fleksivisk med s og perifrastisk med hjælpeverberne være og blive efterfulgt af supinum. Den fleksiviske form anvendes ofte i normative tekster, såsom lovgivninger og opskrifter, og udtrykker en intention der ligger uden for forfatteren. Den perifrastiske passiv anvendes i sætninger, der er afsluttede i tid og rum og er et udtryk for forfatterens intention (Hansen 24

25 og Heltoft 2007). Den fleksiviske passiv anses desuden for at være mere formel end den perifrastiske passiv, som er mere hyppigt forekommende, da den kan anvendes i flere grammatiske konstruktioner end den fleksiviske passiv (Løj og Wille 1985). Mogens Løj og Niels Erik Wille (1985) opstiller en række grammatiske og stilistiske funktioner, som er karakteristiske for passivformerne. Disse funktioner omfatter agensstrygning, afpersonalisering, udeladelse af information, generalisering af sætningen samt tematisering af patiens og verbalhandlingen. Den generelle kritik af passiv angår særligt to forhold: forståeligheden og relationskommunikationen. Når agens udelades ved brug af passivformerne bliver det vanskeligt at identificere det handlende subjekt (Jensen 1998), hvilket kan forringe forståeligheden i kommunikationen, da agens og patiens ikke nødvendigvis ekspliciteres i teksten. Ud fra et funktionelt sprogsyn bliver denne kritik imødegået med inddragelse af konteksten, da forholdet mellem agens og patiens ofte vil være kontekstuelt bestemt, og agensstrygningen derfor ikke nødvendigvis vil forringe forståeligheden. Afpersonaliseringen, som gør sproget mere formelt, kan anses for at være problematisk for relationen mellem afsender og modtager. Tendensen i kommunikationen nu til dags er, at kommunikationen skal være personlig og uhøjtidelig (Jensen 1998), hvorfor det afpersonaliserede sprog ikke anses som ønskværdigt. Dette kan imidlertid give anledning til at spørge, hvorvidt det personlige sprog per definition gør kommunikationen mere vellykket, eller om det ikke bør være konteksten, herunder også relationen mellem forfatter og læser, der skal være bestemmende for, hvor personlig kommunikationen skal være. Løj og Willes modreaktion mod kritikken af passivformerne er forankret i, at kritikerne ikke inddrager de kontekstuelle faktorer i kommunikationssituationen, og at der er institutionelle faktorer, der har indflydelse på, hvilken diatese der kan anvendes i en given kommunikation. Der er så at sige tilfælde, hvor kommunikationssituationen i højere grad fordrer passivformer, og hvor aktivformer ville forekomme forstyrrende for vellykketheden i kommunikationen. Faaborg Kommune I den meget kortfattede guide fra Faaborg Kommune er manglen på forklaring eller argumentation for rådgivningen gennemgående karakteristisk, og dette gælder også rådgivningen om verbernes 25

26 diatese. Derfor er det ikke muligt at sige, hvad baggrunden for at fraråde brugen af passivt sprog er, og rådgivningen fremstår meget mekanisk. I den regulative overskrift Skriv aktivt og konkret (bilag 1, l:9) bliver modtageren påbudt at skrive på en specifik måde, men der ikke er nogen referenceramme for forståelsen af begreberne, eftersom der i guiden ikke skelnes eksplicit mellem aktiv og passiv eller konkret og abstrakt. Det kan derfor være vanskeligt at få en forståelse af ordene i en lingvistisk kontekst, hvis ikke begreberne allerede er kendt for læseren. Definitionen af aktivt og konkret sprog pålægges dermed læseren, som ud fra de korte og noget uforklarede eksempler skal kunne identificere, hvori det aktive og konkrete sprog består. Desuden skal læseren også kunne gennemskue, hvilken relevans det kan have for den måde, den skriftlige kommunikation formuleres på. Sprogguiden opstiller fire eksempler på Ikke - sætninger, som er sætninger der, ud fra 2. ordens afsenderens perspektiv, ikke lever op til guidens krav om aktivt og konkret sprog. Der er udelukkende eksempler på den fleksiviske passiv, som her i de første to eksempler: Der gøres opmærksom på (bilag 1, 1:11) og Vedlagt fremsendes (bilag 1, 1:12). Sætningerne omskrives til Jeg gør opmærksom på og Jeg sender, hvorved agens bliver ekspliciteret, men det forklares ikke, på hvilken måde omskrivningen forbedrer kommunikationen. Eftersom agens fastsættes som jeg bliver kommunikationen i de to eksempler mere fokuseret på, at afsenderen er en enkelt person. Dette kan ses som et udtryk for, at 2. ordens forfatteren ønsker at gøre kommunikationen mere personlig ved at lade agens fremgå af det personlige pronomen, men omskrivningen kan også være begrundet i et forståelseshensyn, om at det vil være tydeligere for 1. ordens læseren, hvem den agerende part i kommunikationen er. Men eftersom der ikke er nogen forklaring eller eksplicit motivation for rådet, kan 2. ordens læseren ikke vide, hvad der er baggrunden for rådgivningen, og dermed heller ikke vide, hvilken type kommunikation 2. ordens forfatteren ønsker. Det kan imidlertid virke grænseoverskridende for 1. ordens forfatteren at skulle anvende det personlige pronomen jeg, når der skrives som repræsentant for en kommunal instans, eftersom det bliver den enkelte forfatter, der bliver ansvarlig for kommunikationen. Derfor er det relevant at inddrage konteksten for at kunne vurdere, hvor personlig kommunikationen i 1. orden bør være, hvilket der ikke gøres opmærksom på i sprogguiden fra Faaborg Kommune. 26