FORELØBIGT MATERIALE

Transkript

1 Kravspecifikation Kapitel 2 i forbindelse med udbud af Vin til Gentofte kommune FORELØBIGT MATERIALE

2 Indholdsfortegnelse Kapitel 2 - Kravspecifikation Aftalens omfang Krav Omsætning og omsætningsfordeling på vin Leveringssteder Faktura størrelse Anvendelse Middage ældreboliger/plejehjem Middage på rådhuset Receptioner Vingaver Sortiment og oprindelse på vine Køb på rammeaftalen Vingaver Vin til receptioner Vin til ældrecenter Minimumskrav Produktenheder og egenskab Oprindelseslande Udskiftning af vine indenfor sortiment Vin og etiketter til ældrebolig Bestilling og levering/fragt Tilbudspriser Rabatter Kommunikation Rådgivning Returnering af varer Tildelingskriterier Kravspecifikation - Vin rev. til høring Til høring - foreløbigt materiale Side 2 af 11

3 Kapitel 2 - Kravspecifikation 2.1 Aftalens omfang Der ønskes tilbud på levering af vin, gaveemballage og etiketter som beskrevet i det efterfølgende. Tilbudsgiver skal endvidere yde rådgivning til institutioner og andre enheder i kommunen igennem hele aftaleperioden Krav Der skelnes i udbuddet mellem minimumskrav og tildelingskriterier. Der evalueres ikke på minimumskravene, men Tilbudsgiver skal kunne opfylde kravene. Såfremt Tilbudsgiver ikke kan opfylde disse krav, er ordregiver forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Der evalueres på tildelingskriterierne der udgør selve konkurrenceparametrene. Tildelingskriterierne er pris og kvalitet herunder sortiment. DER ER IKKE TAGET ENDELIG BESLUTNING OM EVALUERINGSMODEL Mangelfuld besvarelse af kravene under tildelingskriterierne resulterer ikke i at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt, men vil få indflydelse på pointtildelingen Omsætning og omsætningsfordeling på vin. Gentofte kommune har en gennemsnitlig årlig omsætning på ca kr. ex. moms. Udover vine dækker ovennævnte omsætning i meget begrænset omfang også produkter som hedvine, spiritus, vand og øl. 75 % af alle vine forventes indkøbt i prisintervallet kr. på udsalgsprisen ex. moms og før rabat. De resterende 25 % af vine købes i prisintervallet kr. og kr Leveringssteder. Der foretages i alt ca leverancer pr. år. Ca. 80 % af omsætningen leveres til følgende institutioner/enheder: Rådhuset Hoved biblioteket i Hellerup 1 plejeboliger med adresser i kommunen. De resterende ca. 20 % dækker øvrige institutioner/enheder i kommunen. I 2013 var bestillingerne foretaget af 37 forskellige ordregivere Faktura størrelse. Nedennævnte tabel viser fordelingen af faktureringer foretaget i hos den nuværende aftale leverandør. Kravspecifikation - Vin rev. til høring Til høring - foreløbigt materiale Side 3 af 11

4 Antal Fakturaer Stk. Stk. Stk. < 200 kr kr kr > 1000 kr Antal fakturer i alt Ovennævnte er baseret på fakturaer efter rabat og ex. moms Anvendelse Der anvendes vine til middagsarrangementer på rådhuset og i ældreboligerne. Endvidere bruges vine til gaver og forskellige arrangementer som eksempelvis receptioner, hvor der er begrænset bespisning. Tabellen nedenfor giver en oversigt på anvendelse af vin i dag. 1. Middage 2. Middage Ældreboliger Rådhuset Receptioner Gaver Rødvin X X X X Hvidvin X X X X Rosévin X (X) Mousser. X (X) Champagne (X) (X) x = primær anvendelse til nævnte formål (x) = vinen anvendes til nævnte formål i begrænset omfang Middage ældreboliger/plejehjem Vinen til brug for middage i ældreboliger skal være en vin der kan drikkes til al slags mad dvs. en husets vin. Der lægges vægt på at, den har en god farve og fylde, uden at være for kraftig. Eksempelvis købes aktuelt en rødvin Sicilien, Italien lavet på druen Nero d avola og holder 13 %. Det er en lidt krydret, halvtør vin som har en flot rubinrød farve. Hvidvine er aktuelt fra samme sted og lavet på Grillodruen. Den er 12,5 %. Det er en meget enkelt vin, igen halvtør, har en lys gul farve og drikkes også til alt. Begge vine har skruelåg. Der har ligeledes været hvidvine på Chardonney druen og rødvin på Cabernet Sauvignon druen. På årsbasis købes i gennemsnit ca vine ligeligt fordelt på rødvin og hvidvin med egne etiketter Middage på rådhuset. Der anvendes 80 % rødvin og 20 % hvidvin i prisklasse max 80 kr. ekskl. moms før rabat. Vinene serveres typisk sammen med kold mad. Der veksles mellem nye vine 6-8 gange om året. Hvidvin er typisk serveret til fiskeretter og vælges primært fra Frankrig eks. tør Alsace eller lign og fra New Zealand. Kravspecifikation - Vin rev. til høring Til høring - foreløbigt materiale Side 4 af 11

5 Receptioner Ved receptioner anvendes fortrinsvis vine i prisklassen kr. ekskl. moms før rabat. Rødvin med oprindelse fra især Frankrig og Italien. Hvidvine er primært tørre med oprindelse fra især Frankrig og Tyskland. Der vil typisk blive serveret en let anretning, snack, tapas eller lign. til receptioner. På årsbasis indkøbes ca. 900 rødvin og ca. 900 hvidvin til receptioner Vingaver Vingaver er hidtil købt ad hoc. Der skal fremover være mulighed for at kunne købe færdige gaveindpakninger (karton) med 1, 2 eller 3 flasker vin. Der ønskes to prisklasser, én til ca. 50 pr. flaske ekskl. moms og før rabat og én til ca kr. pr. flaske ekskl. moms og før rabat. I begge prisklasser skal vinen være bredt appellerende. Det er primært rødvin der benyttes til gaver men der skal tilbydes både rødvin og hvidvin. Kommunen kan kun i et mindre omfang have et lager af vine i færdige gaveæsker på rådhuset. Kommunen kender ikke det konkrete tal for det samlede køb af vingaver, men det vurderes at der i alt på årsbasis købes mlm vingaver med hhv. 1, 2 eller 3 flasker vin Sortiment og oprindelse på vine. Der købes i dag vine med oprindelse fra såvel europæiske som oversøiske lande. Sortimentsoversigten jf. bilag # repræsenterer størsteparten af de kategorier/smagsvariationer indenfor de vine som kommunen har indkøbt i Listen er vejledende, og det er ikke et krav, at de tilbudte vine er identiske med de oplistede vine. (Bilaget vil blive oploadet i endelige materiale) Foretrukne lande og vinområder til receptions vine: Frankrig Alsace, Bourgogne, Beaujolais, Rhone fra Cote Rotie i nord til Chateauneuf du Pape i syd, Saint Chinian, Faugeres, Roussillon, Corbieres, Bordeaux, Loire fra Muscadet i vest til Sancerre i øst, Champagne. Italien Trentino, Valpolicella, Piemonte, Toscana, Puglien & Calabrien i syd. Tyskland Rheinhessen, Mosel & Rheingau Østrig Carnuntum, Kremstal, Neusiedlersee, Südburgenland, Traisental, Wachau, Wagram & Weinviertel Spanien Rueda & Ribera del Duero Derudover ønskes vine fra Sydafrika, Australien og Chile. Foretrukne lande til vin i ældreboliger: Der vælges fortrinsvis rødvin fra Italien, Spanien, Frankrig, Sydafrika, Australien og Chile. Kravspecifikation - Vin rev. til høring Til høring - foreløbigt materiale Side 5 af 11

6 Foretrukne lande og vinområder til gave vine: Der vælges fortrinsvis vine fra Frankrig, Spanien eller Italien Køb på rammeaftalen Den endelige sammensætning og udvælgelse af vine til gaver, ældre bolig og receptionsvine vil blive valgt jf. beskrivelserne i de følgende afsnit og først ske efter tildeling af aftalen. Udvælgelsen vil blive foretaget indenfor den tilbudte sortimentsliste og aktuelle/løbende kampagner til det oplyste prisniveau og rabatter. Derudover vil der i begrænset omfang forekomme individuelle ad hoc køb fra sortimentslisten. Køb af vin til ældrecenter, gaver, receptioner og ad hoc køb skal foretages via kommunens indkøbssystem på baggrund af de af kommunen valgte vine. En vin skal til enhver tid sælges til kommunen til den laveste pris. Det betyder, at er der eksempelvis en vin på sortimentslisten, der bliver udbudt til en kampagnepris/tilbudspris, skal disse vine sælges til kommunen til den gældende kampagnepris/tilbudspris fratrukket den gældende rabat for disse. Ved kampagnepris forstås leverandørens tilbud jf. hjemmeside eller anden annoncering til detailmarkedet Vingaver Der udvælges vine i to prisklasser med eksempelvis 1 flaske rødvin, 2 flasker rødvin og 1 flasker rødvin + 1 flaske rødvin. Vinen skal pakkes i gavekartonkasser Vin til receptioner Der udvælges 2 rødvin og 2 hvidvin til brug for receptioner og lign. arrangementer på rådhuset. Der vil blive foretaget ad hoc køb efter forbrug af disse vine Vin til ældrecenter Til ét af kommunens ældrebolig udvælges 1 flaske rødvin og 1 flaske hvidvin, hvor der påsættes etikette designet af institutionen. Der købes ca. 120 vine pr. bestilling. Til de øvrige ældrecentrer foretages køb via sortimentslisten. 2.3 Minimumskrav I det følgende er beskrevet de minimumskrav, som skal være opfyldt for, at tilbuddet kan anses som konditionsmæssigt Produktenheder og egenskab Samtlige produkter skal opfylde de til enhver tid gældende EU- og nationale regler, standarder, direktiver, branchenormer mv. Der skal i sortimentslisten være et udvalg af vine, som kan anvendes jf. beskrivelser for anvendelse i afsnit Anvendelse. Kravspecifikation - Vin rev. til høring Til høring - foreløbigt materiale Side 6 af 11

7 I sortimentslisten skal der være en fordeling på ca. x % rødvin, x% hvidvin, x % rosé og mousserende vine. Derudover skal der være et udvalg på ca. x forskellige typer alkoholfri vine. Alle vine skal være med prop eller skruelåg. Til ældreboliger foretrækkes skruelåg. Vin skal kunne leveres i følgende mængde/enheder: Størrelse Alkohol % 3/4 l 1/4 l 11-15% 11-13% 11-12% 6% 0% Rødvin x x x Hvidvin x x x Mousse. x x Rosé x x Alkoholfri x x Det er ikke et krav, at leverandøren skal kunne levere ¼ l flasker men såfremt det er muligt, vil det give point under evaluering af tildelingskrav jf. kap Oprindelseslande Der skal som minimum være vine repræsenteret fra følgende lande: Rødvine: Frankrig, Italien og Spanien Hvidvine: Tyskland og New Zealand. Derudover skal tilbudsgiver i bilag # angive, hvilke lande og områder der kan tilbydes vine fra til sortimentslisten. Der skal som minimum kunne leveres fra yderligere # lande af oplistede lande jf. bilag # Udskiftning af vine indenfor sortiment. Det forventes ikke, at leverandøren kan levere en udvalgt vin eller vine på sortimentslisten i samme årgang i hele kontraktperiode. Det forventes derimod at udgående vine kan erstattes af nye vine, der som minimum kvalificerer sig med de eksisterende vine indenfor den pågældende pris kategori. En ny vin skal altid forhåndsgodkendes af kommunen. For vine til ældreboliger med egne etiketter, skal der tages kontakt til institutionen minimum 2 måneder før en vin forventes at udgå for udvælgelse og godkendelse af ny vin. Mht. gave- og receptions vine skal rådhuset kontaktes minimum 1 måned før Vin og etiketter til ældrebolig På en af kommunens ældreboliger indkøbes i dag vin på vegne af beboerne. Denne vin bliver påsat etikker med særlig label designet af institutionen, der trykkes/printes i forhold til den valgte vin. Tilbudsgiver skal kunne tilbyde at foretage udfærdigelse af etiketter og påsætning samt være lagerførende af en given mængde vin til brug for dette. Der skal angives pris på køb af etiketter inkl. påsætning på udvalgte vinflasker. Dette anføres i bilag #. Der kan være en rest lagerbeholdning af vine med etiketter som skal aftages fra den nuværende leverandør, før ordre kan placeres på den nye aftale. (kan oplyses i endelig materiale) Kravspecifikation - Vin rev. til høring Til høring - foreløbigt materiale Side 7 af 11

8 2.3.5 Bestilling og levering/fragt Bestilling af vin til ældrecenter, gaver, receptioner og ad hoc bestillinger skal kunne foretages via kommunens indkøbssystem på baggrund af sortimentslisten og de af kommunen valgte vine. Som udgangspunkt skal en bestilling kunne foretages med dag til dag levering inden kl den efterfølgende dag. Dette gælder særligt for gaver. Ved større og kontinuerte bestillinger til eksempelvis ældreboligerne og kantinen på rådhuset kan længere og eventuelt faste leveringsintervaller aftales individuelt. Kommunikation, information og bestilling Der skal kunne foretages elektronisk bestilling via kommunens indkøbssystem Tricommerce. Tilbudsgiver skal før kontraktstart udarbejde og fremsende et elektronisk varekatalog til Indkøb. Tilbudsgiver er til enhver tid ansvarlig for, at varekataloget opdateres ved ændringer og at der fremsendes opdaterede kataloger til kommunen. Kampagner/tilbud skal kunne indkøbes via indkøbssystemet. (dette skal afstemmes mlm. Leverandør og kommunen, hvordan det i praksis kan og skal fungere). Såfremt kommunen måtte skifte indkøbssystem indenfor aftalens gyldighed, skal leverandøren kunne håndtere dette uden beregning for kommunen. Fragt og leveringsomkostninger På køb fra 200,- kr. ex. moms skal levering være uden beregning og inkluderet i de tilbudte priser efter rabat. På køb under 200,- kr. ex moms kan Tilbudsgiver vælge at pålægge et leveringsgebyr på leverancerne. Tilbudsgiver skal oplyse om eventuelt fragtgebyr i Tilbudsskema bilag #. Såfremt der angives et fragtbeløb vil dette indgå i prisevalueringen Tilbudspriser I fremsendte sortiments/prisliste skal der oplyses priser før rabat jf. intervallerne nedenfor. (intervallerne er ikke endeligt besluttet. Skema til udfyldelse af rabat fremsendes i endeligt udbud). 1. Prisintervaller Rødvin Hvidvin Mousserende Rosé Alkoholfri kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Priserne i intervallerne er udsalgspriser eks. moms og før rabat 1/4 fl. Rød- og hvidvin kr. Derudover skal der fremsendes mlm eksempler på kampagnetilbud og/eller tilbud, som tilbudsgiver kører med indenfor tilbudsperioden xx.xx.xx xx.xx.xx. Kravspecifikation - Vin rev. til høring Til høring - foreløbigt materiale Side 8 af 11

9 Jf. afsnit x.x.x. skal pris på etiketter oplyses i bilag #. 2. Etiketter/påsætning Label inkl. påsætning Pris pr. stk. i DKK Jf. afsnit x.x.x skal pris på gaveemballage oplyses i bilag #: 3. Gaveemballage Papkarton til 1 flaske Papkarton til 2 flasker Papkarton til 3 flasker Pris pr. stk. i DKK Jf. afsnit x.x.x skal der oplyses om pris på fragt, hvis der opkræves fragtgebyr. Dette skal oplyses i bilag #. 4. Fragtgebyr Fragtgebyr ved leverancer på køb under < 200,- kr.: Pris pr. levering i DKK Alle tilbudte priser skal være ekskl. moms og før rabat Rabatter Tilbudsgiver skal angives konkret rabat indenfor de oplyste prisintervaller samt for ad hoc tilbud og kampagner. Generelle tilbud og kampagner (eks. via tilbudsgivers hjemmeside) skal til enhver tid tilbydes kommunen med en særlig rabat. Rabatter skal oplyses i bilag #. Angiv rabat på vine jf.: Sortimentsliste Kampagner Lb. Tilbud Prisinterval % % % kr kr kr kr kr kr. OG/ELLER JF. NEDENNÆVNTE SKEMA (det er ikke endeligt besluttet hvilken rabat form der ønskes tilbudt). Kravspecifikation - Vin rev. til høring Til høring - foreløbigt materiale Side 9 af 11

10 Rabatsats Angiv % Angiv % Angiv % Angiv % Gavepakker Reception Plejebolig Øvrige køb På løbende tilbud På kampagnetilbud Rabat på Sortimentsliste Kommunikation Det skal være muligt at kunne kontakte tilbudsgiver telefonisk som minimum indenfor tidsrummet kl på arbejdsdage eller efter aftale. Derudover forventes det at via mail der læses og besvares Rådgivning Det forventes at Tilbudsgiver kan yde rådgivning til valg af vine ved bl.a. vingaver, faste køb i større mængder, særlige arrangementer pr. telefon eller ved at der er vin beskrivelser tilknyttet sortimentslisten/tilbudsgivers hjemmeside. Det forventes endvidere, at tilbudsgiver er villig til at besøge rådhuset og andre institutioner, hvis der er behov for rådgivning ved særlige arrangementer. Det forventes, at der er mulighed for vinsmagning i begrænset omfang, uden beregning, ved køb af en større mængde nye vine. Dette vil typisk være til arrangementer på rådhuset samt vin til borgere i ældreboliger Returnering af varer Kommunen skal kunne returnere og refunderes for uåbnet overskydende vin uden beregning. Dette skal kunne aftales mellem den enkelte institution og tilbudsgiver. Returnering kan eksempelvis ske ved en efterfølgende leverance. Ved vin der smager af prop/har prop skal leverandøren levere en erstatningsvare. Kravspecifikation - Vin rev. til høring Til høring - foreløbigt materiale Side 10 af 11

11 2.4 Tildelingskriterier Ordregiver vil tilbudsevaluere priser, kvalitet og. Sortiment. NEDENNÆVNTE ER IKKE ENDLIGT FASTLAGT Vægtning i procent 1. Pris Der evalueres på de priser og rabatter i bilag # jf. sortiments-/prisliste, løbende/aktuelle kampagner og tilbud. Jf. pkt.#, etiketter jf. pkt. # samt eventuelt fragtgebyr. På baggrund af de oplyste priser og rabatter, vil der blive foretaget en helhedsvurdering af, hvor økonomisk attraktivt det vil være muligt at foretage indenfor med de konkrete prisintervaller. På rabatter høje rabatter der medfører lave priser indenfor de angivne prisintervaller som meget tilfredsstillende. Ligeledes vil ingen eller lav fragt pris, samt lave priser for etiketter og gave emballage vurderes som værende meget tilfredsstillende. 2. Kvalitet Inden for kvalitet vil kriteriet blive vurderet ud fra følgende forhold: Vine og anvendelse Tilbudsgiver skal medsende en sortimentsoversigt på produkterne med listepriser omfattende et udvalg på min. xx og max. xx vine som repræsenterer Tilbudsgivers sortiment indenfor de enkelte prisniveauer i bilag # samt mellem 5-10 eksempler på kampagner og/eller aktuelle tilbud. Der foretages en helhedsvurdering af, hvordan vinene opfylder de beskrevne krav og formål iht. den beskrevne anvendelse jf. afsnit x.x.x Sortiment, oprindelseslande og områder Der skal som minimum kunne leveres vine fra nævnte lande og yderligere vine fra # lande jf. afs oprindelseslande. Derudover opfordres Tilbudsgiver til at angive i bilag # fra hvilke lande og områder der kan tilbydes vine fra til sortimentslisten eller kampagner. Det er ikke et krav at Tilbudsgiver har vine fra samtlige lande, men det tillægges stigende værdi jo højere opfyldelsesgraden af lande/områder er. Der foretages en samlet helhedsvurdering af, hvordan vinene opfylder ovennævnte kriterier. Evaluering: På baggrund af ovennævnte kriterier, foretages der en samlet verbal helhedsvurdering af, hvilket tilbud der vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige for kommunen set over en 4-årig periode. Kravspecifikation - Vin rev. til høring Til høring - foreløbigt materiale Side 11 af 11